В командировки по России и за рубеж по новым правилам (Л.П. Фомичева, "Финансовые и бухгалтерские консультации", N 11, ноябрь 2008 г.)

В командировки по России и за рубеж по новым правилам

Правительство РФ Постановлением от 13 октября 2008 г. N 749 в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Проект этого Положения разработало Минздравсоцразвития России, его же правительство и обязало давать разъяснения по вопросам, связанным с применением этого документа. Положение вступило в силу с 28 октября 2008 г.

Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как Российской Федерации, так и иностранных государств. В нем более четко изложен ряд норм, вызывавших известные трудности в правоприменительной практике ввиду неоднозначности толкования.

До утверждения комментируемого Положения при направлении своих работников в служебные командировки организации вынуждены были пользоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62). Она определяла особенности командирования по территории СССР и не вполне отвечала требованиям современного трудового законодательства и реалиям деятельности коммерческих организаций. А по зарубежным командировкам до настоящего момента нормативного документа не было, и бухгалтерам регулярно приходилось выяснять отношения с налоговой инспекцией. Теперь же Положение точно соответствует современному законодательству.

Остановимся подробнее на основных моментах нового документа.

Командировки по трудовому договору

В начале Положения повторены известные нормы ст. 166 ТК РФ. В пункте 2 Положения определено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. При этом местом постоянной работы следует считать месторасположение организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Уточнено, что поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения).

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Такие поездки регулируются положениями ст. 168.1 ТК РФ.

Срок командировки не ограничен

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). Иными словами, срок пребывания в командировке Положением теперь не ограничен.

Это радует, поскольку согласно п. 4 Инструкции N 62 в общих случаях при командировке по стране ее срок не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. И хотя это положение вступало в противоречие с ТК РФ, за него цеплялись специалисты и Минфина России (см. письма от 28 марта 2008 г. N 03-03-06/2/30 и от 12 января 2007 г. N 03-04-06-01/1), и налоговых органов (письма УФНС России по г. Москве от 3 июля 2007 г. N 20-12/062183 и УМНС России по г. Москве от 15 октября 2003 г. N 26-12/57647, от 26 августа 2002 г. N 26-12/39355). Представители ведомств считали, что для целей определения налогооблагаемой прибыли расходы, связанные с пребыванием работника предприятия вне места основной работы более 40 дней, не могут быть определены как командировочные.

В пункте 4 Положения повторены нормы п. 7 Инструкции N 62 о том, как следует рассчитывать срок командировки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Если станция, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Не новым является и положение, что вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Командировочное удостоверение

В пункте 2 Инструкции N 62 было указано, что командирование работников оформляется выдачей командировочного удостоверения. Но по усмотрению руководителя организации наряду с удостоверением может оформляться приказ.

Минфин России менял свое мнение в отношении того, обязательны оба документа или достаточно одного из них: см. письма от 26 мая 2008 г. N 03-03-06/2/60, от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45, от 24 октября 2006 г. N 03-03-04/2/226, от 17 мая 2006 г. N 03-03-04/1/469, от 26 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/442, от 28 октября 2005 г. N 03-03-04/2/90, от 29 июля 2003 г. N 16-00-25/04, от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158.

Вначале ведомство считало, что одновременно оба документа составлять не нужно и в распорядительном документе можно определить, какие документы будет оформлять организация при командировках. Но затем налоговые инспекторы стали считать, что командировочное удостоверение обязательно должно быть, и Минфин России стал их поддерживать.

В пункте 7 Положения установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение. Иными словами, оба документа нужно оформлять. Исключение составляют командировки в страны дальнего зарубежья. А вот по странам СНГ с безвизовым въездом командировочное удостоверение оформляется обязательно (п. 15 Положения). Впрочем, Минфин России не раз говорил об этом (см., например, письма от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660, от 14 декабря 2004 г. N 03-05-01-04/105).

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке, оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 Положения). Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в удостоверении, даты приезда и отъезда заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, следует отметиться в каждой из них.

Напомним, Инструкцией N 62 было определено, что в специальных журналах установленной формы организации должны были регистрировать убывающих и прибывающих командированных лиц. Теперь в п. 8 Положения указано, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России. Видимо, этот порядок будет установлен позднее.

Аванс обязателен, в том числе в валюте

Необходимость выдачи аванса перед командировкой была установлена в п. 19 Инструкции N 62 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40). Однако о том, что такой аванс должен быть выдан и тому, кто едет в командировку за рубеж, прямо не говорилось. А одно время и вовсе были проблемы с выдачей аванса в иностранной валюте.

Теперь в п. 10 Положения установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Что касается зарубежных командировок, то выплата аванса в иностранной валюте регулируется п. 16 Положения. Указано, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте регламентированы Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

Суточные

Состав возмещаемых расходов в п. 11 Положения остался прежним и полностью соответствует перечню, установленному в ст. 168 ТК РФ. Работнику возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные с разрешения руководителя организации. Правда, непременное условие документального подтверждения расходов сохранено (п. 24 Положения).

