На что обратить внимание при оформлении больничного листа? (Ю.В. Абросимова, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.)

На что обратить внимание при оформлении больничного листа?

Фонд социального страхования провел анализ первых месяцев обращения нового бланка листка нетрудоспособности, по итогам которого выявлены случаи направления работников на переоформление листка в медицинские организации при малейших сомнениях в правильности его оформления. По предварительным отчетным данным, более 5% листков нетрудоспособности от числа поставленных в регионы зафиксированы как испорченные. Какие больничные листы следует считать испорченными, а какие не требуют замены? В каком порядке заполняются отдельные строки бланка? Кто может подписать больничный лист кроме руководителя и бухгалтера? Какие отметки и в какие поля следует внести при выдаче дубликата больничного? Разъяснения специалистов ФСС по данным вопросам мы представили в данной статье.

Следует отметить, что ФСС с завидной регулярностью представляет разъяснения по заполнению бланка листка нетрудоспособности. Это вызвано тем, что после введения в обращение новой формы бланка с 1 июля 2011 года и, соответственно, нового порядка его заполнения в ФСС поступают многочисленные запросы медицинских организаций и работодателей по вопросам его оформления, а также жалобы граждан на необходимость переоформления неправильно составленных листков нетрудоспособности.

От редакции. Учитывая актуальность вопроса, мы отслеживали выпуск ФСС новых писем и освещали информацию, приведенную в них, на страницах нашего журнала: письма от 15.07.2011 N 14-03-11/15-7481, от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545 (N 9, 2011), от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022 (N 11, 2011), от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605 (N 12, 2011).

В Письме ФСС РФ от 30.09.2011 N 14-03-11/15-11575 особо отмечено: в случае возникновения сомнений в правильности оформления листка нетрудоспособности для страхователей недопустимо принятие самостоятельных решений. Для упрощения процесса заполнения листков нетрудоспособности фондом разработано программное обеспечение для лечебно-профилактических учреждений, позволяющее вносить данные в листок временной нетрудоспособности. С 1 сентября 2011 года данная программа распространяется бесплатно и доступна на официальном сайте ведомства по адресу: http://www.fss.ru/ru/news/50566.shtml.

Кроме того, чиновники ведомства разъяснили: наличие в листке, заполненном рукописно, технических недочетов заполнения не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются.

Наиболее полные рекомендации по оформлению больничных листов и отдельных положений Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н (далее - Порядок), приведены в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956. Отметим, что некоторые уточнения, представленные в данном письме, отличаются от более ранних разъяснений фонда. На что, по мнению ФСС, следует обращать внимание при оформлении больничных? По общему правилу заполнение бланка листка нетрудоспособности производится в соответствии с гл. IX "Заполнение листка нетрудоспособности" Порядка. Напомним, что записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета (допускается также использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки) либо с применением печатающих устройств.

К сведению. Заполнение листка нетрудоспособности допустимо как с применением печатающих устройств, так и печатными буквами вручную.

О печати медицинской организации. Действующим законодательством, а также Порядком не установлены требования к форме и тексту оттиска печатей организации, за исключением печатей с воспроизведением Государственного герба РФ, форма, размеры и технические требования к которым утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 N 573-ст. Печать представляет собой одно из средств индивидуализации организации. Организация вправе в локальном нормативном акте самостоятельно определять количество печатей и порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях. Оттиск печати медицинской организации может содержать текст "для больничных листков", "для листков нетрудоспособности". Оттиск печати работодателя должен соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации.

О заполнении отдельных строк в разделе "Заполняется врачом медицинской организации". В строке "(фамилия, инициалы врача)" листка нетрудоспособности указываются соответственно фамилия медицинского работника, выдавшего листок нетрудоспособности, и его инициалы (с пробелом в одну ячейку). При этом фраза "с пробелом в одну ячейку" относится к пробелу, проставляемому между фамилией и инициалами (например, Иванова АП). В аналогичном порядке заполняется графа "Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер" листка нетрудоспособности (с пробелом в одну ячейку между фамилией, инициалами и идентификационным номером). В случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, указанная графа заполняется так же.

Если фамилия и инициалы врача превышают 14 символов первого ряда ячеек, то допускается перенести окончание фамилии и инициалы врача во второй ряд ячеек данной строки. В случае если в указанной строке недостаточно ячеек для заполнения фамилии и инициалов медицинского работника (более 28 символов), можно указать только фамилию врача, без инициалов, а если недостаточно ячеек для внесения фамилии, возможно ее сокращение в пределах имеющихся ячеек. При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии порядок заполнения указанной графы аналогичный.

В строках листка нетрудоспособности "(место работы - наименование организации)", "(наименование медицинской организации)" указание полного либо сокращенного наименования должно соответствовать учредительным документам организации. Если в учредительных документах отсутствует сокращенное наименование либо если полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения), в том числе медицинской, содержит более 29 символов, допустимо его произвольное сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанными строками. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается. При этом идентификация указанных организаций территориальным органом ФСС осуществляется по их регистрационному номеру, указанному в соответствующих строках листка нетрудоспособности.

