Часть 1. Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Федеральном законе от 22.10.2004 ФЗ-125 "Об архивном деле в Российской Федерации"

Часть 1. Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Федеральном законе от 22.10.2004 ФЗ-125 "Об архивном деле в Российской Федерации"

N п/п	Содержание обязательного требования	Реквизиты структурной единицы НПА, содержащего обязательное требование	Методические рекомендации по соблюдению обязательного требования
1	2	3	4
1. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
1	Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок	ч. 3 ст. 10 Федерального закона от 22.10.2004 N ФЗ-125 "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ-125)	В соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным приказом Росархива от 06.11.1996 N 54, и распоряжением Госкомимущества РФ от 22.10.1996 N 1131-р (зарегистрировано Минюстом России 13.11.1996, регистрационный N 1153), организации составляют перечень видов архивных документов с указанием их объемов, не подлежащих приватизации. Эти документы исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности, независимо от места их будущего хранения (см. также ч. 2 ст. 19 ФЗ-125). При заключении сделок продажи, мены, дарения, а также иных сделок с имуществом организации, архивные документы не могут быть объектами сделок и не могут быть указаны в качестве объектов в соответствующих договорах
2	Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов	ч. 1 ст. 13 ФЗ-125; п. 1.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила 2015)	ч. 1 ст. 13 ФЗ-125; п. 1.3 Правил 2015
3	Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов	ч. 1 ст. 15 ФЗ-125; разделы III, IV, V, VI, VII Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (далее - Правила 2020); пп. 2.142.32 Правил 2015	Государственный орган, орган местного самоуправления, организация при составлении бюджетной росписи, бюджетной сметы, в соответствии с классификацией расходов бюджетов, обязаны выделять средства, обеспечивающие соблюдение нормативных требований к организации хранения, комплектования, учета и использования создаваемых ими архивных документов. Предложения по выделению средств должны быть направлены органом управления архивным делом субъекта федерации, органом местного самоуправления. Необходимые расходы должны предусматривать и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. В отношении таких граждан региональный государственный контроль осуществляется в том случае, если они выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов
4	Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, должны предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов	ч. 1 ст. 15 ФЗ-125; разделы III, IV, V Правил 2020; пп. 2.16-2.20 Правил 2015	Здания, помещения создаваемого архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации, условия хранения архивных документов должны соответствовать требованиям Правил 2015: раздела III "Требования к зданию и помещению архива", раздела IV "Оборудование для хранения архивных документов" и раздела V "Нормативные режимы хранения архивных документов". Государственные органы, органы местного самоуправления, организации должны предоставлять помещения, отвечающие условиям труда работников создаваемых ими архивов, соответствующие Трудовому кодексу Российской Федерации, Правилам 2015 и нормам СанПиН 1.2.3685-21 "Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания", утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 28.01.2021 N 2
5	Государственный орган, орган местного самоуправления, принимающие решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов	ч. 2 ст. 15 ФЗ-125; разделы III, IV, V Правил 2020	Передача здания государственному, муниципальному архиву должна быть подтверждена актом приема-передачи с баланса на баланс, учетными документами со ссылкой на нормативный акт. Предоставляемое здание, помещение государственного или муниципального архива, условия хранения архивных документов должны соответствовать требованиям Правил 2020: раздела III "Требования к зданию и помещению архива", раздела IV "Оборудование для хранения архивных документов" и раздела V "Нормативные режимы хранения архивных документов"
6	Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.	ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 ФЗ-125	Сроки хранения архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, устанавливаются федеральными законами - в частности, кроме ФЗ-125, это: п. 1 ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации, ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 3 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 02.11.2013 N 293-ФЗ "Об актуарной деятельности в Российской Федерации", ч. 3 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности", ст. 40.1 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности", ч. 8 ст. 20 Федерального закона от 11.11.2003 N 138-ФЗ "О лотереях" и другие. Также сроки хранения документов регламентированы: - Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (зарегистрирован Минюстом России 06.02.2020, регистрационный N 57449); - Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (зарегистрирован Минюстом России 02.02.2022, регистрационный N 67095); - Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Положением Федерального архивного агентства и Центрального банка Российской Федерации от 12.07.2022 N 1/801-П; - перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, с указанием сроков их хранения (разработанными и утвержденными указанными органами) по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Если для отдельных видов документов сроки хранения не установлены нормативными правовыми актами, в том числе перечнями документов, ЭПК вправе рассмотреть и согласовать предложения об установлении (изменении) сроков хранения таких документов с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве (см. п. 8.2 "л" Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 N 63). Установленные сроки хранения должны быть зафиксированы: - в номенклатурах дел государственных органов, органов местного самоуправления; - в описях дел постоянного хранения и описях дел по личному составу, утвержденных и согласованных в установленном порядке в соответствии с п. 4.11 Правил 2015. При составлении номенклатур также рекомендуется руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел в соответствии с п. 6.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 N 71; а также п. 4.17 Правил 2015
7	Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.	ч. 2 ст. 17 ФЗ-125	Документами Архивного фонда Российской Федерации являются документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов. В результате экспертизы составляются описи дел, документов постоянного хранения, подлежащие согласованию ЭК организации и утверждению ЭПК в установленном порядке. Решения ЭК, ЭПК фиксируются протоколом. Документы, внесенные в утвержденные описи, уже являются документами Архивного фонда Российской Федерации. Уничтожение таких документов запрещается.
