Приобретение продуктов для сотрудников: актуальные проблемы (К. Ветрова, "Финансовая газета", N 35, сентябрь 2011 г.)

Приобретение продуктов для сотрудников: актуальные проблемы

Актуальными вопросами по расходам на приобретение продуктов являются следующие: как классифицировать расходы на приобретение продуктов питания? Какими документами оформлять данные расходы? Какой порядок учета для расчета налога на прибыль, НДС, страховых взносов и НДФЛ?

Классификация расходов в целях снижения налоговых рисков:

расходы по обеспечению работников молоком или другими равноценными пищевыми продуктами в связи с вредными условиями труда и лечебно-профилактическим питанием на работах с особо вредными условиями труда;

расходы на приобретение продуктов для организации питания сотрудников организации;

расходы на приобретение продуктов для сотрудников сторонних организаций.

Рассмотрим порядок учета расходов по обеспечению работников молоком или другими равноценными пищевыми продуктами в связи с вредными условиями труда и лечебно-профилактическим питанием на работах с особо вредными условиями труда.

В данном случае предоставление продуктов сотрудникам организации является обязанностью работодателей, установленной на законодательном уровне ст. 222 ТК РФ.

Условия предоставления продуктов регулируются постановлениями Минтруда России от 31.03.03 г. N 13 и N 14 и приказом Минздрава России от 28.03.03 г. N 126.

Налог на прибыль. Расходы организаций по обеспечению работников соответствующим питанием принимаются для целей налогообложения прибыли на основании п. 4 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда.

НДС. Указанные расходы не облагаются НДС в связи с тем, что они относятся на расходы по производству и реализации продукции (письмо ФНС России от 12.09.05 г. N 04-1-03/644а "О налогообложении стоимости питания") и являются обязанностью работодателя, направленной на реализацию мероприятий по охране здоровья работников и осуществляются в рамках трудовых отношений. Таким образом, бесплатная выдача такой продукции работникам не является безвозмездной реализацией (п. 1 ст. 146 НК РФ) и не облагается НДС (постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.09.10 г. по делу N А26-12427/200, ФАС Западно-Сибирского округа от 4.03.09 г. N Ф04-1315/2009(1768-А75-34) по делу N А75-3885/2008, ФАС Уральского округа от 19.01.10 г. Ф09-10766/09-С2 по делу N А07-633/2009 и ФАС Уральского округа от 18.01.11 г. N Ф09-11222/10-СЗ по делу N А60-13303/2010-С8).

В случае когда по итогам аттестации рабочих мест условия труда были признаны невредными, передача работникам молока или других равноценных пищевых продуктов и лечебно-профилактического питания будет признана объектом обложения НДС (письмо Минфина России от 1.08.07 г. N 03-03-06/4/104).

НДФЛ. Расходы организаций по обеспечению работников соответствующим питанием не облагаются НДФЛ в случае, если по итогам аттестации рабочих мест условия труда были признаны вредными, поскольку к данным доходам применимы положения п. 3 ст. 217 НК РФ (письма Минфина России от 18.06.07 г. N 03-04-06-01/192 и от 22.11.05 г. N 03-05-01-04/368).

Страховые взносы. Страховые взносы на расходы по обеспечению работников молоком или другими равноценными пищевыми продуктами в связи с вредными условиями труда и лечебно-профилактическим питанием на работах с особо вредными условиями труда не начисляются (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 г. N 212-ФЗ (ред. от 3.06.11 г.).

Расходы на приобретение продуктов для организации питания сотрудников организации

Налог на прибыль. Расходы организации на приобретение продуктов для организации питания сотрудников принимаются в целях исчисления налога на прибыль в составе расходов на оплату труда, если организацией прямо установлена такая обязанность перед сотрудниками в трудовом договоре либо в коллективном договоре (п. 4 ст. 225 НК РФ).

Однако данное положение является не единственным критерием для признания расходов на приобретение продуктов в целях исчисления налога на прибыль.

Так согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются документально подтвержденные и экономически обоснованные затраты.

Экономически обоснованными затратами будут являться расходы, указанные в коллективном и (или) трудовых договорах с сотрудниками, они могут быть установлены в пределах определенной суммы и учитываться по фактически израсходованным денежным средствам на приобретение продуктов, в фиксированной сумме. Могут быть установлены класс питания и стоимостная оценка для разных типов сотрудников (средний или высокий), периодичность питания, порядок организации питания и пр.

В целях снижения налоговых рисков организации необходимо оформлять документы, в подтверждение того, что питанием обеспечиваются те работники, в отношении которых установлена такая обязанность. Порядок документального оформления указанных затрат будет зависеть от типа организации питания, например:

продукты (готовые блюда) закупаются по заказам работников подотчетным лицом либо по договору со сторонней организацией.

В данном случае рекомендуем оформлять заявки работников на определенные продукты, документы подтверждающие покупку данных продуктов и передачу их конкретным сотрудникам в соответствии с заявками (отчет подотчетного лица (договор со сторонней организацией), товарные накладные), и пр.;

организация питания в форме "шведского стола".

В данном случае рекомендуем составлять предварительный расчет (смету) расходов на организацию "шведского стола" исходя из планируемого количества присутствующих работников, оформлять списки присутствующих работников.

Кроме того, в случае организации "шведского стола" целесообразно составить документ, в котором бы производилось распределение расходов между сотрудниками, и который был бы подписан сотрудниками в качестве подтверждения согласия со стоимостью питания.