Размеры командировочных расходов, в том числе суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Задержка в пути также должна быть документально подтверждена (п. 19 Положения).

Рассмотрим однодневные командировки. В пункте 11 Положения, как и ранее в п. 15 Инструкции N 62, сказано, что при однодневных командировках суточные не выплачиваются. Но если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то ему следует возместить расходы по проживанию. Ранее в п. 15 Инструкции N 62 было указано, что работник может остаться в месте командирования в этой ситуации по своему усмотрению, теперь ему требуется согласовать это с руководителем. Сказанное относится только к командировкам по России.

При однодневных зарубежных командировках суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы (п. 20 Положения).

Уточнены принципы выплаты суточных при зарубежных командировках (п. 18 Положения). По-прежнему дата пересечения границы России оплачивается по правилам "страны въезда". При выезде суточные платятся в валюте, при возвращении - в рублях. По принципу страны въезда оплачиваются суточные и при командировках в несколько зарубежных стран за день пересечения границы между ними.

Напомним, что до конца 2008 г. для целей исчисления налога на прибыль суточные нормируются Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. С 2009 г. нормирование отменяется (абз. 4 подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Однако для целей исчисления налога на доходы физических лиц норматив, установленный с 1 января 2008 г., сохранится (абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Суточные должны облагаться НДФЛ в размере не более 700 руб. за каждый день командировки по России и не более 2500 руб. за каждый день загранкомандировки.

Оплата проезда, в том числе такси

При командировках по России оплачиваются расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также между населенными пунктами, если работник командирован в несколько организаций. Эти расходы включают проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если они находятся за чертой населенного пункта. Обязательное условие (п. 12 Положения) - наличие подтверждающих документов (билетов).

Кроме того, оплачивается страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте и возмещается оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Поговорим об изменении позиции в отношении такси. В пункте 12 Инструкции N 62 были названы те же условия проезда к станции, пристани, аэропорту транспортом общего пользования (кроме такси). И Минфин России неоднократно указывал, что расходы по проезду на такси в целях налогообложения прибыли не учитываются (см. письма от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42, от 26 января 2005 г. N 03-03-01-04/2/15, от 26 мая 2004 г. N 04-02-05/4/14 и др.). Но потом, ввиду того что большинство арбитражных судов принимали решения по данному вопросу в пользу налогоплательщика, финансовое ведомство стало признавать эти расходы при условии подтверждения их экономической целесообразности (например, в письме от 13 апреля 2007 г. N 03-03-06/4/48).

В пункте 12 Положения такси не упомянуто в качестве исключения, а согласно ст. 789 ГК РФ маршрутные и обычные такси относятся к транспорту общего пользования. Но для возмещения расходов нужен оправдательный документ.

При зарубежных командировках расходы по проезду возмещаются в аналогичном порядке (п. 22 Положения).

Оплата проживания и иные расходы

Расходы по бронированию и найму жилого помещения при командировках по России возмещаются работникам (кроме случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом (п. 14 Положения). Эта норма закреплена и в ст. 168 ТК РФ.

Кстати, в п. 11 Инструкции N 62 было указано, что плата за бронирование мест в российских гостиницах возвращается в размере 50% стоимости места в сутки. При зарубежных командировках документально подтвержденные расходы возмещаются в аналогичном порядке (п. 21 Положения), о затратах по бронированию в данном пункте не говорится.

Выезжающим в командировку за рубеж работодатель обязан компенсировать не только расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, но также плату за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки и другие обязательные платежи и сборы (п. 23 Положения).

Средний заработок

Находящемуся в командировке сотруднику выплачивается средний заработок (ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации). Дни командировки в Табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12 *(1)) или в Табеле учета рабочего времени (форма N Т-13 *(1)) помечаются кодом "К" либо цифрами "06".

В пункте 8 Инструкции N 62 было указано, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, куда они направлены. В Положении (п. 9) указаны аналогичные правила. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

При пересылке работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель (п. 11 Положения).

По-прежнему при командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется у того работодателя, который его командировал. Если работник направляется в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, то средний заработок сохраняется по обеим должностям, а возмещаемые расходы распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения). Аналогичные нормы содержались в п. 9 Инструкции N 62.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ (п. 5 Положения).

Болезнь в командировке

Если, находясь в командировке, работник заболел, то работодатель обязан оплатить листок временной нетрудоспособности, выданный в установленном порядке, возместить расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении). Также работнику следует выплатить суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения).

Аналогичные нормы содержались в п. 16 Инструкции N 62, однако в отношении суточных было установлено ограничение: не более двух месяцев болезни.

Авансовый отчет - в три дня

Авансовый отчет с приложением документов по расходу, отчета о выполненной работе, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя, представляется работодателю по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения). Одновременно работник обязан произвести окончательный расчет по денежному авансу.

Л.П. Фомичева,

аудитор, член Палаты налоговых консультантов

"Финансовые и бухгалтерские консультации", N 11, ноябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.