Вопрос: Какое количество дней отпуска необходимо указать в графике отпусков на 2022 год сотрудницам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2021 г.)

В организации утверждается график отпусков на 2022 год. Работникам установлена продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска 35 календарных дней. В график отпусков включаются также сотрудницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.

Одной из них за рабочий год, который начался 01.12.2018, был предоставлен отпуск полной продолжительности - 35 календарных дней. А с 22.04.2020 по 16.02.2023 на основании заявления сотрудницы и соответствующего приказа работодателя ей предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Второй сотруднице перед отпуском по беременности и родам была предоставлена часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 18 календарных дней за рабочий год, начавшийся 24.07.2019. С 03.07.2020 по 25.04.2023 ей был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

За какой период работницам предоставляется отпуск? Какую продолжительность отпуска (количество дней) указать в графике отпусков указанным сотрудницам?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При использовании отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет полностью рабочим периодом, за который предоставляется отпуск полной продолжительности (35 календарных дней), у сотрудницы, которой предоставлен отпуск по уходу за ребенком с 22.04.2020 по 16.02.2023, будет период с 01.12.2019 по 27.09.2023, а у сотрудницы, которой предоставлен отпуск по уходу за ребенком с 03.07.2020 по 25.04.2023, - период с 24.07.2019 по 16.05.2023.

Если же определенная приказом дата выхода из отпуска по уходу за ребенком изменится, или сотрудница, находясь в таком отпуске, выйдет на работу на условиях неполного рабочего времени или прервет отпуск по уходу для использования ежегодного оплачиваемого отпуска, дату окончания рабочего года (периода), за который работодатель должен предоставить отпуск установленной продолжительности, необходимо будет определять заново с учетом новых обстоятельств.

В любом случае при включении в график отпусков сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, первой из них необходимо указать продолжительность отпуска 35 календарных дней, (предоставляемого за рабочий год, начавшийся 01.12.2019), а второй - 17 календарных дней (предоставляемого за рабочий год, начавшийся 24.07.2019).

Обоснование вывода:

Обязанность по оформлению графика отпусков вытекает из части первой ст. 123 ТК РФ. Согласно этой норме очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем.

Если работодатель применяет форму N Т-7, то в графе 5 по каждому работнику указывается продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в календарных днях, а в графе 6 - запланированная дата начала отпуска (число и месяц; год можно не указывать, поскольку он уже обозначен в заголовке графика). Если по соглашению сторон ежегодный отпуск работника разделен на части, в графике путем заполнения нескольких строк отражаются продолжительность и дата начала каждой части отпуска. Указывать в графике период, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, не требуется*(1). Вместе с тем работодатель вправе предусмотреть в форме графика отпусков графу для указания периода (рабочего года), за который работнику планируется предоставить оплачиваемый отпуск*(2).

Вопрос о включении в график отпусков всех работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем на момент составления графика, на практике вызывает споры*(3). При этом, по мнению Минтруда России (письмо от 10.12.2020 N 14-2/ООГ-17893), работодатель может самостоятельно урегулировать вопрос о необходимости включения в график работников, находящихся на момент его утверждения и в следующем календарном году в отпуске по уходу за ребенком (согласно приказу о предоставлении такого отпуска).

При принятии решения о включении в график отпусков таких работников необходимо учитывать, что в силу ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в каждом рабочем году. При этом законом не предусмотрено предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально времени, отработанному к моменту его предоставления (смотрите также письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Следовательно, отпуск, когда бы он ни предоставлялся (в начале рабочего года или в конце), должен предоставляться целиком, если по соглашению между работником и работодателем он не был разделен на части в соответствии со ст. 125 ТК РФ. Единственное исключение - дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда, который предоставляется пропорционально времени, фактически отработанному в соответствующих условиях (часть третья ст. 121 ТК РФ). Также необходимо помнить, что права на использование отпусков за рабочий год, который еще не начался (в том числе и при применении ст. 260 ТК РФ)*(4), работники не имеют.

В этой связи напомним, что первый рабочий год начинается в день приема на работу к данному работодателю и заканчивается через 12 месяцев, включаемых в стаж, дающий право на отпуск (далее также - отпускной стаж). Следующий рабочий год начинается сразу после окончания предыдущего (смотрите также письмо Роструда от 08.12.2008 N 2742-6-1). При наличии периодов, не включаемых в стаж, дата окончания рабочего года смещается по сравнению с изначальной на число дней в таких периодах (ответ специалистов Роструда с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").

Периоды, которые включаются в отпускной стаж и не включаются в него, перечислены в ст. 121 ТК РФ. Согласно части первой ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается не только время фактической работы, но и время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха.

В соответствии со ст. 255 и 256 ТК РФ женщине предоставляются отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. И в том и в другом случае за работником сохраняется место работы. Однако в силу прямого указания части второй ст. 121 ТК РФ в стаж, дающий право на отпуск, не включается время отпусков по уходу за ребенком (абзац шестой части первой ст. 121 ТК РФ).

Следовательно, в приведенной ситуации периоды ежегодного оплачиваемого отпуска и отпуска по беременности и родам включаются в отпускной стаж, а периоды отпусков по уходу за ребенком - нет*(5).

