Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" в секторе архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в г. Москве

Приложение
к постановлению администрации
городского округа Троицк в г. Москве
от 21 мая 2013 г. N 514

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" в секторе архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве

I. Общие положения

1. Административный регламент сектора архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению муниципальной функции на территории городского округа Троицк в городе Москве.

2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Закон города Москвы от 06.11.2002 N 56 "Об организации местного самоуправления в городе Москве";

- Законом города Москвы от 28.11.2001 г. N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах";

- постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Положение о секторе архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве, утвержденное Распоряжением главы городского округа Троицк от 26.02.2013 N 19.

3. Муниципальную функцию "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" исполняет сектор архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве (далее - сектор).

4. Результатом исполнения муниципальной функции являются:

- реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно-правовых, организационных и методических принципов организации комплектования, учета хранения и использования архивных документов и архивных фондов в секторе;

- комплектование (формирование) сектора документами организаций-источников комплектования, ликвидированных организаций;

- ведение полного комплекта учетных документов сектора;

- обеспечение эффективного хранения, формирования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в интересах личности, общества и государства;

- создание учетных баз данных автоматизированного научно-справочного аппарата, в том числе ведение автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение автоматизированного научно-справочного аппарата;

- предоставление информационных услуг и использование документов;

- создание научно-справочного аппарата к архивным фондам.

5. При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

- Главным архивным управлением города Москвы;

- организациями-источниками комплектования сектора (далее источники комплектования).

6. Получателями муниципальной функции являются организации-источники комплектования сектора, иные организации, находящиеся на территории городского округа Троицк в городе Москве.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

7. Сектор осуществляет исполнение муниципальной функции на безвозмездной основе.

8. Информирование о порядке и процедуре исполнения муниципальной функции осуществляется сектором. Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной функции, является открытой и общедоступной.

9. Режим работы сектора регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации городского округа Троицк в городе Москве:

Понедельник с 9.00 до 18.15

Вторник с 9.00 до 18.15

Среда с 9.00 до 18.15

Четверг с 9.00 до 18.15

Пятница с 9.00 до 17.00

Суббота выходной

Воскресенье выходной

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00

Приемные дни для заявителей:

Вторник с 9.00 до 18.00

Четверг с 9.00 до 18.00

Местонахождение сектора и почтовый адрес для направления запросов и обращений:

Октябрьский проспект, д. 20,

город Троицк, город Москва, 142191

Телефоны для справок: (8-495)-8-51-03-05

Электронный адрес (e-mail) - archive60@mail.ru

10. Для получения информации о процедуре исполнения муниципальной функции (далее - информация о процедуре) заинтересованные лица вправе обратиться:

- посредством личного общения;

- по телефону;

- в письменном виде;

- по электронной почте.

Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:

- достоверность предоставляемой информации о процедуре;

- четкость в изложении предоставляемой информации о процедуре;

- полнота информирования о процедуре;

- оперативность предоставления информации о процедуре.

11. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим вопросам. Ответ на телефонный звонок должен сопровождаться информацией о наименовании структурного подразделения, в которое позвонил обратившийся, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

12. Письменное информирование или консультация осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении. Ответ на обращение предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, фамилию и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом и направляется в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

13. Сектор ежегодно в срок до 1 декабря составляет план работы на следующий год, до 1 января последующего за отчетным годом составляет отчет о работе, паспорт сектора, сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

14. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования сектора осуществляется согласно графику передачи дел постоянного хранения.

15. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в течение одного дня.

16. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически.

17. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены и повреждены архивные документы, а также при смене начальника сектора проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов сектора.

18. Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел, документов, каталог) осуществляется систематически.

19. Исполнение муниципальной функции осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком работы сектора.

20. Помещения для исполнения муниципальной функции оснащены стульями, столами, телефонной связью, компьютерами с возможностью печати и выхода в Интернет и соответствуют Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

21. Каждое рабочее место сотрудников оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а так же бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для исполнения муниципальной функции.

22. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.

