Приказ Министерства строительства и архитектуры Ставропольского края от 23 января 2020 г. N 29 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве строительства и архитектуры Ставропольского края"

1) прием, учет и распределение документов, поступающих в министерство, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных, и зарегистрированных документов (список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в разделе VI. "Организация делопроизводства в министерстве" настоящей Инструкции);

2) передача документов с проектом соответствующей резолюции на рассмотрение министру, первому заместителю (заместителям) министра и после подписания резолюции - исполнителю;

3) учет и регистрация исходящих из министерства документов, проверка правильности их оформления и передача их адресату;

4) ввод в базу данных системы электронного делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭДД "ДЕЛО") информации о ходе и результатах исполнения документов, поступивших в министерство;

5) учет документов, находящихся на исполнении у работников министерства;

6) печатание проектов поручений, служебных писем за подписью министра, первого заместителя (заместителей) министра и других документов;

7) контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

8) разработка номенклатуры дел министерства;

9) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

10) прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи.

1) Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

2) Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

3) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

4) ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (далее - ГОСТ Р 51511-2001);

5) национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст);

6) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";

7) приказ Росархива от 29 апреля 2011 г. N 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";

8) национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст);

9) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988, Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 N 33);

10) Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);

11) Методические рекомендации "Унификация текстов управленческих документов" (утверждены Главархивом СССР);

12) постановление Правительства Ставропольского края от 19 февраля 2008 г. N 20-п "Об утверждении Регламента аппарата правительства Ставропольского края";

13) постановление Правительства Ставропольского края от 13 апреля 2012 г. N 133-п "Об организации межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае";

14) постановление Правительства Ставропольского края от 20 ноября 2013 г. N 419-п "О Регламенте Правительства Ставропольского края";

15) распоряжение Губернатора Ставропольского края от 24 августа 2006 г. N 683-р "О некоторых мерах по соблюдению юридико-технических требований к оформлению законопроектов";

16) приказ министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края от 19 марта 2018 г. N 59-о/д "Об утверждении Регламента подключения к системе межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае и работы с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае";

17) настоящая Инструкция;

18) иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ставропольского края в сфере делопроизводства и архивного дела.

15. Документы, создаваемые на бумажном носителе в министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) (далее - формат А4). Бланки резолюций имеют формат А6 (105 x 148 мм) (далее - формат А6).

При организации обмена электронными документами используются электронные шаблоны бланков.

16. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте расположения реквизитов бланка они располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Для документов, оформленных как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата А4, устанавливаются следующие размеры полей:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 25 мм;

нижнее - 20 мм.

17. В министерстве используются следующие виды бланков документов:

18. Бланк письма министерства с цветным изображением герба Ставропольского края, выполнен типографским способом.

Бланки проектов постановлений и распоряжений Губернатора, проектов постановлений и распоряжений Правительства с черно-белым изображением герба Ставропольского края используются при подготовке соответствующих проектов.

19. Без изображения герба Ставропольского края используется бланк приказа министерства.

Образцы бланков документов приведены в приложениях 1 - 6 к настоящей Инструкции.

20. При изготовлении всех видов бланков документов и использовании их следует строго руководствоваться требованиями ГОСТа Р 7.0.97-2016.

Изготовление гербовых бланков писем министерства с цветным изображением герба Ставропольского края обеспечивает отдел организации исполнения бюджета и хозяйственного обеспечения министерства на основании заявок руководителей структурных подразделений министерства.

21. Бланки проектов постановлений и распоряжений Губернатора, проектов постановлений и распоряжений Правительства с черно-белым изображением герба Ставропольского края выдаются в Правительстве работнику отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства, ответственному за учет, хранение и использование по назначению гербовых бланков в министерстве.

Изготовление бланков писем министерства с черно-белым изображением герба Ставропольского края и бланков приказов министерства осуществляется работниками министерства самостоятельно с использованием компьютерной техники на основании образца бланка письма и бланка приказа, утвержденных настоящей Инструкцией.

22. Уничтожение испорченных, утративших свое значение или пришедших в негодность бланков документов всех видов производится экспертной комиссией министерства, утвержденной приказом министерства от 16 января 2019 г. N 11 "Об экспертной комиссии министерства строительства и архитектуры Ставропольского края" (с внесенными изменениями от 03 февраля 2020 г. N 54), (далее - экспертная комиссия министерства), по актам, образцы которых приведены в приложении 7 к настоящей Инструкции.

Такие акты подписываются председателем и членами экспертной комиссии министерства, решение об их утверждении отражается в протоколе заседания экспертной комиссии министерства, который утверждается министром.

23. Министерство в своей деятельности применяет печать с изображением герба Ставропольского края.

Кроме печати с изображением герба края в министерстве могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("ВЕРНО", "Для копий", "Для документов"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений и другие.

24. Изготовление печати (штампа) осуществляется штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции.

25. Начальниками структурных подразделений министерства определяются виды и количество печатей и штампов, применяемых в деятельности отдела, составляется заявка на изготовление печати или штампа, к которой прилагаются ее (его) описание и образец на имя руководителя отдела организации исполнения бюджета и хозяйственного обеспечения министерства с обоснованием выдачи печати (штампа).

Печати (штампы) изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

26. Печати и штампы подлежат обязательному учету, хранению и используются строго по назначению.

Учет имеющихся в министерстве печатей и штампов ведется отделом государственной службы и кадров министерства в журнале учета печатей и штампов министерства, образец которого приведен в приложении 8 к настоящей Инструкции, с проставлением их оттисков (далее - журнал учета печатей и штампов).

27. Выдача печатей и штампов специалистом, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых министерством, не допускается.

Журнал учета печатей и штампов включается в сводную номенклатуру дел министерства.

28. Печати используются для удостоверения подлинности документов, подписанных должностными лицами, которые обладают правом подписи таких документов.

Печати и штампы хранятся в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в надежно запирающихся шкафах или сейфах.

Об утере печати или штампа незамедлительно сообщается в отдел государственной службы и кадров министерства.

29. Ответственность за использованием и хранением печатей и штампов осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений министерства, которым они выданы в соответствии с записью в журнале учета печатей и штампов.

На период временного отсутствия работника министерства (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) печати и штампы, находящиеся у него в пользовании, передаются работнику, исполняющему его обязанности.

При увольнении работник министерства, которому были выданы печати или штампы, обязан передать их по акту приема-передачи вновь назначенному работнику данного подразделения или сдать в отдел государственной службы и кадров министерства с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

30. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые или утратившие свое значение печати и штампы, подлежат возврату в отдел государственной службы и кадров министерства с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов для последующего уничтожения их клише.

В отношении печатей и штампов, отобранных для уничтожения их клише, составляется акт об уничтожении клише печатей и штампов, использованных в министерстве, образец которого приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции. В таком акте указываются наименования печатей и штампов, их количество, а также воспроизводятся оттиски отобранных для уничтожения печатей и штампов.

Клише печатей и штампов уничтожаются в присутствии членов экспертной комиссии министерства путем их измельчения. После этого в журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении соответствующих клише печатей и штампов с указанием реквизитов акта об их уничтожении.

31. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

32. Изображение герба Ставропольского края помещают на бланках писем министерства в соответствии с Законом края от 30 мая 1997 г. N 14-кз "О гербе Ставропольского края", которое выполнено как в цветном, так и в черно-белом варианте.

Изображение герба Ставропольского края помещается в левой стороне верхнего поля бланка документа над реквизитами "Наименование организации - автора документа".

На электронных шаблонах бланков документов герб Ставропольского края не воспроизводится.

33. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в краевых органах исполнительной власти, утвержденным постановлением главы администрации Ставропольского края от 02 ноября 1995 года N 607, на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительная надпись "Для служебного пользования".

Такая ограничительная надпись проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

34. Реквизит "Адресат" используется при оформлении писем. Документ может быть адресован в органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, структурные подразделения, должностным лицам или гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 8 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал "точно".

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций.

35. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией, сама фамилия отделяется от текста адреса одним межстрочным интервалом, например:

36. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи):

37. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки этого документа, или частному лицу.

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию и постоянным корреспондентам.

