Потерянный счет-фактура (Е. Антипова, "Московский бухгалтер", N 18, сентябрь 2006 г.)

Потерянный счет-фактура

В очередной раз налоговики напомнили бухгалтерам, как нужно вносить изменения в Книгу покупок и Книгу продаж. Учитывая, что счета-фактуры - наиболее больной вопрос для бухгалтера, контролеры не устают разъяснять сложные моменты, связанные с этими документами. Письмо ФНС от 6 сентября 2006 г. N ММ-6-03/896 не стало исключением.

Порядок записей в Книге покупок...

Если в счете-фактуре сделана ошибка, причем неважно, в какой строке (ИНН продавца или покупателя, адрес, номер платежного документа), регистрировать ее в Книге покупок нельзя. Если вы уже сделали это - то необходимо провести соответствующую запись в дополнительном листе к этой книге.

Все реквизиты, которые должен содержать счет-фактура, перечислены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. Правила составления этих документов предусматривают, что неправильное заполнение влечет за собой невозможность регистрации (п. 14).

Итак, если бухгалтер выявил ошибку в счете-фактуре, то в него необходимо внести исправления в порядке, предусмотренном пунктом 29 правил. Это значит, что поправки должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца. Причем обязательно должна стоять дата внесения корректировки.

Налоговики в письме делают акцент на том, что, пока вы не приведете счет-фактуру в соответствие с законодательством, зарегистрировать ее в Книге покупок будет нельзя. А когда бухгалтер внесет все исправления, фирма спокойно может получить вычет по правильному документу. Порядок, установленный пунктом 7 правил, гласит, что запись об аннулировании счета-фактуры "с дефектом" необходимо сделать в дополнительном листе к Книге покупок в том налоговом периоде, в котором этот документ был зарегистрирован изначально, то есть до внесения в него исправлений. Контролеры обращают внимание бухгалтеров на то, что указанные дополнительные листы - это неотъемлемая часть книги.

...Для неправильных счетов-фактур

Дополнительный лист должен заполняться в соответствии с приложением N 4 к правилам. В строке "Всего" листа за налоговый период (месяц или квартал), в котором был зарегистрирован правильный документ, необходимо подвести итоги по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12. При этом нужно из сумм по строке "Итого" вычесть показатели тех счетов-фактур, записи по которым будут аннулированы. Сумму из строки "Всего" нужно использовать при внесении изменений в декларацию по НДС.

Контролеры напоминают, что, если сумма налога за прошлый налоговый период была занижена, необходимо подать уточненную декларацию. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 81 Налогового кодекса. Представить ее нужно за тот период, когда была допущена ошибка и внесены изменения в Книгу покупок.

В случае ошибочной регистрации документа в книге, ФНС рекомендует придерживаться такого же порядка исправления записей. То есть, если бухгалтер просто невнимательно заполнял Книгу покупок и допустил неточность, он должен соблюсти полную процедуру внесения изменений, предусмотренную для счетов-фактур с исправлениями.

Если счет-фактура не зарегистрирован

Предположим: бухгалтер фирмы-покупателя в текущем налоговом периоде обнаружил, что не внес запись в Книгу покупок по счету-фактуре, полученном в прошлом квартале. При этом ему нужно учитывать следующее. Фирма имеет право на вычет налога на основании счета-фактуры и соответствующего первичного документа. Если в предыдущем налоговом периоде к вычету были заявлены не все суммы, на которые компания имеет право, бухгалтер может подать уточненную декларацию. В ней необходимо будет отразить полную сумму, поставленную к вычету.

Кроме того, для того чтобы налог в корректирующей декларации совпадал с суммой, указанной в итоговых графах Книги покупок за соответствующий налоговый период, следует внести изменения в книгу. Их ФНС рекомендует отражать в дополнительном листе к указанной книге. Опять же - за тот период, в котором бухгалтер корректирует сумму налога. После соблюдения этой процедуры нужно к итоговым показателям дополнительного листа прибавить показатели зарегистрированных счетов-фактур.

Корректировка Книги продаж

Согласно пункту 16 правил, если в Книгу покупок вносят изменения, их нужно отразить в дополнительном листе к этой книге за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него изменений. То есть порядок корректировки записей не отличается от Книги покупок. Дополнительные листы к этой книге также являются ее неотъемлемой частью, напоминают налоговики.

Изменения вносят согласно приложению N 5 к правилам. В строке дополнительного листа, которая подлежит аннулированию, записывают данные по счету-фактуре до внесения в него изменений. В следующей строке регистрируют уже исправленный документ.

В строке "Всего" дополнительного листа Книги продаж того налогового периода, в котором изначально был зарегистрирован счет-фактура, нужно подвести итоги по графам 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б и 9. При этом из показателей строки "Итого" необходимо вычесть суммы, указанные в аннулированных счетах-фактурах, и к полученному налогу прибавить показатели вновь зарегистрированных документов с исправлениями. Сумму налога из строки "Всего" нужно использовать для внесения изменений в декларацию по НДС того периода, в котором обнаружена ошибка.

