Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации

1. Настоящие правила обработки персональных данных в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют цели обработки персональных данных, содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки и порядок их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации (далее - Минстрой России).

2. Обработка персональных данных в Минстрое России выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Минстрое России.

Порядок обработки персональных данных, осуществляемый без использования средств автоматизации, осуществляется согласно Положению об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 38, ст. 4320).

3. Правила определяют политику Минстроя России как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

4. Субъектами персональных данных являются государственные гражданские служащие Минстроя России (далее - гражданские служащие Минстроя России) и члены их семей, руководители и заместители руководителей организаций, созданных для решения задач, поставленных перед Минстроем России, и граждане, претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы Минстроя России, должностей руководителей и заместителей руководителей организаций, созданных для решения задач, поставленных перед Минстроем России, и члены их семей.

5. Обработка персональных данных в Минстрое России осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и Правилами.

6. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении государственной гражданской службы (далее - гражданская служба), содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности субъектов персональных данных, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, оплаты труда, поощрений и награждений в установленной сфере деятельности Минстроя России, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

7. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; N 52, ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; N 31, ст. 4173, ст. 4196; N 49, ст. 6409; 2011, N 23, ст. 3263; N 31, ст. 4701; 2013, N 14, ст. 1651; N 30, ст. 4038; N 51, ст. 6683; 2014, N 23, ст. 2927; N 30, ст. 4217; N 30, ст. 4243; 2016, N 27, ст. 4164; 2017, N 9, ст. 1276; N 27, ст. 3945; N 31, ст. 4772; 2018, N 1, ст. 82) (далее - Федеральный закон "О персональных данных") и положениями Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 22, ст. 2063; N 46, ст. 4437; 2006, N 29, ст. 3123; 2007, N 49, ст. 6070; 2011, N 1, ст. 31; N 50, ст. 7337; 2013, N 19, ст. 2326; N 27, ст. 3477; 2015, N 29, ст. 4388; 2016, N 22, ст. 3091), Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2006, N 6, ст. 636; 2007, N 10, ст. 1151; N 16, ст. 1828; N 49, ст. 6070; 2008, N 13, ст. 1186; N 30, ст. 3616; N 52, ст. 6235; 2009, N 29, ст. 3597, ст. 3624; N 48, ст. 5719; N 51, ст. 6150, ст. 6159; 2010, N 5, ст. 459; N 7, ст. 704; N 49, ст. 