Документы для проверки. Запрос из инспекции (В. Романов, "Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 6, июнь 2008 г.)

Документы для проверки. Запрос из инспекции

Когда инспекторы вправе запрашивать информацию?

Можно ли представлять в налоговую оригиналы документов?

Какие сроки отводятся коммерсанту на сбор бумаг?

Что, помимо штрафа, грозит предпринимателю, если он не представит документы?

Инспекторы вправе запрашивать документы, касающиеся деятельности бизнесмена не только в ходе проверки коммерсанта (ст. 93 НК РФ). Запросить бумаги могут и вне рамок налогового контроля ИП, когда у инспекторов появляется необходимость в информации относительно какой-либо сделки при ревизии партнера индивидуального предпринимателя.

Форма требования о представлении документов утверждена приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. N ММ-3-06/338@. В требовании обязательно указываются наименования требуемых бумаг, период, по которому они запрашиваются. Печать на бланке не предусмотрена, поэтому ее отсутствие не говорит о недействительности запроса (письмо Минфина России от 1 июня 2007 г. N 03-02-07/1-273).

Кодекс не предусматривает закрытого перечня документов, поэтому инспекторы могут истребовать самые разные бумаги. Тем не менее, они должны хотя бы косвенно относиться к предмету проверки. К примеру, контролеры потребовали от ИП гигиенические сертификаты на реализуемый товар и книгу покупок и продаж. Штраф за непредставление суд отменил, так как инспекторы проводили проверку деклараций по ЕСН и НДФЛ (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 3 октября 2006 г. N Ф04-6557/2006(27095-А46-23)).

Если запрашиваемых документов у предпринимателя нет, а такое вполне может случиться (например, контролеры требуют бумаги по контрагенту, с которым ИП не работал), об этом нужно сообщить в инспекцию. Оставлять без какого-либо ответа подобный запрос не стоит, ведь за непредставление коммерсанта оштрафуют. Подобные санкции отменяются в суде. Как указывают арбитры, обязательным условием для привлечения к ответственности является наличие истребуемых документов (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 1 октября 2007 г. N А82-16793/2006-20). Но об отсутствии нужно сообщить контролерам.

Требование о представлении коммерсант получает от налоговой, где состоит на учете. Но бизнесмен вполне может получить запрос от чужой инспекции. К примеру, когда проводится проверка его партнера. По правилам, предусмотренным кодексом, проверяющие должны направить запрос в инспекцию бизнесмена, а те уже станут общаться с бизнесменом на предмет истребования бумаг. Но контролеры ускоряют процесс, направляя бумагу сразу ИП. Бывает, что запрос направляется и в инспекцию и коммерсанту. Так что не исключено, что вы можете получить одновременно два требования о представлении бумаг. Если вы уже пообщались с чужой инспекцией, сообщите об этом своему инспектору. Если нет, можете отдать бумаги в свою инспекцию либо сообщить что передадите их сами, так сказать, в первую инстанцию.

Исполнение требования

По запросу в ходе камеральной проверки документы представляются в течение 10 дней со дня получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). Срок отсчитывается в рабочих днях (п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Направить запрос инспекторы вправе вплоть до последнего дня ревизии. Камеральная проверка начинается со дня представления отчетности и продолжается 3 месяца (ст. 88 НК РФ). Если требование датировано последним днем, то есть срок, отведенный на сбор и подачу бумаг, выходит за рамки "камералки", оно все равно подлежит исполнению. Значение имеет дата выписки запроса. А вот когда требование выставлено коммерсанту за пределами срока проверки, его неисполнение не может стать причиной для штрафов, и санкции можно оспорить (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24 июля 2007 г. N Ф04-4768/2007(36383-А70-37)). Чтобы штрафа не было, вы, конечно, можете исполнить требование. Но сами инспекторы в частных разъяснениях советуют написать в налоговую заявление: "представить документы не можем, так как истек срок проведения камеральной проверки, установленный статьей 88 Налогового кодекса", и тогда штрафа быть не может.

