Чем подтвердить расходы (Л.А. Масленникова, "Упрощенка", N 3, март 2010 г.)

Чем подтвердить расходы

Расходы, включаемые в налоговую базу, необходимо документально подтверждать. Этого требует Налоговый кодекс, а его нормы должны неукоснительно соблюдаться. Проблема в том, что не всегда понятно, какие именно нужны документы.

При упрощенной системе с объектом налогообложения доходы минус расходы налоговую базу разрешается снижать только на те виды расходов, которые упомянуты в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Однако того, что расход в нем указан, недостаточно. Есть еще несколько условий, в частности документальное подтверждение. О нем говорится в пункте 1 статьи 252 НК РФ, на которую дается ссылка в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ.

Начнем с общих положений. Исходя из пункта 1 статьи 252 НК РФ, расходы удостоверят документы, оформленные согласно российскому законодательству либо обычаям делового оборота иностранного государства, на территории которого расходы произведены. Во внимание принимаются и документы, косвенно свидетельствующие о затраченных суммах (таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о командировке и др.).

Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему, ко всему прочему должны иметь документы об оплате, поскольку вправе учитывать только оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Расчет через банк подтвердит платежное поручение и банковская выписка, наличный - квитанция к приходному ордеру и кассовый чек.

Два слова о чеках. Как правило, через какое-то время они выцветают и становятся нечитаемыми. Как быть? Специалисты Минфина (письмо от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209) рекомендуют заготовить ксерокопии. Тогда, если оригинал окажется "слепым", при проверке бухгалтер сможет предъявить заверенную организацией копию.

На заметку. Учет без документа влетит в копеечку

Если списать расход, не имея документального подтверждения, то согласно статье 120 НК РФ при проверке это может быть расценено как грубое нарушение правил учета и повлечет штраф в размере 5000 руб. Но что намного серьезнее, налоговики вправе просто не признать расход, сославшись на невыполненное условие пункта 1 статьи 252 НК РФ, и начислить штраф уже за неуплату налога, предусмотренный статьей 122 НК РФ. В лучшем случае, когда им не удастся доказать умышленное занижение налоговой базы, сумма штрафа составит 20% недоплаты в бюджет.

Теперь поговорим о конкретных документах, которые необходимы для подтверждения основных видов расходов, учитываемых при упрощенной системе.

Приобретаем имущество...

Предположим, закупаются товары, материалы или оборудование. Какие документы должны быть в обязательном порядке? Прежде всего нужен договор с поставщиком, если, конечно, он заключался письменно. Далее - товарная накладная по форме N ТОРГ-12. В соответствии с указаниями по применению и заполнению данный документ составляется при продаже (отпуске) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Делается два экземпляра: первый остается у того, кто передает товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, второй вручается покупателю, который на основании данного документа сможет оприходовать имущество.

Примечание. Форма N ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Бывает, что налоговики настаивают и на товарно-транспортной накладной (по форме N 1-Т). Это незаконно, так как она обязательна для отправителей и получателей грузов и служит основанием для расчетов между заказчиком и перевозчиком. Если покупатель не является заказчиком перевозки, о товарно-транспортной накладной речи быть не может.

...А также работы и услуги

В первую очередь расходы заказчика подтвердит договор с исполнителем (подрядчиком). Причем если при проверке расходов на товары или материалы налоговики могут и не затребовать договор, то в случае с работами и услугами такого не произойдет - письменное соглашение между партнерами обязательно. Для удостоверения оказанных услуг или выполненных работ необходим и акт, составленный определенным образом. Его форма может быть произвольной, главное, чтобы были указаны виды услуг (работ), цены, общая стоимость, реквизиты и стояли подписи обеих сторон.

Учитываем НДС со стоимости товаров, работ и услуг

В перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ НДС со стоимости товаров, работ, услуг и прочего фигурирует как отдельный расход.