НДС. Не облагается НДС стоимость продуктов питания при передаче ее сотрудникам при условии, если в трудовом и (или) коллективном договоре установлены соответствующие соглашения об оплате труда в качестве бесплатного питания и расходы на приобретение питания включаются в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

В случае отсутствия соответствующих условий в тексте трудовых (коллективном) договоров передача продуктов питания сотрудникам подлежит обложению НДС как безвозмездная передача на основании п.п. 1 и 2 п. 1 ст. 146 НК РФ (постановления ФАС Московского округа от 27.04.09 г. N КА-А40/3229-09-2 по делу N А40-34660/08-35-115 и от 30.11.09 г. N КА-А40/12576-09 по делу N А40-89853/08-141-432).

Кроме того, в случае если в трудовых договорах с сотрудниками закреплена обязанность работодателя по предоставлению бесплатного питания, но при этом организация оплачивает данные расходы за счет чистой прибыли, то передача продуктов питания подлежит обложению НДС на основании п.п. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.02.05 г. N А31-314/13).

НДФЛ. По вопросу начисления НДФЛ правомерны следующие вопросы: необходимо ли стоимость питания включать в налогооблагаемый доход сотрудников, если необходимо, то каким образом рассчитывать сумму НДФЛ, учитывая сложности с персонификацией доходов по предоставлению питания сотрудникам?

Питание, предоставляемое работодателем своим сотрудникам, является доходом работников в натуральной форме и на основании п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ подлежит включению в доход сотрудников. Налогооблагаемая база по такому питанию исчисляется исходя из цен, соответствующих рыночным, в соответствии с п. 1 ст. 211 и п. 1 ст. 40 НК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 230 и п. 4 ст. 226 НК РФ предусмотрены обязанности организации в качестве налогового агента вести учет доходов в натуральном виде каждого конкретного работника и удерживать НДФЛ при выплате денежных средств.

Таким образом, можно сделать вывод, что НДФЛ на стоимость питания исчислять следует.

При организации формы питания, которая позволят четко персонифицировать доход каждого работника, сложностей при определении налогооблагаемой базы не возникает. Налогооблагаемая база рассчитывается исходя из суммы документально подтвержденных расходов.

При организации питания, когда определить доход конкретного работника прямым способом нельзя (например, "шведский стол"), возникают сложности с определением налогооблагаемой базы и вопрос о необходимости удерживать НДФЛ.

С одной стороны, удерживать НДФЛ не следует ввиду отсутствия возможности определить размер дохода в натуральной форме, который получен каждым физическим лицом. Так, в соответствии с п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.99 г. N 42 вмененный налоговым органом физическому лицу доход в виде материального блага подлежит включению в совокупный доход этого лица в случае, если размер дохода мог быть определен применительно к данному физическому лицу. Кроме того, имеются судебные решения с подтверждением такой позиции, например в соответствии с постановлением ФАС Северо-Западного округа от 21.02.08 г. по делу N А56-30516/2006 налоговыми органами не были представлены доказательства потребления продуктов конкретными работниками и в том количестве, которое было закуплено и отражено в бухгалтерской отчетности.

С другой стороны, при должном документальном подтверждении расходов на приобретение продуктов и их использовании для организации питания сотрудников у налоговых органов имеются все шансы на положительное решение суда в свою пользу по вопросу начисления НДФЛ. В соответствии с п. 7 ст. 31 и ст. 41 НК РФ налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, следовательно, вправе определить сумму НДФЛ с совокупного годового дохода каждого сотрудника организации. При этом, несмотря на отсутствие персонификации доходов, суд может встать на сторону налоговых органов (постановление ФАС Поволжского округа от 22.06.09 г. по делу N А55-14976/2008).

Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что во избежание разногласий с налоговыми органами компаниям, осуществляющим организацию питания сотрудников в форме "шведского стола", необходимо вести персонифицированный учет доходов в неденежной форме по предоставляемым продуктам питания и исчислять и удерживать НДФЛ.

Кроме того, расчет суммы НДФЛ необходимо согласовывать с сотрудниками во избежание претензий со стороны работников по вопросу излишне удерживаемого НДФЛ.

Страховые взносы. Страховые взносы на стоимость питания сотрудникам, предусмотренного трудовыми договорами, начисляются на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 г. N 212-ФЗ.

Расходы на приобретение продуктов для сотрудников сторонних организаций

Налог на прибыль. В данном случае мы не рассматриваем приобретение продуктов для сторонней организации, когда такое приобретение предусмотрено отдельными договорами).

Расходы на приобретение продуктов, которые использованы организацией для предоставления сотрудникам сторонних организаций, могут быть приняты в целях исчисления налога на прибыль в качестве представительских расходов на основании п.п. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ "...К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах...". Следовательно, при наличии документов, подтверждающих использование продуктов в рамках официального мероприятия, данные расходы можно учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль. Такими документами могут являться:

приказ по организации на проведение официального мероприятия;

утвержденная смета расходов;

отчет о проведении и результатах проведенного мероприятия и пр.

При отсутствии таких документов, расходы на продукты для сотрудников сторонних организаций не могут быть учтены в целях расчета налога на прибыль в качестве представительских. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 12.05.10 г. N 03-03-06/1/327.

НДС. Не будет являться объектом обложения НДС предоставление продуктов (питания) в представительских целях. Во всех иных случаях передача продуктов работникам сторонних организаций в соответствии с п.п. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ является объектом обложения НДС как реализация товаров, в том числе безвозмездная передача права собственности на товары.

Передача продуктов питания сотрудникам сторонних организаций не облагается НДС в случае, если не происходит передачи права собственности на продукты (иными словами, когда объект налогообложения отсутствует). Такова официальная позиция, изложенная в письме Минфина России N 03-03-06/1/327.

К. Ветрова,

аудитор ООО "Бейкер Тилли Русаудит"

"Финансовая газета", N 35, сентябрь 2011 г.