Приложение. Форма проверочного листа (список контрольных вопросов), используемый при проведении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия)

Приложение
к приказу Министерства
культуры и духовного развития
Республики Саха (Якутия)
от 9 февраля 2022 г. N 70-ОД

	QR-код

Форма проверочного листа
(список контрольных вопросов), используемый при проведении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия)

Наименование органа государственного контроля (надзора)	Министерство культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия)
Вид государственного контроля (надзора)	Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия)
Дата заполнения проверочного листа
Наименование контрольного (надзорного) мероприятия
Должность, ФИО должностного лица, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего проверочный лист
Контролируемое лицо (наименование и адрес юридического лица, ИНН, ОГРН)
Вид (виды) деятельности контролируемого лица
Присвоенная контролируемому лицу категория риска
Место проведения контрольного (надзорного) мероприятия
Реквизиты решения о проведении контрольного (надзорного) мероприятия
Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия и дата присвоения учетного номера в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий

Перечень
вопросов, отражающих содержание обязательных требований и (или) требований, установленных муниципальными правовыми актами, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований, составляющих предмет проверки

N п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Ответ на вопрос (да/нет)	неприменимо	Примечание
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1	Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения)	Статьи 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3 - 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила 2015 г.)
2	Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в том числе документов по личному составу	Статьи 13, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил 2015 г.
3	Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов	Статья 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 2.15 - 2.29 Правил 2015 г.
4	Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией Уполномоченного органа в сфере архивного дела и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел	Пункты 4.14 - 4.18 Правил 2015 г.
5	Наличие инструкции по делопроизводству	Статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Постановление Правительства РС (Я) от 04.04.2017 г. N 105 "Об утверждении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия); Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 44 (зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2018 N 51922)
Организация хранения документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов организации
6	Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов	Пункт 2.49 Правил 2015 г.
7	Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	Пункты 2.14-2.15, 2.20, 2.23 Правил 2015 г.
8	Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?	Пункты 2.21, 2.35-2.36 Правил 2015 г.
9	Наличие постеллажного топографического указателя	Пункты 2.37 - 2.38 Правил 2015 г.
10	Наличие пофондового топографического указателя (при большом количестве фондов)	Пункты 2.37 - 2.38 Правил 2015 г.
11	Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	Пункт 2.24 Правил 2015 г.
12	Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	Пункты 2.25, 2.34 Правил 2015 г.
13	Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима	Пункт 2.26 Правил 2015 г.
14	Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?	Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?
15	Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?	Пункт 2.33. Правил 2015 г.
16	Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?	Пункты 2.39 - 2.43 Правил 2015 г.
17	Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов	Пункт 2.43 Правил 2015 г.
18	Наличие акта об утрате документов, рассмотренного экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска	Пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил 2015 г.
19	Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов	Пункт 2.45. Правил от 31.03.2015 N 526
20	Выдача документов из архивохранилища регистрируется ли в книге выдачи дел и оформляется заказом (служебной запиской) на выдачу дел?	Пункт 2.46 Правил 2015 г.
21	Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование?	Пункт 2.46 Правил от 31.03.2015 N 526
22	Используются ли карты-заместители дела при выдаче архивных дел?	Пункт 2.47 Правил 2015 г.
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
23	Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия)	Пункты 3.1, 3.2, 3.12 Правил 2015 г.
24	Наличие книги учета поступления и выбытия дел документов установленной формы	Пункты 3.6 - 3.7 Правил 2015 г.
25	Наличие, оформление и комплектность описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел постоянного хранения, электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, утвержденных и согласованных ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела	Пункты 3.6, 3.10, 4.10-4.12, 4.19, 4.31-4.34, 5.5 Правил 2015 г. (приложения N 14, 15, 16, 17, 18)
