Вопрос: Каким образом компании следует подтвердить производственный характер использования арендованного автомобиля без экипажа, если ремонт и техобслуживание автомобиля производит арендодатель? Достаточно ли приказа руководителя, что автомобиль используется исключительно в производственных целях (для поездки в банк, в налоговую инспекцию и т.п.)? ("Советник бухгалтера", N 11, ноябрь 2010 г.)

Каким образом компании следует подтвердить производственный характер использования арендованного автомобиля без экипажа, если ремонт и техобслуживание автомобиля производит арендодатель? Достаточно ли приказа руководителя, что автомобиль используется исключительно в производственных целях (для поездки в банк, в налоговую инспекцию и т.п.)?

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).

Согласно статье 646 ГК РФ арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, если иное не предусмотрено договором.

Таким образом, если договором аренды предусмотрено, что перечисленные расходы несет арендодатель, то они будут правомерно учитываться в составе расходов арендодателя.

Вместе с тем для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик вправе признать только обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что любая хозяйственная операция должна оформляться первичным документом.

Приказ руководителя организации о том, что автомобиль используется исключительно в производственных целях, не относится к первичным документам и не будет являться документом, подтверждающим экономическую оправданность затрат. Это внутренний локальный документ организации, свидетельствующий о намерениях организации. Поэтому он может только косвенно подтверждать намерения компании осуществлять расходы производственного характера.

Согласно постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 путевой лист автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта. Он может служить и основанием для учета расходов на топливо (вместе с чеками АЗС), а также подтверждать производственный характер движения автомобиля.

Унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением N 78, но она разработана только для автомобильных организаций. Поэтому организация может самостоятельно разработать форму путевого листа. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. При этом Минфин России в письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 разъясняет, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Аналогичный вывод содержится в письме УФНС по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308.

К обязательным реквизитам относятся:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Заметим, что в "обязательные реквизиты" не включена информация о движении автомобиля (месте отправления и назначения), как это предусмотрено в унифицированной форме. Однако на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом (п. 8 Приказа N 152).

Поэтому неотражение этой информации в путевом листе очень часто становится предметом спора с налоговыми органами. Ранее и Минфин России в своих разъяснениях указывал на обязательность этих данных, поскольку они отражают содержание хозяйственной операции (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.1 и др.).

Отметим, что арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Есть решения судов в пользу как налогоплательщиков, так и налоговых органов.

Так, например, в постановлении ФАС Московского округа от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09 суд пришел к выводу, что отсутствие в путевых листах информации о месте следования автомобиля не является основанием для признания расходов документально неподтвержденными. Подобный вывод сделан в постановлении ФАС Московского округа от 26.01.2010 N КА-А40/15099-09. Правда, в приведенных делах речь идет о правомерности признания не арендной платы, а расходов на приобретении ГСМ.

Также обратите внимание на постановление ФАС Уральского округа от 16.09.2010 N Ф09-7311/10-С2, где сказано, что отсутствие в путевых листах конкретного маршрута в границах одного города не является недостатком в оформлении документа, который может повлечь доначисление налогов.

Во избежание разногласий с налоговыми органами представляется важным оформлять путевые листы надлежащим образом, а также отражать в них информацию о движении автомобиля, поскольку это основной документ, который позволит подтвердить экономическую обоснованность расходов - использование автомобиля в служебных целях (для управленческих нужд).

На заметку. Новая медсправка для водителей

Приказом Минздравсоцразвития России от 28.09.2010 N 831н утверждены единый образец медицинской справки о допуске к управлению транспортными средствами, инструкция по заполнению этой справки, форма статистического учета N 036-10/у-10 "Журнал регистрации выданных медицинских справок о допуске к управлению транспортными средствами".

В справке, в частности, указываются условия допуска к управлению транспортным средством, в том числе рекомендации водителям (кандидатам в водители) с ограниченными возможностями. Например: управлять транспортным средством в очках, контактных линзах, со слуховым аппаратом. Отражаются сведения о наличии или отсутствии у водителя медицинских противопоказаний или об установления в отношении него условий допуска к управлению транспортным средством по результатам осмотров врачей-специалистов.

Выданные справки подлежат обязательной регистрации в Журнале N 036-10/у-10.

Заметим, что в настоящее время в работе находятся поправки в Положение о проведении государственного техосмотра, которые исключают необходимость предъявления медсправки при проведения этого мероприятия.

М.П. Бойкова,

налоговый консультант

1 ноября 2010 г.

"Советник бухгалтера", N 11, ноябрь 2010 г.