Какие реквизиты дефектной ведомости помогут избежать претензий налоговиков (С.О. Амелькова, "Российский налоговый курьер", N 12, июнь 2013 г.)

Какие реквизиты дефектной ведомости помогут избежать претензий налоговиков

Составление дефектной ведомости не обязательно. Однако практика показывает, что наличие такого документа позволит компании избежать возможных претензий со стороны контролеров. Например, указание в документе повреждений объекта, а также характера и срока ремонтных работ обоснует единовременное списание соответствующих расходов.

Практика показывает, что при проверке налоговики часто просят представить дефектную ведомость, подтверждающую факт поломки (износа) и необходимость ремонта того или иного имущества компании. По мнению контролеров, наличие такого документа обязательно и при его отсутствии соответствующие расходы компания не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.

Но некоторые суды указывают, что компания вправе подтвердить ремонт и иными документами (актами выполненных работ, заказами-нарядами), свидетельствующими о проведении работ (постановления ФАС Поволжского от 09.09.08 N А57-7577/07, Центрального от 28.04.11 N А35-6355/2010 и Московского от 17.11.10 N А40-135176/09-116-778 округов). ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 29.05.08 N А56-4388/2007 указал, что НК РФ не устанавливает ответственность в случае непредставления по запросу проверяющих дефектной ведомости.

Наличие судебных споров подтверждает, что компании безопаснее оформлять дефектную ведомость, самостоятельно разработав ее форму и утвердив ее в приложении к учетной политике (ст. 8 и 9 Федерального закона от 06.12.11 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). За основу можно взять акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16 (см. образец справа).

Организация               ООО "Альфа"

            --------------------------------------------------

                     (наименование организации)

                                                                /-------------\

                   производственный цех, г. Владимир            |    номер    |

            --------------------------------------------------  |-------------|

                     (структурное подразделение)                |    00177    |

                                                                \-------------/

                              Субботин Г.П.

            --------------------------------------------------

                    (материально ответственное лицо)

                                                    /-------------------------\

                  Акт о выявленных                  |   Номер   |    Дата     |

                дефектах оборудования               | документа | составления |

                                                    |-----------+-------------|

                                                    |     3     | 15.04.2013  |

                                                    \-------------------------/

                                                             /----------------\

                                   основное средство принято |номер|   156    |

                               в эксплуатацию по акту N ОС-1 |-----+----------|

                                                             |дата |03.10.2008|

                                                             \----------------/

Наименование оборудования    станок токарно-винторезный 16К20

                          -----------------------------------------------------

                          (основное средство, марка, модель, инвентарный номер,

                                        технические параметры и др.)

    инв. N 001324, заводской N 01865643, ОАО "Станкоинструментальный завод"

-------------------------------------------------------------------------------

                     техпаспорт N 00426894, 2007 г. вып.

-------------------------------------------------------------------------------

                 ООО "Альфа", производственный цех, корп. 1

-------------------------------------------------------------------------------

                     (местонахождение основного средства)

                     /-\                                           /-\

Комиссия в составе:  |4|                                           |5|

                     \-/                                           \-/

  начальник производственного цеха          Субботин          Субботин Г.П.

--------------------------------------   ---------------   --------------------

             (должность)                    (подпись)              (ФИО)

   зам. начальника ремонтного цеха          Костылев          Костылев В.В.

--------------------------------------   ---------------   --------------------

             (должность)                    (подпись)              (ФИО)

              бухгалтер                     Короленко         Короленко Л.Г.

--------------------------------------   ---------------   --------------------

             (должность)                    (подпись)              (ФИО)

    специалист ООО "Спецстанки"              Маркин             Маркин С.И.

--------------------------------------   ---------------   --------------------

             (должность)                    (подпись)              (ФИО)

/-\

|1| Организация-подрядчик:                   ООО "Спецстанки"

\-/                        ----------------------------------------------------

В процессе     работы     указанного оборудования обнаружены следующие дефекты:

           --------------

(работы, транспортировки, осмотра, диагностики, причина не установлена и т.п.)

              в коробке скоростей выявлены посторонние шумы, скрежет,

-------------------------------------------------------------------------------

                             скорости не переключаются

-------------------------------------------------------------------------------

                        (приводится описание неисправности)

/-\

|2|

\-/

Оборудование				Дата		Примечание
наименование детали, узла	обнаруженные дефекты, неисправности	Метод устранения дефекта	Детали, материалы на замену	начала работ	окончания работ
Коробка скоростей	Рассыпалось зубчатое колесо поз. 10	Замена колеса	Зубчатое колесо ф140, 1 шт.	17.04.2013	20.04.2013	-
Коробка скоростей	В масле металлическая стружка	Промывка коробки, замена масла	Масло индустриальное И-ЗОА, 5 л	17.04.2013	20.04.2013	-

Для устранения выявленных дефектов необходимо: основное средство подлежит

                                               --------------------------------

ремонту.

-------------------------------------------------------------------------------

/-\

|3| Мастерами ООО "Спецстанки" будут произведены демонтаж коробки скоростей,

\-/----------------------------------------------------------------------------

замена деталей, чистка коробки от стружки, замена масла, установка коробки

-------------------------------------------------------------------------------

скоростей на станок. Срок исполнения - с 17 по 20 апреля 2013 года.

