Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках (ноябрь 2024)

Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках

Как отражается в бухгалтерском и налоговом учете организации возмещение расходов по найму жилого помещения в командировках? Облагается ли компенсация расходов на жилье в командировке НДФЛ и страховыми взносами?

Юридические аспекты

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение).

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации. С 8 января 2015 года служебное задание, отчет о командировке и командировочное удостоверение не являются обязательными для заполнения документами (п. 7 Положения). Однако и запрета на их оформление не существует.

Примечание

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные;

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Расходы по найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ (п. 11, п. 14 Положения). При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения). О выдаче денежных средств на командировки см. Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Командированный сотрудник, вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней обязан представить работодателю (п. 11, п. 26 Положения, п. 6.3 Указания N 3210-У) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения (гостиницы или другого жилья), фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем организации.

Отметим, что даже в случае отсутствия первичных оправдательных документов, при наличии локального нормативного акта (приказа) о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилого помещения в такой ситуации, организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм.

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 20 71

Типовые проводки к счету 20: по дебету к счету 71: по дебету/по кредиту

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации .

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Деньги на командировочные расходы, в том числе проживание, обычно выдаются работникам под отчет. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:

Дебет	Кредит	Описание
71	50	выданы деньги под отчет на командировочные расходы

Расходы на командировки (оплата проезда, проживания, суточных и иных командировочных расходов) связаны с текущей деятельностью организации. Поэтому в бухгалтерском учете они признаются расходами по обычным видам деятельности на основании авансового отчета, утвержденного руководителем организации, что в общем случае отражается записью по дебету счетов учета затрат (расходов на продажу) и кредиту счета 71 (п. 5, п. 7, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99). При этом источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки:

Дебет	Кредит	Описание
20, 26, 44...	71	учтены командировочные расходы на основании авансового отчета работника

Если в авансовом отчете указаны расходы по найму жилья, но документов, подтверждающих расходы, работник не представил, то на основании утвержденного руководителем авансового отчета организация вправе признать данные расходы в составе расходов по обычным видам деятельности при условии, что возмещение документально неподтвержденных расходов по найму жилья во время командировки предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных бланков "первички" организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. 

Важно, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Это надо учитывать при разработке собственных бланков. При составлении форм можно также порекомендовать воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Командировочные расходы по территории РФ оформляются следующими документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (в качестве образца могут быть использованы формы N Т-9, Т-9а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- проездными документами (билетами);

- документами о найме жилого помещения;

- другими документами, подтверждающими произведенные расходы.

Авансовый отчет сотрудника сдается им в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки. К нему прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы.

Расходы на проживание в гостинице можно подтвердить бланком строгой отчетности (БСО) (см. письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). Форма БСО разрабатывается и утверждается самостоятельно организацией, оказывающей услуги по проживанию (гостиницей). Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется (информационное письмо от 22.08.2008, письма Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

Обязательные реквизиты и порядок изготовления БСО установлены пунктами 3, 4, 11 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. То есть представленный командированным сотрудником БСО должен содержать все указанные в упомянутых нормах сведения и реквизиты. Документ, который не соответствует этим требованиям, по мнению Минфина России, не подтверждает понесенные расходы (письмо от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666).

Еще один вариант проживания командированного работника - это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт. В такой ситуации доказательствами того, что расходы по аренде жилого помещения связаны с командировкой, являются: приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей.

В бухгалтерской отчетности командировочные расходы отражают в составе затрат по строке 2120 "Себестоимость продаж" или по строке 2220 "Управленческие расходы" Отчета о финансовых результатах (утвержден приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н).

В налоговой отчетности командировочные расходы, в отражаются по строке 040 (в составе косвенных) приложения 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Пример Отчета о финансовых результатах

Пример приложения 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль

Пример приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку

Пример командировочного удостоверения

Пример служебного задания для направления в командировку и отчетом о его исполнении

Пример авансового отчета

Налогообложение

НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ (НДФЛ)

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения признаются компенсационными выплатами (ст. 164 ТК РФ, ст. 167 ТК РФ) и, соответственно, не подлежат обложению НДФЛ .

При непредставлении документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения в пределах лимита: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации либо 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, включая расходы по найму жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Расходы на проживание в командировке уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). 

Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (см. письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873).

Порядок признания в расходах затрат на проживание в командировке определяется коллективным договором или локальным нормативным актом и не нормируется в целях налогообложения прибыли.

В том случае, если возмещение расходов по найму жилого помещения работнику производится в соответствии с условиями положения о командировках, а сумма расходов отражена только в авансовом отчете без приложения подтверждающих документов, то, по мнению Минфина России, такие расходы по найму жилого помещения считаются документально не подтвержденными и не могут быть учтены в силу п. 49 ст. 270 НК РФ (письмо от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51). При этому судьи признают, что организация вправе их оплатить (п. 11 Положения), однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (постановление Девятого ААС от 24.05.2010 N 09АП-9472/2010-АК).

Отметим, что судебные органы поддерживают налогоплательщиков, признавших в расходах затраты на оплату жилья в случаях, когда документы, подтверждающие проживание в период командировки, имеют какие-либо дефекты либо их недостаточно. В таких ситуациях судьи считают возможным признать расходы на основании документов, косвенно подтверждающих расходы на проживание (см., например, постановления ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10, ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N Ф07-10512/2010, Девятого ААС от 27.05.2010 N 09АП-9866/2010, 09АП-10479/2010).

