Проверка на ошибки: оплата мобильной связи сотрудников организации ("Российский налоговый курьер", N 16, август 2012 г.)

Проверка на ошибки: оплата мобильной связи сотрудников организации

Налоговики при выездной проверке вряд ли обойдут своим вниманием расходы на мобильную связь. С учетом количества разногласий по их признанию они явно находятся в первой десятке самых спорных затрат.

По общему правилу расходы на оплату услуг сотовой связи организация вправе учесть в составе прочих расходов, если они экономически обоснованны и документально подтверждены (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако даже небольшая ошибка может привести к спорам с проверяющими и последующим доначислениям. Например, если налогоплательщик не подкрепит документами возможность телефонных переговоров в нерабочее время или не обоснует необходимость телефонных разговоров с иностранным контрагентом, то риски налоговых претензий значительно возрастают.

Ситуация первая: стоимость услуг сотовой связи компания учла в расходах без детализированного счета оператора связи. Рискованно! Мнение чиновников по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет - детализация нужна (письма Минфина России от 19.01.09 N 03-03-07/2, от 05.06.08 N 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 05.10.10 N 16-15/104055@ и от 25.06.10 N 16-15/066760@).

В то же время есть судебные решения, которые признают расходы на услуги сотовой связи в налоговом учете даже при отсутствии детализированного счета оператора. Арбитры указывают, что законодательство не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных телефонных переговоров, о получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Поэтому перечень документов, подтверждающих расходы на оплату услуг телефонной связи, налогоплательщик вправе определять самостоятельно (постановление ФАС Московского округа от 29.01.10 N КА-А40/14759-09-2).

Кроме того, расшифровка номеров телефонов абонентов, с которыми велись переговоры, составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Федерального закона от 07.07.03 N 126-ФЗ "О связи", определение КС РФ от 02.10.03 N 345-О), поэтому даже в целях налогового учета такие данные могут не разглашаться (постановление ФАС Московского округа от 03.06.09 N КА-А40/4697-09-2).

Ситуация вторая: организация признала расходы на обслуживание телефонного номера, при этом на балансе общества мобильный аппарат не числится. Ошибки нет. В подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ указано, что расходы на телефонные и другие подобные услуги учитываются при налогообложении прибыли. При этом обязательное наличие телефонного аппарата в собственности организации в Налоговом кодексе не предусмотрено.

Судебная практика подтверждает, что для включения в расходы затрат на обслуживание телефонного номера наличия мобильника на балансе налогоплательщика не требуется (постановления ФАС Северо-Западного от 24.04.07 N А56-33529/2006, Волго-Вятского от 02.02.06 N А38-4091-12/222-2005 и Московского от 21.07.05 N КА-А41/6715-05 округов).

Отметим, риск претензий не возникнет, если компания выплачивает компенсацию сотруднику за использование его личного телефона в производственных целях. В противном случае организации могут доначислить налог на прибыль на рыночную стоимость пользования сотовым телефоном (п. 8 ст. 250 НК РФ и письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.08 N 20-12/061156). Ведь выходит, что эту услугу она получила безвозмездно.

Ситуация третья: организация учла стоимость услуг сотового оператора полностью, при этом сотрудники осуществляли звонки, в том числе в нерабочее время. Рискованно! Налоговые органы могут заявить, что стоимость разговоров в нерабочее время нельзя учесть при исчислении налога на прибыль, так как сотрудники пользовались сотовой связью в нерабочее время в личных целях и к деятельности компании это никакого отношения не имеет.

Чтобы снизить риски, на практике организации заручаются должностными инструкциями или внутренними приказами об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами в нерабочее время. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 19.01.09 N КА-А40/12732-08 принял такой аргумент налогоплательщика в качестве надлежащего документального подтверждения спорных расходов.

В другом случае инспекторы проиграли дело, так как не учли, что телефонные переговоры осуществлялись с представителями контрагента общества, которые находятся в разных с налогоплательщиком часовых поясах. Соответственно звонки в нерабочее время для организации были вынужденной мерой (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 N А05-692/2007).

