Вход
Используете автомобиль? Не забудьте оформить путевой лист! (Е. Бордунова, "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2010 г.)
-
Используете автомобиль? Не забудьте оформить путевой лист! (Е. Бордунова, "Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2010 г.)
-
Форма
-
Содержание
-
Нужен ли "маршрут"?
-
А что с "медосмотром"?
Используете автомобиль? Не забудьте оформить путевой лист!
Именно так: если в организации используется автомобиль, то составление путевого листа - обязательная процедура. И соблюсти ее должны не только транспортные перевозчики, но и все компании, которые несут затраты на ГСМ в связи с использованием собственного или арендованного автомобиля в производственной деятельности. Разберемся, какими формами путевого листа пользоваться, каким образом их заполнить, какие подводные камни могут встретиться.
Путевой лист является многоцелевым документом. С общегражданской точки зрения, наличие путевого листа обязательно для водителя как участника дорожно-транспортного движения. Правилами дорожного движения (утв. постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. N 1090) установлено, что водитель обязан иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки в установленных случаях, в частности, путевой лист (п. 2.1.1 ПДА). Более того, за несоблюдение данного требования водитель несет административную ответственность. Наказание не суровое, но все-таки малоприятное: предупреждение или штраф в размере 100 рублей. Путевой лист также является подтверждением права водителя управлять и эксплуатировать автомобиль, который принадлежит не ему, а организации. Правда, для этой цели путевой лист может быть заменен на доверенность. Но если водитель не предъявил сотрудникам милиции ни того ни другого документа, считается, что он управляет автомобилем незаконно, а это влечет административную ответственность и штраф в размере 100 рублей (п. 1, 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Но основная функция путевого листа, интересующая бухгалтера, - подтверждение производственной направленности расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). То есть такой документ является доказательством того, что автомобиль использовался именно в производстве, а не в личных целях, а также расходовал и потреблял топливо. Иными словами, путевой лист свидетельствует об экономической обоснованности и служит документальным подтверждением расходов (ст. 252 НК РФ), а оформлен он должен быть в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Форма
На сегодняшний день организации вправе использовать унифицированную форму путевого листа, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Но применять ее в обязательном порядке должны предприятия, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), то есть те, у кого транспортные перевозки - основной вид деятельности. Что касается остальных организаций, то они могут использовать как имеющуюся, так и разработать свою форму путевого листа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов (письма Минфина России от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77).
В пользу того, чтобы самостоятельно разработать формы документа, говорит тот факт, что в путевом листе не допускается наличие незаполненных реквизитов (письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257). То есть вместо того, чтобы заполнять абсолютно ненужные предприятию строки и графы типового путевого листа, удобнее составить собственную форму, в которой предусмотреть отражение лишь необходимых данных.
Содержание
Полет фантазии в составлении собственной формы путевого листа ограничен нормами законодательства. Во-первых, в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) приведен перечень необходимых реквизитов первичных учетных документов, а именно:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Во-вторых, в 2008 году Минтранс в свою очередь утвердил обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152, далее - Приказ N 152). По его мнению, документ должен содержать:
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа (дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а если путевой лист оформляется более чем на один день - даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован);
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для юрлица - наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, для индивидуального предпринимателя - ФИО, почтовый адрес, номер телефона);
сведения о транспортном средстве (тип и модель транспортного средства, модель автомобильного прицепа, полуприцепа, государственный регистрационный знак, показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку);
сведения о водителе (ФИО, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя).
Финансисты подтвердили, что самостоятельно разработанная форма, соответствующая требованиям Федерального закона N 129-ФЗ и Приказа N 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161).
Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, использовать унифицированную форму или разработать собственную.
Но при использовании типовой формы ее необходимо дополнить таким реквизитом, как дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра, поскольку в типовой форме он не предусмотрен, но согласно более позднему Приказу N 152 является обязательным.
Если придерживаться всех рекомендаций и требований законодательства, то в путевом листе достаточно следующих реквизитов (см. документ).
Приложение N 18 к приказу по ООО "Компания"
от 25 декабря 2009 г. N 115 "Об утверждении учетной политики"
Путевой лист N 22 от "7" июня 2010 г.
---- --- --
На период с "7" июня 2010 г. по "13" июня 2010 г.
--- -- ---- --
Организация - собственник транспортного средства OOO "Koмпания"
--------------
ИНН/КПП 7705105920 / 770501001
----------------------
Адрес г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 14, стр. 1 тел.: (495) 854-45-12
---------------------------------------------- ---------------
Тип транспортного средства легковой автомобиль
-----------------------------
Модель транспортного средства ВАЗ-2107
-----------------------------
Модель автомобильного прицепа отсутствует
-----------------------------
Модель автомобильного полуприцепа отсутствует
---------------------------
Государственный регистрационный знак р 159 оу 199 rus
-----------------------------
Водитель (ФИО) Иванов Иван Иванович
-----------------------------
Номер водительского удостоверения 77 АК 125487
---------------------------
Генеральный директор Генералов / О.О. Генералов /
------------------ -------------------
Руководитель отдела Рукин / Н.Н. Рукин /
------------------ -------------------
Водитель Иванов / И.И. Иванов /
------------------ -------------------
М.П.
