График документооборота позволит контролировать сотрудников компании и снизит налоговые риски (С.М. Болотова, "Российский налоговый курьер", N 4, февраль 2014 г.)

График документооборота позволит контролировать сотрудников компании и снизит налоговые риски

Зачем прописывать в графике документы, которые компания не составляет. Порядок работы с документами целесообразно расписать в разрезе сделок. Сроки отражения бумаг в учете обоснуют период вычета по НДС.

Правила создания первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете компания утверждает в графике документооборота (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). При этом практика показывает, что такой документ важен для организации и в налоговом плане (см. образец справа).

Приложение 1

к приказу генерального директора

ООО "Компания" от 09.01.2014 N 274

График документооборота в бухгалтерии
(фрагмент)

/-\ Сделка |1| \-/	Наименование документа	Количе- ство экземп- ляров	Кто выписыва- ет	Срок оформле- ния	/-\Кто |4|сдает \-/в бухгал- терию	Срок сдачи в бухгалте- рию	/-\Срок |2|отра- \-/жения в бухгал- терском и налоговом учете	Кто контроли- рует правиль- ность оформле- ния документа	Срок хранения докумен- та
Договор на выпол- нение ра- бот по продвиже- нию това- ров	Акт выполненных работ	2	Исполни- тель работ	В день приемки выполнен- ных работ	Менеджер отдела маркети- нга	Не позднее 2 дней с момента подписания документа	В день поступле- ния докумен- тов в бухгалте- рию	Главный бухгалтер	5 лет
	Платежное поручение	2	Бухгалтер	За день до оплаты выполнен- ных работ	Бухгал- тер	В день оплаты выполнен- ных работ	В день поступле- ния докумен- тов в бухгалте- рию	Главный бухгалтер	5 лет
	Отчет по остаткам продвигаемой продукции	2	Исполни- тель работ	В день приемки выполнен- ных работ	Менеджер отдела маркети- нга	Не позднее 2 дней с момента подписания документа	В день поступле- ния докумен- тов в бухгалте- рию	Главный бухгалтер	5 лет
	Планограмма выкладки товаров	2	Исполни- тель работ	В день приемки выполнен- ных работ	Менеджер отдела маркети- нга	Не позднее 2 дней с момента подписания документа	В день поступле- ния докумен- тов в бухгалте- рию	Главный бухгалтер	5 лет
	Счет-фактура	2	Исполни- тель работ	В день приемки выполнен- ных работ	Менеджер отдела маркети- нга	Не позднее 2 дней с момента подписания документа	В день поступле- ния докумен- тов в бухгалте- рию	Главный бухгалтер	5 лет
	/-\Документы |3|в виде \-/графиков, таблиц, предложений развития, документы по мониторингу цен, фотоотчеты о приоритетном размещении товара	ООО "Компания" такие документы не составляет (приказ генерального директора ООО "Компания от 09.01.2014 N 274)

Во-первых, само наличие утвержденного графика документооборота поможет развеять подозрения налоговиков о фиктивной деятельности компании. Ведь, как показывает практика, при доказывании своей правоты контролеры чаще всего указывают именно на наличие искусственно созданного документооборота (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 25.10.13 N А03-4871/2013). Если же у организации будет утвержденный график движения бумаг с указанием конкретных дат их составления и ответственных лиц за их оформление, то есть шанс, что суд отклонит доводы инспекторов (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.13 N 15АП-8643/2013).

Во-вторых, четкие правила движения документов - от их создания до хранения - помогут контролировать сотрудников компании, ответственных за их своевременное оформление и сдачу в бухгалтерию. А как известно, от наличия надлежаще оформленных документов зависит правомерность учета расходов по налогу на прибыль, а также вычет НДС.

Рассмотрим, что прописать в графике документооборота, чтобы избежать споров с налоговиками в случае истребования бумаг, а также при проведении проверок.

1. В графике документооборота безопаснее указывать порядок и сроки составления документов в разрезе конкретных сделок. Речь идет о типичных договорах, которые систематически составляются в компании в рамках основного вида деятельности. Дело в том, что зачастую при проверке налоговики указывают на недостаточность документального подтверждения той или иной операции.

Например, при проверке одной из компаний, которая систематически осуществляла расходы по выкладке и продвижению товаров, инспекторы пришли к выводу, что, помимо актов выполненных работ, отчетов по остаткам товаров и планограммы продукции, у компании должны быть и другие подтверждающие документы. В частности, это "акты-отчеты, документы в виде форм отчетности, графиков, таблиц, предложений развития, документы по мониторингу цен за соответствующий период, фотоотчеты о приоритетном размещении товара, акты приемки-передачи товара с указанием номенклатуры".