Ситуация четвертая: организация признала расходы на услуги международной (междугородней) связи, в то время как иностранных (иногородних) контрагентов у нее нет. Рискованно! Есть решения, в которых суды приходили к выводу о том, что при отсутствии действующих или потенциальных иностранных и иногородних партнеров, а также доказательств со стороны общества, подтверждающих необходимость международной или междугородней связи, спорные расходы учесть нельзя (постановления ФАС Московского от 19.01.09 N КА-А40/12732-08 и Северо-Западного от 22.03.07 N А56-46376/2005 округов).

Тем не менее есть возможность доказать производственный характер переговоров. В частности, звонки могут понадобиться для проведения маркетинговых исследований с целью освоения новых рынков сбыта, поиска потенциальных клиентов, выяснения условий международных выставок, посещение которых напрямую может быть связано с развитием деятельности организации. Практика показывает, что иногда таких доказательств для суда бывает достаточно (постановление ФАС Московского округа от 30.12.08 N КА-А40/12225-08).

Ситуация пятая: компания включила в расходы услуги сотовой связи по безлимитному тарифу. Это не ошибка. Очевидно, что предоставление своему работнику безлимитной сотовой связи может быть необходимо для выполнения служебных обязанностей.

Минфин России в письме от 23.06.11 N 03-03-06/1/378 не возражает против учета таких затрат. Правда, добавляет, что для целей налогообложения организации необходимо иметь утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи, договор с оператором на оказание услуг связи, а также счета оператора связи.

Судебная практика складывается в пользу налогоплательщика. Например, в одном из дел ФАС Северо-Кавказского округа пришел к выводу, что затраты общества на оплату услуг безлимитной фиксированной радиотелефонной связи, предоставленной директору общества, являются обоснованными. Подтвердили это договор о предоставлении услуг связи, счета-фактуры, а также распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности телефонного разговора, номера телефона и стоимости услуги (постановление от 27.10.09 N А32-246/2008-12/27).

Ситуация шестая: организация признала в налоговом учете стоимость покупки легко запоминающегося номера телефона. Рискованно! Инспекторы могут счесть, что такие расходы являются экономически необоснованными.

Однако есть аргументы в пользу налогоплательщика. Согласно статье 2 Закона о связи под абонентом понимается пользователь услугами связи, с которым заключен договор об оказании таких услуг при выделении для этих целей абонентского номера или уникального кода идентификации.

Таким образом, обеспечение пользователей номером является составной частью услуги связи. Следовательно, расходы на его приобретение для производственных целей признаются в налоговом учете. О возможности учета затрат на "красивый" номер "упрощенцем" высказывался Минфин России в письме от 11.11.11 N 03-11-06/2/159.

Ситуация седьмая: компенсация, выплачиваемая сотруднику за использование его личного телефона, не облагается НДФЛ. Это не ошибка. Такое возмещение носит компенсационный характер, поэтому на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ не облагается НДФЛ. Однако Минфин России предлагает при этом проводить анализ телефонных переговоров работника в рамках выделенного лимита на предмет их соответствия служебным целям на основе детализированного отчета оператора (письмо от 13.10.10 N 03-03-06/2/178).

Практика показывает, что иногда компаниям удается снять претензии налоговиков в отношении НДФЛ и без детализированного отчета. Например, в одном из дел суд указал, что внутреннее положение организации об оплате труда и премировании работника, а также приказы руководителя, предусматривающие, в частности, размеры и порядок возмещения затрат ограниченному числу сотрудников, также могут свидетельствовать о компенсационном характере выплат (постановление ФАС Центрального округа от 24.06.11 N А35-8471/2009).

Ситуация восьмая: налогоплательщик не начисляет страховые взносы с компенсации работнику расходов на услуги связи. Это не ошибка, поскольку такая компенсация связана с выполнением работниками трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 N 212-ФЗ). Размер возмещения и порядок компенсации расходов на услуги связи определяется соглашением сторон. Компания может прописать это в коллективном или трудовом договоре.

Ситуация девятая: организация на "упрощенке" включает в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи. Это не ошибка. Подпункт 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ прямо предусматривает возможность учета затрат на почтовые, телефонные, телеграфные услуги, а также расходы на оплату услуг связи для компаний, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов (письмо Минфина России от 11.03.12 N 03-11-11/74). Судебная практика подтверждает такой подход (постановления ФАС Центрального от 14.10.09 N А35-4026/08-С21 и Северо-Западного от 15.01.09 N А56-6560/2008 округов).

"Российский налоговый курьер", N 16, август 2012 г.