Вход
Составляем штатное расписание (И. Каганова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 42, октябрь 2006 г.)
-
Составляем штатное расписание (И. Каганова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 42, октябрь 2006 г.)
-
Аргументы в пользу штатного расписания
-
Взаимосвязь документов
-
Заполняем штатное расписание
Составляем штатное расписание
В современных рыночных условиях коммерческие организации могут самостоятельно выбирать не только методику ведения бизнеса, но и разрабатывать свою кадровую политику. Уставами организаций часто предусмотрены не только виды деятельности, которыми организация планирует заниматься, но и иные виды деятельности "не запрещенные законодательством РФ". Единственным документом, которым структура, штатный состав и штатная численность организации приводятся в соответствие с ее уставом, является штатное расписание организации. В последнее время вопрос об обязательном наличии в организации штатного расписания подвергается сомнению. Вряд ли можно считать такое мнение обоснованным.
Аргументы в пользу штатного расписания
Трудовое законодательство
Между работодателем и работником возникают трудовые отношения. Согласно изменениям, внесенным Федеральным законом от 30.06.06 г. N 90-ФЗ в ст. 15 ТК РФ, "трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором".
В ст. 57 ТК РФ приводится содержание трудового договора, заключаемого между работодателем и работником. Одним из обязательных условий, которое должно быть отражено в нем, является "трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)".
Следовательно, должность работника, принимаемого на работу, должна четко соответствовать той, которая записана в штатном расписании работодателя. Причем обратите внимание, что в ранее действующей редакции ТК РФ речь шла только о штатном расписании организации. Сейчас же речь идет о работодателе, под которым согласно ст. 20 ТК РФ понимается физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. К работодателям - физическим лицам относятся:
физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления указанной деятельности;
физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства.
Статьей 8 ТК РФ предусмотрена обязанность по принятию локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, всеми работодателями, за исключением работодателей - физических лиц.
Таким образом, наличие штатного расписания является обязательным не только для организаций, но и для индивидуальных предпринимателей и приравненных к ним лиц.
Согласно ст. 66 ТК РФ "работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной".
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.03 г. N 69, записи в трудовую книжку о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации работника должны производиться в соответствии со штатным расписанием.
Таким образом, трудовое законодательство требует наличия штатного расписания у работодателя. В принципе отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и об охране труда. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа: на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ; на юридических лиц - от 300 до 500 МРОТ.
Налоговое законодательство
Налог на прибыль
Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Несмотря на то что НК РФ прямо не связывает обоснованность затрат на оплату труда с наличием у налогоплательщика штатного расписания, в разъяснениях обосновывают данную зависимость.
Так, например, в письме Минфина России от 22.09.05 г. N 03-03-04/1/221 сообщается, что не могут учитываться организацией при формировании налоговой базы по налогу на прибыль как не соответствующие критериям, установленным ст. 252 НК РФ, командировочные расходы членов советов директоров зависимых и дочерних обществ при направлении указанных работников в командировки для участия в заседаниях советов директоров зависимых и дочерних обществ. Дело в том, что обязанности членов советов директоров зависимых и дочерних организаций данного акционерного общества никоим образом не связаны с выполнением ими служебных обязанностей и полномочиями, предусмотренными должностными инструкциями (регламентами) работников акционерного общества по соответствующей должности согласно штатному расписанию ОАО.
На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда налогоплательщик приглашает сторонние организации для выполнения неких функций, например оказать юридические, маркетинговые, бухгалтерские услуги. При этом в штате организации имеется специалист с аналогичными функциями. В подобных ситуациях уменьшить прибыль на данные расходы можно только в том случае, если функции, выполняемые сторонней организацией, не дублируют обязанности штатного специалиста (письма Минфина России от 8.10.03 г. N 04-02-05/3/78, от 5.04.05 г. N 03-03-01-04/1/167). В большинстве случаев такой позиции придерживаются и судебные органы (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 7.09.05 г. N Ф04-5839/2005(14601-А46-26) и ФАС Волго-Вятского округа от 19.01.04 г. N А11-4426/2003-К2-Е-1961).
Судебная практика имеет и другие примеры (в пользу налогоплательщиков). Но обычно в этом случае налогоплательщики документально смогли доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников и сторонних организаций (решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.05 г. N А40-9344/05-80-41).
Статьей 255 НК РФ предусмотрено отнесение к расходам на оплату труда расходов на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), за исключением оплаты труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями. Можно сделать вывод, что если с работниками, состоящими в штате организации, заключаются договоры гражданско-правового характера на выполнение работ, выходящих за рамки их должностных обязанностей, то суммы вознаграждений, выплаченные по данным договорам, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Следовательно, они не подлежат обложению ЕСН, страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Также не начисляются на них и страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Согласно п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 2.03.2000 г. N 184 (с изм. от 11.12.03 г., 11.04.05 г.), страховые взносы не начисляются только на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 7.07.99 г. N 765.
Аналогичная точка зрения высказана в письмах Минфина России от 28.11.05 г. N 03-05-02-04/205 и от 24.04.06 г. N 03-03-04/1/382.
