Приказ Федерального агентства воздушного транспорта от 2 июля 2008 г. N 173 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта" (утратил силу)

Приказ Федерального агентства воздушного транспорта от 2 июля 2008 г. N 173
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта"

ГАРАНТ:

Приказом Росавиации от 29 сентября 2011 г. N 576 настоящий приказ признан утратившим силу

В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Инструкция).

2. Заместителям руководителя - начальникам управлений, начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками Агентства.

3. Признать утратившим силу приказ Федерального агентства воздушного транспорта от 02 августа 2006 г. N 44 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами, государственной службы и кадровой политики В.И. Демьяненко.

Руководитель

Е.В. Бачурин

Инструкция
по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта
(утв. приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 2 июля 2008 г. N 173)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. N 536*(1), в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов и с учетом опыта работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Росавиация или Агентство).

1.2. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для сотрудников центрального аппарата Росавиации. При подготовке сотрудниками подведомственных организаций Росавиации проектов документов, представляемых на подпись Руководителю Росавиации (далее - Руководитель) или заместителям Руководителя (далее - руководство Росавиации), необходимо руководствоваться положениями настоящей Инструкции.

1.3. При подготовке сотрудниками центрального аппарата Росавиации проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации (далее - Министр) или заместителям Министра, необходимо руководствоваться положениями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденной приказом Минтранса России от 18 июля 2007 г. N 100.

1.4. Делопроизводство в Росавиации организуется с использованием компьютерной документальной системы (далее - КДС), предназначенной для автоматизированного учета, сопровождения и контроля исполнения документов.

1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в Росавиации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой информационно-технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Росавиации осуществляется Управлением делами, государственной службы и кадровой политики.

1.7. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях (управлениях) Росавиации (далее - подразделения), своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей этих подразделений.

1.8. Непосредственная работа по документационному обеспечению в подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в подразделение документов;

регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в КДС информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом правительственных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам основ делопроизводства.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, определяются должностными регламентами (инструкциями), разрабатываемыми с учетом положений настоящей Инструкции.

1.9. Сотрудники подразделений персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа исполнителем немедленно докладывается об этом руководителю подразделения и сообщается в Управление делами, государственной службы и кадровой политики, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Управления делами, государственной службы и кадровой политики (далее - Канцелярия). По распоряжению начальника управления проводится служебное расследование, о результатах которого он информирует начальника Управления делами, государственной службы и кадровой политики, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации, - Руководителя или заместителя Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник подразделения обязан передать через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы, другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.

1.11. При переходе на другую работу или увольнении сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники должны быть переданы по акту, согласованному с руководителем подразделения.

Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Отделе документационного обеспечения по ведению делопроизводства.

1.12. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только сотрудники, имеющие отношение к их рассмотрению. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Росавиации работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Управлением делами, государственной службы и кадровой политики на основании письменного запроса, а документов (копий документов) управлений - на основании решения руководства этих управлений.

1.14. Передача служебной информации или документов Росавиации представителям средств массовой информации осуществляется Управлением делами, государственной службы и кадровой политики, а в отдельных случаях - по разрешению (поручению) руководства Росавиации.

1.15. Взаимодействие структурных подразделений Агентства посредством обмена запросами, служебными записками, материалами и другими способами осуществляется при необходимости решения вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Агентства, по поручению Руководителя или его заместителей, а также по собственной инициативе.

Не допускается переписка между структурными подразделениями Агентства по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке.

1.16. Переписка между отделами (сотрудниками) внутри управления не допускается.

1.17. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

ГАРАНТ:

См. порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росавиации и организациях, подведомственных Росавиации, утвержденный приказом Росавиации от 11 августа 2010 г. N 29

1.18. Организация работы с документами коллегии Росавиации осуществляется в соответствии с Положением о коллегии Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденным приказом Росавиации от 02 марта 2007 г. N 49.

II. Документация Росавиации

2.1. Управленческая деятельность Росавиации в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых в Росавиации в пределах своей компетенции (Положение о Федеральном агентстве воздушного транспорта, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 396, Регламент Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденный приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 04 апреля 2006 г. N 18), в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Росавиации.

2.2. Документы разрабатываются Росавиацией на основании и во исполнение федеральных законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Минтранса России, иных распорядительных документов органов государственной власти, а также по собственной инициативе.

2.3. Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, акты, доклады, справки, письма и т.п.) издаются Росавиацией и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

2.4. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

реальность исполнения документа;

обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

возможность обработки и размножения документа с помощью средств копировальной техники.

2.5. Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими управлениями и должностными лицами, а также оформленными согласно настоящей Инструкции.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.6. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использование шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 межстрочных интервала (12-24 пт)*(2).

III. Общие правила оформления документов

Основные требования к оформлению реквизитов документов

3.1. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов"*(3).

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (помещается в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации);

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

гриф согласования документа, визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа;

отметка о поступлении документа;

идентификатор электронной копии документа.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов производится в соответствии с правилами, изложенными ниже.

Бланки документов

3.3. Документы Росавиации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплект обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (если не оговорено иное, см. пункт 4.15 настоящей Инструкции):

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.4. В Росавиации применяются следующие виды бланков:

с указанием наименования Агентства;

с указанием должности руководителя Агентства;

с указанием должности заместителя руководителя Агентства;

с указанием конкретного вида документа - приказ, распоряжение, постановление заседания коллегии;

с указанием наименования Агентства для зарубежной переписки.

3.5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Не допускается применение бланков иных видов, не предусмотренных настоящей Инструкцией.

3.6. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности.

Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

3.7. Бланки с государственной символикой подлежат учету, на которых типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

Бланки должны храниться в специальном шкафу в Канцелярии и выдаются в структурные подразделения центрального аппарата Росавиации под роспись в журнале учета бланков.

3.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Снятие копий с бланков и документов, исполненных на бланках с использованием цветной копировальной техники, запрещено.

Испорченные бланки передаются делопроизводителями структурных подразделений Росавиации в Канцелярию.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журнале учета бланков.

3.9. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между управлениями оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

3.10. Документы, издаваемые Росавиацией совместно с другими органами государственной власти и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги.

3.11. Введение в обращение по мере необходимости новых видов бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Росавиации. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами, государственной службы и кадровой политики вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков приведены в приложении N 1.

Наименование организации

3.12. Наименование Агентства указывается в соответствии с наименованием, закрепленным в Положении о Федеральном агентстве воздушного транспорта. Сокращенное наименование (Росавиация) помещается в скобках ниже полного наименования.

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

Справочные данные об организации

3.13. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и др.

Наименование вида документа

3.14. На каждом документе, кроме служебного письма, должно быть указано наименование вида документа: приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, акт, заключение, справка, служебная записка и т.п.

3.15. Наименование вида документа, подготавливаемого Росавиацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Дата документа

3.16. Датой документа является дата его подписания (для приказов, писем, справок), дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) или дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

3.17. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

3.18. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.19. Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.

3.20. Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.

3.21. В состав даты входят число, месяц и год. Даты документов оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например:

05 марта 2007 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

При оформлении даты других документов (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах "Резолюция", "Виза" и т.п.) применяется цифровой способ, при котором датирование документа осуществляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (точка после года не ставится, буква "г" не употребляется), например:

14.03.2007

В текстах приказов и распоряжений, финансовых документов и телеграмм даты оформляются словесно-цифровым способом.

3.22. В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (2003.01.05). Действующим ГОСТом допускается датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Регистрационный номер документа

3.23. Регистрационный номер документа - это порядковый номер документа с начала календарного года. Реквизит представляет собой цифровое или буквенно- цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

3.24. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

3.25. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

3.26. Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа", состоит из постоянной части в виде: "На N _________ от ______________", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: "На ваше письмо от _____________ N _________ сообщаем...".

3.27. Ссылка на регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, постановления коллегии Минтранса России и протоколов совещаний, проводимых руководством Министерства или Агентства, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него ниже черты, например:

О развитии инфраструктуры авиационного

транспорта Российской Федерации

____________________________________________

Поручение Правительства Российской Федерации

от 13.04.2006 N АЖ-П9-1563

или

О назначении должностных лиц, ответственных

за контроль исполнительской дисциплины

____________________________________________

Пункт 5 Протокола совещания

от 29.06.2006 N 68 под руководством

Министра транспорта И.Е. Левитина

Место составления или издания документа

3.28. Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" или "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Адресат

3.29. Реквизит "Адресат" может состоять из следующих частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже).

3.30. Адресат указывается на верхней правой стороне бланка документа.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Расстояние между ними - 1,5 межстрочных интервала.

Все строчки реквизита "Адресат" размещают флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита по отношению к самой длинной строке, которая ограничивается правым полем). Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

Определено несколько вариантов оформления реквизита "Адресат".

3.31. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                            Министерство культуры

                                            и массовых коммуникаций

                                            Российской Федерации

                                            Административно-правовой

                                            департамент

3.32. При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, организации, их структурных подразделений печатаются в именительном падеже, а наименование должности, инициалы и фамилия в дательном падеже, например:

                                            Министерство транспорта

                                            Российской Федерации

                                            Директору Департамента

                                            государственной политики

                                            в области гражданской авиации

                                            В.Н. Тасуну

или

                                       Министерство образования и науки

                                       Российской Федерации

                                       Департамент управления делами

                                       Главному специалисту

                                       А.А. Петрову

3.33. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в наименование должности адресата, например:

                                                 Генеральному директору

                                                 ООО "ИнфАвиа"

                                                 О.А. Шумаковой

3.34. Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, данный реквизит оформляют следующим образом:

                                            Начальнику Управления делами,

                                            государственной службы

                                            и кадровой политики

                                            В.И. Демьяненко

3.35. При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их наименования указываются обобщенно, например:

                                                 Администрации районов

                                                 Московской области

3.36. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается: каждый экземпляр должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

                                        Руководителям окружных управлений

                                        Федерального агентства

                                        воздушного транспорта

                                        (по списку)

3.37. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

3.38. При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                   Государственное учреждение

                                   Всероссийский научно-исследовательский

                                   институт документоведения и

                                   архивного дела

                                   Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                     Калинину А.В.

                                     Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

                                     Москва, 115768

3.39. При адресовании документа следует иметь ввиду, что:

наименование должности получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно кто конкретно занимается данным вопросом;

не принято в адресате указывать только должность без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются;

при адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Гриф утверждения документа

3.40. В Росавиации подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, структура и штатное расписание, должностные регламенты, планы, отчеты, формы унифицированных документов, номенклатура дел центрального аппарата Росавиации, акты, протоколы, командировочные задания и отчеты о командировках, сдаточные описи на дела постоянного срока хранения и т.д.

3.41. Документы утверждаются Руководителем, заместителями Руководителя и начальниками управлений (в соответствии с распределением обязанностей).

Утверждение документа производится после его подписания.

3.42. Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения или проставлением реквизита "Гриф утверждения документа".

3.43. Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Агентства), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                         Руководитель Федерального

                                      агентства воздушного транспорта

                                                              Е.В.Бачурин

                                           "___" декабря 2007 г.

3.44. При утверждении документа приказом или распоряжением реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

                                                    УТВЕРЖДЕН

                                          приказом Федерального агентства

                                              воздушного транспорта

                                             от 23 марта 2007 г. N 16

3.45. Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.

Резолюция

3.46. В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа руководителем, и в ней содержатся указания (поручения) по исполнению документа. Резолюция должна быть краткой и конкретной.

3.47. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

              Морозову А.В.

      Прошу подготовить предложения,

       проект ответа к 05.10.2007

            Личная подпись

                Дата

3.48. На документе, как правило, должно быть не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.

3.49. В качестве исполнителей в резолюции определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".

В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением) для сведения, например:

+ Смирнову И.А.

Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

3.50. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.51. Резолюция может оформляться как на бланках установленной формы, так и на отдельном листе бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.52. Резолюция Руководителя, носящая инициативный характер, оформляется в соответствии с пунктами 5.55.-5.61. настоящей Инструкции.

Заголовок к тексту документа

3.53. Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за исключением телефонограмм, телеграмм, а также к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

3.54. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласован с наименованием вида документа.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "О чем?" ("Об изменении...", "О выделении...", но "Протокол чего?" - заседания коллегии, "Должностной регламент кого?" - ведущего специалиста).

Заголовок составляется исполнителем документа.

3.55. В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.

В конце заголовка точка не ставится.

3.56. Заголовок к служебному письму печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10.

Оформление реквизита "Заголовок к тексту документа" для законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений установлено в п. 4.21., п. 4.25., п. 4.28. и п. 5.25. настоящей Инструкции соответственно.

Отметка о контроле

3.57. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация фиксируется в КДС.

