Штатное расписание в бюджетном учреждении (Е. Ромашова, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, ноябрь-декабрь 2007 г.)

Штатное расписание в бюджетном учреждении

О штатном расписании упоминается в ст. 15, 57 ТК РФ, и этого уже достаточно для того, чтобы уделить ему особое внимание. Для бюджетных учреждений такой документ необходим, поскольку в соответствии с ним составляется смета доходов и расходов, а также начисляется заработная плата. Кем утверждается данный документ? В какой форме он составляется? Об этом вы узнаете из предложенной статьи.

Одним из документов для начисления оплаты труда является штатное расписание. Наличие или отсутствие данного документа, а также его содержание зависят от работодателя. Если трудовыми договорами установлены должности и специальности, то учреждение обязано составить штатное расписание. При проверках трудовые и налоговые инспекции просят представить такой документ одним из первых.

Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и охране труда. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 500 до 5 000 руб.;

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

Работодатель вправе вводить новую штатную единицу, сокращать ранее имеющуюся, вносить изменения окладов, тарифных ставок или сдельных расценок в существующее штатное расписание в любом количестве без ограничения. Единственное условие: такие изменения и дополнения должны быть внесены на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения). Кроме того, необходимо указать дату введения штатного расписания. Для учета количества штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести специальный регистр, форму которого учреждение разрабатывает самостоятельно.

Квалификационная характеристика

Если выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо с ограничениями, то наименование этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Постановлением Минтруда РФ N 9*(1) установлен Порядок применения единого квалификационного справочника. Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:

1) "Должностные обязанности" - содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность;

2) "Должен знать" - содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;

3) "Требования к квалификации" - определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик устанавливает аттестационная комиссия организации.

Оформление штатного расписания

Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 1*(2). В пункте 2 данного постановления говорится о ее применении всеми организациями независимо от формы собственности, следовательно, и бюджетными учреждениями.

При необходимости учреждение на основании Постановления Госкомстата РФ N 20*(3) может вносить в форму штатного расписания дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты формы Т-3 должны оставаться без изменений, так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения подлежат оформлению соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы (см. образец заполнения формы штатного расписания на стр. 91).

При заполнении формы штатного расписания наименование организации указывается строго по свидетельству о регистрации. Если в регистрационном свидетельстве зафиксировано полное и краткое название организации, то в штатном расписании можно указать любое из них. Обязательно отражается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер штатного расписания может содержать буквенный индекс для удобства регистрации. Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут как совпадать, так и не совпадать. Документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата вступления документа в законную силу может быть более поздней по сравнению с датой его составления.

При заполнении формы штатного расписания могут возникнуть вопросы о порядке отражения данных в некоторых графах (Указания по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ N 1):

- при заполнении графы 4 в случае наличия неполной штатной единицы она указывается в соответствующих долях, например 0,2, 0,5, 2,75 (имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности, поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые предусмотрены штатным расписанием);

- в графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации;

- в графах 6-8 отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты.

В части 4 ст. 133 ТК РФ перечислены доплаты, надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. В настоящее время надбавки к заработной плате используются в качестве стимула для повышения эффективности труда работников. В частности, применяются надбавки за высокие производственные показатели, высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, за выслугу лет.

Надбавки и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада их размер может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется после изменения оклада). Премии, доплаты и надбавки, используемые в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте - коллективном договоре, положении о персонале, положении о зарплате труда и премировании. В штатном расписании обязательно указывается, за что выплачивается та или иная надбавка, премия, доплата. Количество граф в этом разделе может быть увеличено, но, как отмечалось выше, не уменьшено в зависимости от количества применяемых в организации надбавок и доплат.

Если работодатель не имеет возможности отразить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, допускается в соответствующих графах указывать проценты или коэффициенты;

- графа 10 заполняется в случае, если сотрудникам полагаются "северные" надбавки или надбавки за ученую степень (в графе дается ссылка на Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" или на Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании") либо если в компании работают сотрудники-сдельщики.

Обратите внимание: если произошло сокращение штата или численности работающих, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание до утверждения должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. В бюджетных учреждениях штатное расписание утверждается вышестоящим органом.

Практика применения штатного расписания

Прямых ссылок на необходимость составления штатного расписания учреждением в нормативно-правовых актах нет, но в отдельных письмах, постановлениях, а также в арбитражной практике можно встретить разъяснения по поводу применения штатного расписания, в том числе при налогообложении. Рассмотрим, в частности, пояснения при исчислении налога на прибыль, ЕСН.