Налог на добавленную стоимость
На практике нередко возникают споры с налоговыми органами в части подписи счетов-фактур. Статьей 169 НК РФ предусмотрено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Однако порой счета-фактуры подписывают только руководители организации. В данной ситуации арбитражные суды вставали на сторону налогоплательщика, только если последний мог доказать, что должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием, а его обязанности выполняет руководитель организации (постановления Президиума ВАС РФ от 9.07.02 г. N 58/02, ФАС Поволжского округа от 1.03.05 г. N А65-11609/04-СА1-32).
Страховые взносы
Фонд социального страхования при проведении выездных проверок страхователей также обращает внимание на наличие штатного расписания, которое является одним из обязательных документов для подтверждения правильности начисления страховых взносов (п. 89 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС РФ от 17.03.04 г. N 24, п. 57 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС РФ от 4.12.03 г. N 134). ПФР при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников неоднократно обращал внимание на наличие штатного расписания в организациях (пп. 11, 20, 28.2, 29.2, 29.3, 30.4, 32 Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователем сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденных постановлением ПФР от 30.01.02 г. N 11п).
Взаимосвязь документов
Достаточно часто организации принимают работников на работу по совместительству или не на полную ставку. В этом случае следует соизмерять начисляемую заработную плату с окладом, указанным в штатном расписании. Так, согласно ст. 284 ТК РФ (в ред. Федерального закона от 30.06.06 г. N 90-ФЗ), которая вступила в силу с 6 октября 2006 г., продолжительность времени для совместителей не более половины месячной нормы рабочего времени, т.е. не более 50% от нормы (прежней редакцией была предусмотрена продолжительность труда для совместителей 16 часов в неделю, т.е. 40% от нормальной продолжительности труда).
Следовательно, заработная плата совместителей в настоящее время должна составлять не более 50% полного должностного оклада, указанного в штатном расписании. Если, например, в штатном расписании указано, что должностной оклад курьера составляет 3000 руб., то в случае принятия на работу курьером работника по совместительству его заработная плата должна быть до 6 октября 2006 г. - не более 1200 руб., после указанной даты - не более 1500 руб. Если же совместителю будет начислена большая заработная плата, то эта разница не может быть принята для уменьшения налоговой базы для налога на прибыль.
Встречаются ситуации, когда работник-совместитель выполняет объем работы не меньший, чем основной работник, только за меньшее время (наиболее распространенный случай - это работа главным бухгалтером в нескольких небольших организациях). Не всегда возможно указать в штатном расписании оклад в 2 раза больше, чем организация собирается начислять этому работнику, поскольку увеличенный оклад может оказаться больше, чем у руководителей организации или других работников, занимающих высокую должность. Можно порекомендовать в этом случае установить для совместителя с повременной оплатой труда систему нормированных заданий. Тогда и заработную плату можно будет производить по конечным результатам работы за ее фактически выполненный объем и полностью учитывать для целей налогообложения (п. 5 Положения об условиях работы по совместительству, утвержденного совместным постановлением Госкомтруда СССР, Минюста СССР и ВЦСПС от 9.03.89 г. N 81/604-К-3/6-84).
Аналогичным образом рекомендуется поступать при принятии работников не на полную ставку.
Не следует забывать и о соответствии штатного расписания и табеля учета рабочего времени. Как уже было отмечено, продолжительность работы совместителей меньше, чем у работников, принятых на полную ставку. Штатное расписание и табель учета использования рабочего времени должны быть приведены в соответствие с трудовым законодательством. В противном случае организация также не сможет подтвердить правильность отнесения расходов по оплате труда в полном объеме заработной платы.
