Межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101-93 "Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения" (введен в действие постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. N 90)

Межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101-93
"Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения"
(введен в действие постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. N 90)

Reprography. Micrography. Microfilm of document with the status of original. Order of manufacture, registration, storage and application

Дата введения - 1 января 1997 г.

Взамен ГОСТ 13.1.101-79

Предисловие

1 Разработан Научно-исследовательским институтом репрографии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследовательским центром космической документации (РНИИЦКД), Техническим комитетом по стандартизации ТК 185 "Репрография"

Внесен Госстандартом Российской Федерации

2 Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секретариата N 1)

За принятие проголосовали:

Наименование государства	Наименование национального органа по стандартизации
Азербайджанская Республика	Азгосстандарт
Республика Беларусь	Белстандарт
Киргизская Республика	Киргизстандарт
Республика Молдова	Молдовастандарт
Российская Федерация	Госстандарт России
Туркменистан	Туркменгосстандарт
Украина	Госстандарт Украины

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. N 90 межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101-93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.

4 Взамен ГОСТ 13.1.101-79

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы документов на правах подлинников - микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на микрографической пленке, имеющие отличительный символ и предназначенные для рабочего использования и временного или постоянного хранения в архивах: учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее - предприятий), отнесенных к государственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединений, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен документов-подлинников. Стандарт устанавливает требования к организации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению и применению микрофильмов.

Микрофильм документа на правах подлинника обладает юридической силой подлинника при аннулировании и уничтожении документа-подлинника.

Стандарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда, микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осуществлять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке.

Требования 4.1 - 4.10; 4.12; 4.14; 4.15; 5.1 - 5.4; 6.1 - 6.5; 7.1 - 7.4; 8.1 - 8.2 настоящего стандарта являются обязательными, остальные требования стандарта являются рекомендуемыми.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.102-68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.103-68 ЕСКД. Стадии разработки

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

ГОСТ 3.1102-81 ЕСТД. Стадии разработки и виды документов

ГОСТ 3.1127-93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов

ГОСТ 3.1128-93 ЕСТД. Общие правила выполнения графических технологических документов

ГОСТ 3.1129-93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические процессы и операции

ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 13.1.002-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.101-93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения

ГОСТ 13.1.102-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля

ГОСТ 13.1.104-93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений

ГОСТ 13.1.105-91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы

ГОСТ 13.1.109-89 Репрография. Микрография. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.110-89 Репрография. Микрография. Микрофильмы газет рулонные. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.111-89 Репрография. Микрография. Микрофиши отчетов о НИР. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.112-89 Репрография. Микрография. Микрофиши нормативно-технических документов. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.114-90 Репрография. Микрография. Микрофиши каталогов. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.116-90 Репрография. Микрография. Микрофиши периодических изданий. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.202-88 Репрография. Микрография. Символы и трафареты. Общие требования

ГОСТ 13.1.204-85 Репрография. Микрография. Внесение изменений в микроформы

ГОСТ 13.1.205-85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета

ГОСТ 13.1.207-86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения

ГОСТ 13.1.502-74 Репрография. Микрография. Аппараты копировально-увеличительные. Типы

ГОСТ 19.101-77 ЕСПД. Виды программ и программных документов

ГОСТ 19.102-77 ЕСПД. Стадии разработки

ГОСТ 19.105-78 ЕСПД. Общие требования к программным документам

ГОСТ 19.106-78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом

ГОСТ 21.101-93 СПДС. Основные требования к рабочей документации

ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем

ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Автоматизированные системы. Стадии создания

3 Определения

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

архивный фонд: Совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа;

государственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;

негосударственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединений и организаций или находящиеся в частной собственности и представляющих собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность;

аннулирование: Изъятие из обращения с соответствующими отметками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.

4 Общие положения

4.1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее - микрофильмов-подлинников), а также аннулирование и уничтожение документов-подлинников является решение руководителя предприятия - держателя документа-подлинника, оформленное распорядительным документом.

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов постоянного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.

Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинников, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказывающими управлениями.

4.2 Решением должны быть определены порядок и сроки проведения работ, а также план основных организационно-технических мероприятий, обеспечивающих реализацию решения, и ответственные исполнители, в том числе ответственные исполнители, проверяющие соответствие микрофильмов-подлинников документам-подлинникам.

4.3 План организационно-технических мероприятий по переводу документов предприятия на микрофильмы-подлинники должен содержать следующие основные виды работ:

- разработку, согласование и утверждение перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП);

- организацию участка микрофильмирования (при выполнении работ на собственном предприятии);

- оснащение необходимым оборудованием участков хранения и использования микрофильмов;

- решение организационно-управленческих вопросов использования микрофильмов-подлинников, в том числе: разработку и корректировку стандартов предприятия, инструкций и положений, разработку, при необходимости, технического проекта служб микрофильмирования отдела технической документации;

- организацию работ по микрофильмированию документации, учету, хранению и применению микрофильмов-подлинников;

- организацию работ по аннулированию и уничтожению замененных документов-подлинников.

