Ошибки в авансовом отчете на покупку ТМЦ, которые вызовут претензии инспекторов (Ю.Н. Бережная, "Российский налоговый курьер", N 15, август 2012 г.)

Ошибки в авансовом отчете на покупку ТМЦ, которые вызовут претензии инспекторов

Неправильное заполнение авансового отчета может привести к тому, что инспекторы не примут указанные в нем расходы. На какие реквизиты при принятии отчета нужно обратить особое внимание?

Авансовый отчет вошел в тройку лидеров первичных документов, к которым налоговики при проверках предъявляют претензии (см. РНК, 2012, N 13-14, с. 62). Не затрагивая претензии по командировочным расходам, которые занимают отдельную тему, рассмотрим, какие ошибки допускают компании при заполнении авансового отчета на покупку товаров или материалов.

1. Удаление обязательных реквизитов. Некоторые организации самостоятельно дополняют унифицированную форму авансового отчета N АО-1. Минфин России не возражает против этого (письмо от 08.07.11 N 03-03-06/1/414).

Однако чиновники подчеркивают, что вносить дополнительные строки разрешается, а вот удалять отдельные реквизиты строго запрещено. В случае такого удаления, которое нередко допускается при составлении собственной формы, затраты, произведенные работником, инспекторы вычеркнут из состава налоговых расходов. Основание - ненадлежащее документальное подтверждение (письма Минфина России от 19.11.09 N 03-03-06/1/764 и ФНС России от 25.11.09 N МН-22-3/890).

Суды, скорее всего, примут сторону налогового органа. Такие выводы можно сделать из постановлений, вынесенных по спорам, связанным с удалением обязательных реквизитов из других первичных документов (постановления ФАС Московского от 25.04.11 N А40-35952/10-112-219 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 16.08.11 N ВАС-10673/11), Восточно-Сибирского от 25.04.11 N А19-16712/10 и Северо-Западного от 15.03.11 N А13-19351/2009 округов).

Однако есть решения арбитров в пользу налогоплательщиков. Некоторые суды указывают, что нарушение порядка заполнения первичных документов не опровергает реальности хозяйственных операций, соответственно такие документы могут подтвердить расходы организации. К примеру, постановления ФАС Северо-Западного от 16.03.12 N А26-3924/2011, от 02.06.11 N А13-7090/2010, от 31.03.11 N А52-4759/2009 и от 10.03.11 N А56-5540/2010, Восточно-Сибирского от 27.09.11 N А33-13342/2010 и Западно-Сибирского от 14.10.10 N А81-1578/2008 округов.

2. Авансовый отчет не утвержден руководителем организации. Согласно указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 N 55) отчет должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. В случае отсутствия подписей документ признается недействительным. Соответственно компания не вправе принять суммы по такому отчету к налоговому учету.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях судов Северо-Кавказского от 04.05.08 N А32-19569/2007-3/361 и Восточно-Сибирского от 21.02.08 N А33-1947/07 округов. Одним из доводов, приведенных арбитрами, являлось то, что расходы по авансовому отчету признаются на дату его утверждения (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Однако такая позиция не бесспорна. Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги, то, исходя из пункта 2 статьи 272 НК РФ, датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать (постановление ФАС Уральского округа от 10.12.09 N Ф09-9824/09-С3).

3. Сотрудник поздно предоставил отчет. Сотрудник, который получил денежные средства под отчет, должен представить отчет не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который были выданы эти средства. Такое требование установлено в пункте 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций (утверждено ЦБ РФ 12.10.11 N 373-П). Непредставление сотрудником авансового отчета в установленный срок является нарушением кассовой дисциплины.

Однако налоговики не вправе привлечь за это компанию к административной ответственности. Случаи, когда компанию или подотчетное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в статье 15.1 КоАП РФ, и непредставление авансового отчета там не упомянуто.

Отметим, что при выявлении этого нарушения инспекторы, вероятно, будут настаивать на уплате НДФЛ с выданной суммы денежных средств. Но суды, скорее всего, примут сторону налогоплательщика, исключив подотчетную сумму из налоговой базы работника по НДФЛ (постановления ФАС Московского округа от 16.06.10 N А40-125078/09-126-900 и от 11.11.09 N А41-7052/09).

4. В авансовом отчете нет перечня документов, подтверждающих оплату расходов. Такими документами служат контрольно-кассовые чеки и приходно-кассовые ордера. При их отсутствии авансовый отчет не может являться надлежащим доказательством осуществления расходов. Суды придерживаются аналогичного мнения (постановления ФАС Дальневосточного от 08.09.10 N А04-8105/2009 и Волго-Вятского от 02.06.10 N А28-7022/2008-201/9 округов).

Кроме того, суды иногда соглашаются с тем, что суммы, выданные подотчетному лицу, в этом случае следует расценивать как доход, облагаемый НДФЛ (постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.09 N А55-1433/2009, решение Арбитражного суда г. Москвы от 24.04.08 N А40-2763/08-107-11 (оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 17.10.08 N КА-А40/9830-08)).

Однако некоторые суды поддерживают налогоплательщиков, указывая, что подотчетные суммы не являются доходом работника. Для начисления налога проверяющие должны доказать факт использования полученных денежных средств работником в личных целях (постановления ФАС Волго-Вятского от 03.02.12 N А82-3116/2011, Уральского от 01.06.10 N А47-6503/2009 и Северо-Западного от 10.07.08 N А56-4753/2007 округов).

