Распоряжение администрации города Иркутска от 21 декабря 2022 г. N 031-10-431/22 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска"

Распоряжение администрации города Иркутска от 21 декабря 2022 г. N 031-06-431/22
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска"

В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в администрации города Иркутска, оптимизации документооборота, приведения Инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска в соответствие с законодательством, учитывая изменения структуры администрации города Иркутска, руководствуясь статьей 16 Федерального закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, статьями 37, 38, 42 Устава города Иркутска:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Иркутска (прилагается).

2. Отменить:

1) распоряжение мэра города Иркутска от 9 декабря 2003 года N 031-10-1715/3 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Иркутска";

2) распоряжение мэра города Иркутска от 16 ноября 2005 года N 031-10-1357/5 "О внесении дополнений и изменений в распоряжение мэра г. Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

3) распоряжение мэра города Иркутска от 18 апреля 2006 года N 031-10-481/6 "О бланках, печатях и штампах администрации г. Иркутска";

4) распоряжение мэра города Иркутска от 27 июня 2008 года N 031-10-743/8 "О внесении изменений в распоряжение мэра города Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

5) распоряжение мэра города Иркутска от 27 марта 2009 года N 031-10-313/9 "О внесении изменений в распоряжение мэра города Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

6) распоряжение администрации города Иркутска от 1 апреля 2016 года N 031-10-170/6 "О внесении изменений в распоряжение мэра города Иркутска от 09.12.2003 N 031-10-1715/3";

7) распоряжение администрации города Иркутска от 3 сентября 2018 года N 031-10-252/8 "О Положении о регистрационных номерах документов в администрации города Иркутска";

8) распоряжение администрации города Иркутска от 31 октября 2018 года N 031-10-338/8 "О внесении изменения в Положение о регистрационных номерах документов в администрации города Иркутска, утвержденное распоряжением администрации города Иркутска от 3 сентября 2018 года N 031-10-252/8";

9) распоряжение администрации города Иркутска от 24 марта 2021 года N 031-10-216/21 "О внесении изменений в Положение о регистрационных номерах документов в администрации города Иркутска, утвержденное распоряжением администрации города Иркутска от 3 сентября 2018 года N 031-10-252/8".

3. Руководителям органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска:

1) в течение 10 рабочих дней с момента подписания настоящего Распоряжения ознакомить с ним под роспись сотрудников соответствующих органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска и представить документы об ознакомлении в департамент муниципальной службы и кадров аппарата администрации города Иркутска;

2) обеспечить ознакомление с настоящим Распоряжением вновь принимаемых сотрудников и представление документов об их ознакомлении в департамент муниципальной службы и кадров аппарата администрации города Иркутска в течение 3 рабочих дней со дня приема указанных сотрудников.

4. Отделу документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска внести в оригиналы правовых актов, указанных в пункте 2 настоящего Распоряжения, информационные справки об утрате их силы в связи с отменой настоящим Распоряжением.

5. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска.

Мэр города Иркутска

Р.Н. Болотов

Утверждена
распоряжением администрации
города Иркутска
от 21 декабря 2022 г. N 031-06-431/22

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Иркутска

Глава 1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Иркутска разработана в целях установления в администрации города Иркутска (далее - администрация) единых требований к созданию документов, работе с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив администрации.

2. Настоящая Инструкция разработана на основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 (далее - Правила делопроизводства).

При разработке настоящей Инструкции учтены положения Федеральных законов от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Национальный стандарт).

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в администрации независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Требования настоящей Инструкции применяются к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящей Инструкции применяются к ведению делопроизводства по обращениям граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан и организаций), по запросам о предоставлении информации о деятельности администрации, по заявлениям (запросам) о предоставлении государственных (муниципальных) услуг и межведомственным запросам для предоставления государственных или муниципальных услуг, а также по поручениям и указаниям Президента Российской Федерации постольку, поскольку иное не предусмотрено законодательством и муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска.

Муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска могут быть предусмотрены особенности ведения делопроизводства по иным категориям документов.

Руководители органов (структурных подразделений органов) администрации вправе устанавливать своими правовыми актами особенности делопроизводства в соответствующих органах (структурных подразделениях органов) администрации в части, не противоречащей настоящей Инструкции.

4. Методическое руководство по исполнению установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, координацию работы по совершенствованию делопроизводства на основе единой политики и принципов, применения современных информационных технологий в работе с документами в администрации осуществляет организационное управление аппарата администрации города Иркутска (далее - организационное управление).

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах (структурных подразделениях органов) администрации возлагается на руководителей данных органов (структурных подразделений органов) администрации.

Ведение делопроизводства в органах (структурных подразделениях органов) администрации возлагается на сотрудников данных органов (структурных подразделений органов) администрации, назначенных ответственными за делопроизводство и контроль (далее - делопроизводители органов, подразделений).

Должностные обязанности сотрудников организационного управления и делопроизводителей органов, подразделений устанавливаются их должностными инструкциями.

5. Сотрудники администрации несут персональную ответственность за исполнение, а также сохранность находящихся у них на исполнении (рассмотрении) документов.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения, перемещения (перевода) сотрудник администрации обязан передать все находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) документы сотруднику, на которого возлагается исполнение его обязанностей, делопроизводителю органа, подразделения или иному работнику по указанию руководителя соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации с соответствующей отметкой в учетных формах (в акте приема - передачи), а дела, полученные во временное пользование из архива администрации, вернуть в архив администрации.

При смене делопроизводителя органа, подразделения составляется акт приема - передачи документов и дел.

В случае утраты документа сотрудник администрации, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом непосредственному руководителю, который в свою очередь информирует о данном факте руководителя соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации. При получении такой информации руководитель соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации принимает меры, направленные на предотвращение и (или) минимизацию ущерба, который может быть причинен администрации, иным лицам в результате утраты документа, а также на недопущение подобных фактов впредь. При необходимости с учетом значимости и важности утраченного документа, а также ущерба, который может быть причинен администрации, иным лицам в результате его утраты, руководитель соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации информирует о факте утраты документа мэра города Иркутска. По факту утраты документа может быть назначена служебная проверка.

Глава 2. Документация администрации

6. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется компетенцией администрации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с Думой города Иркутска, Контрольно-счетной палатой города Иркутска, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

7. В администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

Глава 3. Организация документооборота

8. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения.

9. В документообороте администрации выделяются следующие документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

10. В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

11. Организация делопроизводства в администрации осуществляется с использованием системы электронного документооборота "DOCSVISION" (далее - СЭД "DOCSVISION").

12. Сотрудниками организационного управления, делопроизводителями органов, подразделений, а также иными сотрудниками администрации в соответствии с предоставленными правами обеспечивается включение в СЭД "DOCSVISION" документов (проектов документов), сведений о них, сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей электронной регистрационной карточки (далее - ЭРК).

13. Регистрация всех подлежащих регистрации документов, кроме документов секретного характера и иных документов, перечень которых утвержден мэром города Иркутска, осуществляется в СЭД "DOCSVISION".

14. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в администрации один раз независимо от способа их доставки.

15. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

16. При регистрации документу присваивается регистрационный номер - идентификатор документа.

17. Регистрационный номер документа имеет следующую структуру:

РРР-ДД-НННННН/Г-П, где:

РРР - код группы документа;

ДД - код вида документа;

НННННН - порядковый номер;

Г - последняя цифра года;

П - номер повтора.

18. Код группы документа определяется в соответствии с Классификатором групп документов, являющимся Приложением 1 к настоящей Инструкции.

19. В целях присвоения регистрационного номера документы подразделяются на следующие группы:

1) распорядительные документы;

2) служебные документы;

3) исходящие документы;

4) обращения;

5) договоры.

20. К группе "распорядительные документы" относятся:

правовые акты мэра города Иркутска, администрации, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителей мэра города Иркутска, руководителей органов (структурных подразделений органов) администрации;

поручения, иные содержащие поручения документы (служебные записки, протоколы).

21. К группе "служебные документы" относятся:

документы, поступающие в администрацию, органы (структурные подразделения органов) администрации из государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных органов, от должностных лиц указанных органов, организаций, органов (структурных подразделений органов) администрации;

документы, связанные с рассмотрением дел в судах и исполнительным производством (судебные извещения и вызовы, судебные приказы, решения, определения, постановления судов, исполнительные листы и иные документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством);

адвокатские запросы, запросы нотариусов, редакций средств массовой информации;

запросы арбитражных управляющих;

запросы Общественной палаты Российской Федерации, Общественной палаты Иркутской области, Общественной палаты города Иркутска;

парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Иркутской области;

запросы Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации;

запросы, обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

депутатские запросы, депутатские обращения депутатов Законодательного Собрания Иркутской области;

обращения, депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска.

22. К группе "исходящие документы" относятся: запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации (государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные органы, должностным лицам указанных органов, организаций), а также гражданам, так и в органы (структурные подразделения органов) администрации.

23. К группе "обращения" относятся:

обращения граждан и организаций;

запросы пользователей информации, осуществляющих поиск информации о деятельности органов местного самоуправления города Иркутска в соответствии с законодательством;

запросы, связанные с рассмотрением обращений граждан и организаций.

24. К группе "договоры" относятся: муниципальные контракты, договоры, соглашения.

25. Код вида документа определяется в соответствии с Классификатором видов документов, являющимся Приложением 2 к настоящей Инструкции.

26. Номер повтора указывается в случае, если документ поступил в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу по истечении установленного срока для ответа на первичный документ.

Глава 4. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством и доведение до исполнителей входящих документов

27. В администрации доставка и отправка документов осуществляется следующими видами: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, системы электронного документооборота с исполнительными органами государственной власти Иркутской области "Дело" (далее - СЭДД "Дело"), системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (далее также - ГИС ЖКХ), через официальный сайт администрации.

28. Если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией либо другими муниципальными правовыми актами города Иркутска отделом регистрации и контроля организационного управления (далее - отдел регистрации и контроля) осуществляется прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация входящих документов, поступающих в адрес мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, администрации, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, за исключением:

обращений избирательных комиссий;

обращений председателя Думы города Иркутска, депутатских запросов и обращений депутатов Думы города Иркутска, служебных записок руководителей органов (структурных подразделений органов) администрации, связанных с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаниях;

предложений мэру города Иркутска, внесенных в ходе заседаний Думы города Иркутска, а также по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях;

заявлений (запросов) о предоставлении государственных (муниципальных) услуг и межведомственных запросов для предоставления государственных или муниципальных услуг;

документов, связанных с рассмотрением дел в судах, запросов арбитражных управляющих.

29. Отделом организационной работы организационного управления (далее - отдел организационной работы) осуществляется прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в адрес мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, администрации, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, обращений избирательных комиссий, обращений председателя Думы города Иркутска, депутатских запросов и обращений депутатов Думы города Иркутска, служебных записок руководителей органов (структурных подразделений органов) администрации, связанных с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаниях, предложений мэру города Иркутска, внесенных в ходе заседаний Думы города Иркутска, а также по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях.

30. Прием, первичная обработка и регистрация входящих документов, поступающих в адрес органов (структурных подразделениях органов) администрации и их руководителей, а также заявлений (запросов) о предоставлении государственных (муниципальных) услуг и межведомственных запросов для предоставления государственных или муниципальных услуг осуществляется делопроизводителями соответствующих органов, подразделений.

31. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение входящих документов, связанных с рассмотрением дел в судах, или исполнением судебных решений (за исключением исполнительных документов, выданных на основании судебных актов по обращению взыскания на средства бюджета города Иркутска по денежным обязательствам администрации, муниципальных учреждений города Иркутска) осуществляется уполномоченными сотрудниками департамента правовой работы аппарата администрации.

32. Прием, первичная обработка и регистрация исполнительных документов, выданных на основании судебных актов по обращению взыскания на средства бюджета города Иркутска по денежным обязательствам администрации, муниципальных учреждений города Иркутска, осуществляется уполномоченным сотрудником департамента финансов комитета по бюджетной политике и финансам администрации.

33. Прием, первичная обработка и регистрация запросов арбитражных управляющих осуществляется делопроизводителем комитета по управлению муниципальным имуществом администрации.

34. Первичная обработка входящих документов включает:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан и организаций);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением поступления обращений граждан и организаций и иных документов без указания адреса отправителя, даты поступления; а также случаев, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов; если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа; случаев поступления документов, связанных с рассмотрением дел в судах - в указанных случаях конверт сохраняется и приобщается к документу).

35. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

36. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, второй - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

37. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - в управление специального обеспечения администрации.

38. На всех поступивших в администрацию документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа.

В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости - время поступления в часах и минутах).

39. Документ, поступивший в администрацию в форме электронного документа, может быть распечатан с последующей организацией работы с ним как с документом на бумажном носителе.

40. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

41. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска не установлено иное.

42. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД "DOCSVISION" и присоединяется к ЭРК документа.

43. Отдел регистрации и контроля, отдел организационной работы осуществляют предварительное рассмотрение регистрируемых ими входящих документов в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, первым заместителем мэра города Иркутска, заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые на исполнение непосредственно в органы (структурные подразделения органов) администрации.

44. На рассмотрение мэру передаются адресованные ему:

обращения, запросы руководителей федеральных государственных органов, Губернатора Иркутской области;

запросы Общественной палаты Российской Федерации, Общественной палаты Иркутской области, Общественной палаты города Иркутска;

обращения, запросы Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Иркутской области, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Иркутской области, Уполномоченного по правам ребенка в Российской Федерации, Уполномоченного по правам ребенка в Иркутской области;

парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Иркутской области;

запросы Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации;

запросы, обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

депутатские запросы, депутатские обращения депутатов Законодательного Собрания Иркутской области;

обращения, депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска;

иные документы, предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами города Иркутска.

45. Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются на рассмотрение мэру города Иркутска, вице-мэру города Иркутска, первому заместителю мэра города Иркутска, заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска, руководителям органов (структурных подразделений органов) администрации в соответствии с их компетенцией незамедлительно.

46. Принятые делопроизводителем департамента правовой работы аппарата администрации входящие документы, связанные с рассмотрением дел в судах, исполнением судебных решений, передаются на рассмотрение начальнику департамента правовой работы аппарата администрации.

Дальнейшая работа по данным документам осуществляется в соответствии с Положением об организации в администрации города Иркутска защиты прав и законных интересов городского округа муниципального образования города Иркутск, органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска в судах.

47. Результаты рассмотрения документа мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, первым заместителем мэра города Иркутска, заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска, руководителем органа (структурного подразделения органа) администрации оформляются в виде резолюций.

48. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК в СЭД "DOCSVISION", и документ направляется на исполнение в соответствии с резолюцией.

В случае резолюции мэра города Иркутска "На ВАК" наряду с исполнителями документ также направляется в отдел организационной работы для включения в повестку Высшего административного комитета администрации.

В случае резолюции "Ознакомить" для ознакомления с документом каждому сотруднику отводится не более 2 рабочих дней.

49. Вопросы, требующие решения по документам, переданным на рассмотрение вице-мэру города Иркутска, первому заместителю мэра города Иркутска, заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска, руководителям органов (структурных подразделений органов) администрации, решаются ими в пределах компетенции. Вице-мэр города Иркутска, первый заместитель мэра города Иркутска, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска, руководители органов (структурных подразделений органов) администрации вправе направить документ на исполнение в подведомственный орган (структурное подразделение органа) администрации.

При необходимости вице-мэр города Иркутска, первый заместитель мэра города Иркутска, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска, руководители органов (структурных подразделений органов) администрации информируют мэра города Иркутска о сути проблемы и содержании направленного ответа, а в отдельных случаях предварительно докладывают мэру города Иркутска проект ответа.

В случае, когда по мнению вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, руководителя органа (структурного подразделения органа) администрации необходимо предварительное обсуждение с мэром города Иркутска сути проблемы по документу, вице-мэр города Иркутска, первый заместитель мэра города Иркутска, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска, руководитель органа (структурного подразделения органа) администрации докладывают существо вопроса мэру города Иркутска лично не позднее 5 рабочих дней со дня получения документа.

Вице-мэр города Иркутска, первый заместитель мэра города Иркутска, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска, руководитель органа (структурного подразделения органа) администрации вправе также передать документ на рассмотрение мэру с аргументированной служебной запиской не позднее 5 рабочих дней со дня получения документа.

50. В случае поступления на рассмотрение вице-мэру города Иркутска, первому заместителю мэра города Иркутска, заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска, руководителям органов (структурных подразделений органов) администрации документа, содержащего вопросы, входящие в компетенцию других должностных лиц, органов (структурных подразделений органов) администрации, документ в течение 3 дней со дня регистрации может быть переадресован служебной запиской в соответствующей части указанным должностным лицам, органам (структурным подразделениям органов) администрации. Переадресация документов по истечении 3 дней со дня регистрации не допускается.

Предусмотренная настоящим пунктом возможность переадресации документов не распространяется на документы, переданные на рассмотрение вице-мэру города Иркутска, первому заместителю мэра города Иркутска, заместителю мэра - руководителю аппарата администрации города Иркутска, руководителю органа (структурного подразделения органа) администрации на основании резолюции вышестоящего должностного лица администрации.

Предусмотренная настоящим пунктом переадресация документа не влечет продления срока исполнения документа.

51. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД "DOCSVISION" в виде электронных копий и рассмотрения руководством (при необходимости) передаются в соответствующие органы (структурные подразделения органов) администрации на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей - ответственному исполнителю) или остаются у соответствующего делопроизводителя органа, подразделения и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.

52. Органы (структурные подразделения органов) администрации, сотрудники органов (структурных подразделений органов) администрации, назначенные в качестве исполнителей по документу, получают доступ к документу в СЭД "DOCSVISION" и обеспечивают его исполнение.

53. Исходящие документы подлежат согласованию в администрации в установленном порядке.

Обязательному согласованию с соответствующими органами (структурными подразделениями органов) администрации подлежат исходящие документы, в которых содержится информация, относящаяся к компетенции указанных органов (структурных подразделений органов) администрации.

Согласование исходящих документов не требуется, если у органа (структурного подразделения органа) администрации, подготовившего исходящий документ, имеется информация от органа (структурного подразделения органа) администрации, к компетенции которого относится решение соответствующих вопросов.

Срок согласования проекта исходящего документа каждым должностным лицом не должен превышать трех рабочих дней со дня, следующего за днем получения проекта исходящего документа.

Срок согласования проекта исходящего документа, подготовленного во исполнение документа со сроком исполнения менее 15 календарных дней, сокращается до одного рабочего дня.

После доработки проекта исходящего документа по результатам высказанных согласующими должностными лицами замечаний на повторное согласование проекта исходящего документа отводится один рабочий день.

Исходящие документы с информацией о фактическом исполнении поручений Губернатора Иркутской области, мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, а также исходящие документы, подготовленные в целях получения субсидии бюджету города Иркутска в целях софинансирования расходных обязательств городского округа муниципального образования города Иркутск, не требуют обязательного согласования департамента правовой работы аппарата администрации. Такие исходящие документы подлежат обязательному согласованию заместителем мэра - руководителем аппарата администрации, заместителем руководителя аппарата администрации.

54. При поступлении в администрацию нормативных правовых актов органов государственной власти один экземпляр такого документа направляется отделом документационного обеспечения и архива организационного управления (далее - отдел документационного обеспечения и архива) заместителю мэра - руководителю аппарата администрации. В случае наложения соответствующей резолюции заместителя мэра - руководителя аппарата администрации нормативные правовые акты органов государственной власти передаются мэру города Иркутска.

Второй экземпляр нормативного правового акта органа государственной власти передается отделом документационного обеспечения и архива в отдел муниципального и социального законодательства департамента правовой работы аппарата администрации для реализации его полномочий, предусмотренных Положением об организации в администрации города Иркутска работы по приведению нормативных правовых актов города Иркутска в соответствие с вновь принятыми федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами Иркутской области, постановлениями Правительства Иркутской области, утвержденным распоряжением администрации от 28 сентября 2012 года N 031-10-1079/12.

55. Документы, поступившие из Ассоциации Сибирских и Дальневосточных городов (анонсы нормативных правовых и распорядительных актов органов местного самоуправления Российской Федерации, перечни нормативных правовых и распорядительных актов "Материалы местного самоуправления Российской Федерации", информационные бюллетени местного самоуправления), Союза российских городов, Конгресса муниципальных образований, размещаются отделом муниципального и социального законодательства департамента правовой работы аппарата администрации в течение трех рабочих дней со дня поступления указанных документов в электронном виде на сетевом диске администрации "server0" в директории "tranzit" в папке "Справочная информация" подпапке "Документы из АСДГ".

Глава 5. Общие требования к созданию документов

56. Документы, создаваемые в администрации, оформляются на бланках с воспроизведением герба города Иркутска либо в виде электронных документов с соблюдением установленных настоящей Инструкцией состава реквизитов документов, правил их оформления, размеров служебных полей на документе и иных требований к созданию документов.

57. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

58. Документы, составляемые администрацией совместно с одним или несколькими иными органами местного самоуправления, муниципальными органами, государственными органами, иными организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех органов, организаций, участвующих в составлении документа.

59. При подготовке документов используется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, 13, 14 (N 10 - 12 для оформления табличных материалов) через 1 - 1,5 интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

60. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

61. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Точка в конце заголовка не ставится.

62. Текст документа печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы, анкеты изображения и так далее.

Глава 6. Состав реквизитов документов и правила их оформления

63. При подготовке и оформлении документов в администрации используют следующие реквизиты:

01 - герб города Иркутска;

02 - наименование организации - автора документа;

03 - наименование органа (структурного подразделения органа) - автора документа;

04 - наименование должности лица - автора документа;

05 - справочные данные об организации;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

10 - место составления (издания) документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - заголовок к тексту;

15 - текст документа;

16 - отметка о приложении;

17 - гриф согласования документа;

18 - виза;

19 - подпись;

20 - отметка об электронной подписи;

21 - печать;

22 - отметка об исполнителе;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка о поступлении документа;

25 - резолюция;

26 - отметка о контроле;

27 - отметка о направлении документа в дело;

28 - рассылка.

64. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

65. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: Срочно, Оперативно, Подлежит возврату и другие.

66. Герб города Иркутска помещают на бланках документов в соответствии с решением городской Думы города Иркутска от 27 февраля 1996 года N 165-гД "О символике города Иркутска".

67. Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (например: администрация города Иркутска).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

68. Реквизит наименование органа (структурного подразделения органа) - автора документа используется в бланках писем в соответствии с утвержденной структурой администрации и указывается под реквизитом наименование организации - автора документа.

69. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц администрации и указывается согласно наименованию, предусмотренному соответствующими муниципальными правовыми актами города Иркутска.

70. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

71. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием органа (структурного подразделения органа), наименованием должности) и определяется Уставом города, Положениями об органах (структурных подразделениях органов) администрации города Иркутска, Положением о муниципальных правовых актах города Иркутска.

72. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, органами (структурными подразделениями органов) администрации, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности - день месяца, месяц, год - одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.06.2022.;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2022 года.

73. Регистрационный номер документа оформляют в соответствии с пунктами 17 - 26 настоящей Инструкции.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, органами (структурными подразделениями органов) администрации, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций, каждым из органов (структурных подразделений органов) администрации. При этом регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

74. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает в себя регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

75. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно - территориальным делением, например: город Иркутск.

76. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

77. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно - справочных документов (докладных, служебных записок и других).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

Генеральному директору

ПАО "Северные регионы"

Лагутину В.А.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

Федеральное архивное агентство

или

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения организации. Например:

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения организации, фамилию, инициалы. Например:

ОАО "Электроцентрмонтаж"

Начальнику отдела кадров

Иванову О.П.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно. Например:

Заместителям мэра -

председателям комитетов

по управлению округами

администрации города Иркутска

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям организаций под реквизитом "Адреса" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Руководителям дочерних

обществ АО "Профиль"

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес. Например:

Образцову О.П.

ул. Седова, д. 5, кв. 12

г. Иркутск, 664025

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

mail@vniidad.ru

78. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Порядок утверждения документов определяется соответствующими муниципальными правовыми актами города Иркутска.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления планирования
комитета по экономике и
стратегическому планированию
администрации города Иркутска

Подпись

И.И. Иванов

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

79. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"). Например:

80. Текст документа составляется на русском языке.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение, например:

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза:

С уважением,...

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной или постановляющей) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, сообщения. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

При наличии в тексте ссылки на сноску ее оформляют звездочкой или цифрой. Текст сноски печатают через 1 межстрочный интервал в конце соответствующей страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатают с прописной буквы. В конце текста сноски ставят точку. На одной странице не должно содержаться более 3 сносок.

