Инвентаризация-2023 в организациях бюджетной сферы: новый порядок, новая "первичка", новые ответы на старые вопросы (подготовлено экспертами компании "Гарант", 2023 г.)

Инвентаризация-2023 в организациях бюджетной сферы:
новый порядок, новая "первичка", новые ответы на старые вопросы

ноябрь 2023 г.

Смотрите также видеоурок "Инвентаризация 2023: как оформить и провести"

Не нужно быть ясновидящим, чтобы сказать: "Нас всех ждет инвентаризация...". Потому что каждый год перед составлением итоговой отчетности мы проводим проверку всех активов и обязательств. Это твердое требование законодательства - организовать инвентаризацию в целях подтверждения соответствия данных об объектах инвентаризации, отраженных в учете, их фактическому наличию у организации бюджетной сферы.

Проведение инвентаризации - процедура далеко не новая, но вызывающая у организаций бюджетной сферы из года в год большое количество вопросов. И главная причина этого - отсутствие в нормативных правовых актах механизма и порядка ее проведения.

Но в этом году все изменилось! Совсем скоро у организаций бюджетной сферы появятся Общие требования к порядку проведения инвентаризации в виде нового приложения к Стандарту "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", в который вносятся изменения приказом Минфина России от 13.09.2023 N 144н (опубликован на официальном сайте ведомства https://minfin.gov.ru в разделе "Документы", находится на государственной регистрации в Минюсте России). Положения Приказа N 144н планируются к применению по мере организационной и технологической готовности учреждений, но не позднее 1 июля 2024 года. Это означает, что обязанность организаций бюджетной сферы по приведению локальных актов в части инвентаризации возникает не позднее 01.07.2024. Соответственно, к 01.07.2024 организациям необходимо проверить свои порядки инвентаризации на минимум норм, приведенных в Общих требованиях к инвентаризации. В то же время предусмотреть в "своём" Порядке проведения инвентаризации положения, аналогичные предусмотренным Приказом N 144н, рекомендуем всем организациям бюджетной сферы уже сейчас.

Внимание

Общие требования к порядку проведения инвентаризации обязательны к применению с 2024 года: по мере организационной и технологической готовности, но не позднее 1 июля 2024 г.

Вместе с тем рекомендуем организациям бюджетной сферы предусмотреть в своем Порядке проведения инвентаризации аналогичные положения уже сейчас. Только при таком условии их можно будет применять при инвентаризации 2023 года.

В статье рассмотрим новый порядок инвентаризации, важные детали и особенности ее проведения, которые помогут избежать досадных ошибок, приводящих к недостоверной годовой отчетности. А также ответим на волнующие вопросы с точки зрения новых Общих требований к порядку проведения инвентаризации.

1. Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации обязательно (п. 81 Стандарта "Концептуальные основы ..."):

1. При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей.

2. В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Примечание

Общие требования к инвентаризации четко устанавливают, что инвентаризация по таким причинам проводится в отношении объектов инвентаризации, непосредственно связанных с указанными случаями, сразу после окончания соответствующего события. Если проведение инвентаризации по окончании соответствующего события не представляется возможным (например, угрожает жизни и здоровью людей при террористических актах или природных чрезвычайных ситуациях, которые могут повториться), проведение инвентаризации осуществляется непосредственно после устранения причин, по которым проведение инвентаризации не представлялось возможным (подп. "б" п. 31 Общих требований к инвентаризации).

3. При смене лиц, ответственных за сохранность объекта имущества, в том числе, лиц с полной материальной ответственностью (далее - ответственное лицо) на день приемки-передачи дел.

Примечание

Если проводилась инвентаризация при смене ответственного лица в календарном году, ее результаты могут быть учтены в целях годового отчета.

4. При передаче (возврате) комплекса объектов (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при его выкупе, продаже.

5. В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Например, для подтверждения данных годового отчета (п. 9 Инструкции N 33н, п. 7 Инструкции N 191н).

Внимание

Нормативные правовые акты, регулирующие ведение учета и составление отчетности, не содержат указания на обязанность проведения инвентаризаций исключительно по завершению финансового (отчетного) года. Дата, на которую проводится инвентаризация в целях составления годовой бюджетной отчетности, может быть и до завершения финансового года (например, в IV квартале года). Это не противоречит положениям законодательства, поскольку инвентаризация рассматривается как один из методов предварительного финансового контроля (письмо Минфина России от 10.02.2020 N 02-07-10/8553). Вместе с тем, по мнению специалистов финансового ведомства, проведение годовой инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ранее 31 декабря допустимо только в отношении нефинансовых активов (письмо Минфина России от 22.10.2019 N 02-07-10/81064).

Раздел V Общих требований к инвентаризации также предусматривает случаи обязательного проведения инвентаризации. Часть из них повторяет обязательные случаи, предусмотренные п. 81 Стандарта "Концептуальные основы...", поэтому перечислим вновь закрепленные основания.

Обязательная инвентаризация проводится:

- при коллективной (бригадной) материальной ответственности в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Инвентаризация проводится по совокупности объектов имущества, за которые отвечает коллектив (бригада), по состоянию на день приемки-передачи дел либо непосредственно по факту предъявления требования о проведении инвентаризации;

- при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования. Инвентаризация проводится по всей совокупности объектов инвентаризации перед составлением передаточного акта или разделительного баланса.

- при ликвидации (упразднении) субъекта учета. Инвентаризация проводится по всей совокупности объектов инвентаризации перед составлением промежуточного (ликвидационного) баланса.

Так как иные случаи, при наступлении которых проведение инвентаризации является обязательным, могут быть предусмотрены локальным нормативным актом организации бюджетной сферы, уже сейчас могут быть предусмотрены основания для обязательного проведения инвентаризации, закрепленные в Общих правилах к инвентаризации, обязательных к применению с 2024 года.

2. Почему важно провести инвентаризацию качественно

Что будет, если не провести инвентаризацию? Мы не сможем составить отчетность? Нас оштрафуют за непроведение инвентаризации? Штрафа за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрено и годовую бухгалтерскую отчетность организации бюджетной сферы смогут составить. НО! Учитывая, что цель годовой инвентаризации - это обеспечение достоверности данных, отражаемых в итоговой отчетности, можно говорить, что непроведение инвентаризации указывает на риски возможных недостоверных данных.

Например, необеспечение проведения годовой инвентаризации в целях выявления просроченной задолженности (урегулирования такой задолженности), квалификации объектов, не являющихся балансовыми объектами бюджетного учета, может привести к искажению информации в годовой бюджетной отчетности о качественном состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (письмо Минфина России от 11.09.2023 N 02-10-08/1/86333).

Контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения, что может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И если по итогу будут выявлены недостачи или излишки, то это будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП РФ. В свою очередь, неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете - это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП РФ за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/бюджетной отчетности.

Примечание

В казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверяет служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности. Требование об обязательном наличии аудиторского заключения до подписания годовой бюджетной отчетности установлено начиная с годовой отчетности за 2021 год.

Итак, перед составлением годовой бухгалтерской/бюджетной отчетности обязательно нужно провести инвентаризацию. Но так же важно провести ее качественно. На том, насколько четко, внимательно, правильно, с ошибками или без проведена и оформлена инвентаризация, будет основываться вывод о достоверности отчетности. Например, инвентаризация проведена, но ревизоры признали ее результаты недействительными, потому что в документах, оформляющих результаты инвентаризации, стоит подпись члена инвентаризационной комиссии, отсутствовавшего согласно данным Табеля учета рабочего времени на рабочем месте на дату проведения контрольных мероприятий. Соответственно, в этом случае инвентаризация не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности.

