Перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты (Л. Ларцева, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2011 г.)

Перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты

Если еще два-три года назад операции по выдаче заработной платы работнику через банковскую карту встречались нечасто, то теперь ими никого не удивишь. Более того, многие работодатели и работники считают такую форму выплаты зарплаты наиболее удобной. Вместе с тем на сегодняшний день все более распространенными становятся операции по выдаче с использованием банковских карт подотчетных сумм на командировочные, хозяйственные и иные расходы. При этом учреждения перечисляют денежные средства или на те же "зарплатные" карты, или на отдельно открытые. О том, правомерно ли использовать для выдачи зарплаты и подотчетных сумм одну карту, как осуществлять обеспечение наличными деньгами с использованием карт учреждений, лицевые счета которых открыты в органах ОФК, а также каков порядок отражения в бухгалтерском учете операций по перечислению подотчетных сумм на карту и их расходованию, читайте в данной статье.

Возможность перечисления подотчетных сумм на пластиковые карты

Сначала поговорим о возможности перечисления подотчетных сумм на пластиковые карты, поскольку позиция специалистов по этому поводу определенное время была неоднозначной.

Так, в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 Банк России приходит к выводу о неправомерности выдачи организациями денежных средств под отчет своим сотрудникам путем перечисления на банковские счета, открытые ими для совершения операций с банковскими картами. Свою позицию он обосновал следующим: нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Согласно п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

В более позднем Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 разъяснено, что в соответствии с п. 2.3 Положения N 266-П*(1) клиент - физическое лицо может использовать банковскую карту в целях:

- получения наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

- получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

- оплаты товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;

- совершения иных операций в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- совершения иных операций в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

В связи с этим ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. При этом Банк России уточняет, что согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, по мнению Банка России, вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. То есть если в коллективном договоре, локальном акте по учреждению закреплена возможность выплаты на банковские карты сотрудников подотчетных сумм, в частности на командировки, то совершение таких операций допустимо.

Возникает вопрос: можно ли подотчетные суммы перечислить на зарплатную карту работника? На этот счет есть судебное решение, на основании которого можно дать положительный ответ на поставленный вопрос. Речь идет о Постановлении ФАС СЗО от 11.02.2008 N А52-174/2007.

Как следует из материалов дела, в ходе выездной проверки налоговые органы приняли решение о доначислении НДФЛ на суммы, перечисляемые работодателем на "зарплатную" банковскую карту работника и не включенные в налогооблагаемую базу, квалифицировав их как заработную плату.

Материалами дела данного судебного разбирательства подтверждается, что приказом директора учреждения от 14.02.2003 N 10 "О выдаче денежных средств под отчет" разрешалось в связи с производственной необходимостью выдавать работникам денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет из кассы, с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица либо наличными денежными средствами.

Учреждением в обоснование того, что эти средства не являлись зарплатой, были представлены платежные поручения на перечисление денежных средств на счет работника, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы, а также авансовые отчеты, товарные накладные на приобретение материалов и товаров, контрольно-кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам, выданные продавцом, банковское письмо.

Операции по выданным под отчет суммам за проверяемый период были полностью отражены в журналах-ордерах, что также установлено судом и не оспаривается ответчиком.

Суды, исследовав и оценив в соответствии со ст. 71 АПК РФ представленные в материалах дела документы, пришли к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных работнику, его заработной платой. Следовательно, решение налогового органа о доначислении НДФЛ неправомерно.

На основании вышеизложенного, учреждение вправе перечислить на "зарплатную" карту работника подотчетные суммы, если такая форма выплаты закреплена в коллективном договоре, ином локальном нормативном акте учреждения и если указанное условие предусмотрено договором между банком и юридическим (физическим) лицом.

Обеспечение наличными деньгами с использованием карт получателей средств бюджетов, неучастников бюджетного процесса и уполномоченных подразделений

Разделом V Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных ОФК, утвержденных Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 N 199н (далее - Правила N 199н), установлены особенности осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджета, неучастников бюджетного процесса (далее - учреждения) и уполномоченных подразделений с использованием карт.

