Деньги под отчет: оформляем выдачу (О.С. Овчинникова, "Зарплата", N 6, июнь 2010 г.)

Деньги под отчет: оформляем выдачу

Мы продолжаем разговор о подотчетных суммах. В этой статье рассмотрим нюансы выдачи денег подотчетным лицам.

Процесс движения подотчетных сумм от момента принятия решения до момента завершения взаиморасчетов с работником состоит из нескольких этапов:

- этап I - выдача;

- этап II - использование (расходование);

- этап III - отчет об использовании;

- этап IV - заключительные расчеты с подотчетным лицом.

В данной статье рассмотрим этап I.

Основные вопросы

В статье "Деньги под отчет" ("Зарплата", 2010, N 5) мы определили основные характеристики подотчетных сумм и привели образцы приказов об утверждении списка подотчетных лиц и так называемых распорядителей подотчетными суммами.

Прежде чем перейти к оформлению документов по выдаче подотчетных сумм, проанализируем правила, предписываемые гражданским, трудовым, налоговым законодательством, а также законодательством о валютном регулировании.

Нормы в отношении выдачи подотчетных сумм касаются следующих моментов:

- кому выдавать;

- каким способом;

- в какой валюте;

- сколько.

Рассмотрим каждый аспект.

Кому выдавать деньги под отчет

Наши постоянные читатели могут удивиться: ведь на этот вопрос дан ответ. Действительно, мы писали, что исполнитель по гражданско-правовому*(1) договору подотчетным лицом не является. Подотчетным лицом может быть только работник, с которым у работодателя заключен трудовой договор. Однако в этом утверждении не учтены некоторые обстоятельства, например, относится ли работник, которому доверено исполнение поручения, к категории подотчетных лиц*(2).

Ограничения для "подотчетника"

Лишь работники, включенные в список "подотчетников", имеют право получать подотчетный аванс и расходовать его в интересах работодателя. В течение отчетного периода работник может получать подотчетные деньги неоднократно. Однако в отношении всех подотчетных лиц действует ограничение, установленное пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40: "Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу". В данном случае "полный отчет" означает не просто написание авансового отчета, а отсутствие задолженности за работником. То есть при наличии у работника неиспользованного остатка ранее выданных подотчетных сумм новый аванс ему выдавать нельзя.

Ваш работник - иностранный гражданин

Можно ли выдавать подотчетные суммы работнику - иностранному гражданину?

Почему возникают сомнения относительно правомерности выдачи подотчетных сумм такому работнику? Дело в том, что длительное время в отношении валютных операций действовали строгие ограничения. Напомним, что валютной операцией, в частности, считается отчуждение резидентом (российской организацией) в пользу нерезидента валюты РФ (подп. "б" п. 9 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле", далее - Закон N 173-ФЗ). А на момент выдачи денег работник - иностранный гражданин может оказаться нерезидентом Российской Федерации. Далее возникает следующий вопрос: допустимы ли расчеты по подотчетным суммам с работником-нерезидентом наличными? Ведь пунктом 2 статьи 14 Закона N 173-ФЗ установлено, что расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами в безналичном порядке. Ответ на оба вопроса положительный: работнику - иностранному гражданину можно выдавать под отчет наличные деньги.

Выдачу российской валюты такому работнику (даже нерезиденту РФ) под отчет нельзя признать валютной операцией, поскольку при этом не происходит отчуждения денег. Работодатель остается собственником выданных подотчетных сумм. Работник - иностранный гражданин беспрепятственно может быть включен в список подотчетных лиц и вправе получать деньги под отчет.

Каким способом выдать деньги под отчет

Продолжим разговор о наличном и безналичном способах выдачи подотчетных сумм. Рассмотрим, как работодатель может выдать деньги под отчет.

Через кассу с расчетного счета

Как правило, деньги под отчет выдаются из кассы организации. При этом работодатель решает, какая сумма необходима для осуществления хозяйственных и командировочных расходов, и снимает ее с расчетного счета компании. Это стандартная процедура. Однако, исполняя заявку на снятие наличных, банк обычно дифференцирует размер комиссии в зависимости от статьи расходов. Выгоднее всего снимать наличные для выдачи зарплаты и оплаты больничных, а за снятие денег на командировку или хозяйственные нужды устанавливается повышенный тариф.