Порядком не запрещено внесение в строки, предусмотренные для указания наименований организаций (обособленных подразделений), кавычек, точек, запятых, N, тире. Наличие в листке нетрудоспособности таких знаков не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособия. Все знаки проставляются в отдельные ячейки бланка листка нетрудоспособности.

В строке "Основное W" делается отметка "V" в случае, если листок нетрудоспособности выдан для представления по основному месту работы. В строке "По совместительству W N WWWWWWWWWWWW)" делается отметка "V", если листок нетрудоспособности выдан для представления по месту работы по внешнему совместительству, также в ней указывается номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы.

При оформлении листка нетрудоспособности в случае, если гражданин после выдачи или продления листка нетрудоспособности на прием не являлся, а при очередном посещении признан трудоспособным, в строке "Отметки о нарушении режима" листка нетрудоспособности указывается код "24", в строке "Дата 00.00.0000" - дата несвоевременной явки на прием к врачу, в строке "Иное: 00" в ячейках "00-00-0000" - соответствующий код "36" и дата явки трудоспособным.

Если при этом гражданин явился нетрудоспособным, то указанный код "36" в листке нетрудоспособности не проставляется и строка "Иное: 00" с ячейками "00-00-0000" не заполняются.

В соответствии с п. 60 Порядка в графе "Должность врача" таблицы "Освобождение от работы" указывается должность врача. При этом необходимо иметь в виду, что наименование должности врача формируется с учетом специальности, по которой он имеет соответствующую подготовку и работа по которой входит в круг его обязанностей, например врач-терапевт. Данное положение изложено в п. 2 примечаний к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2011 N 801н "Об утверждении Номенклатуры должностей медицинского и фармацевтического персонала и специалистов с высшим и средним профессиональным образованием учреждений здравоохранения"*(1).

Таким образом, указание в графе "Должность врача" просто "врач" или "леч врач" недопустимо. Данную графу можно заполнить следующим образом: "терапевт", "педиатр", "хирург", "лор". При этом сокращение - "аллергол", "стоматол", "офтальмол" и т.д. (если число букв в наименовании должности врача превышает 9 ячеек) - считается допустимым, так как позволяет идентифицировать должность врача.

Обратите внимание! В Письме ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605 представлены иные разъяснения: если наименование должности врача превышает количество ячеек данной строки, возможно его сокращение в пределах имеющихся ячеек. При этом должность врача в листке нетрудоспособности можно указать следующим образом: "леч врач". Однако с учетом последних разъяснений, а также положений названного выше приказа Минздравсоцразвития делать такие записи не следует.

Если неправильно заполнен раздел "Заполняется врачом медицинской организации". При наличии ошибок в названном разделе листок нетрудоспособности считается испорченным и взамен него выдается новый, оформленный так же, как и первоначальный (согласно записям в первичной документации), дата выдачи нового бланка листка нетрудоспособности должна соответствовать дате выдачи первоначального листка.

В случае если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них был испорчен, с испорченного листка снимается копия, в которой медицинская организация указывает номер нового листка нетрудоспособности, выданного взамен старого, или выдает справку, подтверждающую факт замены листка нетрудоспособности с указанием номера заменяемого листка нетрудоспособности.

Обратите внимание! Не может являться основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособия несоблюдение последовательности указания адреса местонахождения медицинской организации, предусмотренной п. 58 Порядка, поскольку территориальный орган ФСС может идентифицировать медицинскую организацию по основному государственному регистрационному номеру, указанному в разделе листка нетрудоспособности "Заполняется врачом медицинской организации".

О порядке выдачи дубликата листка нетрудоспособности. В строке "Дубликат W" листка нетрудоспособности проставляется отметка "V" в случае утери листка нетрудоспособности лечащим врачом и председателем врачебной комиссии. Аналогичное положение было установлено Порядком выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 (далее - Порядок N 514), и в связи с принятием нового бланка листка нетрудоспособности порядок заполнения указанной строки не изменился.

О заполнении отдельных строк в разделе "Заполняется работодателем". На основании п. 66 Порядка в строке "ИТОГО начислено WWWWWW р. WW к." проставляется общая сумма, подлежащая выплате застрахованному лицу. В данной строке работодатель должен указать размер пособия после его уменьшения на сумму НДФЛ.

При этом в строке "Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации WWWWWW р. WW к. за счет средств работодателя WWWWWW р. WW к." размер пособия, исчисленный в порядке, установленном нормами Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", должен быть отражен в полном объеме, без вычета сумм НДФЛ. Отметим, что аналогичная позиция ФСС была представлена в письмах от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022, от 29.12.2010 N 02-03-10/05-14665, от 20.01.2011 N 14-03-09/05-74П.