Если на предприятии действует система обработки документации на основе микрофильмирования, то тип микрофильма-подлинника должен соответствовать применяемым микрофильмам.

4.4 Исходным материалом для разработки ПДП являются номенклатура дел предприятия, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и первичная учетная документация предприятия, перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинников подлежат передаче на государственное хранение (приложение А), а также действующие нормативно-методические документы, разработанные учреждениями ГАС (приложение Б).

4.5 ПДП составляют подразделения, обеспечивающие разработку и обработку документации на предприятии, с участием членов постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) данного предприятия. Функции головного исполнителя для технической документации при этом возлагают на отделы технической документации.

Если ЭК рассматривает документы, имеющие оборонное значение, то в ее состав входит представитель заказчика на предприятии.

4.6 Анализ исходных материалов, указанных в 4.4, проводят в порядке, установленном документами, приведенными в приложении Б.

4.7 Микрофильм-подлинник применяют:

- для всех видов документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности предприятий, приведенных в приложении А;

- для всех видов документов постоянного срока хранения в соответствии с 4.13 по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива;

- для всех видов документов временного срока хранения - в соответствии с решением руководителя предприятия-держателя документа-подлинника, кроме указанных в 4.10.

4.8 Все виды документов со сроками хранения от 5 до 75 лет, указанные в действующих нормативно-методических документах ГАС (приложение Б) и не подлежащие рассмотрению ЭПК государственного архива, разрешается включать в ПДП, заменять на микрофильм-подлинник, аннулировать и уничтожать в порядке, установленном настоящим стандартом.

4.9 В ПДП включают:

- документацию, образующуюся в управленческой деятельности, - после формирования в законченные дела;

- техническую документацию на изделия производства, объекты капитального строительства - после снятия продукции (изделия) с производства или сдачи объекта капитального строительства в эксплуатацию;

- документацию всех стадий научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ, опытного производства, в которую не вносят "изменения (имеется незначительное число изменений).

4.10 Не подлежат замене на микрофильм-подлинник:

- первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, финансовая и другая специальная документация, необходимая для ревизий, а также для начисления пенсий - в течение 10 лет;

- документы постоянного или временного сроков хранения, имеющие художественные, автографические, палеографические и другие особенности, которые не могут быть полностью воспроизведены на микрофильмах.

4.11 Документы всех видов, подвергающиеся изменениям, а также документы со сроком хранения до 5 лет к замене на микрофильм-подлинник не рекомендуются.

4.12 Разработчики составляют ПДП по форме приложения В, подписывают его и согласовывают при необходимости, с заказчиком и (или) его представителем (для документов, имеющих оборонное значение), и, в случае, если в ПДП включены документы постоянного срока хранения, с ЭПК государственного архива или иного учреждения ГАС, курирующих данное предприятие.

4.13 Предприятиям с частной и иной формами собственности, а также общественным объединениям при передаче ими на государственное хранение документов негосударственной части Архивного фонда страны разрешается передаваемые документы заменять на микрофильмы-подлинники.

Государственный учет и экспертизу ценности указанных документов проводят в порядке, устанавливаемом ГАС.

4.14 Микрофильмирование документов в целях изготовления микрофильмов-подлинников осуществляют силами как своего предприятия, так и сторонних предприятий с соблюдением требований настоящего стандарта.

4.15 Подготовку и передачу микрофильмов-подлинников и их дубликатов на государственное хранение осуществляют в соответствии с требованиями ГОСТ 7.65 и действующих нормативно-методических документов ГАС (приложение Б).

На государственное хранение передают микрофильм-подлинник и два дубликата.

5 Порядок изготовления микрофильмов-подлинников и их защиты от несанкционированных действий

5.1 Требования к микрофильму-подлиннику

5.1.1 Микрофильмы-подлинники изготавливают в виде рулонных микрофильмов типоразмеров МР-16 и МР-35 по ГОСТ 13.1.104, микрофильмов в отрезке типоразмеров МО-16 и МО-35 и микрофиш по ГОСТ 13.1.105.

5.1.2 Микрофильмы-подлинники должны удовлетворять требованиям ГОСТ 13.1.102; ГОСТ 13.1.104; ГОСТ 13.1.105; ГОСТ 13.1.109 (в части требований к рулонным микрофильмам), ГОСТ 13.1.110; ГОСТ 13.1.111; ГОСТ 13.1.112; ГОСТ 13.1.114; ГОСТ 13.1.116 и требованиям настоящего стандарта.

