Вопрос: Такая ситуация. Водитель нашей организации заправляет арендованный автомобиль бензином за наличные, а потом представляет авансовый отчет, где указывает понесенные расходы. В какой момент можно признать данные затраты? Нужны ли для учета заполненные путевые листы? Применяем упрощенную систему с объектом доходы минус расходы ("Упрощенка", N 9, сентябрь 2011 г.)

Такая ситуация. Водитель нашей организации заправляет арендованный автомобиль бензином за наличные, а потом представляет авансовый отчет, где указывает понесенные расходы. В какой момент можно признать данные затраты? Нужны ли для учета заполненные путевые листы? Применяем упрощенную систему с объектом доходы минус расходы.

Вы сможете учесть расходы на бензин сразу после того, как водитель представит авансовый отчет о потраченных суммах. Право учитывать в расходах ГСМ при аренде транспортных средств предусмотрено подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

При упрощенной системе используется кассовый метод и главным условием учета расходов является оплата (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Таким образом, в день, когда стало известно о понесенных расходах (а таким днем является дата составления водителем авансового отчета), вы можете признать расходы на ГСМ в налоговом учете.

Правда, одних только чеков автозаправочных станций будет недостаточно. Ведь затраты нужно не только подтверждать документами, но и обосновывать (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Соответственно нужен документ, из которого бы следовало, что на автомобиле водитель ездит по рабочим делам, а не по личным. Таким документом как раз является путевой лист.

Памятка. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78.

Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственную. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения. Причем не обязательно заполнять новый путевой лист на каждую поездку. Допускается оформлять путевой лист на любой срок, не превышающий одного месяца.

Налоговики в письме ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ также отмечают, что одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист. Однако если путевые листы вы не оформляете, с инспекцией можно поспорить. Есть постановления арбитров в пользу налогоплательщиков (например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 04.09.2008 N Ф08-4964/2008).

Обратите внимание: чтобы признать расходы на бензин для арендованного автомобиля, в договоре аренды необходимо указать, что затраты на его содержание несет арендатор.

Читайте также. Подробнее о порядке списания затрат на ГСМ читайте в статье "На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт" // Упрощенка, 2011, N 7, с. 62.

В.А. Барковец,

эксперт журнала "Упрощенка"

1 сентября 2011 г.

"Упрощенка", N 9, сентябрь 2011 г.