Восемь рекомендаций о том, как не допустить ошибок в бухгалтерской программе (Р. Лахман, журнал "Российский налоговый курьер", N 19, октябрь 2015 г.)

Восемь рекомендаций о том, как не допустить ошибок в бухгалтерской программе

Р. Лахман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

Журнал "Российский налоговый курьер", N 19, октябрь 2015 г.

Ошибка при выборе субконто приведет к путанице в расчетах. Что сделать, чтобы программа правильно "видела" тип расхода? Какие комментарии к операциям безопаснее в программе не указывать?

Использовать компьютерную бухгалтерскую программу для ведения учета удобно. Помимо регламентированных отчетов, в ней можно за секунды создавать полезные регистры бухгалтерского и налогового учета: оборотно-сальдовую ведомость, анализ и карточку счетов, справки-расчеты, отчет по проводкам, анализ расчетов по НДС, налогу на прибыль и т.п. Но если надеяться только на автоматизированную машину, ошибок в налоговом учете не избежать.

Практика показывает, что бухгалтер нередко случайно задваивает проводки, указывает неверное субконто, не тот счет бухгалтерского учета, не того контрагента, ставит некорректную дату документа. Такие на первый взгляд невинные ошибки могут стать причиной существенной переплаты или недоплаты налогов. Кроме того, зачастую данные бухгалтерской программы являются доказательством правоты налогоплательщика (например, постановление ФАС Уральского округа от 26.04.11 N Ф09-2112/11-С3).

При участии экспертов в области налогообложения и практиков мы составили рекомендации, которые упростят работу бухгалтера в программе и не позволят допустить ошибок, влияющих на расчет налогов.

Рекомендация 1: проверьте, сформирована ли в программе учетная политика для целей налогового учета

В бухгалтерской программе, как правило, можно сформировать учетную политику для целей налогового учета (рисунок 1 справа). В ней, в частности, отражают методы определения прямых расходов производства и состав косвенных затрат. Если этого не сделать, то абсолютно все расходы программа отнесет к косвенным без распределения на остаток готовой продукции (ст. 318 и 319 НК РФ). Соответственно база по налогу на прибыль будет занижена.

Например, при списании металла (счет 10.1) для производства ограждений бухгалтер выбрал счет 20, статья затрат (БУ) "Материалы". А в статье затрат для налогового учета она зафиксирована как "Прочие расходы" (косвенные). Результат тот же - недоплата налога на прибыль (рисунок 2 на с. 15).

Чтобы правильно отнести в программе расходы к прямым или косвенным, после закрытия месяца можно сформировать "Анализ счета" по счету 20 (БУ и НУ) с разбивкой по статьям затрат и посмотреть кредитовый оборот. Если по кредиту (НУ) стоит счет 90.08, то статья затрат была отнесена к косвенным. Расходы, отнесенные к счетам 25 и 26, автоматически (по умолчанию) относятся к косвенным в НУ (см. таблицу на с. 14).

Таблица

Анализ счета для проверки отнесения расходов к прямым или косвенным

Командировочные расходы	Начальное сальдо	БУ НУ
	26	БУ НУ	56 289,38
	71	БУ	451 900,00
		НУ	451 900,00
	71.01	БУ НУ	451 900,00 451 900,00
	90	БУ
		НУ		451 900,00
	90.08	БУ НУ		451 900,00
	90.08.1	БУ
		НУ		451 900,00
	Оборот	БУ НУ	508 189,38 451 900,00	451 900,00
	Конечное сальдо	БУ
		НУ

Рекомендация 2: не злоупотребляйте ручными корректировками

Частое использование ручных корректировок в учете (особенно на основании бухгалтерских справок) приводит к некорректному заполнению регистров по налогу на прибыль и НДС.

Например, при списании "входного" НДС, не соответствующего требованиям статей 171 и 172 НК РФ, используется документ "Операции, введенные вручную". В дальнейшем при создании и проведении документа "Формирование книги покупок" списанные суммы необоснованно отражаются в книге покупок, то есть включаются в сумму вычета. Для корректного отражения целесообразно использовать регламентный документ "Списание НДС".

