Вопрос: Можно ли использовать данные Глонасс для списания ГСМ? Можно ли не использовать нормы Минтранса при списании ГСМ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2022 г.)

Можно ли производить списание ГСМ по данным спутниковой системы ГЛОНАСС, а не по одометру и расчетным нормам?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Списание затрат на ГСМ можно производить на основании данных системы ГЛОНАСС. Таким образом, количество израсходованного топлива и пройденное расстояние в путевых листах может указываться, исходя из показаний датчиков спутниковой системы.

Обоснование вывода:

На основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного и иных видов транспорта).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта открыт. В частности, к ним относятся расходы на ГСМ (все виды топлива - газ, бензин, дизтопливо и пр., масла и смазки).

Расходы организации могут быть учтены при расчете налоговой базы по налогу на прибыль организаций в случае их оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности таких расходов (письма Минфина России от 10.02.2022 N 03-03-06/1/9000, от 12.10.2021 N 03-03-06/1/82323, от 09.02.2018 N 03-03-06/1/7855).

В налоговом законодательстве не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ, не установлены и правила определения обоснованности таких расходов.

При определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-07/74189, от 22.03.2019 N 03-03-07/19283, от 27.11.2019 N 03-03-07/92049).

Таким образом, нормы, утвержденные Министерством транспорта РФ, имеют рекомендательный характер и не являются обязательными.

В определении ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08 суды, руководствуясь положениями статей 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, также сделали выводы о том, что Налоговым кодексом Российской Федерации не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли.

В письме от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 Минфин России указал на возможность использования данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС для подтверждения произведенных расходов на ГСМ. О том, что оптимальным решением является контроль расхода топлива через оборудование ГЛОНАСС, указано в Заключении Минэкономразвития России от 20.04.2012 "По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Согласно Национальному стандарту РФ ГОСТ 32450-2013 использование технологий связи и спутниковой навигации путем установления бортового навигационно-связного оборудования способно обеспечить в том числе контроль расхода топлива, а также определение пройденного расстояния по данным спутниковой навигации (виртуальный одометр).

Таким образом, при наличии возможности определить остаток топлива, его расход, пройденное расстояние с помощью системы ГЛОНАСС данные показатели могут быть использованы для отражения в документах по учету ГСМ.

Возможность подтверждения пробега и остатка топлива на основании данных ГЛОНАСС следует закрепить в учетной политике организации. Пример формулировки: Порядок списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) устанавливается следующий: осуществлять списание израсходованного транспортными средствами топлива в пределах показателей, зафиксированных спутниковой системой ГЛОНАСС.

Но использование данных спутниковой системы, по нашему мнению, не заменяет путевые листы. По мнению контролирующих органов, основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Согласно письму УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@ затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. А путевые листы не только подтверждают использование автомобиля в служебных целях, но и в целом указывают на экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@). Кроме того, с помощью путевого листа можно обосновать использование физическим лицом автомобиля в служебных целях, что снизит риск включения в налоговую базу по НДФЛ сумм, выданных сотруднику под отчет, или в качестве компенсации затрат на эксплуатацию автомобиля (письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243, п. 3 письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, а также постановление Второго ААС от 08.09.2016 N 02АП-6780/16). Смотрите также Вопрос: Возможно ли в налоговом учете принять к расходам затраты на ГСМ при неполном заполнении путевых листов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.).

Исходя из изложенного мы делаем вывод, что расходы на ГСМ могут быть списаны на основании данных системы ГЛОНАСС, отраженных в путевых листах. Смотрите также Примерная форма акта списания горюче-смазочных материалов (подготовлено экспертами компании ГРАНТ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Вопрос: Организация, применяющая общую систему налогообложения и не являющаяся автотранспортной, установила на собственные транспортные средства датчики уровня топлива и спутниковую систему слежения ГЛОНАСС. Установленная аппаратура позволяет получить информацию, в том числе сколько литров бензина было в каждом автомобиле в начале и в конце дня, сколько заправлено и израсходовано. Путевые листы оформляются ежедневно. Списание топлива производится один раз в конце месяца. Можно ли в данной ситуации вместо акта на списание ГСМ использовать отчет, формируемый один раз в месяц системой слежения ГЛОНАСС? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2013 г.);

- Вопрос: Правомерность учета расходов на ГСМ при отсутствии путевых листов. Нормирование расходов на ГСМ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2020 г.);

- Составляем акт списания ГСМ, чтобы отразить в налоговом учете весь фактический расход топлива (М. Иванов, "Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2015 г.);

- Джаарбеков С.М. Можно ли списывать расходы на топливо для автомобилей без норм? - Специально для системы ГАРАНТ, 2016 г.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Школина Марина

Ответ прошел контроль качества

15 марта 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.