Любишь кататься, люби и... (Е. Петрова, "Московский бухгалтер", N 6, июнь 2013 г.)

Любишь кататься, люби и...

Похвастаться наличием собственного самолета или поезда могут не многие компании, а вот личным автопарком - пожалуйста. И это отнюдь не барские замашки, а всего лишь часть трудовых будней. При этом расходы на содержание служебного транспорта могут быть учтены в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций. О том, как правильно учесть такие затраты, документально оформить их в соответствии с принятыми нормами и правилами, читайте в статье.

Расходы на содержание транспорта могут быть приняты к налоговому учету, если он (транспорт) либо принадлежит налогоплательщику на праве собственности, либо используется на основании договора аренды. Об этом свидетельствует письмо ФНС России от 22 ноября 2010 г. N ШС-37-3/15988. При этом состав расходов на содержание служебного автотранспорта налоговым кодексом не оговаривается. Поэтому придется полагаться на письма и рекомендации министерств и ведомств.

Налоговый ультиматум

Наличие служебного транспортного (автомобильного, железнодорожного, воздушного и пр.) в компании предполагает ряд серьезных затрат: на горюче-смазочные материалы, ремонт, хранение, страхование, техническое обслуживание и др. Подобная статья расходов относится к прочим затратам, связанным с производством и (или) реализацией. Об этом свидетельствует пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При отнесении тех или иных затрат к расходам на содержание служебного автотранспорта следует учитывать следующие условия (письмо Минфина России от 22 июня 2004 г. N 03-02-05/2/40):

- транспортное средство должно использоваться организацией для извлечения прибыли;

- затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Двойная защита

Итак, компания приобрела автомобиль. Первое, что надо сделать - оформить страховку. Ведь в соответствии с законом все владельцы автотранспортных средств, эксплуатируемых на территории РФ, обязаны иметь полис обязательного страхования автогражданской ответственности (ОСАГО). Это оговорено п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25 апреля 2002 г. N 40-ФЗ.

Договор ОСАГО, как правило, заключается на один год (п. 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 7 мая 2003 г. N 263). Однако можно предусмотреть условие об ограниченном периоде использования транспорта. В таком случае ответственность будет считаться застрахованной только в периоды времени, указанные в полисе. Заключать подобный договор особенно выгодно при использовании автомобиля в сезонной деятельности компании.

Организация также вправе заключить дополнительный договор добровольного страхования автомобиля (КАСКО). Стоимость этого вида полиса, а также перечень необходимых документов каждая страховая компания определяет самостоятельно.

В бухучете расчеты по страхованию автомобиля (как обязательному, так и добровольному) отражаются на счете 76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию". Независимо от вида договора затраты, связанные со страхованием автомобиля, относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции, товаров или услуг (п. 5 и 7 ПБУ 10/99).

Затраты на ОСАГО при расчете налога на прибыль относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 2 ст. 263 НК РФ). Затраты на КАСКО учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов в сумме фактических затрат (пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ).

Что касается порядка налогового учета затрат на страхование, то тут все будет зависеть от метода, который применяет компания. Если это метод начисления, то затраты на страхование включаются в расходы при расчете налога на прибыль равномерно:

- в течение срока действия договора в от четном периоде пропорционально количеству календарных дней - если организация платит страховые взносы разовым платежом;

- в течение срока, за который уплачена часть страховой премии (год, квартал, месяц) пропорционально количеству календарных дней в отчетном периоде - если организация платит страховые взносы в рассрочку.

В ситуации, когда организация применяет кассовый метод, независимо от способа расчетов со страховщиками страховая премия уменьшает налогооблагаемую прибыль в момент уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). В связи с этим при перечислении премии разовым платежом в бухучете возникает налогооблагаемая временная разница (п. 12 ПБУ 18/02), с которой нужно рассчитать отложенное налоговое обязательство (п. 15 ПБУ 18/02).

Заправочная путевка

Одной из затратных статей являются расходы компании на приобретение горючесмазочных материалов (ГСМ). Данный вид затрат должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Что касается нормы расхода бензина, то следует принимать во внимание данные, указанные в технической документации к транспортному средству, а также нормы расхода топлива и смазочных материалов (Методические рекомендации, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р).

Главным документом, который поможет подтвердить произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России (от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов").

Путевой лист обязательно должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия: если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать дату начала и окончания срока его действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве (тип, модель, государственный регистрационный знак, пробег, время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку);

5) сведения о водителе.

Примечание. Курс на безопасность

Затраты на покупку огнетушителя, аптечки, знака аварийной остановки в бухгалтерском учете отражаются как текущие расходы, а в налоговом учете - как затраты на содержание транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если же в автомобиле такие аксессуары отсутствуют, это считается неисправностью, при которой эксплуатация транспортного средства категорически запрещена.

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе можно разместить дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа (п. 8 Приказа N 152).

Каждая из унифицированных форм путевых листов содержит раздел "Движение горючего". Заполнение данной графы производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов (письмо Госкомстата России от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах"). Таким образом, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Однако несмотря на утвержденные формы первичной документации для учета работы автомобильного транспорта (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78), компания вправе разработать форму путевого листа самостоятельно. Такая форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о маршруте автомобиля. Именно эта информация в дальнейшем поможет подтвердить, что сотрудники компании используют автомобиль не в личных целях, а служебных. Отсутствие в путевом листе сведений о маршруте автомобиля не позволит подтвердить осуществленные налогоплательщиком расходы по использованию ГСМ (письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253 и письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129).