Не допускается включение в муниципальный правовой акт примечаний к структурным элементам муниципального правового акта или к муниципальному правовому акту в целом.

В муниципальных правовых актах города Иркутска постановляющую часть отделяют от констатирующей двумя межстрочными интервалами, пункты постановляющей части отделяют друг от друга одним межстрочным интервалом.

В постановлении администрации города Иркутска констатирующую часть завершают словами: "администрация города Иркутска П О С Т А Н О В Л Я Е Т:". Слово "П О С Т А Н О В Л Я Е Т" печатают в разрядку заглавными буквами, с красной строки.

В приказе констатирующую часть завершают словом "приказываю:", которое печатают в разрядку заглавными буквами.

В тексте постановлений употребляют полные официальные наименования органов и организаций.

В тексте распоряжений и приказов допускается употребление сокращенных официальных наименований органов и организаций.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляют следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий;

Секретарь;

Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

Повестка дня;

Докладчики по каждому пункту повестки дня;

Место проведения заседания (совещания) - указывают в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений указывают в тексте протокола или прилагают к нему; в последнем случае делают в тексте сноску "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатают полностью, при необходимости приводят итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывают в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируют только принятые решения по соответствующим вопросам.

Протокол подписывает председательствующий на заседании и секретарь. Датой протокола является дата заседания.

Стенограмма представляет собой дословную расшифровку всех выступлений на заседании (совещании), ее составляют на основании записей на электромагнитные носители. Расшифровка записей возлагается на лицо, осуществляющее запись заседания (совещания).

Фамилию и инициалы выступающего печатают от левой границы и выделяют жирным шрифтом, дословную расшифровку выступления печатают через тире и выравнивают по левой и правой границам. Одно выступление от другого отделяют 2 межстрочными интервалами.

В случае если на заседании (совещании) председательствующим были даны поручения, то они оформляются следующим образом: наименование вопроса формулируют в соответствии с повесткой дня заседания (совещания), текст поручения печатают через 2 межстрочных интервала, выравнивают на ширину текстового поля.

Служебные письма должностных лиц администрации готовят:

как информацию о выполнении поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителей мэра города Иркутска;

как ответы на обращения граждан и организаций;

как ответы на запросы государственных органов;

как инициативные письма.

81. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:	1. Положение об Управлении... на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе Управления... на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюровано:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При наличии приложений к документу в тексте на них обязательно делают ссылку.

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 1
к договору водоснабжения
от 05.06.2003 N 010-64-100/3

При наличии в муниципальном правовом акте более одного приложения, может быть указан номер приложения, обозначаемый арабскими цифрами, без знака "N", например:

Приложение 1
к постановлению администрации
города Иркутска
от 15.06.2003 N 031-06-1857/11

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту приложения печатают центрированным способом. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяют заглавными буквами, жирным шрифтом и могут печатать в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.); отделяют от даты и номера документа 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами (межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала).

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии приложений к приложению в тексте приложения на него обязательно делают ссылку, например: "Приложение N 1". Приложения к приложениям документов оформляют на отдельных листах бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишут слово "Приложение", ниже через 1 межстрочный интервал делают ссылку на наименование документа, к которому оформлено приложение, например:

Приложение N 1
к приложению N 2 к договору
водоснабжения
от 05.06.2003 N 010-64-100/3

В случае, если приложение к муниципальному правовому акту города Иркутска имеет более одного приложения, может быть указан номер приложения, обозначаемый арабскими цифрами, без знака "N", например:

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Иркутска

Приложение к муниципальным правовым актам города Иркутска заканчивают чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Подписи должностных лиц отделяют от черты 2 межстрочными интервалами. Данные об исполнителе приложения отделяют от последней подписи 3 межстрочными интервалами.

82. Гриф согласования документа в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования (внешнее согласование) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО:

Ректор ФГБОУ ВО "БГУ"

Подпись

И.И. Иванов

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО "УКС"

(протокол от _________ N ____)

Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма, например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N ____

83. Проекты документов, подготовленные в администрации, подлежат внутреннему согласованию.

Внутреннее согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:

Начальник департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска
	Подпись Дата	С.С. Сидоров

При наличии замечаний к документу внутреннее согласование оформляют следующим образом, например:

Замечания прилагаются. Заместитель начальника департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска
	Подпись Дата	И.И. Иванов

Замечания, как правило, излагают на отдельном листе (бланке), подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в администрации, внутреннее согласование оформляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из администрации, внутреннее согласование оформляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление внутреннего согласования документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное оформление внутреннего согласования (визирование) документа и его приложений.

Листы согласования к проектам постановлений и распоряжений мэра, администрации, решений Думы города Иркутска, решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, распоряжений вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителей мэра города Иркутска, приказов должностных лиц администрации оформляются в соответствии с приложениями 4 - 6 к Инструкции. Перечень лиц, с которыми подлежат согласованию проекты постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, администрации, решений Думы города Иркутска, решений постоянных комиссий Думы города Иркутска, распоряжений вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителей мэра города Иркутска, приказов должностных лиц администрации, сроки и последовательность их согласования, иные вопросы создания данных документов, не урегулированные Инструкцией, регулируются Регламентом работы администрации города Иркутска.

Листы согласования к проектам инициативных писем, писем-запросов, заключений, ответов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска (далее - проекты писем мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска) оформляются в соответствии с приложением 7 к Инструкции. Перечень лиц, с которыми подлежат согласованию проекты писем мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, сроки и последовательность их согласования, иные вопросы создания данных документов, не урегулированные Инструкцией, регулируются Регламентом работы администрации города Иркутска.

Проект, не прошедший процедуру согласования в установленном настоящей Инструкцией порядке, не может быть передан на подпись мэру города Иркутска, вице-мэру города Иркутска, первому заместителю мэра города Иркутска.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД "DOCSVISION", помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД "DOCSVISION", должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

84. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, первым заместителем мэра города Иркутска, заместителем мэра - руководителем аппарата администрации, руководителями органов (структурных подразделений органов) администрации в соответствии с их компетенцией или иными уполномоченными ими должностными лицами.

Мэр города Иркутска (в случае временного отсутствия мэра города Иркутска - должностное лицо, временно исполняющее полномочия мэра города Иркутска) лично подписывает:

инициативные письма, письма-запросы на имя руководителей федеральных государственных органов;

заключения к проектам нормативных правовых актов органов государственной власти;

ответы на поступившие в адрес мэра города Иркутска, администрации парламентские запросы Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Иркутской области, запросы сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатские запросы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, запросы Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации, запросы Общественной палаты Российской Федерации.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью соответствующего должностного лица администрации, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке данного должностного лица или соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации; собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска
	Подпись	И.И. Иванов

или на бланке

Заместитель мэра - председатель комитета
	Подпись	П.П. Петров

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается, например:

Подпись

П.П. Петров

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

Заместитель мэра - председатель комитета по экономике и стратегическому планированию администрации города Иркутска
	Подпись	И.И. Иванов
Начальник управления планирования комитета по экономике и стратегическому планированию администрации города Иркутска
	Подпись	П.П. Петров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель мэра - председатель комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска			Заместитель мэра - председатель комитета по управлению муниципальным имуществом администрации города Иркутска
Подпись	И.И. Иванов		Подпись	П.П. Петров

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением), например:

И.о. начальника отдела

Подпись

П.П. Петров

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

85. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

86. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

87. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, органа (структурного подразделения органа) администрации и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой (для документов, подлинник которых отправляют из администрации) или оборотной (для документов, подлинник которых остается в администрации) стороне последнего листа документа от границы левого поля, например:

Забелин Иван Андреевич, Управление финансового контроля,

ведущий специалист

+7(395) 224-45-67, Zabelin@irk.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

88. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), например:

Верно Главный специалист отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска
	Подпись Дата	И.И. Иванова

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью.

Допускается копию документа заверять специальным штампом.

Копии постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, администрации, правовых актов вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска заверяются подписью сотрудника отдела документационного обеспечения и архива и печатью отдела документационного обеспечения и архива.

Копии правовых актов иных должностных лиц администрации, за исключением правовых актов, оригиналы которых переданы на постоянное хранение в отдел документационного обеспечения и архива, заверяются подписью уполномоченного сотрудника органа (структурного подразделения органа) администрации, возглавляемого соответствующим должностным лицом, а также печатью указанного органа (структурного подразделения органа) администрации (при наличии у него печати). Копии правовых актов должностных лиц администрации, оригиналы которых переданы на постоянное хранение в отдел документационного обеспечения и архива, заверяются подписью сотрудника отдела документационного обеспечения и архива и печатью отдела документационного обеспечения и архива.

89. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию, орган (структурное подразделение органа) администрации и включает дату поступления документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

90. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в СЭД "DOCSVISION".

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

91. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется специальным штампом на верхнем поле документа.

92. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Допускается отметку об исполнении проставлять специальным штампом.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

93. Рассылку оформляют на обратной стороне последнего листа документа и отделяют от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Слово "РАССЫЛКА" печатают заглавными буквами от левой границы текстового поля. Наименования органов (структурных подразделений органов) администрации и сторонних организаций (с указанием количества экземпляров), которым необходимо разослать подписанный документ, печатают в столбик от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, например:

РАССЫЛКА:

Аппарат администрации - 1 экз.

Комитет городского обустройства - 2 экз.

Глава 7. Требования к бланкам документов

94. Для изготовления бланков документов администрации, органов (структурных подразделений органов) и должностных лиц администрации используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм, а для постановлений и распоряжений 30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

95. Перечень бланков, применяемых в администрации, предусмотрен Приложением 3 к настоящей Инструкции.

Изготовление бланков осуществляется только с разрешения заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска в соответствии с требованиями, предусмотренными Национальным стандартом.

96. Бланки документов должны использоваться строго по назначению.

97. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению мэра города Иркутска. Соответствующие предложения вносятся заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска.

98. В администрации применяются следующие виды бланков:

общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Глава 8. Обработка и отправка исходящих документов, прохождение внутренних документов

99. Документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные уполномоченным лицом, включаются в СЭД "DOCSVISION".

При включении исходящего документа в СЭД "DOCSVISION" сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия документа. Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел администрации.

100. Перед включением исходящих документов в СЭД "DOCSVISION" сотрудник организационного управления, делопроизводитель органа, подразделения проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

101. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД "DOCSVISION" осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

102. ЭРК, созданная в СЭД "DOCSVISION" при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.

103. Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, подписанные уполномоченным лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД "DOCSVISION".

104. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, при отправке спецсвязью - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

105. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

106. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД "DOCSVISION".

107. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

108. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

109. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию с сотрудником организационного управления, делопроизводителем органа, подразделения.

110. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

111. Отделом документационного обеспечения и архива осуществляется регистрация:

инициативных писем за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, администрации, распоряжений вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

поручений мэра города Иркутска (в том числе поручений, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Иркутской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Иркутской области), вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

поручений с заседаний ВАК;

служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

договоров, соглашений, заключенных от имени администрации мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, первым заместителем мэра города Иркутска, кроме заключенных в форме электронного документа;

доверенностей.

112. Отделом регистрации и контроля осуществляется регистрация ответов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации на зарегистрированные в данном отделе входящие документы.

113. Регистрация документов, подписываемых руководителями органов (структурных подразделений органов) администрации, осуществляется делопроизводителями органов, подразделений.

114. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных и иных постоянных или временных органов (далее - коллегиальные органы) оформляются и регистрируются делопроизводителями органов, подразделений, обеспечивающих деятельность соответствующего коллегиального органа.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой администрации. Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего коллегиального органа или размещаются на официальном сайте администрации.

115. Внутренние документы регистрируются в СЭД "DOCSVISION" делопроизводителем органа, подразделения, подготовившего документ.

116. Учет количества документов проводится по данным СЭД "DOCSVISION", иных регистрационно-учетных форм.

117. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Глава 9. Особенности создания и использования отдельных видов документов

118. Доверенности оформляются на номерных фирменных бланках сроком на 1 (один) год.

Второй экземпляр доверенности должен быть согласован исполнителем, его непосредственным руководителем и начальником департамента правовой работы аппарата администрации.

119. Согласованный оригинал доверенности на бумажном носителе передается исполнителем в отдел документационного обеспечения и архива. Одновременно с оригиналом доверенности исполнитель передает в отдел документационного обеспечения и архива доверенность в электронной форме путем размещения соответствующего файла на сетевом диске администрации "server0" в директории "tranzit" в папке "Делопроизводство" в подпапке "ДОВЕРЕННОСТИ".

