Купить систему ГАРАНТ Получить демо-доступ Узнать стоимость Информационный банк Подобрать комплект Семинары
  • ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
  • АННОТАЦИЯ
  • ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Энциклопедия решений. Перечень документов АО, подлежащих хранению

Перечень документов АО, подлежащих хранению

Акционерное общество обязано хранить документы в соответствии с перечнем и сроками, установленными действующим законодательством (ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон об АО).


Сроки хранения документов АО установлены в:

Федеральном законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО);

Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень типовых документов).

Специальные сроки хранения отдельных документов АО могут быть установлены иными нормативно-правовыми актами.

Внимание

Устав АО или его внутренние документы, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные нормативными-правовыми актами (п. 2.2 Положения о хранении документов АО).

Если иное не предусмотрено Положением о хранении документов АО, исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.4 Положения о хранении документов АО).

В частности, АО должно хранить документы:


Документы АО, подлежащие хранению

Сроки хранения документов

Нормативно-правовой акт

Договор о создании АО

постоянно

абз. второй п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.1. Положения о хранении документов АО

Решение об учреждении (создании АО)

постоянно

абз. второй п. 2.1.1. Положения о хранении документов АО

Договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс (до 01.09.2014)

постоянно

п. 2.1.1. Положения о хранении документов АО

Устав АО, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке

постоянно

абз. третий п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.2. Положения о хранении документов АО

Свидетельство о государственной регистрации АО

постоянно

абз. второй п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.2. Положения о хранении документов АО

Положение о филиале или представительстве АО

постоянно

абз. шестой п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.6. Положения о хранении документов АО

Внутренние документы АО

в соответствии с Перечнем типовых документов

абз. пятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, Перечень типовых документов

Сообщения о проведении общего собрания акционеров (с 01.07.2016 г.)

пять лет с даты проведения общего собрания акционеров

п. 1.3 ст. 52 Закона об АО

Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества)

постоянно

абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.11. Положения о хранении документов АО

Бюллетени для голосования

постоянно

абз. одиннадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.14. Положения о хранении документов АО

Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров

постоянно

абз. одиннадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.14. Положения о хранении документов АО

Списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров

постоянно

абз. четырнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО

Списки лиц, имеющих право на получение дивидендов

постоянно

абз. четырнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО

Иные списки, составляемые АО для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Закона об АО

постоянно

абз. четырнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО

Уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения

срок не установлен*(1)

абз. семнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО

Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) АО

постоянно

абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.12. Положения о хранении документов АО

Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа АО (правления, дирекции)

постоянно

абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.13. Положения о хранении документов АО

Списки аффилированных лиц АО

постоянно

абз. тринадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.15. Положения о хранении документов АО

Годовые отчеты

постоянно

абз. седьмой п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.7. Положения о хранении документов АО

Документы бухгалтерского учета

не менее 5 лет

абз. восьмой п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.8. Положения о хранении документов АО

Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, предусмотренные нормативными актами РФ приложения к бухгалтерской отчетности, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):

абз. девятый, пятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.10. Положения о хранении документов АО

а) сводной (консолидированной) годовой

постоянно

б) годовой

постоянно

в) квартальной

не менее 5 лет

г) месячной

не менее 1 года

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность

не менее 5 лет после отчетного года

ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи

не менее 5 лет после года, в котором использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз,

ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ

4 года

пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Документы, подтверждающие права АО на имущество, находящееся на его балансе

в соответствии с Перечнем типовых документов

абз четвёртый п. 1 ст. 89 Закона об АО, Перечень типовых документов

Проспекты ценных бумаг

постоянно

абз. шестнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.4. Положения о хранении документов АО

Добровольное предложение о приобретении более 30 процентов акций

не менее 5 лет

п. 154 Перечня типовых документов

Обязательное предложение о приобретении акций и ценных бумаг, конвертируемых в акции