На сбор бумаг в иных случаях (встречная проверка, запрос информации) отводится 5 дней. В любом случае предприниматель вправе попросить об отсрочке. Для этого в день, следующий после получения требования, следует обратиться в инспекцию. В заявлении, составленном в свободной форме, указать причины, а также сроки, в которые бизнесмен может подать бумаги. В качестве повода может быть объем документов, время на их доставку (если у ИП несколько точек в разных районах), утеря бумаг и необходимость их восстановления. Указывать на то, что передача бумаг помешает составить ту или иную отчетность, не стоит. Инспекторы ее не примут, ведь запрашиваются копии документов (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 28 сентября 2006 г. N А31-6001/2005-4). В течение двух дней инспекторы рассматривают запрос и выносят решение о продлении ли отказе.

Оригиналы и копии

Кодекс требует представлять документы "в виде заверенных проверяемым лицом копий". Нотариального заверения не требуется. Достаточно подписи самого предпринимателя и его печати (при наличии). Обязательно составьте реестр в двух экземплярах, один из которых, с отметкой инспектора, оставьте себе. Он подтвердит, что бумаги вы представляли, если, к примеру, что-то будет потеряно.

В реестре можно указать не только основные реквизиты (наименование, дата, номер), его стоит дополнить графой - контрагент и сумма. Такой подробный реестр вполне может сослужить свою службу.

Татьяна Шамова, индивидуальный предприниматель:

- В нашей инспекции документы принимает не сам инспектор. Все, что подается по полученным из налоговой требованиям представляется в отдельное окно. По запросу у меня набралось 4 коробки документов с папками. Когда их сдавала, забыла вложить одну папку (она уже после проверки обнаружилась в офисе). Служащий все принял, опись на 17 листах подписал не глядя. Сама проверка прошла без доначислений, недостачу среди документов не обнаружили. Я так поняла, что инспекторы обошлись реестром, не стали подробно изучать бумаги.

Поскольку никаких лимитов на запрос бумаг не установлено, объемы запрашиваемых бумаг бывают значительные. В связи с этим возникает вопрос: допустимо ли представить оригиналы, чтобы не тратить время и средства на ксерокопирование?

Запрета нет, но без крайней необходимости подавать оригиналы не стоит. Не исключено, что бумаги затеряются, особенно когда их много. Восстановление документов - процесс длительный и хлопотный. Кроме того, не все налоговые соглашаются принимать оригиналы, даже когда их слишком много, все равно требуют копии. Кстати, если инспекторам понадобятся именно оригиналы, они могут их запросить (п. 2 ст. 93 НК РФ).

За подачу оригиналов инспекторы могут и оштрафовать. Но эти санкции оспорить можно. Суды наперебой указывают, что законодательством не предусмотрена обязанность предпринимателя представлять в налоговую именно копии. Поданные оригиналы состава правонарушения (п. 1 ст. 126 НК РФ) не образуют (постановления Федерального арбитражного суда Уральского округа от 4 февраля 2008 г. N Ф09-107/08-С3, Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 4 июля 2007 г. N Ф08-4009/2007-1606А).

Санкции за непредставление

За непредставление (несвоевременное представление) документов в ходе камеральной проверки штраф составляет 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ). Когда их много, общая сумма может оказаться немаленькой. Отметим: неоднократное привлечение к ответственности в течение календарного года, может повлечь увеличение санкции на 100 процентов (п. 4 ст. 114 НК РФ), и суд с этим согласится (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 14 июня 2007 г. N Ф03-А37/07-2/1028).

Штраф на запрос вне рамок "камералки" - за несообщение инспекции сведений, которые лицо должно сообщить, составляет 1 тыс. руб. За повторное нарушение в течение года - 5 тыс. руб. (ст. 129.1 НК РФ). Кроме того, непредставление инспекции сведений, необходимых для проведения контроля, может стать поводом для административного штрафа для ИП - от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 15.6 НК РФ).

Конечно, штраф будет обоснованным, если инспекция направляла требование предпринимателю и может доказать факт отправки почты в суде. По одному из подобных споров предпринимателю удалось оспорить штраф. Инспекторы направили требование о представлении документов по месту регистрации ИП. При этом коммерсант ранее извещал контролеров о том, что всю корреспонденцию ему необходимо направлять по другому адресу - месту его фактического проживания. Соответственно требования бизнесмен не получил, но судьи в данном споре приняли сторону ИП (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 3 октября 2006 г. N Ф04-6655/2006(27122-А46-7)).