Величина налога на добавленную стоимость, как правило, указывается в накладной (если куплен товар) или в акте (если выполнена работа или оказана услуга). Нужен ли еще счет-фактура? По мнению Минфина и налоговиков, да. Более того, в Минфине полагают, что включить НДС в расходы нельзя, даже если счет-фактура есть, но заполнен с ошибками. Думаем, это не так. Пункт 3 статьи 169 Налогового кодекса РФ обязывает плательщика НДС оформлять счета-фактуры, журналы их учета, книги покупок и продаж. То есть продавец должен выдавать партнерам, применяющим упрощенную систему, счета-фактуры, если является плательщиком НДС и реализует товары или услуги, в стоимость которых включен данный налог.

А как быть, если продавец не сделал этого или выдал неверно заполненный счет-фактуру? Добиваться ли соблюдения формальностей во что бы то ни стало? В соответствии со статьями 169, 171 и 172 НК РФ счет-фактура предназначен для вычета по НДС, и никаких других его функций в Налоговом кодексе не указано. Засвидетельствовать уплату налога поставщику вполне могут накладные или акты, если НДС выделен в них отдельной строкой. Правоту нашей точки зрения подкрепляет решение Арбитражного суда г. Москвы от 27.06.2006 N А40-25331/06-141-189.

Примечание. Ознакомьтесь, например, с письмами Минфина России от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147 и УФНС России по г. Москве от 28.06.2006 N 18-11/3/56398@.

Арендуем помещение

Затраты на аренду помещения и прочего имущества, естественно, подтвердит договор аренды. А нужно ли требовать от арендодателя ежемесячных актов об оказании услуг? К счастью, нет. По мнению и Минфина, и налоговиков, достаточно договора аренды и акта приема-передачи арендованного имущества (акт составляется один раз).

Правда, в более ранних письмах Минфина (например, от 07.06.2006 N 03-03-04/1/505) говорилось, что для учета необходимо иметь и ежемесячные акты об оказании услуг по аренде. Составление подобных актов не предусмотрено законодательством, и хорошо, что сейчас на нем никто не настаивает.

Примечание. Письма Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559 и УФНС России по г. Москве от 27.07.2006 N 18-11/3/62238@.

Оплачиваем перевозку...

При упрощенной системе налогообложения транспортные расходы можно отражать, ссылаясь на несколько подпунктов пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Так, плата за доставку приобретенных материалов включается в их стоимость и списывается как материальный расход (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 254 НК РФ). Сумма, уплаченная за перевозку готовой продукции, также является частью материальных расходов, но уже в составе стоимости услуги сторонней организации производственного характера (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). А издержки на доставку товаров учитываются в соответствии с подпунктом 23 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

На какой именно подпункт пункта 1 статьи 346.16 НК РФ опираться, уменьшая налоговую базу на транспортные расходы, не имеет особого значения. Главное, чтобы не было проблем с документальным подтверждением расходов. Здесь все будет зависеть от того, кто отвечает за перевозку.

Примечание. Подробно об этом рассказывалось в статьях "Ошибки в учете транспортных затрат" // Упрощенка, 2008, N 8 и "Особенности учета транспортных расходов" // Упрощенка, 2007, N 4.

...Выполненную транспортным агентством

Если имущество доставляет специализированная компания, прежде всего нужно позаботиться о правильно оформленном договоре. Оказанную услугу подтвердит акт, подписанный заказчиком и перевозчиком. Требуется еще товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78. Как мы упоминали, товарно-транспортная накладная является основанием для расчетов между сторонами, поэтому у заказчика перевозки должен быть такой документ. Это подтверждает как Минфин (письмо от 26.05.2008 N 03-03-06/1/333), так и налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92786). Хотя приведенные письма адресованы плательщикам налога на прибыль, тем, кто применяет УСН, тоже следует прислушаться к рекомендациям. Ведь статья 252 НК РФ, в которой говорится о документальном подтверждении расходов, распространяется и на них. Обратите внимание: типовая форма N 1-Т необязательна, можно использовать собственную. Если в документе будут необходимые реквизиты, предусмотренные в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ, он полностью подтвердит транспортные расходы.

