Распоряжение Администрации г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 1 июня 2021 г. N 484-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации г. Улан-Удэ" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Администрации г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 1 июня 2021 г. N 484-р
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации г. Улан-Удэ"

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в Администрации г. Улан-Удэ для совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации г. Улан-Удэ.

2. Структурным подразделениям Администрации г. Улан-Удэ обеспечить разработку Инструкции по делопроизводству.

3. Признать утратившими силу распоряжения Администрации г. Улан-Удэ:

- от 07.08.2012 N 1007-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации г. Улан-Удэ";

- от 26.12.2012 N 1812-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации г. Улан-Удэ".

Мэр г. Улан-Удэ

И.Ю.Шутенков

Утверждена
Распоряжением
Администрации г. Улан-Удэ
от 01.06.2021 N 484-р

Инструкция по делопроизводству в Администрации г. Улан-Удэ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы со служебной документацией в Администрации г. Улан-Удэ в процессе ее деятельности.

Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.

Порядок подготовки, согласование и принятие правовых актов осуществляются в соответствии с Регламентом Администрации г. Улан-Удэ, утвержденным постановлением от 08.06.2020 N 125.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Республики Бурятия и иными нормативными правовыми актами Республики Бурятия, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71, а также в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, Регламентом Администрации г. Улан-Удэ, утвержденным постановлением Администрации г. Улан-Удэ от 08.06.2020 N 125, Положением об Администрации г. Улан-Удэ, утвержденным решением Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 29.08.2019 N 598-55.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, хранения и использования, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется протокольным отделом Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ.

1.5. В Администрации г. Улан-Удэ устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой:

- в протокольном отделе ведется организационная и методическая работа по вопросам документационного обеспечения, осуществляются регистрация и рассылка нормативных правовых актов Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ, прием и регистрация поступающей, отправка исходящей корреспонденции, информационно-справочная работа о прохождении служебной корреспонденции;

- в структурных подразделениях Администрации г. Улан-Удэ осуществляются регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям, хранение документов, формирование дел.

1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации г. Улан-Удэ возлагается на их руководителей.

1.7. Должностные обязанности, права и ответственность работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, переводе на другую должность или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику, при этом составляется акт приема-передачи документов и дел.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При подготовке документов необходимо применять свободно распространяемые бесплатные шрифты размером N 12, 13, 14 пт <1>.

______________________________

<1> Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: "pt").

______________________________

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.3. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.

2.4. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.5. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.6. При подготовке документов используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 <2>:

______________________________

<2> ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", с Изменением N 1. - М.: Стандартинформ, 2018.

______________________________

а) герб города Улан-Удэ;

б) код формы документа;

в) наименование организации;

г) наименование структурного подразделения;

д) наименование должности лица;

е) справочные данные об организации;

ж) наименование вида документа;

з) дата документа;

и) регистрационный номер документа;

к) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) заголовок к тексту;

п) текст документа;

р) отметка о приложении;

с) гриф согласования документа;

т) виза;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) печать;

ц) отметка об исполнителе;

ч) отметка о заверении копии;

ш) отметка о поступлении документа;

э) резолюция;

ю) отметка о контроле;

я) отметка о направлении документа в дело.

2.7. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации г. Улан-Удэ;

"документ" - официальный документ, созданный, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации г. Улан-Удэ, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

III. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы Администрации г. Улан-Удэ оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), для изготовления бланков резолюций используется бумага формата A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148), или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

30 мм - левое (для документов длительных (свыше 10 лет) сроков хранения);

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.2. В Администрации г. Улан-Удэ установлены следующие виды бланков документов:

- бланк постановления главы муниципального образования - мэра г. Улан-Удэ (приложение N 1);

- бланк распоряжения главы муниципального образования - мэра г. Улан-Удэ (приложение N 2);

- бланк постановления Администрации г. Улан-Удэ (приложение N 3);

- бланк распоряжения Администрации г. Улан-Удэ (приложение N 4);

- бланк приказа аппарата Администрации г. Улан-Удэ (приложение N 5);

- бланк протокола (полного и краткого) (приложения N 6, 7);

- бланк письма главы муниципального образования - мэра г. Улан-Удэ (приложение N 8);

- бланк письма Администрации г. Улан-Удэ (приложение N 9);

- бланк письма аппарата Администрации г. Улан-Удэ (приложение N 10).

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Электронные шаблоны документов, используемые в Администрации г. Улан-Удэ, при создании электронных документов по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

3.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.4. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" <3>.

______________________________

<3> Раздел 6 "Бланки документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" с Изменением N 1. - М.: Стандартинформ, 2018.

3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.2.1. Герб города Улан-Удэ.

Изображение герба города Улан-Удэ помещают на бланках документов в соответствии с решением Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 20.10.2005 N 261-32 "Об утверждении изображений герба, флага города Улан-Удэ и Положений "О гербе города Улан-Удэ", "О флаге города Улан-Удэ".

