Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в министерстве государственного управления Сахалинской области

Приложение N 1
к приказу министерства государственного
управления Сахалинской области
от 24 июля 2020 г. N 3.47-10

Правила обработки персональных данных в министерстве государственного управления Сахалинской области

С изменениями и дополнениями от:

3 августа 2021 г.

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в министерстве государственного управления Сахалинской области (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки обработки и хранения персональных данных, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Обработка персональных данных в министерстве государственного управления Сахалинской области (далее - министерство) выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

Порядок обработки персональных данных, осуществляемый без использования средств автоматизации, осуществляется согласно Положению об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687.

3. Правила определяют политику министерства как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Информация об изменениях:

Пункт 4 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

4. Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (далее - Федеральный закон "О противодействии коррупции"), Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"), Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 года N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 11 апреля 2008 года N 487 "О Почетной грамоте Президента Российской Федерации и благодарности Президента Российской Федерации", постановлениями Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", от 6 июля 2008 года N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", приказом Роскомнадзора от 5 сентября 2013 года N 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных", Положением о министерстве государственного управления Сахалинской области, утвержденным постановлением Правительства Сахалинской области от 20.12.2019 N 600, указами Губернатора Сахалинской области от 07.08.2015 N 38 "О Благодарности Губернатора Сахалинской области", от 26.06.2019 N 30 "О Благодарственном письме Губернатора Сахалинской области", постановлением Правительства Сахалинской области от 07.08.2015 N 322 "О Почетной грамоте Правительства Сахалинской области", постановлением Правительства Сахалинской области 06.07.2021 N 263 "Об утверждении правил приглашения и отбора независимых экспертов, включаемых в составы конкурсных и аттестационных комиссий органов исполнительной власти Сахалинской области".

Информация об изменениях:

Пункт 5 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

5. Субъектами персональных данных являются:

1) государственные гражданские служащие министерства (далее - гражданские служащие министерства), работники, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы министерства (далее - работники министерства), граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в министерстве;

2) государственные гражданские служащие, замещающие должности государственной гражданской службы в Правительстве Сахалинской области, работники, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы в Правительстве Сахалинской области, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Правительстве Сахалинской области;

3) государственные гражданские служащие, замещающие высшие должности государственной гражданской службы категории "руководители": "председатель комиссии", "руководитель инспекции", граждане, претендующие на замещение вакантных высших должностей государственной гражданской службы категории "руководители": "председатель комиссии", "руководитель инспекции".

4) лица, замещающие государственные должности Сахалинской области в высшем исполнительном органе государственной власти Сахалинской области - Правительстве Сахалинской области, органах исполнительной власти Сахалинской области, кандидаты на замещение государственных должностей в органах исполнительной власти Сахалинской области;

5) иные субъекты персональных данных (граждане и организации), обратившиеся в министерство в связи с реализацией возложенных на министерство функций и полномочий.

6. Обработка персональных данных в министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.

II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

Информация об изменениях:

Пункт 7 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

7. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в пункте 5 Правил, обрабатываются уполномоченными лицами министерства в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, в том числе в целях содействия в прохождении государственной гражданской службы или выполнения работы, обучения, должностного роста, учета результатов исполнения должностных (трудовых) обязанностей, а также в связи с реализацией министерством своих функций и полномочий по формированию резерва управленческих кадров Сахалинской области, оформлению наградных документов для представления граждан и организаций к представлению к наградам и иным поощрениям Сахалинской области, государственным наградам Российской Федерации, поощрениям Президента Российской Федерации и поощрениям Правительства Российской Федерации, ведомственным наградам федеральных органов исполнительной власти, иных федеральных государственных органов, формированию и ведению реестра независимых экспертов, включаемых в составы конкурсных и аттестационных комиссий органов исполнительной власти Сахалинской области, а также в связи с организацией и проведению министерством мероприятий по нематериальной мотивации труда и общественной деятельности.

Информация об изменениях:

Пункт 8 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

8. В целях, указанных в пункте 7 Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (последние - при наличии), дата, место и причина их изменения);

2) число, месяц, год рождения;

3) место рождения;

4) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

5) сведения об ученой степени, ученом звании;

6) адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

7) номер контактного телефона и (или) сведения о других способах связи;

8) реквизиты документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, когда и кем выдан, код подразделения, а также иная информация, содержащаяся в документе установленного образца);

9) реквизиты паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации (серия, номер, когда и кем выдан, срок действия);

10) номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования

11) идентификационный номер налогоплательщика;

12) отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

13) сведения о семейном положении, составе семьи и близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также о супругах, в том числе бывших, с указанием степени родства, фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), о дате и месте рождения, месте работы, домашнем адресе (регистрации, фактического проживания);

14) сведения о близких родственниках, а также о супругах, в том числе бывших, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), с какого времени проживают за границей);

15) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

16) сведения о наличии или отсутствии судимости;

17) сведения, указанные в анкете, подлежащей представлению гражданскими служащими министерства, по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. N 667-р;

18) реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;

19) реквизиты свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния и содержащаяся в них информация;

20) сведения об отсутствии у гражданина (гражданского служащего) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;

21) сведения об отсутствии у гражданина (гражданского служащего) медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;

22) номер текущего счета (номера текущих счетов), номер банковской карты (номера банковских карт), иные реквизиты для безналичной выплаты денежного содержания;

23) биометрические персональные данные в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

24) сведения о прохождении гражданской службы (работы), в том числе: дата, основания поступления на гражданскую службу (работу) и назначения на должность гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы (работы), наименование замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания (заработной платы), результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

25) сведения, содержащиеся в служебном контракте (трудовом договоре), дополнительных соглашениях к служебному контракту (трудовому договору);

26) сведения о пребывании за границей (когда, где и с какой целью);

27) сведения о классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы), кем и когда присвоены;

28) сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

29) сведения о профессиональном развитии гражданских служащих министерства;

30) сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, дополнительных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

31) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных гражданским служащим министерства, (гражданином) на себя, свою супругу (супруга) и несовершеннолетних детей, по форме справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 23 июня 2014 г. N 460;

32) сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

33) сведения о владении иностранными языками (степень владения);

34) иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе.

Информация об изменениях:

Пункт 9 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

9. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, осуществляется без их согласия в рамках целей, определенных пунктом 7 Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Пункт 10 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

10. Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, осуществляется без их согласия в рамках целей, определенных пунктом 7 Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации).

Информация об изменениях:

Пункт 11 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

11. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, осуществляется при условии получения их согласия в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

12. В случаях, предусмотренных пунктом 11 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

Информация об изменениях:

Пункт 13 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

13. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, осуществляется гражданскими служащими министерства, включенными в перечень должностей в министерстве государственного управления Сахалинской области, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных (приложение N 1 к Правилам) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Информация об изменениях:

Пункт 14 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

14. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в кадровую службу);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы, используемые кадровой службой.

Информация об изменениях:

Пункт 15 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

15. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, у третьей стороны следует известить об этом субъектов персональных данных заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

16. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего министерства, работника министерства персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

Информация об изменениях:

Пункт 17 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

17. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий министерства, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, обязан разъяснить им юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

Информация об изменениях:

Пункт 18 изменен с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

См. предыдущую редакцию

18. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 5 Правил, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

III. Условия и порядок обработки персональных данных, необходимых в связи с реализацией полномочий, возложенных на министерство

19. В министерстве обработка персональных данных граждан и организаций, обратившихся в министерство, осуществляется, в том числе, в целях реализации министерством своих полномочий.

20. Персональные данные граждан, обратившихся в министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в министерстве подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, а также обращения организаций.

21. В соответствии со статьями 7 и 13 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" при рассмотрении обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства обработке подлежат следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении контактный телефон;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

22. При направлении организациями ходатайств о представлении к награждению государственными наградами Российской Федерации, поощрениями Президента Российской Федерации, наградами Сахалинской области, поощрениями Губернатора Сахалинской области, Правительства Сахалинской области осуществляется обработка следующих персональных данных представителей организаций, обратившихся в министерство (в зависимости от положений соответствующих нормативных правовых актов о государственных наградах Российской Федерации, поощрениях Президента Российской Федерации, наградах Сахалинской области, поощрениях Губернатора Сахалинской области, Правительства Сахалинской области в соответствии с утвержденными формами предоставления сведений):

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его, дата и место рождения;

3) адрес регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

4) номер контактного телефона и, при наличии, адрес электронной почты;

5) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

6) сведения об отсутствии судимости;

7) сведения о награждениях государственными и иными наградами;

8) данные о трудовой деятельности (согласно записям в трудовой книжке);

9) сведения о семейном положении, составе семьи;

10) иные персональные данные, ставшие известными в процессе рассмотрения представлений к награждению государственными наградами Российской Федерации, поощрениями Президента Российской Федерации, наградами Сахалинской области, поощрениями Губернатора Сахалинской области, Правительства Сахалинской области.

Информация об изменениях:

Раздел III дополнен пунктом 22.1 с 3 августа 2021 г. - Приказ Министерства государственного управления Сахалинской области от 3 августа 2021 г. N 13

22.1. При реализации функции министерства по формированию и ведению реестра независимых экспертов, включаемых в составы конкурсных и аттестационных комиссий органов исполнительной власти Сахалинской области, обработке подлежат следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) год, месяц, дата рождения;

3) сведения о месте регистрации, номер телефона, адрес электронной почты;

4) сведения об образовании, ученой степени, ученом звании;

5) сведения о месте работы;

6) сведения об опыте экспертной деятельности в аттестационных, конкурсных комиссиях в органах исполнительной власти Сахалинской области.