5.1.3 Микрофильм-подлинник изготавливают в одном экземпляре. С микрофильма-подлинника - допускается изготавливать не более трех дубликатов микрофильма-подлинника.

5.1.4 Для изготовления микрофильма-подлинника и его дубликатов используют:

- галогенидосеребряные пленки - в случае, если микрофильм-подлинник и его дубликаты подлежат долговременному или постоянному хранению;

- диазотипные пленки - для изготовления дубликатов микрофильма-подлинника, подлежащих временному хранению;

- другие типы пленок (например электрофотографическую) - в случае, если микрофильм-подлинник подлежит временному хранению и обеспечивается срок его хранения, соответствующий сроку хранения документа-подлинника.

5.1.5 Микрофильм-подлинник должен иметь отличительный символ, представляющий собой прописную букву "П" русского алфавита по ГОСТ 2.304 (буква без наклона, размер шрифта 3,5) в окружности диаметром 5 мм (рисунок 1).

Рисунок 1

5.1.6 Параметры трафаретов символов в зависимости от масштаба уменьшения изображения должны соответствовать приведенным в таблице 1.

Таблица 1

		В миллиметрах
Масштаб уменьшения изображения	Диаметр окружности	Высота буквы
1:7,4	37	26
1:10,5	52	37
1:14,8	74	52
1:21,0	105	74
1:24,0	120	84
1:29,7	148	105
1:42,0	210	147
1:48,0	240	168

5.1.7 Отличительный символ располагают:

- в начале и конце рулона, отрезка, в центре отдельных кадров по ГОСТ 13.1.104 - на микрофильме рулонном и микрофильме в отрезке;

- в правом верхнем углу поля заголовка или кодового поля на микрофише по ГОСТ 13.1.105.

5.1.8 На дубликате микрофильма-подлинника, изготовленном с микрофильма-подлинника, отличительный символ должен иметь отверстия (перфорации), определяющие его порядковый номер (рисунок 2):

Рисунок 2

Требования к отверстиям перфораций - по ГОСТ 13.1.204.

5.2 Требования к документу-подлиннику

Документы-подлинники, подлежащие замене на микрофильм-подлинник, должны соответствовать общим требованиям и нормам ГОСТ 13.1.002 и требованиям:

- ГОСТ 2.004; ГОСТ 2.102; ГОСТ 2.103; ГОСТ 2.105; ГОСТ 2.109 - для конструкторских документов;

- ГОСТ 2.004; ГОСТ 3.1102; ГОСТ 3.1104; ГОСТ 3.1127; ГОСТ 3.1128; ГОСТ 3.1129 - для технологических документов;

- ГОСТ 6.38 - для организационно-распорядительных документов;

- ГОСТ 19.101; ГОСТ 19.102; ГОСТ 19.105; ГОСТ 19.106 - для программных документов;

- ГОСТ 2.004; ГОСТ 21.101 - для проектных строительных документов;

- ГОСТ 34.201; ГОСТ 34.601 - для документов, используемых при создании автоматизированных систем.

На документах, не соответствующих требованиям данных стандартов, перед съемкой должны быть проставлены соответствующие символы по ГОСТ 13.1.202. Изменение и восстановление (ретуширование) документов-подлинников с целью улучшить их читаемость перед съемкой не допускаются.

5.3 Требования к формам учета

5.3.1 Микрофильмы-подлинники следует изготавливать на основании заказа-наряда, оформленного в соответствии с приложением Г.

5.3.2 На основании ПДП на документы, отобранные для микрофильмирования, составляют перечень документов для микрофильмирования (ПДМ) по форме приложения Д.

5.3.3 Учет документов, пленки, микрофильмов, увеличенных бумажных копий и т.п. в процессе изготовления микрофильмов-подлинников, их дубликатов и внесения изменений в микрофильмы-подлинники осуществляют с помощью журнала учета по форме приложения Е.

5.3.4 На каждый изготовленный микрофильм-подлинник заполняют технический паспорт по форме приложения Ж.

5.4 Требования к методам контроля микро фильмов-подлинников

5.4.1 Методы контроля микрофильмов-подлинников - по ГОСТ 13.1.102 и ГОСТ 13.1.502.

5.4.2 При наличии дефектов в изготовленном микрофильме-подлиннике составляют дефектную ведомость по форме приложения И.

6 Порядок учета, хранения и применения микрофильмов-подлинников

6.1 Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, принимаемые на хранение в архив предприятия, регистрируют в инвентарных книгах и учетных карточках по ГОСТ 13.1.205. При этом в графе "Обозначение" указывают обозначение микрофильма по ГОСТ 13.1.207 и адрес (местонахождение) микроизображения данного документа-подлинника в микрофильме.

В состав обозначения микрофильма-подлинника (дубликата микрофильма-подлинника) вводят отличительный символ П (Д1, Д2, Д3), который размещают перед первым знаком (знаковой группой).