3. Новый порядок инвентаризации

Чтобы исключить ошибки, приводящие к недостоверной годовой отчетности, а также в целом сделать процесс проведения проверки прозрачным и понятным, в каждой организации бюджетной сферы должен быть разработан Порядок проведения инвентаризации.

Причем обязанность по определению порядка проведения инвентаризации сохраняется и за учреждениями, передавшими полномочия по ведению учета централизованной бухгалтерии. Такие положения учетной политики учреждение должно утвердить самостоятельно (см., например, письмо Межрегионального бухгалтерского УФК от 16.08.2022 N 92-01-01/3608). Документами единой учетной политики при централизации учета не определяется порядок проведения инвентаризации, но определяется порядок взаимодействия централизованной бухгалтерии при проведении обслуживаемыми учреждениями инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета (п. 14 Стандарта "Концептуальные основы..."). Соответственно, порядок проведения инвентаризации, утверждаемый организациями бюджетной сферы, должен учитывать положения порядка взаимодействия централизованной бухгалтерии с обслуживаемыми учреждениями при проведении инвентаризации (п. 1 Общих требований к инвентаризации, п. 15 Стандарта "Концептуальные основы ...").

Примечание

Отсутствие в учетной политике положений, утверждающих порядок и график проведения инвентаризации, а также требования к составу инвентаризационной комиссии, ревизоры и суды рассматривают как нарушение (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 23.09.2022 N 04АП-3978/22).

А при отсутствии в порядке инвентаризации необходимых для ее проведения правил и условий (требований к составу инвентаризационной комиссии, порядка принятия решений и полномочий членов инвентаризационной комиссии, процедур и способов проведения инвентаризации отдельных объектов учета) результаты такой инвентаризации могут быть поставлены под сомнение и/или признаны недействительными. Для годовой инвентаризации следствием признания ее результатов недействительными, как правило, является признание годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности недостоверной.

Порядок проведения инвентаризации, включая особенности работы инвентаризационных комиссий, утверждается в рамках учетной политики. Также в учетной политике закрепляются:

- основания для проведения инвентаризации (за исключением обязательных);

- перечень объектов инвентаризации;

- условия и способы проведения инвентаризации;

- сроки проведения инвентаризации.

Вместе с тем прямых указаний к способам, правилам проведения инвентаризации, к определению состава комиссии по инвентаризации и порядку ее работы на данный момент нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета, не содержат. Однако в настоящее время в части основных требований к инвентаризации активов и обязательств для организаций бюджетной сферы формируется нормативная база:

- с 2018 года основные требования к инвентаризации активов и обязательств закреплены в Стандарте "Концептуальные основы...";

- с 2024 года Минфин России планирует существенно дополнить правила проведения инвентаризации в организациях бюджетной сферы и внести соответствующие положения в Стандарт "Учетная политика, оценочные значения и ошибки". Приказ Минфина России от 13.09.2023 N 144н (опубликован на официальном сайте ведомства https://minfin.gov.ru в разделе "Документы", находится на государственной регистрации в Минюсте России), вносящий изменения в федеральный стандарт "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", планируется к применению по мере организационной и технологической готовности, но не позднее 1 июля 2024 года.

При разработке порядка проведения инвентаризации учреждения зачастую используют положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49). Методические указания N 49 не являются нормативным правовым документом, требования которого обязательны для проведения инвентаризации в организациях бюджетной сферы, однако Минфин России ранее отмечал, что отдельные их положения, не противоречащие законодательству Российской Федерации, учреждение вправе включить в документы учетной политики (письма Минфина России от 24.12.2020 N 02-07-07/113668, от 10.02.2020 N 02-07-10/8553, от 01.08.2019 N02-07-10/55207, от 28.01.2019 N 07-01-09/4705, от 27.11.2015 N 02-06-10/69491, от 30.04.2015 N 02-07-10/25594).

Внимание

С 01.04.2025 финансовое ведомство упраздняет Методические указания N 49 (приказ Минфина России от 27.04.2023 N 189). Соответственно, фактически применять их положения организации бюджетной сферы смогут только до 01.04.2025.

Поэтому с учетом того, что Приказ Минфина России N 144н, устанавливающий Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств (далее - Общие требования к инвентаризации), будет применяться с 2024 года, считаем целесообразным уже сейчас использовать при разработке Порядка проведения инвентаризации положения Приказа N 144н, а не Методические указания N 49.

Общими требованиями к инвентаризации устанавливаются:

- порядок создания и работы инвентаризационной комиссии;

- организация проведения инвентаризации: объекты инвентаризации, способы/методы проведения инвентаризации;

- оформление итогов проведения инвентаризации;

- обязательные случаи проведения инвентаризации.

Далее рассмотрим эти положения в рамках использования при разработке организациями бюджетной сферы Порядка проведения инвентаризации.

4. Инвентаризационные комиссии: создание и работа

4.1. Создание инвентаризационной комиссии

Инвентаризационная комиссия - это комиссия учреждения, на которую руководителем организации бюджетной сферы возложены полномочия по проведению инвентаризации. По решению руководителя полномочия по проведению инвентаризации возлагаются на постоянно созданную комиссию по поступлению и выбытию активов и/или на комиссию по подготовке и принятию решения о списании имущества (п. 3 Общих требований к инвентаризации).

Пример

В учреждении создана постоянно действующая комиссия, уполномоченная принимать решения о признании дебиторской задолженности нереальной ко взысканию.

Члены этой комиссии четко знают, какую задолженность можно признать сомнительной, какую - безнадежной ко взысканию. Они работают с такой задолженностью и обладают всеми необходимыми знаниями и сведениями, к примеру, в части объема документов.

Соответственно, целесообразно наделить постоянно действующую комиссию по принятию решений о признании дебиторской задолженности нереальной ко взысканию полномочиями по осуществлению инвентаризации в части дебиторской задолженности.

Инвентаризационные комиссии могут быть постоянно действующими, временными, рабочими. Инвентаризационных комиссий может быть несколько.

Комиссия	В каком документе устанавливается состав	Основание
Постоянная комиссия	В Приказе о создании инвентаризационной комиссии. Допускается в Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439), но за исключением председателя комиссии и его заместителя. Эти лица утверждаются руководителем организации в Приказе о создании инвентаризационной комиссии	п. 11 Общих требований к инвентаризации / Порядок проведения инвентаризации / Положение о работе комиссии
Временная комиссия (создается на время проведения инвентаризации)	В Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439)	п. 11 Общих требований к инвентаризации / Порядок проведения инвентаризации / Положение о работе комиссии
Рабочая комиссия	В Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439)	п. 34 Методуказаний к Приказу N 61н

По мнению Минфина России *(1), наиболее оптимальным является вариант, когда Приказом о создании инвентаризационной комиссии определяется председатель комиссии и его заместитель, а в состав комиссии на время проведения инвентаризации, устанавливаемый Решением о проведении инвентаризации, включаются работники, которые оперативно смогут принять участие в проведении инвентаризации, а также приглашенные эксперты, обладающие специальными знаниями.

