Проезд оплачивает фирма. Что с НДФЛ? (И. Милакова, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.)

Проезд оплачивает фирма. Что с НДФЛ?

Если компания оплачивает своим работникам проезд или выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля, то эти выплаты при соблюдении определенных условий не облагаются НДФЛ.

Многие компании перебираются из центра города в отдаленные районы, что позволяет не только сэкономить на аренде, но и избавиться от многокилометровых пробок.

В нецентральном расположении фирмы можно найти еще массу других преимуществ, но есть и один большой минус: сотрудникам добираться туда крайне неудобно. Поэтому работодателям часто приходится или оплачивать им проезд, или компенсировать затраты на использование личного транспорта. Возникает вопрос, нужно ли удерживать НДФЛ с подобных выплат.

Оплата проезда до места работы

Если организация оплачивает своим сотрудникам проезд, но при этом они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, то эти суммы признаются доходом работников и облагаются НДФЛ*(1). Ведь согласно положениям Налогового кодекса*(2) при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы - и в денежной, и в натуральной форме. А оплату проезда в данном случае можно считать экономической выгодой работника в натуральной форме, что соответствует понятию "доход" в Налоговом кодексе. Следовательно, эта сумма должна облагаться НДФЛ*(3). Те же правила действуют в ситуации, когда работодатель оплачивает сотрудникам проездные документы.

При этом специалисты Минфина России обращают внимание на то, что доходом подобные льготы признаются только при условии, что работники самостоятельно могут добираться до места работы и обратно*(4). Если же такой возможности нет (например, организация расположена в значительной удаленности от населенного пункта или в промзоне, где нет общественного транспорта, и т.д.), то сумма оплаты проезда от места жительства до места работы не признается доходом и, соответственно, не облагается НДФЛ.

Аналогичной точки зрения придерживаются и суды*(5).

Все вышесказанное относится и к ситуации, когда сотрудник добирается до работы на собственном транспорте, а компания компенсирует ему понесенные на проезд затраты.

Служебные поездки на личном автомобиле

Если же сотрудник не просто добирается на своей машине до места работы, но и выполняет на ней разные служебные поручения, компания обычно компенсирует понесенные в связи с этим расходы. Денежные компенсации работникам за использование личного имущества в служебных целях предусмотрены в Трудовом кодексе *(6). В нашем случае это могут быть выплаты:

- за использование и износ (амортизацию) транспорта;

- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией (например, на ГСМ).

Эти компенсации не облагаются НДФЛ, поскольку связаны именно с выполнением трудовых обязанностей*(7). Но размер выплаты необходимо зафиксировать в трудовом договоре с сотрудником или в отдельном локальном акте компании.

Обратите внимание: в данном случае абсолютно не играет роли то, в каком размере выплачивается компенсация - на уровне или выше установленных норм*(8). Она в любом случае полностью освобождается от НДФЛ*(9). У организации обязательно должен быть расчет этой компенсации, а также документы, которые подтверждают принадлежность имущества работнику, использование имущества в служебных целях, суммы фактически понесенных сотрудником расходов.

Рекомендуем оформлять с работниками отдельное соглашение об использовании личного транспорта (дополнение или приложение к трудовому договору). Если же руководитель договаривается о компенсации при приеме сотрудника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре. Помимо этого у фирмы обязательно должны быть путевые листы, если компенсация основывается на километраже служебных поездок, либо другие подтверждающие документы (журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.п.), если служебный пробег не принимается в расчет.

Для учета ГСМ и других расходов, которые связаны с использованием личного транспорта в служебных целях (например, оплаты стоянки на территории аэропорта), работники должны представить первичные документы (чеки, квитанции и т.д.). И конечно же, ко всему вышеперечисленному должен прилагаться сам расчет компенсации.

Компенсация за "чужой" автомобиль

Недавно Минфин России выпустил письмо *(10), где высказано мнение, что фирма вправе возместить работнику только те расходы, которые связаны с использованием им в производственных целях исключительно личного имущества. Если же имущество работнику не принадлежит, то возмещение этих затрат в Трудовом кодексе не предусмотрено.

Следовательно, если человек не является собственником автомобиля, а управляет им по доверенности, то на выплаченную в связи с этим компенсацию льготные положения статьи 217 Налогового кодекса не распространяются и она облагается НДФЛ. Значит, теперь компаниям нужно обязательно в свидетельстве о регистрации транспортного средства смотреть, кто является собственником.

Тем не менее полагаем, что такой подход не основан на требованиях законодательства. Действительно, в Трудовом кодексе говорится о том, что компенсация выплачивается за использование личного имущества. Но Трудовой кодекс не настаивает на том, что в данном случае автомобиль должен быть именно в собственности сотрудника. Кроме того, сами чиновники еще недавно не возражали, если компенсация по статье 188 Трудового кодекса выплачивалась работнику, который управлял транспортным средством по доверенности*(11).

Но в связи с тем, что пока не выработана единая позиция по данному вопросу, а также не сформирована судебная практика, считаем, что безопаснее руководствоваться более свежим письмом Минфина России и при выплате сотрудникам подобных компенсаций удерживать НДФЛ.

И. Милакова,

директор департамента налогового консультирования

и разрешения налоговых споров "2К Аудит - Деловые

консультации/Морисон Интернешнл"

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 12.10.2011 N 03-04-05/6-728

*(2) п. 1 ст. 210 НК РФ

*(3) ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ

*(4) письма Минфина России от 20.10.2011 N 03-03-06/1/680, от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 04.12.2006 N 03-03-05/21

*(5) пост. ФАС СЗО от 18.02.2008 N А21-3559/2007, ФАС ВСО от 15.07.2008 N А19-13528/07-30-Ф02-3200/08, от 02.12.2008 N А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, ФАС УО от 01.07.2008 N Ф09-4583/08-С2 и др.

*(6) ст. 188 ТК РФ

*(7) абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ

*(8) нормы, утв. пост. Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (используются при расчете налога на прибыль организации)

*(9) письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47

*(10) письмо Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228

*(11) письма Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@