Изображение герба города Улан-Удэ помещается на середине верхнего поля бланка документа над реквизитом

"Администрация г. Улан-Удэ

Буряад Улан Улаан-Yдэ хотын захиргаан"

на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.2.2. Наименование Администрации г. Улан-Удэ.

Наименование Администрации г. Улан-Удэ должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении об Администрации г. Улан-Удэ.

Наименование Администрации г. Улан-Удэ оформляется на русском и на бурятском государственных языках в соответствии со статьей 14 Закона Республики Бурятия от 10.06.1992 N 221-XII "О языках народов Республики Бурятия".

3.2.3. Справочные данные об Администрации г. Улан-Удэ.

Справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

3.2.4. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием отдела, наименованием должности).

3.2.5. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":

- распоряжение (о чем?) о составе комиссии на замещение вакантной должности;

- постановление (о чем?) об утверждении квалификационных требований;

- приказ (о чем?) о предоставлении права подписи;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В приказах заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

3.2.6. Дата документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например:

04.03.2020.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например:

4 марта 2020 г.

3.2.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации г. Улан-Удэ.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

3.2.9. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа не указывается в бланках документов, т.к. в наименовании органа местного самоуправления (Администрация г. Улан-Удэ) присутствует указание на место ее нахождения.

3.2.10. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.2.11. Адресат.

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

Министру экономики Республики Бурятия Кочетовой Е.Н.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

Министерство туризма Республики Бурятия

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. Например:

Министерство экономики Республики Бурятия Отдел инвестиционной политики

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Председателю Комитета по культуре Администрации г. Улан-Удэ Ковалевой И.В.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Например:

г-ну Петрову П.П.

или

г-же Ивановой И.И.

При рассылке документа в структурные подразделения Администрации г. Улан-Удэ адресат указывается обобщенно. Например:

Руководителям структурных подразделений

При рассылке документа не всем структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Например:

Руководителям структурных подразделений (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <4>:

______________________________

<4> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 "О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).

______________________________

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Пример:

Министерство финансов Российской Федерации Ильинка ул., д. 9, Москва, 109097

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес. Например:

	Иванову И.И.
	Ленина ул., д. 55, кв. 1, г. Улан-Удэ, 670000

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru

3.2.12. Гриф утверждения.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

	УТВЕРЖДАЮ
	Мэр г. Улан-Удэ
	_________________		___________________
	(личная подпись)		(инициалы, фамилия)
	03.09.2020

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов "Утверждено (Утверждена, Утверждены или Утвержден)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например:

	Утверждено
	постановлением Администрации г. Улан-Удэ от 03.09.2020 N 100

3.2.13. Текст документа.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Администрация г. Улан-Удэ не возражает").

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Иванович!

Уважаемая Ольга Петровна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

- заключительная этикетная фраза:

С уважением...

3.2.14. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения. Например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение:	1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
	2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение N 2 к постановлению Администрации г. Улан-Удэ от 03.09.2020 N 100

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то оформлять следует так:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложений несколько, они нумеруются. Например:

(Приложение N 1, Приложение N 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо Министерства туризма Республики Бурятия от 05.06.2019 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

3.2.15. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими исполнительными органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа, ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

Согласовано Мэр г. Улан-Удэ
_________________		_________________________
(подпись)		И.О. Фамилия
03.09.2020

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:

Согласовано

Профсоюзным комитетом

Администрации г. Улан-Удэ

(протокол от _________ N ___)

Представляемые на подпись документы визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе.

3.2.16. Виза.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

В служебных письмах визы проставляются на документе, помещаемом в дело.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.2.17. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются мэром г. Улан-Удэ или по его поручению первым заместителем мэра.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются мэром г. Улан-Удэ или его заместителями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), его собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Мэр г. Улан-Удэ

подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например:

Мэр г. Улан-Удэ

Подпись

И.О. Фамилия

Председатель Комитета по культуре

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

И.о. мэра г. Улан-Удэ

Подпись

И.О. Фамилия

Исполняющий обязанности мэра г. Улан-Удэ

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

3.2.18. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

В соответствии с законодательством Российской Федерации <5> отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи включает изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

______________________________

<5> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956).

______________________________

	Документ подписан Электронной подписью
МЭР		И.О. Фамилия
	Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2020 по 01.12.2021

3.2.19. Печати и штампы.

3.2.19.1. Печать заверяет подлинность подписи должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяются печатью, печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Администрация города имеет одну печать с изображением Государственного герба Республики Бурятия (далее - гербовая печать).

Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности или соответствия копий документов подлинникам. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

В Администрации города гербовой печатью заверяются подписи мэра, первого заместителя мэра, заместителя мэра - руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ, заместителя руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ, начальника отдела учета и отчетности Администрации г. Улан-Удэ, а также других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Администрации г. Улан-Удэ предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовой печатью удостоверяются:

- все виды договоров и соглашений, заключаемых Администрацией с другими организациями в пределах компетенции;

- финансовые документы и отчеты, представляемые в Комитет по финансам Администрации г. Улан-Удэ, налоговые и статистические органы, фонды;

- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

- документы по материально-техническому обеспечению и снабжению;

- акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

- акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

- гарантийные письма;

- доверенности;

- характеристики муниципальных служащих (сотрудников);

- представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

- трудовые книжки, свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

- другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, гербовая печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

В финансовых документах гербовая печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В Администрации могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретных отделов, с названием конкретных действий без государственной символики.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

Гербовая печать хранится у начальника отдела учета и отчетности Администрации г. Улан-Удэ.

Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовой печати возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения заместителя мэра - руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ не допускается.

Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

3.2.19.2. В Администрации г. Улан-Удэ штамп с факсимильным воспроизведением подписи (далее - факсимиле) может иметь мэр г. Улан-Удэ. Штамп факсимиле изготавливается по решению мэра г. Улан-Удэ. Штамп факсимиле передается по акту приема-передачи, хранится у заместителя мэра - руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ.

Факсимиле может использоваться для заверения:

- поздравительных, приветственных, благодарственных писем, Почетной грамоты Администрации г. Улан-Удэ, дипломов, юбилейных адресов, приглашений, извещений;

- информационных писем, справок, поручений, резолюций;

- аттестационных и экзаменационных листов муниципальных служащих.

Применение факсимиле не допускается на следующих видах документов:

- карточка с образцами подписи;

- доверенность;

- договор, за исключением случаев, установленных законом;

- платежные документы;

- постановление, распоряжение Администрации города;

- письменный ответ на обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

- наградные документы.

Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

3.2.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Например:

Иванов Иван Иванович,

Правовой комитет,

главный специалист,

+7(301) 222-22-22, Ivanov@ulan-ude-eg.ru.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или при отсутствии места - на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. В письмах исполнителем указывается начальник отдела и непосредственный исполнитель (специалист).

3.2.21. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно
Начальник протокольного отдела Администрации г. Улан-Удэ	Подпись	И.О. Фамилия	Печать
Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:

Подлинник документа находится в деле Администрации г. Улан-Удэ N 01-20-03 за 2020 год.
Верно
Ведущий специалист _________	Подпись _______	И.О. Фамилия _______________
Дата __________	Печать ________

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

3.2.22. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

3.2.23. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции (специальном бланке формата А6) или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Например:

Петровой М.И. Прошу подготовить ответ заявителю к 30.09.2020 Личная подпись Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

3.2.24. Отметка о контроле.

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

3.2.25. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

В дело N 01-01-24-в2308
Начальник протокольного отдела
Подпись _____________	Дата ____________

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений

4.1. Правовые акты Администрации издаются в виде постановлений и распоряжений.

Постановления (распоряжения) главы муниципального образования - мэра г. Улан-Удэ и Администрации г. Улан-Удэ печатаются на бланках размером шрифта 12 - 14. Постановление (распоряжение) имеют следующие реквизиты:

Герб г. Улан-Удэ помещается на верхнем поле бланка документа.

Наименование "РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ" печатается на русском и бурятском языках прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом, наименование организации - "АДМИНИСТРАЦИЯ г. УЛАН-УДЭ" печатается на русском и бурятском языках прописными буквами размером шрифта 12 - 14 и выделяется полужирным шрифтом.

Наименование вида документа - "ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)" печатается на русском языке прописными буквами размером шрифта 14 и выделяется полужирным шрифтом, выравнивается посередине.

Реквизиты следует печатать на одном уровне слева на русском языке, справа на бурятском языке.

Дата и номер документа располагаются на одной строке.

Заголовок печатается с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст постановления состоит, как правило, из двух частей - вводной (преамбулы) и постановляющей. Вводная часть является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. Вводная часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Преамбула заканчивается словом "постановляю" с двоеточием (без кавычек). При этом слово "постановляю" печатается полужирным шрифтом в разрядку строчными буквами, отделяя таким образом вводную часть документа от распорядительной.

Постановляющая часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований.

Постановляющая часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Исполнитель указывается в дательном падеже. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения до конкретных исполнителей.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте обязательно делается ссылка на них.

Подпись отделяется от текста 1 - 3 межстрочными интервалами и печатается в 1 строку. Слова "Мэр г. Улан-Удэ" печатаются от левой границы текстового поля. Инициалы имени и отчества, фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к постановлениям (распоряжениям) печатаются на отдельных листах бумаги и нумеруются, если их более одного.