Доверенность, представленная в отдел документационного обеспечения и архива в электронной форме, должна соответствовать согласованной доверенности на бумажном носителе. Ответственность за соответствие текста доверенности в электронной форме тексту доверенности на бумажном носителе несет исполнитель.

120. Отдел документационного обеспечения и архива ведет учет бланков строгой отчетности (номерных фирменных бланков доверенностей), назначает специалиста, ответственного за выдачу, регистрацию доверенностей, ежемесячно в срок до 5 числа подготавливает и передает в отдел муниципальной службы и кадров департамента муниципальной службы и кадров аппарата администрации списки лиц, получивших доверенности в прошедшем месяце.

Доверенности регистрируются в СЭД "DOCSVISION" с указанием Ф.И.О. муниципального служащего, даты выдачи и номера доверенности.

В случае увольнения муниципального служащего с муниципальной службы доверенность с неистекшим сроком действия сдается муниципальным служащим в отдел муниципальной службы и кадров департамента муниципальной службы и кадров аппарата администрации. В случае, если после увольнения с муниципальной службы доверенность не сдана, отдел муниципальной службы и кадров департамента муниципальной службы и кадров аппарата администрации направляет в адрес такого уволенного с муниципальной службы лица почтовое отправление с уведомлением о прекращении срока действия доверенности.

Глава 10. Организация машинописных и копировально-множительных работ

121. Все передаваемые в печать в копировально-множительное бюро документы должны быть написаны темными чернилами, оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, тщательно отредактированы. Документы, написанные неразборчиво, с большим количеством поправок либо исполненные карандашом, в печать не принимаются.

Материалы объемом не более 1 печатного листа, телеграммы печатаются в органах (структурных подразделениях органов) администрации самостоятельно.

Тиражирование документов производится по заявкам органов (структурных подразделениях органов) администрации, оформленным в СЭД "DOCSVISION". Документы с нечетким изображением на тиражирование не принимаются.

Глава 11. Управление документами в СЭД "DOCSVISION"

122. Доступ к работе в СЭД "DOCSVISION" должны иметь только зарегистрированные пользователи.

123. Включение документов в СЭД "DOCSVISION" осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в СЭД "DOCSVISION" в соответствии с ее классификационной схемой.

124. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД "DOCSVISION" формируется лист согласования.

125. При включении в СЭД "DOCSVISION" входящих документов (за исключением обращений граждан и организаций), их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

8) способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

11) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

12) срок исполнения документа;

13) индекс дела по номенклатуре дел;

14) сведения о переадресации документа;

15) отметка о контроле;

16) гриф ограничения доступа к документу;

17) электронный адрес корреспондента.

126. При включении в СЭД "DOCSVISION" исходящих документов (за исключением ответов на обращения граждан и организаций) в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) индекс дела по номенклатуре дел;

9) гриф ограничения доступа к документу;

10) орган (структурное подразделение органа) администрации - ответственный исполнитель документа;

11) электронный адрес корреспондента;

12) способ доставки документа адресату.

127. При включении в СЭД "DOCSVISION" внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование органа (структурного подразделения органа) администрации, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) орган (структурное подразделение органа) администрации - ответственный исполнитель документа;

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле.

128. При включении в СЭД "DOCSVISION" обращений граждан и организаций и ответов на обращения граждан и организаций в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации - заявителя;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата и регистрационный номер сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

8) краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

10) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

11) срок исполнения документа;

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации);

14) отметка о контроле;

15) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

16) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

17) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

18) вопрос по тематическому классификатору.

129. Дополнительно к указанным сведениям в ЭРК СЭД "DOCSVISION" могут вноситься иные сведения.

130. При включении документов и проектов документов в СЭД "DOCSVISION", а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

Глава 12. Контроль исполнения документов

131. Контроль исполнения документов осуществляется в целях их своевременного и качественного исполнения. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

132. Контроль исполнения документов включает в себя:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;

4) снятие с контроля документов;

5) учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов;

6) информирование мэра города Иркутска, руководителей органов (структурных подразделений органов) администрации о состоянии исполнительской дисциплины.

133. Общее руководство системой контроля в администрации осуществляет мэр города Иркутска. Организационное руководство системой контроля в администрации возлагается на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска. Организационное обеспечение системы контроля в администрации возлагается на организационное управление и делопроизводителей органов, подразделений.

134. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в органах (структурных подразделениях органов) администрации возлагается на их руководителей, которые обязаны:

1) рассматривать документы и доводить их до непосредственного исполнителя не позднее следующего дня за днем их получения;

2) лично осуществлять контроль соблюдения сроков и качества исполнения документов;

3) не реже одного раза в неделю лично рассматривать состояние исполнительской дисциплины в соответствующем органе (структурном подразделении органа) администрации;

4) по запросу представлять в отдел документационного обеспечения и архива, отдел регистрации и контроля, отдел организационной работы информацию о ходе выполнения документов, ответственным исполнителем по которым является соответствующий орган (структурное подразделение органа) администрации;

5) систематически подводить итоги исполнения документов, принимать соответствующие меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.

135. Виды контроля в администрации:

1) внешний контроль;

2) особый контроль;

3) внутренний контроль;

4) контроль органов (структурных подразделений органов) администрации;

5) дополнительный контроль.

136. Внешний контроль за исполнением документов устанавливается в случае, если документ поступает в администрацию из государственных органов с сопроводительным письмом, предусматривающим направление ответа в государственные органы (за исключением документов, подлежащих постановке на особый контроль).

137. Особый контроль за исполнением документов устанавливает мэр города Иркутска, вице-мэр города Иркутска, первый заместитель мэра города Иркутска, заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска путем проставления на документе отметки "К", "Контроль", "Особый контроль".

Кроме того, постановке на особый контроль подлежат:

постановления и распоряжения мэра города Иркутска, администрации, распоряжения вице-мэра города Иркутска, контроль за исполнением которых возложен на мэра города Иркутска или вице-мэра города Иркутска;

служебные записки мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

поручения мэра города Иркутска (в том числе поручения, данные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Иркутской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Иркутской области), поручения вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

план работы Высшего административного комитета администрации (далее - ВАК), поручения с заседаний ВАК, документы с резолюцией мэра города Иркутска "На ВАК";

предложения мэру города Иркутска, внесенные в ходе заседаний Думы города Иркутска либо по результатам обсуждения вопросов на депутатских слушаниях;

адресованные мэру города Иркутска, вице-мэру города Иркутска, администрации запросы Общественной палаты Российской Федерации, парламентские запросы Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Иркутской области, запросы, обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатские запросы, депутатские обращения депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, запросы Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации, депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска, обращения председателя Думы города Иркутска, письма об исполнении решений постоянных комиссий Думы города Иркутска;

договоры, соглашения, контракты, заключенные мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, кроме заключенных в форме электронного документа.

138. Внутренний контроль за исполнением документов устанавливается организационным управлением.

Постановке на внутренний контроль подлежат:

обращения граждан и организаций, поступающие в адрес администрации, на имя мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска (за исключением обращений по определенным вопросам, для которых установлена специальная процедура прохождения и рассмотрения, не предусматривающая их поступление в отдел регистрации и контроля);

обращения депутатов Думы города Иркутска на имя мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, в адрес администрации;

решения Думы города Иркутска, постановления и распоряжения мэра города Иркутска, администрации в случае, если они предполагают создание, реорганизацию или ликвидацию муниципальных организаций либо содержат один из следующих пунктов:

1) о внесении на рассмотрение Думы города Иркутска;

2) о внесении на рассмотрение ВАК;

3) об официальном опубликовании либо обнародовании;

4) о заключении договора, соглашения, контракта.

139. Контроль органов (структурных подразделений органов) администрации устанавливается по документам, предусмотренным пунктами 30 - 33 настоящей Инструкции, постановлениям и распоряжениям мэра города Иркутска, администрации, распоряжениям вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, предусматривающим возложение контроля за их исполнением на органы (структурные подразделения органов) администрации, правовым актам заместителей мэра города Иркутска, приказам должностных лиц администрации.

140. Дополнительный контроль за исполнением документов (за исключением муниципальных правовых актов) устанавливается в случае продления сроков исполнения документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

141. Контроль по документу устанавливается при его регистрации.

142. Отделом документационного обеспечения и архива осуществляется контроль по следующим видам документов:

постановления и распоряжения мэра города Иркутска, администрации, распоряжения вице-мэра города Иркутска, подлежащие постановке на особый или внутренний контроль;

поручения мэра города Иркутска (в том числе поручения, данные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Иркутской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Иркутской области), поручения вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

поручения с заседаний ВАК;

служебные записки мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

договоры, соглашения, контракты, заключенные от имени администрации мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, первым заместителем мэра города Иркутска, кроме заключенных в форме электронного документа;

документы, связанные с исполнением судебных решений (за исключением исполнительных документов, выданных на основании судебных актов по обращению взыскания на средства бюджета города Иркутска по денежным обязательствам администрации, муниципальных учреждений города Иркутска).

143. Отделом регистрации и контроля осуществляется контроль по документам, зарегистрированным в указанном отделе в соответствии с пунктом 28 настоящей Инструкции, за исключением документов, связанных с исполнением судебных решений.

144. Отделом организационной работы осуществляется контроль по документам, зарегистрированным в указанном отделе в соответствии с пунктом 29 настоящей Инструкции, а также решениям Думы города Иркутска.

145. Контроль исполнения документов, предусмотренных пунктом 139 настоящей Инструкции, организуется руководителями соответствующих органов (структурных подразделений органов) администрации и осуществляется делопроизводителями органов, подразделений.

146. Ответственным исполнителем считается должностное лицо или орган (структурное подразделение органа) администрации, указанный в резолюции, ЭРК СЭД "DOCSVISION" или соответствующем пункте постановляющей части муниципального правового акта первым.

Соисполнители - должностные лица или органы (структурные подразделения органов) администрации, указанные в резолюции, ЭРК СЭД "DOCSVISION" или соответствующем пункте постановляющей части муниципального правового акта после ответственного исполнителя.

Ответственным исполнителем решения Думы города Иркутска считается заместитель мэра города Иркутска (вице-мэр города Иркутска, первый заместитель мэра города Иркутска), в непосредственном подчинении которого находится орган (структурное подразделение органа) администрации, подготовивший данное решение.

147. Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом независимо от того, что исполнение отдельных его частей может не входить в его компетенцию.

Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для обобщения и составления итогового документа.

148. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя. Ответственный исполнитель направляет мэру города Иркутска, иному адресату обобщенный ответ, итоговый документ.

149. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, в резолюции к документу и (или) ЭРК документа в СЭД "DOCSVISION". В резолюции и (или) ЭРК документа в СЭД "DOCSVISION" сроки исполнения документов указываются, исходя из сроков, предусмотренных законодательством, муниципальными правовыми актами, а также сроков, установленных организацией, направившей документ.

150. Если иное не установлено законодательством, муниципальными правовыми актами, сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа в администрации, в том числе в случаях, когда документы передаются для дальнейшего исполнения в органы (структурные подразделения органов) администрации.

151. Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

152. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня.

153. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательством, муниципальными правовыми актами, в том числе настоящей Инструкцией (типовой срок исполнения);

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения с пометкой в тексте:

"весьма срочно" - в течение одного - двух дней;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

Остальные - в срок не более 30 дней.

154. Типовые сроки исполнения документов:

поручения мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска - 1 месяц;

поручения о проведении муниципального финансового контроля - 60 рабочих дней;

служебные записки мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска - 15 дней;

документы, по которым мэром города Иркутска установлен особый контроль - 14 дней;

обращения граждан и организаций, запросы, связанные с рассмотрением обращений граждан и организаций - в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 годы N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

запросы Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - 15 дней;

обращения Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Иркутской области - 15 дней;

запросы Общественной палаты Российской Федерации - 30 дней, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой Российской Федерации - 14 дней;

парламентские запросы - 15 дней;

запросы сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - 30 дней;

обращения сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью - безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней с обязательным информированием об этом соответствующего сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

запросы Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации - 15 дней;

депутатские запросы депутата, группы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области - 30 дней;

депутатские обращения депутата, группы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области - в течение пяти календарных дней, а в случае необходимости проведения в связи с депутатским обращением дополнительной проверки, дополнительного изучения поставленных в депутатском обращении вопросов, дополнительного сбора сведений, иных действий в целях подготовки ответа на депутатское обращение - не позднее 30 дней с обязательным информированием об этом депутата, группы депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, направивших депутатское обращение, в течение 5 дней со дня получения депутатского обращения;

депутатские запросы депутата, группы депутатов Думы города Иркутска - 15 дней, если иное не установлено законодательством;

обращения депутата Думы города Иркутска - 1 месяц, если иное не установлено законодательством;

адвокатские запросы - 30 дней, а в случаях, требующих дополнительного времени на сбор и предоставление запрашиваемых сведений - 60 дней с обязательным направлением адвокату, направившему адвокатский запрос, уведомления о продлении срока рассмотрения адвокатского запроса;

запросы редакций средств массовой информации - 7 дней либо иной срок в случае, если требуемые сведения не могут быть предоставлены в семидневный срок, с обязательным вручением уведомления об отсрочке представителю редакции в трехдневный срок со дня получения запроса информации;

исполнительные документы, предусматривающие обращение взыскания на средства бюджета города Иркутска - 3 месяца;

межведомственные запросы о представлении документов и информации, указанных в пункте 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", для предоставления государственной или муниципальной услуги с использованием межведомственного информационного взаимодействия - 5 рабочих дней, если иные сроки подготовки и направления ответа на межведомственный запрос не установлены федеральными законами, правовыми актами Правительства Российской Федерации и принятыми в соответствии с федеральными законами нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;

запросы уполномоченных должностных лиц о предоставлении документов и (или) информации в целях проведения административного обследования лесов - 5 рабочих дней со дня поступления запроса;

запросы государственного юридического бюро - 30 дней со дня получения запроса (в случаях, требующих дополнительного времени на сбор и предоставление запрашиваемых сведений, указанный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом в адрес государственного юридического бюро, направившего указанный запрос, направляется уведомление о продлении срока рассмотрения запроса государственного юридического бюро);

иные сроки, установленные законодательством, муниципальными правовыми актами.

155. Приостановить исполнение документа, отменить его, изменить ответственного исполнителя по документу может лицо (орган), подписавшее (направивший) документ или давшее поручение (резолюцию).

156. Срок исполнения документа может быть продлен лицом, установившим контроль:

по документам, стоящим на внешнем контроле - на основании решения (документа) соответствующего государственного органа, должностного лица;

по документам, стоящим на особом контроле - мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска, первым заместителем мэра города Иркутска, заместителем мэра - руководителем аппарата администрации города Иркутска;

по документам, стоящим на внутреннем контроле - отделом документационного обеспечения и архива, отделом регистрации и контроля, отделом организационной работы;

по документам, стоящим на контроле органов (структурных подразделений органов) администрации - руководителем соответствующего органа (структурного подразделения орган) администрации.

157. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет в отдел документационного обеспечения и архива, отдел регистрации и контроля, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 142 - 144 настоящей Инструкции) мотивированную служебную записку с объяснением причин неисполнения документа в установленный срок не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения. В случае, если документ стоит на особом контроле, отдел документационного обеспечения и архива, отдел регистрации и контроля, отдел организационной работы (в соответствии с пунктами 142 - 144 настоящей Инструкции) передает служебную записку на согласование должностному лицу, установившему особый контроль.

158. В случае необходимости продления срока исполнения документа, стоящего на контроле органа (структурного подразделения органа) администрации, ответственный исполнитель не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет руководителю соответствующего органа (структурного подразделения орган) администрации мотивированную служебную записку с объяснением причин неисполнения документа в установленный срок.

159. В случае продления сроков рассмотрения обращений, запросов, поступивших в администрацию, ответственный исполнитель обязан направить заявителю промежуточный ответ в сроки, определенные в соответствии с пунктами 153 - 154 настоящей Инструкции.

160. Конкретный срок исполнения, указанный в тексте постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, администрации, распоряжений вице-мэра города Иркутска и заместителей мэра города Иркутска, приказов должностных лиц администрации, решений Думы города Иркутска, может быть изменен (продлен) только путем внесения в них соответствующих изменений.

161. Продление срока исполнения документа считается оформленным, если на служебной записке (промежуточном ответе заявителю) имеется резолюция согласия руководителя структурного подразделения органа государственной власти, осуществляющего контроль за исполнением документа (в случае внешнего контроля); мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска либо заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска (в случае установления ими особого контроля); руководителя соответствующего органа (структурного подразделения органа) администрации (для документов, стоящих на контроле органов (структурных подразделений органов) администрации); соответствующая отметка отдела документационного обеспечения и архива, отдела регистрации и контроля, отдела организационной работы (согласно пунктам 142 - 144 настоящей Инструкции - в случае внутреннего контроля).

162. В случае, если срок исполнения документа превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа проводится предварительный контроль и направляются напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов. Сотрудники организационного управления, делопроизводители органов, подразделений также вправе направлять исполнителям напоминания по документам в иных случаях, в том числе в случае непредставления информации о ходе исполнения документа в установленные сроки.

163. Направление напоминаний исполнителям о приближении (истечении) сроков исполнения документов может осуществляться посредством СЭД "DOCSVISION" или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов, полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД "DOCSVISION".

164. Направление напоминания не влечет продления срока исполнения документа. В случае непредставления информации об исполнении документа по истечении срока, указанного в повторном напоминании, организационное управление вправе направить служебную записку мэру города Иркутска по факту неисполнения документа.

165. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, администрации, решений Думы города Иркутска и иных документов, имеющих долговременный характер исполнения, может быть осуществлен путем включения вопроса о ходе исполнения документа в план работы ВАК.

166. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

167. Для снятия документа с контроля требуется представление справки за подписью ответственного исполнителя, в которой излагается исполнение документа по существу (для постановлений и распоряжений мэра города Иркутска, администрации - по каждому пункту), и (или) ответа заявителю или любого другого документа, подтверждающего фактическое исполнение документа. Устная информация ответственного исполнителя не является основанием для снятия документа с контроля. Исключение составляют случаи принятия на заседании Думы города Иркутска проектов решений, рассмотрения на заседании ВАК информации, принятия на заседании ВАК проекта постановления или распоряжения, подготовленных по поручению мэра города Иркутска, а также заключения договора, соглашения, контракта, официального опубликования, обнародования информации в соответствии с поручением, предусмотренным в постановлении, распоряжении администрации, в которых для снятия с контроля соответствующего поручения представление письменной справки об исполнении не требуется.

168. Справка об исполнении документа, ответ представляется лицу, осуществляющему контроль, для согласования.

169. Лицо, осуществляющее контроль, вправе возвратить ответственному исполнителю на доработку ответ или справку об исполнении документа, не отвечающие требованиям настоящей Инструкции и (или) не содержащие информацию о разрешении по существу всех поставленных в документе вопросов. На доработку документов по письменным замечаниям лица, осуществляющего контроль, отводится 2 рабочих дня в случае возврата ввиду недостатков оформления и 5 рабочих дней в случае возврата ввиду недостатков содержания, при этом сроки исполнения документа не продляются.

170. На основании соответствующей справки за подписью ответственного исполнителя снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого объективно невозможно в связи с изменением социально-экономических условий, изменением или отменой правовых актов.

171. Документы, стоящие на внешнем контроле, запросы Общественной палаты Российской Федерации, парламентские запросы, запросы, обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатские запросы, депутатские обращения депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, запросы Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации, обращения депутатов Думы города Иркутска, обращения граждан и организаций снимаются с контроля после отправки ответа на них. Депутатские запросы депутатов Думы города Иркутска снимаются с контроля после принятия соответствующего решения Думы города Иркутска.

172. Документы, стоящие на особом и внутреннем контроле, снимаются с контроля, если на справке об исполнении и (или) ответе заявителю имеется соответствующая резолюция должностного лица, установившего контроль. В случае представления в отдел документационного обеспечения и архива официального документа, безусловно подтверждающего фактическое исполнение стоящего на особом контроле поручения (свидетельства о государственной регистрации права на недвижимое имущество, свидетельства о государственной регистрации юридического лица, правового акта о закреплении имущества в муниципальной казне города Иркутска и т.п.), данное поручение снимается с контроля отделом документационного обеспечения и архива самостоятельно без передачи документов на рассмотрение лицу, установившему особый контроль.

173. Для документов, стоящих на внешнем контроле, запросов Общественной палаты Российской Федерации, парламентских запросов, запросов, обращений сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатских запросов, депутатских обращений депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, запросов Законодательного Собрания Иркутской области об истребовании информации, обращений депутатов Думы города Иркутска, обращений граждан и организаций датой снятия с контроля считается дата отправки ответа. Если иное не установлено муниципальными правовыми актами города Иркутска, датой снятия с контроля иных документов считается дата представления справки об исполнении документа лицу, осуществляющему контроль за исполнением документа. Датой снятия с контроля депутатских запросов депутатов Думы города Иркутска считается дата принятия соответствующего решения Думы города Иркутска.

174. Документ считается снятым с контроля с нарушенным сроком исполнения в случае, если справка об исполнении документа и (или) ответ заявителю поступили лицу, осуществляющему контроль за исполнением документа, позже установленных в соответствии с настоящей Инструкцией сроков исполнения.

175. Сведения об исполнении документа вносятся в ЭРК СЭД "DOCSVISION".

176. В случае если документ не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

177. Организационное управление анализирует состояние и результаты исполнения документов, состояние исполнительской дисциплины в администрации по документам, стоящим на особом, внешнем и внутреннем контроле, и дважды в месяц (1 и 15 числа) направляет мэру города Иркутска информацию за подписью заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска о документах, находящихся на исполнении с нарушенным сроком.

Глава 13. Документальный фонд администрации

178. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности органов администрации, образуют документальный фонд администрации.

179. Номенклатура дел является основой для составления описей дел органа администрации постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

180. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

181. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Иркутска, положением об органе администрации, штатным расписанием органа администрации, планами и отчетами о работе органа администрации, номенклатурой дел органа администрации за прошедший год, муниципальными нормативными актами города Иркутска, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности органа администрации.

182. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органа администрации, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

183. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность органа администрации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

184. Номенклатура дел органа администрации (сводная) составляется делопроизводителем органа на основе номенклатур дел структурных подразделений органа администрации (далее - подразделения) по формам установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 (далее - Правила), и утверждается руководителем органа администрации после согласования проекта сводной номенклатуры дел органа экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) отдела документационного обеспечения и архива (далее - муниципальный архив города Иркутска).

185. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

Вновь созданное подразделение составляет номенклатуру дел подразделения не позднее месяца со дня его создания.

В случае изменения функций и структуры органа администрации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

186. Номенклатура дел один раз в 5 лет согласовывается муниципальным архивом города Иркутска.

187. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа администрации являются наименования подразделений, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов.

188. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел органа администрации;

2-й экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в органе администрации, который рассылается в подразделения на бумажном носителе для применения в работе;

3-й экземпляр передается в муниципальный архив города Иркутска в качестве учетного документа.

189. В номенклатуру дел органа администрации включаются заголовки дел, отражающие деятельность органа администрации, постоянно и временно действующих координационных и совещательных органов, в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, индексируются.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел органа администрации. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

190. По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел органа администрации, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в органе администрации в течение года, передаются делопроизводителю органа.

191. Делопроизводитель органа на основе полученных данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовит дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатуре дел органа администрации.

192. Дополнение к утвержденной номенклатуре дел органа администрации подписывается делопроизводителем органа и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в органе администрации в течение года, приобщается к утвержденной номенклатуре дел органа администрации.

193. Рабочий экземпляр номенклатуры дел органа администрации хранится у делопроизводителя органа до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в муниципальный архив города Иркутска.

194. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного цифрового обозначения (кода) и порядкового номера заголовка внутри дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 01-02, где 01 - цифровой код раздела, 02 - порядковый номер заголовка внутри дела.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности органа администрации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Сокращенный вариант написания заголовка типа "То же..." не допускается. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

1) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы и т.д.);

2) авторский - наименование органа администрации (структурного подразделения органа администрации), постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

3) корреспондентский - наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

4) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

5) хронологический - дата (период), к которой (ому) относятся документы дела;

6) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

7) указание на копийность документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащие учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащие плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

Например:

"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

Например:

"Документы к протоколам заседаний Совета женщин";

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

Например:

"Протоколы заседаний экспертной комиссии".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется:

Например:

"Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

Например:

"Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

Например:

"Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

Например:

"Переписка с ООО "Ростелеком" о предоставлении услуг связи".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

1) если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название "Переписка с учреждениями".

