Энциклопедия решений. Учет продуктов питания на складе (в кладовой) госучреждения

Учет продуктов питания на складе (в кладовой) госучреждения

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях.

Учет продуктов питания на складе является составной частью всей системы бухгалтерского учета в госучреждениях и должен обеспечивать полную сохранность продуктов питания и тары во время их приемки, хранения и отпуска.

Склады (кладовые) должны быть оборудованы таким образом, чтобы обеспечивались сохранность продуктов питания, возможность осуществления контрольных мероприятий, а также соблюдение санитарных норм и правил. В частности, они должны быть оснащены необходимыми весовыми приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.

Поступление

При поступлении продуктов питания на склад производится проверка их соответствия ассортименту, количеству (счету, весу, объему и качеству) продуктов питания, указанным в сопроводительных документах. На пищевые продукты и продовольственное сырье, поступающие в учреждения, должны иметься все документы, обязательное оформление которых согласно характеру поставки предусмотрено действующим законодательством, в частности:

- документы, подтверждающие качество и безопасность продукции (сертификаты или декларации о соответствии, удостоверения, свидетельства и т.п.);

- товарно-сопроводительные документы.

В учреждении должен быть организован контроль качества поступающих продуктов питания.

Предварительная проверка качества продуктов питания (по внешним признакам) производится при их приемке на склад (кладовую) заведующим складом (кладовщиком). В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием привлечения специалистов (в том числе внештатных).

Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица в сопроводительных документах поставщика (накладных, актах).

Выдача

Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок может производиться через шеф-повара (повара, иное ответственное лицо) на основании Требования-накладной (ф. 0504204) - в данном случае этот документ служит для отражения в учет внутреннего перемещения продуктов питания.

В свою очередь, Требование-накладная (ф. 0504204) может оформляться на основании Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202), в котором производится расчет суточной потребности в продуктах питания на основании утвержденных норм раскладки.

Обратите внимание: продукты питания должны выдаваться с учетом их остатка на пищеблоке с предыдущего дня (если по правилам, принятым в учреждении, наличие такого остатка на пищеблоке допускается).

Выдача на пищеблок продуктов питания сверх объемов, предусмотренных Меню-требованием (ф. 0504202), допускается только при наличии соответствующих расчетов-обоснований (например, при существенном увеличении числа довольствующихся). Подобная выдача оформляется отдельными Требованиями-накладными (ф. 0504204).

Возврат

Возврат продуктов питания из пищеблока на склад может осуществляться в течение дня при существенном уменьшении потребности в продуктах питания на основании соответствующего расчета (например, при уменьшении числа довольствующихся). Излишки могут сдаваться на склад согласно Требованию-накладной (ф. 0504204) с пометкой "Возврат".

Технологией изготовления продукции общественного питания допускается возможность наличия остатков продуктов питания на пищеблоке, в том числе скоропортящихся (смотрите, например, п. 3.1.5 СанПиН 2.3.2.1324-03). При этом их хранение должно осуществляться в соответствии с требованиями санитарно-эпидемиологических правил и нормативов. Таким образом, излишки продуктов питания, образовавшиеся по итогам дня, могут храниться на пищеблоке. Однако в этом случае должно быть определено лицо, ответственное за их учет и сохранность. Это лицо может вести учет продуктов питания в Книге (ф. 0504042) и отражать приход продуктов питания со склада на основании Требований-накладных (ф. 0504204), а расход - на основании Меню-требований (ф. 0504202).

Передача документов

Все приходные и расходные документы материально ответственное лицо передает в бухгалтерию учреждения по Реестру сдачи документов (ф. 0504053) в сроки, определенные учетной политикой (графиком документооборота). Как правило, предусматривается требование о ежедневной передаче документов.

Если оформление приходных и расходных операций на складе осуществляется без использования средств автоматизации, бланки Требований-накладных (ф. 0504204) желательно нумеровать и выдавать материально ответственному лицу под расписку.

Учет и контроль

Полученные продукты питания учитываются на складе материально ответственным лицом.

Материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) ведет учет поступивших продуктов питания в Книге учета материальных ценностей (ф. 0504042) по наименованиям, сортам и количеству (п. 119 Инструкции N 157н).

В Книге (ф. 0504042) отражается поступление, расход продуктов питания, а также выводится остаток по наименованиям, сортам в количественном выражении. Согласно учетной политике организации остаток может выводится еженедельно, ежемесячно или с иной периодичностью. На каждое наименование продукта питания открывается отдельная страница Книги.

Учреждением должен быть организован систематический контроль за:

- поступлением и расходованием продуктов питания, находящихся на складе (сопоставляются записи в Книге с данными товарно-сопроводительных документов, проверяется выведение остатков по каждому наименованию (сорту) продуктов и т.п.);

- соответствием данных, отражаемых материально ответственным лицом в Книге (ф. 0504042), данным бухгалтерского учета.

Периодичность проведения проверок устанавливается локальным актом организации (например, не реже одного раза в неделю). О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце Книги (ф. 0504042).

Тема

Документальное оформление операций по движению продуктов питания (для госсектора)

См. также

Документальное оформление списания продуктов питания в госучреждении

Регистры бухгалтерского учета, применяемые для учета материальных запасов (для госсектора)

Формы документов

Пример заполнения Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202)

Пример заполнения Требования-накладной (ф. 0504204)

Пример заполнения Реестра сдачи документов (ф. 0504053)