Текст документа

3.58. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

3.59. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

3.60. Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, письмо и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, служебные письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф (если не оговорено иное, см. п. 4.25.).

При составления текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

3.61. Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

3.62. В приказах и распоряжениях, а также в документах, адресованных руководству Агентства, структурных подразделений, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "обязываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого числа множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

3.63. В служебных письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "просим направить", "направляем в Ваш адрес", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "прошу выделить", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("агентство не возражает", "управление считает возможным").

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

В служебных письмах за подписью Руководителя, заместителя Руководителя следует обращаться от имени Агентства, а в письмах за подписью руководства управления - от имени управления. Руководство управлений имеет право подписи от имени Агентства в случае соответствующего поручения Руководителя.

3.64. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Отметка о наличии приложений

3.65. Отметка о наличии приложения к документу печатается с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

3.66. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

3.67. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

      Приложение: 1. Проект федерального закона о ... на 7 л. в 2 экз.

                  2. Пояснительная  записка к проекту федерального закона

                     о ... на 3 л. в 2 экз.

Под словом "Приложение" ничего не пишут, номера помещают друг под другом. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

3.68. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

      Приложение: письмо Росархива  от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение

                  к нему, всего на 3 л.

3.69. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

3.70. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

3.71. Порядок оформления реквизита "Отметка о наличии приложений" в приказах (распоряжениях) указан в пунктах 5.26. и 5.27. настоящей Инструкции.

Подпись

3.72. Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной властей Российской Федерации, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, руководству Министерства подписываются Руководителем.

В отсутствие Руководителя исполняющий его обязанности заместитель Руководителя имеет право подписи всей исходящей корреспонденции, за исключением финансовых документов.

Право подписи финансовых документов Росавиации, на время отсутствия Руководителя, устанавливается соответствующим приказом.

3.73. Документы, направляемые в адрес окружных управлений воздушного транспорта, подведомственных Росавиации федеральных государственных предприятий и учреждений, а также в профильные департаменты Минтранса России, подписываются Руководителем или заместителями Руководителя - начальниками управлений, начальниками управлений в соответствии с их компетенцией.

3.74. Если документ оформляется на бланке с указанием должности руководителя Агентства, то в состав реквизита "Подпись" входит личная подпись и ее расшифровка.

3.75. В случае, когда заместитель Руководителя временно исполняет обязанности Руководителя, документ оформляется на бланке с указанием наименования Агентства, при этом реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:

при исполнении обязанностей по вакантной должности (на неопределенный срок):

      И.о. руководителя            личная подпись            И.О. Фамилия

при исполнении обязанностей на определенный срок:

      Врио руководителя            личная подпись            И.О. Фамилия

3.76. Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Агентства, подписывает руководство структурного подразделения, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности подписывающего, наименование управления, личная подпись и ее расшифровка, например:

      Заместитель Руководителя -

      начальник Управления

      воздушных перевозок            личная подпись          И.О. Фамилия

3.77. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.78. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

      Руководитель                          Руководитель Федерального

      Федерального агентства                агентства по управлению

      воздушного транспорта                 федеральным имуществом

      личная подпись   И.О. Фамилия         личная подпись   И.О. Фамилия

3.79. При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

3.80. Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименования управления и Агентства (исключение: внутренние документы), например:

      Руководитель Федерального

      агентства воздушного транспорта     личная подпись     И.О. Фамилия

или

      Заместитель Руководителя -

      начальник Управления

      воздушных перевозок

      Федерального агентства

      воздушного транспорта             личная подпись       И.О. Фамилия

3.81. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии           личная подпись               И.О. Фамилия

Члены комиссии:                 личная подпись               И.О. Фамилия

                                личная подпись               И.О. Фамилия

3.82. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Согласование проекта документа

3.83. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Агентства, так и вне его.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

3.84. Формой внутреннего согласования является визирование проекта документа должностными лицами Агентства. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности визирующего.

Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа документа, а также на приложениях к нему:

на проектах актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

на подлинниках приказа (распоряжения);

на внутреннем документе.

На проектах федеральных законов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа.

3.85. Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:

исполнитель документа;

начальник отдела, подготовившего документ;

руководитель управления, подготовившего документ;

руководители заинтересованных управлений (-соисполнителей);

советник Руководителя, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.

Проекты всех отправляемых документов, представляемые на подпись лицу, временно исполняющему обязанности Руководителя, подлежат обязательному визированию у помощника Руководителя.

Визирование всех проектов законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, Центрального банка Российской Федерации, отраслевых программ, поступивших в Росавиацию и подготовленных самой Росавиацией, осуществляется Руководителем, а в его отсутствие - лицом, временно исполняющим его обязанности.

Обязательному визированию в юридической службе Агентства (далее - юридическая служба) подлежат:

документы, содержащие правовую позицию Росавиации;

документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, коммерческие и некоммерческие организации, за исключением документов о переносе (продлении) сроков исполнения поручений, о запросе информации, писем о направлении аналитических материалов и о представлении должностных лиц Росавиации в правительственных комиссиях (рабочих группах, межведомственных комиссиях) или не содержащих юридических вопросов;

документы, направляемые в органы прокуратуры, судебные и правоохранительные органы;

документы о направлении проектов нормативных правовых актов, разрабатываемых в Росавиации;

заключения Росавиации на проекты нормативных правовых актов, представляемых для согласования или анализа;

заключения Росавиации на ходатайства хозяйствующих субъектов;

проекты приказов и распоряжений Росавиации, за исключением кадровых приказов о предоставлении отпусков;

проекты договоров, контрактов, соглашений и иных сделок, где одной из сторон является Росавиация;

доверенности, выдаваемые Руководителем либо лицом, временно исполняющим его обязанности, для представления интересов Росавиации в судебных органах;

протоколы, решения комиссий Росавиации по административным правонарушениям.

3.86. Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:

должностными лицами структурных подразделений - до 3 дней;

в юридической службе:

проекты нормативных правовых актов - до 7 дней;

проекты остальных документов - до 3 дней.

3.87. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения и замечания. В случае, если предложений и замечаний по поручению не имеется, соисполнители обязаны письменно уведомить об этом головного исполнителя.

Соисполнители отвечают за своевременность представления своих предложений.

3.88. Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю. При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа, проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту.

3.89. Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся существенные изменения, дополнения, то он подлежит повторному визированию всеми ранее согласовавшими данный проект.

Повторное визирование должно быть осуществлено в течение 1 рабочего дня.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.90. Внешнее согласование - это согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются.

Внешнее согласование документа может оформляться соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне последнего листа документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

      СОГЛАСОВАНО

      Заместитель Министра транспорта

      Российской Федерации

      ____________________ И.О. Фамилия

        (личная подпись)

      "___" ________________ 200__г.

Согласование проекта документа органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативно-правовых актов.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.05.2007 N 01-15/155-К

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

коллегии Федерального агентства

воздушного транспорта

от 29.09.2007 N 3

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

3.91. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений (организаций), о чем делается отметка на документе (на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования) - "Лист согласования прилагается".

При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.

3.92. Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Федерального агентства воздушного транспорта;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Оттиск печати

ГАРАНТ:

См. Положение о порядке применения и хранения гербовой печати Росавиации, утвержденное приказом Росавиации от 25 мая 2010 г. N 187

3.93. Росавиация имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы, установленного образца.

3.94. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации.

Гербовая печать ставится на следующие документы:

акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и др.);

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и арбитраже и др.);

договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно- техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

извещения, лицензии, контракты, сертификаты, конкурсная документация;

письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

заключения и отзывы Росавиации на диссертации и авторефераты;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями);

архивные справки;

поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные);

реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк;

сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); планы кассовых расходов;

соглашения (трудовые и др.);

справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);

уведомления о лимитах бюджетных обязательств;

чековые книжки;

трудовые книжки;

титульные списки;

удостоверения;

положения об организациях; уставы организаций;

штатные расписания;

Данный примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) Руководителя.

На номерных бланках руководителя, его заместителей и Росавиации печать не ставится, кроме документов, названных выше.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии

3.95. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

      Верно

      Начальник отдела

      документационного обеспечения       личная подпись     И.О. Фамилия

      Дата

3.96. Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Агентства.

3.97. Управление делами, государственной службы и кадровой политики заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Росавиации.

3.98. Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляется виза исполнителя документа, и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется дата и номер.

3.99. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.

Отметка об исполнителе

3.100. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа исходящего документа.

3.101. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, печатается от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал, например:

Ефимов Сергей Викторович

155 51 43

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Гриф ограничения доступа

3.102. Реквизит "Гриф ограничения доступа" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу. Пометка "Для служебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально" печатается без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа выше реквизита "адресат" или "гриф утверждения", дополняется номером экземпляра документа, например:

                                               Для служебного пользования

                                                       экз. N 3

Отметка об исполнении документа

3.103. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Нумерация страниц

3.104. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Отметка о поступлении документа

3.105. Отметка о поступлении документа в Агентство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

Идентификатор электронной копии документа

3.106. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в нижнем колонтитуле каждой страницы документа в левой его части шрифтом Times New Roman размером N 8.

IV. Требования к подготовке, оформлению и представлению проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Общие требования

4.1. Подготовка проектов федеральных законов (далее - законопроекты), проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется управлениями, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектами актов вопросы.

4.2. Законопроекты, проекты указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее - проекты актов) вносятся в Министерство транспорта Российской Федерации сопроводительным письмом с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

4.3. Проект акта с пояснительной запиской, а также сопроводительное письмо, визируются исполнителем, руководством отдела и управления-исполнителя, руководством управлений-соисполнителей. Проекты актов подлежат в обязательном порядке визированию (за исключением пояснительной записки) юридической службой.

4.4. В сопроводительном письме к проекту акта указываются основания внесения, сведения о его содержании и согласовании с заинтересованными органами государственной власти и организациями и другая информация (при необходимости). Сопроводительное письмо подписывается Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

4.5. При наличии у сотрудника Агентства, визирующего проект акта, особого мнения (замечаний), он делает отметку при визировании. Особое мнение (замечания) по проекту акта, как правило, излагается на отдельном листе бумаги и прилагается к проекту акта.

4.6. Если в процессе согласования в Агентстве в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его концепции.

4.7. Если в тексте проекта акта упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".

4.8. Подготавливаемый проект акта может носить комплексный характер и предусматривать внесение изменений в несколько нормативных актов одного уровня. При внесении изменений в разноуровневые нормативные акты соответствующие изменения оформляются проектами отдельных актов.

4.9. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

4.10. Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.

4.11. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнение.

4.12. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования государственных органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

4.13. Проекты актов, поступившие на рассмотрение в Агентство должны быть рассмотрены управлением-исполнителем в течение 10 календарных дней, следующих за днем их поступления в Агентство. Для управлений-соисполнителей срок исполнения документа истекает в течение первой половины контрольного срока. Руководством Агентства может быть установлен иной срок исполнения.

В случае, если замечания и предложения от управлений-соисполнителей не будут получены в установленный срок, головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, для принятия решения по дальнейшему исполнению поручения.

4.14. Визы на проектах актов, а также на приложениях к ним, проставляются в соответствии с пунктами 3.83. и 3.84. настоящей Инструкции.

4.15. Проекты актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

4.16. Разработка проектов Федеральных законов (законопроектов) осуществляется Росавиацией во исполнение актов законодательства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Министерства.

4.17. Предложения по программам и планам законопроектной деятельности, вносимые в Министерство транспорта Российской Федерации, должны содержать:

обоснование необходимости принятия закона;

концепцию законопроекта, включающую в себя его общую характеристику и основные положения;

этапы подготовки законопроекта и перечень исполнителей-разработчиков законопроекта;

срок представления законопроекта в Правительство Российской Федерации;

ориентировочный срок внесения законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

4.18. К вносимому в Министерство транспорта Российской Федерации законопроекту должны быть приложены следующие сопроводительные документы:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом.

4.19. Законопроект, представляемый в Министерство транспорта Российской Федерации, должен быть завизирован руководителем Росавиации или лицом, временно исполняющим его обязанности.

Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство Российской Федерации с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, подлежат немедленному возврату.

4.20. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

4.21. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - Российская Федерация - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - Федеральный конституционный закон или Федеральный закон - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 17 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в статью 3 Федерального закона" О трудовых пенсиях в Российской Федерации"

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет и
во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление крупных систематизированных законопроектов на части (например, проектов кодексов), разделов на подразделы, глав на параграфы.

Обозначение и наименование части законопроекта печатается прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование части законопроекта печатается полужирным шрифтом.