Конечно, без ручных корректировок не обойтись, если есть недоработки в самой компьютерной программе. Например, часто автоматически в налоговом учете не определяется и не формируется убыток от реализации основных средств в соответствии с пунктом 3 статьи 268 НК РФ. В такой ситуации придется создать документ "Операции, введенные вручную" с формированием на счете 97 "Расходы будущих периодов" соответствующей суммы распределяемого убытка только в налоговом учете (рисунок 3 справа).

Кроме того, налоговые органы могут посчитать ручные корректировки отчетов необоснованными. Например, в одном из дел ФАС Московского округа отметил: "<...> в связи с техническими сбоями в программе специалистами общества в 2007 году вносились корректировки в расчеты себестоимости продукции (товаров). Установив данное обстоятельство, инспекция сделала вывод, что ручные корректировки не имеют какого-либо экономического обоснования, были произведены с целью завышения расходов по налогу на прибыль <...>". Суд такие доводы контролеров не принял и поддержал налогоплательщика (постановление от 11.03.12 N А41-43832/09).

На практике. Сбой в бухгалтерской программе может стать смягчающим обстоятельством

Например, в одном из дел Пенсионный фонд РФ привлек общество к ответственности в виде штрафа за нарушение срока представления расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на один день. Компания не согласилась с таким решением и обратилась в суд. Арбитры пришли к выводу, что вина общества в несвоевременном представлении сведений индивидуального (персонифицированного) учета отсутствует.

Дело в том, что нарушение сроков сдачи отчетности было вызвано сбоем программного продукта. Организация предъявила письмо внедренческого центра, с которым у нее заключен договор на обслуживание бухгалтерской программы.

В письме было указано, что при обновлении бухгалтерской программы произошло наложение двух релизов. Из-за этого часть форм отчетности обновилась, а часть осталась в старой редакции. В частности, блок сдачи отчетности в Пенсионный фонд РФ остался в прежней редакции, что и не позволило организации своевременно ее сдать (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.10.14 N А27-2083/2014).

Рекомендация 3: проанализируйте начисление и вычеты НДС

Чтобы быть уверенным, что регламентные операции по НДС выполнены полностью и без ошибок, компания может воспользоваться, например, "Помощником по учету НДС" или сформировать "Анализ состояния налогового учета по НДС". Это позволит проверить правильность начисления налога, а также суммы, принимаемые к вычету (рисунок 4 на с. 16).

Как правило, программа позволяет верно сформировать книгу покупок и продаж. Но для этого важно, чтобы были зарегистрированы все счета-фактуры за текущий налоговый период. Если компания ведет учет НДС в упрощенной форме без проведения регламентных операций, то точность собранных данных в книге покупок и продаж также целесообразно проверить, сопоставив их с данными регистров учета по НДС.

Рекомендация 4: проверьте, не дублируются ли наименования контрагентов

Задвоение контрагентов компании приводит к путанице в сверке с ними (рисунок 5 на с. 17). Практика показывает, что дублирование наименований - распространенная ошибка. Часто наименование контрагента состоит из нескольких слов, например:

ОАО "Останкинский молочный комбинат - ОМК";

ОАО "Ново-Уфимский нефтеперерабатывающий завод НУНПЗ";

OAO "Жуковский машиностроительный завод ЖМЗ (Жуковский машзавод)".

И вот представим себе бухгалтерию из нескольких человек, где один бухгалтер ведет учет поступления товаров, работ, услуг от поставщиков, другой готовит отгрузочные документы покупателям, а у третьего - банк и касса. Название нового контрагента может завести любой из них. Но как заведет? Случается так, что один бухгалтер заведет название, сократив его почти до неузнаваемости, а другой не распознает и заведет название еще раз, по-своему. И дальше каждый бухгалтер работает со своим контрагентом. А если у организации много поставщиков и покупателей, то ошибка может долго оставаться незамеченной, вплоть до годовой инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Если такая ошибка произошла с покупателем, то организация заплатит НДС как с отгрузки, так и с авансов, возникших от "задублированного" контрагента.

Может произойти так, что контрагент окажется одновременно как поставщиком, так и покупателем. И здесь путаница практически неизбежна. Хуже всего, если в результате ошибок по невнимательности покупатель превратится в поставщика. Это ведет к серьезным нарушениям в учете как по НДС, так и по прибыли.