Если же бухгалтер в прошлом налоговом периоде не зарегистрировал счет-фактуру в Книге продаж, ему необходимо отразить ее в дополнительном листе к этой книге. При этом нужно налог из этого документа прибавить к показателям строки "Итого". Если налоговая база изменилась, то фирма обязана представить корректирующую декларацию за тот налоговый период, в котором внесены изменения по Книге продаж.

Федеральная налоговая служба сообщила, что свое письмо она согласовала с финансистами (письмо Минфина от 18 августа 2006 г. N 03-04-15/159).

Бумага все стерпит

Надо отметить, что незадолго до рассмотренного письма Минфин уже выпустил несколько разъяснений, рассматривающих правила заполнения счетов-фактур. В частности, документ от 7 августа 2006 г. N 03-04-09/15 посвящен порядку отражения в них адресов покупателя и продавца. Авторы письма указывают, что фактический адрес может быть внесен в счет-фактуру, но только в том случае, если он прописан в учредительных документах фирмы.

Письмо от 26 июля 2006 г. N 03-04-11/127 поясняет, кто должен подписывать счет-фактуру. На документе должна стоять подпись руководителя фирмы и главного бухгалтера. Но Закон "О бухгалтерском учете" дает право директору передоверить свою подпись, например, менеджеру. Также возможны случаи, когда в компании руководитель выполняет одновременно и функции главбуха. Тогда одной его подписи достаточно.

Если счет подписывает индивидуальный предприниматель, он должен указать реквизиты свидетельства о государственной регистрации. Если у предпринимателя учет ведет бухгалтер, то последний подписывать счет-фактуру не должен. Достаточно автографа самого бизнесмена.

Арбитражная практика

Суть дела	Доводы налоговиков	Доводы фирмы	Выводы суда
Допущены нарушения по строкам счетов- фактур "Наименова- ние грузоотправите- ля и его адрес" и "Наименование гру- зополучателя и его адрес".	Компания не указала наименования и до- пустила ошибки в заполнении адресов	Названия и адреса грузо- получателя и грузоотпра- вителя совпадали с наименованиями и адресами покупателя и поставщика. Тем не менее, были представлены исправленные счета-фактуры, но это не привело к изменению существенных для налого- вого учета данных и не повлияло на размер подлежащего возмещению налога	Кассационный суд указал, что первая и апелляционная инстанции не полно и всесторонне исследовали дело, обобщили данные по всем счетам-фактурам, несмотря на то что в каждом были допущены разные неточности. Дело направлено на новое рассмотрение (постановление ФАС Московского округа от 11 августа 2006 г. N КА-А40/7028-06)
Компания заявила налог к возврату по экспортной сделке. Счета-фактуры офор- млены с нарушением законодательства	Компания докумен- тально не подтверди- ла право возмещения налога	Представлен весь пакет документов, предусмотрен- ный статьей 165 Налогово- го кодекса. Доказано поступление валютной выручки, предъявлены ГТД и счета-фактуры	Суд принял сторону компании. Он пояснил, что неуказание в счете-фактуре КПП не свидетельствует о нарушении положений статьи 169 Налогового кодекса (постановление ФАС Московского округа от 7 августа 2006 г. N КА-А40/7109-06)
По спорным счетам- фактурам не приняты определенные суммы налога к вычету	В документах указан фактический, а не юридический адрес фирмы	Невыполнение требований к счету-фактуре, не предус- мотренных пунктами 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявлен- ные продавцом	Указание в спорных счетах-фактурах фактического адреса, отличного от юридического, указанного в ЕГРЮЛ, не может являться основанием для отказа в возмещении НДС. Статьей 169 Налогового кодекса не установлены требования по указанию в счетах-фактурах исключительно юридического адреса фирмы (постановление ФАС Московского округа от 7 августа 2006 г. N КА-А41/7090-06)

Внимание

Для правильного заполнения строк 3 и 4 счета-фактуры можно руководствоваться письмом Минфина от 10 августа 2005 г. N 03-04-11/202. В нем указано, что под грузоотправителем (грузополучателем) следует понимать организацию (ее структурное подразделение) или индивидуального предпринимателя, со склада (на склад) которых фактически происходит отгрузка (приемка) товаров.

Если порядок заполнения счета-фактуры нарушен - это может привести к судебному разбирательству с налоговиками. Но при спорах о правильности заполнения строк 3, 4 суды, как правило, встают на сторону фирм. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 16 января 2006 г. N КА-А40/13489-05 пояснил, что неуказание в счетах-фактурах адреса грузоотправителя или грузополучателя не служит основанием для отказа в возмещении НДС. Это может быть связано со следующим: грузоотправитель является одновременно продавцом, а грузополучатель - покупателем. То есть данные в счете-фактуре по строкам 3, 4 и строкам 2, 2а и 6, 6а дублируют друг друга.

Е. Антипова

"Московский бухгалтер", N 18, сентябрь 2006 г.