4.1.2. Постановления, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Регистрация постановлений и распоряжений ведется по основной деятельности и по личному составу. Постановления, касающиеся основной деятельности, нумеруется цифрой, распоряжения нумеруются цифрой с добавлением буквенного обозначения:

"р" - по основной деятельности;

"лс" - о приеме, переводе, увольнении - срок хранения 50 лет;

"к" - об отпусках, командировках, дежурствах - срок хранения - 5 лет;

"д" - дисциплинарные взыскания - срок хранения - 3 года.

4.2. К листам согласования прилагаются проекты постановлений (распоряжений) с пояснительной запиской, скрин-копией размещения правового акта на сайте ОМСУ, списком рассылки, комплектом сопроводительных документов (ходатайства и других поясняющих документов, копии ранее принятого правового акта, в который вносятся изменения данным проектом).

Пояснительная записка должна содержать:

- обоснование необходимости принятия акта и пояснения о состоянии законодательства в данной сфере;

- характеристику содержания проекта, его принципиально новых положений, ожидаемых результатов применения;

- предмет, цели и основные положения проекта;

- справку о состоянии законодательства по данному вопросу;

- экономическое обоснование;

- прогнозы ожидаемых последствий их реализации;

- перечень правовых актов, в которые необходимо внести изменения и дополнения либо которые необходимо признать утратившими силу;

- результат проведенной работы по анализу коррупциогенности проекта правового акта и вывод об отсутствии в нем коррупциогенных факторов.

4.3. Проекты правовых актов Администрации, направленные на согласование руководителям структурных подразделений, подлежат рассмотрению и согласованию в срок не более двух рабочих дней, заместителем мэра г. Улан-Удэ - руководителем аппарата Администрации и Правовым комитетом - не более трех рабочих дней, если иное не предусмотрено правовыми актами Администрации г. Улан-Удэ.

4.4. Проекты постановлений Администрации, имеющие нормативный характер, затрагивающие права и обязанности неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, в обязательном порядке направляются в Прокуратуру Республики Бурятия, за исключением правовых актов, связанных с кадровыми изменениями.

Разработчики направляют проект постановления Администрации с приложением пояснительной записки, листа согласования, заключения Правового комитета в Прокуратуру Республики Бурятия для согласования и дачи заключения.

4.5. Согласованные проекты правовых актов Администрации поступают в протокольный отдел в электронном виде.

Протокольный отдел проверяет:

- комплектность правовых актов (текст и приложения к нему), наличие необходимых виз согласования, замечаний, заключений по проекту;

- комплектность сопроводительных документов;

- соответствие оформления проектов правовых актов требованиям Инструкции по делопроизводству;

- наличие полного текста правового акта и приложений к нему в электронном виде.

4.6. Протокольный отдел осуществляет оформление проекта правового акта на бланке Администрации в день его поступления, направляет на подпись мэру г. Улан-Удэ.

Подписанные правовые акты Администрации регистрируются протокольным отделом в день их поступления.

4.7. Правовые акты Администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, учредителем которых выступает муниципальное образование, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

Иные правовые акты Администрации вступают в силу со дня их подписания, если действующим законодательством, Уставом городского округа "Город Улан-Удэ" или самим правовым актом не предусмотрен иной срок.

4.8. Официальным опубликованием считается публикация правового акта в официальном периодическом печатном издании "Муниципальный вестник города Улан-Удэ".

Объемные графические и табличные приложения к правовому акту не приводятся в печатном издании "Муниципальный вестник". Полный текст правового акта размещается на официальном сайте органов местного самоуправления города Улан-Удэ.

4.9. Выдачу заверенных копий нормативных правовых актов Администрации г. Улан-Удэ осуществляет протокольный отдел в соответствии с запросом в течение 30 дней со дня его регистрации.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

4.1. Подготовка и оформление приказов

4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Администрации г. Улан-Удэ и ее структурных подразделений.

4.1.2. Проект приказа до подписания подлежит согласованию с заинтересованными отделами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

4.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение N 5).

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Регистрация приказов ведется по основной деятельности и по личному составу. Приказы, касающиеся основной деятельности, нумеруются цифрой, приказы по личному составу нумеруются цифрой с добавлением буквенного обозначения.

"лс" - приказы о приеме, переводе, увольнении - срок хранения 50 лет;

"к" - приказы об отпусках, командировках, дежурствах - срок хранения - 5 лет.

Регистрация приказов производится в день подписания.

4.1.4. Приказ печатается на бланке установленной формы единым шрифтом Times New Roman Cyr размером N 14 через 1 - 2 интервала и имеет следующие реквизиты:

Герб города Улан-Удэ.

Наименование структурного подразделения.

Наименование вида документа - "ПРИКАЗ".

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Например: 25 августа 2020 г. N 85, или 25.08.2020 N 85.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например: Об утверждении должностной инструкции

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в соответствии" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

4.2. Протокол

4.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

4.2.2. В Администрации города протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.2.3. Текст полного протокола (приложение N 6), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в водной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.2.4. Текст краткого протокола (приложение N 7) также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Например:

Присутствовали:

Руководители структурных подразделений.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.2.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных и экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Министерстве.