38. При направлении письма в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:

39. При направлении документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При направлении документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки.

40. При адресовании письма в государственный орган, учреждение, организацию указывается наименование (в именительном падеже, без сокращений), затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, инициалы и фамилия отделяются одним межстрочным интервалом, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

При отправке письма адресату по электронной почте или факсимильной связью (без последующего его направления почтовым отправлением) почтовый адрес на таких письмах не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес, например:

41. Резолюция располагается на документе ниже реквизита "Адресат" на свободной от текста площади первого листа (кроме полей) или на отдельном листе. В состав резолюции входят: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым или имеющее пометку "Свод".

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

В случае оформления резолюции на отдельном листе дополнительно указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложение 10 к настоящей Инструкции).

42. Место составления или издания документа (г. Ставрополь) указывается на бланках документов, за исключением бланков писем.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

43. Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

44. Наименование министерства как автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве.

Справочные данные о министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

45. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями министерства в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами.

Документы, изданные двумя или более органами, организациями, должны иметь одну (единую) дату.

46. Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: "01.02.2019".

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: "01 января 2016 года" или "01 января 2017 г.".

При ссылке в документе на дату и номер любого документа дату необходимо указывать тем способом, который использован на основном документе, например: "В соответствии с постановлением Правительства Ставропольского края от 20 ноября 2013 г. N 419-п "О Регламенте Правительства Ставропольского края"...".

В законах Ставропольского края, правовых актах Губернатора, Правительства, поручениях Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, приказах аппарата Правительства, протоколах, стенограммах заседаний Правительства, выписках из протоколов заседаний Правительства, используется словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 01 августа 2019 г.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется или цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

В исключительных случаях на документе указываются дата и время (издания, подписания), например: 21.07.2017, 20.05 час.

47. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации в министерстве. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что этот документ включен в документооборот министерства.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Допускается дополнение порядкового номера через косую черту индексом структурного подразделения министерства, информацией о корреспонденте.

Регистрационный номер документа печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ. В министерстве используется регистрационный штамп, образец которого приведен в Приложении N 11 к настоящей Инструкции.

Формирование регистрационных номеров документов в министерстве осуществляется с использованием СЭДД "ДЕЛО".

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер проставляется под датой.

48. Ссылка на исходящий номер и дату ранее поступившего письма входит в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке или регистрации письма-ответа.

Данный реквизит включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты письма-ответа. Этот реквизит присутствует только на бланках писем.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие письма-запросы. В регистрационной карточке (далее - РК) письма-ответа в СЭДД "ДЕЛО" в обязательном порядке устанавливается "связка" - ссылка на РК письма-запроса в СЭДД "ДЕЛО".

Указание в тексте письма-ответа ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается.

49. Заголовок к тексту документа - это краткое содержание этого документа.

Заголовок составляется исполнителем документа ко всем документам, оформленным на бумаге формата А4, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5 (148 x 210 мм) (далее - формат А5).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании...").

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания предписываемых действий (например: "О Петрове Н.К.").

Если в тексте документа отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно". Переносы слов в заголовке нежелательны. Точка в конце заголовка не ставится.

50. Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка письма "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом Times New Roman размера (далее - шрифт) N 14 и располагают над текстом письма, отступив от реквизитов бланка 2 - 3 межстрочных интервала.

Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке и должен занимать, как правило, не более 5 строк.

51. Заголовок правового акта Губернатора, Правительства, поручения Губернатора, первого заместителя (заместителя) председателя Правительства, приказа аппарата Правительства печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке, если количество знаков в нем не превышает 140, и от левой до правой границы поля, если количество знаков больше 140.

Заголовки к тексту таких документов, как инструкция, штатное расписание, структура, правила или устав, прилагаемых к правовому акту или утверждаемых им, должны сочетаться в падеже с наименованием документа, например: "Штатное расписание (чего?) министерства..."; "Методика предоставления (чего?) субсидии....".

Если правовым актом Губернатора, Правительства предусмотрено утверждение нескольких документов, то заголовок такого акта должен формулироваться обобщенно, например: "О порядке организации и проведения....").

Заголовок отчета, справки и других документов выравнивается по центру текстового поля документа, например:

ОТЧЕТ
о выполнении основных мероприятий государственной программы
Ставропольского края "Развитие ..."

При оформлении документов (правовых актов, служебных писем) с использованием СЭДД "ДЕЛО" заголовок правового акта, краткое содержание письма обязательно вносятся в поле "Содержание" РК данного документа в СЭДД "ДЕЛО".

52. В министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, списка, анкеты, схемы или в виде соединения этих форм.

К текстам документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации, краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простоту стиля. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Написание буквы "ё" в текстах документов является обязательным в тех случаях, когда возможно неправильное прочтение слова, в том числе в именах собственных (фамилиях, именах, отчествах, наименованиях организаций и предприятий, географических названиях).

В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения. Если названия государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, объектов упоминаются в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант (по форме: "далее -..."), который далее будет употребляться в тексте.

При упоминании в тексте документа фамилии гражданина, должностного лица инициалы ставятся после фамилии.

При упоминании в тексте документа правового акта или иного документа указываются все реквизиты данного документа: заголовок документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения) (например: "Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234").

53. Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и основной (распорядительной).

В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй - решения, указания, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст может содержать только основную (распорядительную) часть, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй - просьбу.

Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой её части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй - просьбу.

54. Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа (например: "Приказываю подготовить и представить на рассмотрение..."; "... прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...");

3-го лица единственного числа (например: "... министерство сообщает...");

1-го и 3-го лица множественного числа (например: "Просим представить данные о..."; "Представляем на рассмотрение и согласование...").

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа (например: "... приказываем..."; "... решили...").

55. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Текст документа выравнивается по ширине страницы и может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз и абзацев. Текст документа оформляется через 1 межстрочный интервал, интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами - один пробел, используется автоматическая расстановка переносов, за исключением текста делового (служебного) письма, в котором перенос слов по слогам не допускается.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.

При оформлении текста документа рекомендуется использовать двойные угловые кавычки ("...").

При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются шрифтом N 14 в правой части верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов. Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.

56. При подготовке сложных документов (правил, инструкций и др.) их текст необходимо разбивать на разделы, подразделы, которые могут иметь самостоятельные заголовки и нумерацию, а также пункты и подпункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой (например: "1.1."; "1.1.1."). Допускается четырехзначная нумерация подпунктов (например: "1.1.1."; "1.1.1.1."). Если в тексте уже используется четырехзначная нумерация подпункта и необходимо еще ввести нумерацию подпунктов в данном подпункте, то в таком случае используется нумерация подпунктов с использованием цифр с закрывающейся круглой скобкой (например: "1)") и строчными буквами с закрывающей круглой скобкой (например: "а)").

После цифровых обозначений пунктов с точкой (например: "1"; "2") текст пункта следует начинать с прописных букв, а последние строки абзаца заканчивать точками.

После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой (например: "1)"; "а)") текст подпункта следует начинать со строчной буквы и заканчивать точкой с запятой. Если такой подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точкой с запятой, последний абзац заканчивается точкой с запятой. Последний абзац пункта заканчивается точкой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

57. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Изменения, вносимые в ранее принятый документ, должны соответствовать виду и структуре изменяемого документа, с обязательным указанием его вида, даты, номера и заголовка.

58. Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам, она применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

59. Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Заголовок графы пишется с прописной буквы, а подзаголовок - со строчной. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом. Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовках таблицы и граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. При отсутствии данных в графах таблицы ставится тире, которое центруется.

Образцы оформления таблиц приведены в приложениях 12, 13 к настоящей Инструкции).

60. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о наличии приложения к документу оформляется после завершения текста и отделяется от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, выше реквизита "Подпись". Слово "Приложение" печатается от левого поля с отступом 12,5 мм, после него ставится двоеточие, например:

Размеры полей, шрифт и межстрочный интервал при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста документа.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, то в отметке о приложении они должны быть указаны полностью, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов можно не указывать. Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то в отметке о приложении указывается информация о его наличии, например:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о нем оформляют следующим образом:

Если приложением к документу является материальный носитель информации (флэш-карта, диск), то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: флэш-карта (диск) с текстами "________________"

                    (указать наименование текста)

и "____________________________________________________", 1 шт.

