Утрата "первички" - не повод для уменьшения налоговых расходов (Р. Семин, журнал "Российский налоговый курьер", N 20, октябрь 2015 г.)

Утрата "первички" - не повод для уменьшения налоговых расходов

Р. Семин,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

Журнал "Российский налоговый курьер", N 20, октябрь 2015 г.

Чем подтвердить расходы, если утерян проездной билет? Какой документ заменит пропавший кассовый чек? Может ли восстановленная копия "первички" заменить оригинал?

Без первичных документов компания не сможет подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому при утрате бумаг бухгалтеру нужно предпринять следующие меры (см. также схему на с. 66).

Схема. Порядок действий бухгалтера в случае утраты документов

        /----------------------------------------\

        | Компания выявила факт утраты первичных |

        |               документов               |

        \----------------------------------------/

Руководитель назначает комиссию по расследованию причин утраты

По итогам деятельности комиссии оформляется акт, в котором перечисляют утраченные документы

Утраченные документы оформляла компания

          Да                         Нет   

/----------------\ /-------------------------------------------------\

|    Компания    | |  Компания просит контрагента оформить дубликат  |

|   составляет   | | утраченного документа или его заверенную копию  |

|   дубликаты    | |                                                 |

|   утраченных   | |                                                 |

|   документов   | |                                                 |

\----------------/ \-------------------------------------------------/

                   /-------------------------------------------------\

                   | Контрагент выдает дубликат или заверенную копию |

                   \-------------------------------------------------/

                            Да                   Нет  

                   /--------------\   /------------------------------\

                   |  Полученные  |   |      Расход подтвердят       |

                   |  документы   |   |   альтернативные документы   |

                   | подтверждают |   |                              |

                   |    расход    |   |                              |

                   |   компании   |   |                              |

                   \--------------/   \------------------------------/

Шаг первый: расследовать факт утраты документов

В случае утраты первичных документов руководитель назначает комиссию по расследованию причин пропажи (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 N 105, постановления Арбитражного суда Московского от 25.09.14 N Ф05-10578/14 (оставлено в силе определением Верховного суда РФ от 27.11.14 N 305-ЭС14-4145) и Поволжского от 09.12.14 N Ф06-18026/2013 округов). В состав комиссии включаются главбух, рядовой бухгалтер и, к примеру, секретарь.

В работе комиссии вправе также принимать участие представители следственных органов и государственного пожарного надзора. Образец приказа о назначении комиссии приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью "Компания" 123456, г. Мытищи, ул. Трудовая, д. 14, офис 107 ИНН/КПП 5001123456/500101001

Приказ
о создании комиссии для проведения внутрикорпоративного расследования

г. Москва

8 сентября 2015 года

В целях проведения внутрикорпоративного расследования по факту утраты документов (договор подряда N 15 от 20.06.2013 и акт приема-передачи выполненных работ от 18.09.2013)

приказываю:

1. Создать комиссию для проведения расследования в составе:

председатель комиссии - главный бухгалтер Колпакова А.П.;

бухгалтер Снегирева О.О.;

секретарь Снежина И.А.

2. Провести расследование для установления причины утраты документов.

3. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника отдела менеджмента Пулкова В.В.

Генеральный директор ООО "Компания"

Корочкин

М.П. Корочкин

Шаг второй: зафиксировать факт утраты документов

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указывается причина, а также перечень утраченных документов (образец акта приведен ниже). К акту прилагается документ, подтверждающий происшествие, в результате которого утрачены либо испорчены документы. Такими документами могут быть: справка органов внутренних дел, справка коммунальщиков, справка государственной противопожарной службы и т.д.

Общество с ограниченной ответственностью "Компания" 123456, г. Мытищи, ул. Трудовая, д. 14, офис 107 ИНН/КПП 5001123456/500101001

Акт
об установлении факта и причины утраты документов

г. Москва

8 сентября 2015 года

В результате проведения внутрикорпоративного расследования по факту утраты документов ООО "Компания" установлено отсутствие следующих документов:

1) договор подряда между ООО "Компания" и ООО "Подрядчик" N 15 от 20.06.2013;

2) акт приема-передачи выполненных работ от 18.09.2013.

