Постановление Главы Администрации муниципального района "Новооскольский район" Белгородской области от 23 марта 2011 г. N 361 "Об утверждении схемы организации учета архивных фондов и дел, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции об охранном режиме в архивном отделе Администрации Новооскольского района"

2.1. Документы централизованного государственного учета

В целях осуществления централизованного государственного учета архив ежегодно составляет:

- паспорт архива. В нем отражается состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 1 января следующего года и хранится постоянно. К паспорту в обязательном порядке составляется объяснительная записка, в которой фиксируется все изменения объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом;

- карточка фонда. Составляется на каждый впервые поступивший фонд в 2-х экземплярах. Один экземпляр карточки фонда остается в архиве, второй экземпляр высылается в фондовый каталог архивного отдела администрации Белгородской области;

- сведения об изменении в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным годом. В них отражаются изменения, произошедшие в составе и объеме фондов в течение года, один экземпляр которых передается в архивный отдел Белгородской области с последующим внесением изменений в фондовый каталог, второй - в архивный отдел. Эти сведения составляются на основании данных карточек фондов, выверенных по итоговым записям к описям;

- База данных "Архивный фонд".

2.2. Основные и вспомогательные учетные документы архива

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы.

Состав и формы основных учетных документов определены "Правилами работы...".

Состав и формы вспомогательных документов определяются архивом самостоятельно.

При поступлении документов в архив на хранение изменения в учетные документы вносятся только на основании:

- акта приема-передачи документов, который составляется в двух экземплярах.

Один экземпляр после утверждения начальником архивного отдела возвращается на предприятие, сдающее документы на муниципальное хранение. Учет документов по личному составу, поступивших в архив, за исключением документов, принятых на временное хранение, осуществляется на общих основаниях;

- акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись документов, составленная собственником документов или работником архива по согласованию с собственником и утвержденная ЭПК архивного отдела Белгородской области. Изменения количества и состава документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. Не допускается хранение в архиве неучтенных документов личного происхождения.

Документы могут ставиться на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ:

- выверка учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

- проверка наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, и т.д.;

- описание документов, переработка описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, и т.д.

Основанием для внесения изменения в учетные документы по результатам указанных работ являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов;

- акт описания документов, переработки описей.

В каких основных документах и документах централизованного государственного учета фиксируется поступление документов в архив указано в разделе 2.

3.2. Учет выбытия документов из архива

Выбытие документов из фонда фиксируется, как правило, следующими видами документов:

- актом приема-передачи (выбытие в другой архив);

- актом о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (после научно-технической обработки документов);

- актом о переработке описей;

- актом о технических ошибках в учетных документах;

- актом о неисправимых повреждениях дел.

Выбытие описанных документов из архива отмечается в следующих основных учетных документах:

- в списке фондов - в случае выбытия всего фонда - в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл фонд, название, номер и дата документа, на основании которого выбыл;

- в карточке фонда - в графе "Выбытие" указывается документ, на основании которого выбыли дела, количество выбывших дел по каждой описи отдельно.

В графе "Наличие" - количество документов, оставшихся после выбытия, по каждой описи и фонду в целом.

При выбытии всех документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным, в реестре описей делается соответствующая отметка;

- в описи дел - при снятии дела с учета в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела делается отметка "выбыло".

В конце описи во всех ее экземплярах делается новая итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, единиц учета (цифрами и в круглых скобках - прописью) и на основании каких документов выбыли дела.

При выбытии документов изменения фиксируется и во вспомогательных формах учетной документации:

- в книге учета переданных фондов;

- в схеме размещения архивных документов;

- в схеме размещения архивных фондов в архивохранилище;

выбытие отдельных дел отражается также в документах централизованного государственного учета:

- паспорт архива;

- сведения об изменении в составе и объеме фондов на 01.01 каждого года;

- карточка фонда;

- базы данных "Архивный фонд".