...Выполненную своими силами

У владельца, эксплуатирующего собственный транспорт, договоров и актов, конечно, быть не может, тогда как товарно-транспортные накладные лучше иметь и в этом случае. Служебные же цели поездок докажут путевые листы.

Унифицированные формы путевого листа утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78, но гораздо удобнее использовать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Путевой лист не обязательно оформлять на каждый день, это можно сделать на несколько дней, неделю или другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов). При этом в путевом листе должны быть следующие реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) срок действия;

3) данные о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) данные о транспортном средстве;

5) данные о водителе.

Под сроком действия путевого листа подразумевается период, на который он рассчитан, то есть записывается определенный день либо начало и конец периода. Среди сведений о транспортном средстве должны быть приведены начальные и конечные показания одометра, а также даты выезда и возвращения в гараж. В документе фиксируются фамилия, имя, отчество водителя и результаты медицинских осмотров (до и после рейса). Другие реквизиты добавляются по усмотрению организации.

Примечание. Этой же позиции придерживаются налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2009 N 16-15/028267).

Затраты на связь...

Стоимость услуг связи при упрощенной системе можно включить в расходы согласно подпункту 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Основной подтверждающий документ - договор с организацией, имеющей лицензию на оказание услуг связи. Необходимость в прочих документах диктуется тем, какой вид связи использует абонент.

Примечание. На эту тему рекомендуем прочитать статью "Расходы на услуги связи" // Упрощенка, 2008, N 1.

...Стационарную

Если городской телефонный номер оформлен на собственника помещения, то для учета расходов, помимо договора, достаточно счетов от оператора. При оплате междугородных или международных звонков советуем подготовить документы, подтверждающие рабочий характер переговоров. Ими могут быть:

- детализированные счета с указанием номеров собеседников, времени и стоимости разговоров;

- служебные записки и прочие документы, в которых указаны наименования абонентов и предмет обсуждения;

- контракты с деловыми партнерами и т.п.

Арендатору помещений для учета в расходах стоимости телефонных переговоров служебного характера нужна аналогичная документация, однако добавляется одно условие. Плату за телефон он сможет списать только в том случае, если в договоре аренды указано, что он обязан компенсировать стоимость переговоров.

...Мобильную

Расходы на услуги мобильной связи удостоверят:

- договор с оператором;

- детализированные счета, выставленные операторами;

- приказы по организации с перечнем работников, которым по роду их занятий предоставляется мобильный телефон;

- расшифровки переговоров, раскрывающие их служебную необходимость.

Напомним, что отразить затраты на сотовую связь удастся, если договоры с оператором заключил работодатель. Работники, использующие свои аппараты и сим-карты, вправе получать компенсацию (ст. 188 ТК РФ), но при упрощенной системе ее учесть нельзя, так как в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ ни прямо, ни косвенно компенсация за использование телефонов не упомянута.

Примечание. Эта проблема обсуждалась в статье "Мобильный телефон - наш верный спутник и помощник" // Упрощенка, 2009, N 3.

Ремонтные расходы

Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при упрощенном налоговом режиме позволяется списывать затраты на ремонт основных средств как собственных, так и арендованных.

Если для ремонта привлекается сторонняя организация, проблем с документами не возникнет. Должны быть в наличии договор с подрядчиком и акт выполненных работ. Обычно подрядчики представляют еще и смету, в которой подробно расписаны все этапы работ и их стоимость. Если сметы нет, желательно, чтобы плата в акте была указана не одной суммой, а разбита по работам, материалам и т.д.

Тем, чьи работники приводили в нормальное состояние основные средства собственными силами, подтвердить расходы несколько сложнее. Понадобится подготовить детальную смету с перечнем использованных материалов, их количества и стоимости, а также сопутствующих затрат. Безусловно, придется собрать все документы на покупку и оплату материалов.

Примечание. Арендатор вправе учесть вложенные в ремонт суммы, если по договору аренды именно он обязан поддерживать имущество в порядке.

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка",

кандидат экономических наук

"Упрощенка", N 3, март 2010 г.