6413; N 51, ст. 6810; 2011, N 1, ст. 31; N 27, ст. 3866; N 29, ст. 4295; N 48, ст. 6730; N 49, ст. 7333; N 50, ст. 7337; 2012, N 48, ст. 6744; N 50, ст. 6954; N 52, ст. 7571; N 53, ст. 7620, ст. 7652; 2013, N 14, ст. 1665; N 19, ст. 2326, ст. 2329; N 23, ст. 2874; N 27, ст. 3441, ст. 3462, ст. 3477; N 43, ст. 5454; N 48, ст. 6165; N 49, ст. 6351; N 52, ст. 6961; 2014, N 14, ст. 1545; N 52, ст. 7542; 2015, N 1, ст. 62, ст. 63; N 14, ст. 2008; N 24, ст. 3374; N 29, ст. 4388; N 41, ст. 5639; 2016, N 1, ст. 15, ст. 38; N 23, ст. 3300; N 27, ст. 4157, ст. 4209; 2017, N 1, ст. 46, N 15, ст. 2139; N 27, ст. 3930; N 31, ст. 4741, ст. 4824; 2018, N 1, ст. 7; N 32, ст. 5100; N 45, ст. 6837; N 51, ст. 7858), Федерального закона от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6228; 2011, N 29, ст. 4291; N 48, ст. 6730; 2012, N 50, ст. 6954; N 53, ст. 7605; 2013, N 19, ст. 2329; N 40, ст. 5031; N 52, ст. 6961; 2014, N 52, ст. 7542; 2015, N 41, ст. 5639; N 45, ст. 6204; N 48, ст. 6720; 2016, N 7, ст. 912; N 27, ст. 4169; N 1, ст. 46; 2017, N 15, ст. 2139; 2018, N 1, ст. 7; N 24, ст. 3400; N 32, ст. 5100; N 45, ст. 6837), Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 3; N 30, ст. 3014, ст. 3033; 2003, N 27, ст. 2700; 2004, N 18, ст. 1690; N 35, ст. 3607; 2005, N 1, ст. 27; N 13, ст. 1209; N 19, ст. 1752; 2006, N 27, ст. 2878; N 41, ст. 4285; N 52, ст. 5498; 2007, N 1, ст. 34; N 17, ст. 1930; N 30, ст. 3808; N 41, ст. 4844; N 49, ст. 6070; 2008, N 9, ст. 812; N 30, ст. 3613; N 52, ст. 6235; 2009, N 1, ст. 17, ст. 21; N 19, ст. 2270; N 29, ст. 3604; N 30, ст. 3732, ст. 3739; N 46, ст. 5419; N 48, ст. 5717; N 50, ст. 6146; 2010, N 31, ст. 4196; N 52, ст. 7002; 2011, N 1, ст. 49; N 25, ст. 3539; N 27, ст. 3880; N 30, ст. 4586, ст. 4590, ст. 4591; N 45, ст. 6333, ст. 6335; N 48, ст. 6730, ст. 6735; N 49, ст. 7015, ст. 7031; N 52, ст. 7639; 2012, N 10, ст. 1164; N 14, ст. 1553; N 18, ст. 2127; N 31, ст. 4325; N 47, ст. 6399; N 50, ст. 6954, ст. 6957, ст. 6959; N 53, ст. 7605; 2013, N 14, ст. 1666, ст. 1668; N 19, ст. 2322, ст. 2326, ст. 2329; N 23, ст. 2866, ст. 2883; N 27, ст. 3449, ст. 3454, ст. 3477; N 30, ст. 4037; N 48, ст. 6165; N 52, ст. 6986; 2014, N 14, ст. 1542, ст. 1547, ст. 1548; N 19, ст. 2321; N 23, ст. 2930; N 26, ст. 3405; N 30, ст. 4217; N 45, ст. 6143; N 48, ст. 6639; N 49, ст. 6918; N 52, ст. 7543, ст. 7554; 2015, N 1, ст. 10, ст. 42, ст. 72; N 14, ст. 2022; N 24, ст. 3379; N 27, ст. 3991, ст. 3992; N 29, ст. 4356, ст. 4359, ст. 4363, ст. 4368; N 41, ст. 5639; 2016, N 1, ст. 11, ст. 54; N 18, ст. 2508; N 27, ст. 4169, ст. 4205, ст. 4238, ст. 4280, ст. 4281; 2017, N 1, ст. 46, N 18, ст. 2661; N 25, ст. 3594; N 27, ст. 3936; N 31, ст. 4804, ст. 4805; N 49, ст. 7331, N 52, ст. 7923; 2018, N 1, ст. 45, ст. 86; N 7, ст. 968; N 30, ст. 4542; N 32, ст. 5097; ст. 5108; N 41, ст. 6193; N 42, ст. 6374).

8. Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без их согласия в рамках целей, определенных пунктом 6 Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных", если обработка специальных категорий персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной социальной помощи, трудовым законодательством Российской Федерации, пенсионным законодательством Российской Федерации.

9. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется при условии получения их согласия в следующих случаях:

10. В случаях, предусмотренных пунктом 9 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

11. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется гражданскими служащими Минстроя России, включенными в перечень должностей в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных (приложение N 8 к приказу).

12. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:

13. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует заранее известить об этом субъекта персональных данных, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных (за исключением случаев, установленных частью 4 статьи 18 Федерального закона "О персональных данных").

14. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданских служащих Минстроя России и членов их семей, руководителей и заместителей руководителей организаций, созданных для решения задач, поставленных перед Минстроем России, и их семей персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

15. При сборе персональных данных гражданский служащий отдела государственной службы, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно субъектов персональных данных, обязан разъяснить указанным субъектам юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

16. В Минстрое России осуществляется обработка персональных данных гражданских служащих Минстроя России и лиц, состоящих с ними в родстве (свойстве), в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения и представлении служебного жилого помещения.

17. Перечень персональных данных, подлежащих обработке в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, служебного жилого помещения, включает в себя:

18. Обработка персональных данных гражданских служащих Минстроя России при постановке на учет для получения единовременной субсидии на предоставление жилого помещения осуществляется на основании заявления государственного служащего, представляемого на имя Министра строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации в Комиссию Минстроя России по рассмотрению вопросов о постановке на учет федеральных государственных гражданских служащих для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения (далее - Комиссия Минстроя России).

19. Обработка персональных данных гражданских служащих Минстроя России в связи с предоставлением единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, в частности: сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, осуществляется должностными лицами Минстроя России, входящими в состав Комиссии Минстроя России, путем:

20. Обработка персональных данных в Минстрое России может осуществляться с использованием автоматизированных информационных систем (приложение N 3 к приказу).

21. Автоматизированные информационные системы содержат персональные данные субъектов персональных данных, граждан и организаций, обратившихся в Минстрой России в связи с исполнением государственных функций Минстроя России.

22. Гражданским служащим Минстроя России, имеющим право осуществлять обработку персональных данных, предоставляются уникальный логин и пароль для доступа к автоматизированным информационным системам (приложение N 3 к приказу).

Доступ к автоматизированным информационным системам предоставляется в рамках функций, предусмотренных должностными регламентами гражданских служащих Минстроя России, имеющих право осуществлять обработку персональных данных.

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

23. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах, осуществляется Административным департаментом и достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных согласно статье 19 Федерального закона "О персональных данных".

24. В Минстрое России обработка персональных данных граждан осуществляется с целью обеспечения своевременного рассмотрения в полном объеме их устных и письменных обращений в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327; 2018, N 53, ст. 8454).

25. Персональные данные граждан, обратившихся в Минстрой России лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

26. В соответствии со статьями 7 и 13 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в связи с рассмотрением поступивших в Минстрой России обращений граждан обработке подлежат следующие персональные данные:

27. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

28. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных, указанных в пункте 26 настоящих Правил, осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации о персональных данных.

29. Срок хранения персональных данных граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, и членов их семей, граждан, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, составляет три года со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению согласно пункту 25 Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 6, ст. 439; 2011, N 4, ст. 578; 2013, N 12, ст. 1242; 2014, N 12, ст. 1263; 2016, N 52, ст. 7604; 2017, N 37, ст. 5506).

Сроки хранения документов на бумажных носителях, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. N 403 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный N 41414) (далее - Перечень архивных документов).

29.1 После увольнения с федеральной государственной гражданской службы (прекращения трудовых отношений) персональные данные федерального государственного гражданского служащего хранятся в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации в течение срока хранения документов, предусмотренного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242; 2019, N 30, ст. 4291).

30. Срок хранения персональных данных в автоматизированных информационных системах Минстроя России определяется в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10194), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28 апреля 2011 N 412 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 мая 2011 г., регистрационный N 20831).

31. Персональные данные, полученные Минстроем России на бумажном и/или электронном носителях в связи с осуществлением своих полномочий, хранятся у гражданских служащих Минстроя России, должности которых включены в перечень должностей в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных (приложение N 8 к приказу) (далее - гражданский служащий, уполномоченный на обработку персональных данных).

32. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

33. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

34. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Минстроя России.

35. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных Минстроя России, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

36. Структурным подразделением Минстроя России, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

37. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии Минстроя России (далее - ЦЭК Минстроя России), состав которой утверждается приказом Минстроя России.

По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами ЦЭК Минстроя России и утверждается Министром строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации.

Документы, содержащие персональные данные, на бумажном носителе передаются в архив Минстроя России для уничтожения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле.

38. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

39. Порядок доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных, регламентируется приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 21 октября 2016 г. N 731/пр "Об утверждении Порядка доступа федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности в Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации, в помещения, в которых ведется обработка персональных данных" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44325).

40. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Минстрое России (далее - Ответственный за обработку персональных данных в Минстрое России) назначается Министром строительства и жилищно- коммунального хозяйства Российской Федерации из числа гражданских служащих, относящихся к высшей и (или) главной группе должностей категории "руководители" Минстроя России.

41. Ответственный за обработку персональных данных Минстроя России в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящим Положением.

42. Ответственный за обработку персональных данных Минстроя России обязан:

43. Ответственный за обработку персональных данных вправе:

44. Ответственность работников Минстроя России, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии со статьей 24 Федерального закона "О персональных данных" и законодательством Российской Федерации.