-------------------------------------------------------------------------------

Срок доставки деталей на замену - 2 дня. Мастера: Монастырев П.И., Смирнов P.Л.

-------------------------------------------------------------------------------

Предварительная стоимость работ и деталей - 34 000 руб.

-------------------------------------------------------------------------------

                                            М.П.          "15"  апреля  2013 г.

                                                          ----  -------

1. Указание наименования подрядчика, выполняющего ремонтные работы, дополнительно подтвердит, что НДС со стоимости таких работ не начисляется. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 146 НК РФ выполнение строительно-монтажных работ для собственных нужд облагается НДС. Но эта норма не применяется, если исполнителем таких работ выступают не сотрудники налогоплательщика, а сторонние организации (письма Минфина России от 09.09.10 N 03-07-10/12, от 23.08.07 N 03-07-10/19 и от 23.04.07 N 03-07-11/124). Соответственно указание в дефектной ведомости стороннего подрядчика в качестве исполнителя ремонтных работ послужит дополнительным доказательством того, что компания самостоятельно СМР не осуществляет и не обязана начислять НДС на стоимость ремонта оборудования.

2. Описание в документе неисправностей оборудования и способов их устранения обоснует ремонтный характер работ. Если результат восстановительных работ - изменение технологических качеств и свойств, служебного назначения оборудования и появление у него новых качеств, такие работы признаются реконструкцией или модернизацией. Тогда цена работ увеличивает первоначальную стоимость имущества (п. 2 ст. 257 НК РФ). Цель ремонта заключается в поддержании имущества в рабочем состоянии в течение срока его полезного использования, при котором его первоначальные технические показатели функционирования не изменяются (п. 16 письма Госкомстата России от 09.04.01 N МС-1-23/1480). Стоимость таких работ учитывается при налогообложении прибыли единовременно в составе расходов на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ).

В частности, финансовое ведомство в письме от 03.08.10 N 03-03-06/1/518 отметило, что замена отдельных, вышедших из строя элементов основного средства, не связанная с изменением технологического или служебного назначения оборудования либо с изменением его технико-экономических показателей, не является модернизацией амортизируемого имущества. Такие работы признаются ремонтом и учитываются по правилам статьи 260 НК РФ.

На практике было дело, в котором инспекторы квалифицировали проведенные компанией мероприятия в качестве технического перевооружения. Но созданная в организации комиссия установила дефекты нежилого помещения, которые зафиксировала в дефектных ведомостях. В результате ФАС Западно-Сибирского округа признал спорные работы ремонтом с целью замены устаревших частей и конструкций (постановление от 07.09.10 N А46-24986/2009).

ФАС Московского округа в постановлении от 11.03.10 N КА-А40/1682-10 указал, что факт проведения в отношении двух вагонов-цистерн именно ремонта подтверждается наряду с актами сдачи-приемки работ еще и дефектными ведомостями (оставлено в силе определением ВАС РФ от 24.06.10 N ВАС-7933/10).

3. Отметка о предполагаемом сроке проведения ремонтных работ свидетельствует об отсутствии необходимости проведения консервации имущества. В случае передачи имущества на консервацию на срок более трех месяцев амортизация такого имущества прекращается на период консервации (п. 3 ст. 256 НК РФ). Как правило, на консервацию переводятся объекты, которые компания временно не использует, например, в связи с ремонтом, модернизацией или реконструкцией. В случае если по итогам предварительной оценки мастерами срок предполагаемого ремонта ОС составит менее трех месяцев, компания вправе не консервировать такое неисправное оборудование и продолжать начислять по нему амортизацию (письма Минфина России от 09.04.10 N 03-03-06/1/246 и от 13.03.09 N 03-03-06/1/141).

4. В состав комиссии целесообразно включить не только работников организации (лицо, работающее на неисправном оборудовании, материально ответственное лицо, бухгалтера), но и представителей сторонней организации, которая будет устранять дефекты. Особенно в случае ремонта дорогостоящего имущества. Так, включение в состав комиссии представителей разных подразделений организации поможет составить наиболее полное представление о сложности поломки, составе и целесообразности ремонтных работ.

При этом представитель ремонтной компании подтвердит, что объект находится в неисправном состоянии, охарактеризует планируемый ремонт, предложит возможные варианты восстановительных работ (приобретение оригинальных запчастей или аналогичных по своим характеристикам деталей других производителей, замену конкретной детали или комплекса деталей) и укажет сроки их исполнения.

5. В дефектной ведомости безопаснее указывать расшифровку подписей членов комиссии. По сути, такая ведомость является внутренним документом компании. Поэтому ошибки при ее составлении сами по себе не повлекут негативных налоговых последствий (постановление ФАС Московского округа от 08.06.12 N А41-2153/11). В этом деле суд отметил, что отдельный недостаток в составлении дефектной ведомости - отсутствие расшифровок подписей должностных лиц - не является основанием для отказа в учете произведенных расходов. Тем более что реальность выполнения спорных работ налоговики не опровергали.

С.О. Амелькова,

ведущий аудитор

"Российский налоговый курьер", N 12, июнь 2013 г.