Примечание

Если инвентаризация проводится при реорганизации организации бюджетной сферы (к примеру в форме присоединения), то в состав комиссии реорганизуемого учреждения возможно включение представителей учреждения другой стороны процесса реорганизации (письмо Минфина России от 22.07.2016 N 02-07-10/43062).

В целях одновременного проведения инвентаризации большого объема (по номенклатуре и/или количеству) объектов инвентаризации и при значительном объеме работ по определению фактического наличия объектов инвентаризации руководитель может (пп. 3, 8 Общих требований к инвентаризации):

- передать полномочия по проведению инвентаризации нескольким комиссиям, в том числе созданным на время проведения обязательной инвентаризации;

- принять решение о создании при комиссии рабочих комиссий.

Распределение обязанностей между комиссиями и порядок их взаимодействия устанавливаются Порядком проведения инвентаризации и/или Положениями о комиссиях. Особенности проведения инвентаризации комиссией, включающей в себя рабочие комиссии, определяются порядком проведения инвентаризации (пп. 3, 8 Общих требований к инвентаризации).

В случае принятия решения о проведении инвентаризации с участием комиссии, включающей в себя рабочие комиссии, ответственным лицом рабочей комиссии указывается один из членов комиссии, имеющий право голоса при вынесении решения о результатах инвентаризации (п. 8 Общих требований к инвентаризации). Рабочие комиссии возглавляются уполномоченными председателем инвентаризационной комиссии лицами из состава инвентаризационной комиссии (п. 34 Методуказаний к Приказу N 61н).

Примечание

Для эффективной работы инвентаризационной комиссии в установленный срок целесообразно в порядке проведения инвентаризации закрепить положение об освобождении сотрудников, входящих в состав инвентаризационной комиссии, от выполнения своих должностных обязанностей на время проведения инвентаризации (полностью или частично). А также учесть период проведения годовой инвентаризации при формировании графика отпусков и служебных командировок.

__________________________________________

*(1) Такая позиция высказывалась специалистами финансового ведомства в рамках Круглого стола "Новации методологии ведения бухгалтерского учета и отчетности государственных финансов, внутреннего государственного финансового контроля", прошедшего с 21 по 23 сентября 2023 года в г. Мурманск (материалы мероприятия размещены на официальном сайте Союза развития государственных финансов).

4.2. Положение о комиссии

Деятельность инвентаризационной комиссии осуществляется на основании Положения о комиссии.

Положением о комиссии определяется (пп. 4, 6 Общих требований к инвентаризации):

а) Состав объектов инвентаризации (групп/видов объектов инвентаризации), в отношении которых комиссия уполномочена проводить инвентаризацию.

б) Полномочия комиссии.

В том числе, и полномочия Председателя комиссии, к которым относятся:

- определение согласно порядку проведения инвентаризации методов (способов) проведения инвентаризации в отношении соответствующих объектов инвентаризации;

- документальное оформление результатов проведения инвентаризации;

- рассмотрение материалов, представленных в ходе инвентаризации, в том числе с привлечением на добровольных началах квалифицированных экспертов;

- подведение итогов инвентаризации, в том числе с учетом квалификации отклонений при инвентаризации согласно п. 23 Общих требованиям к инвентаризации.

в) Порядок проведения заседания комиссии с учетом следующих положений:

- заседание комиссии считается правомочным, если в нем приняли участие не менее 2/3 от общего числа членов комиссии, имеющих право голоса.

Примечание

Кворум присутствия (то есть количество присутствующих членов комиссии, необходимое для того, чтобы заседание комиссии состоялось) в настоящее время нормативными правовыми актами не установлен.

Кворум присутствия не менее 2/3 будет обязательным согласно Общим требованиям к инвентаризации с 2024 года. В 2023 году кворум присутствия устанавливается исключительно Порядком проведения инвентаризации и может быть иным.

- члены комиссии при невозможности участия в заседании комиссии извещают об этом секретаря комиссии до начала заседания комиссии;

- при отсутствии кворума на заседании комиссии ее Председателем назначается новая дата заседания в пределах срока проведения инвентаризации;

- при принятии решения комиссии в случае равенства голосов, голос Председателя комиссии является определяющим. Кроме того, в части принятия решения в учетной политике необходимо установить кворум принятия решения - количество проголосовавших в процентах "за", необходимое для принятия решения.

4.3. Состав инвентаризационной комиссии

Комиссия состоит не менее чем из 3 человек (п. 5 Общих требований об инвентаризации).

Примечание

Если численность работников (сотрудников) организации бюджетной сферы не превышает 3 человек, в целях проведения инвентаризации по согласованию с субъектом консолидированной отчетности в состав членов комиссии с правом голоса включаются представители субъекта консолидированной отчетности (п. 7 Общих требований к инвентаризации).

Состав комиссии утверждается руководителем организации бюджетной сферы (п. 5 Общих требований к инвентаризации).

В состав комиссии входят:

1. Председатель комиссии.

В его полномочия входит:

- руководство деятельностью комиссии;

- обеспечение коллегиальности ее работы, в том числе при обсуждении спорных вопросов;

- распределение обязанностей между членами комиссии.

2. Заместитель председателя комиссии - лицо, замещающее Председателя комиссии в случае его временного (в течение проведения инвентаризации) отсутствия по уважительной причине (болезнь, отпуск, служебная командировка).

3. Секретарь комиссии - член комиссии, ответственный за оформление документов, подлежащих подписанию членами комиссии. Также полномочия секретаря могут быть возложены на иное лицо, например, на заместителя председателя комиссии или при определенных условиях - на ее председателя.

4. Члены комиссии.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники учреждения, а также привлеченные специалисты, включая сотрудников собственной бухгалтерской службы или ЦБ. Желательно (а в случаях, поименованных в п. 7 Общих требований к инвентаризации - обязательно), чтобы среди них были работники бухгалтерии, а также технические специалисты, которые способны оценить состояние имущества учреждения. Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии необходимо включать представителей службы внутреннего контроля организации бюджетной сферы. При проведении инвентаризации расчетов рекомендуем включить в состав комиссии специалиста юридической службы.

Кто должен и кто не должен входить в состав инвентаризационной комиссии

Кто не может входить в состав комиссии / занимать определенную роль
Лицо	Комментарий	Основание
Материально ответственное лицо	Не допускается включение в состав комиссии лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, инвентаризируемые комиссией. Кроме того, не рекомендуется и назначение такого лица председателем комиссии - это может снизить эффективность инвентаризации как одной из процедур внутреннего контроля и помешать достижению одной из основных целей инвентаризации - сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Учитывая, что постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий может быть несколько, в данном случае можно рекомендовать создать как минимум две комиссии для перекрестной инвентаризации ответственными лицами друг друга. В таком случае ответственное лицо вполне может быть председателем или членом инвентаризационной комиссии, проводящей инвентаризацию имущества другого ответственного лица	п. 7 Общих требований к инвентаризации. п. 79 Стандарта "Концептуальные основы...", ч. 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ
Субъект внутреннего финансового аудита	Не допускается привлечение субъекта ВФА в состав инвентаризационной комиссии в отчетном и текущем финансовых годах	п. 3 раздела I Методических рекомендаций по организации внутреннего финансового аудита, доведенных письмом Минфина России от 28.04.2023 N 02-10-13/40269
Лицо, ответственное за использование имущества по его назначению и/или за сохранность имущества, в отношении которого проводится инвентаризация, не может быть председателем комиссии	Назначение председателем инвентаризационной комиссии лица, ответственного за использование имущества по его назначению и/или за сохранность имущества, в отношении которого проводится инвентаризация, рассматривается как условие (обстоятельство) для реализации бюджетного риска	п. 7 Приложения N 1 к Федеральному стандарту ВФА "Планирование и проведение внутреннего финансового аудита"
Кто должен входить в состав комиссии
Лицо	Комментарий	Основание
Председатель комиссии Заместитель председателя комиссии Секретарь комиссии	Комиссия состоит не менее чем из 3 человек	п. 5 Общих требований об инвентаризации
Лицо, осуществляющее ведение бухгалтерского учета	Лицо, осуществляющее ведение бухгалтерского учета, включается в состав комиссии в случаях, поименованных в п. 7 Общих требований к инвентаризации	п. 7 Общих требований к инвентаризации