26	Наличие списка фондов установленной формы	Пункты 2.3., 3.3., 3.6., 3.8. Правил 2015 г.
27	Наличие дела фонда	Пункт 3.15 Правил 2015 г.
28	Наличие листа фонда установленной формы	Пункты 3.6, 3.9 Правил 2015 г. (приложение N 13)
29	Наличие реестра описей установленной формы	Пункты 3.6, 3.11 Правил 2015 г. (приложение N 19)
30	Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?	Статья 19 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 3.14 - 3.15 Правил 2015 г.
31	Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации (предприятия, учреждения)	Пункты 2.43, 3.15 Правил 2015 г.
32	Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы	Пункты 2.43, 3.15 Правил 2015 г.
33	Наличие актов о неисправимых повреждениях архивных документов	Пункт 3.15 Правил 2015 г.
Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
34	Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов	Статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Пункт 4.4. Правил 2015 г.
35	Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний	Пункты 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 4.7 - 4.11 Правил 2015 г.
36	Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации, упорядочения документов	Пункты 4.3-4.6, 4.10-4.11 Правил 2015 г.
37	Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?	Пункты 3.15., 4.3.-4.6., 4.10.-4.13 Правил 2015 г.
38	Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)	Пункты 3.15, 4.12-4.13 Правил 2015 г.
39	Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)	Статьи 16, 20 Федерального закона от состояние архивных документов и 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 2.9-2.11, 3.1, 3.3-3.4, 4.19-4.30, 4.34 Правил 2015 г.
40	Наличие графика передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) от структурных подразделений, утвержденного руководителем.	Пункты 4.33-4.34 Правил 2015 г.
41	Соблюдение порядка приема-передачи дел, в том числе электронных документов, в архив из структурных подразделений	Пункты 4.33-4.34 Правил 2015 г.
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях
42	Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?	Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 5.2., 5.20 Правил 2015 г.
43	Наличие исторической справки к фонду	Пункт 5.6 Правил 2015 г.
44	Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие журнала (базы данных) регистрации поступающих запросов	Пункт 5.8 Правил 2015 г.
45	Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов пользователей о предоставлении информации	Пункты 5.9 - 5.11 Правил 2015 г.
46	Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий, а также порядок получения их пользователями?	Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 5.11 - 5.18 Правил 2015 г.
47	Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов	Пункт 5.17. Правил 2015 г.
48	Наличие разрешения руководителя организации (учреждения, предприятия) на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов	Пункт 5.17. Правил 2015 г.
49	Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?	Пункт 5.19. Правил 2015 г.
50	Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива	Пункт 5.19. Правил 2015 г.
Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив
51	Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	Статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 4.1-4.2, 6.5 Правил 2015 г.
52	Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации, учреждения, предприятия)	Пункт 6.5 Правил 2015 г.
53	Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче в государственный (муниципальный) архив	Пункты 3.15, 6.8 Правил 2015 г.
54	Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	Статья 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; пункты 6.6-6.8 Правил 2015 г.
55	Предусмотрено ли организацией (учреждением, предприятием) участие представителя государственного (муниципального) архива в составе ликвидационной комиссии в случае реорганизации или ликвидации организации?	Пункты 7.1-7.2 Правил 2015 г.
56	Наличие акта приема-передачи документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним (при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации).	Пункт 7.2 Правил 2015 г.

Указывается: "да", "нет" либо "н/р" - в случае, если требование на юридическое лицо (индивидуального предпринимателя) не распространяется.

Примечание.

За нарушение указанных обязательных требований установлены следующие меры ответственности:

Статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) устанавливает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Данной статьей предусмотрены следующие виды административных наказаний.

Влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;

на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 (указание мер ответственности и реквизитов нормативных правовых актов,

                    которыми они установлены)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(подпись)  (инициалы, фамилия, должность должностного лица, проводившего

                                 плановую проверку)

_______________ 20__ г.

_________________________________________________________________________

(подпись)  (инициалы, фамилия, должность представителя проверяемого лица)

_______________ 20__ г.