Причиной утраты вышеперечисленных документов является халатность менеджера Скворцовой С.С. Указанные документы могут быть восстановлены.

Главный бухгалтер	Колпакова	А.П. Колпакова
Бухгалтер	Снегирева	О.О. Снегирева
Секретарь	Снежина	И.А. Снежина
Генеральный директор	Корочкин	М.П. Корочкин

Шаг третий: восстановить утраченные документы

Тут возможны два варианта развития событий. Если по результатам расследования выявлено, что утрачены документы, которые оформляла сама компания (например, авансовый отчет подотчетного лица), то организация просто составляет дубликаты утерянных бумаг.

Если же "первичка" поступила от контрагента, можно обратиться к последнему с просьбой предоставить заверенные копии или дубликаты утраченных документов. Образец письма контрагента приведен выше. Судебная практика подтверждает, что при отсутствии оригиналов бумаг расходы можно подтвердить их копиями (постановления ФАС Московского от 16.11.12 N А40-41130/11-91-180 и от 19.01.12 N А40-33539/11-99-146, Северо-Кавказского от 03.03.11 N А32-22309/2007 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 N ВАС-8176/11) округов).

Общество с ограниченной ответственностью "Компания" 123456, г. Мытищи, ул. Трудовая, д. 14, офис 107 ИНН/КПП 5001123456/500101001 Генеральному директору общества с ограниченной ответственностью "Подрядчик" Карпову А.А.

Просим предоставить дубликаты следующих документов:

1) договор подряда между ООО "Компания" и ООО "Подрядчик" N 15 от 20.06.2013;

2) акт приема-передачи выполненных работ от 18.09.2013.

Генеральный директор ООО "Компания"

Корочкин

М.П. Корочкин

Иногда получить от контрагента дубликаты или заверенные копии утраченной "первички" невозможно. В этом случае "спасти" налоговые расходы помогут альтернативные документы (их список приведен в таблице на с. 68).

Таблица

Альтернативные документы, которые подтвердят расходы в случае утраты "первички"

Наименование утраченного или испорченного документа	Документы, которые его заменяют	Мнение ведомств и судов
Кассовый чек, приходный кассовый ордер	Копия контрольно-кассовой ленты, копия книги кассира-операциониста, квитанция к приходному кассовому ордеру	Расходы на покупку товаров, работ или услуг за наличный расчет подтверждают кассовые чеки (письма Минфина России от 17.09.08 N 03-03-07/22 и от 03.04.07 N 03-03-06/1/209, ФНС России от 25.06.13 N ЕД-4-3/11515@). При отсутствии чека ККТ подтвердить расходы в целях налогообложения прибыли можно копией контрольно-кассовой ленты за тот день, когда производилась оплата (постановление ФАС Московского округа от 07.09.10 N КА-А40/10200-10-2). Минфин России также не против учета расходов на основании копии чеков ККТ (письма от 03.04.07 N 03-0306/1/209 и от 17.09.08 N 03-03-07/22). Правда, в этих разъяснениях ведомство настаивало, что к копии чека нужно приложить оригинал с выцветшими чернилами. А вот ФАС Поволжского округа в постановлении от 31.07.08 N А06-7444/07 принял от компании вместо утраченного чека ККМ заверенную поставщиком копию листа книги кассира-операциониста. Кроме того, доказать фактически произведенные расходы компании поможет квитанция к приходному кассовому ордеру (постановления ФАС Московского от 24.12.08 N КА-А40/10731-08 и Западно-Сибирского от 02.07.08 N Ф04-3910/2008(7317-А81-14) округов)
Проездной билет	Дубликат проездного билета, копия билета, оставшегося у транспортной организации, справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки	Проездной билет подтверждает расходы на проезд до места командировки работника и обратно. В случае потери билета Минфин России позволяет подтвердить расходы на проезд его дубликатом или копией, оставшейся у транспортной организации. Также подтверждающим документом будет справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать ФИО гражданина, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина России от 05.02.10 N 03-03-05/18)
Контрольный купон электронного проездного документа (на бумажном носителе)	Посадочный талон	Контрольный купон электронного билета является документом строгой отчетности и используется для осуществления денежных расчетов без применения ККТ (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.12 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте"). При утере контрольного купона электронного билета Минфин России допускает возможность подтверждения расходов на его приобретение посадочным талоном (письмо от 14.04.14 N 03-03-07/16777). Ведь посадочный талон содержит всю необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (дату, время отправления, стоимость поездки и т.д.)
Посадочный талон на самолет	Справка, выданная авиаперевозчиком, приказ о направлении работника в командировку, счета гостиницы, отметки таможенного органа о пересечении границы РФ	При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон. В нем указываются ФИО пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.07 N 82 "Об утверждении федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей"). Если посадочный талон утерян, то подтвердить расходы на проезд к месту командировки работника поможет справка от авиакомпании (письма Минфина России от 18.05.15 N 03-03-06/2/28296, от 27.02.12 N 03-03-07/6 и от 07.06.13 N 03-03-07/21187). Однако московские налоговики допускают, что при утере посадочного талона факт перелета командированного работника можно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенных органов о пересечении государственной границы РФ и т.д. (письма УФНС России по г. Москве от 20.06.11 N 16-15/059203@ и от 20.06.11 N 16-15/059203@)
Платежные документы на приобретение автомобиля	Справка из ГИБДД	При утрате документов, подтверждающих покупку автомобиля, сведения из ГИБДД докажут размер фактически произведенных расходов. Так, в одном из дел инспекция доначислила индивидуальному предпринимателю НДФЛ. Причиной доначислений послужило отсутствие документов, подтверждающих расходы на покупку проданного автомобиля. Предприниматель получил в ГИБДД справку, в которой была указана стоимость автомобиля при его покупке. Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 17.12.14 N Ф04-2349/2014 счел такую справку из ГИБДД доказательством понесенных предпринимателем расходов на покупку автомобиля и отменил доначисление. Такой логикой можно руководствоваться и при документальном подтверждении затрат на приобретение транспортных средств для целей налогообложения прибыли