Специалисты финансового ведомства России в 2023 году указывают, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера (письма Минфина России от 14.04.2023 N 02-06-05/33795, от 19.05.2020 N 02-07-10/41023). Вместе с тем Общими требованиями к инвентаризации активов и обязательств, которые планируется применять с 2024 года, предусмотрены случаи обязательного участия лица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета, в составе комиссии. Это проведение инвентаризации в отношении (п. 7 Общих требований к инвентаризации):

- денежных средств;

- иных ценностей, находящихся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации;

- электронных денежных средств;

- иных финансовых активов и/или обязательств, принимаемых к учету лицами, ведущими учет, в результате начисления оплаты труда, иных выплат, а также обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ.

5. Объекты инвентаризации

В целях обеспечения повышения достоверности показателей, отражаемых в годовой отчетности, обязательной инвентаризации подлежат активы и обязательства, некорректное раскрытие информации о которых существенным образом может повлиять на достоверность отчетности. Например, к такой информации относится (п. 32 Общих требований к инвентаризации, письмо Минфина России от 27.12.2022 N 02-06-07/128426):

Информация об активах и обязательствах	Комментарий
Качественное состояние дебиторской и кредиторской задолженности (просроченной задолженности)	Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях выявления просроченной задолженности (ее урегулирования), квалификации объектов, не являющихся балансовыми объектами бухгалтерского учета (сомнительная задолженность по доходам, кредиторская задолженность, не востребованная кредиторами). См. также письмо Минфина России от 10.02.2023 N 02-07-10/11549. Инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года. При возникновении на отчетную дату просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности, информация о которой подлежит раскрытию в отчетности, инвентаризация такой задолженности проводится на отчетную дату
Объекты произведенных капитальных вложений: затрат, понесенных на незавершенное строительство объектов капитального строительства, а также капитальных вложений в объекты незавершенного строительства	Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях выявления статусов (целевых функций) произведенных капитальных вложений. Инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года. (см. также представление Счетной палаты РФ от 14.07.2016 N ПР 13-198/13-02)
Капитальные вложения и готовая продукция, по которым в течение финансового года не отражались операции по их увеличению/уменьшению	Инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года
Объекты налогообложения, в частности, земельного налога, налога на имущество организаций	Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях подтверждения корректного отражения стоимостных оценок объектов недвижимого имущества. Обратите внимание: наиболее эффективным способом проведения инвентаризации объектов недвижимости является осуществление выверки информации об объектах недвижимости, отраженных в бухгалтерском учете и в государственных реестрах способом технологической выверки (интеграции). См. также письмо Минфина России и Федерального казначейства от 12.12.2022 NN 02-06-07/121653, 07-04-05/02-31103. Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется на отчетную дату
Объекты бухгалтерского учета, формирующие показатели, в отношении которых законодательством РФ установлены ограничения. Например: - установленный на соответствующий финансовый год федеральным законом о федеральном бюджете на очередной финансовый год и плановый период верхний предел государственного внутреннего (внешнего) долга РФ; - установленные законодательством РФ о некоммерческих организациях требования к сделкам с ОЦИ, крупным сделкам	Является обязательным проведение годовой инвентаризации объектов бухгалтерского учета, формирующих такие показатели
Объекты бухгалтерского учета, в отношении которых по результатам сверок (выверок) данных с другими субъектами учета, организациями, проведенных в течение финансового года, выявлены расхождения. Например, выявленные по результатам выверки неурегулированные консолидируемые расчеты (письмо Минфина России от 11.11.2022 N 02-06-09/110261)	Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях подтверждения корректного отражения стоимостных оценок таких объектов бухгалтерского учета
Объекты бухгалтерского учета, возникшие при осуществлении полномочий ГРБС (РБС), ПБС, ГАДБ (АДБ), ГАИФ (АИФ), в отношении которых по результатам осуществления внутреннего финансового аудита выявлены факты и (или) признаки, влияющие на достоверность бюджетной отчетности и порядок ведения бюджетного учета	Является обязательным проведение инвентаризаций в течение финансового года, в котором выявлены указанные факты и (или) признаки, или годовой инвентаризации
Объекты библиотечного фонда	Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется не реже одного раза в 5 лет
Музейные коллекции и музейные предметы	Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется на отчетную дату на основании учетных документов музейных фондов (книг поступлений: описей, инвентарных книг) в соответствии с порядком проведения инвентаризации, установленным субъектом учета - музеем
Иные объекты НФА, если иное не установлено органом-учредителем	Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется не реже 1 раза в 3 года. Примечание. На основании этой нормы не видим послаблений для непроведения инвентаризации 2023 года в части НФА в полном объеме

Перечень объектов инвентаризации, в отношении которых законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами бухгалтерского учета государственных финансов предусмотрено проведение обязательной инвентаризации отражается в решении о проведении обязательной инвентаризации. В иных случаях проведения инвентаризации перечень объектов инвентаризации определяется руководителем организации бюджетной сферы (уполномоченным им лицом) (п. 13 Общих требований к инвентаризации).

Примечание

В отношении объектов инвентаризации Минфин России высказал следующую позицию: если на забалансовом счете учитываются не активы и обязательства, а аналитическая информация, проводить инвентаризацию показателей по таким забалансовым счетам не требуется.

С учетом данного мнения обосновано не проводить инвентаризацию по забалансовым счетам:

- счет 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных";

- счет 14 "Расчетные документы, ожидающие исполнения";

- счет 15 "Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на счете государственного (муниципального) учреждения";

- счет 17 "Поступления денежных средств";

- счет 18 "Выбытия денежных средств";

- счет 19 "Невыясненные поступления прошлых лет";

- счет 49 "Не признанный финансовый результат объекта инвестирования".

Рекомендуем включить данную особенность в Учетную политику.

Вместе с тем, для учета информации о материальных ценностях, выданных на транспортные средства взамен изношенных, в целях контроля за их использованием применяется забалансовый счет 09. На этом счете может учитываться в том числе имущество, закрепленное за конкретным автомобилем, но временно хранящееся на складах, например, сезонный комплект шин. При этом сезонный комплект шин не является неучтенным имуществом. Следовательно, информацию о таких объектах целесообразно включить в инвентаризационную опись (сличительную ведомость).

Таким образом, на наш взгляд, необходимость включения показателей счета 09 в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) зависит от целей проведения инвентаризации. Инвентаризация всех материальных ценностей, учитываемых на счете 09, может проводиться в целях подтверждения отсутствия хищений. Инвентаризацию этих же материальных ценностей в целях подтверждения достоверности учета считаем возможным исключить из перечня объектов инвентаризации, за исключением имущества, закрепленного за конкретным транспортным средством, но временно (с учетом периодичности их установки на транспорт, как в случае с сезонным комплектом шин) хранящегося на складах.