Через кассу из наличной выручки

Теоретически для выдачи подотчетных сумм можно использовать остаток наличности в кассе предприятия. Согласно пункту 7 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 22.09.93 N 40, предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее в том числе на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Хозяйственные и командировочные расходы в упомянутом документе не были поименованы, то есть не было формального разрешения использовать выручку для выдачи денег под отчет на эти цели. Согласно пункту 2.7 Положения Банка России от 05.01.98 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" цели расхода наличной выручки необходимо согласовывать с обслуживающим учреждением банка.

Пунктом 2 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У (далее - Указание N 1843-У) перечень целей, на которые можно использовать наличную выручку, был дополнен. Теперь ее разрешается тратить:

- на заработную плату;

- иные выплаты работникам;

- стипендии;

- командировочные расходы;

- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

- выплату страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.

При этом организации не освобождаются от необходимости согласования с обслуживающим учреждением банка перечня целей расходования наличной выручки. Об этом говорится в письме Московского ГТУ Банка России от 20.02.2008 N 26-13-4-15/12002.

В учреждение банка следует ежегодно представлять Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на следующий год. Образец заполнения данного документа приведен на с. 92.

Приложение 1

к Положению о правилах организации

наличного денежного обращения на

территории Российской Федерации

от 5 января 1998 г. N 14-П

                                                     /------------------\

                                                     | ОКУД  |   БИК    |

                                                     |-------+----------|

                                                     |0408020| 044525225|

                                                     \------------------/

                                 Расчет

      на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление

          разрешения на расходование наличных денег из выручки,

                  поступающей в его кассу на 2010 год

                              ООО "Всегда"

-------------------------------------------------------------------------

                    наименование (штамп) предприятия

                             40703810000000006728

-------------------------------------------------------------------------

                               номер счета

             Марьинорощинское ОСБ 7981/01136

-------------------------------------------------------------------------

                      наименование учреждения банка

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца*

(фактическая)***                                          845    тыс. руб.

                                                        --------

Среднедневная выручка**                                    13    тыс. руб.

                                                        --------

Среднечасовая выручка**                                     -    тыс. руб.

                                                        --------

Выплачено наличными деньгами за последние три

месяца (кроме расходов на заработную плату и

выплаты социального характера) (фактически)***            650    тыс. руб.

                                                        --------

Среднедневный расход**                                     10    тыс. руб.

                                                        --------

Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день,

1 раз в        дней, при образовании сверхлимитного

        ------       ------------------------------

остатка (нужное подчеркнуть)

-------

Часы работы предприятия с   9   час.  00  мин. до  9   час.  00   мин.

                          -----     -----         ----     ------

Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,

инкассаторам, в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть) 14 час. 00 мин.

                                                           --      --

Испрашиваемая сумма лимита                   9                 тыс. руб.

                                ------------------------------

Девять тысяч рублей

-------------------------------------------------------------------------

                            (сумма прописью)

Просим разрешить расходование выручки на  заработную плату и социальные

                                         --------------------------------

выплаты работникам, командировочные расходы, оплату товаров (работ, услуг)

-------------------------------------------------------------------------

                         (указать цели расхода)

* В случае резких изменений в объеме выручки или расхода приводятся данные за последний месяц.

** Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней (часов) предприятия.

*** Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую сумму, выручки (расхода).

                          /-            -\

Руководитель предприятия  |   Печать     |  Бендерович  (О.И. Бендерович)

                         -+--------------+-------------

Главный бухгалтер         |ООО "Всегда"  |     Штольц   (О.С. Штольц)

                          \-            -/

Решение учреждения банка

Установить лимит остатка кассы в сумме           9               тыс. руб.

                                       -------------------------

Девять тысяч рублей

-------------------------------------------------------------------------

                            (сумма прописью)

Разрешено расходование выручки на  заработную плату и социальные выплаты

                                  ---------------------------------------

работникам, командировочные расходы, оплату товаров (работ, услуг)

-------------------------------------------------------------------------

                             (указать цель)

Руководитель учреждения банка             Жадова            (Н.Н. Жадова)

                              -----------------------------

Несогласование целей расходования или несоблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования наличной выручки являются нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами. На это указывается в письме Московского ГТУ Банка России от 20.02.2008 N 26-13-4-15/12002.

Юридическому лицу грозит административная ответственность по статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Под отчет по безналу?