Кстати. Когда еще при взаимоотношениях с ФСС пригодится дубликат

В одном из дел ФСС РФ в ходе выездной проверки не принял к зачету расходы на выплату пособия по временной нетрудоспособности в связи с материнством, ссылаясь на отсутствие оригинала справки о ранней постановке беременной сотрудницы на учет. Но суд посчитал, что правомерность спорной выплаты подтверждает дубликат такой справки (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.08.15 N А70-15569/2014).

Как возместить пособие по нетрудоспособности при потере больничного

Пособие по болезни компания выплачивает сотруднику на основании листка нетрудоспособности (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.06 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" и Порядок выдачи листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 N 624н). Утрата больничного приведет к тому, что ФСС откажет работодателю в возмещении суммы пособия (п. 3 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.99 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования").

В этом случае компания может обратиться в медицинское учреждение, выдавшее листок нетрудоспособности, с просьбой оформить его дубликат (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 02.06.14 N 08АП-3807/2014). Кроме того, право на возмещение спорного пособия можно подтвердить справками и письмами лечебных учреждений, расчетами пособий по временной нетрудоспособности, копиями корешков листков временной нетрудоспособности (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 15.09.14 N Ф09-6381/14, оставлено в силе определением Верховного суда РФ от 12.12.14 N 309-КГ14-5016).

Правда, контролеры из фондов считают, что дубликат листка нетрудоспособности можно оформить только при наличии ошибок в оригинальном больничном. Если сам работник потерял листок нетрудоспособности, лечащий врач и председатель врачебной комиссии оформляют больничный до того, как листок сотрудник передаст в компанию для расчета и выплаты пособия. Справки, представленные ГУЗ и ГБУЗ, содержат информацию о выдаче листков нетрудоспособности и не являются финансовыми документами, на основании которых произведены расходы по государственному социальному страхованию. А значит, отсутствие подлинника больничного листа приведет к отказу в возмещении пособия по временной нетрудоспособности (письмо ФСС РФ от 17.07.13 N 15-03-11/12-7761).

Поэтому наличие судебной практики в пользу работодателей однозначно не гарантирует отсутствие споров с проверяющими по вопросу возмещения пособия по временной нетрудоспособности в случае утраты или уничтожения оригинала листка нетрудоспособности.