1.1. Данная Инструкция разработана на основе требований пожарной безопасности в дополнение к Приказу об установлении соответствующего пожарной опасности противопожарного режима в архивном отделе муниципального района <*1> и устанавливает единые требования по обеспечению пожарной безопасности в помещениях архивохранилища и обязательна для соблюдения всеми работающими в указанных помещениях.

<*> Далее - архив

1.2. Нарушение (невыполнение или ненадлежащее выполнение) требований данной Инструкции влечет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Пожарная безопасность архива обеспечивается системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями.

1.4. Работник архива при обнаружении нарушений требований пожарной безопасности обязан проинформировать об этом руководство архива, а также принять возможные меры к устранению указанных нарушений.

1.5. Ответственными за обеспечение пожарной безопасности архива, организацию и обеспечение обучения работников архива в соответствии с законодательством Российской Федерации являются их руководители.

1.6. Работники архива, включая руководителей, допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности. Обучение мерам пожарной безопасности проводится в соответствии с Нормами пожарной безопасности "Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций", утвержденными Приказом МЧС России от 12.12.2007 N 645 (зарегистрирован Минюстом России 21.01.2008, регистрационный N 10938).

1.7. Ежедневно по окончании работы архива осматриваются помещения с целью выявления нарушений требований пожарной безопасности и принятия мер к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения необходимо доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений.

1.8. В архиве не реже одного раза в 6 месяцев должны проводиться учебные тревоги (практические тренировки) по отработке действий персонала на случай пожара.

2.1. К зданию, в котором располагается муниципальный архив, обеспечивается свободный доступ и подъезд пожарных машин. Проезды и подъезды не должны использоваться для складирования материалов, оборудования и стоянки автотранспорта. Проезды, проходы к основным и запасным выходам, наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными и освещаться в ночное время. Подъезды и проезды в зимнее время должны регулярно очищаться от снега.

2.2. В помещениях архива применение открытого огня (зажигалки, свечи, факелы и т.п.) запрещается.

2.3. В процессе эксплуатации следует обеспечить содержание зданий, оборудования и работоспособность систем противопожарной защиты в соответствии с требованиями проектной и технической документации. Изменение конструктивных, объемно-планировочных и инженерно-технических решений, а также функционального назначения помещений должно осуществляться в соответствии с законодательством о градостроительной деятельности с учетом выполнения требований нормативных документов по пожарной безопасности.

2.4. Огневые, сварочные, резательные, окрасочные и другие пожароопасные работы следует проводить в соответствии с Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденными Приказом МЧС России от 18.06.2003 N 313 (зарегистрирован Минюстом России 27.06.2003, регистрационный N 4838). На проведение всех видов огневых работ в помещениях архива руководитель архива должен оформить наряд-допуск по форме, приведенной в приложении N 1. Контроль за соблюдением правил пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ должен осуществляться лицом, назначенным руководителем архива.

2.5. Порядок приемки работ, связанных с ремонтом зданий, помещений, инженерного оборудования и систем противопожарной защиты, определяется руководителем архива, если иное не предусмотрено законодательными, нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными документами по пожарной безопасности.

2.6. Для помещений архивохранилищ должна быть определена категория взрывопожарной и пожарной опасности по методике, установленной Нормами пожарной безопасности "Определение категорий помещений, зданий и наружных установок по взрывопожарной и пожарной опасности" (НПБ 105-03), утвержденными Приказом МЧС России от 18.06.2003 N 314, а также класс зоны по правилам устройства электроустановок (далее - ПУЭ), которые надлежит обозначать на дверях помещений.

2.7. Использование и хранение оборудования, изделий, веществ и материалов, не имеющих сертификатов соответствия требованиям пожарной безопасности (в случаях, когда обязательно наличие таких сертификатов), не допускается.