Альтернатива без перспективы. Альтернативой наличной выдаче подотчетных сумм является их перечисление через банк. Однако в письме ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408 говорится, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем их перечисления на банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. То есть перечисление подотчетных сумм на банковские счета работников (зарплатные банковские карты) не допускается. Есть ли легитимный способ перечислить работнику подотчетный аванс? Есть!

Карточный счет и корпоративные карты. Ключевым моментом в запрете Центробанка является указание на принадлежность счета работнику. Очевидно, что при перечислении денег со счета организации на счет работника работодатель утрачивает реальную возможность распоряжаться своей собственностью, контролировать движение денег. Кроме того, открываются широкие возможности для нарушения налогового законодательства и т.д.

Эти проблемы не возникают, если организация перечисляет денежные средства с одного своего счета на другой свой счет (с расчетного счета на карточный счет, который открыт для совершения операций с корпоративными картами). Смены владельца денежных средств не происходит. Переведенная сумма остается в собственности работодателя. Он контролирует остаток на счете, его расходование, несет налоговую и административную ответственность за возможные нарушения.

Корпоративной может считаться обычная платежная карта, открываемая к карточному счету работодателя и предназначенная в соответствии с пунктом 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П, для совершения физическими лицами операций с деньгами, находящимися на корпоративном банковском счете.

В отличие от обычной карты деньги на корпоративной карте принадлежат не самому физическому лицу, а организации, в которой работник трудится. При этом сотрудник получает возможность распоряжаться деньгами на карточном счете работодателя в пределах лимита, установленного договором банковского счета (п. 1.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт).

При утере карты существует возможность ее восстановления. Остаток средств на карте можно пополнить безналичным перечислением, что особенно удобно для командированных работников. Это полноценная и выгодная альтернатива наличной выдаче подотчетных сумм.

Что выдавать "подотчетнику"

Как ни странно, ответ на поставленный вопрос не является таким уж однозначным. Для российских "подотчетников" рубль - основное, но не единственное средство расчетов и платежа. Широко распространена практика выдачи валюты, талонов на горюче-смазочные материалы, дорожных чеков.

Примечание. Дорожные чеки

Дорожные чеки также являются альтернативой наличной выдачи подотчетных сумм. Правда, для текущих хозяйственных расходов они не очень удобны. Сфера их применения ограничивается командировочными расходами.

Валюта под отчет

На время пребывания в служебной командировке за границей сотрудникам положены суточные, деньги на наем жилого помещения, оплату проезда, консульского сбора, медицинской страховки и других расходов, согласованные с работодателем (ст. 168 ТК РФ). За границей командированный работник (подотчетное лицо) должен использовать валюту страны пребывания. Законодательством отдельных стран разрешено хождение валюты иных государств. Вправе ли работодатель выдать подотчетному лицу валюту иностранного государства?

Можно или нельзя. Для ответа на этот вопрос обратимся к Закону N 173-ФЗ. Согласно подпункту 3 пункта 9 статьи 1 этого документа валютной операцией признаются произведенные на законных основаниях:

- приобретение резидентом у резидента валютных ценностей;

- отчуждение резидентом в пользу резидента валютных ценностей.

Статья 9 Закона N 173-ФЗ запрещает валютные операции между резидентами РФ за некоторым исключением. Разрешаются, в частности, операции (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ):

- при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации;

- погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

То есть выдавать валюту иностранных государств под отчет командированному работнику можно.

Через кассу или по безналу. Законом N 173-ФЗ установлено, что большая часть валютных операций производится через уполномоченные банки по безналичному расчету. Это правило не распространяется на операции, перечисленные в статье 14 Закона N 173-ФЗ. Выдача под отчет наличной валюты в этом перечне не упомянута. В связи с этим и налоговые органы, и организации, контролирующие соблюдение валютного законодательства, склонны признавать выдачу наличной валюты под отчет незаконной валютной операцией с наложением штрафных санкций в размере от 3/4 до 100% суммы такой операции (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ). Что делать работодателю, направляющему работника в командировку за рубеж?

Судебная практика по выдаче наличной валюты под отчет. В судебной практике встречаются решения, в которых судьи поддержали позицию проверяющих, и решения, принятые в пользу организаций.

В первом случае в качестве примера можно привести постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.12.2007 N А33-8805/07-Ф02-9375/07.