Часть законопроекта обозначается словами:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ;
ЧАСТЬ ВТОРАЯ

может иметь наименование:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

либо обозначаться (в кодексах) следующим образом:

ОБЩАЯ ЧАСТЬ;
ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом, например:

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:

      Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка, например:

      Глава 5. Права,  обязанности и ответственность  в области  пожарной

               безопасности

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:

      § 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации не указываются при внесении законопроекта в Правительство Российской Федерации, они указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Образец оформления законопроекта приводится в приложении N 2.

4.22. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - пояснительная записка - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

     К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1

              Федерального Закона Российской Федерации

                "О минимальном размере оплаты труда"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

4.23. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Росавиацией в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.24. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 15.

На первой странице проекта акта Президента Российской Федерации в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "Проект".

4.25. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

Наименование вида акта - указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации. Наименование вида акта печатается в две строки через межстрочный интервал 24 пт, прописными буквами, выделяются полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В первой строке печатаются слова "Указ", "Распоряжение", во второй - "Президента Российской Федерации.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт*(4).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ или распоряжение Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу или распоряжению Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять полужирным фамилии при подготовке проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются от правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На проектах распоряжений Президента Российской Федерации реквизит "Место издания" не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно- цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания документа, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов или распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются лицом, вносящим проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу от границы верхнего поля прописными буквами печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от _______________ N _____

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии межстрочного интервала 72 пт. Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте проекта акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу от границы верхнего поля прописными буквами печатается слово "Утверждено" или "Утвержден" со ссылкой на указ или распоряжение Президента Российской Федерации, его дату, номер, например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                  Указом Президента

                                                 Российской Федерации

                                              от _______________ N _____

Слова "Утверждено" и "Утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "Утверждено", программа - "Утверждена", мероприятия - "Утверждены".

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (положение, перечень, список и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой:* или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении N 3.

Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

4.26. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется Росавиацией в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства Российской Федерации. Акты по оперативным и текущим вопросам, не имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства Российской Федерации.

4.27. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

На первой странице проекта акта Правительства Российской Федерации в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "Проект".

4.28. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации. Наименование вида акта печатается в две строки, прописными буквами и выравнивается по центру. Слова "Правительство Российской Федерации" выделяется полужирным шрифтом. Слова "Постановление", "Распоряжение" отделяются от первой строки межстрочным интервалом 24 пт.

Дата отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.

Место издания - Москва. Отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами и оформляется центрированным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов или распоряжений Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации.

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в приложении N 4.

Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Росавиации

4.29. Нормативные правовые акты Росавиации издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, решений вышестоящих органов, а также по инициативе Росавиации пределах ее компетенции.

Издание нормативных правовых актов Росавиации в виде писем и телеграмм не допускается.

Управления Росавиации не вправе издавать нормативные правовые акты.

4.30. Порядок подготовки и оформления Росавиацией нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденным приказом Росавиации от 04 апреля 2006 г. N 18, разработанным на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305) и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов Росавиации

Приказ, распоряжение

5.1. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также по кадровым вопросам.

По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Росавиации издаются распоряжения.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на подписание руководству Росавиации структурные подразделения на основании поручений Министерства, Руководителя, заместителей Руководителя либо в инициативном порядке в пределах компетенции Агентства.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление делами, государственной службы и кадровой политики, на основании соответствующих представлений.

5.2. Приказы (распоряжения) по основной деятельности подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Заместители Руководителя подписывают распоряжения по вопросам, входящим в их компетенцию.

Приказы по кадровым вопросам подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

5.3. Обеспечение качественной подготовки и оформления проектов приказов (распоряжений), их согласование с заинтересованными управлениями, юридической службой, а в случае необходимости с иными органами государственной власти и организациями возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководству Росавиации проект приказа (распоряжения).

5.4. Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:

законодательству Российской Федерации;

нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской Федерации;

ранее принятым актам Росавиации, если документ не предусматривает их отмену или изменение.

Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) Росавиации, либо их отмену, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер независимо от срока их действия, а также содержат сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.

Государственная регистрация таких актов осуществляется Минюстом России (далее - государственная регистрация) в порядке, установленном постановлением Правительством Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с учетом внесенных изменений и дополнений), а также в соответствии с приказом Минюста России от 04 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".*(5)

Правовую экспертизу и отбор приказов (распоряжений), издаваемых в Росавиации, для направления на государственную регистрацию осуществляет юридическая служба, с последующим представлением в Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности Минтранса России.

На приказе (распоряжении), содержащем правовые нормы, Департамент правового обеспечения и законопроектной деятельности Минтранса России проставляет штамп о необходимости представления конкретного нормативного правового акта на государственную регистрацию.

В текст проекта приказа (распоряжения), содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в приказы (распоряжения) Росавиации, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать ссылки на них.

5.5. Оформление необходимых документов для представления приказа (распоряжения) на государственную регистрацию осуществляется Росавиацией совместно с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности Минтранса России в течение 10 дней со дня регистрации приказа (распоряжения) в юридической службе в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации.

5.6. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

5.7. К приказу (распоряжению), представленному на государственную регистрацию, прилагается справка, содержащая:

основания издания нормативного правового акта;

сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным.

Прилагаемая к приказу (распоряжению) справка должна быть подписана директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности Минтранса России.

5.8. На обороте каждого листа оригинала приказа (распоряжения) проставляется виза директора Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности Минтранса России.

5.9. После государственной регистрации (отказа в государственной регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник приказа (распоряжения) возвращается в юридическую службу.

5.10. Приказы (распоряжения), подлежащие государственной регистрации, направляются для исполнения только после завершения процедуры государственной регистрации в Минюсте России.

При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости ссылки на приказ (распоряжение), прошедший процедуру государственной регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а также на решение Минюста России о том, что документ не нуждается в государственной регистрации, является обязательным.

Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:

* Зарегистрирован Минюстом России 19 декабря 2006 г., регистрационный N 7734.

1) По заключению Минюста России от 20 января 2007 г. N 01/79-СВ в государственной регистрации не нуждается.

5.11. Управление-исполнитель совместно с юридической службой в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации приказа (распоряжения) готовит проект соответствующего акта Росавиации об отмене этого приказа (распоряжения) и после подписания (утверждения) руководством Росавиации направляет его копию в Минтранс России.

5.12. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами на документе и на листе согласования.

5.13. Визы проставляются на подписном экземпляре проекта приказа (распоряжения) на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.

На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

Лист согласования документа оформляется на оборотной стороне последнего листа.

5.14. Визирование приказов (распоряжений) производится, как правило, в следующей последовательности:

- исполнитель документа (на каждом листе);

- начальник отдела, подготовившего документ (на каждом листе);

- руководитель управления, подготовившего документ (на листе согласования);

- руководители заинтересованных структурных подразделений (на листе согласования);

- руководители структурных подразделений, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения (на листе согласования);

- юридическая служба - все проекты приказов и распоряжений, за исключением кадровых приказов о предоставлении отпусков (на листе согласования);

- помощник Руководителя - все проекты приказов и распоряжений (на листе согласования).

Приложения к приказам (распоряжениям) визируются начальником отдела- исполнителя (на каждом листе).

Проекты приказов (распоряжений) представляются на согласование, подпись со всеми основаниями, имеющимися для их подготовки, для проведения правовой экспертизы - со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего изучения.

5.15. Визирование производится до представления документа на подпись. Отказ от визирования не допустим.

5.16. Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:

должностными лицами управлений - до 3 дней;

в юридической службе:

проекты нормативных правовых актов - до 7 дней;

проекты остальных документов - до 3 дней.

Значительные по объему проекты документов (10 и более листов), в случае необходимости дополнительной юридической экспертизы, анализа и изучения дополнительных материалов, относящихся к проекту, проведения комплексной экспертизы с привлечением сторонних организаций рассматриваются юридической службой в срок до 30 дней, если иной срок не установлен Руководителем.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю. При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа, проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту.

Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются".

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

5.17. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, дополнения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию всеми ранее согласовавшими данный проект.

Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются подразделению- исполнителю на доработку.

Повторное визирование должно быть осуществлено в течение 1 рабочего дня.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

5.18. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

5.19. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые Росавиацией совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения) в порядке, предусмотренном пунктом 5.15. настоящей Инструкции.

5.20. К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается руководителем подразделения-исполнителя.

В справке указываются:

основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Росавиации поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается к справке);

перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);

сведения об актах Росавиации, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;

сведения о согласовании приказа (распоряжения) с управлениями и, при необходимости, с органами государственной власти (организациями).

5.21. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись Руководителю, должны представляться через секретариат Руководителя, на подпись лицу, исполняющему обязанности Руководителя, - через соответствующий секретариат заместителя Руководителя.

Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись со всеми необходимыми материалами.

5.22. Регистрация подписанных приказов по основной деятельности и распоряжений осуществляется в юридической службе, приказов по кадровым вопросам - в Отделе государственной службы и программ развития.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по кадровым вопросам и распоряжения нумеруются отдельно.

5.23. Копии приказов (распоряжений) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.

5.24. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

5.25. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России).

Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация).

Наименование вида документа - приказ или распоряжение.

Место издания - Москва*(6).

Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 04 апреля 2006 г. N 18. Номер приказа по кадровым вопросам имеет приставку "/к", например: 28 июля 2007 г. N 106/к. Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии Руководителя или заместителя Руководителя, подписавшего распоряжение, тире, порядковый номер и через тире - приставку "р", например: 31 марта 2007 г. N БЕ-74-р.

Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос "о чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Об утверждении Регламента Федерального агентства воздушного транспорта

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение преамбулы может не иметь.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д.

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа (в соответствии с другим документом), то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном (творительном) падеже, наименование органа его издавшего, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами и завершается словом "приказываю" (в распоряжениях - "обязываю", "предлагаю"), которое печатается в разрядку.#

Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны управления или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт, либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...", "Отменить...", "Внести изменения ...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования подразделений Агентства, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.100. и 3.101. настоящей Инструкции.

5.26. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).

В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

5.27. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

                                                  ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                         к приказу Федерального агентства

                                              воздушного транспорта

                                           от _______________ N _____

При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "Утверждено" или "Утвержден" ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер, например:

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                          приказом Федерального агентства

                                              воздушного транспорта

                                           от _______________ N _____

5.28. Совместные приказы Росавиации с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрировано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);

регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;

подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;

Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.100. и 3.101. настоящей Инструкции.

Образец оформления приказа приведен в приложении N 5.

Положение, правила, инструкция

5.29. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Росавиации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.

5.30. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

5.31. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Постановление коллегии

5.32. Решения коллегии Росавиации (далее - Коллегия) по важнейшим вопросам, связанным с осуществлением Росавиацией функций по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере воздушного транспорта (гражданской авиации), в области обеспечения ее функционирования, развития и модернизации, другим вопросам, относящимся в ведению Росавиации оформляются в виде постановления.

Решения других коллегиальных органов Росавиации (комиссий, советов и т.п.) оформляются в виде протокола.

5.33. Материалы к заседанию Коллегии готовит рабочая группа, в состав которой включаются работники структурных подразделений, к ведению которых относятся рассматриваемые вопросы, а также секретарь Коллегии.

Рабочая группа не позднее, чем за 7 дней до заседания Коллегии должна представить секретарю Коллегии следующие материалы (в электронной форме на USB носителе в формате Adobe Reader версии не ниже 7,0):

краткую справку по существу рассматриваемого вопроса (определение проблемы; оценка состояния дел; предложения по решению проблемы; эффективность и стоимость предлагаемого решения; информацию о выполнении предыдущих решений по данному вопросу);

материалы информационно-справочного и демонстрационного характера;

проект решения Коллегии (с приложениями);

список лиц, приглашенных на заседание Коллегии;

предварительный список лиц, выступающих на заседании Коллегии.

В случае предполагаемого исполнения решения Коллегии актом Росавиации подготавливается также проект распорядительного документа.

5.34. Проект постановления Коллегии визируется помощником Руководителя.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

При подготовке материалов к совместному заседанию Коллегии Росавиации и других министерств (ведомств) они должны быть также согласованы с руководством соответствующего министерства (ведомства). Ответственным за согласование является секретарь Коллегии.

5.35. Материалы, подготовленные на заседание Коллегии, секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии (в его отсутствие - заместителю Руководителя, на которого возложено руководство заседанием Коллегии), не позднее, чем за 7 дней до назначенной даты заседания Колегии#.

Секретарь Коллегии не позднее, чем за 5 дней до заседания Коллегии направляет копии материалов к заседанию членам Коллегии и другим участникам, приглашенным на заседание, в части их касающейся.

5.36. Проект постановления Коллегии, составляется на основании записей, произведенных во время заседания, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста постановления возлагается на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проект постановления должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня заседания.