С контрагентом может быть заключено несколько договоров. Или, что еще сложнее, один договор с несколькими дополнительными соглашениями (причем как в рублях, так и в иностранной валюте). Важно очень внимательно отнестись к разнесению оплаты по таким договорам, так как порой в платежных поручениях бывает недостаточно информации и это ведет к ошибкам, в первую очередь по НДС. Сюда же могут добавиться ошибки по расчету курсовых разниц.

Чтобы избежать этого, в первую очередь нужно информировать коллег и главного бухгалтера о контрагентах со сложными названиями и согласовывать, как отражать их названия в учете. А самое главное - не жалеть времени на сверку с контрагентами. Это поможет избежать грубых нарушений в учете и необходимости пересдачи деклараций по НДС и прибыли, убережет от штрафов, пеней и объяснений с налоговиками.

Рекомендация 5: контролировать, чтобы реализация проводилась по тому же субконто, на который был отнесен аванс

Довольно невинная с виду ошибка: реализация проводится по субконто (чаще всего это счет на оплату, договор, накладная, наименование контрагента и т.п.), не совпадающему с тем субконто, на который был отнесен авансовый платеж (рисунок 6 на с. 17). Это приводит к тому, что в учете компании одновременно числится как полученный от покупателя аванс, так и дебиторская задолженность того же покупателя в той же сумме по факту реализации. В результате компания несвоевременно заявит вычет НДС с аванса, который можно применить в периоде реализации, под которую этот аванс получен (п. 8 ст. 171 и п. 6 ст. 172 НК РФ).

Ошибку, выявленную после окончания соответствующего налогового периода по НДС, по мнению налоговиков, можно исправить только путем представления уточненной декларации (письмо Минфина России от 21.07.15 N 03-07-11/41908). Причем внести исправления придется и в книгу покупок (п. 4 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 N 1137).

Кстати. Что делать, если налоговики требуют распечатать из бухгалтерской программы внутренние отчеты

Практика показывает, что часто проверяющие требуют представить регистры учета, формируемые в бухгалтерской программе. Насколько законны подобные требования?

Действительно, налоговики вправе истребовать необходимые регистры и первичные документы, связанные с корректировкой обязанности по уплате налога в сторону ее уменьшения (п. 8.3 ст. 88 НК РФ). При этом истребуемые пояснения и документы должны относиться к предмету "камералки". Но могут ли быть истребованы в рамках камеральной проверки, например, оборотно-сальдовые ведомости по контрагентам и карточки счетов по субконто, формируемые в бухгалтерской программе?

В одном из недавних судебных споров Арбитражный суд Восточно-Сибирского округа счел допустимым требование налогового органа представить стандартные отчеты из бухгалтерской программы (постановление от 25.05.15 N А19-13257/2014). При этом суд принял во внимание информацию фирмы-разработчика программы, размещенную на официальном сайте, относительно возможностей этой программы. В частности, она содержала следующие стандартные отчеты: оборотно-сальдовую ведомость по счету, анализ счета, карточку счета, анализ субконто, карточку субконто. Кроме того, в программе был реализован раздельный учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками. Велся раздельный учет по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет).

Суд исходил из того, что истребованные оборотно-сальдовые ведомости в разрезе контрагентов и карточки счетов по субконто не только необходимы для проведения проверки достоверности учета изменений в налоговой декларации, но и могут быть сформированы с использованием бухгалтерской компьютерной программы. Компания не доказала, что используемая ею программа не позволяет провести в налоговом и бухгалтерском учете необходимые операции.

Однако другие суды считают, что оборотно-сальдовые ведомости по счетам, аналитические регистры бухгалтерского учета не являются документами, на основании которых рассчитываются налоги. Соответственно требование налоговых органов в части представления таких регистров бухгалтерского учета является неправомерным (например, постановления ФАС Московского округа от 09.02.15 N А40-32972/14, Верховного суда РФ от 09.07.14 N 46-АД14-15 и от 09.07.14 N 46-АД14-15).