Примером судебного решения, принятого на федеральном уровне в пользу организации, может служить постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.11.2007 N А21-2279/2007. В нем говорится, что наличный порядок расчетов между хозяйствующими субъектами и их сотрудниками (физическими лицами) является оптимальным и позволяющим резидентам оперативно и полно реализовать субъективное право, предоставленное пунктом 9 части 1 статьи 9 Закона N 173-ФЗ.

В постановлении Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07 утверждается, что выдача подотчетнику наличной валюты допустима.

Судьи исходили из следующего. В соответствии с частью 2 статьи 5 Закона N 173-ФЗ валютные операции осуществляются без ограничений, если соответствующий порядок не установлен органами валютного регулирования. Валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом - резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы Российской Федерации, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы, разрешена законом (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ) и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании. Поэтому она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.

Позиция ЦБ РФ. В разъяснении ЦБ РФ, данном в письме от 30.07.2007 N 36-3/1381, отмечено, что при направлении в загранкомандировку законодатель предоставляет работодателю право выдать работнику денежные средства в наличной иностранной валюте, что можно сделать через кассу.

Таким образом, российские работодатели имеют право выдать валютный аванс подотчетному лицу, направленному в загранкомандировку.

Талоны на ГСМ, заправочные карты

Мы уже говорили, что не обязательно выдавать под отчет именно деньги. В дальней поездке командированному работнику удобнее использовать дорожные чеки, корпоративные карты, которые, кстати, сводят на нет все претензии по поводу выдачи наличной валюты под отчет. Кроме чеков и карт, некоторые компании практикуют выдачу сотрудникам-водителям топливных карт или талонов для заправки ГСМ. Это предполагает уплату безналичного аванса топливной компании. Затем водители его постепенно используют. Предъявляя на АЗС топливные карты или талоны, они получают чек на отпущенное топливо. По итогам расчетного периода, установленного договором (как правило, календарный месяц), стороны подписывают акт взаиморасчетов на основании данных учета погашенных талонов или выборки топлива с топливных карт. А водители составляют свой авансовый отчет о количестве заправленного топлива.

Если автомобильный парк достаточно велик (не одна-две машины), у предприятия значительно сокращается налично-денежный оборот. Кроме того, облегчается контроль целевого расходования денежных средств подотчетными лицами. Обратите внимание: даже не получая на руки наличных денег, водитель является подотчетным лицом.

Ограничения величины подотчетного аванса

Размер подотчетного аванса определяется его целью. Но существуют и некоторые ограничения. Остановимся на них подробнее.

Аванс на командировку. Выдача денег на командировочные расходы производится в пределах сумм, определенных согласно внутренним нормам организации. Сумма командировочного аванса формируется исходя из норм суточных, расходов на проживание, величины затрат на приобретение проездных документов в соответствии с допустимым для данной категории работников классом комфорта и т.д., установленных в коллективном договоре или положении о командировках. Помимо этих расходов, в сумме командировочного аванса следует учесть дополнительные расходы, связанные с исполнением командировочного задания. Например, деньги на закупку грибов у населения, если работник направлен в командировку с этой целью.

Аванс на оплату товаров, работ, услуг. Если работнику поручена покупка товаров, оплата работ или услуг, величина аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.

Нередко работодатели ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой, установленной Указанием N 1843-У. В пункте 1 этого документа, в частности, говорится, что расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Обратите внимание: это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса. Предельный размер расчета наличными должен соблюдаться подотчетными работниками при расчетах по договорам, заключаемым сотрудником от имени работодателя на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. Об этом говорится в письме ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т. В этом же документе отмечено, что требования пункта 1 N 1843-У не применяются в случае расходования подотчетных сумм, полученных на командировку, при оплате услуг от имени самого командированного сотрудника.

Рассмотрев основные нормативные требования к выдаче подотчетного аванса, перейдем к документальному оформлению данной процедуры.