                    (указать наименование текста)

Прилагаемый диск рекомендуется подписывать (например: указывать имя файла или реквизиты документа, к которому прилагается диск.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал.

Все составные части реквизита центрируются относительно длинной строки или размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, приложение 1, приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, например:

Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

61. В состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ, и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит "Подпись" включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию, например:

Подпись располагают после текста документа и отметки о наличии приложений, отступив 3 межстрочных интервала. Наименование должности лица в реквизите "Подпись" размещается флаговым способом и печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "точно".

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем текста документа.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления косой черты или предлога "за" перед наименованием должности не допускается.

При подписании документов лицом, временно исполняющим обязанности министра, временно исполняющим обязанности первого заместителя (заместителя) министра, подпись оформляется с указанием слов "Временно исполняющий обязанности", например:

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

При подписании совместного документа бланки писем не используют. При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа в соответствии с распределением полномочий, например:

Образцы такого оформления реквизита "Подпись" приведены в приложениях 14 и 15 к настоящей Инструкции.

62. Отметка об электронной подписи используется при визуализации (создании копии на бумажном носителе) электронного документа, подписанного электронной подписью соответствующего должностного лица, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи формируется автоматически с использованием СЭДД "ДЕЛО" и в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата ключа электронной подписи, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

63. Реквизит "Отметка об исполнителе" содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ, и включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, например:

Иванов Иван Иванович

8 (8652) 30-56-77.

Данный реквизит может дополняться наименованием структурного подразделения, должности и электронным адресом исполнителя, например:

Иванов Иван Иванович,

управление по региональной политике,

консультант, 8 (8652) 30-56-77

ivanov@stavkray.ru.

Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется на лицевой стороне последнего листа документа или, при отсутствии места, - на оборотной стороне в левом нижнем углу без абзацного отступа, через межстрочный интервал "точно", шрифтом N 10 (12).

64. Реквизит "Виза" удостоверяет согласие или несогласие должностного лица с содержанием проекта документа.

Согласование документа оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования.

При наличии замечаний (заключений) к проекту документа они вносятся в текст проекта документа или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к проекту документа.

Замечания (заключения) могут указываться на отдельном листе согласования. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Если исполнителем проекта документа устранены замечания должностного лица, то данное должностное лицо при визировании проекта документа рядом с записью "Замечания прилагаются" делает отметку о снятии ранее изложенных замечаний, например: "Замечания сняты". При этом также указываются личная подпись должностного лица, снимающего замечания к проекту документа, и дата снятия замечаний.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, то после доработки проект документа подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В служебных письмах (исходящих письмах, внутренних письмах) на бумажных носителях визы проставляются на экземпляре документа, помещаемом в дело. При этом в отметка о визировании проекта письма проставляется в перечне лиц, визирующих данный проект, в регистрационной карточке проекта документа (далее - РКПД) в СЭДД "ДЕЛО".

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных и аналитических записках, справках) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

На документе, подлинник которого остается в аппарате Правительства (подлинники проектов правовых актов Губернатора, Правительства), визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

При согласовании некоторых документов (проектов правовых актов Губернатора, Правительства) правовыми актами, регламентирующими порядок их подготовки, может предусматриваться полистное визирование их исполнителем, другими должностными лицами.

Порядок согласования (визирования) электронных документов предусмотрен разделом VII "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции.

Порядок и последовательность визирования проектов законов Ставропольского края, законов Ставропольского края, проектов правовых актов Губернатора, Правительства, поручений Губернатора, приказов аппарата Правительства определены Регламентом аппарата Правительства.

65. Печать проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих права должностных лиц (например: удостоверениях, доверенностях), фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах в случаях, когда законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края предусмотрено проставление печати.

Печать на документах заверяет подлинность подписи должностного лица, подписавшего документ.

Печать проставляется, захватывая часть наименования должности лица, его подписавшего. Печать не должна захватывать подпись должностного лица. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

66. Реквизит "Гриф согласования документа" используется при необходимости, как правило, внешнего согласования документа.

Гриф согласования документа включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и двоеточия), далее через один межстрочный интервал наименование должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации (интервал "точно" (14 пт)), далее через один межстрочный интервал личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), далее через один межстрочный интервал дату согласования, например:

Гриф согласования располагается на документе ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться в левом верхнем углу первого листа документа на одном уровне расположения реквизита "Гриф утверждения документа".

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивают содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

67. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

Утверждение документа производится должностным лицом (лицами) или утверждающим документом (постановлением, распоряжением, приказом, протоколом).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), далее через один межстрочный интервал указывается наименование должности лица, интервал - "точно" (12 - 14 пт), далее через один межстрочный интервал его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При наличии в тексте утверждающего акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.) гриф утверждения состоит из слова Утвержден, согласующегося в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН. Далее через один межстрочный интервал наименование утверждающего документа в творительном падеже, интервал - "точно", его дата, номер. Например, о мероприятии:

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

68. Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа в министерство (при необходимости может дополняться информацией о времени поступления).

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа.

Данный реквизит обязателен для поступивших (входящих) в министерство документов, подлежащих регистрации.

69. Документы, поступающие по СЭДД "ДЕЛО" с отметкой "Контроль", заносятся в электронную регистрационную карточку с соответствующей отметкой о контроле.

70. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слова "Копия верна", "Верно" наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Допускается заверять отметкой "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.

71. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

72. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседание).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в министерстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает министр или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

73. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

Срок подготовки протокола заседания (совещания) определяется документами, регламентирующими деятельность органов (комиссий, советов, рабочих групп), заседания которых проводятся.

Текст протокола печатается на стандартных листах бумаги формата А4 только на лицевой стороне листа с учетом требований настоящей Инструкции.

Если протокол занимает несколько листов, второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Порядковые номера листов протокола проставляются арабскими цифрами в правой части верхнего поля лицевой стороны листа без точки.

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

74. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

75. Протоколы имеют следующие реквизиты:

76. В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании (совещании), составляется стенографический протокол заседания (совещания), который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Если на обсуждение заседания (совещания) выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола такого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" или требованиями секретного делопроизводства.

Протоколы заседаний (совещаний) хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока их хранения.

Решения, принятые на заседании (совещании), доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола заседания (совещания).

77. Выписка из протокола заседания (совещания) представляет собой точную копию части текста подлинника протокола заседания (совещания), относящегося к тому вопросу повестки заседания (совещания), в отношении которого готовят выписку, и воспроизводит все реквизиты протокола заседания (совещания), вводную часть текста такого протокола, вопрос повестки заседания (совещания), в отношении рассмотрения которого готовится выписка, текст протокола заседания (совещания), отражающий обсуждение такого вопроса, и решение, принятое по результатам его рассмотрения.

Выписку из протокола заседания (совещания) может подписывать только ответственный секретарь коллегиального органа, который делает отметку о ее достоверности.

Выписки из протоколов заседаний (совещаний), проводимых членами Правительства, подготавливаются и рассылаются работниками соответствующих секретариатов и (или) работниками органов исполнительной власти, на которые возложена подготовка заседания (совещания), ответственными секретарями коллегиальных органов.

Печать ставится на копии и (или) выписке из протокола соответствующего заседания (совещания) для удостоверения ее соответствия подлиннику.

Копии и (или) выписки из протоколов заседаний (совещаний) допускается заверять печатью органов исполнительной власти, их уполномоченных подразделений или коллегиальных органов, на которые правовыми актами Губернатора, Правительства возложены обязанности по их подготовке и оформлению.

78. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет специалист отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства или иное должностное лицо, на которое министр возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

79. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (министра).

Согласование (визирование) проекта доверенности осуществляется исполнителем проекта доверенности в порядке, предусмотренном для согласования проектов писем (на бумажном носителе и путем создания соответствующей РКПД в СЭДД "ДЕЛО").

Подписи лиц, согласовывающих (визирующих) проект доверенности, располагаются на лицевой стороне такого проекта.

В тексте официальной доверенности указывают следующие сведения:

80. Доверенность имеет следующие реквизиты:

Доверенность, как правило, выдается на срок со дня ее подписания до окончания текущего календарного года.