Напомним, что получателями бюджетных средств являются казенные и бюджетные учреждения, в отношении которых не принято решение о предоставлении субсидий из соответствующего бюджета (п. 1 ст. 152, ст. 6 БК РФ). К неучастникам бюджетного процесса относятся бюджетные учреждения - получатели субсидий, а также автономные учреждения, поскольку в соответствии с Бюджетным кодексом они не признаются получателями бюджетных средств. Однако все названные учреждения вправе открывать счета в территориальных ОФК.

Выдача карт учреждению. Предоставление территориальным ОФК карт в необходимом количестве (на каждое учреждение) персонифицировано на каждого уполномоченного на получение карты работника учреждения (уполномоченного подразделения). Проведение и учет операций на счете N 40116 с использованием карт осуществляется кредитными организациями в соответствии с законодательством РФ. Учреждение осуществляет операции по получению (внесению) наличных денег с использованием карт в соответствии с договором банковского счета (далее - договор) и требованиями Положения N 266-П через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты. Операции по получению наличных денег с использованием карт осуществляются в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора (п. 36 Правил N 199н).

Согласно п. 37 Правил N 199н для получения карт учреждение представляет в ОФК Заявление на получение карт по форме согласно приложению 6 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531842) (далее - заявление) на себя, а также отдельно на каждое созданное им уполномоченное подразделение. На заявлении ОФК делают отметку о согласии на получение карт, после чего оно направляется в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета N 40116. На основании данного заявления кредитная организация обеспечивает изготовление карт в соответствии с условиями договора.

В день доставки в соответствующее подразделение кредитной организации изготовленных карт и конвертов, содержащих пин-коды к ним, кредитная организация по условиям договора уведомляет ОФК о готовности выдать карты. Работник ОФК, уполномоченный на их получение, получает в кредитной организации изготовленные карты (п. 38 Правил N 199н).

ОФК выдает карты работнику учреждения (уполномоченного подразделения), уполномоченному на их получение. Вместе с картой работнику выдается конверт с пин-кодом под расписку в журнале регистрации карт (п. 39 Правил N 199н).

Возврат карт в кредитную организацию. Учреждение обязано возвращать ОФК карты для последующего их возврата в кредитную организацию по заявлению в произвольной форме, в котором указываются причина возврата, номера карт, подлежащих возврату. Карты возвращаются в случае:

- закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;

- изменения наименования учреждения. Но при изменении наименования учреждения, не связанном с его реорганизацией, замены карты не требуется;

- повреждения карты;

- истечения срока действия карты;

- утраты пин-кода;

- смены уполномоченного работника учреждения;

- закрытия или изменения номера счета, открытого ОФК в банке;

- по требованию ОФК;

- в случаях, предусмотренных договором.

Обратите внимание! В случае утери пин-кода и (или) карты учреждение обязано незамедлительно сообщить в кредитную организацию об этом факте и необходимости блокировки операций по данной карте, а также не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выявления утраты карты, сообщить об этом в ОФК (п. 40 Правил N 199н).

Зачисление денег на карту. Не позднее дня, следующего за днем подтверждения учреждением банка проведения операции по списанию средств с соответствующих счетов ОФК на соответствующий счет N 40116 для обеспечения наличными деньгами учреждений с использованием карт, ОФК формирует и направляет в электронном виде в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета N 40116 Расшифровку суммы средств, перечисленных на счет ОФК N 40116 по картам (по форме согласно приложению 8 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531845)), в соответствии с условиями договора (п. 41 Правил N 199н).

Работник учреждения, уполномоченный на получение карт, может самостоятельно внести наличные денежные средства с использованием карты через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты, в соответствии с условиями договора без взимания комиссии. В этом случае не позднее следующего рабочего дня после внесения средств учреждение представляет в ОФК Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств по форме согласно приложению 9 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531846) (далее - Расшифровка), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) (п. 42, 43 Правил N 199н).