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Налоговым кодексом не предусмотрена прямая связь между обоснованностью расходов на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях арбитражной практики и Минфина данная зависимость обосновывается. Рассмотрим такой случай.

На практике налогоплательщик часто приглашает сотрудников сторонних организаций для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные обязанности. В такой ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (письма Минфина РФ от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Такого же мнения придерживаются и судебные органы (постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961). В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).

В ходе выездных проверок ФСС также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24*(4), п. 57 Методических указаний N 134*(5)).

Образец заполнения унифицированной формы штатного расписания

Унифицированная форма N Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301017  |

                                                            |-----------|

                                                     по ОКПО| 12345678  |

         Спортивная школа "Старт"                           \-----------/

---------------------------------------------------

                  наименование организации

        Штатное расписание        /-------------------------\

                                  |   Номер    |    Дата    |

                                  | документа  |составления |

                                  |------------+------------|

                                  |    5-штр   | 16.12.2006 |Утверждено

                                  \-------------------------/

                                                             Приказом организации от "16" декабря   2006  г. N 35

         на период   2007 г. с "01"  января   2007 г.                                 --  ---------   --      ---

                    --------    --  --------    --          Штат в количестве   20   единиц

                                                                               -----

/----------------------------------------------------------------------------------------------------------\

|    Структурное     |   Должность   | Количество | Тарифная  |  Надбавки, руб. | Всего, руб. | Примечание |

|   подразделение    |(специальность,|  штатных   |  ставка   |                 |   (гр. 5 +  |            |

|--------------------|  профессия),  |   единиц   | (оклад) и |-----------------|гр. 6 + гр. 7|            |

|наименование | код  | разряд, класс |            | пр., руб. |     |     |     |  + гр. 8) х |            |

|             |      |  (категория)  |            |           |     |     |     |гр.4)        |            |

|             |      | квалификации  |            |           |     |     |     |             |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|      1      |  2   |       3       |     4      |      5    |  6  |  7  |  8  |      9      |     10     |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|Администрация|      |Директор  спор-|     1      |   10 000  |2 000|  -  |  -  |    12 000   |            |

|             |      |тивной школы   |            |           |     |     |     |             |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|             |      |Заместитель ди-|     1      |    8 000  |1 200|  -  |  -  |     9 200   |            |

|             |      |ректора   спор-|            |           |     |     |     |             |            |

|             |      |тивной школы   |            |           |     |     |     |             |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

| Тренерский  |      |Инструктор-ме- |     4      |    6 500  |  650|  -  |  -  |    28 600   |            |

|   состав    |      |тодист спортив-|            |           |     |     |     |             |            |

|             |      |ной школы      |            |           |     |     |     |             |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|             |      |Тренер-препода-|     6      |    6 000  |  600|  -  |  -  |    39 600   |            |

|             |      |ватель по спор-|            |           |     |     |     |             |            |

|             |      |ту             |            |           |     |     |     |             |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|             |      |Тренер-врач    |     1      |    5 300  |  265|  -  |  -  |     5 565   |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|             |      |Тренер         |     5      |    5 000  |  250|  -  |  -  |    26 250   |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|Бухгалтерия  |      |Главный бухгал-|     1      |    9 000  |1 350|  -  |  -  |    10 350   |            |

|             |      |тер            |            |           |     |     |     |             |            |

|-------------+------+---------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------|

|             |      |Бухгалтер      |     1      |    6 000  |  300|  -  |  -  |     6 300   |            |

\------------------------------------+------------+-----------+-----+-----+-----+-------------+------------/

                           Итого     |    20      |           |     |     |     |   137 865   |

                                     \--------------------------------------------------------/

Руководитель кадровой службы   Директор          Пахомов             Е.А Пахомов

                              ------------    ----------------    ----------------------

                                должность      личная подпись      расшифровка подписи

Главный бухгалтер               Сусекина                  Н.В. Сусекина

                             ----------------          ---------------------

                              личная подпись            расшифровка подписи

Е. Ромашова,

эксперт журнала "Оплата труда: бухгалтерский учет и

налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, ноябрь-декабрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 "Об утверждении Порядка применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих".

*(2) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(3) Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".

*(4) Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 "Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам".

*(5) Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 "Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам".