Вопрос: Необходимо ли при совершении директором служебных поездок оформлять путевые листы в случаях, если он сам управляет автомобилем и если автомобилем управляет водитель - работник организации? Если необходимо оформлять путевой лист при совершении таких поездок, то должны ли водители проходить предрейсовый медицинский осмотр? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2019 г.)

Необходимо ли при совершении директором служебных поездок оформлять путевые листы в случаях, если он сам управляет автомобилем и если автомобилем управляет водитель - работник организации? Если необходимо оформлять путевой лист при совершении таких поездок, то должны ли водители проходить предрейсовый медицинский осмотр?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Если управление автомобилем организации не входит в трудовые обязанности директора, составлять путевой лист при совершении директором служебных поездок организация формально не обязана. Однако фактически в этом случае нельзя исключить вероятность претензий со стороны контролирующих органов.

В случаях, когда автомобилем организации управляет лицо, выполняющее обязанности водителя, необходимо составлять путевой лист и организовывать прохождение водителем предрейсовых медицинских осмотров.

Обоснование позиции:

Прежде всего отметим, что на сегодняшний день в правоприменительной практике не сложилось однозначного мнения относительно круга лиц, на которых распространяется обязанность по оформлению путевых листов в связи с эксплуатацией транспортных средств.

В соответствии с п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ) путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Часть 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (приложение к названному приказу). Согласно п. 2 приложения к Приказу N 152 обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе в случаях, предусмотренных законодательством, путевого листа влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере пятисот рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Вместе с тем, согласно п. 1 приложения к Приказу N 152, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Законом N 259-ФЗ. А этот федеральный закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ (ч. 1 ст. 1 Закона N 259-ФЗ). В соответствии с п. 12 ст. 2 Закона N 259-ФЗ пассажиром является физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства.

Основываясь на приведенных нормах, некоторые суды приходят к выводу о том, что к организациям и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автомобили не в связи с перевозкой пассажиров или грузов по договорам перевозки, требования о составлении путевых листов не применяются (постановление Шестого ААС от 17.04.2018 N 06АП-816/18, решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016, решение Приморского краевого суда от 21.07.2016 по делу N 21-878/2016).

Однако в судебной практике существует и иная точка зрения по этому вопросу, основанная, в частности, на правовой позиции, сформулированной в п. 3 постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 N 26, согласно которой обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства (например, ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения", далее - Закон N 196-ФЗ), распространяются в том числе на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, находящихся в транспортном средстве (на нем), и (или) материальных объектов без заключения указанных договоров (перевозка для собственных нужд).

Как указывают судьи, осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом (определение ВС РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529).

Отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ юридические лица, индивидуальные предприниматели, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать в соответствии с требованиями этого федерального закона, Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" проведение обязательных медицинских осмотров.

Согласно п. 3 ст. 23 Закона N 196-ФЗ обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.

Пунктом 16 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров (утвержден приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н) определено, что по результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра при вынесении заключения медицинским работником на путевых листах ставится штамп "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен" и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Проставление штампа (отметки) о прохождении предрейсового медицинского осмотра на иных документах, помимо путевого листа, законодательство не предусматривает.

Поскольку во втором из упомянутых в вопросе случаев автомобилем организации управляет водитель, как мы поняли, состоящий с организацией в трудовых отношениях, прохождение предрейсового медицинского осмотра для водителя является обязательным. Отметка о прохождении такого осмотра должна быть проставлена в путевом листе. Как следствие, водитель при совершении служебных поездок на автомобиле обязан иметь при себе путевой лист, оформленный в соответствии с требованиями Приказа N 152 (смотрите в связи с этим решение Верховного Суда Республики Коми от 04.04.2018 по делу N 21-250/2018, решение Верховного Суда Республики Татарстан от 26.04.2017 по делу N 77-958/2017, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016).

Поскольку в должностные обязанности директора организации управление служебным автомобилем не входит, полагаем, что в первом случае, указанном в вопросе (директор самостоятельно управляет автомобилем в связи со служебными поездками), составлять путевой лист и организовывать прохождение директором медицинских осмотров организация формально не обязана. Однако, учитывая, что автомобиль используется для поездок, связанных с осуществлением работником организации трудовой функции по должности директора, мы не можем исключить вероятности того, что уполномоченный орган придет к иному выводу по этому вопросу*(1).

Также отметим, что путевой лист, оформленный в соответствии с Приказом N 152, может рассматриваться как один из документов, подтверждающих правомерность отнесения затрат, которые связаны с эксплуатацией автомобиля (приобретение ГСМ, расходы на ремонт, амортизация и т.д.), к расходам для целей налогообложения прибыли (смотрите письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Кроме того, с помощью путевого листа можно обосновать использование физическим лицом автомобиля в служебных целях, что снизит риск включения в налоговую базу по НДФЛ сумм, выданных сотруднику под отчет, или в качестве компенсации затрат на эксплуатацию автомобиля (письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243, п. 3 письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). С этой точки зрения оформление путевого листа при использовании автомобиля организации для служебных поездок представляется во всяком случае целесообразным.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Путевой лист: кому и зачем нужен.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

Ответ прошел контроль качества

22 ноября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру

------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите также:

- Вопрос: Организация находится на ОСНО. Генеральный директор использует личный автомобиль для работы. Он планирует приобрести топливные карты и оплачивать бензин за счет компании. Нужны ли будут в данном случае путевые листы? Как это отражается в бухгалтерском и налоговом учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.);

- Вопрос: В организации высшим руководящим должностям выделяются в пользование автомобили. Обязаны ли проходить обязательные предрейсовые медицинские осмотры сотрудники организации, управляющие автомобилями, но принятые на работу не водителями (менеджеры на служебных автомобилях)? Обязаны ли сотрудники организации, не являющиеся водителями, соблюдать приказ Минтранса РФ от 20.08.2004 N 15? Обязаны ли сотрудники, управляющие автотранспортом организации, иметь при себе путевой лист в процессе управления автомобилем? Обязана ли организация выписывать путевые листы каждый день? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.);

- Вопрос: Работник организации, занимающий должность заместителя директора, постоянно использует легковой автомобиль, принадлежащий на праве собственности юридическому лицу, для служебных поездок. В трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем. Транспортные услуги организация не оказывает, в штате водителя нет. Обязана ли организация выдавать путевой лист в рассматриваемом случае? Может ли организация выписывать путевой лист на год или она обязана выписывать его на каждую поездку? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2017 г.).