8	В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, должен быть установлен особый режим учета, хранения и использования; на них должны быть созданы страховые копии	ч. 3 ст. 17 ФЗ-125; раздел XVII, XVIII, XXVIII, п. 20.1, 23.3., 32.1, 32.3,41.2. Правил 2020	Вопросы выявления уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации регламентируются нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации о ведении реестров уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации, создание которых было рекомендовано п. 5 приказа Федеральной архивной службы от 09.10.2001 N 75. Особый режим учета, хранения и использования, а также создания и учета страховых копий на особо ценные, в том числе уникальные, документы регламентирован соответствующими положениями Правил 2020 (см. Руководство по соблюдению нормативных требований по указанным Правилам)
2. Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
9	Архивные документы должны включаться в состав Архивного фонда Российской Федерации только на основании экспертизы ценности документов	ч. 1 ст. 6 ФЗ-125, ч. 4 ст. 6 ФЗ-125; пп. 36.1, 36.8 Правил 2020; пп. 4.4-4.11 Правил 2015	Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, которая проводится в несколько этапов. Для проведения экспертизы ценности в организации создается экспертная комиссия (далее - ЭК) или центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) организации (в организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации). ЭК должна иметь положение, разработанное на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 (зарегистрирован Минюстом России 15.06.2018, регистрационный N 51357). Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве организации - дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. В результате экспертизы ценности составляются описи дел, документов постоянного хранения, подлежащие согласованию ЭК (ЦЭК) организации и утверждению экспертно-проверочными комиссиями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК) в установленном порядке. Порядок проведения экспертизы ценности документов в государственных и муниципальных архивах изложен в разделе XXXV "Экспертиза ценности документов" Правил 2020. ЭПК действуют на основании положений о них, разработанных на основе Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива", утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 N 62, Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Росархива от 13.06.2018 N 63 (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный N 51794). Решения ЭК (ЦЭК), ЭПК фиксируются протоколом. Целью экспертизы ценности документов в организации являются отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления; типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел
10	Документы, находящиеся в собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, должны подвергаться экспертизе ценности	ч. 6 ст. 6 ФЗ-125; п. 36.3-36.7 Правил 2020; п. 4.11 Правил 2015; ч. 6 ст. 6 ФЗ-125; п. 36.336.7 Правил 2020; п. 4.11 Правил 2015	Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается. По итогам экспертизы ценности, осуществляемой в делопроизводстве и в архиве организации (см. п. 8) в процессе упорядочения документов, составляются описи дел и акты о выделении дел к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в соответствии с п. 4.11 Правил 2015, подлежащие согласованию и утверждению. Экспертиза ценности в государственном и муниципальном архиве проводится в порядке, предусмотренном пп. 36.3-36.7 Правил 2020, при этом составляются описи дел и акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подлежащие утверждению в установленном порядке. Решения ЭК (ЦЭК), ЭПК фиксируются протоколом

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущей строки таблицы допущена опечатка. Вместо "п. 36.336.7" имеется в виду "п. 36.3-36.7"

11	Запрещается уничтожение документов без проведения в установленном порядке экспертизы их ценности	ч. 6 ст. 6 ФЗ-125; п. 36.3-36.7 Правил 2020; пп. 4.5, 4.11 Правил 2015	Уничтожение документов, не подлежащих хранению согласно решению ЦЭК (ЭК) организации, оформляется актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению в соответствии с п. 4.12 Правил 2015; (Приложение 10 к п. 36.5 Правил 2020, Приложение 21 к п. 4.11 Правил 2015). В акт включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Уничтожение документов, включенных в акт, производится только после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу за аналогичный хронологический период будут утверждены ЭПК архивного органа
12	Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации должно осуществляться на основании экспертизы ценности документов и оформляться договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой либо научной организацией, в котором фиксируются обязанности владельца или собственника по хранению, учету и использованию документов	ч. 7 ст. 6 ФЗ-125; пп. 35.1-35.3 Правил 2020	Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов, порядок которой описан в пп. 9 настоящего Руководства. Экспертиза ценности документов, находящихся в частной собственности, для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации, проводится как представителями юридического или физического лица (собственника или владельца документов), так и работниками соответствующего государственного иди муниципального архива. В ходе экспертизы проводится всестороннее изучение состава документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица, на основании критериев, указанных в пункте 35.3 Правил 2020. В случае, если экспертно-проверочная комиссия принимает решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, оформляется договор между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления), музеем, библиотекой либо научной организацией, включенной в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации
13	Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами должны выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы	ч. 1 ст. 20 ФЗ-125; п. 35.1 Правил 2020	Источниками комплектования являются организации и граждане, образующие в процессе своей деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, другие архивные документы, которые в установленном порядке передают эти документы в соответствующий государственный или муниципальный архив. Основные виды источников комплектования: - государственные органы и органы местного самоуправления - включаются в состав источников комплектования в обязательном порядке; - иные государственные организации - включаются в состав источников комплектования на основании соответствующих критериев; - негосударственные организации и граждане - включаются в состав источников комплектования после экспертизы ценности документов на основании договоров. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Законом орган местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности, с включением государственных организаций в списки источников комплектования муниципального архива, если они находятся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств
14	Государственные и муниципальные архивы должны составлять списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан должно осуществляться на основании договора	ч. 2 ст. 20 ФЗ-125; п. 35.1 Правил 2020	Списки определяют состав источников комплектования управленческой документации; научно-технической документации; аудиовизуальной документации; а также граждан, собственников или владельцев архивных документов. Форму списков может определять архивный орган субъекта Российской Федерации, или архив. Однако многие архивы используют форму, данную в методических рекомендациях "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (М., 2012)
15	Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении установленных сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях должны быть переданы на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы	ч. 1 ст. 21, чч. 1-4 ст. 22 ФЗ-125; раздел VI Правил 2015	В соответствии с частями 1-4 ст. 22 ФЗ-125, устанавливаются сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях. По истечении этих сроков документы Архивного фонда Российской Федерации должны быть переданы в государственные и муниципальные архивы. Статья устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: - для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет; - для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет; - для отдельных видов архивных документов: а) записей актов гражданского состояния - 100 лет; б) записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет; в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; г) технологической и конструкторской документации - 20 лет; д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; е) научной документации - 15 лет; ж) кино- и фотодокументов - 5 лет; з) видео- и фонодокументов - 3 года. По истечении данных сроков хранения в органах государственной власти, иных государственных органах субъектов Российской Федерации, в организациях субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления и муниципальных организациях документы передаются на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы
16	Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации и негосударственные организации	ч. 4 ст. 21 ФЗ-125; п. 35.1 Правил 2020	В соответствии с ч. 4 ст. 21 ФЗ-125; п. 35.1 Правил 2020 государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов и обязаны передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации только в эти архивы. Передавать документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации и негосударственные организации запрещается
17	Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов должна осуществляться в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов субъекта Российской Федерации	ч. 5 ст. 21 ФЗ-125, п. 37.17 Правил 2020	Порядок передачи на постоянное хранение обязательного экземпляра документа субъекта Российской Федерации в государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы регулируется законодательством субъекта Российской Федерации об обязательном экземпляре документов
18	Документы по личному составу в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях должны храниться в течение установленных законодательством сроков хранения	ст. 22.1 ФЗ-125	Ст. 22.1 устанавливает сроки хранения документов по личному составу в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях: - законченные делопроизводством до 1 января 2003 года хранятся 75 лет; - законченные делопроизводством после 1 января 2003 года хранятся 50 лет; - образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы. По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности. По результатам экспертизы документы, отобранные для постоянного хранения, вносятся в соответствующую опись и передаются в государственные и муниципальные архивы. Остальные документы подлежат уничтожению в установленном порядке. Сроки хранения, предусмотренные частями 1 и 2 ст. 22.1, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлены иные сроки хранения
