Энциклопедия решений. Перечень документов АО, подлежащих хранению (май 2025)

Перечень документов АО, подлежащих хранению

Акционерное общество обязано хранить документы, предусмотренные Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО), уставом АО, внутренними документами АО, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) АО, органов управления АО, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 89 Закона об АО).

Сроки хранения документов АО установлены в:

- Федеральном законе от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (далее - Положение о хранении документов АО);

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень типовых документов).

Специальные сроки хранения отдельных документов АО могут быть установлены иными нормативно-правовыми актами.

Внимание

Устав АО или его внутренние документы, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные нормативными-правовыми актами (п. 2.2 Положения о хранении документов АО).

Если иное не предусмотрено Положением о хранении документов АО, исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.4 Положения о хранении документов АО).

В частности, АО должно хранить документы:

Документы АО, подлежащие хранению	Сроки хранения документов	Нормативно-правовой акт
Договор о создании АО	постоянно	пп. 1 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.1 Положения о хранении документов АО
Решение об учреждении (создании) АО	постоянно	пп. 1 п. 1 ст. 91 Закона об АО, абз. второй п. 2.1.1 Положения о хранении документов АО
Договор о присоединении, слиянии общества, решение о разделении, выделении или преобразовании, передаточный акт (разделительный баланс до 01.09.2014)	постоянно	п. 2.1.1 Положения о хранении документов АО
Устав АО, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке	постоянно	пп. 1 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.2 Положения о хранении документов АО
Документ, подтверждающий государственную регистрацию АО	постоянно	пп. 2 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.2 Положения о хранении документов АО
Положение о филиале или представительстве АО	постоянно	пп. 5 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.6 Положения о хранении документов АО
Внутренние документы АО	в соответствии с Перечнем типовых документов	Перечень типовых документов
Сообщения о проведении заседания или заочного голосования для принятия решений общим собранием акционеров	пять лет с даты проведения общего собрания акционеров	п. 4 ст. 52 Закона об АО
Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества)	постоянно	пп. 10 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.11 Положения о хранении документов АО
Запись трансляции заседания общего собрания акционеров общества с дистанционным участием	постоянно	абз. второй п. 49.1 Закона об АО
Бюллетени для голосования	постоянно	п. 2.1.14 Положения о хранении документов АО
Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров	постоянно	п. 2.1.14 Положения о хранении документов АО
Списки лиц, имеющих право голоса при принятия решений общим собранием акционеров	постоянно	п. 2.1.15 Положения о хранении документов АО
Списки лиц, имеющих право на получение дивидендов	постоянно	п. 2.1.15 Положения о хранении документов АО
Иные списки, составляемые АО для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Закона об АО	постоянно	п. 2.1.15 Положения о хранении документов АО
Уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения	срок не установлен*(1)	пп. 14 п. 1 ст. 91 Закона об АО
Протоколы совета директоров (наблюдательного совета) АО	постоянно	пп. 2 п. 2 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.12 Положения о хранении документов АО
Протоколы коллегиального исполнительного органа АО (правления, дирекции)	постоянно	пп. 1 п. 5 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.13 Положения о хранении документов АО
Списки аффилированных лиц АО	постоянно	пп. 11 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.15 Положения о хранении документов АО
Годовые отчеты	постоянно	пп. 6 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.7 Положения о хранении документов АО
Документы бухгалтерского учета	не менее 5 лет	пп. 2 п. 5 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.8 Положения о хранении документов АО
Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, предусмотренные нормативными актами РФ приложения к бухгалтерской отчетности, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):		п. 2.1.10 Положения о хранении документов АО
а) сводной (консолидированной) годовой	постоянно
б) годовой	постоянно
в) квартальной	не менее 5 лет
г) месячной	не менее 1 года
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность	не менее 5 лет после отчетного года	ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи	не менее 5 лет после года, в котором использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз,	ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Документы, подтверждающие права АО на имущество, находящееся на его балансе	в соответствии с Перечнем типовых документов	Перечень типовых документов
Проспекты ценных бумаг, изменения и (или) дополнения проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг	постоянно	пп. 13 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.4 Положения о хранении документов АО
Документы (добровольное предложение, обязательное предложение, конкурирующее предложение, уведомление, требование, банковские гарантии, копии отчета оценщика, рекомендации, информации, заявления, отчеты о принятии предложения, решения, требования, предписания), касающиеся приобретения более 30 процентов акций акционерного общества	не менее 5 лет; по операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной и муниципальной собственности - постоянно	п. 110 Перечня типовых документов
Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев	до ликвидации организации	п. 108 Перечня типовых документов
Отчеты эмитента:		пп. 13 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.17 Положения о хранении документов АО
а) за 1 квартал финансового (отчетного) года	постоянно
б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года	не менее 5 лет
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом об АО, иными федеральными законами	не менее 1 года
Протоколы ревизионной комиссии АО	постоянно	п. 2.1.11 Положения о хранении документов АО
Заключения ревизионной комиссии АО	постоянно	пп. 12 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.16 Положения о хранении документов АО
Заключения государственных и муниципальных органов финансового контроля	постоянно	п. 2.1.16 Положения о хранении документов АО
Отчеты оценщиков	не менее 5 лет	п. 2.1.9 Положения о хранении документов АО
Трудовые книжки работников АО	до востребования, невостребованные - 75 лет	ст. 66 ТК РФ, п. 449 Перечня типовых документов
Судебные акты по спорам, связанным с созданием АО, управлением им или участием в нем	5 лет после принятия решения	пп. 15 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 143 Перечня типовых документов
Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг	постоянно	пп. 3 п. 1 ст. 91 Закона об АО, п. 2.1.4 Положения о хранении документов АО
Документы, полученные обществом в соответствии с главой XI.1 Закона об АО	срок не установлен*(1)	пп. 9 п. 1 ст. 91 Закона об АО
Документы, содержащие информацию о бенефициарных владельцах АО и о принятых мерах по установлению необходимых сведений в отношении бенефициарных владельцев АО (кроме АО, относящихся к лицам, указанным в абз. втором - шестом пп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (далее - Закон N 115-ФЗ)	не менее 5 лет со дня получения такой информации	п. 2 и п. 3 ст. 6.1 Закона N 115-ФЗ
Иные документы		п. 1 ст. 89 Закона об АО, Положение о хранении документов, Перечень типовых документов

______________________________

*(1) Срок и порядок хранения таких документов не установлен законом или подзаконными нормативными правовыми актами. Рекомендуется урегулировать данный вопрос в уставе АО или внутреннем документе общества. Исходя из общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ и того, что общество может отказать акционеру в предоставлении информации (документов), относящихся к прошлым периодам деятельности общества (более трех лет до момента обращения с требованием) за исключением информации о сделках, исполнение по которым осуществляется на момент обращения акционера с требованием (пп. 3 п. 8 ст. 91 Закона об АО)) предполагается, что срок хранения указанных документов следует установить не менее, чем 3 года с момента завершения исполнения по ним.

Тема

Хранение документов АО

См. также

Учредительные документы АО. Устав АО

Протокол общего собрания акционеров АО

Предоставление АО информации акционерам

Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности

Формы документов

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Положение о порядке уничтожения документов (носителей информации) и сдачи макулатуры