Рекомендация 6: проверять название позиций в номенклатуре товаров и материалов

Практика показывает, что неправильное составление справочников, в том числе номенклатуры (например, дублирование позиций, заведение тех же позиций с другим написанием их наименования), приведет к ошибкам в бухгалтерских проводках и в отчетах, формируемых для целей налогового учета.

Несмотря на то что, как правило, многие параметры в бухгалтерской программе являются настраиваемыми, достоверность отчетов в этом случае зависит от добросовестности бухгалтера - насколько правильно он запишет в программе наименование товаров и материалов. Если возникнет путаница, то при проведении инвентаризации будет сложно выявить причины недостачи или излишков. Особенно это касается случаев, когда компания приходует большое количество позиций со схожими названиями.

Если компания заранее грамотно определит номенклатурные группы, то при формировании оборотно-сальдовой ведомости получится понятный отчет для любого пользователя (рисунок 7 выше).

Рекомендация 7: не комментировать в программе сомнительные операции

Часто лишние сведения, указанные в бухгалтерской компьютерной программе, помогают налоговикам доказать свою правоту в суде. Например, в деле, рассмотренном Федеральным арбитражным судом Уральского округа, налоговики при проведении выездной проверки изъяли жесткий диск общества, восстановили удаленные файлы и доказали совершение налогового правонарушения (постановление от 22.09.05 N Ф09-4201/05-С2).

Кроме того, в комментариях к операциям безопаснее не указывать разоблачающие метки типа "Ч", "не для НУ" (см. рисунок 8). Лучше всего вообще не комментировать сомнительные операции, чтобы впоследствии контролеры не смогли использовать никакую информацию против компании.

На практике некоторые компании техническими средствами закрывают от глаз проверяющих ту часть содержащейся в программе учетной информации, которая, например, не соответствует отраженным в налоговой отчетности данным. Но если компания решит отражать в программе операции, которые не будут фигурировать в налоговой отчетности, то нужно выстроить безотказную систему работы с такими данными.

Любая ошибка (технический или человеческий фактор) может привести к отражению в официальных документах неучтенных показателей. И, конечно же, не нужно облегчать задачу проверяющих, храня на сервере бухгалтерскую базу другого контрагента (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 30.10.14 N А31-5592/2011). При желании инспекторы могут выявить все имеющиеся в бухгалтерской программе данные, изъяв сервер в ходе выездной налоговой проверки (ст. 94 НК РФ).

Рекомендация 8: разработайте и внедрите в программы отчеты и таблицы, нужные именно вашей компании

Бухгалтеру приходится работать с большими объемами информации и без дополнительных отчетов и таблиц в программе, которые свойственны каждой конкретной организации. Зачастую сложно обрабатывать и анализировать данные учета.

На практике компании разрабатывают и внедряют в программе следующие документы:

- сравнение данных бухгалтерского и налогового учета. В таблице выводятся операции, в которых сделаны ошибки, например данные бухгалтерского учета заполнены, а налогового - нет. Либо в проводке суммы по данным бухгалтерского и налогового учета различаются;

- отчет по отсутствующим счетам-фактурам. Позволяет сформировать перечень операций, по которым НДС отражен на счете 19 "НДС по приобретенным товарам (работам, услугам)", но не принят к вычету по причине отсутствия счета-фактуры;

- отчет по непроведенным счетам-фактурам. Позволяет сформировать список счетов-фактур, которые были введены в программу, но не проведены;

- отчет по суммам денежных средств, поступившим на расчетный счет компании по операциям инкассации и эквайринга. Позволяет сравнить суммы, ожидаемые к поступлению от банков, с фактической суммой денежных средств, поступивших на счета.

Кроме того, дополнительные настройки бухгалтерской программы позволяют автоматически формировать декларации по налогу на прибыль по обособленным подразделениям. Например, если в компании есть большое число обособленных подразделений в разных городах и налоги уплачиваются в рамках выделенного ответственного подразделения по региону, то дополнительная обработка бухгалтерской программы позволяет автоматически рассчитать долю подразделения, сумму налога, приходящуюся на подразделение, а также заполнить приложение N 5 к декларации по налогу на прибыль по каждому ответственному подразделению.