Вопрос: Организация занимается производством. В связи с большим объёмом складских документов организация планирует отказаться от распечатывания с помощью бухгалтерской программы требований-накладных на передачу ТМЦ между структурными подразделениями, а хранить их в электронном виде. Кроме того, планируется отказаться от распечатывания требований-накладных на списание ТМЦ в производство, заменив их актом о расходе материалов, который будет оформляться раз в месяц. Правомерен ли подобный порядок документооборота? Если да, то каков порядок его введения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2014 г.)

Организация занимается производством. В связи с большим объёмом складских документов организация планирует отказаться от распечатывания с помощью бухгалтерской программы требований-накладных на передачу ТМЦ между структурными подразделениями, а хранить их в электронном виде. Кроме того, планируется отказаться от распечатывания требований-накладных на списание ТМЦ в производство, заменив их актом о расходе материалов, который будет оформляться раз в месяц.

Правомерен ли подобный порядок документооборота? Если да, то каков порядок его введения?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе составлять и хранить требования-накладные на передачу ТМЦ между структурными подразделениями в электронном виде. Но в то же время организация должна обеспечить контроль за движением материальных ценностей из одного структурного подразделения в другое, а именно материально ответственные лица должны подтвердить электронными подписями факт сдачи и получения ТМЦ во избежание возможных разногласий и несоответствия.

Организации следует определить порядок передачи материальных ценностей между структурными подразделениями, порядок списания материалов в производство и самостоятельно разработать для этих целей документы (например накладные, акты), а также утвердить их в учетной политике. Полагаем, организация вправе акт расхода материалов оформлять один раз в месяц, если данный порядок утвердит в учетной политике.

Обоснование позиции:

Согласно п. 96 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания), отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации. Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха подразделения организации участкам, бригадам, на рабочие места устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации.

На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ. На основании указанного акта производится списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы). Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией (п. 98 Методических указаний).

На основании п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8), требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11), накладная (типовая межотраслевая форма N М-15). Образцы указанных форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

В частности, форма N М-11 "Требование-накладная" применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему подразделению (складу) основанием для списания ценностей, а второй - принимающему - для оприходования ценностей. Накладную подписывают материально ответственные лица, соответственно, сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В то же время в силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Следовательно, с 1 января 2013 года экономический субъект вправе самостоятельно решить будет ли он применять унифицированные формы либо для отражения конкретных хозяйственных ситуаций в бухгалтерском учете разработает свои формы, включив обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Таким образом, организации следует определить порядок передачи материальных ценностей между структурными подразделениями, порядок списания материалов в производство и самостоятельно разработать для этих целей документы (например накладные, акты), а также утвердить их в учетной политике. При перемещении материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами (например между складом и производственным цехом) следует оформлять первичный учетный документ (например формы N М-11 "Требование-накладная") в целях контроля за движением ценностей. А получатель материалов на фактически израсходованные материалы должен составлять акт расхода материалов в целях списания материалов с подотчета и отнесение их стоимости на затраты производства. Полагаем, что организация вправе определить в учетной политике порядок составления акта расхода материалов один раз в месяц.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 и ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В то же время в силу ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Отношения в области использования электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

В силу ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета могут составляться и храниться как на бумажных, так и машинных носителях информации в электронном виде. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Законом N 63-ФЗ с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 N 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 N 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314).

Отметим, Минфин России в своих разъяснениях указывает, что в НК РФ не определены случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (смотрите письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1).

В соответствии с ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи (ч. 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).

Заметим, согласно ч. 6 ст. 9, ч. 7 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных и хранящихся в электронном виде другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, организация обязана по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготовить на бумажном носителе копии данных документов. В случае, если в соответствии с законодательством РФ электронные документы изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в состав документов бухгалтерского учета (ч. 8 ст. 9, ч. 9 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

Таким образом, организация вправе составлять и хранить требования-накладные на передачу ТМЦ между структурными подразделениями в электронном виде. Но в то же время организация должна обеспечить контроль за движением материальных ценностей от одного структурного подразделения в другое, а именно факт сдачи и получения ТМЦ во избежание возможных разногласий и несоответствия материально ответственные лица должны подтвердить электронными подписями. По нашему мнению, если требование-накладная на передачу ТМЦ не используется в налоговом учете для подтверждения расходов (в отличие, например, от акта расхода материалов), то материально ответственные лица вправе подписывать данные документы, используя простую электронную подпись либо неквалифицированную электронную подпись (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). При этом считаем, что используемый в электронных документах вид электронной подписи должен быть прописан в учетной политике организации.

Кроме того, организация обязана организовать хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Эти технические средства должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российской коллегии аудиторов, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

28 марта 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.