Все предприятия, которые являются собственниками или владельцами транспорта, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в специальном журнале учета движения путевых листов. Хранить путевые листы следует в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152).

Топливо под колпаком

Покупка топлива, как мы уже сказали, является одним из основных видов затрат, который возникает сразу после приобретения автотранспортного средства.

Порядок отражения операций с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо. Так, на автозаправочных станциях (АЗС) компания может приобрести ГСМ:

- по талонам;

- по топливным картам;

- за наличный расчет.

Примечание. Без бумажки - ты...

Помимо того, что отсутствие полиса ОСАГО не позволит транспортному средству пройти госрегистрацию, компания - владелец такого автомобиля может быть оштрафована на сумму от 500 до 800 рублей (ч. 2 ст. 12.37 КоАП РФ).

В ситуации, если виновником ДТП признан водитель незастрахованного автомобиля, то ущерб, причиненный потерпевшей стороне, компании придется возмещать из своего кармана.

Каждый из этих способов имеет свои особенности. Однако самым популярным способом покупки топлива на АЗС является наличный расчет. Практика, когда компания выдает деньги лично в руки водителю автотранспортного средства, пожалуй, встречается чаще всего.

Водитель в свою очередь в течение трех дней обязан отчитаться о совершенных расходах (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П). Для этого ему необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет (форма АО-1), приложив к нему кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок.

В бухучете приобретенные ГСМ следует отражать на субсчете 10-3 "Топливо", открытом к счету 10 "Материалы".

Даты списания топлива в бухгалтерском и налоговом учете совпадают, так как затраты учитываются на основании путевого листа. Расходы необходимо отражать на дату утверждения авансового отчета.

Обратите внимание: если компания использует метод начисления и расходы на топливо признаются прямыми, то ГСМ можно учесть только по мере реализации продукции или услуг, в себестоимость которых они включены (ст. 318 НК РФ).

Что касается НДС: если на заправке сотруднику выдан счет-фактура, оформленный на организацию, то смело принимайте НДС к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ включать не нужно (п. 6 ПБУ 5/01).

В ситуации, когда счет-фактура отсутствует, а в кассовом чеке НДС не выделен отдельной строкой, все гораздо сложнее. Несмотря на то что в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при розничной продаже не требуется выписывать счет-фактуру, проверяющие органы продолжают на этом настаивать. По версии контролеров, эта норма применима лишь при покупке товаров (оплате работ, услуг) для личных целей.

Как вариант, можно рискнуть и поставить к вычету НДС со стоимости топлива только на основании кассового чека. Велик шанс, что свою правоту вам придется отстаивать в суде. Арбитражные судьи, как правило, встают на сторону компаний (постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. N 17718/07).

Крыша над головой

Не все компании могут похвастаться наличием собственного гаража для содержания служебных автомашин. Логично, что в таком случае организация вынуждена арендовать гараж (стоянку). Данный вид затрат можно учесть в целях налогообложения в качестве арендных платежей за арендуемое имущество (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухучете расходы на оплату услуг автостоянки учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности, как затраты на эксплуатацию и содержание основных средств (п. 7 ПБУ 10/99).

Порядок оформления будет зависеть от способа оплаты оказанных услуг:

наличными через подотчетное лицо;

по безналичному расчету. В этом случае следует заключить с автостоянкой договор возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ).

Расходы на оплату аренды автостоянки при расчете налога на прибыль относятся к затратам на содержание служебного транспорта. В ситуации, когда организация применяет метод начисления, расходы признаются на дату (п. 3 и п. 5 ст. 272 НК РФ):

- утверждения авансового отчета;

- получения акта (отчета) об оказании услуг автостоянки.

Если организация применяет кассовый метод, то расходы на оплату услуг автостоянки признаются по мере оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Подтвердить расходы, связанные с хранением автомобиля на платной стоянке, могут акт (отчет) об оказании услуг и кассовый чек с указанием всех реквизитов.

Порядок бухгалтерского и налогового учета операций, связанных с хранением автотранспорта на собственной автостоянке, зависит от того, является ли этот объект самостоятельным структурным подразделением организации. Если да, то гараж (стоянка) признается объектом обслуживания производств и хозяйств. Поэтому затраты на его (ее) содержание признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются на субсчете 29 "Обслуживание производства и хозяйства" (п. 7 ПБУ 10/99).

Если же нет, то обособленный учет расходов на содержание гаража (стоянки) не ведется. Это правило действует как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Регулярные траты

Еще одной важной статьей расходов на содержание автомобиля являются затраты на техническое обслуживание автомобиля (ТО) и техосмотр.

Расходы на ТО в автосервисе необходимо отнести к прочим затратам (основание - пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Требования к оформлению документов стандартны. Вам понадобятся: заказ-наряд, акт выполненных работ, платежка либо кассовый чек.

Предъявленный НДС следует поставить к вычету по общим правилам (ст. 170-172 НК РФ).

В бухгалтерском учете данный вид расходов следует отнести к текущим затратам - дебет счета 20 (25, 26, 44).

Что касается техосмотра, то периодичность его прохождения прописана в ст. 15 Федерального закона от 1 июля 2011 г. N 170-ФЗ.

Плату за техосмотр при методе начисления следует списывать в день его прохождения (п. 7 ст. 272 НК РФ). А вот принять к вычету НДС не получится в силу пп. 17.2 п. 2 ст. 149 НК РФ.

Е. Петрова

"Московский бухгалтер", N 6, июнь 2013 г.