Приложение N 2. Регламент взаимодействия между государственным казенным учреждением Пензенской области "Центр бухгалтерского учета" и отдельными исполнительными органами Пензенской области

Приложение N 2
к приказу
Министерства финансов
Пензенской области
от 15.02.2023 N 22-13

Регламент взаимодействия между государственным казенным учреждением Пензенской области "Центр бухгалтерского учета" и отдельными исполнительными органами Пензенской области

1. Организация взаимодействия

Настоящий регламент разработан в соответствии с пунктом 14 приказа Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 N 256н "Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", постановлением Правительства Пензенской области от 11.10.2022 N 865-пП "О передаче Министерству финансов Пензенской области отдельных полномочий исполнительных органов Пензенской области", в целях упорядочивания взаимодействия между государственным казенным учреждением Пензенской области "Центр бухгалтерского учета" (далее - уполномоченная организация) и отдельными исполнительными органами Пензенской области (далее - субъекты централизованного учета) в рамках исполнения полномочий по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению, ведение бюджетного учета в части осуществления учета операций с нефинансовыми и финансовыми активами, с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами, с безналичными денежными средствами, по санкционированию расходов субъекта централизованного учета при исполнении им полномочий получателей бюджетных средств, включая составление и представление бюджетной отчетности, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы (далее - централизуемые полномочия).

Распределение функций между уполномоченной организацией и субъектами централизованного учета в рамках исполнения централизуемых полномочий определено приложением N 1 к настоящему регламенту.

2. Порядок предоставления информации и документов

2.1. Порядок передачи первичных учетных документов уполномоченной организации

Субъект централизованного учета представляет первичные учетные и другие документы на бумажном носителе или в виде скан-копий в соответствии с Графиком документооборота, утвержденным приложением N 2 к настоящему регламенту (далее - График).

Субъект централизованного учета представляет в уполномоченную организацию первичные учетные документы по унифицированным формам первичной документации, утвержденным Министерством финансов Российской Федерации, на основании реестра документов, утвержденных приложением N 3 к настоящему регламенту.

После получения первичных учетных и других документов уполномоченная организация осуществляет проверку их на полноту и корректность в сроки, установленные в Графике.

Специалисты уполномоченной организации при проверке документов на полноту и корректность руководствуются:

- законодательством Российской Федерации;

- отраслевыми стандартами.

В случае несоответствия первичных учетных документов требованиям законодательства Российской Федерации, в том числе в части несоответствия использованных форм первичных учетных документов требованиям действующего законодательства, отсутствия подписи должностных лиц, несоответствия фактов хозяйственной жизни в первичных учетных документах финансово-хозяйственной деятельности субъекта централизованного учета, а также недостоверности данных и наличия арифметических ошибок уполномоченная организация возвращает данные первичные учетные документы субъекту централизованного учета для переоформления.

Субъект централизованного учета вносит исправления или заменяет первичные учетные документы, не соответствующие требованиям, предъявляемым к составлению первичных учетных документов, установленным законодательством Российской Федерации, в течение 2 (двух) рабочих дней.

В случае отказа субъекта централизованного учета от внесения изменений в документы или их замены, данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются уполномоченной организацией к учету только по письменному распоряжению руководителя субъекта централизованного учета, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию.

2.2. Подготовка и представление субъекту централизованного учета копий первичных учетных документов, находящихся у уполномоченной организации

Уполномоченная организация по письменному запросу субъекта централизованного учета осуществляет подготовку копий первичных учетных документов, находящихся у уполномоченной организации, в течение периода хранения документов в уполномоченной организации.

Субъект централизованного учета уведомляет уполномоченную организацию письменно о необходимости предоставления копий первичных учетных документов не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до предполагаемой даты их представления в адрес субъекта централизованного учета. Запрос должен содержать перечень запрашиваемых первичных учетных документов и срок их представления. Копии первичных учетных документов по согласованию могут предоставляться как на бумажном носителе, так и в виде скан-копий.