23. При проведении министерством мероприятий по нематериальной мотивации труда и общественной деятельности осуществляется обработка следующих персональных данных субъектов персональных данных (в зависимости от положений соответствующих нормативных правовых актов о проведении мероприятий по нематериальной мотивации труда и общественной деятельности в соответствии с утвержденными формами предоставления сведений):

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) контактный телефон;

5) сведения о награждениях государственными и иными наградами;

6) данные о трудовой деятельности (согласно записям в трудовой книжке);

7) иные персональные данные, указанные в формах предоставления сведений, а также ставшие известными в ходе проведения мероприятий по нематериальной мотивации труда и общественной деятельности.

24. Обработка персональных данных, необходимых в целях реализации полномочий министерства, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими полномочия министерства в установленной сфере ведения.

25. Обработка персональных данных, необходимых в целях реализации полномочий министерства, осуществляется уполномоченными гражданскими служащими министерства и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

26. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи реализацией полномочий министерства, осуществляется непосредственно от субъектов персональных данных путем:

1) получения подлинников документов, необходимых для исполнения государственных функций, в том числе заявления;

2) получения и заверения копий необходимых документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в прикладные программные подсистемы информационной системы министерства (при наличии таких систем).

27. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпункте 2 пункта 5 Правил, у третьей стороны следует известить об этом субъектов персональных данных заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

28. При обработке персональных данных, необходимых в связи с реализацией полномочий министерства, запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

29. Уполномоченный гражданский служащий министерства при сборе персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся в министерство, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

30. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных (заявителей), необходимых в связи с реализацией полномочий министерства, осуществляется в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами.

IV. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

31. Обработка персональных данных в министерстве осуществляется в программе 1С: "Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ" и 1С: "Зарплата и кадры государственного учреждения 8 ПРОФ", официальном сайте министерства государственного управления Сахалинской области, официальных сайтах мероприятий по нематериальной мотивации труда и общественной деятельности (далее - автоматизированные информационные системы).

32. Автоматизированные информационные системы содержат персональные данные лиц, указанных в пункте 5 Правил, и включают сведения, указанные в пунктах 8, 21, 22, 23 Правил в связи с осуществлением полномочий министерства.

33. Гражданским служащим министерства, включенным в перечень должностей в министерстве государственного управления Сахалинской области, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных (приложение N 1 к Правилам), предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей автоматизированной информационной системе. Доступ предоставляется к в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

34. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных согласно статье 19 Федерального закона "О персональных данных".

35. Гражданский служащий министерства, ответственный за обеспечение функционирования автоматизированных информационных систем, должен принимать все необходимые меры по восстановлению обрабатываемых персональных данных.

36. Доступ гражданских служащих министерства к персональным данным, находящимся в автоматизированных информационных системах, предусматривает обязательное прохождение процедуры идентификации и аутентификации.

V. Работа с обезличенными данными

37. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

37. Обезличивание персональных данных может быть проведено с целью ведения статистического учета и отчетности, снижения ущерба от разглашения персональных данных, снижения уровня защищенности автоматизированных информационных систем, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации и по достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении этих целей.

38. Обезличиванию подвергаются персональные данные, обработка которых осуществляется в автоматизированных информационных системах.

39. Обезличивание персональных данных осуществляется в соответствии с приказом Роскомнадзора от 5 сентября 2013 года N 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных".

40. Обработка обезличенных персональных данных может осуществляться на бумажных носителях без использования средств автоматизации, а также в автоматизированных информационных системах.

41. При обработке обезличенных персональных данных в автоматизированных информационных системах необходимо соблюдение:

парольной защиты автоматизированных информационных систем;

антивирусной политики;

правил работы со съемными носителями (в случае их использования);

правил резервного копирования;

правил доступа в помещения, где расположены элементы автоматизированных информационных систем.

42. При хранении обезличенных персональных данных следует:

организовать раздельное хранение обезличенных персональных данных и дополнительной (служебной) информации о выбранном методе обезличивания персональных данных и параметрах процедуры обезличивания персональных данных;

обеспечивать конфиденциальность дополнительной (служебной) информации о выбранном методе обезличивания персональных данных и параметрах процедуры обезличивания персональных данных.

43. При обработке обезличенных персональных данных в автоматизированных информационных системах обеспечивается соблюдение требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации N 1119, а также организационно-технических мер по обеспечению безопасности персональных данных, определенных приказом ФСТЭК России от 11.02.2013 N 17, с учетом уровней защищенности персональных данных, определенных для автоматизированных информационных систем, в которых осуществляется обработка персональных данных.

VI. Сроки обработки и хранения персональных данных

44. Срок хранения персональных данных граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, и членов их семей, граждан, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, составляет три года со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению согласно пункту 25 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112.

Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 года N 236 (далее - Перечень архивных документов).

45. После увольнения с государственной гражданской службы (прекращения трудовых отношений) персональные данные государственного гражданского служащего хранятся в министерстве в течение срока хранения документов, предусмотренного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

46. Срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах министерства определяется в соответствии с Перечнем архивных документов.

47. Персональные данные, полученные министерством на бумажном и/или электронном носителях в связи с осуществлением своих полномочий, хранятся у гражданских служащих министерства, уполномоченных на обработку персональных данных.

48. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

49. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

50. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений министерства.

51. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных министерства, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VII. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

52. Министерством осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

53. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии министерства, состав которой утверждается распоряжением министерства.

По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии министерства и утверждается министром государственного управления Сахалинской области.

Документы, содержащие персональные данные, на бумажном носителе передаются в архив министерства для уничтожения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле.

54. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

VIII. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

55. Субъекты персональных данных имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных в министерстве;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) применяемые в министерстве способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения министерства, сведения о гражданах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с министерством или на основании законодательства Российской Федерации;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких персональных данных не предусмотрен законодательством Российской Федерации;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения в министерстве;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

8) сведения об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче персональных данных;

9) наименование организации или фамилию, имя, отчество (при наличии) и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению министерства, если обработка поручена или будет поручена такой организации или лицу;

10) иную информацию, предусмотренную законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

56. Субъекты персональных данных вправе требовать от министерства уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законодательством Российской Федерации меры по защите своих прав.

57. Информация, предусмотренная пунктом 55 Правил, должна быть предоставлена субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в ней не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

58. Информация, предусмотренная пунктом 55 Правил, предоставляется субъекту персональных данных или его представителю гражданским служащим министерства, осуществляющим обработку соответствующих персональных данных, при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя, содержащего:

1) номер, серию документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, дату выдачи, наименование органа, выдавшего его;

2) информацию, подтверждающую участие субъекта персональных данных в правоотношениях с министерством, либо информацию, иным образом подтверждающую факт обработки персональных данных в министерстве, заверенную подписью субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

59. В случае, если информация, предусмотренная пунктом 55 Правил, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных, субъект персональных данных вправе повторно обратиться в министерство лично или направить повторный запрос в целях получения указанной информации и ознакомления с персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен законодательством Российской Федерации или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

60. Субъект персональных данных вправе повторно обратиться в министерство лично или направить повторный запрос в целях получения информации, предусмотренной пунктом 55 Правил, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 59 Правил, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 58 Правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

61. Министерство (уполномоченное должностное лицо министерства) вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 58 и 59 Правил. Такой отказ должен быть мотивированным.

62. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 8 статьи 14 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"

IX. Порядок доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

61. Нахождение в помещениях, в которых ведется обработка персональных данных, лиц, не являющихся гражданскими служащими министерства, возможно только в присутствии гражданского служащего министерства, на время, ограниченное необходимостью решения вопросов, связанных с предоставлением персональных данных.

62. Ответственность за соблюдение порядка доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, возлагается на гражданского служащего министерства, ответственного за организацию обработки персональных данных в министерстве в соответствии должностным регламентом.

X. Ответственный за организацию обработки персональных данных

63. Ответственный за организацию обработки персональных данных в министерстве (далее - ответственный за организацию обработки персональных данных) назначается министром из числа гражданских служащих министерства, относящихся к высшей группе должностей категории "руководители" и (или) главной группе должностей категории "специалисты".

64. Ответственный за организацию обработки персональных данных в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и Правилами.

65. Ответственный за организацию обработки персональных данных обязан:

1) организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в министерстве, от неправомерного или случайного доступа к ним, их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

2) осуществлять внутренний контроль за соблюдением гражданскими служащими министерства требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

3) доводить до сведения гражданских служащих министерства положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальные акты по вопросам обработки персональных данных, требования к защите персональных данных;

4) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов в министерстве;

5) в случае нарушения требований к защите персональных данных принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных.

66. Ответственный за организацию обработки персональных данных вправе иметь доступ к информации, касающейся обработки персональных данных, и включающей:

1) цели обработки персональных данных;

2) категории обрабатываемых персональных данных;

3) категории субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются;

4) правовые основания обработки персональных данных;

5) перечень действий с персональными данными, общее описание используемых способов обработки персональных данных;

6) описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона "О персональных данных", в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

7) дату начала обработки персональных данных;

8) срок или условия прекращения обработки персональных данных;

9) сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;

10) сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

67. Ответственный за организацию обработки персональных данных вправе привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в министерстве, иных гражданских служащих министерства с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.

68. Ответственность гражданских служащих министерства, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии со статьей 24 Федерального закона "О персональных данных" и законодательством Российской Федерации.