2) если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

Например:

"Переписка с Министерством экономического развития Иркутской области".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты):

Например:

"Годовой отчет о работе администрации за 2021 год".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается "Копии". Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Например:

"Т. 1. 11.01.2021 - 30.06.2021".

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 236.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах (например, "Переходящее с 2019 года"), об уничтожении ("Уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

195. По завершении календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 03 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в муниципальный архив города Иркутска, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

196. Дела со дня их заведения до передачи в муниципальный архив города Иркутска или до выделения их к уничтожению хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

197. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

1) в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

2) приложения помещаются вместе с основными документами;

3) в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

4) документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

5) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

6) в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

7) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

8) по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно.

Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

198. Формирование и хранение дел до передачи их в муниципальный архив города Иркутска осуществляется органом администрации.

Дела на бумажном носителе размещаются в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

199. Выдача дел во временное пользование сотрудникам органа администрации осуществляется делопроизводителем органа под расписку на срок не более одного месяца и после истечения указанного срока дела подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании разрешения руководителя органа администрации (структурного подразделения органа администрации). Изъятие документов осуществляется с соблюдением требований пунктов 6.31 - 6.32 Правил делопроизводства.

200. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями должны проводиться проверки условия хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

1) перед передачей документов в муниципальный архив города Иркутска;

2) при перемещении дел;

3) при смене ответственного за делопроизводство и архив;

4) при реорганизации и ликвидации организации.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки в состоянии дел должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел по форме согласно Приложение N 3 к Правилам.

201. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается делопроизводителем органа. По факту утраты дела (дел) делопроизводителем органа составляется акт об утрате документов по форме Приложения N 6 к Правилам в одном экземпляре (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в двух экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). Акт хранится у делопроизводителя, а при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта передается в муниципальный архив города Иркутска при передаче дел на архивное хранение. Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

202. Ежегодно делопроизводителем органа совместно с экспертной комиссией проводиться экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности органа администрации.

203. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив органа администрации осуществляется:

1) отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

2) отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в органе администрации (структурном подразделением органа администрации);

3) выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органа администрации, правильность определения сроков хранения дел.

204. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в органе администрации создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

205. Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43.

206. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив органа администрации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив органа администрации проводится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в муниципальный архив города Иркутска не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения.

207. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данного органа администрации (например, судебные и т.п.).

Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел составляются по формам согласно приложениям N 14 - 15 к Правилам.

По описи дел постоянного хранения документы, по истечении срока ведомственного хранения (5 лет), передаются в муниципальный архив города Иркутска.

Описи дел представляются на экспертно-проверочную комиссию архивного агентства Иркутской области не ранее, чем через год, и не позднее, чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

208. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: индекс дела, заголовок дела, порядковый номер дела (тома, части), дата дела (тома, части), указание количества листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

При составлении описи соблюдаются следующие правила:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

209. Опись дел изготавливается в четырех экземплярах на бумажном носителе и подписывается делопроизводителем органа, согласовывается ЭК органа администрации и утверждается руководителем органа администрации. Один экземпляр описи дел остается в органе администрации, а три экземпляра передаются в муниципальный архив города Иркутска.

210. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел, образовавшихся в деятельности органа администрации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в муниципальный архив города Иркутска, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19 - 4.30 Правил.

Передача дел в муниципальный архив города Иркутска осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 4.33 - 4.34 Правил, в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным начальником организационного управления по истечении срока ведомственного хранения.

211. Дела временного (до 10 лет) срока хранения хранятся у делопроизводителя и подлежат уничтожению по истечении срока хранения по акту в установленном порядке.

212. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению по форме, установленной Приложением N 21 Правил.

213. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой "ЭК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭК" в акте не указывается.

214. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем органом администрации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

215. Дела, подлежащие уничтожению, уничтожаются путем сожжения.

216. В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью делопроизводителя органа, подразделения.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

217. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска

Е.Е. Войцехович

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Иркутска

Классификатор
групп документов

N п/п	Наименование органа местного самоуправления города Иркутска, органа администрации города Иркутска	Группа документа	Код
1.	Администрация города Иркутска	Распорядительные документы	031
		Служебные документы	018
		Исходящие документы	059 359
		Обращения граждан	027
		Обращения организаций	028
		Устное обращение, поступившее по телефону горячей линии администрации города Иркутска	029
		Договоры	010
2.	Отдел обеспечения безопасности и защиты населения администрации города Иркутска	Служебные документы	039
		Исходящие документы	040
		Распорядительные документы	041
3.	Управление специального обеспечения администрации города Иркутска	Распорядительные документы	042
		Служебные документы	043
		Исходящие документы	044
3.1.	Отдел мобилизационной подготовки	Служебные документы	033
		Исходящие документы	034
3.2.	Отдел секретного делопроизводства	Служебные документы	035
		Исходящие документы	036
3.3.	Отдел технической защиты государственной тайны	Служебные документы	037
		Исходящие документы	038
4.	Управление финансового контроля администрации города Иркутска	Распорядительные документы	376
		Служебные документы	374
		Исходящие документы	373
		Обращения	375
4.1.	Отдел контроля местного бюджета	Служебные документы	152
		Исходящие документы	153
4.2.	Отдел контроля в сфере закупок	Служебные документы	139
		Исходящие документы	138
4.3.	Аналитический отдел	Служебные документы	377
		Исходящие документы	378
5.	Комитет по бюджетной политике и финансам администрации города Иркутска	Распорядительные документы	104
		Служебные документы	103
		Обращения	102
		Исходящие документы	105
5.1.	Департамент ценового, тарифного регулирования и трудовых отношений	Распорядительные документы	117
		Служебные документы	116
		Исходящие документы	118
5.1.1.	Отдел труда и управления охраной труда	Служебные документы	129
		Исходящие документы	130
5.1.2.	Отдел тарифного регулирования	Распорядительные документы	137
		Служебные документы	131
		Исходящие документы	132
5.1.3.	Отдел ценообразования в строительстве	Служебные документы	133
		Исходящие документы	134
5.2.	Департамент финансов	Распорядительные документы	113
		Служебные документы	111
		Исходящие документы	112
5.2.1.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности	Служебные документы	162
		Исходящие документы	163
5.2.2.	Отдел бюджетной политики	Служебные документы	144
		Исходящие документы	145
5.2.3.	Бюджетный отдел	Служебные документы	150
		Исходящие документы	151
5.2.4.	Отдел городского хозяйства	Служебные документы	158
		Исходящие документы	159
5.2.5.	Отдел социальной сферы и органов управления	Служебные документы	160
		Исходящие документы	161
5.2.6.	Отдел доходов	Служебные документы	164
		Исходящие документы	165
5.2.7	Казначейский отдел	Служебные документы	166
		Исходящие документы	167
5.3.	Информационно-аналитическое управления	Распорядительные документы	168
		Служебные документы	169
		Исходящие документы	170
5.3.1.	Отдел комплексного анализа	Служебные документы	171
		Исходящие документы	172
5.3.2.	Отдел сводной информации	Служебные документы	154
		Исходящие документы	155
6.	Комитет городского обустройства администрации города Иркутска	Распорядительные документы	404
		Служебные документы	403
		Исходящие документы	405
		Обращения	402
6.1.	Департамент дорожной деятельности и транспорта	Распорядительные документы	429
		Служебные документы	428
		Исходящие документы	430
		Обращения	427
6.1.1.	Отдел содержания, эксплуатации дорог и искусственных сооружений	Служебные документы	436
		Исходящие документы	437
6.1.1.1	Сектор безопасности дорожного движения	Служебные документы	494
		Исходящие документы	495
6.1.2.	Отдел развития дорожной и транспортной инфраструктуры	Служебные документы	476
		Исходящие документы	477
6.1.3.	Отдел строительства, реконструкции и ремонта дорог	Служебные документы	411
		Исходящие документы	412
6.1.4.	Отдел контроля, согласований и выдачи разрешений	Служебные документы	474
		Исходящие документы	475
6.2.	Департамент инженерных коммуникаций и жилищного фонда	Распорядительные документы	431
		Служебные документы	432
		Исходящие документы	433
		Обращения	434
6.2.1.	Отдел жилищного фонда	Служебные документы	465
		Исходящие документы	466
6.2.2.	Отдел инженерных коммуникаций	Служебные документы	467
		Исходящие документы	468
6.2.3.	Отдел развития инженерной инфраструктуры	Служебные документы	952
		Исходящие документы	953
6.3.	Департамент городской среды	Распорядительные документы	419
		Служебные документы	418
		Исходящие документы	420
		Обращения	417
6.3.1.	Отдел экологической безопасности и контроля	Служебные документы	470
		Исходящие документы	469
6.3.1.1.	Сектор городских лесов	Служебные документы	478
		Исходящие документы	479
6.3.1.2.	Отдел санитарного состояния	Служебные документы	463
		Исходящие документы	464
6.3.1.3.	Отдел благоустройства городской среды	Служебные документы	471
		Исходящие документы	472
6.3.1.4.	Сектор дворовых территорий	Служебные документы	496
		Исходящие документы	497
6.3.1.5.	Сектор общественных территорий	Служебные документы	441
		Исходящие документы	442
6.3.1.6.	Сектор развития городской среды	Служебные документы	498
		Исходящие документы	499
6.4.	Департамент финансовой и правовой работы	Распорядительные документы	480
		Служебные документы	481
		Исходящие документы	482
		Обращения	483
6.4.1.	Бюджетно-финансовый отдел	Служебные документы	484
		Исходящие документы	485
6.4.2.	Отдел формирования закупок	Служебные документы	486
		Исходящие документы	487
6.4.3.	Контрольный отдел	Служебные документы	488
		Исходящие документы	489
6.4.4.	Юридический отдел	Служебные документы	490
		Исходящие документы	491
7.	Аппарат администрации города Иркутска	Распорядительные документы	053
		Служебные документы	052
		Исходящие документы	054
			354
		Обращения	051
7.1.	Секретариат	Служебные документы	191
		Исходящие документы	190
7.2.	Отдел протокола и международной деятельности	Распорядительные документы	045
		Служебные документы	046
		Исходящие документы	047
7.3.	Организационное управление	Распорядительные документы	006
		Служебные документы	007
		Исходящие документы	008
		Обращения	009
7.3.1.	Отдел организационной работы	Служебные документы	019
		Исходящие документы	588
7.3.2.	Отдел документационного обеспечения и архива	Служебные документы	093
		Исходящие документы	092
7.3.3.	Отдел регистрации и контроля	Служебные документы	091
		Исходящие документы	095
7.4.	Департамент правовой работы	Распорядительные документы	586
		Служебные документы	581
		Исходящие документы	582
		Обращения	583
7.4.1.	Отдел муниципального и социального законодательства	Служебные документы	071
		Исходящие документы	072
7.4.1.1.	Сектор мониторинга законодательства и делопроизводства	Служебные документы	094
		Исходящие документы	073
7.4.2.	Отдел экономического законодательства	Служебные документы	066
		Исходящие документы	068
7.4.3.	Отдел законодательства в сфере благоустройства	Служебные документы	067
		Исходящие документы	076
7.5.	Управление по информационной политике	Распорядительные документы	554
		Служебные документы	553
		Исходящие документы	555
		Обращения	552
7.5.1.	Организационно-аналитический отдел	Служебные документы	556
		Исходящие документы	557
7.5.2.	Отдел взаимодействия со средствами массовой информации	Служебные документы	558
		Исходящие документы	559
7.5.3.	Сектор оперативной информации	Служебные документы	567
		Исходящие документы	568
7.6.	Управление реализации общественных инициатив	Распорядительные документы	292
		Служебные документы	290
		Исходящие	291
		Обращения	293
7.6.1.	Отдел по связям с общественностью	Служебные документы	156
		Исходящие документы	157
7.6.2.	Отдел по работе с публичными мероприятиями и представительными органами местного самоуправления	Служебные документы	562
		Исходящие документы	563
7.7.	Департамент муниципальной службы и кадров	Распорядительные документы	098
		Служебные документы	096
		Исходящие документы	097
		Обращения	099
7.7.1.	Отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений, работы с муниципальными организациями	Служебные документы	056
		Исходящие документы	057
7.7.2.	Отдел муниципальной службы и кадров	Распорядительные документы	058
		Исходящие документы	055
7.8.	Управление делами	Распорядительные документы	078
		Служебные документы	077
		Исходящие документы	079
7.8.1.	Отдел закупок	Служебные документы	069
		Исходящие документы	070
7.8.2.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности	Служебные документы	584
		Исходящие документы	585
7.8.3.	Копировально-множительное бюро	Служебные документы	060
		Исходящие документы	100
7.8.4.	Отдел охраны труда	Служебные документы	083
		Исходящие документы	084
7.8.5.	Финансово-экономический отдел	Служебные документы	030
		Исходящие документы	032
7.9.	Управление информатизации	Распорядительные документы	063
		Служебные документы	061
		Исходящие документы	062
7.9.1.	Отдел информационных систем	Служебные документы	064
		Исходящие документы	065
7.9.2.	Отдел информационной безопасности	Служебные документы	074
		Исходящие документы	075
7.9.3.	Отдел технической поддержки	Служебные документы	023
		Исходящие документы	024
8.	Комитет по градостроительной политике администрации города Иркутска	Распорядительные документы	944
		Служебные документы	943
		Исходящие документы	945
		Обращения	942
8.1.	Правовой отдел	Служебные документы	089
		Исходящие документы	090
8.2.	Финансово-экономический отдел	Служебные документы	968
		Исходящие документы	959
8.3.	Контрольный отдел	Служебные документы	447
		Исходящие документы	448
8.4.	Департамент реализации градостроительной политики	Распорядительные документы	948
		Служебные документы	949
		Исходящие документы	950
		Обращения	951
8.4.1.	Отдел адресного плана и адресного реестра	Служебные документы	449
		Исходящие документы	450
8.4.2.	Отдел целевых программ	Служебные документы	954
		Исходящие документы	965
8.4.3.	Отдел выдачи разрешительной документации	Служебные документы	408
		Исходящие документы	410
		Распорядительные документы	409
		Обращения	407
8.5.	Управление архитектуры и градостроительства	Распорядительные документы	424
		Служебные документы	423
		Исходящие документы	425
		Обращения	422
8.5.1.	Отдел градостроительного планирования	Служебные документы	492
		Исходящие документы	493
8.5.2.	Отдел архитектуры и дизайна	Служебные документы	459
		Исходящие документы	460
8.5.3.	Отдел мониторинга инженерных изысканий в строительстве	Служебные документы	445
		Исходящие документы	446
8.5.4.	Отдел подготовки градостроительных планов земельных участков	Служебные документы	461
		Исходящие документы	462
8.5.5.	Отдел информационных систем обеспечения градостроительной деятельности	Служебные документы	962
		Исходящие документы	963
8.6.	Департамент жилищной политики	Распорядительные документы	580
		Служебные документы	081
		Исходящие документы	082
		Обращения	080
8.6.1.	Отдел предоставления муниципальных услуг	Служебные документы	085
		Исходящие документы	086
8.6.2.	Отдел переселения аварийного жилищного фонда	Служебные документы	087
		Исходящие документы	088
8.6.4.	Отдел обеспечения деятельности	Служебные документы	141
		Исходящие документы	142
9.	Комитет по социальной политике и культуре администрации города Иркутска	Распорядительные документы	203
		Служебные документы	202
		Исходящие документы	204
		Обращения	201
9.1.	Отдел правовой работы	Служебные документы	242
		Исходящие документы	243
9.2.	Управление по физической культуре, спорту и молодежной политике	Распорядительные документы	205
		Служебные документы	206
		Исходящие документы	207
		Обращения	208
9.2.1.	Отдел по физической культуре и спорту	Служебные документы	239
		Исходящие документы	237
9.2.2.	Отдел финансов	Служебные документы	226
		Исходящие документы	227
9.2.3.	Отдел по молодежной политике	Служебные документы	243
		Исходящие документы	244
9.3.	Департамент здравоохранения и социальной помощи населению	Распорядительные документы	219
		Служебные документы	218
		Исходящие документы	220
		Обращения	217
9.3.1.	Финансовый отдел	Служебные документы	246
		Исходящие документы	247
9.3.2.	Отдел здравоохранения	Служебные документы	270
		Исходящие документы	271
9.3.3.	Отдел социальной помощи населению	Служебные документы	222
		Исходящие документы	223
		Обращения	225
9.3.4.	Отдел пенсий за выслугу лет и социальных гарантий	Служебные документы	274
		Исходящие документы	275
9.3.4.1.	Сектор жилищных компенсаций (субсидий) по Правобережному округу города Иркутска	Распорядительные документы	267
		Служебные документы	268
		Исходящие документы	269
9.3.4.2.	Сектор жилищных компенсаций (субсидий) по Октябрьскому округу города Иркутска	Распорядительные документы	294
		Служебные документы	295
		Исходящие документы	296
9.3.4.3.	Сектор жилищных компенсаций (субсидий) по Свердловскому округу города Иркутска	Распорядительные документы	297
		Служебные документы	298
		Исходящие документы	299
9.3.4.4.	Сектор жилищных компенсаций (субсидий) по Ленинскому округу города Иркутска	Распорядительные документы	266
		Служебные документы	300
		Исходящие документы	301
9.3.4.5.	Сектор по начислению и выплате пенсий за выслугу лет	Служебные документы	386
		Исходящие документы	387
9.4.	Управление культуры	Распорядительные документы	234
		Служебные документы	233
		Исходящие документы	235
		Обращения	232
9.4.1.	Отдел финансов	Служебные документы	250
		Исходящие документы	251
9.4.2.	Отдел досуга и творческих проектов	Служебные документы	252
		Исходящие документы	253
9.4.3.	Отдел по работе с муниципальными учреждениями	Служебные документы	254
		Исходящие документы	255
9.5.	Департамент образования	Распорядительные документы	214
		Служебные документы	213
		Исходящие документы	215
		Обращения	212
9.5.1.	Отдел развития общего образования	Служебные документы	282
		Исходящие документы	283
9.5.2.	Отдел развития дошкольного образования	Служебные документы	236
		Исходящие документы	238
9.5.3.	Организационно-кадровый отдел	Служебные документы	276
		Исходящие документы	277
9.5.4.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности	Служебные документы	278
		Исходящие документы	279
9.5.5.	Отдел финансово-экономической и хозяйственной деятельности	Служебные документы	286
		Исходящие документы	287
9.5.6.	Отдел развития дополнительного образования и воспитания	Служебные документы	229
		Исходящие документы	230
10.	Комитет по управлению муниципальным имуществом администрации города Иркутска	Распорядительные документы	504
		Служебные документы	503
		Исходящие документы	505
		Обращения	502
10.1.	Управление судебной защиты и правовой работы	Распорядительные документы	536
		Служебные документы	537
		Исходящие документы	538
		Обращения	539
10.1.1.	Отдел правового обеспечения деятельности комитета	Служебные документы	453
		Исходящие документы	454
10.1.2.	Отдел судебной защиты в сфере земельных правоотношений	Служебные документы	512
		Исходящие документы	513
10.2.	Земельный департамент	Распорядительные документы	506
		Служебные документы	507
		Исходящие документы	508
		Обращения	509
10.2.1.	Отдел аренды земельных участков	Служебные документы	510
		Исходящие документы	511
10.2.2.	Отдел кадастра и мониторинга	Служебные документы	523
		Исходящие документы	524
10.2.3.	Отдел землеустройства	Служебные документы	533
		Исходящие документы	534
10.2.4.	Отдел землепользования территорий	Служебные документы	569
		Исходящие документы	570
10.2.5.	Отдел земельных отношений и торгов	Служебные документы	571
		Исходящие документы	572
10.2.6.	Отдел оформления прав на земельные участки	Служебные документы	573
		Исходящие документы	574
10.3.	Управление муниципального земельного контроля	Распорядительные документы	527
		Служебные документы	528
		Исходящие документы	529
		Обращения	530
10.3.1.	Отдел по соблюдению земельного законодательства	Служебные документы	521
		Исходящие документы	522
10.3.2.	Отдел исполнения судебных актов	Служебные документы	531
		Исходящие документы	532
10.4.	Имущественный департамент	Распорядительные документы	545
		Служебные документы	546
		Исходящие документы	547
		Обращения	548
10.4.1.	Отдел объектов имущества казны и приватизации	Служебные документы	549
		Исходящие документы	550
10.4.2.	Отдел документационного обеспечения комитета	Служебные документы	516
		Исходящие документы	517
10.4.3	Отдел управления муниципальным имуществом	Служебные документы	537
		Исходящие документы	538
10.4.4.	Регистрационный отдел	Служебные документы	540
		Исходящие документы	541
10.4.5.	Отдел администрирования доходов и бухгалтерского учета	Служебные документы	519
		Исходящие документы	520
10.4.5.	Отдел аренды объектов недвижимости	Служебные документы	575
		Исходящие документы	576
11.	Комитет по экономике и стратегическому планированию	Распорядительные документы	182
		Служебные документы	181
		Исходящие документы	180
		Обращения	183
11.1.	Департамент потребительского рынка	Распорядительные документы	904
		Служебные документы	903
		Исходящие документы	905
		Обращения	902
11.1.1.	Отдел торговли и общественного питания	Служебные документы	937
		Исходящие документы	938
11.1.2.	Отдел наружной рекламы	Служебные документы	916
		Исходящие документы	917
11.1.3.	Отдел контроля	Служебные документы	918
		Исходящие документы	919
11.1.4.	Отдел организации пассажирских перевозок	Служебные документы	443
		Исходящие документы	444
11.2.	Департамент закупок и единого учредителя	Распорядительные документы	187
		Служебные документы	186
		Исходящие документы	185
11.2.1.	Отдел проведения закупок	Служебные документы	125
		Исходящие документы	126
		Распорядительные документы	120
11.2.2	Отдел организации закупок	Служебные документы	196
		Исходящие документы	197
11.2.3.	Отдел единого учредителя	Служебные документы	198
		Исходящие документы	199
11.3.	Управление планирования	Распорядительные документы	360
		Служебные документы	361
		Исходящие документы	363
11.3.1.	Отдел инвестиционной деятельности и туризма	Служебные документы	025
		Исходящие документы	026
11.3.2.	Отдел поддержки предпринимательства	Служебные документы	935
		Исходящие документы	936
11.3.3.	Отдел стратегического планирования	Служебные документы	364
		Исходящие документы	365
12.	Комитет по управлению Ленинским округом администрации города Иркутска	Распорядительные документы	604
		Служебные документы	603
		Исходящие документы	605
		Обращения	602
12.1.	Управление ЖКХ	Распорядительные документы	620
		Служебные документы	621
		Исходящие документы	622
12.1.1.	Отдел жилищного хозяйства	Служебные документы	642
		Исходящие документы	643
12.1.2.	Отдел коммунального хозяйства	Служебные документы	633
		Исходящие документы	634
12.2.	Управление по работе с населением	Распорядительные документы	615
		Служебные документы	616
		Исходящие документы	617
12.2.1.	Общий отдел	Служебные документы	618
		Исходящие документы	619
12.2.2.	Организационный отдел	Служебные документы	627
		Исходящие документы	628
12.2.2.1	Сектор по обеспечению деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Ленинского округа города Иркутска	Распорядительные документы	623
		Служебные документы	624
		Исходящие документы	625
13.	Комитет по управлению Октябрьским округом администрации города Иркутска	Распорядительные документы	704
		Служебные документы	703
		Исходящие документы	705
		Обращения	702
13.1.	Управление ЖКХ	Распорядительные документы	720
		Служебные документы	721
		Исходящие документы	722
13.1.1.	Отдел жилищного хозяйства	Служебные документы	742
		Исходящие документы	743
13.1.2.	Сектор по муниципальному жилищному контролю	Служебные документы	756
		Исходящие документы	757
13.1.3	Отдел коммунального хозяйства	Служебные документы	733
		Исходящие документы	734
13.2.	Управление по работе с населением	Распорядительные документы	715
		Служебные документы	716
		Исходящие документы	717
13.2.1.	Общий отдел	Служебные документы	718
		Исходящие документы	719
13.2.2.	Организационный отдел	Служебные документы	727
		Исходящие документы	728
13.2.2.1	Сектор по обеспечению деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Октябрьского округа города Иркутска	Распорядительные документы	723
		Служебные документы	724
		Исходящие документы	725
14.	Комитет по управлению Правобережным округом администрации города Иркутска	Распорядительные документы	303
		Служебные документы	302
		Исходящие документы	304
		Обращения	305
14.1.	Управление ЖКХ	Распорядительные документы	320
		Служебные документы	321
		Исходящие документы	322
14.1.1.	Отдел жилищного хозяйства	Служебные документы	342
		Исходящие документы	343
14.1.2	Сектор по муниципальному жилищному контролю	Служебные документы	356
		Исходящие документы	357
14.1.3.	Отдел коммунального хозяйства	Служебные документы	333
		Исходящие документы	334
14.2.	Управление по работе с населением	Распорядительные документы	315
		Служебные документы	316
		Исходящие документы	317
14.2.1.	Общий отдел	Служебные документы	318
		Исходящие документы	319
14.2.2.	Организационный отдел	Служебные документы	327
		Исходящие документы	328
14.2.2.1	Сектор по обеспечению деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Правобережного округа города Иркутска	Распорядительные документы	323
		Служебные документы	324
		Исходящие документы	325
15.	Комитет по управлению Свердловским округом администрации города Иркутска	Распорядительные документы	804
		Служебные документы	803
		Исходящие документы	805
		Обращения	802
15.1.	Управление ЖКХ	Распорядительные документы	820
		Служебные документы	821
		Исходящие документы	822
15.1.1.	Отдел жилищного хозяйства	Служебные документы	842
		Исходящие документы	843
15.1.2.	Сектор по муниципальному жилищному контролю	Служебные документы	856
		Исходящие документы	857
15.1.3.	Отдел коммунального хозяйства	Служебные документы	833
		Исходящие документы	834
15.2.	Управление по работе с населением	Распорядительные документы	815
		Служебные документы	816
		Исходящие документы	817
15.2.1.	Общий отдел	Служебные документы	818
		Исходящие документы	819
15.2.2.	Организационный отдел	Служебные документы	827
		Исходящие документы	828
15.2.2.1	Сектор по обеспечению деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Свердловского округа города Иркутска	Распорядительные документы	823
		Служебные документы	824
		Исходящие документы	825