III. Административные процедуры

23. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- формирование плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов сектора;

- определение организаций-источников комплектования сектора, составление и утверждение списка организаций-источников комплектования сектора;

- прием документов;

- организация хранения документов;

- организация использования документов архивного фонда;

- составление полугодового, годового отчетов о выполнении плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов сектора и представления в Главное архивное управление Москвы.

24. Организация работы по комплектованию архивных фондов обеспечивается:

- принятием решения о включении организации в список источников комплектования архивных фондов сектора (далее - списки источников);

- ведением списков источников комплектования;

- составлением номенклатуры дел;

- утверждением описей дел постоянного хранения и согласованием описей дел по личному составу в центральных экспертно-проверочных органах Главного архивного управления города Москвы и соответственно включением дел в состав документов Архивного фонда Москвы;

- приемом документов на постоянное хранение и составлением актов приема-передачи в двух экземплярах;

- оказанием организационно-методической помощи по формированию документов в организациях источниках комплектования для передачи на хранение в сектор (далее - источники комплектования).

25. Организация работ по приему и учету документов обеспечивается:

- учетом поступления архивных документов постоянного хранения от источников комплектования сектора;

- учетом поступления документов по личному составу от ликвидированных государственных и негосударственных организаций;

- учетом выбытия архивных документов;

- ведением паспорта сектора.

26. Для учета архивных документов в секторе ведутся:

- книга учета поступлений документов;

- списки фондов;

- описи дел и документов;

- реестр описей;

- листы фондов, карточки фондов.

27. Ежегодно в срок до 1 декабря формируется план работы сектора на следующий год, приложением к которому является график согласования описей дел, упорядочения и передачи их на хранение в сектор.

28. Один раз в три года составляются списки источников комплектования сектора, которые направляются в Главное архивное управление Москвы для согласования.

29. Перечень документов, подлежащих приему на хранение в сектор, определяется сводной номенклатурой дел организации источника комплектования, утвержденной руководителем организации и один раз в пять лет согласованной в установленном порядке ЦЭПК Главного архивного управления города Москвы.

30. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих архивные документы.

31. В определенные графиком сроки сектор организует прием документов на хранение в установленном порядке.

32. В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования сектора, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Москвы, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения, которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются в сектор.

33. Проводится сверка от поступивших от организаций архивных документов с описью дел, хранящихся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи, после каждого поступления архивных документов, составляется итоговая запись. В секторе формируется 3 экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.

34. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел, составляется акт приема-передачи документов на хранение в 2-х экземплярах (приложение N 1). Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.

35. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

36. Поединичный и суммарный учет описей дел сектора ведется по реестру описей (приложение N 2). Каждой новой описи дел документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.

37. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу поступления документов (приложение N 3). Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

38. В список фондов (приложение N 4) архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в сектор. Номер, присвоенный архивному фонду, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется карточка фонда (приложение N 5). Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.

39. Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

40. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступить в сектор в соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документов в установленном порядке.

41. Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые сектором от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

42. В случае выбытия архивных документов из сектора, составляется акт, который подписывается начальником сектора, его составителем и подшивается в дело фонда.

43. К описи, после каждого выбытия архивных документов, составляется итоговая запись, которая подписывается его составителем и проставляется дата составления.

44. В карточке фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.

45. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел, номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. В реестр описей делается соответствующая отметка.

46. Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января последующего за отчетным периодом года (приложение N 6).

47. Один раз в год на 1 января последующего за отчетным периодом составляется паспорт сектора.

48. Организация работы по хранению документов в секторе обеспечивается:

- соблюдением температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

- созданием систем пожарной и охранной сигнализации;

- рациональным размещением архивных документов;

- контролем за движением и физическим состоянием архивных документов;

- восстановлением архивных документов, подвергающихся повреждению или разрушению.

49. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

50. Порядок расположения архивных фондов в секторе определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в непосредственно в архивохранилище.

51. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы сектора размещаются в архивохранилище и в рабочем кабинете.

52. Первые и вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в металлических шкафах, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

53. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочей комнате в шкафах.

54. Все помещения сектора (архивохранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и