Приказ Государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области от 26 февраля 2021 г. N 19 "Об утверждении инструкции по делопроизводству государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области"

Приказ Государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области от 26 февраля 2021 г. N 19
"Об утверждении инструкции по делопроизводству государственной инспекции по

охране объектов культурного наследия Новосибирской области"

В соответствии с пунктами 33 и 34 Положения о государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области, утвержденного постановлением Правительства Новосибирской области от 29.12.2018 N 576-п, с постановлением Губернатора Новосибирской области от 24.12.2020 N 245 "Об внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345", приказываю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области.

2. Признать утратившим силу приказ государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области от 07.11.2020 N 209 "Об утверждении инструкции по делопроизводству государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области".

3. Главному специалисту отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности А.Н. Понятаевой обеспечить официальное опубликование приказа, его рассылку в системе электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области и размещение на официальном сайте государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе "Документы" вкладка "Приказы".

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник инспекции

Е.Г. Медведева

Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области
(утв. приказом государственной инспекции по охране объектов культурного наследия от 26 февраля 2021 г. N 19)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области (далее - инспекция, Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве инспекции.

2. Инструкция разработана и подлежит применению:

1) в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательском делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст;

Изданием "Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33);

Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526;

Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71;

Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44;

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236;

Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 237;

2) в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Новосибирской области:

Законом Новосибирской области от 25.12.2006 N 80-ОЗ "О нормативных правовых актах Новосибирской области";

Законом Новосибирской области от 15.10.2007 N 138-ОЗ "О государственных информационных системах, государственных информационных ресурсах, территориальной информационной системе Новосибирской области";

постановлением Губернатора Новосибирской области от 26.04.2010 N 134 "О Порядке подготовки, принятия, опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области";

постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 "Об утверждении инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области";

постановлением Губернатора Новосибирской области от 24.12.2020 N 245 "О внесении изменений в постановление Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345";

постановлением администрации Новосибирской области от 19.01.2009 N 9па "Об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области";

Положением о государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области, утвержденным постановлением Правительства Новосибирской области от 25.09.2018 N 423-п;

регламентом работы и правилами служебного распорядка государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области, утвержденными приказом государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области от 27.06.2019 N 85.

3. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для работников инспекции и подведомственного учреждения.

4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Инспекции, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической, кадровой и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

6. Методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях инспекции осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия инспекции (ЭК).

7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в инспекции на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами осуществляет отдел обеспечения бюджетного процесса и деятельности.

Функции, задачи, права и ответственность отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

Персональная ответственность за организацию делопроизводства и архива в инспекции возлагается приказом инспекции на работника отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности. Ответственность за ведение делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях несут руководители подразделений.

8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения начальника инспекции.

9. Работники инспекции несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

10. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. Организацию передачи дел осуществляет руководитель подразделения в отношении работников этого подразделения, руководитель отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности - в случае увольнения руководителей структурных подразделений, заместителя начальника инспекции, начальника инспекции.

11. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только после получения официального письменного запроса в адрес инспекции.

II. Правила оформления документов

2.1. Бланки документов

12. Документы, создаваемые в инспекции, оформляются, на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

13. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

14. Порядок изготовления, использования, хранения бланков определяется начальником инспекции.

15. Образцы бланков инспекции утверждаются приказом начальника инспекции.

16. В инспекции применяются следующие виды бланков:

1) бланк приказа инспекции, применяемый при издании приказов по основной деятельности;

2) общий бланк инспекции, применяемый для всех прочих видов документов.

3) бланк для писем.

17. Инструкцией устанавливается состав реквизитов для бланков:

1) для бланка приказа:

Герб Новосибирской области;

наименование инспекции;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметка об исполнителе.

2) для бланка письма инспекции:

Герб Новосибирской области;

наименование инспекции;

справочные данные об инспекции (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

отметка об исполнителе.

18. При оформлении кадровых приказов инспекции (о приеме, увольнении и прочих видов приказов) применяются по возможности унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

19. Использование в инспекции соответствующих видов бланков закреплено в Положении об инспекции либо утверждается отдельными приказами начальника инспекции.

20. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки писем могут размещаться в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД).

21. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на листах бумаги формата А4 без использования бланков.

22. При переписке между структурными подразделениями инспекции бланки могут не использоваться.

2.2. Реквизиты документов

23. В инспекции применяется следующий состав реквизитов документов:

1) Герб Новосибирской области;

2) наименование инспекции;

3) наименование вида документа;

4) место составления документа (г. Новосибирск) ;

5) справочные данные об инспекции;

6) адресат;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

10) заголовок к тексту документа;

11) текст документа;

12) отметка о приложении;

13) подпись должностного лица;

14) виза;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения документа;

17) оттиск печати;

18) отметка об электронной подписи;

19) отметка об исполнителе;

20) отметка о заверении копии;

21) отметка о поступлении документа в инспекцию;

22) резолюция (указания по исполнению документа)

23) отметка о контроле документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) рассылка;

26) отметка об исполнении документа.

24. Кроме указанных реквизитов, в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательском делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, исходя из потребностей инспекции, состав реквизитов, применяемых при изготовлении документов может быть дополнен следующими:

1) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

2) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

2.2.1. Реквизит "Герб Новосибирской области"

25. Герб Новосибирской области помещается на бланках документов инспекции в соответствии с Законом "О гербе Новосибирской области", принятым 05.06.2003 N 119-ОЗ.

26. Размер изображения герба должен составлять не более 2 см.. Изображение герба располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита "Наименование инспекции" и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

27. Герб Новосибирской области является обязательным реквизитом для бланков документов инспекции, предусмотренных пунктом 3.1. - 3.4., 3.6., 3.10. Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Пункты 3.1. - 3.4., 3.6., 3.10 в Инструкции отсутствуют

2.2.2. Реквизит "Наименование инспекции"

28. Реквизит оформляется в соответствии с наименованием, закрепленным в Положении об инспекции.

29. Наименование указывается в именительном падеже, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов бланка:

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ
КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

2.2.3. Реквизит "Вид документа"

30. Реквизит позволяет судить о назначении документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД. Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа, располагается ниже реквизита "Наименование инспекции" и печатается прописными печатными буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Реквизит располагается от левого поля при угловом расположении реквизитов бланка и по центру при продольном расположении реквизитов бланка.

2.2.4. Реквизит "Место составления документа"

31. Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем и располагается ниже реквизита "Вид документа".

2.2.5. Реквизит "Справочные данные об инспекции"

32. Реквизит содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и другие, например:

Ул. Мичурина, 6, г. Новосибирск, 630099

или:

Ул. Мичурина, 6, г. Новосибирск, 630099

тел/факс (8-383) 222-43-70/223-08-58

33. Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "Наименование инспекции". Реквизит может дополнительно включать адрес электронной почты, сайта, номер по ОГРК, а также ИНН / КПП инспекции.

2.2.6. Реквизит "Дата документа"

34. Датой документа является:

дата его подписания собственноручно или электронной квалифицированной подписью (распорядительные документы, письма),

дата события, зафиксированного в документе, (протокол, акт),

для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата их утверждения.

35. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

36. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

37. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 января 2019 г., 07 января 2019 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2019).

38. Данный реквизит обязателен для всех видов документов и располагается ниже реквизита "Наименование вида документа", а на письмах ниже реквизита "Справочные данные об инспекции".

39. Датой документа, авторами которого являются два и более органа, является дата проставления последней подписи.

40. На документе, оформленном на бланке, дата проставляется на месте, отведенном для этого реквизита.

41. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом.

2.2.7. Реквизит "Регистрационный номер документа"

42. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации. Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно добавлять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях. Реквизит располагается на уровне даты.

43. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из них, проставляемых через косую черту в порядке очередности авторов документа, например: 10-05/15-01

2.2.8. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта"

44. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

45. Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов Дата документа и Регистрационный номер документа.

46. При наличии данного реквизита исключается необходимость его упоминания по тексту письма.

2.2.9. Реквизит "Адресат"

47. Реквизит Адресат - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Реквизит располагается на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление. Реквизит "Адресат" оформляется в правом верхнем углу документа.

48. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным или физическим лицам.

