Приложение. Административный регламент по предоставлению сектором архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в г. Москве муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал"

Приложение
к постановлению администрации
городского округа Троицк в г. Москве
от 21 мая 2013 г. N 513

Административный регламент
по предоставлению сектором архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал"

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению сектором архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве муниципальной услуги "Предоставление документов для исследователей в читальный зал сектора" (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) сектора при предоставлении муниципальной услуги.

2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;

- Законом города Москвы от 28.11.2001 г. N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19.

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы России от 06.07.1998 N 51.

3. Муниципальная услуга по предоставлению документов для исследователей в читальном зале сектора осуществляется сектором архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицка в городе Москве (далее сектор).

4. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача архивных документов, научно-справочного аппарата (описи, каталоги, базы данных, картотеки и др.) для исследования и получения необходимой информации;

- законный отказ в предоставлении запрашиваемых документов.

5. Муниципальная услуга предоставляется юридическим и физическим лицам (далее-заявители):

- ведущим исследование по личной инициативе;

- ведущим научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений;

- выполняющими служебное задание.

6. Все исследователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам сектора.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

7. Плата за посещение читального зала сектора и пользование архивными документами не взимается.

8. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сектором.

9. Режим работы сектора регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации городского округа Троицк в городе Москве:

Понедельник	с 9.00 до 18.15
Вторник	с 9.00 до 18.15
Среда	с 9.00 до 18.15
Четверг	с 9.00 до 18.15
Пятница	с 9.00 до 17.00
Суббота	выходной
Воскресенье	выходной
Перерыв на обед	с 13.00 до 14.00
Приемные дни для заявителей:
Вторник	с 9.00 до 18.00
Четверг	с 9.00 до 18.00

Местонахождение сектора и почтовый адрес для направления запросов и обращений:

Октябрьский проспект, д. 20,

город Троицк, город Москва, 142191

Телефоны для справок: (8-495)-8-51-03-05

Электронный адрес (e-mail) - archive60@mail.ru.

10. Работа читального зала:

Вторник, четверг: 9.00-18.00;

Обеденный перерыв: 13.00-14.00;

Выходные дни: суббота, воскресенье.

11. Информация о порядке и процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- при личном обращении;

- по телефону;

- по письменным обращениям, направленным по почте;

- по электронной почте;

- размещена на информационном стенде, расположенный в помещении сектора.

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме начальник сектора, главный специалист сектора подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Информирование о предоставлении муниципальной услуги при личном обращении заявителей или по телефону не должно превышать 10 минут.

При информировании заявителей по письменным обращениям, направленные по почте или в электронной форме по процедуре предоставления муниципальной услуги, ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителей в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.

12. Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление исследователя или письмо направляющей организации, поступившие в адрес сектора.

13. В личном заявлении указываются:

- наименование организации, в которую обращается заявитель, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество пользователя;

- тема и хронологические рамки исследования;

- личная подпись и дата.

В письме, направленном организацией, указываются:

- наименование организации, в которую обращается заявитель, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, должность соответствующего должностного лица;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- должность, если выполняется служебное задание;

- ученое звание, ученая степень, если ведется научная работа;

- тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя.

Письмо оформляется на официальном бланке организации.

14. Все заявители при посещении читального зала предъявляют документы, удостоверяющие личность.

15. Научно-справочный аппарат (описи, каталоги, базы данных, картотеки и др.) к документам сектора предоставляется в день обращения. Выдача документов не должна превышать 3-х дней.

16. Основанием для отказа в предоставлении услуги является:

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.

17. Основанием для отсрочки в предоставлении муниципальной услуги является:

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками сектора (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

- выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирование заказанных материалов на выставке;

- выдача их другому пользователю;

- если архивные документы не прошли упорядочение.

III. Требования к размещению и оформлению помещений сектора

18. Помещение, выделенное для предоставления муниципальной услуги, должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03".

19. Помещение, в котором производится обслуживание заявителей, должно быть оборудовано столами, стульями, письменными принадлежностями, местом для хранения верхней одежды граждан.

IV. Административные процедуры

20. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов о допуске в читальный зал;

- анализ тематики исследования;

- выдача справочно-поисковых средств пользователю для оформления заказов на выдачу дел;

- выдача архивных документов в соответствии с заказом, согласно действующим требованиям выдачи документов из архивохранилищ.

21. Блок-схема последовательности действий архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к административному регламенту.

22. Разрешение заявителям на работу в читальном зале сектора дается начальником сектора при предоставлении личного заявления или письма-отношения, направляющей организации (приложение N 2).

23. Разрешение на допуск в читальный зал дается на необходимый пользователю срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

24. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения заявитель представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

25. Все заявители знакомятся с действующими Правилами работы в читальном зале секторе (приложение N 3) и заполняют анкету установленного образца (приложение N 4).

26. Заявитель обязан регистрироваться в журнале посещений при каждом посещении читального зала.

27. Анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в секторе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в секторе документах.

28. Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, документов, справочники, каталоги и др.), предоставляются на срок не более 5-ти рабочих дней. Описи дел, документов предоставляются единовременно в количестве до 5 единиц.

29. Для выдачи документов заявитель оформляет заказ (требование) по установленной форме (приложение N 5).

30. Заявителям представляются архивные документы только по теме его исследования.

31. Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую предоставленную единицу хранения. Продление сроков использования архивных документов устанавливается руководителем сектора.

32. Перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при возврате проводится их проверка наличия и физического состояния.

33. После завершения работы заявители передают архивные документы специалисту сектора для их возвращения в архивохранилища по принадлежности.

34. Муниципальная услуга считается завершенной после получения исследователем архивных документов, необходимых для проведения исследования и получения информации или законный отказ в предоставлении запрашиваемых документов.

V. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

35. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник сектора путем проведения проверок исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента.

36. Сотрудник сектора, ответственный за предоставления муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:

- соблюдением порядка предоставления услуги;

- соблюдением сроков предоставления услуги.

37. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

38. Периодичность проведения плановых проверок определяется в соответствии с годовым планом работы сектора.

39. Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением пользователя.

40. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудника сектора, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

41. Ответственность за качество предоставления муниципальной услуги возлагается на начальника сектора.

42. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

VI. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, принимаемых при предоставлении муниципальной услуги

43. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц сектора, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги в досудебном и судебном порядке.

44. Заявитель вправе обратиться, устно или письменно, с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые сотрудниками сектора при предоставлении муниципальной услуги:

- непосредственно к начальнику сектора;

- начальнику общего отдела;

- заместителю главы администрации городского округа, курирующему сектор.

45. При обращении заявителя в письменной форме, обращение (жалоба) рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня его регистрации.

46. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы пользователя;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);

- подпись и дату.

47. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.

48. Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги.

49. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы или решение не было принято в установленный срок, то заявитель вправе обжаловать решения действия (бездействия) лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.