В отдельных случаях по согласованию между уполномоченной организацией и субъектом централизованного учета срок представления копий первичных учетных документов по запросу субъекта централизованного учета может быть изменен.

В целях организации процесса информационного обмена в части представления скан-копий первичных учетных документов, разрешения споров о сроках представления скан-копий первичных учетных документов, содержании представленных документов субъект централизованного учета и уполномоченная организация согласовывают официальные адреса отправления и получения скан-копий первичных учетных документов между сторонами.

2.3. Порядок подписания документов, формируемых в рамках исполнения настоящего приказа

Документы, формируемые в рамках исполнения настоящего приказа, подписываются уполномоченной организацией и субъектом централизованного учета в соответствии с Порядком подписания документов, утвержденным приложением N 4 к настоящему регламенту.

3. Хранение первичных учетных документов

Уполномоченная организация обеспечивает сохранность переданных субъектом централизованного учета оригиналов документов на бумажном носителе и скан-копий до момента их возвращения субъекту централизованного учета в согласованные сторонами сроки.

Уполномоченная организация не осуществляет архивное хранение полученных от субъекта централизованного учета, а также подготовленных уполномоченной организацией для субъекта централизованного учета оригиналов бумажных экземпляров документов.

Субъект централизованного учета самостоятельно осуществляет функцию ведения архива (контроль за сдачей документов, обеспечение сохранности документов, своевременное уничтожение документов, предоставление копий документов).

4. Порядок взаимодействия при осуществлении внутреннего контроля

Субъект централизованного учета осуществляет контроль за поставкой товаров, выполнением работ и оказанием услуг, обеспечивает сохранность нефинансовых активов, заключает договоры о полной индивидуальной материальной ответственности с сотрудниками.

Субъект централизованного учета организует проведение инвентаризации активов и обязательств в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами.

Уполномоченная организация принимает участие в подготовке документов инвентаризации активов и обязательств, отражении ее результатов в бюджетном учете.

Субъект централизованного учета оформляет первичные учетные документы, связанные с выявленной недостачей, и представляет их в уполномоченную организацию.

Субъект централизованного учета в случаях, предусмотренных Правительством Российской Федерации, создает комиссию по переоценке объектов нефинансовых активов.

Уполномоченная организация проводит переоценку объектов нефинансовых активов.

Уполномоченная организация предоставляет субъекту централизованного учета информацию о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, формирует акты сверки расчетов с контрагентами и передает их субъекту централизованного учета. Субъект централизованного учета осуществляет инвентаризацию расчетов с контрагентами на основании предоставленных актов сверки, вносит свои дополнения по согласованию с уполномоченной организацией. В случае выявления разногласий представляет субъекту централизованного учета дополнительную информацию.

Субъект централизованного учета осуществляет контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности, проводит претензионную работу по возврату дебиторской задолженности, а также принимает меры по урегулированию задолженности.

Уполномоченная организация представляет в уполномоченные органы информацию об исполнении обязательств по исполнительным документам.

5. Порядок ведения бюджетного учета и передачи регистров бюджетного учета уполномоченной организацией субъекту централизованного учета

Уполномоченная организация обеспечивает ведение бюджетного учета в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами, отражает на связанных счетах бюджетного учета факты хозяйственной жизни субъекта централизованного учета.

Уполномоченная организация составляет и направляет субъекту централизованного учета регистры аналитического и синтетического учета в соответствии с периодичностью, формами, утвержденными приложением N 1 к Учетной политике при централизации учета отдельных исполнительных органов Пензенской области.

Уполномоченная организация может вносить изменения в данные регистров учета в случае обнаружения ошибки, неточности или погрешности по результатам внутреннего финансового контроля и аудита со стороны субъекта централизованного учета или уполномоченной организации.

Изменения вносятся уполномоченной организацией в порядке, предусмотренном действующими нормативными актами. Уполномоченная организация в течение 2 (двух) рабочих дней после внесения изменений сообщает о них субъекту централизованного учета с представлением измененных регистров.

