Приложение N 2. Регламент работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия "Государственный архив Республики Бурятия" и в муниципальных архивах Республики Бурятия

Приложение N 2
к приказу Министерства культуры
Республики Бурятия
от 06.11.2019 N 003-449

Регламент
работы Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия "Государственный архив Республики Бурятия" и в муниципальных архивах Республики Бурятия

1. Общие положения

1.1. Комиссия по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Российской Федерации в государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия "Государственный архив Республики Бурятия" и в муниципальных архивах Республики Бурятия (далее

- Комиссия) рассматривает результаты розыска дел, необнаруженных в течение не менее одного года при проверке наличия дел в архивохранилищах Государственном автономном учреждении культуры Республики Бурятия "Государственный архив Республики Бурятия" и в муниципальных архивах Республики Бурятия (далее - архивы Республики Бурятия), принимает решения о снятии с учета дел Архивного фонда Российской Федерации (далее

- Архивного фонда РФ), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов, а также неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ, в том числе выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов.

1.2. Порядок рассмотрения результатов розыска необнаруженных дел и снятия с учета необнаруженных и неисправимо поврежденных дел Архивного фонда РФ определен настоящим Регламентом.

1.3. Регламент разработан в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила) и памяткой Федерального архивного агентства "О порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния фондов" от 23 сентября 2004 года.

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение Комиссии

2.1. Все поступившие документы рассматриваются Комиссией в 3- месячный срок со дня поступления.

На рассмотрение принимаются документы, поступившие в Министерство культуры Республики Бурятия (далее - министерство) не позднее, чем за две недели до заседания Комиссии.

2.2. Секретарь Комиссии передает поступившие документы в недельный срок со дня поступления на рассмотрение председателю Комиссии.

В соответствии с резолюцией председателя секретарь передает документы специалисту министерства, курирующему архив Республики Бурятия, представивший документы, для подготовки проекта решения в двухнедельный срок и знакомит с документами и проектом решения всех членов Комиссии.

2.3. Замечания по проекту решения представляются секретарю Комиссии, который знакомит с ними председателя Комиссии и специалиста министерства, курирующего архив Республики Бурятия, представивший документы, не позднее, чем за неделю до заседания Комиссии.

2.4. Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния фондов, решения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, архивы Республики Бурятия представляют в Комиссию следующие документы:

- сопроводительное письмо-справку;

- акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, оформленные в соответствии с требованиями приложения N 2 к Правилам;

- справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;

- справка от учреждения-источника комплектования о причинах утраты (в случае утраты дел в организации, получившей дела во временное пользование);

- акт о завершении розыска дел (приложение N 1 к Регламенту);

- перечень документов, представленных к списанию (приложение N 2 к Регламенту);

- акт проверки наличия (копия).

2.5. Пакет документов, перечисленных в пункте 2.4. Регламента, направляется в Комиссию только в том случае, если исчерпаны все пути розыска необнаруженных дел, в архивохранилище отсутствуют неописанные дела и россыпь, фондовая принадлежность которой не определена.

2.6. Документы предоставляются в 2-х экземплярах и должны содержать исчерпывающие сведения о необнаруженных делах и действиях по их розыску. Дополнительные мотивы для снятия с государственного учета необнаруженных дел могут излагаться в сопроводительном письме.

2.7. Сопроводительное письмо-справка за подписью руководителя архива Республики Бурятия должно содержать краткий анализ состояния работы по проверке наличия и розыску необнаруженных дел, примерный перечень вопросов приведен в приложении N 3 к Регламенту.

2.8. Справка за подписью руководителя архива Республики Бурятия о проведении розыска дел должна быть исчерпывающей с указанием в ней следующих сведений: номер, название фонда, объем фонда по учетным документам, история фонда (дата поступления документов, состояние документов и качество их обработки, перечень работ, которые проводились с документами фонда, результаты проведения предыдущих проверок наличия), меры, принятые по розыску дел, отражение содержания необнаруженных дел в оставшихся на хранении делах, установленные и предполагаемые причины отсутствия дел, выводы.

2.9. Перечень документов, представленных к списанию, составляется по форме, представленной в приложении N 3 к Регламенту. В нем указывается общее количество дел и документов, предлагаемых к списанию, предполагаемая причина отсутствия дела и возможность восполнения содержащейся в нем информации, даются ссылки на подтверждающие Документы (по возможности). Перечень подписывается руководителем архива Республики Бурятия.

2.10. Для снятия с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда РФ, в том числе и выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов, архивы Республики Бурятия представляют в Комиссию:

- сопроводительное письмо;

- акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1 к Правилам);

- заключение о физическом состоянии документов.

2.11. В заключении о физическом состоянии документов необходимо указать: номер, название фонда; условия хранения; подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации; причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов, наличие страховых копий неисправимо поврежденных документов.

2.12. Заключение составляется специалистом архива Республики Бурятия и подписывается руководителем архива Республики Бурятия.

2.13. Документы представляются в Комиссию только после рассмотрения их на экспертной комиссии архива с выпиской из решения экспертной комиссии.

2.14. Документы, поступившие в Комиссию не в полном комплекте, а также неправильно оформленные, к рассмотрению не допускаются.

2.15. Отказ Комиссии снять с учета необнаруженные, неисправимо поврежденные дела доводится до соответствующего архивного учреждения письменно с указанием причины отказа в течение 5 дней после заседания Комиссии.

2.16. Выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов доводятся до архивов Республики Бурятия письменно в течение 10 дней после проведения заседания Комиссии.

2.17. Основанием для снятия с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных документов архивов Республики Бурятия является распоряжение руководителя архива Республики Бурятия, который издается на основании выписки из протокола Комиссии с решением о снятии с учета

2.18. В картотеке необнаруженных документов за подписью ответственного за учет документов работника архива Республики Бурятия делается отметка о снятии документов с учета с указанием номера и даты протокола Комиссии.

2.19. Во все учетные документы вносятся соответствующие изменения в установленном порядке.

3. Проведение заседаний Комиссии

3.1. Заседания Комиссии проводятся по мере необходимости.

3.2. Повестка дня заседания составляется секретарем Комиссии и передается председателю и членам Комиссии за 2 дня до заседания.

3.3. На заседании Комиссии проекты решений обсуждаются, после чего принимаются путем голосования. Заседания Комиссии протоколируются секретарем Комиссии.

3.4. Протокол оформляется в течение месяца, подписывается председателем и секретарем Комиссии и представляется для утверждения министру культуры Республики Бурятия.

3.5. Секретарь Комиссии осуществляет ведение централизованного учета дел Архивного фонда РФ, необнаруженных в ходе проверки наличия, и ежегодно отчитывается о работе Комиссии.