Документальное оформление процедуры выдачи подотчетного аванса

Независимо от законодательных нюансов процедура выдачи подотчетного аванса предполагает оформление:

1) служебной записки инициатора служебного поручения с обоснованием его производственной необходимости и указанием исполнителя. Если инициатором выступает руководитель, оформлять служебную записку нет необходимости;

2) приказа руководителя о служебном поручении с указанием исполнителя и суммы подотчетного аванса;

3) специфических документов в зависимости от содержания служебного поручения, например таких, как:

- командировочное удостоверение в случае командировки в пределах РФ и в безвизовые государства, страны - члены СНГ, служебное задание, книга регистрации работников выбывших в командировку;

- материальная доверенность на оплату товаров, работ, услуг от имени работодателя, книга регистрации выданных доверенностей;

4) расходного кассового ордера.

Рассмотрим подробнее, как составить некоторые из этих документов.

Служебная записка

Унифицированной формы служебной записки нет. Их обычно составляют на средних и крупных предприятиях, где директор (или иной распорядитель) занят общим руководством и не может знать обо всех потребностях подразделений. В этом случае при возникновении производственной необходимости купить товар, оплатить услугу, направить работника в командировку руководитель подразделения или иное ответственное лицо, например инженер, составляет служебную записку. Она должна содержать описание проблемы и способ ее решения. Степень конкретности предложения может варьироваться в зависимости от обстоятельств. В некоторых случаях достаточно написать наименование требуемой запчасти или ремонтного узла, иногда необходимо представить расчет затрат и указать адрес продавца. Все зависит от порядка, действующего на предприятии. Образец служебной записки смотрите на с. 99.

Образец служебной записки

Генеральному директору

ООО "Глобус Подмосковья"

Берингу А.К.

от начальника отдела сбыта

Степашкиной З.З.

Служебная записка

В связи с увеличением плана производства и реализации картографической продукции и наглядных учебных пособий предлагаю провести рекламную кампанию в целевой аудитории учителей географии Раменского района Московской области.

Для этого необходимо:

1. На базе производственных мощностей цеха N 3 выпустить рекламный альбом с изображением образцов картографической продукции и наглядных учебных пособий. Расчетная стоимость изготовления одной единицы - 50 руб., количество - 100 штук. Кроме того, изготовить приглашение на семинар в форме открытки с символическим рисунком золотой рыбки и рекламным текстом на обороте. Цена одной открытки - 10 руб., количество - 100 шт.

2. Организовать на базе санатория "Лесная зорька" семинар по повышению квалификации учителей географии по теме "Современная экономическая география России и бывших республик Советского союза" с приглашением лектора из числа профессоров МГУ. Оплатить проживание и питание участников семинара в течение двух суток. Примерный гонорар за выступление профессора - 15 000 руб., стоимость путевок из расчета 1300 руб. за сутки пребывания одного участника. Численность участников - 100 человек (список с адресами школ прилагается). В ходе семинара организовать выставку нашей продукции и раздачу участникам рекламного альбома. Оплатить аренду трех пассажирских автобусов для проезда участников семинара из Москвы к месту его проведения и обратно (предварительная договоренность с автокомбинатом N 2 г. Раменское имеется). Предположительно стоимость транспортных услуг - 30 000 руб.

3. Поручить оформление договоров с исполнителями, оплату их услуг, приобретение знаков почтовой оплаты и рассылку приглашений участникам семинара менеджеру Е.Г. Алексееву.

Начальник отдела сбыта              Степашкина            З.З. Степашкина

                                                         24 мая 2010 года

Приказ руководителя

На основании служебной записки руководитель принимает решение и оформляет его в виде приказа. Приказ составляется в произвольной форме и содержит указания отдельным сотрудникам, связанные с выполнением поручения. Образец приказа смотрите на с. 101.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью

"Глобус Подмосковья"

Приказ N 167

г. Раменское Московской области                          27 мая 2010 года

В связи с увеличением плана производства наглядных учебных пособий

Приказываю:

1. Провести мониторинг предложений санаторных учреждений Московской области в части стоимости одного дня проживания до 1000 руб. на 15-16 июня 2010 года и наличия площадей, адаптированных для проведения лекций в аудитории численностью 100 человек. По результатам мониторинга заключить договор с избранным санаторным учреждением и внести задаток в сумме, не превышающей 20 000 руб.

2. Заключить договор на проведение лекции по теме "Современная экономическая география России и бывших республик Советского союза" с профессором МГУ, выплатить лектору 40% гонорара в размере 6000 руб. Выплату оставшейся части произвести по окончании лекции.

3. Заключить договор на оказание транспортных услуг с автокомбинатом N 2 г. Раменское, внести задаток в сумме, не превышающей 15 000 руб.

