Приложение N 2. Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области

Информация об изменениях:

Распоряжение дополнено приложением 2 с 29 ноября 2017 г. - Распоряжение Правительства Тюменской области от 29 ноября 2017 г. N 1415-рп

Приложение N 2
к распоряжениюПравительства
Тюменской области
от 23 апреля 2012 г. N 636-рп

Порядок
комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок комплектования, учета, хранения и использования электронных документов в исполнительных органах государственной власти Тюменской области (далее - Порядок) разработан в целях упорядочения и регламентации работы по хранению, комплектованию и учету, использованию официальных управленческих электронных документов (далее - электронные документы) в архивах исполнительных органов государственной власти Тюменской области (далее - органы власти) и определяет порядок передачи электронных документов в государственные архивы.

1.2. Действие Порядка распространяется на электронные документы, которые органами власти создаются, обрабатываются и хранятся в ИС "СЭД", и после завершения работы с ними подлежат хранению в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

II. Комплектование архива электронных документов

2.1. В органе власти создается архив электронных документов в ИС "СЭД", обеспечивающей управление архивными электронными документами.

Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:

- временного срока хранения (до 10 лет включительно);

- временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

- постоянного срока хранения.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архива электронных документов органа власти.

Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за архив органа власти (далее - ответственный за архив) в ИС "СЭД" вносится номенклатура дел органа власти на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.

Номенклатура в течение года может корректироваться в ИС "СЭД" ответственным за архив.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел органа власти.

Исполнитель документа в органе власти при подготовке электронного документа помещает его в электронное дело путем выбора индекса дела согласно номенклатуре дел органа власти.

В электронный архив органа власти включаются электронные документы в формате архивного хранения PDF/A.

Конвертирование в формат архивного хранения PDF/A электронных документов постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется автоматически в ИС "СЭД" ответственным за архив.

Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, при конвертировании в формат архивного хранения PDF/A присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. В этих целях при разработке электронного документа все приложения к нему включаются в один файл.

Объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы в случае, если форматы файлов приложений отличаются от формата файла основного документа. Связь основного документа и документа-приложения обеспечивается средствами ИС "СЭД".

2.2. В архиве электронных документов в ИС "СЭД" автоматически формируются:

- электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

- электронные дела временного (менее 10 лет) срока хранения, на которые не требуется составление описей электронных дел, документов и реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела;

- годовые разделы описей электронных дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения органа власти;

- реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела на каждое электронное дело постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В ИС "СЭД" электронные дела формируются по годовым разделам в хронологическом порядке согласно номенклатуре дел органа власти.

Электронные дела описываются в соответствии с пунктами 4.31, 4.32 раздела IV "Комплектование архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

Не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела ответственным за архив в ИС "СЭД" формируются годовые разделы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по формам в соответствии с приложениями N 17, N 18, N 24 к Правилам.

Допускается ведение электронного дела в течение трех лет, если исполнение по документам этого дела ведется больше года или требуется контроль исполнения документов, переходящий на очередной год. В этом случае при формировании номенклатуры дел на очередной год ответственный за архив в графе "Примечание" проставляет отметку "Переходящее с ... года". Дело вносится в опись электронных дел постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения по году его заведения.

Сформированные электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, хранятся в архиве электронных документов в ИС "СЭД" не более трех лет после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

Сформированные электронные дела постоянного срока хранения являются фондом пользования (архивом) органа власти, который подлежит передаче в государственный архив Тюменской области, источником комплектования которого является орган власти (далее - государственный архив), совместно с делами, сформированными из подлинников документов на бумажном носителе. Формирование фонда пользования не исключает создание подлинников документов на бумажном носителе.

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив электронных документов органа власти ежегодно не позднее, чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описям электронных дел, документов и реестрам документов (контейнеров электронных дел, документов) (приложение N 24 к Правилам).

Описи электронных дел, документов постоянного хранения органа власти, распечатанные на бумажном носителе, не позднее чем через три года после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии органа власти, уполномоченного в области архивного дела (далее - ЭПК). Одновременно с этим описи электронных дел, документов по личному составу органа власти, распечатанные на бумажном носителе, направляются на рассмотрение и согласование экспертно-методической комиссии государственного архива.

Первому годовому разделу описи электронных дел, документов фонда ответственным за архив органа власти присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям электронных дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи электронных дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия электронных дел, документов составляется новая итоговая запись к описи электронных дел, документов, которая подписывается ответственным за архив органа власти с указанием должности и даты составления.