2.8. Количество посетителей в помещениях архивохранилища не должно превышать количества, установленного нормами проектирования или определенного расчетом (при отсутствии норм проектирования), исходя из условия обеспечения безопасной эвакуации людей при пожаре. При определении максимально допустимого количества людей в помещении в указанных выше случаях следует принимать расчетную площадь, приходящуюся на одного человека, в размере 0,75 м2/чел. или по числу посадочных мест.

2.9. При расстановке оборудования (мебели) в помещениях должны быть обеспечены эвакуационные пути к лестничным клеткам и эвакуационным выходам в соответствии с нормативными документами по пожарной безопасности.

2.10. В помещениях архива курение запрещается, за исключением определенных мест, оборудованных пепельницами из негорючих материалов или урнами с водой и обозначенных соответствующими знаками пожарной безопасности "Место для курения".

2.11. Не разрешается использовать чердачные помещения зданий в производственных целях или для хранения материальных ценностей. Двери чердачных помещений должны быть постоянно закрыты на замки. На дверях указанных помещений должна быть информация о месте хранения ключей.

2.12. Огнезащитную обработку деревянных конструкций и деревянных стеллажей следует периодически повторять с учетом сроков эксплуатации огнезащитных покрытий. Нарушения огнезащитных покрытий должны немедленно устраняться. Состояние огнезащитных покрытий должно проверяться не менее двух раз в год.

2.13. В архивохранилищах, складских и служебных помещениях запрещается:

применять при уборке помещений ЛВЖ и ГЖ;

отогревать замерзшие водопроводные, канализационные и другие трубы открытым огнем;

утеплять чердачные перекрытия, производить засыпку перегородок горючими материалами, а также устанавливать пустотные перегородки из горючих материалов;

устраивать жилые помещения и допускать временное проживание граждан.

2.14. Двери лестничных клеток должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии.

2.15. В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами.

2.16. В архивохранилищах, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями:

"Ответственный за противопожарное состояние - начальник архивного отдела Чернова О.М.", "О пожаре звонить по телефону: 01, 4-41-99, 112".

3.1. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности.

3.2. В архивохранилищах запрещается:

устанавливать зеркала на путях эвакуации, устраивать фальшивые двери, имеющие сходство с настоящими дверями;

фиксировать самозакрывающиеся двери в открытом положении;

устанавливать в помещениях и на путях эвакуации оборудование и другие предметы, препятствующие эвакуации людей и подступу к средствам пожаротушения и сигнализации;

применять для отделки, в том числе облицовки, окраски, оклейки путей эвакуации, материалы, включая элементы декора, с более высокими показателями пожарной опасности, чем предусмотрено нормативными документами по пожарной безопасности.

3.3. Объемные самосветящиеся знаки пожарной безопасности с автономным питанием и от электросети, используемые на путях эвакуации (в том числе световые указатели "Эвакуационный (запасной) выход", "Дверь эвакуационного выхода"), должны постоянно находиться в исправном состоянии. Эвакуационное освещение должно включаться автоматически при прекращении электропитания рабочего освещения.

4.1. В архивохранилищах и складских помещениях не допускается устройство бытовых комнат для приема пищи и других подсобных помещений.

4.2. Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами, с учетом требований, изложенных в п. 2.12 настоящей инструкции. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

4.3. Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) - не менее 1,2 м;

расстояние (проход) между стеллажами - не менее 0,75 м;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене, - не менее 0,75 м;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 0,45 см.

4.4. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и вентиляционным каналам.

5.1. Силовое и осветительное электрооборудование, электропроводка и электроустановки архивов должны находиться в исправном состоянии.

5.2. Токоведущие части, распределительные устройства, аппараты и измерительные приборы, а также предохранительные устройства различного типа, рубильники, пусковые устройства и приспособления должны монтироваться только на основаниях из негорючих материалов.

5.3. Все электроустановки должны иметь защиту от токов короткого замыкания и других отклонений от нормальных режимов работы.