Образец оформления доверенности приведен в приложении 17 к настоящей Инструкции.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (должностного лица) на действия, связанные с трудовыми отношениями (получение корреспонденции и др.). В тексте личной доверенности указывают полные данные доверителя, доверенного лица и вид действий по доверенности.

81. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату. Такие письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

82. Письма печатаются на бланках писем установленной формы и имеют следующие реквизиты: адресат; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении; подпись; отметка об исполнителе.

Письма печатаются с применением форматов MS Word 2003/2007/2010, OpenOffice.org либо других форматах, совместимых с данными, с использованием межстрочных интервалов - "одинарный" и "точно" и использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт - для оформления текста и 12 - 14 пт - для оформления таблиц.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 межстрочными интервалами. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки. При печатании служебных документов используется краска черного цвета.

83. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

при ориентации параметров страницы "Книжная":

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 25 мм;

нижнее - 20 мм;

при ориентации параметров страницы "Альбомная":

левое - 10 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 35 мм;

нижнее - 10 мм;

Текст печатается с абзаца (12,5 мм) от левой границы поля на расстоянии до трех межстрочных интервалов от заголовка, с расстановкой переносов в словах и растягивается по ширине листа, за исключением таблиц и реквизитов документа.

Перечисление однородных объектов или фамилий в списках оформляется в алфавитном порядке.

Фамилия, имя и отчество в списочных составах оформляются интервалом "точно" или "одинарный" (12 - 14 пт) в две строки, на первой - фамилия, имя, на второй - отчество. Наименование должности располагается на первой строке, например:

При оформлении текста письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются справа верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.

На последний лист документа переносится не менее 3 строк текста без учета реквизита "Подпись".

Не допускается перенос на другую строку или страницу инициалы без фамилии, знаки номера, процентов, градусов, минут, секунд без числа, цифры в оформлении дат, элементы почтового адреса.

Пояснения, замечания, особые мнения к письму оформляются пояснительной запиской или замечанием на отдельном листе.

Составляющие элементы реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа" и выражения "Приложение" допускается центрировать относительно самой длинной строки реквизита.

Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Элементы реквизитов документов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Заголовок к тексту", "Подпись", "Отметка об исполнителе" и выражения "Приложение", состоящие из нескольких строк, печатаются через интервал "точно" (12 - 14 пт).

Переносы слов по слогам в тексте письма не допускаются.

84. Подготовка проекта письма осуществляется на бумажном носителе и в электронном виде с использованием шаблона письма, размещенного на портале аппарата Правительства, посредством создания соответствующей РКПД в СЭДД "ДЕЛО". Электронная копия проекта письма размещается в РКПД в области "Файлы" в текстовом формате.

В письме вступительное обращение к адресату располагается по центру через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

Текст письма состоит, как правило, из двух взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить письмо, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых оно подготовлено. Во второй части излагается основная часть письма: выводы, просьбы, предложения, замечания. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений.

Текст писем располагается только на лицевой стороне листа. Не допускается подготовка подлинников писем с использованием оборотных сторон листов.

Объем текста письма, как правило, должен составлять не более 2 страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема она, как правило, оформляется приложением к письму.

Образцы оформления писем приведены в приложениях 18 - 21 к настоящей Инструкции.

85. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

86. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Министерство строительства и архитектуры Ставропольского края не возражает ...", "Министерство строительства и архитектуры Ставропольского края предлагает ...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем ...", "Решили ...").

87. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.

При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

88. Согласование проекта письма является обязательным. Проект письма направляется на согласование уполномоченным должностным лицам на бумажном носителе и в электронном виде с использованием СЭДД "ДЕЛО" в виде файлов.

Порядок согласования письма предусмотрен подразделом "Реквизит "Виза" настоящей Инструкции.

После согласования (визирования) проекта письма на бумажном носителе его электронная копия размещается в РКПД в области "Файлы" в графическом формате (TIFF).

Исполнитель проекта письма несет персональную ответственность за соответствие представленного в электронном виде проекта письма его оригиналу на бумажном носителе.

89. Письма, прошедшие регистрацию, передаются в отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства на отправку средствами почтовой или специальной связи или возвращаются исполнителю для их самостоятельной отправки. В последнем случае на лицевой стороне первого листа второго экземпляра такого письма (без приложений) исполнитель ставит собственноручную подпись с указанием фамилии, инициалов и даты.

Отправка копий документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителем самостоятельно.

90. Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

91. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

92. Письма, оформленные на бланках писем министерства, подписываются министром, первым заместителем (заместителями) министра.

Подписание служебных писем другими должностными лицами осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем.

Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств подписываются руководителем министерства, если иное не указано в поручении Губернатора края, первых заместителей председателя Правительства Ставропольского края, заместителей председателя Правительства Ставропольского края.

93. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

94. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

95. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается в отделе документационного обеспечения и аналитической работы министерства и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований Ставропольского края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанных в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

96. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и информирующий о каких-либо фактах или вопросах и может содержать обстоятельное изложение этих фактов и вопросов с выводами и предложениями составителя (далее для целей настоящего подраздела соответственно - докладная записка, должностное лицо).

Докладная записка составляется как по личной инициативе работника, должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

97. Докладная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование вида документа - "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА"; адресат; дата документа; заголовок к тексту; текст документа, подпись. Реквизиты отделяются один от другого 2 - 3 межстрочными интервалами. Данные реквизиты оформляются в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящей Инструкцией. (Приложение 22)

98. По содержанию докладные записки подразделяются на:

99. Текст инициативной докладной записки состоит из вводной и заключительной части. В первой части излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации, во второй части излагают выводы и предложения автора докладной записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.

100. Объяснительная записка - документ, составляемый работником министерства для представления вышестоящему руководителю, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка (приложение 23 к настоящей Инструкции).

101. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование вида документа - "ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА"; адресат; дата документа; текст документа; подпись.

Реквизиты отделяются один от другого 3 межстрочными интервалами. Данные реквизиты оформляются в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящей Инструкцией.

102. Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит факты, послужившие поводом для написания объяснительной записки, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается объяснительная записка ее составителем.

103. Заявления оформляются на листе бумаги формата А4. Допускается оформление всех видов заявлений в виде текста, напечатанного на компьютере, или текста, написанного собственноручно.

Образец оформления заявления приведен в приложении 24 к настоящей Инструкции.

104. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов. Как правило, через определенное время информация должна подтверждаться на бумажном носителе.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента или адресата, номер факсимильного аппарата, подпись ответственного лица.

105. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.

Категорически запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.

Заголовок проектов правовых актов Губернатора, Правительства

Текст правового акта Губернатора, Правительства

Подпись

Перечень лиц, визирующих проект правового акта Губернатора, Правительства

Оформление приложений к правовым актам Губернатора, Правительства

Пояснительная записка

Порядок проведения лингвистической экспертизы проектов правовых актов Губернатора, Правительства

Порядок принятия проектов правовых актов Губернатора, Правительства для их подписания Губернатором

Порядок заполнения указателя рассылки правового акта Губернатора, Правительства

Порядок представления проектов правовых актов Губернатора, Правительства на подпись Губернатору

Порядок регистрации и выпуска правовых актов Губернатора, Правительства и их рассылки

155. Приказ - подзаконный нормативный правовой акт, издаваемый министерством и содержащий правовые нормы.

Приказы издаются по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы министерства и подписываются министром или первым заместителем (заместителями) министра.

156. Регистрацию приказов министерства осуществляет отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства.

Приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно отделом государственной службы и кадров министерства.

Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

157. Проект приказа министерства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата А4.

В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование министерства;

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка.

Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 20 мм. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется.

Реквизиты "Место издания документа", "Дата документа", "Регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "Вид документа" 1 - 2 межстрочными интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом либо цифрово-текстовым.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Реквизит "Наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 50 мм от верхнего края листа с прописной буквы интервалом "точно" (12 пт). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "Место издания документа" 2 - 3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8 - 9 см (28 печатных знаков каждая строка), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

158. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита "Заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "Место издания документа" 2 - 3 межстрочными интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Место издания документа", "Наименование документа", "Текст документа" и "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля с автопереносами. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

159. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В преамбуле приказа указывается основание или причина составления приказа и завершается словом "приказываю", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 2 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит "Подпись должностного лица" Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

160. Приказы (оборотная сторона приказа) и приложения к ним визируются в соответствии с приказом министерства от 23 января 2020 г. N 28 "Об утверждении порядка визирования и подписания документов в министерстве строительства и архитектуры Ставропольского края".

Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения министерства, его подготовившим и (или) осуществлявшим координацию подготовки, либо иным исполнителем.

Образец оформления приказа министерства приведен в приложении 36 к настоящей Инструкции.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то текст содержит только распорядительную часть.

Если приказ отменяет или изменяет ранее изданный документ или его пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый (изменяемый) документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами: "Признать не подлежащим применению ..." или "Внести в ... следующие изменения: ...".

161. Подлинники приказов хранятся в отделе документационного обеспечения и аналитической работы министерства в соответствии с установленными сроками, а затем передаются на архивное хранение.

162. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливается системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

163. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются министром, первым заместителем (заместителями) министра или как акты, утверждаемые министром, первым заместителем (заместителями) министра; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении министерства.

164. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается без бланка.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

165. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий ими факты или события.

Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, основная часть и выводы.

В вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В основной части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством). Количество экземпляров определяется числом заинтересованных в нем сторон.

Акт подписывается всеми членами комиссии. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, инициалы и фамилии.

166. При составлении совместных документов разными организациями их оформляют на стандартных листах бумаги формата А4 в количестве экземпляров, соответствующем числу организаций, участвующих в создании документа.

Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций - участников.

Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора.

Дата данного документа единая. Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("сообщаем", "решили").

171. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях министерства, должностными регламентами и инструкциями работников министерства.

172. В документообороте министерства выделяются следующие документопотоки:

входящая корреспонденция;

исходящая корреспонденция;

внутренняя корреспонденция.

Входящая корреспонденция принимается на регистрацию отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства и регистрируется в СЭДД "ДЕЛО" в день ее поступления;

Исходящая корреспонденция принимается на отправку отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства и отправляется в этот же день, за исключением исходящей корреспонденции в адрес администраций муниципальных округов и городских округов Ставропольского края и представительных органов муниципальных районов и городских округов Ставропольского края, которая отправляется по мере поступления, но не реже двух раз в неделю.

173. В процессе документооборота министерства участвуют:

министр строительства и архитектуры Ставропольского края (далее - министр);

первый заместитель министра строительства и архитектуры Ставропольского края, заместители министра строительства и архитектуры Ставропольского края (далее соответственно - первый заместитель (заместители) министра);

государственный гражданский служащий края в министерстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее) (далее - исполнитель).

174. Документы доставляются в министерство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

посредством электронной почты;

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, посредством электронной почты, нарочно, осуществляется отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства.

Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется по телеграфной сети общего пользования и с факсимильных аппаратов.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

Дата приема документа, подпись лица, принявшего документ, проставляется на копиях принимаемых документов.

Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями. Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями в отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства для регистрации, осуществляется в день их приема (передачи).

175. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Ошибочно доставленные документы (в случае, если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "ЛИЧНО", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Поступившие документы распределяются на документы, подлежащие регистрации в СЭДД "ДЕЛО", и документы, не подлежащие такой регистрации.

176. Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Средства факсимильной связи устанавливаются в приемной министра и подразделениях министерства.

Для передачи факсограммы нескольким организациям составляется список, в котором указываются наименование организации, номер факса, отметка о времени и дате передачи.

Поступившие в министерство факсограммы переносятся на бумажный носитель, рассматриваются как входящие документы и регистрируются в СЭДД "ДЕЛО". В таком случае в РК документа в СЭДД "ДЕЛО" делается отметка о способе его получения. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование средств факсимильной связи в структурных подразделениях министерства, в которых они установлены.

Ответственность за содержание документа, передаваемого с использованием факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче в виде факсограммы, и руководителя соответствующего структурного подразделения министерства.

177. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания, в первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между министром и его заместителями;

положений о структурных подразделениях министерства;

авторства и срочности исполнения.

178. На каждом поступившем документе в правом углу нижнего поля первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления штампа в указанном месте он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

179. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Форма регистрационного штампа приведена в приложении 11 к настоящей Инструкции.

На каждый поступивший документ, подлежащий регистрации, заполняется РК в СЭДД "ДЕЛО", в которой указываются необходимые данные о поступившем документе. Подробный порядок заполнения РК документа в СЭДД "ДЕЛО" размещен в закладке "Помощь" СЭДД "ДЕЛО". Документам, не подлежащим регистрации, входящий номер не присваивается.

Информация о зарегистрированных документах автоматически заносится в электронные базы пользователей СЭДД "ДЕЛО". РК документа в СЭДД "ДЕЛО", при необходимости, может быть распечатана на бумажном носителе.

180. Документы, поступившие в министерство иным способом, также регистрируются однократно в СЭДД "ДЕЛО" специалистом отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства. При регистрации входящего документа в СЭДД "ДЕЛО" заполняются соответствующие графы регистрационной карточки в СЭДД "ДЕЛО".

Заполнение обязательных реквизитов регистрационной карточки в СЭДД "ДЕЛО":

регистрационный номер и дата (присваиваются автоматически);

корреспондент;

исходящие номер и дата;

данные лица, подписавшего документ.

Порядок заполнения определяется правилами работы с СЭДД "ДЕЛО".

181. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем министерства по данному вопросу.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

Подбор связанных между собой документов производится:

при нахождении документа в архиве - отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства;

при нахождении документа на исполнении - исполнителями.

Обращения граждан, содержание звонков на телефоны доверия регистрируются в соответствующих журналах поступающей корреспонденции в отделе документационного обеспечения и аналитической работы министерства и передаются для рассмотрения первому заместителю (заместителям) министра.

Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства для регистрации.

Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Корреспонденция с пометками "СРОЧНО", "ВЕСЬМА СРОЧНО", "ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО" регистрируются и передаются министру незамедлительно.

Корреспонденция с пометкой "ЛИЧНО", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов, если иное не установлено настоящей Инструкцией.

Документ возвращается отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства отправителю в течение 3 дней со дня устного согласования его возврата с министром и (или) с руководителем структурного подразделения министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.

В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документов в сроки, установленные настоящей инструкцией, в 3-х экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения и аналитической работы министерства, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением 38 к настоящей Инструкции.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю в случаях, установленных инструкцией по делопроизводству.

182. К документам, не подлежащим регистрации, не требующим исполнения и не содержащим информацию, используемую в справочных целях, относятся:

письма (без обращения в министерство), присланные в копии для сведения;

телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

графики, наряды;

сводки и информация, присланные для сведения;

обзоры печати, ведомственная литература, тематические и специальные сборники и т.п.;

аналитические обзоры федеральных органов исполнительной власти;

учебные планы, программы;

печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

прейскуранты, каталоги, проспекты, рекламные извещения, плакаты;

технические условия;

нормы и нормативы расхода материалов;

поздравительные письма, телеграммы и открытки;

пригласительные билеты;

научные отчеты по темам, авторефераты;

формы статистической отчетности;

документы по заключению коллективных договоров;

бухгалтерские документы;

планово-финансовые документы;

документы материально-технического снабжения (заказы, разнарядки, платежные поручения, счета и т.д.);

корреспонденция, адресованная работникам министерства, с пометкой "лично".

183. Не подлежат сканированию при регистрации в СЭДД "ДЕЛО":

184. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются начальнику отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства для подготовки проектов резолюций.

Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, направляются лицу, подписавшему данный запрос, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса.

185. Копии документов с указанием обязательного исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены исполнителям до получения соответствующей резолюции должностного лица.

Срок рассмотрения документов, поступивших на резолюцию должностного лица, не должен быть более 3 рабочих дней.

186. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции (поручения).

Резолюция (поручение) пишется на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат" или оформляется в виде отдельного документа, оформленного на бланке формата А6, на котором и составляется текст резолюции (поручения).

В резолюции (поручении) указываются: фамилия (или фамилии) исполнителя (исполнителей); содержание поручения; срок исполнения; личная подпись должностного лица, дающего указание по исполнению документа; дата составления резолюции; регистрационный номер (входящий номер) поступившего документа; наименование организации; исходящий номер и дата документа, на который составлена резолюция.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "Свод", организует работу по исполнению поручения, являясь ответственным исполнителем поручения, и несет ответственность за его своевременное и качественное исполнение.

187. Оформленные резолюции вносятся работниками отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства в регистрационную карточку документа в СЭДД "ДЕЛО" и передаются на подпись министру, первому заместителю министра, заместителям министра.

Рассмотренные документы возвращаются в отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства, где в СЭДД "ДЕЛО" вносится содержание резолюции (если были внесены корректировки), а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

188. Ответственный исполнитель с учетом важности содержащихся в документе вопросов:

организует подготовку предложений по их решению и вносит эти предложения на рассмотрение министру, первому заместителю (заместителям) министра (согласно тексту резолюции (поручения): "Прошу внести предложения...", "Доложить...");

направляет на рассмотрение в органы исполнительной власти обращения, содержащие вопросы, отнесенные к компетенции этих органов.

При указании в резолюции (поручении) в качестве исполнителей документа нескольких лиц с пометкой "По курируемым вопросам", "В части касающейся" - ответственным исполнителем считается каждое лицо, указанное в резолюции (поручении).

Документ исполняется в полном соответствии с текстом резолюции (поручения), например:

"Для рассмотрения в установленном порядке" - рассмотрение и направление ответа в организацию, направившую документ;

"Для организации соответствующей работы" - проведение соответствующей работы и направление ответа в организацию, направившую документ, или направление информации об исполнении документа в адрес ответственного исполнителя;

"Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа..." - рассмотрение и подготовка проекта ответа за подписью Губернатора или первых заместителей (заместителей) председателя Правительства (такой проект ответа визируется в соответствии с приказом министерства "Об утверждении порядка визирования и подписания документов в министерстве строительства и архитектуры Ставропольского края" как на бумажном носителе, так и в РКПД в СЭДД "ДЕЛО".

К проекту ответа должна быть приложена копия документа с резолюцией (поручением) Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства.

189. В случае если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, то исполнитель представляет дополнительные предложения об изменении исполнителя поручения в течение 3 календарных дней с даты оформления поручения.

190. Переписка с руководителями федеральных органов государственной власти, органов государственной власти других субъектов Российской Федерации, судебными органами, прокуратурой Ставропольского края и Думой Ставропольского края, а также подготовка докладов об исполнении поручений или указаний Президента Российской Федерации осуществляется за подписью Губернатора или лица, исполняющего его обязанности.

При подготовке служебной записки на имя Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства с предложениями или информацией об исполнении поручения необходимо наличие:

191. При подготовке ответа в адрес организации, направившей документ, необходимо наличие:

Если документ направляется на исполнение в другой орган исполнительной власти края или в другую организацию, то об этом ставится в известность заявитель в сроки, предусмотренные федеральным законодательством или законодательством Ставропольского края.

192. Поручение Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, министра, первого заместителя (заместителей) министра считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения резолюции, документированного подтверждения выполнения, представленного в секретариат Губернатора или в отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства.

Документы, подтверждающие исполнение поручения, должны содержать доклад на имя Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства или копию ответа заявителю, копию первоначального документа и копию резолюции Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства к первоначальному документу. Если ответ заявителю или первоначальный документ содержит приложения, то документы представляются в секретариат Губернатора или соответствующий секретариат (в соответствии с распределением обязанностей) без данных приложений, за исключением документов, прилагаемых к докладам на имя Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства. Представленная информация должна содержать сведения об информировании заявителя.

Документы, подтверждающие исполнение поручения министра, первого заместителя (заместителей) министра также должны содержать сведения об информировании заявителя.

193. Отметка об исполнении документа также заносится в РК данного документа в СЭДД "ДЕЛО" в виде отчета. В отчете обязательно указываются состояние исполнения ("Окончательный", "Промежуточный" - выбирается из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета (например: "Ответ от _________ N ___ направлен в..."; "Вопрос обсужден на..."; "Принято постановление Правительства Ставропольского края от __________ N ____"; "Заявителю дано разъяснение в личной беседе...").

Отметка о снятии поручения с контроля вносится в РК соответствующего документа в СЭДД "ДЕЛО" в соответствии с требованиями, установленными Регламентом аппарата Правительства.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним, проставляется в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте и содержит слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, дату и подпись лица, ответственного за исполнение документа в соответствии с резолюцией (поручением), или подпись руководителя соответствующего структурного подразделения министерства.

194. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые министерством. Документы, не связанные с деятельностью министерства, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

посредством электронной почты;

нарочно.

Исходящая документация принимается работниками отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства ежедневно, отправляется после 17.00 часов - на следующий день.

195. Исполнитель представляет проект письма в электронном виде с использованием СЭДД "ДЕЛО" и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов.

При приеме исходящих документов на регистрацию работником отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Завизированные ответственными лицами и правильно оформленные документы выводятся на бланк и отдаются на подпись.

После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства в СЭДД "ДЕЛО".

196. Регистрация отправляемых документов вне зависимости от вида и способа их доставки, в том числе направляемых посредством электронной почты в администрации муниципальных округов и городских округов Ставропольского края, осуществляется с использованием СЭДД "ДЕЛО" в день их подписания или на следующий рабочий день только при наличии в СЭДД "ДЕЛО" РКПД, в которой указываются необходимые реквизиты исходящего документа, включая подпись должностного лица, подписавшего документ, а также прикрепляются текст документа (формат .doc/.docx/.rtf), электронная копия документа (формат TIFF, PDF) и, при наличии, приложения к нему (если они предусмотрены документом).

197. Реквизит "Регистрационный номер документа" оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 47 настоящей Инструкции. Регистрационный номер документа в СЭДД "ДЕЛО" формируется автоматически. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, и номером индекса дела в соответствии со сводной номенклатурой дел.

198. На бланке письма, направляемого в ответ на ранее поступившее письмо-запрос, обязательно заполняется реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", а также в РК этого документа в СЭДД "ДЕЛО" создается "связка" с РК ранее поступившего письма-запроса в СЭДД "ДЕЛО".

После присвоения письму с использованием СЭДД "ДЕЛО" исходящего регистрационного номера на бланке письма заполняются реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа". На втором экземпляре данного письма заполнение указанных реквизитов осуществляется в соответствующих местах проставленного регистрационного штампа.

Электронная копия полностью подготовленного к отправке письма, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РК данного письма в СЭДД "ДЕЛО".

199. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа - в случае, если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи.

200. При направлении исходящих документов в федеральные органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс), а при отправке заказной корреспонденции - дополнительно фамилию, имя, отчество адресата полностью.

Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью.

Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа соответствующего структурного подразделения.

201. Обработку отправляемых документов осуществляет сотрудник отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку документов и вложение их в конверты;

указание адресата на конверте;

краткое указание отправляемого документа;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно.

202. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе документационного обеспечения и аналитической работы министерства;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу направляются в отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам.

203. Входящие документы передаются на подпись руководителю и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей в министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.

После подписания документы передаются на регистрацию.

Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов.

204. Все поступившие в министерство письменные обращения граждан и приложения к ним, в том числе по почте и факсу, телеграфом, доставленные гражданами лично или их представителями, принятые министром, первым заместителем (заместителями) министра в ходе личного приема граждан (далее - обращения граждан), в течение 3 календарных дней со дня их поступления регистрируются отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для регистрации входящей корреспонденции.

205. Обращения граждан, поступившие в форме электронных документов посредством использования информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также обращения граждан, поступившие на автоответчик "Телефона доверия министерства", переносятся на бумажный носитель, расшифровываются и подлежат регистрации с использованием СЭДД "ДЕЛО" в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для регистрации обращений граждан.

Содержание устного обращения гражданина на личном приеме граждан Губернатором, первыми заместителями (заместителями) председателя Правительства, работниками управления по работе с обращениями граждан заносится в карточку личного приема гражданина, образец которой приведен в приложении 39 к настоящей Инструкции. Такое обращение гражданина подлежит регистрации с использованием СЭДД "ДЕЛО" в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для регистрации обращений граждан.

