В командировки по России и за рубеж по новым правилам
Правительство РФ Постановлением от 13 октября 2008 г. N 749 в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Проект этого Положения разработало Минздравсоцразвития России, его же правительство и обязало давать разъяснения по вопросам, связанным с применением этого документа. Положение вступило в силу с 28 октября 2008 г.
Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как Российской Федерации, так и иностранных государств. В нем более четко изложен ряд норм, вызывавших известные трудности в правоприменительной практике ввиду неоднозначности толкования.
До утверждения комментируемого Положения при направлении своих работников в служебные командировки организации вынуждены были пользоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62). Она определяла особенности командирования по территории СССР и не вполне отвечала требованиям современного трудового законодательства и реалиям деятельности коммерческих организаций. А по зарубежным командировкам до настоящего момента нормативного документа не было, и бухгалтерам регулярно приходилось выяснять отношения с налоговой инспекцией. Теперь же Положение точно соответствует современному законодательству.
Остановимся подробнее на основных моментах нового документа.
Командировки по трудовому договору
В начале Положения повторены известные нормы ст. 166 ТК РФ. В пункте 2 Положения определено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. При этом местом постоянной работы следует считать месторасположение организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором.
Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Уточнено, что поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения).
Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Такие поездки регулируются положениями ст. 168.1 ТК РФ.
Срок командировки не ограничен
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). Иными словами, срок пребывания в командировке Положением теперь не ограничен.
Это радует, поскольку согласно п. 4 Инструкции N 62 в общих случаях при командировке по стране ее срок не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. И хотя это положение вступало в противоречие с ТК РФ, за него цеплялись специалисты и Минфина России (см. письма от 28 марта 2008 г. N 03-03-06/2/30 и от 12 января 2007 г. N 03-04-06-01/1), и налоговых органов (письма УФНС России по г. Москве от 3 июля 2007 г. N 20-12/062183 и УМНС России по г. Москве от 15 октября 2003 г. N 26-12/57647, от 26 августа 2002 г. N 26-12/39355). Представители ведомств считали, что для целей определения налогооблагаемой прибыли расходы, связанные с пребыванием работника предприятия вне места основной работы более 40 дней, не могут быть определены как командировочные.
В пункте 4 Положения повторены нормы п. 7 Инструкции N 62 о том, как следует рассчитывать срок командировки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
Если станция, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Не новым является и положение, что вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Командировочное удостоверение
В пункте 2 Инструкции N 62 было указано, что командирование работников оформляется выдачей командировочного удостоверения. Но по усмотрению руководителя организации наряду с удостоверением может оформляться приказ.
Минфин России менял свое мнение в отношении того, обязательны оба документа или достаточно одного из них: см. письма от 26 мая 2008 г. N 03-03-06/2/60, от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45, от 24 октября 2006 г. N 03-03-04/2/226, от 17 мая 2006 г. N 03-03-04/1/469, от 26 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/442, от 28 октября 2005 г. N 03-03-04/2/90, от 29 июля 2003 г. N 16-00-25/04, от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158.
Вначале ведомство считало, что одновременно оба документа составлять не нужно и в распорядительном документе можно определить, какие документы будет оформлять организация при командировках. Но затем налоговые инспекторы стали считать, что командировочное удостоверение обязательно должно быть, и Минфин России стал их поддерживать.
В пункте 7 Положения установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение. Иными словами, оба документа нужно оформлять. Исключение составляют командировки в страны дальнего зарубежья. А вот по странам СНГ с безвизовым въездом командировочное удостоверение оформляется обязательно (п. 15 Положения). Впрочем, Минфин России не раз говорил об этом (см., например, письма от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660, от 14 декабря 2004 г. N 03-05-01-04/105).
Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке, оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 Положения). Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в удостоверении, даты приезда и отъезда заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, следует отметиться в каждой из них.
Напомним, Инструкцией N 62 было определено, что в специальных журналах установленной формы организации должны были регистрировать убывающих и прибывающих командированных лиц. Теперь в п. 8 Положения указано, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России. Видимо, этот порядок будет установлен позднее.
Аванс обязателен, в том числе в валюте
Необходимость выдачи аванса перед командировкой была установлена в п. 19 Инструкции N 62 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40). Однако о том, что такой аванс должен быть выдан и тому, кто едет в командировку за рубеж, прямо не говорилось. А одно время и вовсе были проблемы с выдачей аванса в иностранной валюте.
Теперь в п. 10 Положения установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Что касается зарубежных командировок, то выплата аванса в иностранной валюте регулируется п. 16 Положения. Указано, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте регламентированы Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
Суточные
Состав возмещаемых расходов в п. 11 Положения остался прежним и полностью соответствует перечню, установленному в ст. 168 ТК РФ. Работнику возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные с разрешения руководителя организации. Правда, непременное условие документального подтверждения расходов сохранено (п. 24 Положения).
Размеры командировочных расходов, в том числе суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Задержка в пути также должна быть документально подтверждена (п. 19 Положения).
Рассмотрим однодневные командировки. В пункте 11 Положения, как и ранее в п. 15 Инструкции N 62, сказано, что при однодневных командировках суточные не выплачиваются. Но если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то ему следует возместить расходы по проживанию. Ранее в п. 15 Инструкции N 62 было указано, что работник может остаться в месте командирования в этой ситуации по своему усмотрению, теперь ему требуется согласовать это с руководителем. Сказанное относится только к командировкам по России.
При однодневных зарубежных командировках суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы (п. 20 Положения).
Уточнены принципы выплаты суточных при зарубежных командировках (п. 18 Положения). По-прежнему дата пересечения границы России оплачивается по правилам "страны въезда". При выезде суточные платятся в валюте, при возвращении - в рублях. По принципу страны въезда оплачиваются суточные и при командировках в несколько зарубежных стран за день пересечения границы между ними.
Напомним, что до конца 2008 г. для целей исчисления налога на прибыль суточные нормируются Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. С 2009 г. нормирование отменяется (абз. 4 подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Однако для целей исчисления налога на доходы физических лиц норматив, установленный с 1 января 2008 г., сохранится (абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Суточные должны облагаться НДФЛ в размере не более 700 руб. за каждый день командировки по России и не более 2500 руб. за каждый день загранкомандировки.
Оплата проезда, в том числе такси
При командировках по России оплачиваются расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также между населенными пунктами, если работник командирован в несколько организаций. Эти расходы включают проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если они находятся за чертой населенного пункта. Обязательное условие (п. 12 Положения) - наличие подтверждающих документов (билетов).
Кроме того, оплачивается страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте и возмещается оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Поговорим об изменении позиции в отношении такси. В пункте 12 Инструкции N 62 были названы те же условия проезда к станции, пристани, аэропорту транспортом общего пользования (кроме такси). И Минфин России неоднократно указывал, что расходы по проезду на так
