Вопрос: Хранение документов, содержащих персональные данные работников (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.)

Организация хранит пять лет в целях бухгалтерского и налогового отчета вместе с авансовым отчетом, подтверждающим расходование средств на проезд к месту отдыха и обратно, работнику и неработающим, совместно с ним проживающим членам семьи, копии документов, подтверждающих совместное проживание и иждивение (копии паспортов с отметкой о регистрации, копии справок СТД-Р, об отсутствии регистрации в качестве ИП, свидетельство о рождении ребенка).

Будет ли хранение указанных документов к авансовому отчету признаваться излишней обработкой персональных данных?

Прежде всего отметим, что ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, представляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не является нарушением Закона N 152-ФЗ, если им соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

По общему правилу, сформулированному в п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ, обработка персональных данных может осуществляться с согласия субъекта персональных данных. Согласие дается субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). К примеру, согласие исключительно в письменной форме требуется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, биометрических персональных данных, на трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных. Требования к содержанию такого согласия изложены в ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ.

При иных обстоятельствах, по смыслу приведенных норм, согласие может быть дано в любой форме: в устной, путем аудиозаписи, включения соответствующего пункта в договор, анкету или иной документ, если при этом его содержание отвечает установленным законом требованиям к содержанию письменного согласия (смотрите разъяснения Роскомнадзора от 14 декабря 2012).

В пп. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ приведены исключения, когда оператор вправе обрабатывать персональные данные физического лица без его согласия. Одним из таких исключений является ситуация, когда обработка персонифицированной информации необходима для достижения целей, предусмотренных законом, или осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Так, например, в соответствии с чч. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Следовательно, организация в силу закона обязана обеспечить хранение этих документов в течение установленных сроков. Согласия работников для этого не требуется.

Однако надлежит учитывать, что ст. 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. При этом обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (чч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).

Соответственно, если отсутствуют законные основания для хранения копий документов работника, содержащих его персональные данные, то высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). Так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Условия обработки персональных данных;

- Энциклопедия решений. Особые условия обработки специальных категорий персональных данных.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Амирова Лариса

Ответ прошел контроль качества

16 июля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.