не менее 5 лет

п. 155 Перечня типовых документов

Уведомление о праве требования выкупа ценных бумаг с прилагаемыми документами

не менее 5 лет

п. 157 Перечня типовых документов

Требование о выкупе ценных бумаг с прилагаемыми документами

не менее 5 лет

п. 158 Перечня типовых документов

Договоры о продаже-покупке акций

постоянно

п. 159 Перечня типовых документов

Ежеквартальные отчеты эмитента:

абз. шестнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.17. Положения о хранении документов АО

а) за 1 квартал финансового (отчетного) года


постоянно

б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года

не менее 5 лет


в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом об АО, иными федеральными законами

не менее 1 года

Протоколы заседаний ревизионной комиссии (ревизора) АО

постоянно

абз. десятый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.11. Положения о хранении документов АО

Заключения ревизионной комиссии (ревизора) АО

постоянно

абз. пятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.16. Положения о хранении документов АО

Заключения государственных и муниципальных органов финансового контроля

постоянно

абз. пятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.16. Положения о хранении документов АО

Отчеты оценщиков

не менее 5 лет

абз. двенадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, п. 2.1.9. Положения о хранении документов АО

Трудовые книжки работников АО

до востребования, невостребованные - 75 лет

ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, п. 664 Перечня типовых документов

Судебные акты по спорам, связанным с созданием АО, управлением им или участием в нем

в соответствии с Перечнем типовых документов

абз. восемнадцатый 1 ст. 89 Закона об АО, Перечень типовых документов

С 21.12.2016 документы, содержащие информацию о бенефициарных владельцах АО и о принятых мерах по установлению необходимых сведений в отношении бенефициарных владельцев АО (кроме АО, указанных в абзацах втором - пятом пп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (далее - Закон N 115-ФЗ)

не менее 5 лет со дня получения такой информации

п. 2 и п. 3 ст. 6.1 Закона N 115-ФЗ

Иные документы


абз. девятнадцатый п. 1 ст. 89 Закона об АО, Положение о хранении документов, Перечень типовых документов


АО обязано обеспечить ведение и хранение реестра акционеров общества в соответствии с правовыми актами Российской Федерации с момента государственной регистрации общества (п. 1 ст. 44 Закона об АО).

Ведение реестра акционеров АО может осуществлять только юридическое лицо профессиональный участник рынка ценных бумаг, имеющий лицензию на осуществление деятельности по ведению реестра, либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, иной профессиональный участник рынка ценных бумаг, далее - регистратор (п. 2 ст. 149 ГК РФ, абзацы второй и третий п. 1 ст. 8, п. 1 ст. 39 Федерального закона от 22.04.1996 N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг", далее - Закон о рынке ценных бумаг).

При этом деятельностью по ведению реестра акционеров АО признаются сбор, фиксация, обработка, хранение данных, составляющих реестр акционеров, а также предоставление информации из данного реестра (п. 1 ст. 8 Закона о рынке ценных бумаг). Соответственно в процессе осуществлении АО деятельности хранение реестра акционеров фактически осуществляет регистратор. До 1 октября 2014 года вести реестр акционеров АО в определенных случаях могли сами акционерные общества, которые и осуществляли хранение реестра акционеров.


______________________________

*(1) Срок и порядок хранения таких документов не установлен законом или подзаконными нормативными правовыми актами. Рекомендуется урегулировать данный вопрос в уставе АО или внутреннем документе общества. Исходя из общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ), предполагается, что срок хранения указанных документов следует установить не менее, чем 3 года.


Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Информационный блок "Энциклопедия решений. Корпоративное право" - это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным вопросам организации деятельности юридических лиц (АО и ООО)


Каждый материал подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства


Материал приводится по состоянию на сентябрь 2021 г.


См. информацию об обновлениях Энциклопедии решений

См. содержание Энциклопедии решений. Корпоративное право


При подготовке "Энциклопедии решений. Корпоративное право" использованы авторские материалы, предоставленные Л. Барковой, С. Борисовой, Е. Дмитриевой, П. Ериным, О. Ефимовой, А. Кузьминой, В. Павленко, В. Пенкиным, И. Разумовой, Е. Титовой, В. Тихонравовой, С. Широковым и др.