6.2 Каждому микрофильму-подлиннику и его дубликатам присваивают одинаковый инвентарный номер, который проставляют в инвентарной книге, учетной карточке, в техническом паспорте и на таре (упаковке) для хранения микрофильма-подлинника. Для рулонного микрофильма и микрофильма в отрезке инвентарный номер располагают также на начальных и конечных ракордах, на микрофише - в кодовом поле заголовка.

6.3 Хранят микрофильмы-подлинники (дубликаты микрофильмов-подлинников) при нормальных климатических факторах внешней среды, установленных ГОСТ 15150 для изделий исполнения УХЛ категории 4.

Хранение микрофильмов-подлинников и их дубликатов, переданных на постоянное государственное хранение, - по ГОСТ 7.65.

Сроки хранения микрофильмов-подлинников должны быть те же, что и замененных ими документов-подлинников. Вопросы их дальнейшего применения (хранения, уничтожения) решают в порядке, установленном ГАС для документов-подлинников с учетом требований настоящего стандарта.

6.4 Применение на предприятии микрофильмов-подлинников для рабочего использования допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя предприятия-держателя микрофильма-подлинника с обязательной регистрацией в учетных карточках.

6.5 Дубликаты микрофильма-подлинника применяют следующие:

- контрольный - для восстановления микрофильма-подлинника в случае его утраты и порчи;

- остальные - для изготовления с них необходимого количества копий микрофильмов для рабочего использования, а также для воспроизведения увеличенных бумажных копий при внесении изменений.

7 Порядок внесения изменений (дополнений) в микрофильмы-подлинники

7.1 При необходимости внесения изменений в микрофильм-подлинник технической документации с дубликата микрофильма-подлинника изготавливают увеличенную бумажную копию документа, подлежащего изменению. После внесения изменений (дополнений) в указанную копию изготавливают измененные кадры микрофильма-подлинника в соответствии с разделом 5.

7.2 С измененных кадров микрофильма-подлинника изготавливают не более трех дубликатов с обозначением их порядкового номера в соответствии с 5.1.8 для использования по 6.4 - 6.5.

7.3 В микрофильме-подлиннике и его дубликатах аннулируют соответствующие измененные кадры путем их просечки (компостирования) по ГОСТ 13.1.204.

7.4 По мере накопления изменений микрофильм-подлинник изготавливают вновь на единую микроформу (рулонный микрофильм, микрофиша).

Исходный микрофильм-подлинник и микрофильмы-подлинники, дополнявшие его при изменении, должны быть аннулированы и Уничтожены. Аннулируют указанные микрофильмы-подлинники путем компостирования по ГОСТ 13.1.204 их отличительных символов.

Аналогичным образом аннулируют соответствующие дубликаты микрофильмов-подлинников.

8 Порядок аннулирования и уничтожения документов-подлинников и микрофильмов-подлинников

8.1 Порядок аннулирования и уничтожения документов-подлинников

8.1.1 Все документы-подлинники, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники, должны быть аннулированы. Допускается применять конструкторские и технологические документы-подлинники, имеющие хорошее физическое состояние, в качестве рабочих копий без аннулирования.

8.1.2 При аннулировании замененных документов-подлинников, дубликатов, копий (при их наличии) на всех аннулированных листах должен быть проставлен штамп "АННУЛИРОВАН. Заменен микрофильмом, инвентарный номер...".

При аннулировании всех листов сброшюрованного или переплетенного документа-подлинника штамп разрешается проставлять на титульном (заглавном) листе.

При переводе конструкторского или технологического документа-подлинника в рабочую копию на всех листах документа должен быть проставлен штамп "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" по ГОСТ 2.501.

8.1.3 Основанием для уничтожения аннулированных документов-подлинников являются решение руководителя предприятия (по 4.1) и сведения в ПДП о дальнейшем применении документов после замены их микрофильмами-подлинниками.

8.1.4 Уничтожение аннулированных документов-подлинников должно быть оформлено актами. Для научно-технической документации применяют акт по форме приложения К, для документации в управленческой деятельности - акт по форме приложения Л.

При выделении к уничтожению документов, имеющих оборонное значение, акты предприятия о выделении к уничтожению документов, приведенные в приложениях К и Л, согласовывают с заказчиком (или его представителем).

8.2 Порядок аннулирования и уничтожения микрофильмов-подлинников и их дубликатов

8.2.1 Микрофильмы-подлинники и их дубликаты, не подлежащие передаче на государственное хранение, по истечении сроков хранения (от 5 до 75 лет) аннулируют и уничтожают.

8.2.2 Аннулирование микрофильмов-подлинников и их дубликатов осуществляют в порядке, указанном в 7.4.

8.2.3 Уничтожение аннулированных микрофильмов-подлинников и их дубликатов оформляют актом по форме приложения М.