Завершение операций по картам, неиспользованные остатки. При завершении ОФК операций в текущем финансовом году Расшифровка представляется учреждением не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года. При этом в поле "Вид операции" указывается "неиспользованные". При внесении наличных средств в последний рабочий день финансового года Расшифровка представляется в первой половине дня.

Согласно п. 45 Правил N 199н в случае полного или частичного неиспользования учреждением, уполномоченным подразделением перечисленных на карты средств в течение 20 календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, оно обязано представить в ОФК Расшифровку для возврата невостребованной суммы со счета N 40116 на соответствующие счета ОФК (в соответствии с ранее представленной учреждением Заявкой (ф. 0531844)). На основании полученной Расшифровки ОФК оформляет платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денежных средств) с соответствующего счета N 40116 на соответствующий счет ОФК и передает платежное поручение в кредитную организацию.

Это поручение является основанием для отражения операций по списанию средств с соответствующего счета N 40116, а также операции по зачислению средств на соответствующий счет ОФК. На основании информации, указанной в расшифровках, ОФК формирует по каждой карте справку и отражает на соответствующем лицевом счете учреждения операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств). Справка составляется в трех экземплярах:

- первый помещается в документы операционного дня ОФК к соответствующему счету N 40116;

- второй - в документы операционного дня ОФК к выписке из соответствующего лицевого счета;

- третий - к выписке из соответствующего лицевого счета, представляемой ОФК учреждению.

Отражение в бухгалтерском учете операций по перечислению подотчетных сумм на банковскую карту

В соответствии с п. 84 Инструкции N 162н*(2), п. 105 Инструкции 174н*(3) и п. 108 Инструкции 183н*(4) перечисление подотчетных сумм на банковскую карту отражается в бухгалтерском учете следующими бухгалтерскими записями:

У получателей бюджетных средств		У бюджетных учреждений - получателей субсидий		У автономных учреждений
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
0 208 xx 560*	0 304 05 xxx** 0 201 11 610 0 201 21 610	0 208 xx 560*	0 201 11 610 0 201 27 610	0 208 xx 000*	0 201 11 000 0 201 27 000
* По соответствующим счетам аналитического учета. ** По соответствующим кодам КОСГУ.

Пример 1

Казенное учреждение зачислило бюджетные средства (5 000 руб.) с лицевого счета, открытого в ОФК, на банковскую карту командированного сотрудника для оплаты проживания в гостинице. Приехав на место командировки, сотрудник снял через терминал наличные денежные средства и оплатил услуги по проживанию. Фактическая стоимость услуг гостиницы составила 4 750 руб. Остаток неизрасходованных средств (250 руб.) работник вернул на карточку путем внесения наличных денежных средств также через терминал.

Операции в бюджетном учете будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Зачислены на карту денежные средства с лицевого счета, открытого в ОФК	1 208 26 560	1 304 05 226	5 000
Отражены расходы на оплату услуг по проживанию на основании авансового отчета и приложенных к нему счета за проживание, кассового чека, а также терминального чека о снятии денежных средств с карточки	1 401 20 226	1 208 26 660	4 750
Отражено восстановление кассовых выплат на основании Расшифровки (ф. 0531846) (неиспользованных сумм, внесенных через банкомат)	1 304 05 226	1 208 26 560	250

Пример 2

Со счета, открытого автономным учреждением в кредитной организации, списаны внебюджетные средства (3 000 руб.) для зачисления на банковскую карту работника в целях обеспечения его денежными средствами для оплаты канцелярских товаров. Работник оплатил банковской картой канцелярские товары на сумму 2 500 руб. Неизрасходованная сумма осталась на карте.

Данные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Зачислены на карту денежные средства с расчетного счета, открытого в банке	2 208 26 000	2 201 21 000	3 000
Отражены расходы на приобретение канцелярских товаров на основании авансового отчета и приложенных к нему кассового чека и чека о снятии денежных средств с карточки	2 105 36 000	2 208 26 000	2 500

Л. Ларцева,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2011 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт".

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(3) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.