Документ "потерялся"

Если требуемый документ потерялся или бизнесмен по каким-либо причинам не хочет представлять его в инспекцию, помимо санкций за невыполнение требования, ИП ожидает доначисление налогов. Ведь, не представив бумаги, предприниматель не подтвердил те или иные расходы.

Если документы не представлены в ходе камеральной проверки декларации по НДС, инспекторы откажут в вычетах по налогу. В отношении проверки по НДФЛ, скорее всего, контролеры полностью исключат расходы, указанные бизнесменом, и рассчитают налог со всей суммы дохода. Отметим: есть норма кодекса, которая позволяет оспорить подобное решение. Проверяющие могут полностью исключить неподтвержденные расходы, но тогда они должны применить фиксированный вычет. Напомним: если ИП на общем режиме не может подтвердить расходы, он вправе воспользоваться фиксированным профессиональным вычетом: доходы уменьшить на 20 процентов и с этой суммы платить НДФЛ. Если налоговая все-таки доначислила НДФЛ на всю сумму, действия инспекторов можно оспорить (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27 августа 2007 г. N А82-15661/2006-20). У предпринимателя всегда есть право не задумываться о бумагах и платить налог с 80-процентной величины дохода либо следить за документацией. Одновременно использовать фиксированный профессиональный вычет (20 процентов) и уменьшать доходы на подтвержденную часть затрат нельзя.

Пример

Доход ИП Савельева составляет 100 000 руб. За отчетный период расходы коммерсанта составили 40 000 руб., но документально подтверждены лишь затраты в сумме 18 000 руб.

Коммерсант может уплачивать налог с 82 000 руб. (100000 - 18 000) либо воспользоваться фиксированным вычетом и рассчитывать НДФЛ с 80 000 руб. (100 000 х 80%). Конечно, в данной ситуации выгоднее второй вариант.

"Упрощенцам", не представившим документы, инспекторы точно также исключат расходы и пересчитают единый налог исходя из всей суммы дохода. "Вмененщикам" опасаться утери расходных бумаг не стоит, ведь налог у них не зависит от величины затрат.

А вот различные договоры, планы помещений и иные бумаги, обосновывающие ЕНВД, терять не стоит. Когда документы потеряны или утрачены в результате пожара, кражи, инспекторы зачастую идут навстречу, увеличивая срок на их представление. Наличие справки от милиции или пожарной инспекции о том, что несчастный случай действительно был, не изменит позицию инспекторов в вопросе доначисления налогов. Справка лишь будет аргументом в пользу увеличения сроков для сбора бумаг. По возможности лучше отсрочить проверку и восстановить бумаги или хотя бы основные из них, по которым проходят наибольшие суммы.

Инна Полежаева, предприниматель:

- В целом восстановить документы не так сложно: запросить в банке копии выписок и платежек, у партнеров - копии договоров, акты, счета-фактуры, другие документы. Вполне реально восстановить даже трехгодичный период. Единственная проблема - для всего этого понадобится не один день. Но восстановление бумаг и просьбы об отсрочке обойдутся дешевле, чем штрафы и доначисления, сделанные контролерами.

Отказываться представлять документы и настаивать на том, что документы потеряны - не самая лучшая позиция в споре. Контролеры доначислят вам налог, а в дальнейшем могут сообщить об этом в милицию, и тогда бизнесмену грозит второй этап проверки от отдела по борьбе с налоговыми правонарушениями.

Если предприниматель отказывается представлять документы на запрос в рамках камеральной проверки, инспекторы вправе провести выемку документов (ст. 94 НК РФ). Недопустима в качестве меры воздействия на бизнесмена приостановка операций по счетам в банке, так называемая блокировка счета (п. 3 ст. 76 НК РФ). Она используется в случае непредставления декларации в течение 10 дней по окончании установленного срока. К запросу о представлении документов эта норма отношения не имеет (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 4 июля 2006 г. N КА-А41/6079-06).

В. Романов,

эксперт журнала

"Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 6, июнь 2008 г.