4.2.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям, структурным подразделениям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

4.2.7. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

- вид документа - ПРОТОКОЛ (слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру);

- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.3. Служебные письма

4.3.1. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма Администрации г. Улан-Удэ. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях - отметка о приложении.

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма".

Наименование вида документа ("письмо") и разновидность письма (например, "просьба", "информационное", "сопроводительное", "запрос", "напоминание") в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

4.3.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимо связаны.

4.3.3. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например:

"Администрация города считает...", "Администрация города рассмотрела...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением..." в заключительной части письма перед подписью.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, органов местного самоуправления муниципальных образований Республики Бурятия, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях, уставах).

В реквизитах "Адрес" и "Подпись" сокращения не допускаются. Инициалы располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите "Подпись"). В протоколах, актах, выписках при перечислении фамилий инициалы следует располагать после фамилий.

4.3.4. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

V. Особенности организации делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации города, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

5.1. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". На съемных носителях информации пометка и другие учетные реквизиты проставляются любым доступным способом.

5.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и материалах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем или руководителем структурного подразделения и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

5.3. Открытое опубликование или распространение служебной информации ограниченного распространения допускается только после снятия в установленном порядке введенных ограничений.

5.4. Делопроизводство и архивное хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с учетом требований, предъявляемых к общему делопроизводству и архивному хранению.

5.5. На документах (проектах документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе правовых актах (проектах правовых актов) проставляется пометка "Для служебного пользования". Проставление пометки "Для служебного пользования" осуществляется исполнителем документа или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, исходя из его содержания. Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа или на обложке и титульном листе документа.

5.6. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с другими несекретными документами. При этом после регистрационного номера проставляется пометка "ДСП". При автоматизированном учете входящие и подготовленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются отдельно от несекретных документов с проставлением после присвоенного учетного номера пометки "ДСП" (электронная копия документа при этом не создается).

5.7. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы передаются для учета сотруднику, ответственному за учет документов с пометкой "Для служебного пользования".

5.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

5.9. Документ с пометкой "Для служебного пользования" передается сотрудником, ответственным за прием и учет таких документов, другому сотруднику под расписку, оформленную согласно типовой форме учета выдачи документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 11). Запрещается непосредственно передавать документы с пометкой "Для служебного пользования" другому сотруднику без отражения в формах учета.

5.10. Документы с пометкой "Для служебного пользования" копируются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя (лица, его замещающего).

В случае необходимости копирования (тиражирования) полученного документа с пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа документа (его приложений) исполнителем от руки производится запись о количестве экземпляров копий, а также адрес рассылки, дата и подпись.

5.11. После регистрации документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, подлежащие отправке фельдъегерской или специальной связью, а также нарочным, вкладываются в пакет, на скрепляющем клапане которого после заклеивания конверта проставляется четкий оттиск печати "Для пакетов".

VI. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.1. Вся корреспонденция, поступившая в Администрацию, обрабатывается, регистрируется и распределяется протокольным отделом Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ в день поступления. Корреспонденция, поступившая в течение последних 30 мин. рабочего дня, - на следующий рабочий день.

6.1.2. Электронный документооборот с органами исполнительной власти осуществляется в соответствии с Регламентом работы в СЭД ОГВ, утвержденным приказом Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия от 24.05.2013 N 73§2 "О Регламенте работы в Системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия".

6.1.3. В целях реализации полномочий и обеспечения обмена информацией между органами местного самоуправления города Улан-Удэ и структурными подразделениями Администрации г. Улан-Удэ внедрена автоматизированная муниципальная информационная система электронного документооборота (далее - Система).

Ввод документов в Систему осуществляется по мере их поступления или создания пользователями Системы.

Регистрацию, первичную обработку и отправку электронных документов осуществляют специалисты, ответственные за делопроизводство в структурном подразделении.

Электронные документы, зарегистрированные в Системе и направляемые в организации, не подключенные к Системе, доставляются адресатам электронной почтой, факсом, на бумажном носителе и т.д. лицом, ответственным за отправку корреспонденции.

Электронные документы, обрабатываемые в Системе, подписываются электронными подписями. Руководящий состав Администрации и структурных подразделений использует квалифицированную электронную подпись. Остальные пользователи при подписании используют неквалифицированные (простые) электронные подписи.

В случае если документ поступил в структурное подразделение на бумажном носителе, такой документ подлежит переводу в электронный вид путем сканирования.

После окончания сканирования ответственный за делопроизводство проверяет качество отсканированного образа и правильность прикрепления к карточке документа (наличие и порядок всех листов, приложений, соответствие содержания теме письма). После сканирования и создания электронных образов документов с бумажного носителя они включаются в Систему.

Электронный документ в Системе, созданный в результате сканирования документа на бумажном носителе, признается копией данного документа.