Нужен ли "маршрут"?
В предлагаемой форме присутствует такой столбец, как "Место назначения (маршрут)", несмотря на то что в перечне обязательных реквизитов о нем нет упоминания. Однако проверяющие особое внимание обращают именно на эту информацию. Как указали финансисты, отсутствие информации о месте следования автомобиля в путевом листе, по мнению налоговиков, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ, поскольку не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129). То есть чиновники считают: сам по себе путевой лист без указания места назначения не является доказательством, что автомобиль использовался в служебных целях.
Заполнять данный раздел также следует очень внимательно. Такие формулировки, как "по городу", контролеры считают недостаточно точными и могут "снять" расходы на ГСМ. В данном вопросе суды чаще всего на стороне налогоплательщика (постановления ФАС Московского округа от 25 мая 2009 г. N КА-А40/4142-09, от 8 декабря 2009 г. N КА-А40/13500-09). Арбитры указали, что для организации, не являющейся автотранспортной, путевые листы содержат достаточную информацию для контроля за расходами на ГСМ, а отсутствие в них информации о месте следования автомобиля не является основанием для признания расходов документально не подтвержденными. Чтобы расходы на приобретение ГСМ были документально подтверждены, достаточно, по мнению судей, наличия ведомости учета ГСМ, первичных документов на приобретение ГСМ, актов списания ГСМ и путевого листа.
Но стоит упомянуть, что не все судебные решения в пользу налогоплательщиков, существует и противоположное мнение: сведения о маршруте необходимо включить в путевой лист, так как только они способны подтвердить производственные цели использования автомобиля (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 октября 2009 г. N АЗЗ-13602/08, ФАС Центрального округа от 5 марта 2007 г. N А14-15515/2005/631/34 и др.).
Чтобы обезопасить себя, организациям следует все же включить данный реквизит в форму путевого листа, в противном случае необходимо быть готовым отстаивать свою позицию в суде.
А что с "медосмотром"?
В путевом листе обязательно должна присутствовать информация о предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах водителей. Если для транспортных перевозчиков это стандартная процедура, то организации, не оказывающие транспортные услуги, часто задаются вопросом: обязаны ли они обеспечить проведение медосмотров водителей?
Однозначного ответа на данный вопрос нет.
Федеральный закон от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Федеральный закон N 196-ФЗ) предусматривает, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить такие осмотры.
При несоблюдении данного требования компании можно привлечь к ответственности за нарушение условий лицензируемой деятельности по пункту 3 статьи 14.1 Кодекса об административных правонарушениях. То есть только профессиональным транспортным перевозчикам (лицензируемый вид деятельности), не проводящим медосмотры водителей, грозит административный штраф: на граждан в размере от 1500 до 2000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 4000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 40 000 рублей.
Все остальные компании, не являющиеся транспортными перевозчиками, привлечь к ответственности по законодательству нельзя.
Но некоторые госорганы идут "на хитрость". Если организация не соблюдает требование о прохождении медосмотра водителя и привлечь ее к ответственности по пункту 1 статьи 14.1 Кодекса об административных правонарушениях нельзя, сотрудники милиции выдают такому нарушителю предписание. А если законное предписание органа, осуществляющего государственный надзор, не выполняется в срок, то это уже статья 19.5 Кодекса об административных правонарушениях.
Данный спор не могут разрешить и суды. ФАС Центрального округа считает, что обеспечить проведение медосмотра должны транспортные перевозчики, а остальные организации делают это на свое усмотрение (постановление ФАС Центрального округа от 23 ноября 2009 г. N А36-706/2009). А по мнению ФАС Северо-Западного округа, все организации обязаны выполнять предписания Федерального закона N 196-ФЗ, то есть проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей.
По нашему мнению, медицинский осмотр водителей лучше все же проводить. Во-первых, это не приведет к судебным спорам с сотрудниками милиции, а во-вторых, путевой лист будет заполнен в полном соответствии с законодательством, а значит, вопросов с учетом расходов на ГСМ у налоговиков не возникнет.
Е. Бордунова,
редактор-эксперт
"Практическая бухгалтерия", N 6, июнь 2010 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Практическая бухгалтерия"
ООО "Агентство бухгалтерской информации"
Название Журнала говорит само за себя: в нем есть все, что нужно бухгалтеру-практику.
В каждом номере подробно, на конкретных примерах (с проводками и числовыми расчетами) рассматриваются проблемные вопросы налогового и бухгалтерского учета, типичные и нестандартные ситуации, публикуются комментарии специалистов к наиболее интересным для бухгалтера документам, даются конкретные практические рекомендации и советы по вопросам оптимизации бухучета и налогообложения.
Журнал выходит 1 раз в месяц.