6. Способы (методы) проведения инвентаризации

Способы (методы) проведения инвентаризации закрепляются Порядком проведения инвентаризации. В пп. 18, 19, 21 Общих требований к инвентаризации предусмотрены следующие способы (методы) проведения инвентаризации в отношении соответствующих категорий имущества.

Объект инвентаризации	Способ (метод) проведения инвентаризации	Примечание
Вещи, материальные ценности (движимое и недвижимое имущество)
1. Материальные ценности, отражаемые в составе активов. 2. Материальные ценности, отражаемые на забалансовых счетах Из них:	Методы осмотра: подсчет, взвешивание, обмер, осмотр, если иное не установлено Общими требованиями к инвентаризации	Инвентаризация ОС и капитальных вложений в них, запасов, наличных денежных средств и денежных документов, а также иных аналогичных активов методом осмотра осуществляется по: - местонахождению активов; - каждому ответственному лицу (бригаде - в случае коллективной (бригадной) материальной ответственности). Выявление фактического наличия таких объектов инвентаризации производится при обязательном присутствии ответственных лиц. В случае проведения инвентаризации методом осмотра комиссия обеспечивается: - технически исправными измерительными приборами; - весовым оборудованием; - иными контрольными устройствами (средствами) с представлением информации о надлежащей поверке средств измерений; - калибровочными таблицами для инвентаризации наливных емкостей; - инвентарем; - иными средствами, необходимыми для проведения инвентаризации. А также при необходимости - работниками для перемещения, укладки, перекладки материальных ценностей. Если применение методов осмотра для выявления фактического наличия объектов инвентаризации невозможно или не представляется возможным без существенных затрат, Порядком проведения инвентаризации предусматриваются альтернативные способы (методы), обеспечивающие реализацию цели инвентаризации, в том числе: 1. Видеофиксация. 2. Фотофиксация. 3. Фиксация (актирование) факта: - осуществления объектом имущества на момент проведения инвентаризации соответствующей функции. Например, передача и/или прием сигнала (данных), управление процессом (указатели, маяки, светофоры, камеры видеофиксации ГИБДД). - поступления от актива экономических выгод. Например, получение доходов от собственности при инвентаризации имущества, переданного в возмездное пользование иным лицам. Или получение доходов от оказания услуг с использованием полезного потенциала объекта инвентаризации. - использования полезного потенциала объекта инвентаризации; 4. Методы подтверждения, выверки (интеграции).
- запасы, иные материальные ценности, хранящиеся в исправной (неповрежденной) упаковке (таре, контейнере, боксе, иной упаковке), при наличии на упаковке письменной информации (трафарета, описи), содержащей данные, позволяющие произвести расчет наличия материальных ценностей без вскрытия упаковки;	Подсчет мест (массы нетто, брутто) в упаковке и пересчет упаковок	Порядком проведения инвентаризации устанавливаются условия (процент, доля) обязательной проверки на выборочной основе части упаковок посредством их вскрытия и обмера (пересчета, взвешивания, замера) хранящихся в них материальных запасов в натуре (номенклатурных позиций)
- навалочные (наливные) материальные ценности;	Обмеры (замеры) и технические расчеты. Такие способы могут применяться в целях определения веса (объема) материальных ценностей	Обмеры (замеры) оформляются актами. Расчеты и акты обмеров (замеров) обязательно прилагаются к документам, оформляющим результаты инвентаризации
- материальные ценности, по которым установлены особые требования к их хранению (использованию)	По каждой группе таких материальных ценностей Порядком проведения инвентаризации устанавливаются особенности с учетом условий их хранения (использования)	Например, лекарственные препараты, продовольствие, активные (агрессивные) вещества, средства вооружения
Не материальные ценности, иное имущество, имущественные права
1. НМА. 2. Капитальные вложения в НФА, при условии отсутствия результатов вложений, выраженных в виде материальных ценностей. 3. Права пользования активом. 4. Безналичные денежные средства. 5. Иные ценности, находящиеся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации. 6. Электронные денежные средства. 7. Иные финансовые активы, включая дебиторскую задолженность и обязательства.	Проверка документов, подтверждающих на момент проведения инвентаризации наличие соответствующих объектов имущества (прав), обязательств, условных активов или обязательств, резервов (обязанностей) (обоснованность владения соответствующими объектами инвентаризации). В том числе используются методы: - подтверждения; - выверки (интеграции); - метод расчетов.	Проведение инвентаризации методом подтверждения, выверки (интеграции), а также методом расчетов допустимо по решению руководителя организации бюджетной сферы (уполномоченного им лица) на дату, предшествующую дате принятия решения о проведении инвентаризации. Под методом расчетов следует понимать расчеты в целях определения стоимостных оценок. Под методами подтверждения и выверки (интеграции) понимается подтверждение наличия (обоснованности владения) данными государственных (муниципальных) реестров (информационных ресурсов), содержащих информацию об объекте инвентаризации - проведение сверки данных регистров бухгалтерского учета об объекте инвентаризации и данных государственных (муниципальных) реестров (информационных ресурсов). Для этого направляются соответствующие запросы или применяются средства технологической интеграции информационных систем
Объекты, инвентаризация которых имеет особенности
Дебиторская, кредиторская задолженность, в случае ведения бухгалтерского учета (организации аналитического учета) согласно учетной политике по группе плательщиков (кредиторов)	Сверка персонифицированных данных управленческого учета, отвечающих требованиям нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составления отчетности, к составу аналитических признаков задолженности, и данных об объектах учета, отраженных на балансовых счетах Рабочего плана счетов по соответствующим группам плательщиков (кредиторов)	Информация о номенклатурных единицах объектов инвентаризации - задолженности конкретных должников (кредиторов) и соответствующих аналитических признаках отражается в документах инвентаризации (инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) на основании данных персонифицированного (управленческого) учета
Музейные предметы и музейные коллекции	Сверка данных учетных документов музейных фондов (книг поступлений (описей, инвентарных книг) музейных предметов и музейных коллекций) и данных бухгалтерского учета учреждения, во владении или в пользовании которого находятся музейные предметы и музейные коллекции (музей)	При условии осуществления музеем плановых сверок наличия музейных предметов и музейных коллекций в соответствии с Едиными правилами организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 23.07.2020 N 827

При проведении инвентаризации в целях составления годовой отчетности не забудьте провести синхронизацию учетных показателей с данными государственных реестров и информационных систем (Приложение N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 12.12.2022 NN 02-06-07/121653, 07-04-05/02-31103, Приложение N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 01.12.2021 NN 02-06-07/97427, 07-04-05/02-29373). Например, ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП, Реестра государственных (муниципальных) информационных систем, Единой государственной информационной системы учета НИОКР, Государственных автоматизированных систем "Управление" и "Правосудие".

Это необходимо для получения актуальной информации о закрепленных за учреждением объектах недвижимости, о кадастровой стоимости земли, о судебных разбирательствах - для корректного формирования Сведений об исполнении судебных решений по денежным обязательствам (фф. 0503295, 0503296). Причем суды склонны полагать *(1), что бухгалтеру целесообразно самому уточнять эту информацию.

Примечание

Для проведения инвентаризации должны быть созданы условия, обеспечивающие полное и точное выявление фактического наличия объектов инвентаризации, в том числе обеспечение профессиональными, техническими и технологическими ресурсами (п. 20 Общих требований к инвентаризации).

Не допускается определять фактическое наличие активов со слов ответственных лиц или по данным регистров бухгалтерского учета (п. 20 Общих требований к инвентаризации).

____________________________________

*(1) Смотрите, в частности, Постановление Мирового судьи судебного участка N 73 Советского района г. Тулы Тульской области от 29.06.202 N 5-167/21, Решение Советского райсуда г. Тулы Тульской области от 22.09.2021 по делу N 12-157/2021.

7. Документальное оформление инвентаризации

Документальное оформление инвентаризации осуществляется в соответствии с нормами Приказа N 52н, Приказа N 61н. Согласно Приказам NN 52н, 61н государственные (муниципальные) учреждения должны применять:

- Инвентаризационные описи (фф. 0504081 - 0504089, 0504091);

- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);

- Акт о результатах инвентаризации (фф. 0504835, 0510463);

- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Внимание

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) применяется до 1 января 2024 года.

С 1 января 2024 года для обобщения результатов инвентаризации применяется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Вместе с тем у организаций бюджетной сферы есть возможность досрочного применения Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) уже в 2023 году в случаях, предусмотренных учетной политикой, единой учетной политикой при централизации учета.

Соответственно, если инвентаризация проведена в пределах 2023 года, то по ее итогу оформляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835), если не принято решение о досрочном применении Акта (ф. 0510463). Если же результаты инвентаризации-2023 оформляются в 2024 году, то организациям бюджетной сферы необходимо будет их оформить Актом о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Вместе с тем при формирования Акта (ф. 0510463) есть особенность: он составляется по итогам инвентаризации по всем объектам, которые включены в одно Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) при условии, что инвентаризация проводится на одну дату. То есть если в Решении (ф. 0510439) дата начала инвентаризации по объектам в 2023 году, а окончание по части объектов в 2023 году, а по некоторым объектам - в 2024 году и при этом дата, на которую проводится инвентаризация, одна (например, по состоянию на 20 декабря 2023 года), то формируется единый Акт (ф. 0510463) в 2024 году по всем объектам.

Советы по заполнению документа смотрите здесь.

Решение о проведении инвентаризации оформляется первичным учетным документом - Решением о проведении инвентаризации (ф. 0510439), а в случае внесения изменений в Решение оформляется Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Внимание

Организации бюджетной сферы должны перейти на применение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) в срок не позднее 1 января 2023 года. Оформление решения по унифицированной форме (ф. 0510439) является обязательным для всех учреждений, пусть даже оно оформляется на бумажном носителе.

С внедрением унифицированной формы Решения (ф. 0510439) дополнительно издавать приказы о проведении инвентаризации не требуется.

Решение о проведении инвентаризации должно содержать (п. 11 Общих требований к инвентаризации):

а) Наименование комиссии и ее состав.

б) Дату, по состоянию на которую проводится инвентаризация, и сроки проведения инвентаризации (даты начала и окончания ее проведения).

В Решении о проведении инвентаризации должно быть 4 даты, например:

1. Решение о проведении инвентаризации принято 22 сентября.

2. Инвентаризация проводится на 25 сентября.

3. Дата начала проведения инвентаризации - 25 сентября;

4. Дата завершения проведения инвентаризации - 26 сентября.

Внимание

Дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, не должна предшествовать дате принятия решения о проведении инвентаризации, если иное не установлено Общими требованиями к инвентаризации.

Дата начала проведения инвентаризации не должна предшествовать дате, на которую проводится инвентаризация.

Иными словами:

Дата принятия решения о проведении инвентаризации <= Дата, на которую проводится инвентаризация <= Дата начала проведения инвентаризации

в) Перечень объектов инвентаризации.

г) Иную информацию, необходимую для проведения инвентаризации и (или) предусмотренную унифицированной формой Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

Отдельной унифицированной формы инвентаризационной описи для проведения годовой инвентаризации на забалансовых счетах нормативными документами не установлено.

С одной стороны, существуют законодательные нормы, согласно которым учреждение вправе разработать необходимую форму самостоятельно с содержанием обязательных реквизитов и в соответствии с требованиями, предусмотренными Стандартом "Концептуальные основы...", а далее - закрепить ее в своей учетной политике (подп. "г" п. 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки", ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

С другой стороны, с учетом внедрения электронного документооборота считаем такой подход не практичным. Дело в том, что Инвентаризационные описи являются основанием для составления Акта о результатах инвентаризации. А на основании самостоятельно разработанных форм описей будет сложно составить Акт. Поэтому рекомендуем при проведении инвентаризации имущества и обязательств на забалансовых счетах применять существующие формы Инвентаризационных описей (подробнее смотрите здесь).

Вместе с тем организации бюджетной сферы придется разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике Инвентаризационную опись расходов будущих периодов и Инвентаризационную опись резервов предстоящих расходов. Такие формы в настоящее время не предусмотрены ни Приказами N 52н, 61н, ни проектом изменений в Приказ N 61н.

Советы по заполнению Инвентаризационной описи расходов будущих периодов и Инвентаризационной описи резервов предстоящих расходов смотрите здесь.

При необходимости в ходе инвентаризации могут составляться Акты сверки расчетов по формам, согласованным с контрагентами (письмо Минфина России от 30.08.2013 N 02-06-10/35811). Составление подобных актов может прерывать течение срока исковой давности, но только в том случае, если от имени организации бюджетной сферы их подписывают лица, обладающие соответствующими полномочиями (ст. 203 ГК РФ, постановление АС Северо-Кавказского округа от 10.08.2015 N Ф08-5429/15).

Примечание

Инвентаризацию расчетов с учредителем, контрагентами, ИФНС, ФСС, ПФР и пр. можно провести посредством электронного документооборота. При этом, направляя контрагентам акты сверки расчетов, по мнению Минфина России, целесообразно в акт или в сопроводительное письмо к нему включить два важных положения (письмо от 24.12.2020 N 02-07-07/113668):

1. О необходимости представления контрагентом возражений по акту в конкретные сроки, позволяющие учреждению успеть отразить необходимые корректировки показателей расчетов в годовой отчетности,

2. Оговорку, предусматривающую, что в случае отсутствия возражений или иного ответа контрагента в указанный срок, акт сверки расчетов считается согласованным по умолчанию. Это даст учреждению основание для включения данных о наличии/отсутствии задолженности в отчетность.

К документам инвентаризации (инвентаризационным описям, сличительным ведомостям, акту о результатах инвентаризации) приобщаются (пп. 16, 30 Общих требований к инвентаризации):

- документы, оформляющие выявление фактического наличия объекта инвентаризации (в частности, акты обмеров (замеров), расчеты, иные акты);

- представленные ответственными лицами расписки, пояснения (объяснения), в том числе по фактам выявленных отклонений, включая пересортицу (объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине ответственных лиц, не отнесена на виновных лиц).

Документы инвентаризации составляются и хранятся в соответствии с требованиями, установленными для первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета с учетом положений Общих требований и иных нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 26 Общих требований к инвентаризации).

Советы по составлению документов инвентаризации смотрите в Путеводителе.

Информацию о хранении первичных документов, учетных регистров смотрите подробнее здесь.