5.4. Соединения, оконцевания и ответвления жил проводов и кабелей во избежание больших переходных сопротивлений следует производить при помощи опрессовки, сварки или специальных зажимов.

5.5. Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее 0,5 м от горючих конструкций зданий, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки).

5.6. Устройство и эксплуатация в зданиях архивов электросетей-времянок не допускается, за исключением электропроводок, питающих места временного производства строительных и ремонтно-монтажных работ.

5.7. Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками, сетками и крючками для их подвески. Для этих светильников и других передвижных (переносных) приемников должны применяться гибкие провода с медными жилами.

5.8. Установка выключателей или штепсельных разъемов в сети эвакуационного и аварийного освещения не допускается.

5.9. Доступ к электрощитам, электродвигателям и аппаратам должен быть всегда свободен.

5.10. Электроустановки и электроприборы в помещениях, в которых по окончании рабочего времени отсутствует дежурный персонал, должны быть обесточены. Электроустановки и электротехнические изделия могут оставаться под напряжением, если это обусловлено их функциональным назначением и (или) предусмотрено требованиями инструкции по эксплуатации.

5.11. Для оперативного отключения электроэнергии в случае возникновения пожара (за исключением систем противопожарной защиты) должен быть отключен общий рубильник.

5.12. Применение электронагревательных приборов допускается в служебных помещениях. Электронагревательные приборы по окончании рабочего дня должны отключаться от электросети. Эксплуатация нагревательных приборов при отсутствии или неисправности терморегуляторов и устройств тепловой защиты не допускается.

5.13. Регламентные работы по техническому обслуживанию и планово-предупредительный ремонт (далее - ТО и ППР) электрооборудования и электросетей должны выполняться в соответствии с утвержденным главой администрации Новооскольского района годовым планом-графиком квалифицированным обслуживающим персоналом архива или специализированной организацией, имеющей лицензию на проведение указанных работ, по договору и в том числе включать:

плановые профилактические осмотры электрооборудования и электросети;

проверку наличия и исправности аппаратов защиты;

проверку сопротивления изоляции кабелей и проводов, надежности соединений, защитного заземления и режима работы электродвигателей как визуально, так и с помощью приборов;

периодическую (не реже двух раз в месяц) очистку от пыли распределительных электрощитов, электродвигателей, пускорегулирующих аппаратов, светильников и электропроводки;

своевременное устранение нарушений и неисправностей, которые могут привести к пожарам.

Результаты проведения ТО и ППР и принятые меры по устранению нарушений и неисправностей следует фиксировать в соответствующем журнале.

5.14. Дежурный персонал должен быть обеспечен электрическими ручными фонарями на случай отключения электроэнергии.

5.15. При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается:

использовать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;

пользоваться поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками, рубильниками и другими электроустановочными изделиями;

обертывать электрические лампы бумагой, материей и другими горючими материалами;

использовать некалиброванные плавкие вставки или другие самодельные устройства защиты от перегрузки и короткого замыкания;

складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры.

6.1. Автоматические установки пожарной сигнализации, а также первичные средства пожаротушения должны находиться в исправном состоянии и постоянной готовности. Монтаж, ремонт и обслуживание, в том числе ТО и ППР указанных установок и систем, должны выполняться в соответствии с годовым планом-графиком, составленным с учетом технической документации заводов-изготовителей и требований нормативных документов по пожарной безопасности, специализированной организацией, имеющей лицензию на проведение указанных работ, по договору.

6.2. В период проведения ТО и ППР, при полном или частичном (отдельные линии, извещатели) отключении установок и систем противопожарной защиты лица, ответственные за обеспечение пожарной безопасности, обязаны принять меры по защите от пожара помещений и оборудования.

6.3. Шкафы для пожарных кранов внутреннего противопожарного водопровода, укомплектованные рукавами и стволами, должны быть пронумерованы и опломбированы. Пожарные рукава должны быть подсоединены к стволам и кранам. Необходимо не реже одного раза в год производ