5.37. Постановление Коллегии подписывается председательствовавшим на данном заседании Коллегии.

Постановление совместного заседания Коллегии подписывается председательствовавшими на заседании Коллегии. Порядок оформления и издания совместных актов определяется на указанных заседаниях.

5.38. Решения Коллегии реализуются, при необходимости, путем издания соответствующих актов Росавиации.

5.39. После подписания постановление заседания Коллегии регистрируется в секретариате Руководителя.

Подписанное решение Коллегии в пятидневный срок рассылается секретарем Коллегии всем членам Коллегии, в юридическую службу, руководителям структурных подразделений центрального аппарата Росавиации, руководителям окружных управлений воздушного транспорта и руководителям предприятий, находящихся в ведении Росавиации, в адрес которых в решениях Коллегии содержатся поручения.

Секретарь Коллегии в пятидневный срок организует публикацию решения Коллегии в печати и размещение на сайте Росавиации (кроме решений Коллегии, оформленных Отделом режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны).

5.40. Оригиналы постановлений Коллегии хранятся в Канцелярии.

5.41. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Росавиации, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

5.42. Проект постановления Коллегии печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

5.43. Постановление Коллегии имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России).

Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация).

Наименование вида документа - постановление заседания коллегии.

Место проведениязаседания - Москва*(6).

Дата и номер постановления. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер постановления Коллегии состоит из знака "N", индекса, включающего номер дела по номенклатуре, и через тире - порядкового номера акта коллегиального органа (постановления, протокола) в пределах календарного года, например:

04 апреля 2007 г. N 1.18-16

На акте Коллегии, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Текст постановления состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются должность, инициалы и фамилия председательствовавшего на заседании, инициалы и фамилии членов Коллегии, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Председательствовал" печатается центрировано, прописными буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центрировано - его инициалы и фамилия прописными буквами.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1-1,5 межстрочных интервала печатаются инициалы и фамилии членов Коллегии, а также наименования должностей присутствовавших на заседании, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (через 1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно*(7).

Список отделяется от основной части постановления сплошной чертой.

Основная часть постановления печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Текст каждого раздела основной части строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано полужирным шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст основной части может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте преамбулы ("Коллегия Росавиации рассмотрела вопрос...", "Принять к сведению доклад...", "Отметить...") или прилагается к постановлению Коллегии (в этом случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается").

Слова "Принять к сведению", "Отметить" и т.п. разрешается печатать полужирным шрифтом.

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Коллегия Федерального агентства воздушного транспорта постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Постановляющая часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Постановление (решения) печатаются полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Документ, утверждаемый постановлением, обязательно прилагается к нему.

Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте после соответствующего постановления (решения).

Постановляющая часть проектов постановлений Коллегии, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению Коллегии в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту 3.102. настоящей Инструкции.

Образец оформления постановления приведен в приложении N 6.

Протокол

5.44. Протокол - документ, которым оформляются решения, принятые на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Росавиации, а также на конференциях и собраниях, с учетом выступлений участников совещания, заседания и т.д., представленных информационно-справочных материалов и проектов решений.

5.45. Проекты протоколов совещаний, проводимых Руководителем или заместителями Руководителя, составляются структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

Проект протокола представляется на подпись Руководителю (заместителю Руководителя), как правило, в течение суток, но не позднее чем через 3 дня после окончания совещания.

5.46. Проект протокола визируется исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого Руководителем, визируется помощником Руководителя.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

5.47. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.

Протокол оперативного совещания у Руководителя подписывается Руководителем и секретарем совещания.

5.48. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

5.49. После подписания протокол (с его электронной версией) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью Руководителя - в секретариат Руководителя;

за подписью заместителя Руководителя - в соответствующий секретариат.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

5.50. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный ответственным за подготовку документа.

После регистрации секретариат структурного подразделения, ответственного за проведение совещания и подготовившего протокол, осуществляет рассылку копий документа структурным подразделениям центрального аппарата Росавиации, организациям, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

5.51. Оригиналы протоколов совещаний, проводимых Руководителем, хранятся в Канцелярии, заместителями Руководителя - в соответствующих секретариатах.

5.52. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

5.53. Протокол имеет следующие реквизиты:

Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России). Печатается в две строки центрированным способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размером N 11. Сокращенное название Министерства печатается ниже полного через 1 межстрочный интервал.

Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация). Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Наименование Министерства" в две строки центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом размером N 12. Сокращенное название Агентства печатается ниже полного через 1 межстрочный интервал.

Наименование вида документа - протокол. Слово "Протокол" отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид совещания, заседания, например:

                 оперативного совещания у Руководителя

или

            совещания у заместителя руководителя Росавиации

                              И.О. ФАМИЛИЯ

Вид совещания отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочными интервалами, печатается в родительном падеже через 1 межстрочный интервал, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Фамилия, имя и отчество печатается прописными буквами.

Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении протоколов совещания у Руководителя, заместителя Руководителя, а также при оформлении совместного протокола совещания, заседания. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола совещания у Руководителя, акта коллегиального органа (протокола заседания комиссии, совета) состоит из знака "N", индекса, включающего номер дела по номенклатуре, и через тире - порядкового номера акта коллегиального органа (постановления, протокола) в пределах календарного года, например:

10 апреля 2007 г. N 1.19-17

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствовавшего (председателя*(8)) на совещании, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании.

Слово "Председательствовал" печатается центрировано, прописными буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центрировано - его инициалы и фамилия прописными буквами.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1-1,5 межстрочных интервала печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (через 1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно*(7). В реквизите "Присутствовали" протокола оперативного совещания у Руководителя указываются также инициалы и фамилия секретаря совещания.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения. Текст каждого раздела основной части строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано полужирным шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятые по данному вопросу решения, включая соответствующие поручения, их нумерация производится арабскими цифрами. Поручения, предусматриваемые в принятом решении, адресуются управлениям, подведомственным Росавиации организациям, другим организациям и с указанием инициалов и фамилии соответствующего должностного лица, например: Управлению аэропортовой деятельности (А.А. Пчелину), или конкретным должностным лицам Росавиации, например: Заместителю начальника управления - начальнику отдела учебных заведений и подготовки кадров В.Е. Колтачуку, либо общее поручение, например: Начальникам управлений/руководителям окружных управлений воздушного транспорта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Подпись секретаря оперативного совещания у Руководителя отделяется от подписи Руководителя 3 межстрочными интервалами и включает слово "Секретарь", его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.100. и 3.101. настоящей Инструкции.

Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту 3.102. настоящей Инструкции.

Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (оригиналы). При этом если Руководитель указан первым, после подписи на оригиналах ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Канцелярии, а оригиналы направляются исполнителем в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам дополнительного номера (либо нескольких номеров) исполнитель возвращает в Канцелярию один оригинал протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные оригиналы остаются в соответствующих ведомствах).

Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель несет персональную ответственность.

5.54. Копии протоколов рассылаются структурным подразделениям центрального аппарата Росавиации под роспись в указателе рассылки, а также заинтересованным организациям и должностным лицам по списку рассылки с указанием их адресов.

При оформлении выписки из протокола обязательно указывается вводная часть, затем дается дословная запись содержания необходимых абзацев основной части.

Выписка заверяется Управлением делами, государственной службы и кадровой политики, с проставлением заверительной надписи "Верно", наименованием должности заверяющего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты. Выписка должна быть заверена печатью Управления делами, государственной службы и кадровой политики.

Образцы оформления протокола приведены в приложении N 7.

Поручение Руководителя

5.55. Поручениями оформляются резолюции Руководителя, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства.

5.56. Проекты поручений печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются Руководителем.

5.57. Проекты поручений, подготовленные на подпись Руководителю, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект поручения;

начальником отдела, непосредственно готовившим проект поручения;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект поручения.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта поручения на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

5.58. Проекты поручений, подготовленные на подпись Руководителю, должны представляться исполнителем через секретариат Руководителя (лицу, исполняющему обязанности Руководителя) - через соответствующий секретариат заместителя Руководителя.

5.59. Поручения, подписанные Руководителем (лицом, исполняющим обязанности Руководителя) регистрируются в Канцелярии.

Датой поручения является дата его подписания.

Поручения нумеруются в пределах календарного года.

5.60. Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.

Копии поручения направляются адресатам лицом, ответственным за подготовку проекта поручения.

5.61. Поручение имеет следующие реквизиты:

Наименование должности - Руководитель Федерального агентства воздушного транспорта. Печатается в две строки центрированным способом от границы верхнего поля прописными буквами шрифтом размером N 14.

Слово "Поручение" отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Дата и номер поручения. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии подписавшего поручение, индекса, включающего номер дела по номенклатуре, тире, порядковый номер, например:

30 мая 2008 г. N БЕ1.17-8

Текст отделяется от адресата 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Требования к оформлению реквизитов "Адресат", "Отметка о наличии приложений", "Подпись", "Отметка об исполнителе" аналогичны требованиям оформления служебных писем.

Пример шаблона поручения представлен в приложении N 8.

Служебное письмо

5.62. Служебные письма Росавиации готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавиации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение Руководителю, заместителю Руководителя и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

5.63. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства Росавиации, а также руководством управления на основании сроков исполнения поручений вышестоящих органов государственной власти, исходя из сроков исполнения документов, предусмотренных в пунктах 8.10.-8.14. настоящей Инструкции.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства Росавиации и управлений.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководителем Росавиации, его заместителями и руководителями структурных подразделений.

5.64. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководством Росавиации совместно с руководителями федеральных органов государственной власти, а также с руководителями других организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании Агентства и организации, подписавшей совместное служебное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "Подпись".

Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес Руководителя и заместителей Руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, согласно пунктам 5.93-5.95. настоящей Инструкции.

5.65. Реквизиты служебного письма оформляются согласно разделу III настоящей Инструкции.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Росавиация рассмотрела...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Дата и номер письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер письма, подписанного Руководителем (лицом, исполняющим обязанности Руководителя), состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии лица, подписавшего документ, индекса дела по номенклатуре дел, тире, порядкового номера в пределах календарного года, например:

11 октября 2007 г. N БЕ1.12-3286

12 октября 2007 г. N ЮА1.10-3287

Номер письма, подписанного заместителем Руководителя, состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии лица, подписавшего документ, тире, порядкового номера в пределах календарного года и через тире - приставку "исх", например:

21 сентября 2007 г. N ПЧ-350-исх

Номер письма, подписанного начальником управления (лицом, исполняющим обязанности начальника управления), состоит из знака "N", индекса дела по номенклатуре дел, тире, порядкового номера в пределах календарного года и через тире - приставку "ис", например:

02 августа 2007 г. N 3-440-ис

Порядок оформления служебных писем зарубежным адресатам

5.66. Переписка Росавиации с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Руководителя или заместителей Руководителя на бланке, установленной формы (приложение N 1).

5.67. Министр может делегировать право подписи служебных писем зарубежным адресатам руководителю Росавиации по вопросам, находящимся в ее компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении Министра.

5.68. Управления могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

5.69. Служебные письма зарубежным корреспондентам (далее - письма) печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: "Неофициальный перевод".

Письма печатаются в 2 экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке, установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами.

5.70. Оформление писем производится с учетом следующих требований.

Реквизит "Адресат" включает имя и фамилию адресата; наименование должности адресата, наименование организации, номер дома, название улицы и населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по его левой границе. Количество строк данного реквизита должно быть не более шести, а количество знаков в строке не больше 30. Если в строке более 30 знаков, следует использовать шрифт меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу, сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем - должность, наименование организации, почтовый адрес.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются его имя и фамилия, затем почтовый адрес.

В случае, если исполнитель не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные в Департаменте международного сотрудничества Минтранса России.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно- цифровым способом.

Адресат печатается в левом верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение "Глубокоуважаемый (ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например:

"С наилучшими пожеланиями",

"Искренне Ваш".

При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.

Телеграмма

5.71. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

5.72. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

5.73. Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

5.74. Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Руководителем.

5.75. Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

5.76. Наименование организации печатается в дательном падеже, например:

КОМУ	ОКРУЖНЫМ УПРАВЛЕНИЯМ ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

При направлении телеграммы должностному или частному лицу, должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

КОМУ	ГУБЕРНАТОРУ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ Д.Ф. АЯЦКОВУ

или

КОМУ	А.И. ИВАНОВУ

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование указывается обобщенно, например:

КОМУ	РУКОВОДИТЕЛЯМ ОКРУЖНЫХ УПРАВЛЕНИЙ ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА (по списку)

5.77. Текст телеграммы печатается через 2 интервала, прописными буквами шрифтом размером N 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Если документ направляется электронной почтой, знаки препинания, предлоги, союзы и смысловое разделение текста на абзацы сохраняются.