49. При направлении документа в организацию либо ее структурному подразделению без конкретизации указания должностного лица их наименования указываются в именительном падеже, например:

	Федеральная служба по труду и занятости
	Управление надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде

50. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия должностного лица - в дательном, например:

	Федеральная служба по труду и занятости
	Управление надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде
	Руководителю  И.О. Фамилия

51. При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

	Генеральному директору ОАО "Парус"
	И.О. Фамилия

52. При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Павлову С.В. ул. Кирова, д. 51, кв. 10, г. Искитим, Новосибирская область, 631077

53. При направлении документа лицам, имеющим звание (ученое или военное) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

	Ректору ГОУ ВПО НГТУ профессору, доктору технических наук
	И.О. Фамилия

или

	Руководителю Главного управления внутренних дел Новосибирской области генерал-майору милиции
	И.О. Фамилия

54. При направлении документа в несколько однородных организаций их следует указывать следующим образом:

Руководителям организаций Новосибирской области

55. В реквизите Адресат допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

56. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

57. В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556):

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название края, области, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс, например:

ПАО "Новосибирскоблэнерго", Плановый отдел ул. Советская, 3а, г. Новосибирск, 630007

58. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При направлении документа в большее количество адресов составляется список рассылки, который подписывает исполнитель.

При этом в государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области (СЭДД) на документ создается одна регистрационно-контрольная карточка (РКК).

59. Реквизит Адресат выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

2.2.10. Реквизит "Заголовок к тексту документа"

60. Заголовок к тексту документа - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

61. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников инспекции

Письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

62. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

63. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка, над текстом документа. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

64. В проектах нормативных правовых актов (приказов, распоряжений) заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

2.2.11. Реквизит "Текст документа"

65. В инспекции документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности и располагается через 3 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту документа", печатается шрифтом N 14 через один межстрочный интервал, начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

66. Текст может начинаться с обращения, которое отделяется от остального содержания 1 межстрочным интервалом.

67. Содержание документа должно быть логично структурировано, изложено кратко, точно и ясно.

68. Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...коллегия постановила.; инспекция не считает возможным ...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о .; представляем на рассмотрение и утверждение.; в протоколах: слушали.; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии: Иванов И.В., Попов В.Д.

69. В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя исполнительного органа государственной власти Российской Федерации или его заместителя, подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

70. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и инспекции, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".

71. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

72. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы, анкеты, схемы, карты, плана местности.

73. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула шрифтом N 10 и выравниваются по центру.

2.2.12. Реквизит "Отметка о наличии приложений"

74. Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, договорах, протоколах, к приказам и других документах. Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже текста документа.

75. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

76. Отметку о наличии приложении, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

77. Если приложения не названы в тексте, то их полные наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

78. Если приложение, в свою очередь, имеет приложение, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

Письмо ОАО "Авангард" от 12.03.2009 N 107 и приложение к нему, всего на 10 л.

79. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: Положение об архиве в 1 экз.

80. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение в один адрес, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 1 экз. только в первый адрес.

81. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

82. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

83. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Знак номера (N) при этом допускается не проставлять.

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2 к Приказу инспекции от 15.03.2020 N 35

84. Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

	Приложение N 1
	УТВЕРЖДЕНО Приказом инспекции от 12.11.2020 N 125

85. Все составные части реквизита можно центрировать относительно самой длинной строки.

86. Текст приложения заканчивается чертой, расположенной по центру на расстоянии двух межстрочных интервалов от текста приложения. Длина черты 2-3 см.

2.2.13. Реквизит "Подпись должностного лица"

87. Подпись - это обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

88. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Начальник инспекции

Подпись

И.О. Фамилия

89. Реквизит "Подпись должностного лица" печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

90. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, например:

И.о. начальника инспекции

Подпись

И.О. Фамилия

91. Подписание документа исполняющим обязанности (И.о.) или временно исполняющим обязанности (Вр.и.о.) начальника, возможно только при наличии приказа о его назначении.

При этом обязательно указываются фактические инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Исправления инициалов и фамилии можно внести от руки (замазать корректором, зачеркнуть), указание на исполнение обязанностей выполнить машинописным способом, например: "И.о.". Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

92. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник инспекции

Подпись

И.О. Фамилия

Главный бухгалтер

Подпись

И.О. Фамилия

93. При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:

Начальник управления государственной архивной службы Новосибирской области			Начальник государственной инспекции и по охране объектов культурного наследия Новосибирской области
Подпись Дата	В.Д. Попов		Подпись Дата	Е.Г. Медведева

94. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии

Подпись Подпись Подпись

И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

95. Подписи членов комиссии в этом случае располагаются не в соответствии с занимаемой должностью, а в алфавитном порядке начальных букв фамилий.

96. Наименование должности в реквизите Подпись печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Допускается центровка наименования должности относительно самой длинной строки, например:

Начальник государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области

Подпись

И.О. Фамилия

97. Расшифровка подписи в реквизите Подпись располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.2.14. Реквизит "Виза"

98. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа специалистами инспекции и иными должностными лицами. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности визирующего проект документа, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Консультант-юрист ОГНиК

Подпись   А.В. Виненко

25.01.2019

99. Не допускается делать какие-либо исправления в тексте проекта документа, а также отказываться от визирования. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием. Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю, например:

	Имеются замечания (с учетом замечаний) Начальник ОГНиК
	Подпись   Н.Н. Петрова 25.01.2019

100. Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на последнем листе первого экземпляра документа от границы левого поля. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

101. При визировании проекта документа несколькими специалистами визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

102. При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.

103. Допускается полистное визирование документа и его приложений.

104. При работе в СЭДД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов согласующим должностным лицам на согласование.

2.2.15. Реквизит "Гриф согласования"

105. Согласование проекта документа с государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется Грифом согласования (внешнее согласование).

106. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа, в котором зафиксировано решение о согласовании, или служебным письмом.

107. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); затем, через дополнительный межстрочный интервал располагается подпись; расшифровка подписи и дата согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель Департамента имущества и  земельных  отношений Новосибирской   области _________________ И.О. Фамилия "____"_____________ 20__ г.

108. Если согласование документа осуществляется письмом, протоколом, то указывается название документа, подтверждающего согласование, его дата и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от 12.01.2010 N 1

109. Гриф согласования оформляется на последнем листе под реквизитом Подпись ближе к нижнему полю документа.

110. Гриф согласования может проставляться на титульном листе (если документ имеет титульный лист) в верхнем левом углу на уровне грифа утверждения.

111. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.2.16. Реквизит "Гриф утверждения"

112. Реквизит "Гриф утверждения" придает документу юридическую силу.

113. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

114. Документ утверждается начальником инспекции или специально издаваемым документом.

115. В инспекции подлежат утверждению: уставы, положения, инструкции, планы, отчеты, перечни, штатные расписания и другие документы, утверждение которых предусмотрено Перечнем, утвержденным начальником инспекции.

116. При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; полного наименования должности; личной подписи и ее расшифровки, располагаемых через дополнительный межстрочный интервал после наименования должности, и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Начальник государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области _____________ И.О. Фамилия "___" ______________ 2019 г.

117. При утверждении документа приказом начальника реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом государственной инспекции по охране объектов культурного наследия Новосибирской области от 17.03.2019 N 4

118. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия.

119. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрировать все элементы относительно самой длинной строки, либо относительно слова УТВЕРЖДАЮ.

2.2.17. Оттиск печати

120. Печать заверяет подлинность подписи руководителя и иных лиц, имеющих право подписи, и проставляется на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, например, финансовые документы, договоры, грамоты и благодарности и прочие.

121. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам в инспекции применяются следующие печати:

1) печать для финансовых документов (гербовая);

2) печать "для документов".

В деятельности инспекции применяются штампы:

1) адресный штамп;

2) штамп регистрации получаемых документов;

3) штамп согласования проектной документации;

4) штампы для заверения копии документов.

122. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности инспекции, изготавливаются по указанию руководителя организации, в том числе на основании служебных записок работников, согласованных непосредственным руководителем.

123. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

124. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой МП.

125. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.

126. Учет печатей и штампов инспекции осуществляется отделом обеспечения бюджетного процесса и деятельности в специальном журнале.

2.2.18. Отметка об электронной подписи

127. Реквизит "Отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронного подписи получателем при обмене электронными документами, пописанными усиленной квалифицированной электронной подписью. Отметка об электронной подписи формируется и визуализуется программными средствами.

128. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Например:

           +-----------------------------------------+

           | ДОКУМЕНТ                                |

           | ПОДПИСАН                                |

Директор   | ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ                    |  И.О. Фамилия

           | Сертификат 1a111aaa000000000011         |

           | Владелец Фамилия Имя Отчество           |

           | Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 |

           +-----------------------------------------+

2.2.19. Реквизит "Отметка о заверении копии"

129. Для удостоверения верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит Отметка о заверении копии, включающая указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле инспекции N 01-44 за 2015 год.

Верно

Ведущий эксперт                 Подпись              Е.К. Кириленко

Дата                    МП

130. Отметка о заверении копий личных документов (трудовых книжек, документов об образовании и т. д.) проставляется ниже реквизита "Подпись" следующим образом: заверительная надпись Верно; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно

Главный специалист по кадрам       Подпись              И.О. Фамилия

Дата                           Оттиск печати

131. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии _________ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Вид печати, используемой для заверения копий документов инспекции, утверждается начальником инспекции.