8. Признание результатов инвентаризации, проведенной в течение года по иным основания, в целях годовой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации, в том числе перед составлением годовой отчетности в целях достоверности представленных сведений определяется учреждением самостоятельно. Поскольку проверка объектов имущества - одна из самых трудоемких процедур, при этом поступление и выбытие таких объектов НФА, как основные средства, нематериальные и непроизведенные активы, происходит не так часто, учреждение может установить в учетной политике условия признания результатов инвентаризаций, проведенных в течение года по иным основаниям, в целях проведения годовой инвентаризации.

Например, при проведении годовой инвентаризации могут быть признаны результаты инвентаризации, проведенной не ранее 1 сентября текущего (отчетного) года в связи со сменой материально ответственных лиц. Такой подход применяется непосредственно Минфином России (см. Основные положения учетной политики Министерства финансов РФ для публичного раскрытия в соответствии со Стандартом "Учетная политика...").

Могут быть определены иные случаи и периоды проведения инвентаризации, результаты которой можно признать при проведении годовой инвентаризации. Например, признать в целях годовой инвентаризации результаты инвентаризации, проведенной не ранее 1 ноября при передаче имущества в аренду/пользование или возврат такого имущества.

Главное - все условия "зачета" ранее произведенных инвентаризаций в целях признания результатов годовой инвентаризации должны быть зафиксированы в учетной политике, иначе данные годовой отчетности могут быть признаны недостоверными, а годовая инвентаризация - не проведенной.

9. Что указывает на формальное проведение инвентаризации?

Формальное проведение инвентаризации так или иначе может привести к штрафам (подробнее смотрите здесь). Чтобы не дать ревизорам шанса заподозрить вас в формальном проведении инвентаризации, обратите внимание на следующие характерные признаки:

- короткие сроки проведения инвентаризации;

- одновременное проведение инвентаризации большого количества объектов. Например, все инвентаризационные описи по объектам НФА оформлены одной датой;

- одновременная фиксация остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д.

- нарушение очередности дат в документах инвентаризации.

Кроме того, если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств.

Обнаружив признаки формальной инвентаризации, ревизоры могут инициировать проведение проверки, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета - оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП РФ.

10. Самые распространенные вопросы по инвентаризации: отвечаем по-новому

Рассмотрим самые распространенные вопросы по инвентаризации и ответим на них с учетом обновленного законодательства: Общих требований к инвентаризации и Приказа N 61н.

1. Включается ли бухгалтер в состав инвентаризационной комиссии?

Вместе с тем Общими требованиями к инвентаризации активов и обязательств, которые планируется применять с 2024 года, предусмотрено, что лицо, осуществляющее ведение бухгалтерского учета, включается в состав комиссии в случаях проведения инвентаризации в отношении (п. 7 Общих требований к инвентаризации):

- денежных средств;

- иных ценностей, находящихся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации;

- электронных денежных средств;

Отметим, что привлечь к работе в составе комиссии бухгалтера централизованной бухгалтерии возможно в качестве эксперта.

2. Что делать, если отсутствует член инвентаризационной комиссии?

В период проведения инвентаризации не допускается изменение состава комиссии, в том числе в связи с отсутствием члена комиссии по уважительной или не зависящей от него причине, возникшей после начала проведения инвентаризации (болезнь, отпуск, служебная командировка, смерть, иные объективные причины, предусмотренные порядком проведения инвентаризации).

В случае отсутствия ответственного лица рабочей комиссии по уважительной или не зависящей от него причине, возникшей после начала проведения инвентаризации, полномочия ответственного лица рабочей группы возлагаются на Председателя комиссии. В свою очередь, если в течение проведения инвентаризации отсутствует по уважительной причине Председатель комиссии, то его замещает Заместитель Председателя комиссии (пп. 5, 9 Общих требований к инвентаризации).

Считаем целесообразным уже сейчас предусмотреть именно такие положения в порядке проведения инвентаризации, определяемом учетной политикой, если член комиссии не может участвовать в проведении инвентаризации по уважительной причине (болезнь, отпуск, служебная командировка, смерть, иные объективные причины, предусмотренные порядком проведения инвентаризации). Так как аналогичные по смыслу положения содержатся в Приказе N 61н.

После перехода на электронные документы, формы которых утверждены Приказом N 61н, изменить сроки проведения инвентаризации или списочный состав инвентаризационной комиссии удастся только при условии, что инвентаризация еще не началась. Именно для таких целей Приказом N 61н утверждена унифицированная форма Изменения Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

В нормативных актах не установлено требования об обязательном присутствии всех членов инвентаризации в ходе ее проведения и принятия соответствующих решений. Более того - обязательный к применению с 2023 года порядок формирования Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Изменения Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) указывает, что отсутствие отдельных членов инвентаризационной комиссии в ходе проведения инвентаризации не является препятствием для ее проведения или основанием для ее приостановления.

Пунктом 52.1 (абзац первый) Методрекомендаций к Приказу N 61н установлено, что внесение изменений в Решение (ф. 0510439) допускается до начала проведения инвентаризации (см. также п. 14 Общих требований к инвентаризации). Данная норма прямо указывает - заменить члена инвентаризационной комиссии или изменить сроки проведения инвентаризации можно исключительно до начала проведения инвентаризации. Если обстоятельства, по которым сотрудник не может участвовать в инвентаризации, возникли после начала ее проведения, ни заменить члена комиссии, ни приостановить инвентаризацию Учреждение не вправе. Допустимо только отменить инвентаризацию, аннулировав ранее принятое Решение (ф. 0510439).

В порядке проведения инвентаризации рекомендуем определить следующие положения:

1. Внесение изменений в списочный состав инвентаризационной комиссии, период проведения инвентаризации (например, изменение даты ее начала) допускается до начала проведения инвентаризации.

2. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) по причине временной нетрудоспособности, при направлении его в командировку, в иных случаях неявки, зафиксированных в Табеле учета использования рабочего времени, при проведении инвентаризации не является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными, если причины, не позволяющие члену комиссии проводить контрольные мероприятия (участвовать в инвентаризации), возникли после начала ее проведения. При этом изменения в списочный состав инвентаризационной комиссии не вносятся.

3. Члены комиссии при невозможности участия в заседании комиссии извещают об этом секретаря комиссии до начала заседания комиссии.

4. Заседание комиссии считается правомочным, если пройден кворум присутствия. С 2024 года - кворум присутствия составит не менее 2/3 от общего числа членов комиссии, имеющих право голоса. В 2023 году - устанавливается учетной политикой.

5. При отсутствии кворума на заседании комиссии ее Председателем назначается новая дата заседания в пределах срока проведения инвентаризации.

6. Коллегиальное решение принимается присутствующими членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) большинством голосов. Если количество принимающих решение (присутствующих) членов комиссии четное, и результаты голосования поделились поровну: 50% "за" и 50% "против", то голос Председателя комиссии является решающим.

Приведенный подход основан на разъяснениях специалистов финансового ведомства прошлых лет (письмо Минфина России от 24.12.2020 N 02-07-07/113668) и дополнен положениями подп. "в" п. 6 Общих требований к инвентаризации.

Примечание

Несомненно, результаты инвентаризации могут быть признаны недостоверными и/или недействительными в случае выявления проверяющими или службой внутреннего финансового аудита факта отсутствия на рабочем месте члена инвентаризационной комиссии в ходе проведения контрольных мероприятий (например, на основании данных Табеля учета рабочего времени установлено, что при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий работник находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д.), если "отсутствующий" сотрудник расписался в документах, оформляющих результаты инвентаризации (инвентаризационных описях, акте о результатах инвентаризации) и фиктивно принял участие в принятии решений. Поэтому в документах, оформляющих результаты инвентаризации, рекомендуем делать отметку об отсутствии сотрудника, входящего в состав комиссии.