Согласно п. 56 Порядка записи в листок нетрудоспособности вносятся начиная с первой ячейки. Например, в строке "Страховой стаж" в ячейках "WW лет", "WW мес." указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством РФ. Если страховой стаж составляет полное количество лет, например восемь лет, в данных ячейках необходимо проставлять "8W" и "00", в случае отсутствия страхового стажа - "00" и "00". При этом работодатель при оформлении бланка листка нетрудоспособности указывает страховой стаж на момент наступления страхового случая.

Строки "Средний заработок для исчисления пособия WWWWWW р. WW к.", "Средний дневной заработок WWWWWW р. WW к.", "Сумма пособия: за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации WWWWWW р. WW к. за счет средств работодателя WWWWWW р. WW к." также заполняются начиная с первой ячейки, оставшиеся ячейки заполнению не подлежат, например: "Средний заработок для исчисления пособия 20000 W 00 к.".

Эти требования связаны с дальнейшей автоматической обработкой сведений, содержащихся в листке нетрудоспособности. Несоблюдение указанного порядка приведет к невозможности получения достоверных данных, необходимых для назначения и выплаты пособия.

Кто может подписать больничный лист, кроме руководителя и бухгалтера? Гражданским кодексом предусмотрено письменное уполномочивание (доверенность), выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица должна быть выдана за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на представление интересов юридического лица. Выдача доверенности бухгалтером другому должностному лицу, отвечающему за финансовые вопросы организации, также возможна в порядке передоверия на основании ст. 187 ГК РФ.

При подписании листка нетрудоспособности лицами, которым данное полномочие делегировано на основании доверенности, в строках "Фамилия и инициалы руководителя" и "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера" проставляются соответственно фамилия и инициалы лиц, действующих на основании данных доверенностей. Указывать реквизиты доверенностей, на основании которых уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется.

Оформление больничных листов в отдельных ситуациях. В случае, когда после стационарного лечения гражданин, оставаясь нетрудоспособным, направляется для продолжения лечения в поликлинику по месту жительства и на день явки в поликлинику продолжает оставаться нетрудоспособным, врач поликлиники в листке нетрудоспособности, выданном стационаром, в строке "Иное" указывает код 31 и выдает новый листок нетрудоспособности, являющийся продолжением листка нетрудоспособности, выданного стационаром. В поликлинике по месту жительства при выдаче нового листка нетрудоспособности одновременно оформляется стационарный листок нетрудоспособности: указываются соответствующий код, номер вновь выданного листка (продолжение), ставятся подпись врача и печать поликлиники.

Если нетрудоспособный гражданин на день выписки из стационара является в поликлинику трудоспособным, то в поликлинике в листке нетрудоспособности, выданном стационаром, заполняется строка "Приступить к работе" и работник выписывается к труду.

В соответствии с п. 29 Порядка временно нетрудоспособным лицам, которым не установлена инвалидность, листок нетрудоспособности может быть выдан по решению врачебной комиссии до восстановления трудоспособности с периодичностью продления листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии не реже чем через 30 дней или до повторного направления на МСЭ. Период освидетельствования включается в таблицу "Освобождение от работы" и при отсутствии признаков временной нетрудоспособности работник выписывается к труду. Аналогичный порядок оформления листка нетрудоспособности был установлен Порядком N 514.

Как следует из п. 33 Порядка, врачебная комиссия специализированного (противотуберкулезного) санаторно-курортного учреждения продлевает листок нетрудоспособности на весь период лечения, долечивания и проезда. В графах "С какого числа" и "По какое число" таблицы "Освобождение от работы" дни пребывания в санаторно-курортном учреждении указываются с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно. Реальный срок пребывания в санатории (то есть без учета дней проезда к месту лечения и обратно) отражен в строке "Находился в стационаре".

Применительно к положениям п. 4 Порядка, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в двух предшествующих годах был занят у тех же работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности.

Листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию, являясь финансовым документом, служащим основанием для назначения и выплаты пособия, и удостоверяет нетрудоспособность граждан, подтверждая их временное освобождение от работы.

Если на момент наступления страхового случая гражданин работает у нескольких работодателей, подтвердить уважительность причины его отсутствия на работе по совместительству можно, представив копию листка нетрудоспособности, заверенную работодателем по основному месту работы.

В случае если женщина выбирает порядок исчисления пособия по беременности и родам в соответствии с законодательством, действующим до 01.01.2011, при работе по совместительству ей должно быть выдано несколько листков нетрудоспособности.

В заключение следует отметить, что для предотвращения отказов в назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам ФСС в Письме от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956 разъяснила: наличие в листке технических недочетов заполнения (прописные буквы в полях бланка, попадание букв на границы ячеек, попадание печатей на информационное поле, указание слов "врач" или "лечащий врач", пробелы между инициалами врача и т.п.) не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются.

Ю.В. Абросимова,

эксперт журнала "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Зарегистрирован Минюстом РФ 07.09.2011 N 21754.