Право заверения копий личных документов, доверенностей на получение заработной платы в организации предоставляется начальнику инспекции и уполномоченному должностному лицу.

Заверение копий документов, представляемых на обозрение при сдаче документов на предоставление государственных услуг, осуществляется работником отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности следующим образом:

С оригиналом сверено, расхождений нет

Подпись                  И.О. Фамилия

Дата

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя инспекции или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с 132. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящей инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.2.20. Реквизит "Отметка об исполнителе"

133. Отметка об исполнителе документа проставляется в нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от левой границы текстового поля или при отсутствии места - на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформлять как нижний колонтитул, при этом используется шрифт Times New Roman размером N 10.

134. Реквизит включает, фамилию, имя и отчество (при наличии) номер телефона исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Например:

И.О. Фамилия 223 04 33

Федор Петрович Фоми, Отдел государственного надзора и контроля, ведущий специалист 8 (383) 222 28 85, giookn@nso.ru

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы, фамилия и телефон основного исполнителя.

Рядом с Отметкой об исполнителе проставляется собственноручная подпись исполнителя, а также подпись непосредственного руководителя.

Лицо, утверждающее, согласовывающее, издающее документ, вправе возвратить документ без подписания при отсутствии Отметки об исполнителе и (или) его собственноручной подписи.

2.2.21. Реквизит "Указание по исполнению документа (Резолюция)"

135. Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется в инспекции на специальном бланке.

Реквизит "Указания по исполнению документа (резолюция)" включает следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, дата.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение документа является лицо, отмеченное в резолюции знаком W. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

136. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

2.2.22. Реквизит "Отметка о контроле документа"

137. Реквизит оформляется на документах, поставленных на контроль, на бланке резолюции в виде заглавной буквы "К" в правой верхней части документа.

2.2.23. Реквизит "Отметка о поступлении документа"

138. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа. Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа. Элементами реквизита являются: наименование инспекции; порядковый номер, который дополняется индексом, датой поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

2.2.24. Реквизит "Отметка О конфиденциальности"

139. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23.09.2005), и имеет вид "Для служебного пользования".

140. Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра. Регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием аббревиатуры "ДСП".

2.2.25. Реквизит "Рассылка"

141. Рассылка (список рассылки, указатель рассылки) является перечнем получателей документа - органов, организаций, должностных лиц, куда (кому) надлежит направить копию документа после подписания.

142. Рассылка (список рассылки) документа подготавливается и подписывается исполнителем.

143. Рассылка осуществляется на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в СЭДД согласно списку рассылки.

144. Список рассылки к проекту правового акта инспекции оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта или на отдельном листе и включает слово РАССЫЛКА прописными буквами с двоеточием после него и указанием:

1) на место хранения 1-го экземпляра правового акта (оригинала) "в дело";

2) на количество экземпляров рассылки копий правового акта на бумажном носителе;

3) на должностных лиц, органы, организации - получателей электронной копий правового акта в СЭДД;

4) на физических и должностных лиц, органы, организации - получателей электронной копии правового акта по каналам связи.

145. Список рассылки к иным, кроме правовых актов, документам может оформляться по аналогии с пунктом 144 настоящей Инструкции.

При необходимости в списке рассылки указываются сроки рассылки подписанного документа.

2.2.26. Реквизит "Отметка об исполнении"

146. Реквизит включает краткие сведения об исполнении документа и направлении его в дело.

Если отсутствует документ, свидетельствующий о его исполнении, то приводятся краткие сведения об исполнении, отметка В дело (возможно указание N дела), подпись (исполнителя или руководителя, давшего указание по исполнению документа, или руководителя подразделения, в котором документ исполнен) и дата.

Проведено совещание 28.05.2019

В дело

Жукова

Дата

При наличии документа, свидетельствующего об исполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указывается его N, дата и оформляется отметка В дело, подпись и дата.

Направлено письмо исх. N 32-04/44 от 21.01.2019

В дело

Жукова

Дата

Реквизит располагается в левой нижней части исполненного документа, подлежащего формированию в дело.

III. Порядок подготовки проектов законов Новосибирской области, правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области

147. Проекты законов Новосибирской области (далее - законопроекты), правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области подготавливаются в соответствии с порядком, установленным:

Законом Новосибирской области от 25.12.2006 N 80-ОЗ "О нормативных правовых актах Новосибирской области";

постановлением Губернатора Новосибирской области от 26.04.2010 N 134 "О Порядке подготовки, принятия, опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области";

Инструкцией по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345;

постановлением администрации Новосибирской области от 19.01.2009 N 9-па "Об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области".

148. Подготовка законопроектов, проектов правовых актов, сопровождение их согласования в установленном порядке, их учет осуществляется ответственными исполнителями в пределах компетенции структурных подразделений инспекции в соответствии с положениями об этих структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.

149. Прохождение этапов разработки и согласования законопроектов и проектов правовых актов осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по согласованию проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области в государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области" от 04.09.2019.

IV. Подготовка отдельных видов документов

150. В деятельности инспекции создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, поручения, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

151. Взаимные обязательства инспекции с её контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

152. В зависимости от конкретных задач инспекции в деятельности инспекции создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

153. В установленных законодательством случаях в инспекции могут издаваться акты совместно с другими организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

154. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 15.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 10 (для оформления реквизита Отметка об исполнителе и проставления нумерации страниц), размером N 12 (для оформления табличных материалов), размером N 14, (для оформления всех прочих реквизитов документов).

4.1. Приказ, распоряжение

155. Приказ - правовой акт, издаваемый начальником инспекции на основе принципа единоначалия.

156. Приказы начальника инспекции по основной деятельности издаются по вопросам структуры, реорганизации, утверждения нормативных документов (инструкций, правил, положений) и другим вопросам работы инспекции.

157. Приказы начальника инспекции по личному составу издаются по вопросам оформления трудовых правоотношений (прием, перемещение увольнение, премирование, направление в командировку, предоставление отпусков и т.д.).

158. Проекты приказов готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения, в том числе на основании поручений начальника инспекции и его заместителя.

159. Ответственный исполнитель - разработчик проекта направляет подготовленный проект приказа на согласование в СЭДД. Согласованный в соответствии с требованиями Инструкции проект приказа направляется начальнику инспекции на подпись в электронном виде в СЭДД и на бумажном носителе с распечатанным из СЭДД листом согласований,. Проект приказа на бумажном носителе должен быть полностью идентичен электронному варианту. Ответственность за соответствие бумажного и электронного варианта возлагается на разработчика проекта.

160. Приказы подписываются начальником инспекции или по его поручению заместителем.

161. Дата и регистрационный номер проставляются на подлиннике приказа. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год). Номер состоит из знака N и порядкового номера правового акта из арабских цифр.

162. Регистрация приказов производится в пределах календарного года.

163. Хранение приказов осуществляется в приемной (отделе обеспечения бюджетного процесса и деятельности) в течение одного календарного года и текущего года.

164. По истечении установленного срока хранения в приемной (отделе обеспечения бюджетного процесса и деятельности) приказы вместе с другими документами инспекции постоянного хранения и по личному составу подвергаются упорядочению и помещаются в архив (при отсутствии помещения архива - в сейф или запирающийся металлический шкаф, соответствующий требованиям, предъявляемым к оборудованию для хранения архивных документов), находящийся в ведении лица, ответственного за архив, для последующего хранения.

165. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты:

Герб Новосибирской области;

наименование инспекции;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту документа);

подпись должностного лица;

отметка о наличии приложений (при необходимости, по тексту);

визы согласования;

рассылка;

отметка об исполнителе.

166. Приказ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, заголовок выравнивается по центру.

167. Заголовок к тексту приказа оформленного на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру, печатается полужирным шрифтом размером N 14 через 1 межстрочный интервал.

168. Текст приказа отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал от левой границы текстового поля с выравниванием по ширине.

169. Первая строка абзаца по тексту приказа начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

170. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

171. В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю с двоеточием после него, оформляемыми полужирным шрифтом в разрядку.

172. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

173. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

174. В качестве исполнителей поручений по тексту приказа указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

175. Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

176. В приказ (распоряжение) не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

177. Визы о согласовании включают должности личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

178. Нормативный акт, подписанный с использованием факсимильного воспроизведения подписи, не имеет юридической силы.

179. Приказы по личному составу оформляются как правило в соответствии с унифицированными формами по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

180. Приказы о проведении проверок юридических лиц оформляются в соответствии с унифицированной формой, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141.