19	Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации должны обеспечить отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов, должны быть выполнены за счет средств органов и организаций, передающих документы.	ч. 2 ст. 23 ФЗ- 125; пп. 37.1-37.18 Правил 2020; разделы IV, VI Правил 2015, п. 115 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Росархива от 09.12.2020 N 155 (далее - Правила НТД)	В соответствии с пп. 37.1-37.18 Правил 2020, разделами IV, VI Правил 2015 отбор, подготовка и передача в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы включает следующие виды работ: - экспертиза ценности документов; - упорядочение архивных документов, то есть формирование архивных документов дела, описание, оформление таких дел в соответствии с установленными Росархивом правилами и подготовка описей дел постоянного хранения; - передача архивных документов на постоянное хранение. Архивы принимают документы в соответствии с планом-графиком в упорядоченном состоянии по описям с соответствующим научно-справочным аппаратом, исторической справкой к фонду и страховыми копиями на особо ценные документы в составе комплектов, оговоренном п. 37.12 Правил 2020. На экземплярах описей делается отметка о приеме. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Прием происходит поединично, проверяется наличие и физическое состояние документов. Если выявляется недостача, это оговаривается в акте и принимаются меры к розыску дел. Оформляется прием актом приема-передачи
20	Негосударственные организации обязаны обеспечить отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности	ч. 3 ст. 23 ФЗ-125; пп. 37.1-37.18 Правил 2020	Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления. Отбор, подготовка и передача в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы негосударственными организациями осуществляются аналогично государственным органам и организациям (см. п. 20)
21	При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии должны быть переданы правопреемникам реорганизуемых государственных органов	ч. 4 ст. 23 ФЗ-125; разделы III, V, VII Правил 2015	При реорганизации государственных органов порядок упорядочения и передачи документов определяется нормативным актом. В ходе упорядочения архивных документов готовятся описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Упорядочение документов осуществляется в соответствии с разделами III, V Правил 2015. В структурных подразделениях может составляться опись дел временных (менее 10 лет) сроков хранения на передаваемые дела, сроки хранения которых на момент реорганизации не истекли. По этим описям происходит передача архивных документов правопреемникам реорганизуемых государственных органов
22	При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии должны быть переданы вновь формируемым органам местного самоуправления	ч. 5 ст. 23 ФЗ-125	Упорядочение и передача архивных документов при изменении структуры органов местного самоуправления аналогичны тому, что происходит при реорганизации государственных органов (см. п. 22 руководства)
23	При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии должны быть переданы правопреемникам реорганизуемых организаций	ч. 6 ст. 23 ФЗ-125; п.п 135, 137 Правил НТД	Упорядочение и передача архивных документов при реорганизации государственных и муниципальных организаций аналогичны порядку при реорганизации государственных органов (см. пп. 20, 21). Однако возможна передача архивных документов на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам негосударственной формы собственности на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами. В этом случае документы, отнесенные к государственной собственности (то есть образовавшиеся до момента реорганизации), могут находиться в новой организации до истечения сроков их временного хранения или временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, установленных ст. 22 ФЗ-125. Документы, имеющие временные сроки хранения, по истечении данных сроков отбираются на уничтожение в результате экспертизы ценности в соответствии с порядком, описанным в п. 9. Документы постоянного хранения передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы. Упорядочение документов осуществляется в соответствии с разделами III, V Правил 2015 (см. п. 20)
24	При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов должны быть определены учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела	ч. 7 ст. 23 ФЗ-125; п. 137 Правил НТД	Учредители организаций, образовавшихся в результате реорганизации, либо органы, уполномоченные на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела определяют условия и место хранения архивных документов реорганизуемых организаций, что фиксируется нормативным актом. Местом дальнейшего хранения архивных документов реорганизованных государственных и муниципальных организаций могут быть: - одна из вновь образованных организаций; если она относится к негосударственной собственности, то с ней государственный или муниципальный архив заключает договор о временном хранении архивных документов; - соответствующий государственный или муниципальный архив