206. Работник отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства:

207. При регистрации обращений граждан работник отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства указывает в РК обращения гражданина в СЭДД "ДЕЛО" следующие реквизиты:

208. Особенности присвоения регистрационного номера обращению гражданина определяются отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства самостоятельно.

Работник отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства по просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре обращения гражданина делает отметку с указанием даты приема обращения гражданина, далее прочитывает обращение гражданина и готовить проект резолюции для рассмотрения его должностным лицом министерства, в компетенцию которого входит решение вопросов, поставленных гражданином в таком обращении.

209. На доклад министру, первому заместителю (заместителям) министра, как правило, передаются индивидуальные и коллективные обращения, носящие общественно значимый характер, содержащие вопросы нарушения трудового законодательства должностными лицами министерства, а также обращения по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и Вооруженных Сил.

После получения резолюции министра, первого заместителя (заместителей) министра обращения возвращаются в отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства для внесения содержания поручений в РК обращений в СЭДД "ДЕЛО", затем они направляются по назначению в соответствии с данным поручением.

Общее время прохождения обращений граждан в отделе документационного обеспечения и аналитической работы министерства не должно превышать 3 дней со дня их регистрации.

210. Если в обращении гражданина содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции министерства, оно направляется на рассмотрение в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом.

Одновременно о переадресации обращения сообщается обратившему гражданину.

211. В случае постановки обращения гражданина на контроль в любом свободном от текста верхнем углу обращения гражданина пишется слово "Контроль" и ставится дата представления информации в аппарат Правительства или в управление по работе с обращениями граждан.

212. Обращения граждан, поступающие в министерство посредством почты, регистрируются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства.

В правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп министерства, в который вписывается регистрационный номер и дата, далее регистрируется в СЭДД "ДЕЛО", ставятся отметки о сроках и результатах рассмотрения обращения гражданина.

213. После принятия решения о снятии обращения гражданина с контроля работник отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства отправляет обращение гражданина на хранение.

Хранение обращений граждан и ответов на них осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

218. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов с использованием электронной почты.

Документы, передаваемые с использованием электронной почты, должны быть зарегистрированы в СЭДД "ДЕЛО". В РК такого документа в СЭДД "ДЕЛО" делается отметка о способе его направления.

219. Для передачи электронной копии письма с использованием электронной почты нескольким организациям составляется список, в котором указываются наименования организаций, адреса их электронной почты. После передачи электронной копии письма электронной почтой подлинник письма на бумажном носителе направляется адресату почтовой связью.

220. Ответственность за содержание письма, передаваемого с использованием электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего данное письмо для передачи, должностное лицо или руководителя соответствующего подразделения министерства.

221. Электронные копии документов, поступивших в министерство посредством электронной почты, регистрируются в СЭДД "ДЕЛО" в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. В РК такого документа в СЭДД "ДЕЛО" делается отметка о способе его получения.

Электронная копия такого документа переносится на бумажный носитель, и дальнейший порядок работы с данным документом аналогичен порядку работы с документами, поступившими на бумажном носителе.

225. В министерстве при согласовании и подписании электронных документов используются следующие виды электронной подписи:

простая электронная подпись используется работниками министерства, осуществляющими работу в автоматизированных системах. При этом простая электронная подпись на основании логина и пароля, предоставляемого работнику министерства (далее - простая ЭП);

усиленная квалифицированная электронная подпись используется министром, первым заместителем (заместителями) министра при визировании и подписании проектов электронных документов как исходящих, так и при организации внутренней переписки в министерстве (далее - усиленная квалифицированная ЭП).

226. Электронные документы, направляемые в органы исполнительной власти и органы местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края (администрации муниципальных районов (городских округов) Ставропольского края), в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" подписываются усиленной квалифицированной ЭП соответствующего должностного лица.

Изготовление усиленных квалифицированных ЭП осуществляется удостоверяющим центром государственного казенного учреждения Ставропольского края "Краевой центр информационных технологий" (далее - удостоверяющий центр) на основе заявки министра.

Получение усиленных квалифицированных ЭП в удостоверяющем центре, их выдачу соответствующим должностным лицам министерства, а также их учет осуществляется отделом государственной службы и кадров министерства.

227. Проект электронного документа должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Герб Ставропольского края".

При создании проектов электронных документов в СЭДД "ДЕЛО" используются электронные шаблоны бланков документов, разрабатываемые оператором СЭДД "ДЕЛО", согласованных с управлением делопроизводства, и размещаемые оператором СЭДД "ДЕЛО" в общедоступном ресурсе (далее - электронные шаблоны документов).

228. Исходящий электронный документ оформляется с использованием электронного шаблона документа, который создается на основе бланка письма министерства.

Внутренний электронный документ оформляется с использованием единого электронного шаблона внутреннего документа, разрабатываемого оператором СЭДД "ДЕЛО" на основе предложения управления делопроизводства.

Права доступа к электронным шаблонам документов ограничиваются оператором СЭДД "ДЕЛО" в соответствии с полномочиями соответствующего должностного лица.

При создании РК проекта электронного документа в РК проекта электронного документа вносятся сведения о документе, предусмотренные Перечнем сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного делопроизводства и документооборота "ДЕЛО", который приведен в приложении 37 к настоящей Инструкции.

229. Согласование проектов электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

При исполнении документов, поступивших в министерство на бумажном носителе, ответ может быть подготовлен как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

230. Отправка электронных документов участникам межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае осуществляется с использованием СЭДД "ДЕЛО" без направления копий электронных документов на бумажном носителе.

Отправка электронных документов организациям, не являющимся участниками межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае, и гражданам осуществляется посредством направления адресатам копии электронного документа на бумажном носителе.

Копия электронного документа на бумажном носителе распечатывается работником отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства с использованием СЭДД "ДЕЛО". При создании такой копии в реквизите "Подпись" воспроизводится отметка об электронной подписи, образец которой приведен в подразделе "Реквизит "Отметка об электронной подписи" настоящей Инструкции.

Отправка электронных документов с использованием СЭДД "ДЕЛО" и отправка копий электронных документов на бумажном носителе через отдел документационного обеспечения и аналитической работы министерства осуществляются соответствующим подразделением министерства.

231. Получение электронных документов осуществляется отделом документационного обеспечения и аналитической работы министерства.

Дальнейшая работа с электронными документами - их рассмотрение, подготовка резолюций (поручений), подписание резолюций (поручений), доведение до исполнителей, подготовка ответов, введение отчетов об исполнении, списание в дело - осуществляется только с использованием СЭДД "ДЕЛО" без создания копий электронных документов на бумажном носителе.

При необходимости или по поручению должностного лица или руководителя министерства электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе, но в дальнейшем такая копия электронного документа в соответствующее дело по номенклатуре дел министерства не приобщается.

232. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел министерства отдельно от документов на бумажных носителях.

В номенклатуре дел министерства указывается, что электронное дело ведется в электронной форме, о чем в заголовке дела делается отметка "(Электронные документы)".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭДД "ДЕЛО" в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе, в порядке, предусмотренном Регламентом СЭДД "ДЕЛО". Списание электронных документов в электронное дело осуществляется в порядке, предусмотренном для списания документов на бумажном носителе.

В случае подготовки письма-ответа в форме электронного документа на документ, поступивший в министерство на бумажном носителе, списание таких документов осуществляется в следующем порядке:

233. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат удалению из СЭДД "ДЕЛО" в порядке, предусмотренном Регламентом СЭДД "ДЕЛО".

234. Подписание проекта резолюции (поручения) к документу, поступившему на бумажном носителе, осуществляется должностными лицами с использованием усиленной квалифицированной ЭП или собственноручно.

В случае подписания должностным лицом проекта резолюции (поручения) к документу, поступившему на бумажном носителе, с использованием усиленной квалифицированной ЭП, работник, ответственный за делопроизводство в министерстве, распечатывает резолюцию (поручение) на унифицированном бланке резолюции (поручения) соответствующего должностного лица.

235. Согласование (визирование) проекта документа, оформленного на бумажном носителе, осуществляется должностными лицами с использованием усиленной квалифицированной ЭП или собственноручно.