В тексте телеграмм, направляемых в подведомственные учреждения, допускается сокращенное название структурных подразделений Росавиации, например: ОУ ВТ Центральных Районов Росавиации.

При указании контактных телефонов скобки, двоеточие, дефисы не печатаются.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись на телеграмме отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. В подписи указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, фамилия и номер телефона исполнителя.

5.78. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

Телеграмма на подпись Руководителю и заместителю Руководителя готовится в двух экземплярах.

Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.

При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них адресата.

Передача телеграмм осуществляется через экспедицию телеграфа ООО "ИнфАвиа" (далее - радиобюро).

Образец оформления телеграммы категории "Правительственная" приводится в приложении N 9.

Телефонограмма

5.79. Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

5.80. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.81. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

5.82. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

5.83. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Агентства и управлений.

5.84. Телефонограммы за подписью Руководителя и заместителей Руководителя передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные руководителями управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях.

5.85. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

5.86. После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "принял" указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе "передал" указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

5.87. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

5.88. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.

5.89. Передача телефонограмм внутри Агентства не допускается.

Электронное сообщение

5.90. Электронное сообщение - документ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанной на принтере, или переданный по электронной почте, по локальной сети или на дискете.

5.91. Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

5.92. К электронному сообщению предъявляются следующие требования:

документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;

в верхней части документа должно быть указание "Передано по электронной почте";

название файла пишется на латинском или русском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество символов в названии не должно превышать восьми с расширением .doc или .rtf (для Word) и расширением .xls (для Excel).

Для отправки по электронной почте документов, подписанных Руководителем, файл с этим документом должен быть представлен в Канцелярию по локальной сети или на дискете. Кроме того, исполнитель представляет подписанный бумажный оригинал документа и список рассылки.

Служебная записка

5.93. Служебная записка - краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности Агентства. В общем случае функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между структурными подразделениями Агентства. При этом функциональное назначение служебных записок - в зависимости от вида документа - может быть достаточно обширным.

К основным видам служебных записок относятся:

пояснительные записки;

информационные записки (меморандумы);

докладные записки (докладные);

аналитические записки;

служебные записки по конкретному информационному поводу;

служебные записки о состоянии дел за период времени;

объяснительные записки.

Пояснительные записки обычно выполняют функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам, представленным на рассмотрение Руководителю, заместителю Руководителя и требующим их подписи (визирования), содержащему краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Информационные записки (меморандумы) чаще всего выполняют функцию краткого письменного напоминания - например, о необходимости через какое-то время произвести те или иные управленческие действия.

Докладные записки, или докладные, как правило, применяются для доклада о состоянии дел на конкретном участке работы - например, в одном из структурных подразделений Агентства, или в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.

Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.

Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-либо сложной работы, характер которой руководителю известен.

Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, поручений, указаний и т.д.

Докладные записки могут быть внутренние и внешние. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке Агентства и подписывается его руководителем.

Аналитические записки во многих случаях готовятся на основе докладных и обобщают изложенную в них информацию.

Служебные записки, подготовленные по конкретному информационному поводу незаменимы, когда та или иная управленческая ситуация нуждается в оперативном и особенно компетентном прояснении (например, при проведении служебного расследования).

Служебные записки о состоянии дел за период времени, по сути, выполняют функцию краткого отчета о проделанной работе.

Объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

5.94. Требования к подготовке служебных записок во многом сходны с требованиями, установленными для подготовки служебных писем. Тем не менее, содержание, структура, стиль изложения и оформление служебных записок имеют свои особенности.

Содержание служебной записки обычно состоит из двух частей - вводной и основной. При этом предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа (вопросом или группой вопросов деятельности Агентства, которые и предполагается осветить в служебной записке) и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся:

аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения - обоснование этого решения;

основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;

расчеты, подкрепляющие обоснование, которые могут быть представлены в приложении к документу;

предложения и выводы, в последних, как правило, содержится прогноз ожидаемого от реализации соответствующего управленческого решения эффекта.

5.95. Структуру служебной записки обычно образуют абзацы, состоящие из двух-трех простых предложений, реже - пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения служебных писем. Оформление служебных записок производится на стандартных листах бумаги с соблюдением положений ГОСТ Р 6.30-2003. Внешняя докладная записка оформляется на бланке Агентства.

Рекомендуемыми реквизитами внутренней служебной записки являются:

наименование структурного подразделения, отдела;

адресат;

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

дата;

регистрационный номер;

ссылка на дату и номер документа (указывается в случае, если служебная записка готовится во исполнение этого документа (в ответ на него);

текст;

подпись;

визы согласования (в необходимых случаях).

Пример шаблона служебной записки представлен в приложении N 10.

VI. Организация документооборота

6.1. Прохождение документов в центральном аппарате Росавиации с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот.

6.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральном органе исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

6.3. В Росавиации применяется смешанная форма делопроизводства, при которой основная часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно в Отделе документационного обеспечения (прием и первоначальная обработка документов, их регистрация, текущее и архивное хранение), а другая (регистрация, текущее хранение) проводится в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство, которые самостоятельно исполняют все виды работ с документами.

6.4. Контроль всего делопроизводственного процесса и организацию работы по созданию единой справочно-информационной системы по документам осуществляет Отдел документационного обеспечения.

Основные этапы документооборота

6.5. Технологическая цепочка обработки документов состоит из следующих этапов:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел с соответствии с номенклатурой;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и сдача дел в архив.

6.6. Все документы Агентства делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т.д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т.д.), обеспечивающие решение задач в пределах органа управления без направления информации за его пределы.

6.7. Разработка маршрутов для каждого из документопотоков и составление схемы работы базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Организация доставки документов

6.8. Доставка документов в Росавиацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

С помощью фельдъегерской связи круглосуточно доставляется корреспонденция в адрес Росавиации из государственных учреждений: Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

6.9. Прием всех поступающих в адрес Росавиации документов, полученных по почте, доставленных курьером, переданных по каналам электрической связи, осуществляется централизованно в экспедиции Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Экспедиция), с последующей доставкой в Канцелярию.

Прием электронных сообщений осуществляется в ООО "ИнфАвиа". Передача в Канцелярию электронных документов осуществляется по электронной почте.

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, поступают в Дежурно-диспетчерскую службу Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - ДДС). Поступившие в ДДС документы принимаются под расписку: в рабочее время - сотрудником Канцелярии, в выходные и праздничные дни - ответственным дежурным по Росавиации.

6.10. Документы, адресованные Росавиации (без указания должностного лица) и руководству Агентства, передаются в Канцелярию оперативно, по мере их поступления.

Письменные обращения граждан, адресованные Росавиации (без указания должностного лица) и Руководителю, передаются в Канцелярию.

Письменные обращения граждан, адресованные заместителям Руководителя, начальникам управлений передаются в соответствующие секретариаты.

6.11. Поступившая в Росавиацию на имя руководства Агентства срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

Срочные документы, переданные руководству без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям, сообщается работником Экспедиции сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства этих управлений.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.12. Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Агентства (без указания должностного лица) и на имя Руководителя осуществляется централизованно работниками Канцелярии.

Прием, регистрация и доклад руководству Агентства документов, поступивших в пакетах с грифом "Секретно", осуществляет Отдел режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

6.13. При приеме корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов или другой упаковки документов, а также печатей (пломб).

Принятые Канцелярией конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично", конкурсной документации), проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте номеру документа, следует сообщить об этом отправителю и при необходимости составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ получен в поврежденном виде".

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверт прилагается к документу.

Конверты с предложениями, заявлениями и письмами граждан, а также с материалами, направляемыми в юридическую службу, сохраняются во всех случаях.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

6.14. Документы, адресованные руководству Агентства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в Отделе документационного обеспечения, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Отделе документационного обеспечения распределения обязанностей. Эта работа выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками, хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

При предварительном рассмотрении документов выделяются следующие группы документов.

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства Агентства. В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т.д.

На поступивших к нему должностное лицо пишет "Резолюцию" (см. пункты 3.46.-3.51. настоящей Инструкции). В резолюции указывают исполнителя, содержание поручения, срок исполнения.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Если при предварительном рассмотрении документа установлено, что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю вместе с основным документом.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в Канцелярию, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

Содержание резолюции вносится в регистрационную форму.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства.

Не передаются на просмотр руководству Агентства документы, не требующие принятия решения на уровне Руководителя. Это документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

Документы, адресованные в управления, передаются сотрудникам этих управлений, ответственным за ведение делопроизводства, в Экспедиции не реже двух раз в день по установленному графику, регистрируются в установленном порядке и передаются для исполнения

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут.

К нерегистрируемым документам относятся:

письма (без обращения в Росавиацию), присланные в копии для сведения;

телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

графики, наряды;

сводки и информация, присланные для сведения;

обзоры печати, ведомственная литература, тематические и специальные сборники и т.п.

аналитические обзоры федеральных органов исполнительной власти;

учебные планы, программы;

печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

прейскуранты, каталоги, проспекты, рекламные извещения, плакаты;

технические условия;

нормы и нормативы расхода материалов;

поздравительные письма, телеграммы и открытки;

пригласительные билеты;

научные отчеты по темам, авторефераты;

формы статистической отчетности;

документы по заключению коллективных договоров;

бухгалтерские документы;

планово-финансовые документы;

документы материально-технического снабжения (заказы, разнарядки, платежные поручения, счета и т.д.);

корреспонденция, адресованная работникам Агентства, с пометкой лично;

документы без подписи.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию Росавиации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы.

6.15. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются Отделом документационного обеспечения или секретариатами структурных подразделений по тем же правилам, что и служебные письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Срочные телеграммы после регистрации незамедлительно передаются в секретариат руководителя Росавиации.

6.16. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке или чистом листе, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.17. Передача и прием документов по каналам факсимильной связи осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 6.27.-6.35. настоящей Инструкции.

6.18. Документы в электронном виде, поступающие в Агентство, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Поступившие документы в электронном виде принимаются и регистрируются в электронном виде в РКФ Отделом документационного обеспечения или секретариатами структурных подразделений по тем же правилам, что и служебные письма, с учетом функционирующих в Агентстве технических и программных средств.

Организация обработки и передачи исходящих документов

6.19. Исходящие документы Агентства отправляются (передаются) почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм (телетайпограмм), телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.

Виды документов, содержание которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются начальником управления, подготовившего документ, с учетом наличия функционирующих в Агентстве технических и программных средств.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

6.20. Обработка Экспедицией документов, отправляемых из Агентства, включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра для простых почтовых отправлений, составление списка на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

6.21. Документы для отправки передаются в Экспедицию, оформленными согласно настоящей Инструкции, зарегистрированными, с указанием почтового адреса с индексом или указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

6.22. Сотрудники Экспедиции проверяют правильность оформления документов к отправке, включая проверку наличия приложений, указанных в основном документе.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6.23. Исходящие документы, принятые Экспедицией в рабочие дни до 16 часов (в пятницу - до 15 часов), отправляются адресатам в день их приема.

6.24. Документы для отправки в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются Экспедицией в рабочие дни до 15 часов.

Документы, переданные в Экспедицию позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.

6.25. В рабочие дни после 18 часов и в выходные дни документы особой срочности, подписанные руководством Агентства, отправляются исполнителем документа. Отправляемым письмам и телеграммам секретарем Руководителя присваивается исходящий номер.

Копия отправленного документа (завизированный экземпляр) с указанием номера телефона, имени, отчества и фамилии должностного лица, получившего оригинал документа, остается в приемной Руководителя для последующей передачи в Канцелярию.

Отправлять документы Агентства без присвоенных соответствующих исходящих номеров не допускается.

6.26. Документы отправляются, как правило, простыми почтовыми отправлениями. В отдельных случаях, когда требуется получить уведомление о получении документа, исполнитель должен указать порядок отправки.

Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое отделение связи производится в соответствии с установленными правилами.

Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи

6.27. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенных вне здания Агентства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Агентства, установлены в радиобюро.