181. Образец оформления Приказа приведен в Приложении N 1.

4.2. Положение, правила, инструкция

182. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции инспекции.

183. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

184. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

185. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются и утверждаются начальником инспекции, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

186. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов документов на основе норм и правил.

187. Проект положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации.

188. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

189. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (положение об отделе); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция секретарю).

190. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

191. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.3. Протокол

192. Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Протоколы по своей сути являются распорядительными документами, поскольку в ходе обсуждения отражают принятые решения или поручения, требующие исполнения.

193. Протокол служит основанием для издания приказа начальника инспекции.

194. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

195. Подлинники документов (справки, информации, сведения и другие) по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение, предусмотренное номенклатурой дел инспекции, (секретарю коллегиального органа), где хранятся до проведения экспертизы ценности и отбора документов на государственное хранение.

196. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

Герб Новосибирской области;

наименование инспекции;

наименование вида документа;

вид заседания, совещания;

место составления документа (место проведения заседания, совещания);

дата документа; дата проведения заседания, совещания;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись;

наименование должности;

расшифровка подписи;

гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

отметка об исполнителе.

197. Наименование инспекции печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. В данном реквизите указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование инспекции .

198. Наименование Вида документа - слово ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

199. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

200. Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита вид заседания, совещания, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

201. Дата проведения заседания, совещания и регистрационный номер документа (протокола) печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом.

Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом. Если протоколируемое событие (совещание, конференция, заседание, совет и др.) продолжается несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания совещания.

202. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

203. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с номенклатурой дел, принятой в инспекции.

204. По способам и полноте записи протоколы могут быть полными и краткими.

205. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются слова: Председатель и Секретарь, которые оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы и располагаются через 1 межстрочный интервал от даты документа.

Присутствовали (подчеркивается): список присутствовавших в алфавитном порядке с указанием наименований должностей или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, при этом наименования должностей можно указывать обобщенно, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

После слов "Председатель", "Секретарь" ставится тире, после слова Присутствовали - двоеточие.

При указании приглашенных дополнительно указывается их должность. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Сочетание слов ПОВЕСТКА ДНЯ пишется прописными буквами с проставлением двоеточия и выравнивается по центру. Повестка дня содержит перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы в повестке дня оформляются от левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогом "О" или "Об".

Повестка дня от основной части протокола отделяется сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрировано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки.

Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилии, инициалы, должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается краткое содержание доклада или выступления. Текст доклада (выступления) может не включаться в текст протокола, а прилагаться к нему в виде отдельных материалов. В этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Вопросы к докладчику, выступающим, и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов вопрос, ответ указываются фамилии и инициалы. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение (постановление). Решение (постановление) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании, конференции и т.д.) и секретарем.

206. При оформлении краткой формы протокола ход обсуждения вопроса (вопросов) опускается и фиксируется только принятое по нему (по ним) решение.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

	Присутствовали: Заместитель Губернатора Новосибирской области	И.О. Фамилия
	Заместители начальников управлений	И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

207. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

208. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке. Выписка из протокола - это точная копия части протокола с воспроизведением вводной части, пункта, из которого делается выписка с сохранением его нумерации и полным воспроизведением текста пункта и оформлением реквизита Подпись без указания личных подписей.

209. Образцы оформления протокола приведены в приложениях:

для краткого - N 2;

для полного - N 3.

4.4. Служебное письмо

210. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

211. По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные, сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и другие.

212. Первая страница письма печатается на бланке для писем, остальные на листах бумаги формата А 4.

213. Реквизиты служебного письма:

Герб Новосибирской области;

наименование инспекции,

справочные данные инспекции;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

адресат;

наименование документа (заголовок к тексту документа);

текст документа;

отметка о наличии приложений (при наличии);

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Исходя из потребностей организации, состав реквизитов, применяемых при оформлении служебного письма, может быть дополнен следующими:

визы согласования документа;

электронный идентификатор.

214. При оформлении текста письма используется шрифт N 14, текст печатается через один межстрочный интервал.

215. Наименование документа (заголовок к тексту документа) располагается от левой границы текстового поля через два межстрочных интервала от реквизита регистрационный номер документа.

216. Текст документа отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине.

217. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

218. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

219. Текст письма излагается от первого лица множественного числа: просим..., направляем..., или 3-го лица единственного числа - учреждение считает..., управление рассмотрело....

220. Текст письма может начинаться с обращения, которое печатается центрированным способом и заканчивается восклицательным знаком, например:

Уважаемый Иван Иванович!

221. Вступительная часть письма содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма, например:

В соответствии с приказом Министерства.. от 15.03.2005 N 27 "Об ..".

222. При оформлении ответного письма на письмо, поступившее в организацию, и наличии в ответном письме реквизита ссылка на регистрационный номер и дату документа необходимость его упоминания по тексту письма исключается.

223. В основной части излагается описание событий, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

224. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, мнений, отказов, напоминаний.

225. Отметка о наличии приложения печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля.

226. Реквизит подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Письма подписываются начальником, заместителем начальника инспекции.

Перед реквизитом подпись может располагаться формула вежливости, которая печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением, Руководитель организации

Подпись

И.О. Фамилия

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится.

227. Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне в левой части последнего листа документа.

228. Датой письма является дата его подписания. После подписания письмо регистрируется в приемной инспекции. В инспекции может применяться журнальная либо электронная система регистрации как поступающих, так и отправляемых писем.

229. Образец служебного письма приведен в Приложении N 4.

4.5. Акт

230. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

231. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

232. Акт оформляется на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А 4.

233. Акт содержит следующие реквизиты:

наименование инспекции;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту документа);

текст документа;

отметка о наличии приложений (при необходимости);

подпись должностного лица;

гриф утверждения (при необходимости).

234. Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

235. Наименование документа (заголовок к тексту документа) обычно начинается со слов: "О проведении проверки...", "О состоянии...".

236. Через два межстрочных интервала оформляется реквизит Текст.

237. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

238. Вводная часть начинается словом Основание, которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова:

Составлен комиссией:

и ниже перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется Присутствовали: и перечисляются должности и фамилии.

Слова: Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

239. В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

Через два межстрочных интервала оформляется запись: "Составлен в экз.". Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

240. Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются.

241. С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются начальником инспекции .

242. Образец оформления акта приведен в Приложении N 5.

4.6. Доверенность

243. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое физическим либо юридическим лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

244. Доверенность содержит следующие реквизиты:

герб Российской Федерации (Новосибирской области) (применяется в случаях, регламентированных нормативными актами Российской Федерации и Новосибирской области, перечисленными в п. 2.2.1. Инструкции);

наименование инспекции;

наименование вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа (г. Новосибирск);

текст документа;

подпись должностного лица;

виза;

оттиск печати;

отметка о согласовании;

отметка об исполнителе.

245. Доверенность оформляется на общем бланке формата А4.

Текст доверенности обычно содержит:

наименование доверителя, представителя (должность, фамилию, имя, отчество);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

246. Доверенности составляются не менее чем в двух экземплярах.

247. На копии доверенности оформляется реквизит виза о согласовании. Проект доверенности визируется (согласовывается) в юридической службе инспекции.

248. Подпись должностного лица заверяется печатью.

249. Экземпляр доверенности с визами остается в службе делопроизводства инспекции, подтверждая волю доверителя. Другой экземпляр передается поверенному представителю.

250. Образец оформления доверенности приведен в Приложении N 6.

4.7. Договор. Государственный контракт

251. Договор, государственный контракт - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

252. Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с двухсторонней печатью.

253. Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа;

наименование документа (заголовок к тексту документа);

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения;

подписи должностных лиц каждой из сторон;

оттиски печатей каждой из сторон;

виза о согласовании;

отметка об исполнителе.

254. Реквизит Вид документа - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ, ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРАКТ) - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

255. Ниже через два межстрочных интервала по центру оформляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту документа), отвечающий на вопрос "о чем?".

256. Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов).

В преамбуле даются ссылки на документ(ы) (В соответствии с частью 4 статьи 18 Федерального Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"), наделяющий(е) должностное лицо полномочиями заключать договор.

Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами и имеют самостоятельные заголовки.

Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор.

257. Реквизит подпись должностного лица оформляется на одном уровне.

258. Подлинность подписей заверяется оттиском печати.

4.8. Докладная записка

259. Докладная записка - документ, адресованный начальнику инспекции, информирующий его о сложившейся ситуации, явлениях, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями и послуживший основанием для принятия решения. Докладная записка оформляется на листе формата А4 или А5 и имеет следующие реквизиты:

наименование вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа (при необходимости);

адресат;

наименование документа (заголовок к тексту документа);

текст документа;

отметка о наличии документа, являющегося основанием составления докладной записки (при необходимости);

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

260. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части записки излагаются причины, факты, события, описывается ситуация, во второй - оформляются выводы, предложения, просьбы.

261. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, регистрируется в документах для служебного пользования.

262. Докладная записка, направленная в сторонние организации (внешняя), подписывается начальником инспекции и регистрируется в установленном порядке.

263. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде в СЭД. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД, при отсутствии СЭД - в структурном подразделении, подготовившем документ.

264. Образец оформления докладной записки приведен в Приложении N 7.

4.9. Пояснительная (объяснительная) записка

265. Пояснительная (объяснительная) записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.п.), или объясняющий причины какого-либо факта, поступка.

266. Пояснительная записка, сопровождающая основной документ, оформляется на общем бланке инспекции на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты:

герб Новосибирской области;

наименование инспекции;

наименование вида документа;

наименование документа (заголовок к тексту документа);

дата документа;

регистрационный номер документа (при необходимости);

адресат (при необходимости);

текст документа;

отметка о наличии приложения (при необходимости);

подпись.

267. Объяснительная записка пишется на листе бумаги А4 или А5, содержит те же реквизиты, что и пояснительная записка, за исключением реквизитов: Герб Новосибирской области, наименование инспекции и заголовок к тексту документа; в реквизите подпись может быть указано структурное подразделение, где работает составитель записки. В объяснительной записке приводится объяснение причин совершения проступка, невыполнения должностных обязанностей и т. д. Объяснительная записка подписывается составителем и в большинстве случаев не имеет порядкового номера.

4.10. Справка

268. Справка - документ информационно-справочного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

269. Справки бывают двух видов:

- для представления руководству (внутренние) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

- для представления в другую организацию (внешние), удостоверяющие какой-либо юридический факт: о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п.

270. В оформлении справки предусмотрены следующие реквизиты:

герб Новосибирской области (применяется в случаях, регламентированных нормативными актами Российской Федерации и Новосибирской области); - для внешних справок;

наименование инспекции - для внешних справок;

наименование вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа - для внешних справок;

адресат;

наименование документа (заголовок к тексту документа);

текст документа;

приложение (при наличии);

подпись должностного лица (или составителя);

оттиск печати (для внешних справок);

отметка об исполнителе и согласовании.

271. Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, на месте наименования инспекции может быть указано структурное подразделение инспекции. Справка подписывается составителем и визируется при согласовании иными лицами, проставляется дата, которая указывается ниже подписи цифровым способом.

Например: 23.04.2019.

В тексте внутренней справки могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы, приложения.

272. Внешняя справка оформляется на общем бланке.

Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов - "настоящая справка", "действительно работает". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит адресат.

Внешняя справка подписывается начальником инспекции и регистрируется в установленном порядке, проставляется дата.

273. Образец оформления внешней справки приведен в Приложении N 8.

274. Образец оформления внутренней справки приведен в Приложении N 9.

4.11. Телеграмма

275. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам телеграфной сети общего пользования.

276. Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 15.04 2005 N 222.

277. Виды телеграмм: внутренние телеграммы и международные телеграммы.

278. Внутренние телеграммы по приоритетности обработки разделены на категории: "вне категории", "внеочередная", "срочная", "обыкновенная".

279. Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу доставки, разделяются на следующие виды: "с уведомлением о вручении телеграфом", "с уведомлением о вручении телеграфом "срочное", "с доставкой в срок, указанный отправителем", "на художественном бланке (ЛЮКС)", "на художественном музыкальном бланке", "схемная".

280. Телеграмма печатается на бумаге формата А4 или на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы;

отметка о виде (видах) телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст;

регистрационный номер;

дата документа;

подпись должностного лица.

Дополнительными реквизитами считаются:

наименование организации;

справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес);

виза;

оттиск печати.

281. Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14. Основные реквизиты в телеграмме печатаются прописными буквами.

282. В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование инспекции.

283. Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адрес может быть включен номер телефона адресата.

284. В телеграммах в реквизите адресат перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: "дом" - "д", "строение" - "стр", "квартира" - "кв". Слова: "край", "область", "район", "село", "деревня" можно писать полностью или сокращенно - "кр.", "обл.", "рн.", "с.", "дер.". В тех случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова.

	Например:	МОСКВА 102 ул. КОРОЛЕНКО, д. 12 КОРПОРАЦИЯ "ЮНИКС"
	Условный адрес:	САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 "ВОСХОД" КУЛИКОВУ

285. Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения или населенном пункте, то в адресе необходимо указывать наименование соответствующего района, области или края. Наименование организации и улицы печатается в именительном падеже, а наименование края, области, района - в родительном, например:

		с. КАЗАНКА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ БАГАНСКОГО РАЙОНА ул. ПЕТРОВСКАЯ, д. 81
		ГЛАВЕ КРЕСТЬЯНСКОГО ХОЗЯЙСТВА С.М. ВАСИЛЬЕВУ

286. Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в телеграмме указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.

287. Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, но не более 20. Список адресов должен быть представлен в канцелярию вместе с телеграммой.

ГЛАВАМ РАЙОНОВ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

288. При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (имя, отчество и фамилия или инициалы и фамилия) получателя печатаются в дательном падеже и отделяются от телеграфного адреса двумя межстрочными интервалами, например:

		МОСКВА 324 КРАСНОПРЕСНЕНСКАЯ НАБЕРЕЖНАЯ, д. 2 ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
		В.В. ПУТИНУ

289. При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например:

УКРАИНА КИЕВ-18

290. Подаваемая телеграмма должна быть напечатана четко и разборчиво, не иметь подчисток и исправлений.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов.

Текст от адресата отделяются двумя межстрочными интервалами.

Текст телеграммы может начинаться с обращения.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25 марта 2010.

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, без сокращений слов.

291. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо полностью.

Знаки препинания "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами либо сокращенно ("тчк", "зпт", "квч", "скб"), либо соответствующими символьными знаками.

"Вопросительный знак", "тире (минус)", "плюс" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие", "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами или сокращенно ("нр", "двтч", вскл").

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Все знаки, написанные полным или сокращенным способом, должны быть написаны с интервалом предшествующими и последующими словами и цифрами. Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк.

292. Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной чертой.

293. Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (Правительство Новосибирской области), подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля.

294. Международная телеграмма составляется на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами.

295. Фамилия, имя и адресные данные отправителя (дополнительные реквизиты), указанные после содержания телеграммы, могут быть написаны буквами русского или латинского алфавита.

296. Подписанная телеграмма регистрируется в канцелярии. Регистрационный номер телеграммы и дата ставятся после текста.

Поздравительные телеграммы не регистрируются.

Телеграмма, подписанная должностным лицом, должна быть заверена печатью.

297. Образец оформления телеграммы приведен в Приложении N 10.

4.12. Телефонограмма

298. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

299. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

наименование вида документа;

адресат;

текст документа;

регистрационный номер документа;

дата документа;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму;

должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

время передачи (приема) телефонограммы.

300. Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата А4 или специальных бланках.

301. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются начальником инспекции. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

302. Принятые телефонограммы передаются начальнику инспекции (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю.

303. Образец оформления телефонограммы приведен в Приложении N 11.

4.13. Факсограмма

304. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

305. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета и контрастным изображением на одной стороне листа;

не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

4.14. Электронное письмо

306. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования: документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel либо в формате PDF с использованием шрифта Times New Roman размером 14 и не должны содержать изображение герба Российской Федерации, герба Новосибирской области и других графических изображений.

4.15. Задания

307. Задания выдаются начальником инспекции должностным лицам, уполномоченным на осуществление соответствующего вида государственного надзора для осуществления:

мероприятий по контролю за состоянием объектов культурного наследия;

систематических наблюдений.

Задания выдаются в порядке и по форме, установленным приказом инспекции.

Учет заданий и контроль их исполнения осуществляет должностное лицо инспекции, уполномоченное приказом инспекции.

V. Организация документооборота

308. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение начальником инспекции).

309. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота - обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

В условиях применения СЭД в инспекции используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

В документообороте инспекции в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:

1) поступающая документация (входящая);

2) отправляемая документация (исходящая);

3) внутренняя документация;

4) организационно-распорядительные документы;

310. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться документы, поступившие из органов власти, обращения граждан, документы, поступившие из государственных и негосударственных организаций.

311. В составе внутренней документации могут выделяться планы, отчеты, планы-графики, поручения, протоколы.

312. В организационно-распорядительных документах могут выделяться:

1) приказы;

2) задания на проведение мероприятий по контролю за состоянием объектов культурного наследия.

5.1. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

313. Доставка документов в инспекцию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электросвязи и курьерской доставки, а также посредством системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), СЭДД.

314. С помощью почтовой связи в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

315. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

316. Документы, поступающие в инспекцию на бумажном носителе, подлежат первичной обработке в отделе обеспечения бюджетного процесса и деятельности - включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан и организаций);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).

317. Конверты, в которых поступили письма, заявления, и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.

318. При доставке корреспонденции Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, проставляется дата и время получения.

319. При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.

320. Специалист службы делопроизводства осуществляет:

проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки, целостности упаковки и комплектности документов;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;

выделение документов для передачи непосредственно в структурные подразделения, минуя руководство, комплектность документов.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

321. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию.

322. Документы, адресованные начальнику инспекции, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения после предварительного рассмотрения направляются начальнику инспекции.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

323. Все документы, поступившие в адрес инспекции из государственных органов исполнительной власти Российской Федерации и Новосибирской области, территориальных органов Федеральных органов исполнительной власти, прокуратуры, судебных органов, полномочного представителя Президента Российской Федерации и его аппарата, организаций, граждан после их регистрации передаются для рассмотрения начальнику инспекции.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью. В случае поступления документов в системе электронного документооборота как внутренних их повторная регистрация входящими не требуется.

Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам инспекции, как правило, направляются непосредственно им.

324. Рассмотренные руководством входящие документы возвращаются в приемную, где в систему электронного документооборота вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

325. Резолюции на внутренних документах налагаются должностными лицами в системе электронного документооборота самостоятельно.

326. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

327. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Поступившие телеграммы и документы с резолюциями "срочно" или "весьма срочно" принимаются с проставлением даты, времени приема, должности, фамилии специалиста, принявшего указанные документы, вручаются начальнику инспекции незамедлительно после регистрации.

Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

328. Электронное сообщение считается поступившим после проверки подлинности и возможности его воспроизведения.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, как правило, не распечатываются на бумажный носитель, регистрируются как входящие в электронном виде. Остальные сообщения в электронном виде передаются в структурные подразделения инспекции по электронным адресам (на ином электронном носителе).

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

5.2. Регистрация документов

329. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

330. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Переписка между структурными подразделениями инспекции регистрации отделом обеспечения бюджетного процесса и деятельности не подлежит.

331. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления не позднее, чем за 1,5 часа до окончания рабочего дня, или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

332. Регистрация поступающей документации производится централизованно в отделе обеспечения бюджетного процесса и деятельности.

333. На поступивших в инспекции документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется реквизит Отметка о поступлении документа (Регистрационный штамп) с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе электронного документооборота.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

334. Основные реквизиты регистрации, применяемые в инспекции:

наименование организации (адресата или адресанта);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

наименование документа (краткое содержание документа);

указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В зависимости от характера документа и задач использования информации состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами:

отметка о конфиденциальности;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

количество листов документа;

отметка о наличии приложений;

должность, фамилия и инициалы лица, поставившего документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

При регистрации документа оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа" в соответствии с п 2.2.23 настоящей Инструкции.

Поступившие документы регистрируются в подсистеме "Входящие документы" СЭД.

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

входящий номер документа;

дата поступления документа;

адресант;

адресат;

вид документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

количество листов основного документа;

наличие приложений и количество листов приложения;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами.

После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), кроме документов, не подлежащих сканированию.

Перечень входящих документов, не подлежащих сканированию, утверждается начальником управления.

Электронная форма документа прикрепляется к РКК.

На документах, поступивших в инспекцию в электронной форме, оформляется реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", электронная форма документа прикрепляется к РКК.

335. Документы, подписанные начальником (заместителем начальника) инспекции, предназначенные для отправки, передаются на регистрацию в отдел обеспечения бюджетного процесса и деятельности.

336. Отдел обеспечения бюджетного процесса и деятельности осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

337. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

338. Сведения о регистрируемых документах вносятся в базы регистрации отправляемых документов, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.

339. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

5.3. Отправка документов

340. Документы, отправляемые инспекцией, передаются почтовой и электросвязью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в отделе обеспечения бюджетного процесса и деятельности в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Специалист отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности осуществляет проверку правильности оформления отправляемых документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др. корреспонденция).

341. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю для переоформления.

342. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

343. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

344. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

345. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в отдел обеспечения бюджетного процесса и деятельности с указанием номера телефона-факса адресата.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения) выполняется на бумаге формата А4 черным цветом и не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

346. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

347. Телеграммы, составляемые в инспекции, передаются непосредственными исполнителями должностному лицу отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности, ответственному за отправку корреспонденции, завизированными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

348. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

349. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. На документе, подготовленном для отправки электронной почтой, обязательно наличие отметки "соответствует оригиналу". Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

5.4. Регистрация и прохождение внутренних документов

350. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, оформления, согласования, подписания и регистрации должно соответствовать требованиям и регламентам использования системы электронного документооборота, а на этапе исполнения - требованиям документооборота поступающих документов.

5.5. Работа исполнителей с документами

351. При рассмотрении документов начальник инспекции выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) начальником инспекции или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители, названные в резолюции, либо необходимость в которых возникла по ходу исполнения документа (соисполнители), ответственны за качество информации (проектов документов, справок, сведений), представленных ответственному исполнителю. Соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы, документы, справки, проекты документов в пределах первой половины установленного срока исполнения, если иной срок не установлен ответственным исполнителем.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.6. Особенности работы с электронными документами

352. Прием электронных документов из других организаций и отправка электронных документов осуществляются отделом обеспечения бюджетного процесса и деятельности.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота (СЭД). Документы, создаваемые непосредственно в инспекции и поступающие в инспекции на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), проходят регистрацию в системе электронного документооборота в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Система электронного документооборота предусматривает регистрацию (учет) и включение в нее электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота организации реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

353. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

354. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

355. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение начальнику инспекции, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям инспекции, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

356. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота организации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в инспекции, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

357. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и обеспечения учета и поиска документов в системе электронного документооборота инспекции устанавливается следующий состав сведений о документе:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

наименование текста;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя.

358. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В систему электронного документооборота инспекции в случае необходимости могут включаться дополнительные сведения о документах: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

359. В целях оптимизации процесса регистрации и учета документов в организации разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

360. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

361. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в организации в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

362. Место хранения электронных документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их хранения определяются отделом обеспечения бюджетного процесса и деятельности с учетом специфики использования документов и функционирующих в инспекции программно-технических средств.

363. Электронные документы постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения подлежат переводу на бумажный носитель и упорядочению в соответствии с требованиями, предусмотренными для аналогичных документов на бумажном носителе.

364. Экспертиза ценности электронных документов и списание документов с истекшими сроками хранения осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

5.7. Контроль исполнения документов

365. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

366. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на бланке резолюции документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" .

367. Контроль за своевременным исполнением документов, поставленных на контроль, в структурных подразделениях организации осуществляют руководители структурных подразделений, а в инспекции в целом - специалист отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности, назначенный начальником инспекции. Общий контроль за своевременностью исполнения документов обеспечивает начальник инспекции.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений инспекции.

Контроль исполнения документов, поступающих в инспекции, ведется в базе регистрации поступающих документов.

368. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения).

Сроки исполнения документов определяются начальником инспекции, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

369. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

370. Дата исполнения документа указывается в резолюции начальника инспекции.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника инспекции, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

371. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует специалиста отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности инспекции, осуществляющего контроль за исполнением документов, для внесения изменений в базу регистрации.

372. Приостановить или отменить исполнение документа, имеют право только начальник инспекции или автор документа.

373. Снятие документа с контроля осуществляет отдел обеспечения бюджетного процесса и деятельности по указанию начальника инспекции. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

374. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

VI. Документальный фонд инспекции. Организация документов в делопроизводстве

375. Документальный фонд инспекции - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд инспекции составляют документы, созданные в инспекции и полученные ею в результате взаимодействия с органами инспекции, организациями и гражданами.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

6.1. Составление номенклатуры дел

376. Основой формирования документального фонда инспекции является сводная номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в инспекции , с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел инспекции следует руководствоваться Положением об инспекции, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526;

Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71;

Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44;

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236;

Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 237;

Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 N 1182;

отраслевыми перечнями типовых документов, примерными номенклатурами дел организаций, а также номенклатурами дел инспекции на предшествующие годы.

377. В инспекции составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел инспекции.

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются и подписываются руководителями либо должностными лицами структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, а затем передаются в отдел обеспечения бюджетного процесса и деятельности лицу, ответственному за правильное ведение делопроизводства и организацию работы архива, для составления сводной номенклатуры дел.

378. Номенклатура дел инспекции составляется должностным лицом отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности, ответственным за правильное ведение делопроизводства и организацию работы архива, из номенклатур дел структурных подразделений; дополняется титульным листом, выполненным на общем бланке инспекции, и итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел.

379. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел инспекции и проверку соответствия ее содержания установленным требованиям осуществляет уполномоченный сотрудник Государственного архива Новосибирской области.

380. Номенклатура дел инспекции разрабатывается не реже 1 раза в 5 лет, подписывается ответственным исполнителем отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности, согласовывается с ЭК инспекции, а затем с экспертно-проверочной комиссией инспекции государственной архивной службы Новосибирской области (ЭПК инспекции ГАС НСО).

Номенклатура дел инспекции состоит из номенклатуры дел структурных подразделений инспекции:

N п/п	Индекс	Наименование структурных подразделений
1	2	3
1.	44-01	Руководство
2.	44-02	Отдел государственной охраны, использования и популяризации объектов культурного наследия
3.	44-03	Отдел бюджетного процесса и деятельности
4.	44-04	Отдел государственного контроля и надзора в сфере охраны объектов культурного наследия

Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется в приемной (отделе обеспечения бюджетного процесса и деятельности) в качестве рабочего, третий находится в качестве учетного документа в архиве инспекции, а четвертый передается в Государственный архив Новосибирской области для хранения в наблюдательном деле инспекции.

После согласования с ЭПК инспекции ГАС НСО сводная номенклатура дел инспекции утверждается начальником инспекции.

381. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Досрочное усовершенствование и повторное согласование сводной номенклатуры дел (до истечения 5 лет после предыдущего согласования) с архивными органами производится только в случае коренных изменений функций и структуры инспекции.

Номенклатура дел инспекции не подлежит досрочному усовершенствованию и повторному согласованию с архивными органами в случае утверждения федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации новых редакций типовых перечней документов (далее - Перечень).

В случае утверждения новой редакции Перечня типовых документов, который применялся при разработке номенклатуры дел инспекции, отдел обеспечения бюджетного процесса и деятельности в обязательном порядке проводит сверку сроков хранения, предусмотренных утвержденной номенклатурой дел инспекции, со сроками хранения этих же видов документов, установленных новой редакцией Перечня. При выявлении различий в сроках хранения одних и тех же видов документов, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с новой редакцией Перечня.

382. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой инспекции.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

383. Титульный лист сводной номенклатуры дел выполняется на общем бланке инспекции, содержит реквизиты Вид документа и Гриф утверждения, а также таблицу, отражающую структуру номенклатуры дел и принятую индексацию структурных подразделений. Наименованиями разделов номенклатуры дел инспекции являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) инспекции. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию инспекции. Всем структурным подразделениям присваиваются двузначные индексы, обозначаемые арабскими цифрами. Например: 01, 02,...10 и т.д.

384. Графы номенклатуры дел структурного подразделения инспекции заполняются следующим образом:

В графе N 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (в соответствии с принятой индексацией структурных подразделений) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу N 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

385. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящая", "исходящая" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название учреждения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а далее в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок".

386. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с Правительством Новосибирской области по вопросам финансирования".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

387. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с главами муниципальных образований о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

"Переписка с филиалом N 5 (р.п. Ордынск) о работе с поставщиками".

388. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы отчеты, например:

"Годовой отчет инспекции о работе с подрядными организациями за 2018 год".

389. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

390. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем плановую и отчетную.

391. В конце номенклатуры дел указываются дела, содержащие информацию справочного характера (справки, переписка, журналы регистрации).

392. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

393. Графа N 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

394. В графе N 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоинспекции и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182, отраслевыми перечнями типовых документов, примерными номенклатурами дел организаций.

395. В случае отсутствия каких-либо видов документов в применяемых Перечнях сроки хранения отдельных категорий документов могут устанавливаться приказами либо решениями ЦЭК федеральных отраслевых органов исполнительной власти, согласованными с Росархивом. В таком случае в графе N 4 указываются срок хранения дела без указания статьи, а в примечании строки указываются реквизиты соответствующего документа.

396. В графе N 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

397. Если в течение года в инспекции возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

398. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Форма титульного листа сводной номенклатуры дел приведена в Приложении N 12.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 13.

Образец итоговой записи сводной номенклатуры дел инспекции приведен в Приложении N 14.

6.2. Порядок формирования дел в делопроизводстве инспекции

399. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях инспекции.

400. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом обеспечения бюджетного процесса и деятельности, лицом, ответственным за правильное ведение делопроизводства инспекции, а также руководителями и лицами, ответственными за правильное ведение делопроизводства, структурных подразделений инспекции.

401. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

7) помещать в дела ксерокопии факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

8) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

9) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

10) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "т. 1", "т. 2" и т.д.

402. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

403. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

404. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

405. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

406. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

407. При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

408. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

409. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и учитываются во внутренней описи дела.

410. Лицевые счета формируются в дело строго по алфавиту.

411. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы инспекции и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

412. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

413. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел инспекции, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

414. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

6.3. Организация оперативного хранения документов

415. С момента заведения и до передачи в архив инспекции дела хранятся по месту их формирования.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

1) создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

2) размещение дел;

3) проверка наличия и состояния документов и дел;

4) соблюдение порядка выдачи дел.

416. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

417. Дела документального фонда инспекции, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив инспекции, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

418. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, начальника отдела обеспечения бюджетного процесса и и деятельности, при реорганизации и ликвидации инспекции или его структурного подразделения, после возникновения чрезвычайных происшествий (затопления помещений, пожаров и т.д.).

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел в течение нескольких месяцев проводится их розыск и поиск возможностей восстановления, а также расследование причин утраты. При неудовлетворительном результате розыска составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены. Акт проверки наличия документов, в результате которой впервые была выявлена утрата дел и акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены, представляются в Государственный архив Новосибирской области для принятия решения о снятии дел с государственного учета и внесения изменений в учетные формы.

419. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника инспекции или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

420. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника инспекции с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. Отбор документов к хранению

421. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу заведующего архивом (лица, ответственного за правильное ведение делопроизводства и сохранность документов архива) инспекции по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

422. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в инспекции на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив организации.

423. Отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевого назначения инспекции с учетом его роли или типового характера, времени и места создания документа и т.п.), содержания документов (значимости информации, в том числе ее уникальности, типичности или повторяемости, вида документа, его подлинности), внешних особенностей документов (формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

424. Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации, Новосибирской области по архивному делу и документационному обеспечению инспекции.

Методическую помощь инспекции в проведении экспертизы ценности документов и контроль за оформлением результатов экспертизы ценности осуществляет уполномоченный специалист Государственного архива Новосибирской области.

425. Полномочия по включению документов организации, отобранных на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляет экспертно-проверочная комиссия инспекции государственной архивной службы Новосибирской области (ЭПК УГАС НСО).

7.2. Организация работы экспертной комиссии

426. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в инспекции создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК назначается приказом начальника инспекции из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателем комиссии назначается заместитель начальника инспекции. Начальник инспекции утверждает Положение об ЭК.

Регламент работы ЭК предполагает работу с документами, на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЭК, а так же контроль исполнения принятых решений.

В своей деятельности ЭК инспекции руководствуется Положением об ЭК, согласованным с ЭПК УГАС НСО.

427. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) на этапе формирования документов в делопроизводстве проводится должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства и сохранность документов, под методическим руководством уполномоченного специалиста Государственного архива Новосибирской области.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на государственное хранение; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих дальнейшему хранению.

Дела с отметкой "ЭПК" переформировываются, а выделенные из их состава документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК инспекции.

7.3. Правила оформления дел и передачи дел на архивное хранение

428. Дела инспекции подлежат оформлению при их заведении и, при необходимости, переоформлению не позднее, чем через два года после завершения их в делопроизводстве, а также при подготовке их к архивному хранению.

429. Оформление дел в делопроизводстве проводится соответствующими структурными подразделениями и включает в себя комплекс работ по оформлению титульного листа, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

430. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление, листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование инспекции (фондообразователя), наименование структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

1) в реквизите Наименование инспекции в именительном падеже указывается полное официальное наименование инспекции, принятое на момент формирования дела в делопроизводстве;

2) реквизит Наименование структурного подразделения оформляется в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) инспекции;

3) в реквизите Делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

4) реквизит Заголовок дела переносится из утвержденной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК УГАС НСО, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

5) в реквизите Дата дела указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

431. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

432. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

433 Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника отдела государственного надзора и контроля.

434. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

435. Реквизит Количество пронумерованных в деле листов.

436. Реквизит Срок хранения дела и номер статьи по перечню переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или отраслевом перечне типовых документов; при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

437. Реквизит Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК УГАС НСО (до этого он проставляется карандашом).

438. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

439. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

440. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

441. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

442. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

443. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

444. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

445. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

446. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

447. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

448. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

449. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

450. Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

451. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

452. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

453. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

454. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

455. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

456. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

457. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты Архивный шифр дела и Количество листов в деле на обложках дел временного (до 10 лет включительно) хранения не оформляются.

458. Документы инспекции, в результате проведения экспертизы их ценности отобранные на постоянное хранение, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Новосибирской области как часть Архивного фонда Российской Федерации.

459. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении N 15.

Форма листа-заверителя приведена в Приложении N 16.

Форма внутренней описи дела приведена в Приложении N 17.

7.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов

460. На все завершенные в делопроизводстве инспекции дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными правилами, составляются описи дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу и иные однотипные дела;

- дела, состоящие из специфических, характерных только для инспекции , документов;

- служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел инспекции.

461. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел инспекции , структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником инспекции и представляется вместе с описью дел организации и научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЭПК УГАС НСО.

462. Описательная статья описи дел постоянного хранения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- примечание.

463. Описательная статья описей дел временного (более 10 лет) хранения и по личному составу, помимо элементов, характерных для описей дел постоянного хранения, содержит дополнительную графу "Крайний срок хранения дела".

464. При составлении описи дел инспекции необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- систематизация дел в описи и присвоение номера описи устанавливается архивом инспекции по согласованию с Государственным архивом Новосибирской области.

Как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел инспекции.

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.

465. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел инспекции подписывается ее составителем с указанием его должности и руководителем отдела обеспечения бюджетного процесса и деятельности инспекции .

К описи дел инспекции составляется научно-справочный аппарат, включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).

Опись с научно-справочным аппаратом к ней до ее представления на рассмотрение ЭПК УГАС НСО должна быть рассмотрена и одобрена экспертной комиссией инспекции (ЭК).

После утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу ЭПК УГАС НСО за соответствующий период, описи утверждает начальник инспекции .

Опись дел инспекции - источника комплектования Государственного архива Новосибирской области составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются после утверждения (согласования) ЭПК УГАС НСО и утверждения начальником инспекции в Государственный архив Новосибирской области, а четвертый - остается в качестве контрольного экземпляра в инспекции.

466. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК инспекции одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению начальником инспекции производится после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК УГАС НСО.

467. Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении N 18.

Форма описи дел по личному составу приведена в Приложении N 19.

Образец оформления акта о выделении документов и дел к уничтожению приведен в Приложении N 20.

Заключение

468. Инструкция по делопроизводству содержит основные направления работы с документами в инспекции.

С изменением архивного законодательства, внедрением новых методических рекомендаций по вопросам организации делопроизводства в Российской Федерации возможны дополнения и изменения в Инструкцию, которые будут рассматриваться специалистами инспекции , согласовываться на уровне экспертной комиссии инспекции и экспертно-проверочной комиссии инспекции государственной архивной службы Новосибирской области.

Приложения

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
государственной инспекции по охране
объектов культурного наследия
Новосибирской области

                                ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ

                         ПО ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ

                                  НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                         ПРИКАЗ

 хх.хх.20хх                                                                   N  ХХХ

____________                                                                    _____

                      прик

     В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности  и  организации

работы с документами в государственной инспекции по охране объектов культурного  наследия

Новосибирской области п р и к а з ы в а ю:

     1. Утвердить и ввести  в  действие  прилагаемую  Инструкцию  по   делопроизводству в

государственной  инспекции  по  инспекции  по  охране   объектов     культурного наследия

Новосибирской области.

     2. _________________________________________________________________________________

     3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на _________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Начальник инспекции                       Подпись                            И.О. Фамилия

Визы согласования (на оборотной стороне последнего листа);

Рассылка (на оборотной стороне последнего листа).

                                _________________________

Отметка об исполнителе

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
государственной инспекции по охране
объектов культурного наследия
Новосибирской области

                                ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ

                         ПО ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ

                                  НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                        ПРОТОКОЛ

                              заседания экспертной комиссии

 12.01.2020                                                                         N 1

Председатель                                        - И.О. Фамилия

Секретарь                                           - И.О. Фамилия

Присутствовали:

_______________

члены экспертной комиссии

Начальник отдела государственного

надзора и контроля                                  - И.О. Фамилия    (инициалы и фамилии

Начальник отдела обеспечения

бюджетного процесса и деятельности                  - И.О. Фамилия    в алфавитном

Консультант-юрист                                   - И.О. Фамилия    порядке)

_________________________________________________________________________________________

                    I. О согласовании инструкции по делопроизводству

                   __________________________________________________

                 (фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)

     1. Согласовать Инструкцию по делопроизводству государственной  инспекции  по  охране

объектов культурного наследия Новосибирской области.

     2. Документоведу представить....

                        II. О мерах по обеспечению сохранности...

                   __________________________________________________

                 (фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)

     Принять к сведению ...

Председатель                                 Подпись                        И.О. Фамилия

Секретарь                                    Подпись                        И.О. Фамилия

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
государственной инспекции по охране
объектов культурного наследия
Новосибирской области

                                ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ

                         ПО ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ

                                  НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                        ПРОТОКОЛ

                          заседания Научно-методического совета

                       по сохранению объектов культурного наследия

                             (памятников истории и культуры)

   12.01.2019                                                                       N 1

Председатель           - И.О. Фамилия

Секретарь              - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                                        ПОВЕСТКА:

1.  О  выполнении  плана  работы  Научно-методического  совета  по  сохранению   объектов

культурного наследия (памятников истории и культуры) на 2018 год.

Доклад председателя совета И.О. Фамилия

2. О ...............................

1. СЛУШАЛИ:

     Фамилия И.О. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

     Фамилия И.О. - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель                                 Подпись                        И.О. Фамилия

Секретарь                                    Подпись                        И.О. Фамилия

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
государственной инспекции по охране
объектов культурного наследия
Новосибирской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ					Директору ГБУ Новосибирской области "Государственный архив Новосибирской области" И. О. Фамилия
УЛ. Мичурина, 6, г. Новосибирск, 630099 тел/факс (8-383) 223-05-28/223-08-58
		N
На N		от

Об организации курсов по делопроизводству

Уважаемая Ольга Константиновна!

Просим провести семинар по вопросам организации делопроизводства и работы архива в организациях-источниках комплектования Государственного архива Новосибирской области.

Направляем перечень вопросов, требующих подробного рассмотрения в ходе семинара

Приложение: Перечень вопросов на 5 л. в 1 экз.

Начальник инспекции

Подпись

И.О. Фамилия

Имя Отчество Фамилия

335-81-67

Адрес эл. почты

____________________________________________________________________

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
государственной инспекции по охране
объектов культурного наследия
Новосибирской области

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ АКТ г. Новосибирск 15.05.2020 N 2		УТВЕРЖДАЮ Руководитель администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области
		Подпись	И.О. Фамилия
		Дата

О приеме в эксплуатацию системы

электронного документооборота

Основание: распоряжение администрации Новосибирской области от 03.04.2018 N 101-ра "О создании рабочей группы по внедрению системы электронного документооборота в администрации Новосибирской области"

Составлен рабочей группой:
Руководитель государственно-правового департамента, руководитель рабочей группы	-	И.О. Фамилия
Начальник отдела корреспонденции - канцелярии, заместитель руководителя рабочей группы,	-	И.О. Фамилия
Члены рабочей группы:
Заместитель председателя комитета компьютерных технологий	-	И.О. Фамилия
Консультант-технолог ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь"	-	И.О. Фамилия

Рабочая группа отмечает, что в целях выполнена распоряжения администрации области от 03.04.2008 N 101-ра проделана следующая работа: система электронного документооборота и делопроизводства "Соmpany Media" прошла тестовую эксплуатацию в отделах корреспонденции - канцелярии, подготовки документов, в отделе контроля государственно-правового департамента администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, а также в приемных первого заместителя Губернатора области Юрченко В.А. и других структурных подразделений администрации.

В рамках тестовой эксплуатации системы проведено обследование существующей системы документооборота, сформированы визуальные схемы прохождения документов.

Итоговое испытание новой системы электронного документооборота проведено в отделе корреспонденции - канцелярии 29.07.2018.

В соответствии с государственным контрактом от 31.03.2018 N 30, заключенным между исполнителем ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь" и администрацией Новосибирской области исполнитель выполнил весь объем работ. Замечаний и претензий к качеству выполненных работ рабочая группа не имеет.

Рекомендуем систему электронного документооборота и делопроизводства "Company Media" к внедрению в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - управление делами администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

2-й экземпляр - комитет компьютерных технологий администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

3-й экземпляр - ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь".

Руководитель рабочей группы	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Подпись Подпись Подпись	И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

-----------------------------

ГАРАНТ:

Приложение не приводится