4. Приобрести почтовые карточки и отправить приглашения на семинар.

5. Доложить об исполнении данных поручений до 7 июня 2010 года.

6. Исполнение поручений, перечисленных в пунктах 1-4 настоящего приказа, возложить на Е.Г. Алексеева, менеджера отдела сбыта.

7. Н.З. Молокову, главному художнику, до 31 мая 2010 года разработать макет рекламного альбома.

8. Г.Л. Колотушкину, начальнику цеха N 3, организовать производство 100 штук рекламных альбомов. Срок исполнения - до 8 июня 2010 года.

9. Г.Г. Мальва, главному бухгалтеру, выдать Е.Г. Алексееву наличные денежные средства под отчет в сумме 41 085 руб. до 8 июня 2010 года, а также оформить другие документы, необходимые для представления интересов ООО "Глобус Подмосковья".

Генеральный директор                  Беринг                  А.К. Беринг

С приказом ознакомлены:

менеджер отдела сбыта               Алексеев                Е.Г. Алексеев

                                                         27 мая 2010 года

главный художник                     Молоков                 Н.З. Молоков

                                                         28 мая 2010 года

начальник цеха N 3                 Колотушкин             Г.Л. Колотушкин

                                                         27 мая 2010 года

главный бухгалтер                    Мальва                   Г.Г. Мальва

                                                         27 мая 2010 года

Другие документы в зависимости от цели авансирования

Оформление документов рассмотрим на примере выдачи подотчетного аванса для оплаты товаров, работ, услуг.

Если работнику поручено оплатить наличными товары, работы, услуги от имени работодателя, он должен иметь документ, подтверждающий право представлять интересы организации. Таким документом является доверенность.

Материальная доверенность. Формы материальной доверенности N М-2 и М-2а) утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а. Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Доверенность оформляется в одном экземпляре. Ее выписывает бухгалтер и выдает под расписку получателю. Срок выдачи, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Отрывная часть доверенности (корешок) остается в бухгалтерии для контроля исполнения поручения. Каждая доверенность имеет уникальный номер. Она должна быть внесена в книгу регистрации выданных доверенностей, в которой "подотчетник", получивший доверенность, обязан расписаться.

На оборотной стороне доверенности перечисляются виды материальных ценностей, получение которых доверено работнику. Обратите внимание: графа, в которой необходимо указать номер и дату документа, по которому производится получение ценностей в момент выписки доверенности, может остаться незаполненной, если у организации не заключен договор с продавцом (поставщиком) товаров. Предполагается, что работник заполнит эту графу на основании документов, составленных сторонами при его участии, в момент оформления сделки.

При получении товарно-материальных ценностей представитель организации предъявит продавцу свой паспорт и доверенность. Доверенность остается в бухгалтерии продавца.

Образец заполнения материальной доверенности смотрите на с. 103.

Типовая межотраслевая форма N М-2

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 30 октября 1997 г. N 71а

                                                              /---------\

                                                              |  Коды   |

                                                              |---------|

                                                 Форма по ОКУД| 0315001 |

                   Общество с ограниченной                    |---------|

Организация  ответственностью "Глобус Подмосковья"     по ОКПО|54915449 |

             -------------------------------------            |         |

                                                              \---------/

                        Доверенность N    12

                                       ----------

Дата выдачи "27"    мая     2010 г.

             --  ----------   --

Доверенность действительна по "10"     июня      2010 г.

                               --  -------------   --

     ООО "Глобус Подмосковья", 140101, Московская обл., г. Раменское,

                       ул. Михалевича, д. 40

-------------------------------------------------------------------------

                  (наименование потребителя и его адрес)

     ООО "Глобус Подмосковья", 140101, Московская обл., г. Раменское,

                       ул. Михалевича, д. 40

-------------------------------------------------------------------------

                  (наименование плательщика и его адрес)

       40702810

       40000000

Счет N   1151   в               ООО "КБ ПРОМКРЕДИТБАНК"

       --------   -------------------------------------------------------

                                   (наименование банка)

Доверенность выдана     менеджеру        Алексееву Евгению Григорьевичу

                    ----------------    ---------------------------------

                       (должность)          (фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия    45 01      N                  852856

               -------------   ------------------------------------------

Кем выдан         ОВД "Нагатино-Садовники" г. Москвы

          ---------------------------------------------------------------

Дата выдачи "11"     января     2002 г.

