Организация учета бланков строгой отчетности (И. Зернова, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2012 г.)

Организация учета бланков строгой отчетности

Практически в каждом учреждении, в том числе и в казенном, используются бланки строгой отчетности. Их виды в зависимости от отрасли, к которой относиться то или иное казенное учреждение, разнообразны: это могут быть бланки квитанционных книжек, аттестатов, удостоверений, трудовых книжек (вкладышей к ним), воинских перевозочных документов, медицинских книжек, лицензий (приложений к ним), свидетельств о государственной аккредитации (приложений к ним) и др. К организации их учета и хранения предъявляются особые требования. Предлагаем рассмотреть их в этой статье.

Основными моментами, которые нужно учесть при организации учета бланков строгой отчетности, являются:

- организация их оперативного учета;

- соблюдение требований, предъявляемых к хранению бланков строгой отчетности;

- обеспечение их сохранности.

Оперативный учет бланков строгой отчетности

Организация оперативного учета бланков строгой отчетности в казенных учреждениях должна осуществляться в соответствии с правилами, устанавливаемыми нормативными документами. Рассмотрим, как нужно вести оперативный учет отдельных видов бланков.

Бланки свидетельств о государственной аккредитации образовательных учреждений и приложений к ним. Учет этих бланков осуществляется в соответствии с Порядком N 1705*(1). Согласно п. 8 этого документа их учет должен производиться в книге учета поступивших бланков, книге учета выданных свидетельств и приложений к свидетельствам и книге учета испорченных бланков.

В книгу учета поступивших бланков вносятся следующие сведения: дата поступления бланков, вид бланков в соответствии с Приказом Рособрнадзора от 11.06.2009 N 1281 "Об утверждении форм бланка свидетельства о государственной аккредитации и приложения к свидетельству о государственной аккредитации" (далее - Приказ N 1281), количество бланков, реквизиты бланков (серия, номер (интервал номеров)), данные о лице, получившем бланки (должность, фамилия, имя, отчество). Записи в эту книгу вносятся по каждому виду бланков отдельной строкой и заверяются подписью лица, получившего бланки. В случае поступления бланков одного вида и одной серии с последовательными номерами указывается интервал номеров поступивших бланков (номер первого и последнего бланка через тире).

В книгу учета выданных свидетельств и приложений к свидетельствам вносятся следующие сведения: дата выдачи свидетельства или приложения к свидетельству, наименование и место нахождения организации (филиала), вид бланка в соответствии с Приказом N 1281, реквизиты бланка (серия, номер), реквизиты свидетельства (регистрационный номер, дата), номер приложения к свидетельству, вид, дата и номер распорядительного документа аккредитационного органа, на основании которого осуществляется выдача свидетельства или приложения к свидетельству, данные о лице, выдавшем свидетельство или приложение к свидетельству (должность, фамилия, имя, отчество), данные о лице, получившем свидетельство или приложение к свидетельству (должность, фамилия, имя, отчество). Записи в книгу вносятся по каждому выданному свидетельству или приложению к свидетельству отдельной строкой и заверяются подписями лица, выдавшего свидетельство или приложение к свидетельству, и лица, получившего свидетельство или приложение к свидетельству.

В книгу учета испорченных бланков вносятся следующие сведения: дата порчи бланка, вид бланка в соответствии с Приказом N 1281, количество бланков, реквизиты бланка (серия, номер (интервал номеров)), данные о лице, внесшем запись в книгу (должность, фамилия, имя, отчество).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Организацию их учета следует проводить в соответствии с Правилами N 225*(2), в п. 40, 41 которых указано, что учет бланков трудовых книжек производится:

- в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ее форма утверждена приложением 2 к Инструкции N 69*(3). Бухгалтерией учреждения в эту книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;

- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги приведена в приложении 3 к Инструкции N 69. Эта книга предназначена для регистрации кадровой службой учреждения, оформляющей прием и увольнение работников, трудовых книжек, как принятых от работников при поступлении на работу, так и трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера, выданных работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца оно обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42, 43 Правил N 225).

Бланки листков нетрудоспособности. Организацию их учета производят в соответствии с Инструкцией о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, утвержденной Приказом ФСС РФ и Минздрава РФ от 29.01.2004 N 18/29 (далее - Инструкция N 18/29).

Согласно п. 8 этой инструкции учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной ФСС:

- региональными отделениями ФСС - в Книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (приложение 1 к Инструкции N 18/29), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и выдаче бланков медицинским организациям;

- медицинскими организациями - в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение 2 к Инструкции N 18/29), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение 3 к Инструкции N 18/29).

Причем данные, отраженные в этих книгах, подлежат сверке не реже одного раза в квартал.

Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности, назначаемым приказом руководителя (п. 9 Инструкции N 18/29).

Бланки аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании и приложений к ним. Их оперативный учет производится в соответствии с Порядком выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов, утвержденным Приказом Минобрнауки РФ от 28.02.2011 N 224 (далее - Порядок N 224). В уполномоченных органах исполнительной власти (органах местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования, образовательных учреждениях) учет бланков ведется по каждому уровню общего образования и по каждому виду документа отдельно, в соответствующей Книге учета бланков аттестатов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 37 Порядка N 224).