5. В чеке, прилагаемом к авансовому отчету, указана только итоговая сумма приобретенных товаров. Если документ, подтверждающий расходы работника, не содержит перечня приобретенных им товаров, то расходы по такому авансовому отчету налоговики могут не признать. По мнению инспекторов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

Хотя некоторые суды указывают на то, что отсутствие расшифровки приобретенных товаров не является причиной для исключения таких затрат из числа налоговых расходов (постановления ФАС Поволжского округа от 02.10.08 N А55-911/2008 и от 03.02.06 N А55-14012/05-32).

Унифицированная форма N АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 N 55

                                                              /----------\

                                                              |    Код   |

                                                              |----------|

                                                Форма по ОКУД |  0302001 |

               /-\                                            |----------|

               |1| ООО "Компания"                     по ОКПО |0123456789|

-----------------------------------------------------         \----------/

               наименование организации

                                        Утверждаю

                                        Отчет в сумме Восемь тысяч двести

                                           пятьдесят    руб.  00   коп.

                                        ---------------      ----

                         /----------------\ Руководитель генеральный директор

                         |Номер|   Дата   |              --------------------

                         |     |          |                   должность/-\

                         |-----+----------|  Сидоров       Сидоров С.П.|2|

                         |     |          |----------   -------------------

         Авансовый отчет |  21 |16.07.2012|  подпись       расшифровка

                         \----------------/                  подписи

                                      "16"     июля    2012 г.

                                       --    ---------   --

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

Структурное подразделение           секретариат             |           |

                           -------------------------------  |-----------|

Подотчетное лицо         Иванова И.А.        Табельный номер|    114    |

                 --------------------------                 \-----------/

                     фамилия, инициалы

Профессия (должность)  секретарь    Назначение аванса      для офиса

                     -------------                    ------------------

Наименование показателя			Сумма, руб. коп.		Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс	остаток		-		дебет		кредит
	перерасход		-		счет, субсчет	сумма, руб. коп.	счет, субсчет	сумма, руб. коп.
Получен аванс 1. из кассы			12 350,00		10	8250,00	71	8250,00
1а. в валюте (справочно)
2.
Итого получено			12 350,00
Израсходовано			8250,00
Остаток			4100,00
Перерасход

Приложение    2    документов на    2    листах

           -------               -------

Отчет проверен.

К утверждению в сумме Восемь тысяч двести пятьдесят руб. 00 коп. (8250 руб. 00 коп.)

                      -----------------------------               ----      --

                      сумма прописью

Главный бухгалтер   Степанова                 Степанова У.В.

                  -------------   ---------------------------------------

                     подпись               расшифровка подписи

Бухгалтер            Комова                     Комова Л.А.

                  -------------   ---------------------------------------

                     подпись                расшифровка подписи

                         /--------\     /------\

Остаток внесен           |        |     |      |

---------------- в сумме |  4100  | руб.|  00  | коп. по кассовому ордеру

Перерасход выдан         |        |     |      |

                         \--------/     \------/

N 64 от "16"   июля   2012 г.

  --         --------   --

Бухгалтер (кассир)  Комова        Комова Л.А.     "16"    июля    2012 г.

                   -------- ---------------------  --  ---------    --

                    подпись  расшифровка подписи

_________________________________________________________________________

                          л и н и я  о т р е з а

Расписка. Принят к проверке от Ивановой И.А.

                               --------------    /-\

авансовый отчет N 21 от "16"     июля     2012 г.|3|

                  --     --  ------------   --   \-/

на сумму Восемь тысяч двести пятьдесят руб. 00 коп.,

         -----------------------------      --

количество документов     2     на     2    листах

                       --------    --------

Бухгалтер   Комова         Комова Л.А.      "16"  июля  2012 г.

          ---------- ----------------------  -- --------  --

            подпись   расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

/-----------------------------------------------------------------------------------\

|Номер|      Документ,      |Наименова-|           Сумма расхода           | Дебет  |

| по  |   подтверждающий    |   ние    |-----------------------------------| счета, |

|поря-|  производственные   |документа |    по отчету    |принятая к учету |субсчета|

| дку |       расходы       |(расхода) |                 |                 |        |

|     |---------------------|          |-----------------+-----------------|        |

|     |    дата    | номер  |          | в руб.  |   в   | в руб.  |   в   |        |

|     |            |        |          |   коп.  |валюте |   коп.  |валюте |        |

|-----+------------+--------+----------+---------+-------+---------+-------+--------|

|  1  |     2      |   3    |    4     |    5    |   6   |    7    |   8   |   9    |

|-----+------------+--------+----------+---------+-------+---------+-------+--------|

||4|1 | 13.07.2012 | 25555  | Чек ККТ  | 8250,00 |       | 8250,00 |       |   10   |

|\-/  |            |        |          |         |       |         |       |        |

|-----+------------+--------+----------+---------+-------+---------+-------+--------|

|  2  | 13.07.2012 | 256/9  | Товарная |         |       |         |       |        |

|     |            |        |накладная |         |       |         |       |        |

\--------------------------------------+---------+-------+---------+-------+--------/

                 Итого             /-\ | 8250,00 | 0,00  | 8250,00 | 0,00  |

                                   |5| \-----------------------------------/

                                   \-/

Подотчетное лицо    Иванова                Иванова И.А.

                  ------------         ---------------------

                     подпись            расшифровка подписи

Ю.Н. Бережная,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 15, август 2012 г.