Вопрос: Когда подать отчет в СФР о переводе, который был для работника сначала временным, а затем стал постоянным? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2023 г.)

Работник с 01.08.2023 временно переведен на должность отсутствующего работника. Отсутствующий работник решил уволиться, не выходя на рабочее место. Кадровый работник издал приказ о признании временного перевода постоянным с 05.12.2023, заключил дополнительное соглашение.

1. Когда можно подать в СФР сведения о переводе: 01.08.2023 или с 05.12.2023?

2. Верны ли действия кадрового работника по изданию указанного приказа и заключению соглашения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

1. Отсчет срока для подачи отчета в СФР начинается с 05.12.2023. Сведения о переводе должны быть поданы не позднее 15.01.2024.

2. Действия кадровика верны.

Обоснование вывода:

Согласно части первой ст. 72.2 ТК РФ работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу.

Таким образом, окончанием временного перевода в данном случае является день выхода отсутствующего работника на работу. При этом временный перевод для замещения временно отсутствующего работника предполагает, что после выхода последнего временно переведенному сотруднику должна быть предоставлена его прежняя работа. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным (часть первая ст. 72.2 ТК РФ).

Однако в рассматриваемом случае основной работник будет увольняться, не выходя на работу. При таких обстоятельствах событие, с наступлением которого закон связывает истечение срока временного перевода, осуществленного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, - его выход на работу - не наступит никогда. Временный перевод может "трансформироваться" в постоянный, если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать (часть первая ст. 72.2 ТК РФ). Так как в приведенной ситуации условие о сроке никогда не будет выполнено, временный перевод не может "превратиться" в постоянный в порядке, предусмотренном частью первой ст. 72.2 ТК РФ. Вместе с тем если работник не потребовал предоставления прежней работы, фактически перевод может считаться постоянным.

При этом, по нашему мнению, текст трудового договора целесообразно привести в соответствие с фактически сложившимися отношениями: руководствуясь ст. 72 ТК РФ, заключить в письменной форме дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет прямо указано, что перевод работника на другую работу носит постоянный характер.

Таким образом, правомерность действий кадровика, направленных на заключение работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору с работником, не вызывает никаких сомнений. Издание приказа о признании перевода постоянным не является обязательным, решение о его издании работодатель принимает по собственному усмотрению.

Согласно п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок), в случае признания временного перевода постоянным в трудовую книжку вносится следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом, в графе 3 указывается наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе. Соответственно, в данном случае в графе 2 следует указать 01.08.2023, а в графе 4 внести реквизиты двух приказов - о временном переводе и о том, что перевод признан постоянным.

Напомним, что Единая форма "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1), утвержденная постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п (далее - Постановление N 245п) (форма ЕФС-1), объединила в себе несколько форм отчетности, которые работодатели раньше предоставляли в ФСС и ПФ, - 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, и ДСВ-3. Такое объединение связано с тем, что сами эти фонды с 01.01.2023 были объединены в единый социальный фонд. При этом за периоды 2022 года отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и уточненной отчетности. Согласно разъяснениям ПФР при определении формы, по которой предоставляются сведения, необходимо ориентироваться на период, в котором издан приказ о кадровом мероприятии: в случае издания приказа до 1 января 2023 г. представляется форма СЗВ-ТД, если дата издания приказа после 1 января 2023 г. - форма ЕФС-1.

ЕФС-1 заполняется и представляется работодателем на всех работников (включая совместителей и дистанционных работников), с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу) (подп. 1.4, 4.4 приложения N 2 к Постановлению N 245п, подп. 1 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования").

Согласно п. 4.3 Приложения N 2 к Постановлению N 245п при заполнении графы 2 указывается дата кадрового мероприятия в формате "ДД.ММ.ГГГГ". В графе 8 "Наименование документа" подраздела "Основание" указывается наименование документа, подтверждающего оформление перевода: приказа (распоряжения), иного решения (п. 4.9 Приложения N 2 к Постановлению N 245п). Приложение N 2 к Постановлению N 245п не содержит норм, аналогичных п. 10 Порядка, в связи с тем, что временный перевод стал постоянным.

Вместе с тем после вступления в силу Порядка в письме от 04.10.2021 N ЕК-08-24/22639 Пенсионный фонд РФ, разъясняя порядок внесения сведений о переводе в случае признания временного перевода постоянным в действующую на то время форму СЗВ-ТД указал, что в графе 2 формы СЗВ-ТД следует указать дату фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом; а в графах 8, 9, 10 блока "Основание" - реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен, и приказа, на основании которого работник переведен на постоянной основе. То есть фактически Пенсионный фонд применил тот же способ заполнения формы СЗВ-ТД, который приведен в п. 10 Порядка. Чиновники также отметили, что форматом сведений для формы СЗВ-ТД предусмотрено заполнение двух документов-оснований для кадрового мероприятия, при этом ошибок при представлении работодателями в ПФР формы СЗВ-ТД в случае указания в блоке "Основание" двух приказов не возникает.

На наш взгляд, эти разъяснения являются актуальными и в настоящее время, так как подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 содержит те же сведения, которые ранее указывались в СЗВ-ТД (форма ЕФС-1 лишь дополнена некоторыми данными, которые не вносились в форму СЗВ-ТД). Мы считаем, что работодатель в данной ситуации вправе заполнить указанный подраздел формы ЕФС-1 способом, аналогичным указанному в п. 10 Порядка. Так как фактически работник начал выполнять обязанности по новой должности с 01.08.2023, отчет о переводе на эту должность работодатель, на наш взгляд, должен подать по форме ЕФС-1, поскольку и временный перевод, и его преобразование в постоянный перевод для работника состоялись в 2023 году.

Отчет по форме ЕФС-1 следует подать в ЕСФ РФ не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (распоряжения) (п. 5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). Так как перевод для работника станет постоянным в декабре 2023 г., крайней датой представления отчета является 25.01.2024.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

4 декабря 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.