Энциклопедия решений. Единая форма ЕФС-1 (до 31.12.2023)

Единая форма "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НСиПЗ (ЕФС-1)"

Смотрите в этом материале:

- состав формы;

- сроки представления;

- способы представления

Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п утверждены единая форма "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядок ее заполнения (далее - Порядок).

Новая форма будет включать информацию, представляемую ранее в формах:

- Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ;

- Реестр застрахованных лиц по форме ДСВ-3;

- СЗВ-ТД;

- 4-ФСС (ч. 3 ст. 15 Закона N 237-ФЗ).

ЕФС-1 подлежит представлению в органы Фонда по месту регистрации страхователя (п. 12 ст. 2 Закона N 237-ФЗ).

Состав ЕФС-1

Форма состоит из Титульного листа и 2-х разделов:

- Раздел 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию";

- Раздел 2 "Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НсиПЗ",

каждый из которых состоит из отдельных подразделов, перечень которых приведен в п. 1.3 Порядка.

Лист (разделы, подразделы) ЕФС-1	Содержание раздела (подразделов)	Примечание
Титульный лист	Информация о страхователе	Является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка)
Раздел 1	Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию
Подраздел 1	Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)
Подраздел 1.1	Сведения о трудовой (иной) деятельности	Аналог СЗВ-ТД
Подраздел 1.2	Сведения о страховом стаже	Аналог СЗВ-СТАЖ
Подраздел 1.3	Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений	Аналогичная форма сдавалась в 2020 году единовременно (письмо Минтруда России от 15.03.2021 N 14-5/10/П-1949)
Подраздел 2	Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона N 400-ФЗ
Подраздел 3	Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя	Аналог ДСВ-3
Раздел 2	Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НСиПЗ	Аналог 4-ФСС
Подраздел 2.1	Расчет сумм страховых взносов
Подраздел 2.1.1	Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям
Подраздел 2.2	Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 Закона N 125-ФЗ
Подраздел 2.3	Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и проведенной СОУТ на начало года

Сроки представления

Из указанных подразделов формируются отдельные отчеты, содержащие соответствующие сведения, подлежащие представлению в СФР в соответствии с Законами N 27-ФЗ и N 125-ФЗ, в установленные сроки (п. 1.11 Порядка). При этом для разных сведений, указываемых в единой форме, установлены разные сроки представления:

Сведения, подлежащие представлению в СФР	Какие листы, разделы, подразделы нужно заполнить и сдать в СФР	Срок представления
Сведения о трудовой деятельности, предусмотренные п. 2.1 ст. 6 Закона N 27-ФЗ	1) Титульный лист 2) Раздел 1: - Подраздел 1 - Подраздел 1.1	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление или прекращение трудовых отношений - в случаях приема или увольнения, а также в случаях приостановления и (или) возобновления*(1) действия трудового договора (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (распоряжения) или иного документа в случаях: - перевода зарегистрированного лица на другую постоянную работу; - подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)
Сведения о заключении и прекращении с физлицами договоров гражданско-правового характера (ГПХ), на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы (подп. 5 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)		Не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения договора с застрахованным лицом (п. 6 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)
Сведения о периодах работы (деятельности), в том числе периодах работы (деятельности), включаемых в стаж для определения права на досрочное назначение пенсии или на повышение фиксированной выплаты к пенсии (пп. 3 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)	1) Титульный лист 2) Раздел 1: - Подраздел 1 - Подраздел 1.2 - Подраздел 2	Не позднее 25-го числа месяца по окончании календарного года, следующего за отчетным периодом, т. е. первый отчет должен быть представлен не позднее 25.01.2024 (п. 3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). Исключение: В течение 3-х календарных дней со дня поступления к страхователю запроса органа Фонда либо обращения застрахованного лица, если застрахованное лицо, по которому представлялись указанные сведения, обратилось за назначением пенсии (п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)
Сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ (пп. 6 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)	1) Титульный лист 2) Раздел 1: - Подраздел 3	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (1-кв., полугодие, 9 месяцев, календарный год) (п. 7 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)
Сведения о размере выплат, входящих в состав заработной платы (в том числе в натуральной форме), в отношении лиц, работающих по трудовым договорам в государственных и муниципальных учреждениях, осуществляющих виды деятельности, определенные постановлением Минтруда РФ от 02.09.2022 N 507н (п. 9 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)	1) Титульный лист 2) Раздел 1: - Подраздел 1 - Подраздел 1.3	Не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим
Сведения о начисленных страховых взносах от НСиПЗ в соответствии с Законом N 125-ФЗ (п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ)	1) Титульный лист 2) Раздел 2: Обязательные для заполнения всеми страхователями: - Подраздел 2.1 - Подраздел 2.3 Подразделы, которые заполняются только при наличии соответствующих сведений: - Подраздел 2.1.1 - Подраздел 2.2	Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Закона N 125-ФЗ)

Форма ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, в том числе приказов, других документов кадрового учета и данных бухгалтерского учета, технологической документации, а также на основании договоров гражданско-правового характера и иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы (п. 1.12 Порядка).

Способы представления ЕФС-1

Способ представления формы ЕФС-1 зависит от численности работающих застрахованных лиц (включая лиц, с кем заключены гражданско-правовые и авторские договоры) (абзац 3 п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ).

	Численность застрахованных лиц (как работающих по трудовому договору, так и заключивших договоры ГПХ и авторские договоры)
	10 человек и менее					более 10 человек
По выбору страхователя: 1) на бумажном носителе; 2) в электронной форме (на магнитном носителе или с использованием сети Интернет, включая Единый портал государственных и муниципальных услуг); 3) в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью					Исключительно в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью

Для того чтобы иметь возможность отправлять сведения в электронном виде, страхователь должен приобрести программное обеспечение, квалифицированную электронную подпись (КЭП) и оплатить услуги специализированного оператора.

Датой представления индивидуальных сведений в электронной форме считается дата их отправки по ТКС, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда, который направляет страхователю соответствующее подтверждение (п. 33 Инструкции N 211н).

Сведения в форме электронного документа могут быть получены Фонда и в случае их представления через многофункциональный центр (п. 34 Инструкции N 211н).

Датой представления индивидуальных сведений на бумажном носителе считается:

- дата фактического представления в территориальный орган Фонда - при представлении страхователем лично (его представителем);

- дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю - при отправке по почте (п. 32 Инструкции N 211н).

_______________________________________

*(1) 07.10.2022 был принят Закон N 379-ФЗ, который внес изменения в Закон N 27-ФЗ и обязал страхователей представлять сведения о трудовой деятельности также в случаях приостановления и (или) возобновления действия трудового договора не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. В форме ЕФС-1 для отображения такой информации предусмотрены соответствующие коды. Между тем в редакции ст. 11 Закона N 27-ФЗ, действующей с 1 января, о сроках представления сведений в случае приостановления или возобновления действия трудового договора ничего не говорится. Приведенная статья изложена с 1 января 2023 года в новой редакции в соответствии с Законом N 237-ФЗ, принятым в июле 2022 года, т. е. до объявления мобилизации и принятия Закона N 379-ФЗ. Пока этот недочет не исправят, полагаем необходимым представлять раздел формы ЕФС-1 в случае приостановления или возобновления действия трудового договора в сроки, установленные Законом N 379-ФЗ.

Тема

Индивидуальный (персонифицированный) учет и отчетность

См. также

Способы представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета

Представление сведений в Социальный фонд России по договорам гражданско-правового характера с 01.01.2023

Ответственность за несоблюдение страхователем порядка представления сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемых в ПФР

Формы документов

Приказ о назначении ответственного за представление сведений