6.2. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей почтовой и фельдъегерской связью

6.2.1. Вся корреспонденция на бумажных носителях в течение рабочего дня поступает в протокольный отдел Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ (далее - протокольный отдел).

6.2.2. При приеме поступающей внешней корреспонденции в протокольный отдел проверяется:

- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

6.2.3. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" ("Private") - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - в протокольный отдел.

6.2.4. В протокольном отделе проверяются наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах.

6.2.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

- если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;

- к обращениям граждан;

- к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.

Остальные конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению.

6.2.6. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

6.2.7. Полученный документ регистрируется в системе электронного документооборота. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Администрации г. Улан-Удэ, дату и регистрационный номер.

6.2.8. Доставка документов в Администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

6.2.9. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

6.2.10. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.2.11. Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующий отдел - исполнителю.

6.2.12. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

- ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры, информации;

- пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки;

- дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией;

- рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.;

- документы с пометкой "Лично";

- документы на иностранных языках без перевода.

6.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.3.1. Документы, отправляемые Администрацией города, передаются почтовой связью, через СЭД ИОГВ и СЭД "Тезис".

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется протокольным отделом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

6.3.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются настоящей инструкцией с учетом функционирующих в Администрации технических и программных средств.

6.3.3. Телеграммы, составляемые в отделах, принимаются отделом обеспечения деятельности завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления для регистрации и последующей отправки.

6.3.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

VII. Формирование документального фонда организации

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в Архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу.

7.1. Составление номенклатур дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях Администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации, их виды, состав, содержание.

7.1.3. Номенклатура дел отдела составляется (не позднее 1 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с лицом, ответственным за архив отдела, и представляется в протокольный отдел Администрации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (далее - Правила хранения).

7.1.4. Сводная номенклатура дел аппарата Администрации города составляется протокольным отделом Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ, в структурных подразделениях - сотрудниками, ответственными за делопроизводство, при методической помощи архивного отдела Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ.

7.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается начальником протокольного отдела, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации города, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства культуры Республики Бурятия и утверждается (не позднее конца текущего года) заместителем мэра - руководителем аппарата Администрации г. Улан-Удэ либо лицом, его замещающим. Составляется номенклатура дел не реже одного раза в 5 лет.

7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел протокольного отдела Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ. Второй - находится в архивном отделе Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ (приложение N 11).

7.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

7.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.

7.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия управлений (отделов) структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой подразделения.

7.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений Администрации города.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации города или структурном подразделении цифрового обозначения управления (отдела) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

01-05, где 01 - обозначение отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти и учреждений.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы о представлении к награждению муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с министерствами и ведомствами по основным (профильным) направлениям деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Улан-Удэнским городским Советом депутатов по основным вопросам деятельности

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций муниципальных образований

Республики Бурятия по бюджету 2020 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты по кадрам (Ф.N1 ГС(ГЗ)).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Т. 1.

11.01.2017 - 30.06.2017

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2011 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти для продолжения и др.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде, с указанием наименования информационной системы:

"Электронные документы. СЭД ОМСУ города Улан-Удэ".

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

7.1.10. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

7.1.11. Вновь созданный или реорганизованный отдел должен в месячный срок разработать номенклатуру дел. Номенклатура дел вновь созданного отдела согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 7.1.5 Инструкции и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел.

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в Администрации г. Улан-Удэ, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отделах, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

7.2.6. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих отделов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

7.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 12); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 13); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 14), установленных Правилами хранения <6>; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

______________________________

<6> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам хранения.

7.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование структурного подразделения Администрации города (фондообразователя), наименование управления (отдела), номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование структурного подразделения Администрации города указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование отдела - записывается название управления (отдела) в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования - архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

7.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 14).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД ОМСУ города Улан-Удэ в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта.

7.2.12. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

7.3. Организация оперативного хранения документов

7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Администрации.

7.3.2. Выдача дел другим отделам производится с разрешения начальника отдела, ответственного за делопроизводство. Выдача дел сотрудникам отделов для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается отдел, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отделов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения или его заместителей по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ как часть Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков ведомственного хранения, установленного федеральным законодательством об архивном деле.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к муниципальной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Администрация образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Администрации включает работу лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации г. Улан-Удэ.

Упорядочение архивных документов и передача их на хранение в архив производятся работниками протокольного отдела Администрации г. Улан-Удэ или на основании закупки соответствующей услуги для муниципальных нужд.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Администрации.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая ЭК.

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем структурного подразделения. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. В каждом управлении (отделе) описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив Администрации. По этим описям документы сдаются в архив Администрации.

Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, которую готовит архив Администрации и по которой он сдает дела на муниципальное хранение в архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ.