В случае согласования (визирования) должностным лицом проекта документа, оформленного на бумажном носителе, с использованием усиленной квалифицированной ЭП, работник отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства на проекте документа, оформленном на бумажном носителе, проставляет штамп "Согласовано (завизировано) электронной подписью _______________________________________".

                                (Ф.И.О. должностного лица)

Штамп "Согласовано (завизировано) электронной подписью ___________________________________________________________"

                  (Ф.И.О. должностного лица)

изготавливается специализированными организациями на основании соответствующей заявки отдела документационного обеспечения и аналитической работы поданной в отдел организации исполнения бюджета и хозяйственного обеспечения министерства.

236. При поступлении в министерство запроса о предоставлении копии документа, который был создан, подписан министром, первым заместителем (заместителями) министра и хранится в форме электронного документа, работник отдела документационного обеспечения и аналитической работы:

распечатывает на бумажном носителе с использованием СЭДД "ДЕЛО" электронный документ с отметкой об электронной подписи;

оформляет отметку о заверении копии на копии электронного документа на бумажном носителе в порядке, предусмотренном подразделом "Изготовление копий документов" настоящей Инструкции;

представляет руководителю (заместителю руководителя в период временного отсутствия руководителя) подготовленную копию электронного документа для ее заверения.

Отметка о заверении копии документа может заверяться печатью структурного подразделения министерства (при наличии такой печати) или отдела документационного обеспечения и аналитической работы или на такую отметку проставляется штамп "Для заверения копий электронных документов".

Обязанности по заверению копии электронного документа на бумажном носителе возлагаются на руководителя (на заместителя руководителя в период временного отсутствия руководителя) структурного подразделения министерства, создавшего копию электронного документа.

244. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством - не более 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее).

Продление срока исполнения документа осуществляется лицом, установившим срок исполнения. Продление срока исполнения оформляется не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, если исполнение документа в срок невозможно. Адресат уведомляется о причинах продления срока исполнения документа с указанием конкретной даты.

В противном случае документ считается неисполненным в срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

245. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций). Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

Контролю подлежит исполнение:

поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора Ставропольского края (далее - края);

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями органов исполнительной власти края;

поручений, содержащихся в поручениях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное;

поручений по запросам депутатов;

служебных писем;

обращений граждан.

246. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных в СЭДД "ДЕЛО".

Контроль исполнения систематизируется по срокам исполнения документов, по органам-исполнителям и группам документов.

Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, исполнение, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

В систему обеспечения контроля исполнения документов входят:

перечень документов, находящихся на исполнении со сроками исполнения;

картотека регистрации обращений и заявлений граждан;

положения о контроле;

справки, планы работы, информация об исполнении документа, предложения о снятии с контроля.

Контроль исполнения документов осуществляется как в ходе исполнения (до истечения) срока исполнения - предварительный контроль, так и после истечения (продления) срока исполнения - последующий контроль.

Документы, взятые на контроль, снимаются с контроля руководителем, поставившим документ на контроль, на основании выполнения плана мероприятий, представления итоговой справки или ответов заявителям и предложений о снятии документа с контроля.

249. Основой формирования документального фонда министерства является номенклатура дел министерства.

Номенклатура дел министерства - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел министерства предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

250. Номенклатура дел министерства составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности министерства. При составлении номенклатуры дел министерства следует руководствоваться:

251. В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений министерства и сводная номенклатура дел министерства.

Ответственность за составление номенклатур дел структурных подразделений министерства возлагается на их руководителей.

Сводная номенклатура дел министерства на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года работником отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства.

252. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 41 к настоящей Инструкции).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "Разная переписка", "Общая переписка" и тому подобное.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательной, и они располагаются в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);

краткое содержание документов дела.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

253. Номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Ставропольского края не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры министерства.

Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

254. При составлении заголовков дел номенклатуры дел министерства, содержащих документы на бумажных носителях и электронные копии документов, необходимо делать соответствующие отметки о наличии в таких делах электронных копий документов следующим образом:

255. При составлении новых заголовков дел номенклатуры министерства, содержащих документы на бумажных носителях и электронные копии документов или только электронные копии документов, необходимо делать соответствующие отметки о наличии в делах электронных копий документов.

256. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется структурными подразделениями министерства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

помещать в дела только исполненные, правильно и полностью оформленные документы (имеющие дату, регистрационные номера, подпись, визы, отметку об исполнении, о направлении в дело и другие реквизиты) в соответствии с заголовками дел. Ошибки, допущенные при оформлении документов, должны быть исправлены, и только после этого документы подшиваются в дело;

проставлять отметку о направлении документа в дело в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. Отметка об исполнении документа проставляется в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящей Инструкцией;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

формировать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);

приложения к документам помещать в дела вместе с основными документами;

включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);

помещать в дела на общих основаниях ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограмм, факсограмм;

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см, а толщина дел со сроками хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см. При превышении такого объема дела заводится второй том такого дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений (например: "Т. 1", "Т. 2").

Правовые акты министерства группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в следующем порядке:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерация листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивка и переплет дел;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

257. Обложка дела (Приложение постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по форме, приведенной в приложении 42 к настоящей Инструкции.

На обложке дела указываются:

Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в министерстве, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Ставропольского края.

Подготовка документов к передаче предусматривает:

оформление дел;

составление описей на оформленные дела;

экспертизу ценности документов.

258. Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри министерства и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме и представляются в Государственный архив Ставропольского края через два года после завершения дел в делопроизводстве (приложение 43 к настоящей Инструкции).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭК" (экспертная комиссия).

259. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

260. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится полностью;

для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.

261. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за... год, дело N ____", которая помещается после 1 межстрочного интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера.

Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Министерство осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в Государственный архив Ставропольского края. Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

262. Экспертиза ценности документов в министерстве на стадии делопроизводства проводится:

Для организации и проведения экспертизы ценности документов министерства образована постоянно действующая экспертная комиссия.

Функции и права экспертной комиссии министерства (далее - ЭК), а также организация работы ЭК министерства определяются положением о ней, утвержденным приказом министерства.

263. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно сотрудником отдела документационного обеспечения и аналитической работы министерства совместно с ЭК министерства.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Государственный архив Ставропольского края, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в министерстве, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел министерства.

264. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение 44 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2017 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2020 года).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Уничтожение испорченных, утративших свое значение бланков документов всех видов производится экспертной комиссией министерства.

Акты подписываются председателем и членами экспертной комиссии министерства, решение об их утверждении отражается в протоколе заседания экспертной комиссии министерства, который утверждается министром.

265. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии министерства одновременно).

Согласованные ЭК министерства акты утверждаются руководителем министерства только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Комитета Ставропольского края по делам архивов.

После утверждения министром актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи и количество сдаваемых дел.

Погрузка, вывоз для уничтожения и уничтожение дел с документами осуществляются под контролем работника сектора по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства. Запрещается использование дел, отобранных к уничтожению, и других документов для хозяйственных нужд.

После уничтожения дел в номенклатуре дел министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от __________ N _____" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

266. Документы, образовавшиеся в результате деятельности министерства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный архив Ставропольского края.

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и Ставропольского края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в Государственный архив Ставропольского края оформляется актом приема-передачи дел.

267. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Подлинники приказов и иных правовых актов министерства для работы вне помещения их хранения не выдаются.

Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

1.1. Создать ___________________________________

1.2. Поручить __________________________________

1.1. Абзац третий признать _____________________________

1.2. Дополнить абзацем _________________________________

(1 межстрочный интервал)

1.3. ___________________________________________________

(1 межстрочный интервал)

1.1. В подпункте 10.2:

1.2. В подпункте 10.3:

1.3. В подпункте 10.6:

1.1. Исключить из состава комиссии Фамилия И.О., Фамилия И.О.

1.2. Включить в состав комиссии следующих лиц:

1.1.

2.1. Состав _______________________.

2.2. Положение ___________________.

1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции и права комиссии по проведению анализа эффективности _______________.

2. ________________________.

3. Для выполнения своих основных задач комиссия осуществляет следующие функции:

4. ________________________.

5. Состав комиссии утверждается Правительством Ставропольского края.

___________________________