В рассматриваемом случае рабочий год первой сотрудницы, начавшийся с 01.12.2018, закончился 30.11.2019. За этот рабочий год отпуск сотрудницей был использован в полном размере (35 календарных дней). Следующий рабочий год начался 01.12.2019 и должен был закончиться 30.11.2020. Однако в этом рабочем году сотруднице на основании ее заявления и соответствующего приказа работодателя был предоставлен отпуск по уходу за ребенком с 22.04.2020 по 16.02.2023. Если дни такого отпуска будут использованы сотрудницей полностью, то для определения нового отпускного периода необходимо предполагаемую дату окончания рабочего года - 30.11.2020 "отодвинуть" на 1063 календарных дня отпуска по уходу за ребенком (с 22.04.2020 по 16.02.2023). Соответственно, при отсутствии других исключаемых из отпускного стажа периодов датой окончания рабочего года, начавшегося 01.12.2019, будет 27.09.2023*(6).

Однако если сотрудница выйдет на работу ранее указанной в приказе даты окончания отпуска по уходу (в том числе и на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на пособие по уходу за ребенком) либо прервет отпуск по уходу для использования ежегодного оплачиваемого отпуска, то определенная нами в соответствии с приказом о предоставлении отпуска по уходу за ребенком дата окончания рабочего года, начавшегося 01.12.2019, изменится. В этом случае дату окончания рабочего года (периода), за который работодатель должен предоставить отпуск установленной продолжительности, необходимо будет определять заново с учетом новых обстоятельств*(7).

При этом независимо от даты окончания этого рабочего года право на отпуск полной продолжительности в силу ст. 122 ТК РФ возникает у сотрудницы с 01.12.2019. Следовательно, при отсутствии соглашения сторон трудового договора о разделения отпуска на части в графике отпусков необходимо указать продолжительность отпуска 35 календарных дней.

Аналогично определяем период, за который должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск второй сотруднице, и количество дней такого отпуска.

За очередной рабочий год, который начался 24.07.2019, сотруднице была предоставлена только часть отпуска продолжительностью 18 календарных дней. Этот рабочий год должен был окончиться 23.07.2020. Однако поскольку предоставленный на основании заявления сотрудницы и приказа работодателя с 03.07.2020 по 25.04.2023 отпуск по уходу за ребенком не включается в отпускной стаж, при использовании такого отпуска полностью датой окончания этого рабочего года (при отсутствии других исключаемых из отпускного стажа периодов) становится 16.05.2023.

Соответственно, периодом, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в такой ситуации, будет период (рабочий год) с 24.07.2019 по 16.05.2023. Как мы уже говорили, если дата выхода из отпуска по уходу за ребенком изменится, или сотрудница, находясь в таком отпуске, выйдет на работу на условиях неполного рабочего времени или прервет отпуск по уходу за ребенком для использования ежегодного оплачиваемого отпуска, то дату окончания рабочего года (периода) необходимо будет определять заново с учетом новых обстоятельств. Но в любом случае за рабочий год, начавшийся 24.07.2019, сотрудница имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней. А учитывая, что 18 календарных дней сотрудница уже использовала, в графике отпусков на 2022 год необходимо указать продолжительность отпуска 17 календарных дней.

Если форма графика отпусков, используемая работодателем, предусматривает графу для указания периода (рабочего года), за который работнику планируется предоставить оплачиваемый отпуск, то, на наш взгляд, в отношении указанных в вопросе сотрудниц дату окончания этого рабочего периода корректнее оставить открытой.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

6 декабря 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) График отпусков утверждается на календарный год. Поэтому в графике отпусков на определенный календарный год должны быть запланированы отпуска, предоставляемые в этом календарном году, независимо от периода, за который они предоставляются.

*(2) Смотрите Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

*(3) Более подробно об этом смотрите в материале: Энциклопедия решений. График отпусков.

*(4) Более подробно об этом смотрите в материале: Энциклопедия решений. Сроки предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска беременным сотрудницам и женщинам, родившим ребенка (статья 260 ТК РФ).

*(5) Однако если во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком работник выходит на работу на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на получение ежемесячного пособия (ст. 256 ТК РФ), то период исполнения работником трудовых обязанностей в таком случае должен рассматриваться как время фактической работы и, соответственно, включаться в отпускной стаж (смотрите также ответ на Вопрос: Сотрудница во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет работала на неполную ставку. Сотрудница уже вышла из отпуска по уходу за ребенком (по окончании этого отпуска) и просит предоставить очередной отпуск за то время, когда, находясь в отпуске по уходу за ребенком, работала на условиях неполного рабочего времени. Необходимо ли включать этот период в отпускной стаж?).

*(6) Рекомендуем также воспользоваться Калькулятором отпускного стажа (подготовлен экспертами компании ГАРАНТ).

*(7) Если, например, сотрудница выйдет на работу (прервав отпуск по уходу за ребенком или на условиях неполного рабочего времени) 01.04.2022, то при отсутствии исключаемых из отпускного стажа периодов датой окончания рабочего года, начавшегося 01.12.2019, будет 10.11.2022.