8.1.12. Описи дел отделов составляются по формам (приложения N 16, 17), установленным Правилами хранения <7>, и представляются в архив Администрации не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

______________________________

<7> Приложения N 23, 24 к Правилам хранения.

8.1.13. Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний"; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.16. Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности, утверждается начальником отдела.

8.1.17. Опись дел отдела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Администрации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению по форме (приложение N 20), установленной Правилами хранения <8>, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем структурного подразделения либо лицом, его замещающим, только после утверждения ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

______________________________

<8> Приложение N 21 к Правилам хранения.

8.1.19. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

8.1.20. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста отдела обеспечения деятельности, и датой:

"Уничтожено. См. акт N ____ от _________. Подпись, инициалы, фамилия".

8.1.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.1.22. Акты об уничтожении передаются в архивный отдел Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ и хранятся в структурном подразделении (приложение N 15).

8.2. Подготовка и передача документов в архив

8.2.1. В архив Администрации г. Улан-Удэ передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранению и передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.4. В период подготовки дел к передаче в архив Администрации г. Улан-Удэ лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.

8.2.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за ведение архива Администрации г. Улан-Удэ, в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лиц, принимающих и передающих дела.

Вместе с делами в архив Администрации г. Улан-Удэ передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

8.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления постановления главы муниципального образования - мэра г. Улан-Удэ

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ "ГОРОД УЛАН-УДЭ" Глава муниципального образования - Мэр г. Улан-Удэ

БУРЯАД УЛАС ХОТЫН ТОЙРОГ "УЛААН-YДЭ ХОТО" Нютагай засагай байгууламжын толгойлогшо - Улаан-Yдэ хотын Засаг дарга

Постановление

"__" ____________

N _______

О внесении изменения в постановление Администрации г. Улан-Удэ

Констатирующая часть

постановляю:

Распорядительная часть

(состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов, которые включают в себя:)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1.

1.2. - конкретные поручения

и т.д.

2. Срок исполнения

3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)

Мэр г. Улан-Удэ

Личная подпись

И.О. Фамилия

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления распоряжения главы муниципального образования - мэра г. Улан-Удэ

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ "ГОРОД УЛАН-УДЭ" Глава муниципального образования - Мэр г. Улан-Удэ

БУРЯАД УЛАС ХОТЫН ТОЙРОГ "УЛААН-YДЭ ХОТО" Нютагай засагай байгууламжын толгойлогшо - Улаан-Yдэ хотын Засаг дарга

Распоряжение

"__" _____________

N _____

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Мэр г. Улан-Удэ _________________

Личная подпись _______

И.О. Фамилия _______

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления постановления Администрации г. Улан-Удэ

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ

БУРЯАД УЛАС УЛААН-YДЭ ХОТЫН ЗАХИРГААН

Постановление

"__" _____________

N _____

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления распоряжения Администрации г. Улан-Удэ

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ

БУРЯАД УЛАС УЛААН-YДЭ ХОТЫН ЗАХИРГААН

Распоряжение

"__" _____________

N _____

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления приказа аппарата

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ Г. УЛАН-УДЭ

БУРЯАД УЛАС УЛААН-YДЭ ХОТЫН ЗАХИРГААНАЙ АЛБАН ГАЗАР

Приказ

"__" _____________

N _____

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления полного протокола

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ

БУРЯАД УЛАС УЛААН-YДЭ ХОТЫН ЗАХИРГААН

Протокол рабочего совещания по подготовке и проведению Всероссийской переписи населения на территории г. Улан-Удэ

"__" _____________ 20__ г.

N _____

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Председательствующий - И.О. Фамилия Секретарь - И.О. Фамилия Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О подготовке и проведении Всероссийской переписи населения на территории г. Улан-Удэ. 2. Обсуждение проблемных вопросов.
1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия - краткая запись выступления И.О. Фамилия - краткая запись выступления РЕШИЛИ: 1.1. 1.2. ... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:
Председательствующий __________		Подпись __________		Расшифровка подписи __________________________
Секретарь __________		Подпись __________		Расшифровка подписи __________________________

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления краткого протокола

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ

БУРЯАД УЛАС УЛААН-YДЭ ХОТЫН ЗАХИРГААН

Протокол планерного совещания в Администрации города

"__" _____________ 20__ г.	N _____
г. Улан-Удэ

Председательствующий _____________________________	-	И.О. Фамилия _____________________________
Присутствовали:
Наименование должности _____________________________	-	И.О. Фамилия _____________________________
Наименование должности _____________________________	-	И.О. Фамилия _____________________________
Наименование должности _____________________________	-	И.О. Фамилия _____________________________
Наименование должности _____________________________	-	И.О. Фамилия Инициалы и фамилии в алфавитном порядке
I. Оперативные вопросы _______________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

II. Поручения мэра _______________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

Заместитель мэра - руководитель аппарата Администрации г. Улан-Удэ

И.О. Фамилия

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления письма главы муниципального образования - мэра г. Улан-Удэ