Уполномоченная организация ведет карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов.

6. Порядок взаимодействия по осуществлению обработки персональных данных работников субъекта централизованного учета

В целях реализации переданных полномочий уполномоченная организация осуществляет действия по обработке персональных данных работников субъекта учета для начисления и выплаты (перечисления) заработной платы (иных выплат), своевременного проведения расчетов, ведения бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами, осуществления учета расчетов с бюджетом и государственными внебюджетными фондами.

Действия по обработке включают в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, распространение, передачу, обезличивание, блокирование, уничтожение в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов, законов Пензенской области и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Пензенской области.

Состав персональных данных: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес места проживания и регистрации, семейное положение, сведения о доходах, образование, сведения о награждении, квалификация, трудовой стаж, сведения воинского учёта, сведения о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, сведения о постановке на учёт в налоговом органе, заключения медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания при предоставлении листков временной нетрудоспособности, заключений медицинских комиссий.

Обработка персональных данных осуществляется на срок действия трудового договора (служебного контракта) с работником субъекта учета.

Передача субъектом учета персональных данных уполномоченной организации осуществляется с согласия субъекта персональных данных (с согласия работника субъекта учета в письменной форме согласно приложению N 5 к настоящему регламенту).

Уполномоченная организация обязуется соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также соблюдать требования к защите обрабатываемых персональных данных.

Стороны при обработке персональных данных обязаны принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

7. Порядок взаимодействия при подписании бюджетной отчетности субъекта централизованного учета

Бюджетная отчетность субъекта централизованного учета формируется уполномоченной организацией в АС "Смета".

Уполномоченная организация формирует отчетность в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, приказами и письмами Министерства финансов Пензенской области в составе, утвержденном приложением N 6, подписывает и направляет субъекту централизованного учета.

Субъект централизованного учета осуществляет подготовку информации (текстовая и табличная часть) к пояснительной записке по бюджетной отчетности в части организационной структуры, результатов деятельности, анализа отчета об исполнении бюджета, анализа показателей бухгалтерской отчетности, прочих вопросов деятельности (кроме таблицы N 4).

В случае возникновения у субъекта централизованного учета замечаний к представленной отчетности, до уполномоченной организации в письменной форме доводится список мотивированных замечаний.

В случае если в установленные сроки подготовки отчетности уполномоченная организация не имеет возможности принять к устранению и учесть замечания, уполномоченная организация обоснованно информирует об этом субъект централизованного учета. По таким замечаниям уполномоченная организация должна подготовить уточненную бюджетную отчетность в согласованные с субъектом централизованного учета сроки.

Уполномоченная организация может отклонить замечания субъекта централизованного учета к бюджетной отчетности в случае:

- отсутствия у уполномоченной организации первичных учетных документов, которые должны были быть переданы субъектом централизованного учета и отражены в отчетном периоде;

- оформления первичных учетных документов с нарушением законодательства Российской Федерации, переданных субъектом централизованного учета и принятых уполномоченной организацией к учету на основании письменного указания субъекта централизованного учета;

- при несоответствии документального оформления первичных документов фактам хозяйственной жизни;

- отсутствия полного комплекта документов;

- несвоевременного информирования субъектом централизованного учета о внесении изменений в первичные учетные документы, принятые к учету уполномоченной организацией;

- неисполнение (несвоевременное исполнение) субъектом централизованного учета обязанностей по предоставлению документов.

Ответственность за качество и полноту бюджетной отчетности перед контролирующими органами несет субъект централизованного учета. При поступлении претензий и замечаний к подготовленной бюджетной отчетности от контролирующих органов они направляются в уполномоченную организацию в течение 1 (одного) рабочего дня.

Уполномоченная организация рассматривает поступившие претензии и замечания к бюджетной отчетности в течение 3 (трех) рабочих дней после получения от субъекта централизованного учета письменной информации о содержании претензий и замечаний. Срок рассмотрения претензий и замечаний может быть сокращен или продлен по договоре