Однако суд не согласился с проверяющими и указал, что стороны по сделке вправе самостоятельно установить систему документооборота, позволяющую определить качество выполняемой работы или услуги. В рассматриваемом случае, как отметил суд, налоговому органу были представлены все бумаги, предусмотренные документооборотом проверяемого общества. Кроме того, налоговое законодательство в качестве подтверждения конкретной услуги не требует сбора документов в том перечне, в котором это требуют контролеры.

Таким образом, с помощью правильно оформленного документооборота компании удалось отстоять расходы по налогу на прибыль и вычет НДС (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.12.12 N 09АП-37784/2012, оставлено в силе постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 14.10.13 N 09АП-27677/2013АК).

Выводы о достаточности документов, подтверждающих конкретную сделку в соответствии с графиком документооборота организации, также содержатся в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.02.06 N А56-46922/2004 (оставлено в силе постановлением ФАС Северо-Западного округа от 18.05.06 N А56-46922/2004).

2. В графике документооборота целесообразно прописать сроки отражения первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете - на конкретную дату или же в периоде их получения. Это обоснует разницу во времени осуществления операции и моменте ее появления в учете компании. Так, на практике было дело, когда обществу удалось отстоять правомерность отражения в бухгалтерском учете первичных документов (одновременно со счетами-фактурами) именно в периоде их получения. От этого зависело право на вычет НДС.

При этом суд указал, что налоговое и бухгалтерское законодательство не требует отражать первичные документы на счетах бухгалтерского учета в течение какого-либо конкретного срока. Напротив, сроки представления бухгалтерской и налоговой отчетности позволяют накапливать соответствующие документы в течение отчетного периода с последующим отражением всех документов единовременно при формировании отчетности (решение Арбитражного суда г. Москвы от 07.02.08 N А40-44551/07-108-256, оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 24.07.08 N КА-А40/6932-08).

Таким образом, указание в графике документооборота сроков поступления и получения первичных документов важно именно с точки зрения правомерности отражения их в учете в конкретном периоде.

3. Оговорка в документе о том, что компания не составляет те или иные регистры учета, подтвердит правомерность непредставления таких бумаг в инспекцию. Практика показывает, что налоговики зачастую требуют от компании регистров, которых у нее в принципе не бывает. И если организация не представляет такие документы, то привлекают к ответственности по пункту 1 статьи 126 НК РФ.

Подобный спор рассматривал Пятый арбитражный апелляционный суд. Суд пришел к выводу, что налоговое законодательство не предусматривает обязанность налогоплательщика составлять карточки счета (субсчета) в размере каждого контрагента. В этих регистрах отражаются суммы по дебету и кредиту соответствующего счета (субсчета). Для определения взаимоотношений с каждым контрагентом необходимы первичные документы (договоры, акты, накладные, счета-фактуры и т.д.). В результате суд пришел к выводу, что запрашиваемые инспекцией документы не содержат в себе сведений, необходимых для налогообложения (постановление от 08.02.13 N 05АП-11879/2012, 05АП-11178/2012).

В другом деле компания не представила контролерам документы, ссылаясь на формулировку приказа об утверждении графика документооборота о том, что "документы, не вошедшие в график документооборота, запрещается использовать при оформлении хозяйственной деятельности". Это были, в частности, оборотно-сальдовая ведомость по счету 43, карточки по счетам 10, 10.1, 43, 60, 62, 91.1, журнал проводок 91.5, журнал проводок 08.

Суд поддержал компанию, отметив, что указанные регистры не являются документами, необходимыми для исчисления и уплаты налогов, не несут в себе детальной информации о хозяйственных операциях проверяемого общества, важной для проведения налогового контроля (постановление ФАС Центрального округа от 30.07.13 N А64-5847/2012).

Таким образом, компании целесообразно составить список не используемых в целях налогового учета регистров и отразить это в графике документооборота.

4. Указание в документе должности сотрудника, ответственного за своевременное поступление бумаг, позволит бухгалтеру своевременно отражать операции на счетах бухгалтерского и налогового учета. Это будет дисциплинировать работников компании вовремя приносить документы после того, как сделка завершилась. Соответственно главному бухгалтеру не придется в конце отчетного периода разыскивать недостающие подтверждающие документы в отделах менеджмента, маркетинга и других подразделениях компании.

С.М. Болотова,

специалист по налоговому планированию

нефтеперерабатывающей компании

"Российский налоговый курьер", N 4, февраль 2014 г.