3. Что делать, если отсутствует ответственное лицо (материально ответственное лицо)?

Под ответственным лицом понимается лицо, ответственное за использование объектов инвентаризации по их назначению, и/или за сохранность имущества, в том числе с полной материальной ответственностью, и/или за оформление фактов хозяйственной жизни, в результате которых признаются, прекращаются в бухгалтерском учете объекты инвентаризации, либо изменяется их стоимостная оценка (далее - ответственное лицо, п. 16 Общих требований к инвентаризации).

Как правило, ответственные лица должны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества. Такой порядок проведения инвентаризации помогает при выявлении недостач или ущерба (порчи) имуществу по вине ответственного лица отстаивать интересы учреждения в судебном порядке. На проведение инвентаризации в присутствии ответственного за инвентаризируемые объекты имущества лица в ходе проверки фактического наличия имущества указывает порядок формирования инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), в которых ответственное лицо по окончании осмотра подтверждает, что все материальные ценности проверены комиссией в его присутствии.

Вместе с тем, в 2023 году прямого запрета на проведение инвентаризации в отсутствие ответственного лица не установлено. Однако вопрос о том, имеют ли доказательную силу результаты инвентаризации, проведенной без присутствия материально ответственного лица, если обнаружится недостача и работодатель попытается взыскать ее с работника, будет решаться судом с учетом всех обстоятельств дела (смотрите, например: апелляционное определение СК по гражданским делам Вологодского областного суда от 12.04.2013 по делу N 33-1644/2013, апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Марий Эл от 05.07.2012 по делу N 33-1069/2012).

А вот с 2024 года согласно п. 19 Общих требований к инвентаризации ответственные лица должны обязательно присутствовать при выявлении фактического наличия:

- основных средств;

- капитальных вложений в основные средства;

- запасов;

- наличных денежных средств;

- денежных документов;

- иных аналогичных активов, инвентаризация в отношении которых проводится методом осмотра (подсчет, взвешивание, обмер, осмотр).

Так, если проводится инвентаризация весовых (навальных, наливных) запасов (товаров), документ, оформляющий результаты перевеса, обмера, замера таких материальных ценностей, ведется раздельно одним из членов комиссии и ответственным лицом. В конце рабочего дня или по окончании перевеса, расчетов данные этих документов сличают и выверенный итог вносится в документы инвентаризации (п. 28 Общих требований к инвентаризации). Также, принимая непосредственное участие в проведении инвентаризации, ответственное лицо заявляет комиссии о неточностях (ошибках) в документах инвентаризации, которые оно обнаружило. Тогда на основании заявления ответственного лица комиссией проводится дополнительная проверка (п. 29 Общих требований к инвентаризации).

Таким образом, рекомендуем приложить все усилия, чтобы инвентаризация прошла в присутствии ответственных лиц.

Например, утверждая сроки проведения инвентаризации, учтите:

- графики командировок сотрудников, их отпусков и т.п.

- возможное незапланированное отсутствие ответственных лиц по уважительным причинам, например, по болезни. Для этого изначально при определении сроков начала и завершения инвентаризации можно увеличить период ее проведения.

Если после начала инвентаризации выяснится, что ответственное лицо не сможет присутствовать при проведении инвентаризации в течение длительного периода времени (серьезная болезнь, смерть и пр.), то целесообразно рассмотреть вопрос о смене ответственного лица.

Внимание

Если работник - материально ответственное лицо переводится на другую должность, с ним должен быть заключен новый договор о материальной ответственности. В противном случае учреждению вряд ли удастся взыскать с работника ущерб, если будет выявлена недостача вверенных ему материальных ценностей (определение Четвертого КСОЮ от 14.09.2021 N 88-22632/2021).

4. Как исправить ошибки в документах инвентаризации?

Если в течение дня работы комиссии или окончании проведения инвентаризации (при рассмотрении результатов инвентаризации) ответственное лицо обнаружило неточности (ошибки) в документах инвентаризации, об этом ответственное лицо немедленно заявляет комиссии (в частности, до открытия помещения склада, кладовой, секции, иного соответствующего структурного подразделения).

На основании заявления ответственного лица о выявленных неточностях (ошибках) комиссия осуществляет дополнительную проверку, в том числе посредством пересчета, обмера, взвешивания отдельных номенклатурных позиций, и в случае подтверждения неточностей (ошибок), производит изменение (уточнение) сведений о фактическом наличии объектов инвентаризации в документах инвентаризации.

Исправление в документе инвентаризации должно быть удостоверено подписями всех членов комиссии и соответствующего ответственного лица.

Изменение документов инвентаризации, созданных в электронной форме, осуществляется посредством формирования документа, уточняющего ранее отраженные показатели (изменения инвентаризационной описи, сличительной ведомости, акта о результатах инвентаризации) (п. 29 Общих требований к инвентаризации).

5. По какой форме составляется акт о результатах инвентаризации, проведенной за 2023 год?

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) применяется до 1 января 2024 года.

Соответственно, в случае проведения инвентаризации в пределах 2023 года по ее итогу оформляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835), если не принято решение о досрочном применении Акта (ф. 0510463). Если же результаты инвентаризации-2023 оформляются в 2024 году, то организациям бюджетной сферы необходимо будет их оформить Актом о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Советы по заполнению документа смотрите здесь.

6. Какие формы инвентаризационных описей применять при инвентаризации имущества и обязательств на забалансовых счетах?

Например, для отражения результатов инвентаризации объектов, учитываемых на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации расчетов, учитываемых на забалансовых счетах:

- 04 "Сомнительная задолженность";

- 10 "Обеспечение исполнения обязательств";

- 20 "Задолженность, невостребованная кредиторами".

Учетной политикой учреждения может быть предусмотрено применение Инвентаризационной описи (ф. 0504087) для отражения результатов инвентаризации имущества, учитываемого на забалансовых счетах:

- 01 "Имущество, полученное в пользование";

- 02 "Материальные ценности на хранении";

- 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры";

- 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам заказчиками";

- 13 "Экспериментальные устройства";

- 21 "Основные средства в эксплуатации";

- 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению";

- 25 "Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)";

- 26 "Имущество, переданное в безвозмездное пользование";

- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".

Обратите внимание на особенность для забалансовых счетов 25, 26 и 27: учетной политикой может быть предусмотрено, что в части основных средств, земельных участков, НМА, биоактивов, иных объектов НФА, информация о которых дополнительно отражена на забалансовых счетах 25, 26 и 27 (кроме матзапасов), такие объекты повторно в инвентаризационной описи не указываются. При этом в Инвентаризационной описи (ф. 0504087) в графе 8 "статус объекта учета" должна содержаться информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки степени вовлеченности в хозяйственный оборот.

Например, в части основных средств по счетам 101 00 и забалансовому счету 21 в графе 8 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) могут быть указаны такие статусы объекта учета, как "передано в аренду", "в безвозмездном пользовании", "в личном пользовании у сотрудника". Таким образом, подтверждается достоверность учетных данных по объектам НФА с учетом информации, отраженной на забалансовых счетах, без оформления отдельной Инвентаризационной описи (ф. 0504087) или двойной инвентаризации одного и того же объекта.

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.