25	При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии должны поступить на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив	ч. 8 ст. 23 ФЗ-125; п. 138 Правил НТД	Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества. Порядок передачи определяется нормативным актом. При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов - в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива. Документы передаются в упорядоченном состоянии, то есть по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, согласованным ЭПК описям дел временного хранения, в том числе по личному составу. Финансовые средства на упорядочение документов должны быть предусмотрены в смете ликвидационных комиссий. В соответствии с п. 8 ст. 63 ГК РФ ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ
26	При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов должны быть определены учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами	ч. 9 ст. 23 ФЗ-125; п. 136 Правил НТД	При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. Решение фиксируется протоколом либо локальным нормативным актом. В случае если реорганизуемая негосударственная организация состоит на основе договора в списке источников комплектования государственного или муниципального архива, дальнейшая судьба документов должна решаться с участием представителя этого архива. Местом дальнейшего хранения архивных документов реорганизованных государственных и муниципальных организаций могут быть: одна из вновь образованных организаций; государственный или муниципальный архив или иная организация на условиях договора. Все документы, сроки хранения которых не истекли, должны быть переданы на хранение в соответствии с принятым решением. Документы государственной формы собственности, переданные негосударственной организации на основании договора (см. п. 22), передаются в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы
27	При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии на основании договора	ч. 10 ст. 23 ФЗ-125; п. 135 Правил НТД	Порядок работы с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, в том числе по личному составу, при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, аналогичен указанному в п. 24 настоящего Руководства и определяется ст. 61 ГК РФ, п. 2 Ст. 126 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)". Документы в государственный или муниципальный архив передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства за счет средств ликвидируемой организации. В случае если ликвидируется организация - источник комплектования государственного, муниципального архива - архиву рекомендуется направлять своего представителя для участия в работе ликвидационной комиссии
3. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
28	Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения должны подлежать государственному учету в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства	ч. 1 ст. 19 ФЗ-125, разделы XXI-XXXIV Правил 2020, раздел III Правил 2015	Для документов Архивного фонда Российской Федерации нормативными актами установлены единые принципы и порядок учета, которые следует соблюдать всем организациям, независимо от места хранения документов. Учет документов осуществляется в рамках единой системы учетных единиц и учетных форм в соответствии с Правилами 2020 (разделы XXI-XXXIV), а также Правилами 2015 (раздел III); Правилами НТД в ред. приказа Росархива от 12.08.2021 N 72
4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
29	Доступ пользователю к архивным документам, в том числе в форме электронных документов, должен быть обеспечен путем предоставления: 1) справочно-поисковых средств и информации об этих средствах; 2) подлинников и (или) копий необходимых документов; 3) использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования	ч. 1.1 ст. 24 ФЗ-125; раздел XLV Правил 2020	Архив организует доступ пользователей к архивным делам, документам с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (приложение к приказу Росархива от 01.09.2017 N 143; зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017; регистрационный N 48765). Доступ обеспечивается путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, подлинников архивных документов или копий фонда пользования. Справочно-поисковые средства и копии документов могут быть предоставлены в форме электронных документов, а также путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования
30	Должен быть ограничен доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии	ч. 2. ст. 25 ФЗ-125; разделы XIII, XLV Правил 2020	В соответствии с разделом XLV Правил 2020 архивы ограничивают доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Архивы обязаны уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации: - в анкете пользователя, работающего в читальном зале, - в случае работы пользователя в читальном зале; - в договорах об оказании услуг архивом - в случае заключения таких договоров; - в ответах на запросы социально-правового характера - при подготовке и направлении таких ответов. Порядок, установленный уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства о признании архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, установлен разделом XIII Правил 2020, а также приказом Росархива от 25.06.2020 N 75 "Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии". Работники архива обязаны предоставлять архивные документы ограниченного доступа до истечения срока доступа к ним: - представителям органов государственной власти и иных государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, нах