При получении бланков аттестатов в эту книгу заносятся следующие сведения: номер учетной записи, наименование организации-изготовителя или уполномоченного органа исполнительной власти, от которой (которого) получены бланки (аттестатов), дата получения бланков аттестатов, реквизиты накладной, количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений, фамилия, имя, отчество и должность получателя, реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение), подпись получившего с расшифровкой (п. 38.1 Инструкции N 18/29).

При выдаче бланков аттестатов в книге указывается номер учетной записи, дата выдачи бланков аттестатов, наименование органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, или образовательного учреждения, которому выданы бланки аттестатов, количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений, реквизиты накладной, фамилия, имя, отчество и должность получателя, реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение), подписи получившего и выдавшего с расшифровкой (п. 38.2 Инструкции N 18/29).

Книга учета бланков аттестатов должна быть пронумерована, прошнурована, иметь на последней странице запись о наименовании уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения) и количестве страниц, печать и подпись руководителя уполномоченного органа исполнительной власти (органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, образовательного учреждения) (п. 39 Порядка N 224).

Записи в Книге учета бланков аттестатов должны производиться в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.

Обратите внимание! Согласно п. 2.16 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Требования, предъявляемые к хранению бланков строгой отчетности

Во всех нормативных документах требования, предъявляемые к сохранности бланков строгой отчетности, едины. Бланки строгой отчетности должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, - в специально выделенных и оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками, обеспечивающими их сохранность.

Контроль за сохранностью бланков строгой отчетности

Основными методами контроля над сохранностью бланков строгой отчетности является проведение инвентаризации и контрольных проверок.

Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности следует производить в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

При этом осуществляются подсчет фактического наличия бланков строгой отчетности и сверка их остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности и бухгалтерского учета. В ходе проведения инвентаризации необходимо также проверить и порядок ведения книги учета бланков: полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.

Соответствие фактических данных и данных бухгалтерского учета может быть также проверено в ходе проводимых по решению руководства контрольных проверок.

Бюджетный учет бланков строгой отчетности

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 N 180н, расходы на приобретение бланков строгой отчетности относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

В бюджетном учете операция по приобретению бланков строгой отчетности отражается следующей проводкой (п. 121 Инструкции N 162н*(4)):

Дебет счета 0 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит счета 0 302 26 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

Поступившие в казенное учреждение бланки строгой отчетности не подлежат балансовому учету. Их учет осуществляется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке 1 бланк - 1 руб. либо по стоимости приобретения бланков. Выбранный способ закрепляется в учетной политике учреждения (п. 337 Инструкции N 157н*(5)).

Учет ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. В связи с этим к забалансовому счету 03 могут быть открыты дополнительные счета, например:

- 03/1 "Бланки строгой отчетности на складе";

- 03/2 "Бланки строгой отчетности в подотчете".

Учет на забалансовых счетах ведется без использования метода двойной записи. Записи делаются только при поступлении учитываемых бланков и при их выбытии.

Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля над сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации об их наличии.

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету 03 на основании Требования-накладной (ф. 0315006) путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков строгой отчетности может произойти вследствие их передачи в другие учреждения, что оформляется Актом приема-передачи.

Бланки строгой отчетности о получении образования, выданные учащемуся, испорченные бланки строгой отчетности, бланки, изъятые из оборота, а также недостающие бланки (выявленные в ходе проведения инвентаризации) списываются с учета на основании оформленного соответствующим образом Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее учтены на забалансовом счете 03. В акте указывается количество и перечисляются номера испорченных и некомплектных документов. Их номера вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к акту.

Пример

Лицензирующим органом приобретены бланки свидетельств о государственной аккредитации образовательных учреждений в количестве 50 шт. на сумму 7 500 руб. (цифры условные). Согласно учетной политике бланки строгой отчетности принимаются к учету по стоимости 1 бланк - 1 руб. Все бланки выданы в подотчет материально ответственному лицу. За месяц были выданы свидетельства об аккредитации 20 образовательным учреждениям. Согласно акту о списании бланков строгой отчетности произведено списание с материально ответственного лица:

- выданных образовательным учреждениям свидетельств - 20 шт.;

- испорченных бланков свидетельств - 2 шт.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы по приобретению бланков свидетельств о государственной аккредитации	1 401 20 226	1 302 26 730	7 500
Произведена оплата стоимости бланков свидетельств о государственной аккредитации	1 302 26 830	1 304 05 226	7 500
Оприходованы поступившие бланки свидетельств о государственной аккредитации (50 шт.)	03/1 (склад)		50
Отражена выдача бланков свидетельств о государственной аккредитации в подотчет материально ответственному лицу (50 шт.)	03/2 (м. о. л.)	03/1 (склад)	50
Списаны с материально ответственного лица свидетельства о государственной аккредитации, выданные образовательным учреждениям (20 шт.)		03/2 (м. о. л.)	20
Списаны на основании акта испорченные бланки свидетельств о государственной аккредитации (2 шт.)		03/2 (м. о. л.)	2

И. Зернова,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок приобретения, учета и хранения бланков свидетельства о государственной аккредитации и приложения к свидетельству о государственной аккредитации, а также их оформления и выдачи образовательным учреждениям и научным организация, утв. Приказом Рособрнадзора от 10.06.2010 N 1705.

*(2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

*(3) Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(5) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.