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ "ГОРОД УЛАН-УДЭ" Глава муниципального образования - Мэр г. Улан-Удэ

БУРЯАД УЛАС ХОТЫН ТОЙРОГ "УЛААН-YДЭ ХОТО" Нютагай засагай байгууламжын толгойлогшо - Улаан-Yдэ хотын Засаг дарга

Ленина ул., д. 54, г. Улан-Удэ, 670000, тел.: (3012) 21-44-55 факс: (3012)21-60-97, e-mail: protocol@ulan-ude-eg.ru, http://www.ulan-ude-eg.ru

от _____________________ N ________________ на N __________________ от ________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

исп. ФИО тел. эл. адрес

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления бланка письма Администрации г. Улан-Удэ

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ

БУРЯАД УЛАС УЛААН-YДЭ ХОТЫН ЗАХИРГААН

Ленина ул., д. 54, г. Улан-Удэ, 670000, тел.: (3012) 21-44-55 факс: (3012) 21-60-97, e-mail: protocol@ulan-ude-eg.ru, http://www.ulan-ude-eg.ru

от _____________________ N ________________ на N __________________ от _________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

исп. ФИО тел. эл. адрес

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Образец оформления бланка письма аппарата Администрации г. Улан-Удэ

РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ Г. УЛАН-УДЭ

БУРЯАД УЛАС УЛААН-YДЭ ХОТЫН ЗАХИРГААНАЙ АЛБАН ГАЗАР

Ленина ул., д. 54, г. Улан-Удэ, 670000, тел./факс: (3012) 21-45-07 e-mail: apparatuu@ulan-ude-eg.ru, http://www.ulan-ude-eg.ru

от _____________________ N ________________ на N __________________ от ________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

исп. ФИО тел. эл. адрес

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Форма номенклатуры дел Администрации г. Улан-Удэ

АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ	УТВЕРЖДАЮ Заместитель мэра - руководитель аппарата Администрации г. Улан-Удэ
	Подпись		Расшифровки подписи
	Дата ____________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела _____________		Подпись ____		Расшифровка подписи _________
Дата __________
Виза лица, ответственного за архив
Согласовано			Согласовано

_____________________________		________________________
Протокол ЭК от ___________ N _____		Протокол ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия от ______________ N ______

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в Администрации г. Улан-Удэ

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник отдела		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего сведения		Подпись		Расшифровка подписи
Дата _______

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

____________________________________		Ф. N ___________
___________________________________		Оп. N ___________
(наименование архивного учреждения)		Д. N ___________

наименование структурного подразделения

ДЕЛО N ____________ ТОМ N ______

(заголовок дела)

(крайние даты)

Ф. N _______________		На		листах
Оп. N ______________		Хранить
Д. N _______________

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N ___________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист(ов), (цифрами и прописью) с N ___________________________ по N ____________________________ в том числе: литерные номера листов __________________________________________ пропущенные номера листов _______________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности работника		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов дела N ________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого		документов
	(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи	______________________________
	(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела	Подпись	Расшифровка подписи
Дата ____

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ

УТВЕРЖДАЮ

АКТ				Заместитель мэра - руководитель аппарата Администрации г. Улан-Удэ
_________________	N	_____________		____________	_________________
_________________________________				Подпись	Расшифровка
(место составления)				Дата
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании
___________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ___________________ (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого				дел за		годы
		(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ___________________________ N ___________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов		Подпись		Расшифровка подписи
Дата ____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ________ N ___________

Документы в количестве ___________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _______________________ кг сданы в _________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N _________

Наименование должности работника, сдавшего документы		Подпись		Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы		Подпись		Расшифровка подписи
Дата ______

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

АДМИНИСТРАЦИЯ г. УЛАН-УДЭ		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель мэра - руководитель аппарата Администрации г. Улан-Удэ
				И.О. Фамилия
		"__" ________________ 20__ г.
ФОНД N __________

Опись N _________ дел постоянного хранения за ____ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название разделов

В данный раздел описи внесено				дел
		(цифрами и прописью)
с N __________________________ по N ________________________, в том числе: литерные номера: _______________________________________________ пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО

Утвержден

Протокол ЭК	Протокол ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия
от ________________ N ____	от ________________ N ____

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
Администрации г. Улан-Удэ

Форма описи дел по личному составу

АДМИНИСТРАЦИЯ г. УЛАН-УДЭ		УТВЕРЖДАЮ
		Заместитель мэра - руководитель аппарата Администрации г. Улан-Удэ
				И.О. Фамилия
		"__" __________________ 20__ г.

ФОНД N __________

Опись N _________ дел по личному составу за ____ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено				дел
		(цифрами и прописью)

с N _________________________ по N __________________, в том числе: литерные номера: _______________________________________________ пропущенные номера: ___________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

Протокол ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия

от __________________ N ____

от _________________ N ____