Итоговая запись составляется к каждому годовому разделу; кроме того к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы описи на бумажном носителе, не являющиеся законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве органа власти в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись электронных дел, документов на бумажном носителе вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается. Эта опись включается самостоятельным литерным номером дела в опись дел постоянного хранения по году ее открытия, хранится в деле фонда органа власти, служит научно-справочным аппаратом к документам фонда. В реестре описей, листе фонда органа власти проставляется отметка о закрытии описи, после этого в государственный архив направляется уведомление о закрытии описи, о присвоении законченной описи электронных дел, документов литерного номера.

В государственный архив передаются три экземпляра описи электронных дел, документов постоянного хранения на бумажном носителе, утвержденные ЭПК, один экземпляр описи электронных дел, документов по личному составу на бумажном носителе, а также по одному экземпляру каждой описи электронных дел, документов в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

2.3. Электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), сформированные в органе власти в электронные дела, хранятся в ИС "СЭД" до истечения их сроков хранения.

По истечении срока хранения электронных документов в ИС "СЭД", архиве электронных документов органа власти, проводится экспертиза их ценности в целях составления актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли (приложение N 21 к Правилам). Акт формируется автоматически в ИС "СЭД" ответственным за архив, который проводит экспертизу акта, а после экспертизы направляет его на утверждение руководителю органа власти.

Отбор электронных дел, документов временного хранения (до 10 лет включительно) за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится ежегодно одновременно с составлением описей на документы постоянного и свыше 10 лет сроков хранения.

Акт о выделении к уничтожению электронных документов, утвержденный руководителем органа власти, направляется оператору ИС "СЭД" для уничтожения этих документов программно-техническими средствами. Оператор ИС "СЭД" проводит запись в акте об уничтожении электронных документов, не подлежащих хранению. Запись в акте включает подпись исполнителя, проводившего удаление документов в ИС "СЭД" и дату удаления. После удаления электронных документов акт, подписанный электронной подписью оператора ИС "СЭД", возвращается в орган власти.

Уничтожение документов оператором ИС "СЭД" без утвержденного акта запрещено. Акт об уничтожении откладывается в дело фонда органа власти на бумажном носителе.

III. Учет электронных дел, документов

3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве органа власти электронные дела, электронные документы и описи электронных дел.

Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.

Архивный шифр единицы хранения - условное обозначение, присваиваемое каждой единице хранения электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

- номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

- номер описи электронных дел;

- номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

Основной единицей учета электронных документов является единица хранения - электронное дело.

При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб).

3.2. Ответственный за архив на основании:

- годового раздела описи дел, документов органа власти;

- акта об утрате документов (приложение N 6 к Правилам);

- акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 к Правилам);

- акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам);

- акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 к Правилам)

вносит необходимые изменения в основной (обязательный) учетный документ архива - лист фонда (приложение N 13 к Правилам).

Изменения вносятся в реестр описей (приложение N 19 к Правилам) при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным.

В описи электронных дел, документов изменения отражаются при каждом поступлении и (или) выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое находится на хранении в архиве органа власти.

Дело фонда наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

IV. Хранение электронных документов

4.1. До передачи электронных дел постоянного срока хранения на хранение в государственный архив хранение этих дел осуществляется в архиве электронных документов органа власти в течение сроков ведомственного хранения.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве электронных документов органа власти оператором ИС "СЭД" выполняются мероприятия по информационной безопасности:

- защите электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ;

- защите электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Хранение электронных документов в архиве электронных документов органа власти осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Нормативные условия хранения электронных документов обеспечиваются оператором ИС "СЭД".

V. Использование электронных дел, документов

5.1. Архив органа власти предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информацию ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

5.2. Орган власти обеспечивает:

- исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;

- выдачу экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

- выдачу архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения органа власти и сторонние организации.

VI. Передача электронных дел, документов на постоянное хранение

6.1. Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение из органа власти в государственный архив осуществляется в соответствии с Правилами и по графику государственного архива не ранее чем через 10 лет после завершения электронных дел в делопроизводстве. Допускается досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение по просьбе органов власти.

6.2. Прием - передача электронных дел (фонда пользования) в государственный архив осуществляется совместно с передачей дел на бумажном носителе.