             --   -------------   --

На получение от   почтового отделения "Раменское-1"

                ---------------------------------------------------------

                              (наименование поставщика)

материальных ценностей по _______________________________________________

                                        (наименование,

_________________________________________________________________________

                         номер и дата документа)

                              линия отреза

-------------------------------------------------------------------------

Номер доверенности	Дата выдачи		Срок действия	Должность и фамилия лица, которому выдана		Расписка в получении доверенности
1	2		3	4		5
12	27.05.2010		10.06.2010	Менеджер Е.Г. Алексеев		Алексеев
Поставщик		Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения			Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения
6		7			8
Почтовое отделение "Раменское"					Накладная N 22/13 от 28.05.2010

Оборотная сторона формы N М-2

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
1	2	3	4
1	Почтовая карточка	Штук	Сто

Подпись лица, получившего доверенность,              Алексеев

                                        ---------------------------------

удостоверяем.

Руководитель            Беринг                    А.К. Беринг

                  ------------------  -----------------------------------

/-          -\         подпись               расшифровка подписи

|   Печать   |

|ООО  "Глобус|

|Подмосковья"|

\-          -/

Главный бухгалтер       Мальва                    Г.Г. Мальва

                  ------------------  -----------------------------------

                        подпись               расшифровка подписи

Доверенность на совершение юридически значимых действий. Помимо материальной доверенности, работнику может пригодиться доверенность на совершение юридически значимых действий от имени работодателя, например на подписание договора, оформление документов, представление интересов организации. Форма материальной доверенности для этих целей не подходит.

Доверенность на подписание договора от имени организации составляется в произвольной форме на бланке компании с подписью ее руководителя и проставлением фирменной печати.

Образец доверенности смотрите ниже.

Образец доверенности на подписание договоров

Общество с ограниченной ответственностью

"Глобус Подмосковья"

ИНН 5009208014, КПП 500901001,

140101, Московская обл., г. Раменское, ул. Михалевича, д. 40,

р/с 40702810400000001151 в ООО "КБ ПРОМКРЕДИТБАНК",

к/с 30101810400000000180, БИК 044585180

г. Раменское Московской области                          27 мая 2010 года

Доверенность N 11
(на право заключения договоров)

Настоящей доверенностью ООО "Глобус Подмосковья" в лице генерального директора Беринга Альфреда Кирилловича, действующего на основании Устава, доверяет гражданину РФ Алексееву Евгению Григорьевичу, проживающему по адресу: 140101, Московская обл., г. Раменское, ул. Ленина, д. 40, кв. 11, паспорт гражданина РФ серии 45 01 N 852856, выдан ОВД "Нагатино-Садовники" г. Москвы 11 января 2002 года, заключать договоры от имени ООО "Глобус Подмосковья".

Настоящая доверенность выдана сроком на один год.

Образец подписи

Алексеева Евгения Григорьевича                 Алексеев       удостоверяю

Генеральный директор

ООО "Глобус Подмосковья"                        Беринг        А.К. Беринг

/-          -\

|   Печать   |

|ООО  "Глобус|

|Подмосковья"|

\-         --/

Расходный ордер

Форма расходного кассового ордера (форма N КО-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы. Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

При выдаче подотчетного аванса в строке "Основание" указывается: "Под отчет на..." и цель выдачи аванса. В строке "Приложение" записывают номер и дату приказа руководителя, в котором содержится распоряжение работнику выполнить служебное поручение, а бухгалтерии выдать деньги, перечисляются прилагаемые документы.

При выдаче наличных рублей из кассы в графе "Дебет" ставят код синтетического счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", в графе "Кредит" - счета 50 "Касса". Если выдается наличная валюта, то обязательно указывается соответствующий субсчет счета 50. При выдаче талонов на ГСМ указывают субсчет 3 счета 50 "Касса" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

О.С. Овчинникова,

заместитель главного редактора журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 6, июнь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее об особенностях гражданско-правового договора читайте в статье "Выгоды и риски гражданско-правового договора" // Зарплата, 2010, N 5. - Примеч. ред.

*(2) О том, как составить и оформить список подотчетных лиц, читайте в статье "Деньги под отчет" // Зарплата, 2010, N 5. - Примеч. ред.