6.28. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

6.29. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

6.30. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

6.31. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

6.32. Подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

6.33. Поступившие в радиобюро факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Поступившие факсограммы передаются:

адресованные Росавиации (без указания должностного лица) и Руководителю - в Канцелярию;

адресованные заместителям Руководителя и управлениям - в соответствующий секретариат.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

6.34. Поступающие через факсимильную связь служебные письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

6.35. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Регистрация документов

6.36. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.37. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.38. Документы регистрируются:

поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Росавиации (без указания должностного лица) и Руководителю, и исходящие документы за подписью Руководителя - в Канцелярии;

входящие документы, адресованные заместителям Руководителя и начальникам управлений, и исходящие документы за подписью руководства структурных подразделений - в соответствующих секретариатах сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства;

внутренние документы, подготовленные для доклада Руководителю, - в Канцелярии как входящие документы (в управлениях эти документы учитываются как исходящие);

приказы (распоряжения) по основной деятельности - в юридической службе;

приказы по личному составу - в Отделе государственной службы и программ развития;

протоколы совещаний у Руководителя - в секретариате Руководителя;

протоколы совещаний у заместителей Руководителя - в секретариатах заместителей Руководителя;

постановления (заседания) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных органов - в Канцелярии;

доверенности, выдаваемые от имени Росавиации - в Канцелярии.

6.39. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).

6.40. На входящих документах, подлежащих регистрации, ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписывается входящий номер и дата.

Штамп с указанием даты поступления проставляется:

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из Канцелярии в управление, из одного управления в другое управление он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в КДС.

6.41. Возможность доступа к базе данных Канцелярии в КДС определяется Руководителем.

6.42. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализовано в местах регистрации документов в КДС.

6.43. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.

6.44. Регистрационный номер входящего документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом структурного подразделения Агентства (приложение N 11).

В Канцелярии регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса Агентства, цифрового индекса Отдела документационного обеспечения и через тире - порядкового номера в пределах календарного года, например: ФА1-1234.

В управлениях регистрационный номер входящего документа состоит из индекса управления и через тире - порядкового номера, например: 3-45.

6.45. Порядок проставления регистрационного номера на приказах (распоряжениях) и актах коллегиальных органов Росавиации (постановлениях, протоколах) прописан соответственно в пунктах 5.25., 5.28., 5.43. и 5.53. настоящей Инструкции.

6.46. Порядок проставления регистрационных номеров исходящих документов прописан в пункте 5.65. настоящей Инструкции.

6.47. Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более организациями, являются регистрационные номера этих организаций, разделенные косой чертой.

Расположение регистрационных номеров должно соответствовать порядку расположения подписей руководителей организаций, подписавших документ.

Прохождение корреспонденции в Канцелярии

6.48. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица) или Руководителю, после сортировки, поиска ссылок на более ранние документы и регистрации передаются помощнику Руководителя для рассмотрения и подготовки проектов резолюций.

Документы, адресованные заместителям Руководителя, начальникам управлений передаются в соответствующие секретариаты.

6.49. Документы после рассмотрения помощником Руководителя и далее Руководителем возвращаются в Канцелярию для отметки в КДС и направлении документов на исполнение.

6.50. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.

6.51. Документы с резолюцией Руководителя (помощника Руководителя, уполномоченного советника Руководителя), направляются головному исполнителю и в копии соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.

6.52. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного управления (или из секретариата заместителя Руководителя) в другое управление только через Канцелярию с соответствующими отметками в КДС.

6.53. Документы отправляются из Агентства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в КДС.

6.54. Экземпляры документов с визами остаются в Канцелярии для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна копия подписного экземпляра документа выдается управлению-исполнителю, вторая копия, если исполненный документ находился на контроле, передается контролеру-инспектору Отдела документационного обеспечения (далее - Инспектор), третья заверенная копия этого документа передается в Инспекцию Минтранса России.

6.55. Документы со штампом "Подлежит возврату в Канцелярию" после исполнения (ознакомления) возвращаются в Канцелярию. Подлинники документов со штампом Минтранса России "Подлежит возврату в Канцелярию" после исполнения возвращаются в Канцелярию с копиями документов-ответов. Возвращаемый в Канцелярию документ должен содержать отметку об исполнении.

Прохождение документов в управлениях

6.56. Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в управление, получается в Экспедиции сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.

6.57. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает заместителю Руководителя - начальнику управления (начальнику управления).

На всех документах, адресованных управлению и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого управления.

При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в КДС.

6.58. Документы, прошедшие регистрацию в Канцелярии, и направленные на исполнение в управление, поступают в это управление с регистрационным штампом Канцелярии. В управлении эти документы не регистрируются.

6.59. Учет движения документов, поступивших непосредственно в управление, и документов, поступивших из Канцелярии, ведется раздельно.

6.60. После рассмотрения документов начальником управления сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в управлении, вносит его резолюцию в КДС, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел (конкретному сотруднику) и передает документ исполнителю.

6.61. Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри управления осуществляется через сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с отметкой в КДС.

6.62. Подписанные руководством управления документы передаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, для регистрации и подготовки на отправку. Документ регистрируется согласно пункту 5.65. настоящей Инструкции, заверяются его копии и производятся соответствующие отметки в КДС.

6.63. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан вести количественный учет корреспонденции ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Канцелярию сведения о поступивших в адрес управления и отправленных за подписью руководства управления документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном управлении.

6.64. При направлении внешней исходящей корреспонденции за подписью заместителей Руководителя - начальников управлений от имени Росавиации регистрация такой корреспонденции осуществляется соответствующими секретариатами. При этом в последний рабочий день каждого календарного месяца заместители Руководителя - начальники управлений представляют в приемную Руководителя распечатки карточек исходящих документов с копиями отправленных за прошедший месяц документов.

Учет количества документов

6.65. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц) проводится по месту регистрации документов.

В Канцелярии осуществляется сводный учет объема документооборота Агентства.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных Агентством за соответствующий отрезок времени.

6.66. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета размноженных экземпляров.

6.67. Показатели учета количества документов (документооборота) используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Результаты учета количества документов обобщаются Канцелярией и представляются руководству Агентства с предложениями о принятии мер по совершенствованию работы с документами.

Принципы организации поисковой системы по документам

6.68. Поисковые системы по документам создаются в рамках КДС Агентства. При этом в поисковую систему поступает информация о документах, полученная при их регистрации.

6.69. В компьютерных поисковых массивах поиск информации о конкретном документе или группе документов осуществляется по регистрационным реквизитам (наименованию корреспондента, виду документа, номеру и дате документа и т.п.), а также по контексту (по слову или фразе, имеющимся в кратком содержании искомого документа).

6.70. Поисковые системы по документам должны обеспечивать поиск информации о поступивших, отправленных или созданных документах Агентства и его управлениях, не содержащих сведений, отнесенных к государственной тайне.

VII. Исполнение документов

Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение

7.1. В Канцелярии и секретариатах управлений производится предварительное рассмотрение поступивших документов и направление должностному лицу Агентства для дальнейшего рассмотрения и исполнения.

Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления. В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.

7.2. Документы, поступающие в адрес Агентства (без указания должностного лица) и Руководителя, передаются помощнику Руководителя.

При поступлении поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, а также поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях (далее - поручения), эти поручения незамедлительно направляются на исполнение в соответствующие структурные подразделения, а копии поручений - Руководителю.

При необходимости Руководитель или заместитель Руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) дает дополнительные указания относительно исполнения поручений.

Документы, не требующие рассмотрения Руководителем, направляются помощником Руководителя для рассмотрения заместителям Руководителя в соответствии с распределением обязанностей или начальникам управлений согласно их компетенции.

7.3. Поручения доводятся до руководителей структурных подразделений, как правило, в день их поступления в Агентство, а срочные и оперативные - незамедлительно.

7.4. Поступившие в соответствующие структурные подразделения поручения и иные документы рассматриваются руководителями структурных подразделений в следующем порядке:

поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

поручения, содержащие указание "срочно", и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения.

7.5. Документы доводятся до исполнителя в управлении немедленно после их рассмотрения руководством управления.

7.6. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из КДС.

Организация исполнения документов

7.7. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентством или управления, подготовку к пересылке адресату.

7.8. Начальник управления, указанный в резолюции документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям направляется копия документа.

Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

7.9. Срок исполнения документов определяется в резолюции руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункты 8.10.-8.14. настоящей Инструкции), или с учетом срока установленного организацией, направившей документ.

7.10. Подготовленный на подпись Руководителю проект документа начальник управления или лицо, его замещающее, обязан проверить содержание документа, правильность его оформления и завизировать.

Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

7.11. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

7.12. Исполненные документы ответственным исполнителем незамедлительно представляются для снятия с контроля Инспектору.

Правительственные документы с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в Канцелярию для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (для направления подлинника документа в Контрольно-организационный отдел Минтранса России).

Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося ответственным исполнителем.

7.13. После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело (пункт 3.103. настоящей Инструкции).

Об исполнении документа делается также отметка в КДС.

VIII. Контроль исполнения документов

Регламентирующие нормативные правовые акты

Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01 июня 2004 г. N 260, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. N 536*(9) и Регламентом Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденным приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 04 апреля 2006 г. N 18.

Ответственные лица, осуществляющие контроль за исполнительской дисциплиной

8.1. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве возлагается на одного из заместителей Руководителя согласно приказу.

8.2. Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Министра и заместителей Министра по неправительственной корреспонденции, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Министром, и постановлений коллегии Министерства, а также контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан обеспечивается контролером - инспектором Отдела документационного обеспечения.

8.3. Контроль за исполнением поручений руководства Агентства, адресованных в управления осуществляется непосредственно начальниками этих управлений.

В управлениях назначаются должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину.

Контроль за исполнением поручений руководства управлений обеспечивается соответствующими секретариатами управлений.

Порядок постановки документов на контроль

8.4. Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Министра и постановлениях коллегии, по рассмотрению обращений граждан включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

8.5. Постановка документов на контроль Инспектором включает в себя отметку о контроле в соответствии с п. 3.57. настоящей Инструкции и внесение информации в КДС: краткое содержание поручения Агентству (обращения в Агентство), ответственный исполнитель (согласно резолюции Руководителя или помощника Руководителя) и контрольный срок исполнения документа.

8.6. Постановка протокола (постановления) на контроль представляет собой установление по каждому пункту документа ответственного исполнителя и внесение контрольного срока исполнения в КДС (контрольную таблицу).

8.7. Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в Канцелярии документы, адресованные руководству Агентства и поступившие в Агентство (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям Президента Российской Федерации, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по резолюциям руководства Министерства.

8.8. Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:

Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и России;

межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, Генеральная прокуратура Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации), Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, предприятия и организации транспортного комплекса, дорожного хозяйства, геодезии и картографии, НИИ и учебные заведения, общественные организации, средства массовой информации, организации стран СНГ и иностранные государства и др.;

обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (Интернет-обращения)). Порядок работы с обращениями граждан осуществляется нормативным документом Агентства, определяющий правила организации работы по рассмотрению обращений граждан.

8.9. Инспектор осуществляет контроль за своевременным исполнением:

правительственных документов;

неправительственных документов, поступивших на имя Руководителя или в адрес Агентства (без указания должностного лица);

обращений граждан, поступивших на имя Руководителя или в адрес Агентства (без указания должностного лица);

поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний у Министра или исполняющего обязанности Министра и постановлениях коллегии Министерства транспорта Российской Федерации.

По указанию руководства Агентства могут быть поставлены на контроль и другие документы.

Оперативный контроль поручений Руководителей и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием Руководителя или его заместителей, возлагается на управление, подготовившее поручение (совещание).

Управления, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении поручений (ходе исполнения) в Управление делами, государственной службы и кадровой политики.

Сроки исполнения документов и поручений

8.10. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;

по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.

8.11. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее, чем в 30-дневный с даты поступления;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно.

8.12. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8.13. Инспектор указывает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в резолюции руководства Агентства.

8.14. По поручениям без указания конкретной даты исполнения контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.

Ответственность за исполнение документов и поручений

8.15. Росавиация является головным исполнителем поручения Министра или уполномоченных им заместителей Министра, если руководитель Росавиации (Агентство) указан в поручении первым или обозначен словом "созыв" ("ответственный", "обобщение").

8.16. Если поручение Министра или заместителя Министра дано нескольким должностным лицам Министерства, федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то должностное лицо, указанное в поручении первым после курирующего исполнение поручения заместителя Министра, является ответственным исполнителем поручения (если не оговорено иное в соответствии с пунктом 3.49. настоящей Инструкции) и организует работу соисполнителей.

8.17. Руководитель Росавиации (помощник Руководителя) и заместители Руководителя (начальники управлений), в соответствии с распределением обязанностей между ними, дают структурным подразделениям Агентства поручения по вопросам, относящимся к полномочиям этих подразделений, и контролируют их исполнение.

8.18. Должностное лицо Агентства, указанное в поручении первым или обозначенное словом "ответственный" ("обобщение"), является ответственным (головным) исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет ответственность за его исполнение.

В случае, когда в ходе исполнения поручений резолюцией Руководителя (помощника Руководителя) и (или) заместителей Руководителя (начальников управлений), меняется ответственный исполнитель, первичный исполнитель незамедлительно информирует об этом соисполнителей.

8.19. Контрольный срок исполнения документа является обязательным для ответственного исполнителя, который самостоятельно определяет порядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласования материалов, представляемых в связи с исполнением этого поручения, за исключением случаев, когда иной порядок определен руководителем в соответствующем поручении.

Для организации исполнения поручения головной исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями предложений, необходимых для исполнения поручения.

8.20. Головной исполнитель несет персональную ответственность:

за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;

за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;

за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.

В случае если ответственным исполнителем не обеспечено исполнение поручения в установленный срок, он представляет объяснения руководителю о причинах неисполнения.

8.21. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их ответственному исполнителю в установленный головным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение 1-й половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.

В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

8.22. Ответственные исполнители и соисполнители обязаны по требованию руководства Управления делами, государственной службы и кадровой политики и Инспектора давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.

Изменение головного исполнителя, сроков исполнения

8.23. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей поручений, поступивших в Агентство, по документам, направленным на исполнение поручением Министра (заместителя Министра) осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя, давшего поручение, на докладной записке за подписью Руководителя, обосновывающей причины необходимости изменения исполнителя. Докладная записка на имя Министра (заместителя Министра) представляется в течение 3-х дней с даты оформления поручения.

Изменение головного исполнителя по поручению заместителя Министра осуществляется только по решению заместителя Министра давшего поручение.

8.24. Изменение головного исполнителя по документам, направленным на исполнение структурным подразделениям, осуществляется на основании письменной резолюции руководителя, давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.

Докладная записка с обоснованием причины необходимости изменения головного (ответственного) исполнителя представляется Руководителю головным (ответственным) исполнителем в срок не более 3-х дней с даты регистрации документа в Канцелярии, а оперативных - незамедлительно. Представление указанных предложений в более поздние сроки не допускается.

После принятия решения руководителем первичный головной исполнитель незамедлительно информирует об этом соисполнителей и представляет оригинал новой резолюции Инспектору для внесения соответствующей корректировки в КДС.

8.25. При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до окончания контрольного срока обязан подготовить докладную записку за подписью Руководителя на имя Министра (заместителя Министра), давшего поручение.

В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения.

8.26. Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководитель Росавиации (ответственный за исполнение поручения), по согласованию с заместителем Министра, в соответствии с распределением обязанностей, представляет докладную записку на имя Министра с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Министерства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Предложение о продлении срока представляется не позднее чем за 5 дней до истечения срока представления Министерством таких предложений органу государственной власти, давшему поручение (не позднее чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения).

Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в 1-й половине срока, отведенного на исполнение поручения.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

8.27. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя. На эти документы представляется докладная записка на имя Министра о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.

Объяснения, представленные Министру, визируются заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

Снятие документов и поручений с контроля

8.28. Снятие с контроля документов осуществляется Инспектором после представления ответственным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам, а также копии докладной на имя руководителя, давшего поручение, для снятия с контроля в Инспекции Министерства.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения по существу и документированного подтверждения исполнения.

Если по представленным ответственным исполнителем проектам ответов руководство Министерства дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме КДС: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя (Ф.И.О., номер телефона) или управления, в котором исполнен документ. На оригинале документа в штампе "Снято с контроля" ставится отметка о снятии с контроля исполнения.

8.29. Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых Министром (постановлениях коллегии), является аргументированная информация головного исполнителя с представлением Инспекцию материалов, подтверждающих факт исполнения.

8.30. Решение о возможности снятия с контроля не выполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого Министром (постановлении коллегии), принимается Министром. Головной исполнитель готовит соответствующую докладную записку на имя Министра. О принятом решении Министра головной исполнитель информирует Инспекцию.

По правительственным и неправительственным документам решение принимается Министром или заместителем Министра, давшим поручение.

Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты

8.31. Инспектор еженедельно направляет управлениям напоминания о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах.

8.32. Инспектор ежемесячно направляет управлениям информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в протоколах совещаний, проводимых Министром (постановлениях коллегии).

8.33. Должностные лица управлений, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в Управление делами, государственной службы и кадровой политики информацию о ходе исполнения документов.

8.34. Отдел документационного обеспечения формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в управлениях, для информирования руководства Агентства с периодичностью:

оперативные отчеты - еженедельно;

аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).

IX. Организация работы с документами в делопроизводстве

Составление номенклатуры дел

9.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве центрального аппарата Росавиации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для распределения исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения. Кроме того, номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется как основной учетный документ при сдаче в архив дел временного (до 10 лет включительно) хранения, является основой для составления актов на уничтожение дел.

9.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их хранения в каждом управлении и Отделе документационного обеспечения составляется номенклатура дел и в Агентстве - сводная номенклатура дел центрального аппарата Росавиации.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в последнем квартале, так чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Номенклатура дел управления составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, по установленной форме (приложение N 12), согласовывается с начальником Отдела документационного обеспечения и лицом, ответственным за архив Росавиации, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делами, государственного обеспечения и кадровой политики.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление делами, государственного обеспечения и кадровой политики.

9.3. Сводная номенклатура дел составляется Канцелярией на основе номенклатур дел подразделений (приложение N 13).

9.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата Росавиации визируется лицом, ответственным за архив Росавиации, подписывается начальником Управления делами, государственной службы и кадровой политики, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Агентства, с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Руководителем или лицом, его замещающим. Сводная номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.

9.5. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.

9.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства, начиная с номенклатуры дел Отдела документационного обеспечения.

9.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве цифрового обозначения управления, отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления (отдела). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 3-2.15, где 3 - обозначение управления, 2 - обозначение отдела данного управления, 15 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название министерства, службы, агентства или управления;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам имущественных и правовых отношений.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ОАО "Аэрофлот-российские авиалинии" о приобретении авиабилетов.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций краев и областей по вопросам развития аэропортов

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного# в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06 октября 2000 г.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.11. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

9.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Формирование и оформление дел

9.13. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.14. Формирование дел в Агентстве осуществляют управления. Контроль за формированием дел в Агентстве осуществляет Управление делами, государственной службы и кадровой политики.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, для формирования их в дела.

9.15. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

не помещать в дела документы, подлежащие возврату в Канцелярию, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.16. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий Министерства группируются в два дела: постановления (протоколы) и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Агентства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.17. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками управлений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Агентства.

9.18. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.19. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства, наименование управления, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

полное наименование Агентства указывается в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование управления - указывается в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Агентства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК федерального архива;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, наименования должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти, с проставлением сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.20. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.21. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Организация оперативного хранения документов

9.22. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.

Начальники управлений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

9.23. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в управления, хранятся в этих управлениях.

В управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Агентства.

9.24. Приказы по личному составу хранятся в Управлении делами, государственной службы и кадровой политики.

9.25. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.

9.26. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.

9.27. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Управления делами, государственной службы и кадровой политики. Выдача дел сотрудникам управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам управлений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя по актам.

9.28. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

10.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Агентства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как часть Архивного фонда Российской Федерации.

10.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Агентство образует архив.

10.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Агентства включает работу Управления делами, государственной службы и кадровой политики и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов

10.4. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

10.5. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Агентства.

10.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), назначаемая Руководителем, и при необходимости экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) управлений, назначаемые начальниками управлений.

10.7. Функции и права ЦЭК и организация ее работы определяются положением, которое утверждается Руководителем, функции, права и организация работы ЭК - начальниками управлений.

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

10.8. ЦЭК и сотрудники архива осуществляют координацию работы ЭК управлений и контроль за их деятельностью.

10.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.

10.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

10.12. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.13. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.14. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.15. В Агентстве в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Агентства. По этим описям документы сдаются в архив Агентства.

Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

10.16. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 17) и представляются в архив Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

10.17. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

10.18. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.19. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.20. Опись дел управления подписывается составителем с указанием наименования его должности, согласовывается с сотрудником архива и утверждается начальником управления.

10.21. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении. При наличии в управлении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

10.22. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 18) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются Руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

10.23. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких управлений, то название каждого управления указывается перед группой заголовков дел этого управления.

Подготовка и передача документов в архив Агентства

10.24. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.25. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

10.26. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.27. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками управлений и утвержденному начальником Управления делами, государственной службы и кадровой политики.

10.28. В период подготовки дел управлений к передаче в архив Агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники управления обязаны устранить.

10.29. Прием каждого дела производится заведующим архивом Агентства в присутствии сотрудника управления. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом Агентства и сотрудника, передавшего дела.

10.30. В случае ликвидации или реорганизации управления Агентства, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного управления, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XI. Порядок выполнения копировально-множительных работ

11.1. Выполнение копировально-множительных работ в Агентстве производится на копировально-множительном участке ООО "ИнфАвиа" и на копировальных аппаратах, установленных в управлениях.

11.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

Заказ может быть подписан:

руководством управления;

советником Руководителя;

начальником Отдела документационного обеспечения.

Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров несет должностное лицо Агентства, подписавшее заказ.

11.3. На копировальных аппаратах, установленных в управлениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.

Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник управления.

11.4. Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Агентства с пометкой "Снятие копий запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.

XII. Изготовление, учет и хранение бланков Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации

12.1. Бланки документов и печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки и гербовая печать) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

12.2. Управление делами, государственной службы и кадровой политики организует изготовление номерных бланков Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации. Изготовление номерных бланков Агентства заказывается через Управление финансов, бухгалтерского учета и отчетности.

12.3. Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печатей и штампов для центрального аппарата Агентства производится с разрешения Руководителя и заказывается через Управление финансов, бухгалтерского учета и отчетности.

12.4. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Простые круглые печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

12.5. Гербовые номерные бланки Агентства подлежат централизованному учету в Канцелярии в специальном журнале по видам бланков и выдаются в управления под расписку.

12.6. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Канцелярии в учетно-регистрационном журнале с регистрацией оттисков и выдаются под расписку сотрудникам управлений, отвечающим за их использование и сохранность. Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел Отдела документационного обеспечения.

12.7. Гербовые бланки, печати и штампы должны храниться в сейфах или надежно запираемых шкафах.

12.8. Лица, ответственные за использование и сохранность гербовых бланков, печатей и штампов в управлениях, назначаются начальниками управлений. Гербовые бланки учитываются в отдельных журналах и выдаются исполнителям под расписку. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

12.9. Начальники управлений ежеквартально представляют в Управление делами, государственной службы и кадровой политики отчет о количестве использованных гербовых бланков по установленной форме (приложение N 19).

12.10. Проверка наличия, использования и хранения бланков, печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом Руководителя. О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании бланков, печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Агентства.

12.11. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится по актам с отметкой в журналах. Акт подписывает начальник управления и сотрудник, ответственный за использование и сохранность гербовых бланков.

12.12. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Отдел документационного обеспечения и подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных печатей и штампов.

12.13. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Управления делами, государственной службы и кадровой политики.

12.14. Ответственность за хранение и правильное использование бланков, печатей и штампов наряду с начальниками управлений несут сотрудники, в ведении которых находятся печати, штампы, бланки.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на начальников управлений.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в Отдел документационного обеспечения.

______________________________

*(1) Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г, регистрационный N 7418.

*(2) Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала.

*(3) По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2004 N 07/3275-ЮД).

*(4) Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

*(5) Зарегистрирован Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449.

*(6) Первые 4 реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.

*(7) Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке.

*(8) Инициалы и фамилия председательствующего на совещании не указывают в протоколах совещаний в тех случаях, когда в реквизите "Вид совещания" указано, кто проводит совещание.

*(9) Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г, регистрационный N 7418.

Приложение N 1
к главе III Инструкции

"Образец бланка Федерального агентства воздушного транспорта"

"Образец бланка руководителя Федерального агентства воздушного транспорта"

"Образец бланка заместителя руководителя Федерального агентства воздушного транспорта"

"Образец бланка приказа Федерального агентства воздушного транспорта"

"Образец бланка распоряжения Федерального агентства воздушного транспорта"

"Образец бланка постановления заседания коллегии Федерального агентства воздушного транспорта"

"Образец бланка для зарубежной переписки Федерального агентства воздушного транспорта"

Приложение N 2
к главе IV Инструкции

Образец оформления законопроекта

Приложение N 3
к главе IV Инструкции

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение N 4
к главе IV Инструкции

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение N 5
к главе V Инструкции

Образец оформления проекта приказа

Приложение N 6
к главе V Инструкции

Образец оформления проекта постановления коллегии

Герб

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                           (МИНТРАНС РОССИИ)

              ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

                              (РОСАВИАЦИЯ)

                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                           заседания коллегии

__________________               Москва             N ___________________

                          ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

                        Руководитель Росавиации

                              И.О. ФАМИЛИЯ

      Присутствовали:

Члены коллегии Федерального агентства воздушного транспорта:

               И.О. Фамилия                           И.О. Фамилия

В работе заседания коллегии приняли участие ...

-------------------------------------------------------------------------

   I. Социально-экономические показатели работы Росавиации за 2008 год

_________________________________________________________________________

 (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

      Текст констатирующей части

      Коллегия Федерального агентства воздушного транспорта постановляет:

      1.1.

               II. О завершении разработки Концепции

_________________________________________________________________________

        (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

      Коллегия Федерального агентства воздушного транспорта постановляет:

      2.1.

Председатель коллегии,

Руководитель Росавиации                                      И.О. Фамилия

              Виза (на оборотной стороне последнего листа)

Приложение N 7
к главе V Инструкции

Образец оформления протокола оперативного совещания

Образец оформления протокола совещания

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                           (МИНТРАНС РОССИИ)

              ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

                              (РОСАВИАЦИЯ)

                                ПРОТОКОЛ

                               совещания

_________________________________________________________________________

                                 Москва

___________________                                N ____________________

                          ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ

                        Руководитель Росавиации

                             Е.В. БАЧУРИН

Присутствовали:

от Росавиации:

Наименования должностей                -         Инициалы и фамилии

от Минтранса России:

от Росимущества:

от ФГУП "АГА":

_________________________________________________________________________

                 О ходе работ по развитию аэропорта... -

          строительству взлетно-посадочной полосы в 2008 году

_________________________________________________________________________

        (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)

      1. Принять  к сведению информацию ФГУП "АГА" (Фамилия, инициалы.) о

состоянии дел на объекте строительства.

Руководитель Росавиации            личная подпись            Е.В. Бачурин

Волобуев Василий Иванович

155 57 74

              Визы (на оборотной стороне последнего листа)

Пример оформления протокола заседания комиссии

              МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                           (МИНТРАНС РОССИИ)

              ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

                              (РОСАВИАЦИЯ)

                                ПРОТОКОЛ

      заседания комиссии по проведению аттестации и квалификационных

        экзаменов федеральных государственных гражданских служащих

_________________________________________________________________________

                                 Москва

___________________                                N ____________________

      Председатель комиссии:

      Наименование должности -                       Инициалы и фамилия

      Секретарь комиссии:

      Наименование должности -                       Инициалы и фамилия

      Присутствовали:

      Заместитель председателя комиссии:

      Наименование должности -                       Инициалы и фамилия

      Члены комиссии:

      Наименования должностей -                      Инициалы и фамилии

      Независимые эксперты:

      Наименования должностей -                      Инициалы и фамилии

_________________________________________________________________________

      О проведении квалификационного экзамена для решения вопроса

    о присвоении государственным гражданским служащим классных чинов

_________________________________________________________________________

                            Фамилии и инициалы

Гарькин Михаил Александрович - наименование должности, классный чин - наименование классного чина (не имеет).

Слушали:

Секретаря комиссии Мельника Ю.А. представившего экзаменуемого Гарькина М.А. и положительный отзыв Руководителя Приволжского окружного управления воздушного транспорта Федерального агентства воздушного транспорта об исполнении им должностных обязанностей с мотивированной оценкой профессиональных и личностных качеств.

Гарькин М.А. ответил на тесты и на все вопросы членов Комиссии.

Постановили:

1. Федеральные государственные гражданские служащие заместитель руководителя Приволжского окружного управления воздушного транспорта Гарькин М.А., ... сдали квалификационный экзамен.

2. Рекомендовать руководителю Федерального агентства воздушного транспорта выйти с представлением в Правительство Российской Федерации о присвоении классного чина федеральным государственным гражданским служащим Федерального агентства воздушного транспорта, замещающим должности гражданской службы категории "руководители", относящиеся к главной группе должностей:

        государственный советник Российской Федерации 3 класса:

      Гарькину Михаилу  - заместителю руководителя Приволжского окружного

      Александровичу      управления  воздушного  транспорта Федерального

                          агентства воздушного транспорта

      Председатель комиссии          личная подпись          И.О. Фамилия

      Члены комиссии:

                                     личная подпись          И.О. Фамилия

                                     личная подпись          И.О. Фамилия

      Независимые эксперты:

                                     личная подпись          И.О. Фамилия

                                     личная подпись          И.О. Фамилия

      Секретарь комиссии             личная подпись          И.О. Фамилия

Приложение N 8
к главе V Инструкции

Пример шаблона поручения

                              РУКОВОДИТЕЛЬ

              ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

_________________________________________________________________________

                               ПОРУЧЕНИЕ

___________________                                N ____________________

                                                   Наименование должности

                                                   Инициалы и фамилия

                                                   адресата

                           [Текст документа]

                                                             И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество

000 00 00

              Визы (на оборотной стороне последнего листа)

Приложение N 9
к главе V Инструкции

Образец оформления правительственной телеграммы

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
ТЕЛЕГРАММА

Слов Плата руб. коп.	Герб ТЕЛЕГРАММА ИЗ МОСКВЫ N ___ ___сл.___го___ч.___м.	ПЕРЕДАЧА __________ ___го___ч___м. N связи_______ Передал_______ Служ. отметки
Итого______ Принял_____

КУДА подробно адрес	ГОРОД МОСКВА, А-55, УЛИЦА ОБРАЗЦОВА, 15
КОМУ	РЕКТОРУ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ" (МИИТ) ЛЕВИНУ БОРИСУ АЛЕКСЕЕВИЧУ

УВАЖАЕМЫЙ БОРИС АЛЕКСЕЕВИЧ!

СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ.
ОТ ВСЕЙ ДУШИ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, СЧАСТЬЯ, БЛАГОПОЛУЧИЯ И ДАЛЬНЕЙШИХ ТВОРЧЕСКИХ УСПЕХОВ В ПОДГОТОВКЕ ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ ДЛЯ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА. ВСЕГО САМОГО ДОБРОГО ВАМ И ВСЕМ ВАШИМ РОДНЫМ И БЛИЗКИМ.

РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОГО

АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА                              Е.В. БАЧУРИН

_________________________________________________________________________

125993, г. Москва,                    Руководитель Федерального агентства

Ленинградский проспект,                    воздушного транспорта

дом 37                                         Е.В. Бачурин

N ______________________

от "___"_________2007 г.

Фамилия Имя Отчество

000 00 00

Приложение N 10
к п. 5.95. Инструкции

Пример шаблона служебной записки

      Структурное подразделение,

                отдел

         СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА                         Наименование должности

                                                   Инициалы и фамилия

                                                   адресата

____________N ____________

О...______________________

__________________________

__________________________

     (указать тему)

                           [Текст документа]

         (содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса

               с выводами и предложениями составителя)

Наименование должности                 подпись               И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество            [Визы внутреннего согласования]

000 00 00

Приложение N 11
к п. 6.44. Инструкции

Индексы структурных подразделений Федерального агентства воздушного транспорта

Адресаты, корреспонденты	Индекс
Росавиация	ФА
Руководитель (заместитель Руководителя)	Первые буквы имени и фамилии
Отдел документационного обеспечения (ОДО) - Канцелярия	1
Структурные подразделения:
Управление воздушных перевозок (УВП)	2
Управление делами, государственной службы и кадровой политики (УДГСиКП)	3
Управление финансов, бухгалтерского учета и отчетности (УФБУиО)	4
Управление государственного имущества, конкурсов и правового обеспечения (УГИКиПО)	5
Управление аэропортовой деятельности (УАД)	6

Приложение N 12
к п. 9.2. Инструкции

Форма номенклатуры дел управления

      Федеральное агентство

      воздушного транспорта

         Управление ...

        НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

        ________N ______

             Москва

           На 200 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник Управления ...                Подпись              И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

документационного обеспечения           Подпись              И.О. Фамилия

Дата

Архивариус                              Подпись              И.О. Фамилия

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в Управлении ...

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник отдела

документационного обеспечения               Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в

Управление делами, государственной службы

и кадровой политики

Наименование должности сотрудника,

ответственного за ведение

делопроизводства                            Подпись          И.О. Фамилия

Дата

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 13
к п. 9.3. Инструкции

Форма сводной номенклатуры дел

                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                             Руководитель федерального

                                          агентства воздушного транспорта

                                             ________________И.О. Фамилия

                                             (личная подпись)

                                             "___" декабря 200 г.

                            НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

              Федерального агентства воздушного транспорта

                              (Росавиации)

                         __________N __________

                                 Москва

                               На 200 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник Управления делами,

государственной службы и кадровой политики      Подпись      И.О. Фамилия

Дата

Архивариус                                      Подпись      И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК                                Протокол ЭПК ГАРФ

от_____________N ____________               от_____________N ____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник Управления делами,

государственной службы и кадровой политики      Подпись      И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Начальник отдела

документационного обеспечения                   Подпись      И.О. Фамилия

Дата

                                                      Формат А4 (210x297)

Приложение N 14
к п. 9.18. Инструкции

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

                                код федерального архива__________________

                                код федерального органа

                                исполнительной власти____________________

__________________________________     /--------------------------------\

__________________________________     |Ф.N ___________________________ |

__________________________________     |Оп. N _________________________ |

__________________________________     |Д.N ___________________________ |

(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)     \--------------------------------/

              ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

_________________________________________________________________________

                             Управление ...

_________________________________________________________________________

                      ДЕЛО N ________ТОМ N________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

_________________________________________________________________________

                                 (ДАТА)

                                                       На____________лист

                                                   Хранить_______________

Ф.N ___________________________ Оп. N _________________________ Д.N ___________________________

                                                 Формат С4 (230х320 мм)

Приложение N 15
к п. 9.18. Инструкции

Форма листа-заверителя дела

                      Лист - заверитель дела N __________

В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов),

                                    (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы_______________ пропущенные номера_____________

+ листов внутренней описи________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	NN листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель дела              Подпись       И.О. Фамилия

Дата

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 16
к п. 9.18. Инструкции

Форма внутренней описи документов дела

                          ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                     документов дела N ____________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                           Подпись            И.О. Фамилия

Дата

                                                   Формат А4 (210x297 мм)

Приложение N 17
к п. 10.16. Инструкции

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

              ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

_________________________________________________________________________

                             Управление ...

_________________________________________________________________________

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                 Начальник Управления ...

                                             _______________ И.О. Фамилия

                                             (личная подпись)

                                             "__" _________________200 г.

ОПИСЬ N

N пп	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

______________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

      В данную опись внесено ______________________ дел с N _____________

                             (цифрами и прописью)

по N ________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности лица,

составившего опись                            Подпись        И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления делами,

государственной службы и кадровой политики    Подпись        И.О. Фамилия

Дата

Передал _____________________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника,

ответственного за ведение

делопроизводства                            Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Принял __________________ дел

Наименование должности

сотрудника архива                           Подпись          И.О. Фамилия

Дата

                                                      Формат А4 (210x297)

Приложение N 18
к п. 10.22. Инструкции

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

      Федеральное агентство                         УТВЕРЖДАЮ

      воздушного транспорта                  Руководитель федерального

                                          агентства воздушного транспорта

              АКТ N ___                     _________________И.О. Фамилия

                                            (личная подпись)

   о выделении к уничтожению

   документов, не подлежащих                "___" ________________200 г

           хранению

На основании ____________________________________________________________

                      (название и выходные данные перечня документов

                              с указанием сроков хранения)

отобраны  к  уничтожению  как не имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                      (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела (тома, части) по номенкла-туре или N дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________ дел за ___________________________ годы

        (цифрами и прописью)

      Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                              (наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________________________ N _________________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                   Подпись                И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК

от _______________N ___________

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                  (цифрами и прописью)

весом ____________________ кг сданы в ___________________________________

                                          (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________N ______________

Наименование должности сотрудника,

сдавшего документы                          Подпись          И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности сотрудника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                         Подпись          И.О. Фамилия

Дата

                                                      Формат А4 (210x297)

Приложение N 19
к п. 12.9. Инструкции

Образец оформления отчета об использовании бланков с государственной символикой

Отчет об использовании бланков
Федерального агентства воздушного транспорта
с изображением Государственного герба Российской Федерации
Управления ... за (указать период)

N п/п	Бланк	Использовано
		всего (указать номера)	испорчено (указать номера)
1	с указанием наименования агентства
2	с указанием наименования должности руководителя
3	с указанием наименования должности заместителя руководителя
4	приказа
5	распоряжения
6	постановления заседания коллегии
7	с указанием наименования агентства для зарубежной переписки

Начальник Управления ...                    Подпись          И.О. Фамилия

Наименование должности сотрудника,

ответственного за ведение

делопроизводства                            Подпись          И.О. Фамилия