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Иркутска

Классификатор
видов документов

Группа документа	Наименование документа (вид документа)	Код
Распорядительные документы	Поручение, протокол	76
	Поручение Высшего административного комитета	18
	Поручение рабочего заседания	45
	Поручение мэра города Иркутска	87
	Поручение вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска	91
	Постановление администрации города Иркутска	06
	Приказ должностного лица администрации города Иркутска, осуществляющего руководство органом администрации города Иркутска (за исключением приказа по личному составу и приказа по личному составу постоянного хранения)	08
	Приказ по личному составу (за исключением приказа по личному составу постоянного хранения)	82
	Приказ по личному составу постоянного хранения	88
	Распоряжение администрации города Иркутска	10
	Распоряжение вице-мэра города Иркутска	36
	Распоряжение заместителя мэра города Иркутска	02
	Приказ заместителя председателя комитета	22
	Служебная записка мэра города Иркутска	19
	Служебная записка вице-мэра города Иркутска	25
	Служебная записка заместителя мэра города Иркутска	29
	Служебная записка (за исключением служебной записки мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, заместителя мэра города Иркутска)	81
Служебные документы	Апелляционная, частная жалоба	37
	Докладная записка	38
	Закон Иркутской области	23
	Запрос (за исключением запроса депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатского запроса депутата Законодательного Собрания Иркутской области, депутатского запроса депутата Думы города Иркутска)	48
	Депутатский запрос депутата Законодательного Собрания Иркутской области	33
	Запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации	34
	Информация	58
	Исковое заявление	24
	Исполнительный лист	85
	Кассационная, надзорная жалоба	40
	Обращение, депутатский запрос депутата Думы города Иркутска	17
	Обращение депутата Законодательного Собрания Иркутской области	31
	Обращение сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации	32
	Определение суда общей юрисдикции	95
	Определение арбитражного суда	42
	Определение мирового судьи	94
	Парламентский запрос Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Иркутской области	96
	Письмо	03
	Повестка о назначении даты слушания по делу	44
	Поручение Губернатора Иркутской области	21
	Постановление Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области	09
	Постановление Законодательного Собрания Иркутской области	16
	Постановление Правительства Российской Федерации	13
	Постановление суда	26
	Постановление службы судебных приставов	84
	Представление прокуратуры	27
	Претензия	28
	Протест прокуратуры	97
	Распоряжение Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области	07
	Распоряжение заместителя Губернатора Иркутской области, первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области, заместителя Председателя Правительства Иркутской области	14
	Распоряжение первого заместителя Губернатора Иркутской области - Председателя Правительства Иркутской области	30
	Распоряжение Правительства Российской Федерации	12
	Решение арбитражного суда	46
	Решение мирового судьи	93
	Решение суда общей юрисдикции	49
	Служебная записка	47
	Телеграмма	01
	Уведомление о проведении публичного мероприятия	86
	Указ Президента Российской Федерации	11
Исходящие документы	Исходящие документы мэра	72
	Исходящие документы вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска	73
	Исходящие документы заместителя мэра - председателя комитета (руководителя аппарата) администрации города Иркутска	70
	Исходящие документы заместителя председателя комитета (заместителя руководителя аппарата) администрации города Иркутска	71
	Исходящие документы заместителя начальника департамента (управления, отдела)	75
	Исходящие документы начальника департамента (управления, отдела)	74
	Предписание	89
Обращения	Наказ избирателей	60
	Обращение избирательной комиссии	100
	Обращение граждан	05
	Обращение избирателей	57
	Обращение организаций	51
	Устное обращение, поступившее по телефону горячей линии администрации города Иркутска	98
	Обращение с прямой линии Губернатора Иркутской области	99
	Устное обращение граждан с личного приема	55
	Устное обращение избирателя	80
Договоры	Договор купли-продажи муниципального имущества (за исключением земельных участков)	50
	Договор аренды муниципального имущества (за исключением земельных участков)	59
	Договор купли-продажи земельного участка	66
	Договор аренды земельного участка, договор безвозмездного пользования земельным участком	67
	Иные договоры	64

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству

в администрации города Иркутска

Перечень
бланков документов

Глава 1. Бланки муниципальных правовых актов города Иркутска

1. Бланк постановления администрации города Иркутска;

2. Бланк распоряжения администрации города Иркутска;

3. Бланк постановления мэра города Иркутска;

4. Бланк распоряжения мэра города Иркутска;

5. Бланк распоряжения вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, заместителя мэра города Иркутска;

6. Бланк приказа руководителя органа (структурного подразделения органа) администрации города Иркутска (комитета, аппарата администрации, департамента, управления, отдела);

7. Бланк приказа заместителя руководителя аппарата администрации города Иркутска.

Глава 2. Бланки иных документов мэра города Иркутска

1. Бланк служебной записки мэра города Иркутска;

2. Бланк письма мэра города Иркутска.

3. Бланк доверенности.

Глава 3. Бланки иных документов администрации города Иркутска, органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска, должностных лиц администрации города Иркутска

1. Бланк письма администрации города Иркутска;

2. Бланк служебной записки вице-мэра города Иркутска (первого заместителя мэра, заместителя мэра);

3. Бланк письма вице-мэра города Иркутска (первого заместителя мэра, заместителя мэра);

4. Бланк письма органа (структурного подразделения органа) администрации города Иркутска (комитета, аппарата администрации, департамента, управления, отдела);

5. Бланк служебной записки руководителя органа (структурного подразделения органа) администрации города Иркутска (комитета, аппарата администрации, департамента, управления, отдела);

6. Бланк письма руководителя органа (структурного подразделения органа) администрации города Иркутска (комитета, аппарата администрации, департамента, управления, отдела);

7. Бланк письма заместителя руководителя аппарата администрации города Иркутска.

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Иркутска

                            Лист согласования

      к проектам постановлений и распоряжений мэра города Иркутска,

  администрации города Иркутска, решений Думы города Иркутска, решений

                постоянных комиссий Думы города Иркутска

Согласование к проекту __________________________________________________

                                     наименование проекта:

Вице-мэр города Иркутска (первый заместитель мэра города Иркутска)
	подпись, дата	Ф.И.О.
Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.
Заместитель руководителя аппарата администрации города Иркутска _____________________________ наименование должности
	подпись, дата	Ф.И.О.
	подпись, дата	Ф.И.О.
Начальник департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.

По результатам проведения  антикоррупционной  экспертизы  коррупциогенные

факторы в проекте не выявлены (указывается в случае, если проект подлежит

антикоррупционной экспертизе)

Начальник отдела ____________ департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска ____________________ наименование должности
	подпись, дата	Ф.И.О.
	подпись, дата	Ф.И.О.

Все согласования  с  заинтересованными  лицами  имеются  в   материалах к

данному постановлению (распоряжению, решению)

Электронная версия соответствует бумажному носителю

Доступ ограничен (указывается  в  случае,  если  необходимо  организовать

ограниченный доступ к тексту постановления, распоряжения)

Исполнитель:
наименование должности, телефон	подпись, дата	Ф.И.О.
РАССЫЛКА: отдел документационного обеспечения и архива - ____ экз.; ____________________________________________________________ - по 1 экз. наименование органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Иркутска

                            Лист согласования

к проектам правовых актов вице-мэра города Иркутска, первого заместителя

     мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата

                      администрации города Иркутска

Согласование к проекту __________________________________________________

                                    наименование проекта

________________________________________________________________________:

Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.

(кроме проектов правовых актов заместителя мэра -  руководителя  аппарата

администрации города Иркутска)

Заместитель руководителя аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.
Начальник департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.
Начальник департамента муниципальной службы и кадров аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.

(для проектов правовых актов об утверждении должностных инструкций)

По результатам проведения  антикоррупционной  экспертизы  коррупциогенные

факторы в проекте не выявлены (указывается в случае, если проект подлежит

антикоррупционной экспертизе)

Начальник отдела ____________ департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска ____________________ наименование должности
	подпись, дата	Ф.И.О.
	2	Ф.И.О.

Все согласования  с  заинтересованными  лицами  имеются  в   материалах к

данному распоряжению (приказу)

Электронная версия соответствует бумажному носителю

Доступ ограничен (указывается  в  случае,  если  необходимо  организовать

ограниченный доступ к тексту распоряжения, приказа)

Исполнитель:
наименование должности, телефон	подпись, дата	Ф.И.О.
РАССЫЛКА: отдел документационного обеспечения и архива - ____ экз.; ____________________________________________________________ - по 1 экз. наименование органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации города Иркутска

                            Лист согласования

   к проектам распоряжений заместителя мэра города Иркутска, приказов

              должностных лиц администрации города Иркутска

Согласование к проекту __________________________________________________

                                     наименование проекта

________________________________________________________________________:

По результатам проведения  антикоррупционной  экспертизы  коррупциогенные

факторы в проекте не выявлены (указывается в случае, если проект подлежит

антикоррупционной экспертизе)

Начальник юридической службы (юрист) органа (структурного подразделения органа) администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.

(для проектов нормативных правовых актов обязательно)

Начальник департамента муниципальной службы и кадров аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.

(для проектов правовых актов об утверждении должностных инструкций)

Начальник департамента (управления, отдела) органа (структурного подразделения органа) администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.

Все согласования  с  заинтересованными  лицами  имеются  в   материалах к

данному распоряжению (приказу)

Электронная версия соответствует бумажному носителю

Доступ ограничен (указывается  в  случае,  если  необходимо  организовать

ограниченный доступ к тексту распоряжения, приказа)

Исполнитель:
наименование должности, телефон	подпись, дата	Ф.И.О.
РАССЫЛКА: отдел документационного обеспечения и архива - ____ экз.; ____________________________________________________________ - по 1 экз. наименование департаментов (управлений, отделов) органов (структурных подразделений органов) администрации города Иркутска

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в администрации города Иркутска

от 21 декабря 2022 г. N 031-06-431/22

                            Лист согласования

  к проектам инициативных писем, писем-запросов, заключений, ответов за

подписью мэра, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города

                                Иркутска

Согласование к проекту __________________________________________________

                                    наименование проекта:

Вице-мэр города Иркутска (первый заместитель мэра города Иркутска) (для проектов за подписью мэра)
	подпись, дата	Ф.И.О.
Заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.
Заместитель руководителя аппарата администрации города Иркутска ____________________________ наименование должности
	подпись, дата	Ф.И.О.
Начальник департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска
	подпись, дата	Ф.И.О.
Начальник отдела ____________ департамента правовой работы аппарата администрации города Иркутска ____________________ наименование должности
	подпись, дата	Ф.И.О.
	подпись, дата	Ф.И.О.

Все согласования  с  заинтересованными  лицами  имеются  в   материалах к

данному проекту

Исполнитель:
наименование должности, телефон	подпись, дата	Ф.И.О.