Заполняем штатное расписание
Постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждена унифицированная форма штатного расписания N Т-3 "Штатное расписание". Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. При заполнении формы наименование организации указывается строго по свидетельству о регистрации. Если в регистрационном свидетельстве зафиксировано полное и краткое название организации, в штатном расписании можно указывать любое. Обязательно указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Унифицированная форма N Т-3
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301017 |
|-----------|
ЗАО "Фрегат" по ОКПО| 21856789 |
------------------------------------------------------------------------------ \-----------/
(наименование организации)
Штатное расписание /-------------------------\
| Номер | Дата |
| документа |составления |
|------------+------------|
| 2-штр | 14.12.2006 |Утверждено
\-------------------------/
Приказом организации от "15" декабря 2006 г. N 26
-- ------- --
на период 2007 г. с "01" января 2007 г. Штат в количестве 18 единиц
------- -- --------- --
/--------------------------------------------------------------------------------------------------\
| Структурное | Должность |Количество|Тарифная | Надбавки, руб. | Всего, руб. |Приме-|
| подразделение |(специальность,| штатных | ставка | | (гр. 5 + |чание |
|-----------------| профессия), | единиц |(оклад) и |---------------------|гр. 6 + гр. 7| |
|наименование|код | разряд, класс | |пр., руб. | По | За | За | + гр. 8) х | |
| | | (категория) | | | ито-| выс- | нас-| гр.4) | |
| | | квалификации | | | гам | лугу | тав-| | |
| | | | | |рабо-| лет |ниче-| | |
| | | | | | ты | |ство | | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
|Администра- | |Генеральный ди-| 1 |25 000,00 | 20% | 5 000,00| | 35 000,00 | |
|ция | |ректор | | | | | | | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
| | |Коммерческий | 1 |20 000,00 | 10% | 5 000,00| | 27 000,00 | |
| | |директор | | | | | | | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
|Бухгалтерия | |Главный бухгал-| 1 |20 000,00 | 5% | 5% | 15% | 25 000,00 | |
| | |тер | | | | | | | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
| | |Бухгалтер | 2 |15 000,00 | 5% | 5% | | 33 000,00 | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
|Торговый от-| |Менеджер | 8 | 8 000,00 | 25% | | 10% | 86 400,00 | |
|дел | | | | | | | | | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
| | |Водитель | 2 | 9 000,00 | 10% | | | 19 800,00 | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
| | |Кладовщик | 3 | 5 000,00 | 10% | 10% | | 18 000,00 | |
|------------+----+---------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------|
| | | | | | | | | | |
\---------------------------------+----------+----------+-----+---------+-----+-------------+------/
Итого | 18 |102 000,00| | | | 244 200,00 |
\---------------------------------------------------------/
Руководитель кадровой службы Коммерческий директор Волков А.С. Волков
--------------------------- ----------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
------------------ -----------------------
(личная подпись) (расшифровка подписи)
Номер штатного расписания может содержать в своем составе буквенный индекс для удобства регистрации (например, штр либо шр). Дата составления штатного расписания, дата его утверждения и дата вступления в силу могут совпадать. Но возможны и другие варианты. Так, документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата вступления в законную силу (на "___" _______ 2006 г.) также может быть более поздней по сравнению с датой составления.
Обратить внимание! Если произошло сокращение штата или численности работающих, штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как в соответствии со ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку не менее чем за два месяца до увольнения.
Штатное расписание (и изменения в него) утверждается приказом директора организации или уполномоченным им на это лицом.
Структурные подразделения перечисляются в порядке иерархии. В фирмах, где используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать, при децентрализованной системе код должен быть указан обязательно.
Наименование профессий (должностей) указывается в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих (ОКДПТР) в случае, если с выполнением работ по этим должностям или профессиям предусмотрено федеральными законами предоставление льгот либо наличие ограничений (ст. 57 ТК РФ).
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении сумма заработной платы за единицу времени, чаще всего за месяц по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. (повременная) либо за единицу произведенной продукции (сдельная) в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. Размер оклада устанавливается владельцами организации, но не ниже установленного законом МРОТ.
В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
В ч. 4 ст. 133 ТК РФ перечислены "доплаты", "надбавки", "премии и другие поощрительные выплаты", а также "выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению", "иные компенсационные и социальные выплаты". Две последних разновидности выплат назначаются на основе федеральных и отраслевых нормативных актов. Однако Кодекс не раскрывает содержания понятий "надбавки" и "доплаты". На сегодняшний день сформировалась практика использования надбавок к заработной плате как стимула для повышения коэффициента полезного действия труда работников. В частности, применяются надбавки за высокие производственные показатели; высокое профессиональное мастерство; высокие достижения в труде; за выслугу лет; за подвижной и разъездной характер работы; за классность; за ученую степень и др. Доплаты обычно устанавливаются за вредность; за совмещение профессий или должностей, за работу с секретными материалами; за принятую на себя работником полную материальную ответственность; за расширение зон обслуживания; за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и др. Как надбавки, так и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада размер надбавок и доплат может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется вслед за изменением оклада). Виды премий, доплат и надбавок, используемые в организации, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте: положении о персонале, положении об оплате труда и премировании и др. В штатном расписании обязательно указывается, за что выплачивается та или иная надбавка, премия, доплата. Количество граф в этом разделе может быть увеличено (но не уменьшено!) в зависимости от количества применяемых в организации надбавок и доплат. Постановление Госкомстата России от 24.03.99 г. "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" запрещает удалять из этих форм отдельные реквизиты, но при этом разрешает вводить все необходимые в конкретных ситуациях дополнительные реквизиты, так же как и изменять форматы бланков, которые являются рекомендуемыми, но не обязательными. Дополненный документ необходимо утвердить в учетной политике предприятия.
В графе 9 проставляется суммарный месячный фонд заработной платы по должности. При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)
Подсчитывается количество штатных единиц, суммы окладов и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам по каждому листу штатного расписания и по всему документу.
Штатное расписание до его утверждения должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.
И. Каганова,
аудитор
"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 42, октябрь 2006 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Газета "Финансовая газета. Региональный выпуск"
Учредитель: Редакция Международного финансового еженедельника "Финансовая газета"
Газета зарегистрирована в Роскомпечати 3 октября 1994 г.
Регистрационное свидетельство N 012947
Адрес редакции: г. Москва, ул. Ткацкая, д. 5, стр. 3
Телефон +7 (499) 166 03 71