Организация вправе учитывать в целях налогообложения расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, но только за период их фактического проживания в ней (см. письма Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 N 16-15/040653@).

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы, включая расходы на проживание, признаются в момент утверждения авансового отчета. Для метода начисления это прямо указано в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с п. 3 ст. 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты. При этом согласно ст. 252 НК РФ вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения также только после того, как будет утвержден авансовый отчет.

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ с 1 января 2017 года

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ):

- в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг;

- по договорам авторского заказа в пользу авторов произведений;

- по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории России, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

ВЗНОСЫ НА ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ по 31 декабря 2016 года

Страховыми взносами в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ облагаются любые выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, по договорам авторского заказа, по договорам об отчуждении исключительного права на произведение и лицензионным договорам и т.п. (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ).

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по бронированию и найму жилого помещения. 

До 1 января 2015 года при непредставлении документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах законодательно установленных норм (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). В аналогичной ситуации в целях обложения НДФЛ установлен лимит не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации либо 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Вместе с тем для целей исчисления страховых взносов такой лимит не установлен. Как разъясняет Минздравсоцразвития, если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то они могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (письмо от 26.05.2010 N 1343-19). С 1 января 2015 года эта норма исключена из ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ. Это значит, что при отсутствии документов о найме жилья в командировке вся сумма компенсации за оплату жилья облагается взносами.

ВЗНОСЫ НА СТРАХОВАНИЕ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ И ПРОФЗАБОЛЕВАНИЙ

Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ) при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. То есть такие расходы также могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Пример

Работник организации направлен в служебную командировку. В соответствии с положением о командировках (приложением к коллективному договору) расходы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, оплачиваются в размере 700 руб. в сутки. В авансовом отчете работника указано, что расходы по найму жилья составили 700 руб. в сутки. Согласно командировочному удостоверению работник находился в месте командирования десять дней. 

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50	7000 (700 х 10 дней)	выданы работнику денежные средства под отчет
20	71	7000	отражены неподтвержденные расходы по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения при непредставлении документов не признаются для целей налогообложения прибыли.

Возможные риски

Риск 1. Облагается ли НДФЛ возмещение командированному работнику расходов по найму жилого помещения при отсутствии чека ККТ об оплате гостиницы?

Риск 2. Облагается ли НДФЛ компенсация командированному работнику оплаты "обязательных" услуг гостиницы, выделенных в счете отдельной строкой?

Риск 3. Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы возмещения работнику стоимости питания (завтрака) в командировке, если она включена в счет гостиницы?

1. Облагается ли НДФЛ возмещение командированному работнику расходов по найму жилого помещения при отсутствии чека ККТ об оплате гостиницы?

НДФЛ не облагаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом НК РФ не содержит каких-либо требований к документам, которые должны подтверждать указанные расходы.

Положительная практика

По мнению контролирующих органов, если нет чека ККТ, подтверждающего расходы работника по найму жилья в командировке, то расходы можно подтвердить квитанцией к ПКО либо счетом гостиницы, составленным по форме, утвержденной ею самостоятельно. Тогда возмещение командированному работнику расходов по найму жилого помещения НДФЛ не облагается. Арбитражная практика в подобных случаях поддерживает налогоплательщиков.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(+) письмо Минфина России от 15 июня 2006 г. N 03-05-01-04/164

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Московского округа от 28 января 2010 г. N КА-А40/15468-09

(+) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 апреля 2009 г. N Ф04-1948/2009(4045-А75-49)(4043-А75-49)

(+) постановление ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. N КА-А40/14043-07

(+) постановление ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. N КА-А40/14043-07

(+) постановление ФАС Московского округа от 11 октября 2006 г. N КА-А40/9978-06

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 октября 2007 г. N А56-8092/2007

(+) постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. N Ф08-4212/2008

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. N А56-52410/2006

(+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. N А05-15886/2005-13

(+) постановление ФАС Поволжского округа от 19 января 2006 г. N А65-16313/2005-СА2-8

2. Облагается ли НДФЛ компенсация командированному работнику оплаты "обязательных" услуг гостиницы, выделенных в счете отдельной строкой?

Положительная практика

В некоторых судебных решениях судьи поддерживают налогоплательщиков, указывая, что расходы на услуги, предоставление которых обусловлено самим фактом проживания, относятся к расходам по найму жилого помещения в командировке, даже если они отдельно выделены в счете на оплату. Такие выплаты НДФЛ не облагаются.

Акты судебных органов:

(+) постановление ФАС Уральского округа от 23 января 2007 г. N Ф09-4857/07-С2

(+) постановление ФАС Уральского округа от 22 марта 2007 г. N Ф09-1880/07-С2

3. Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы возмещения работнику стоимости питания (завтрака) в командировке, если она включена в счет гостиницы?

Отрицательная практика

Оплата питания не является возмещением командировочных расходов по найму жилого помещения, считают в Минфине России. Поэтому суммы возмещения работнику стоимости питания, выделенные отдельной строкой в счете и в счете-фактуре, облагается НДФЛ в общем порядке. Если же стоимость питания (завтраков) в счете не выделена, но указанная услуга входит в стоимость проживания, всю стоимость проживания можно включить в состав расходов.

Минздравсоцразвития в письме от 05.08.2010 N 2519-19 также разъяснил, что на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (подтверждаемую данными прайс-листа гостиницы), страховые взносы не начисляются

Письма Минфина России и ФНС (УФНС):

(-) письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. N 03-04-06-01/263

Учет возмещения расходов по найму жилого помещения

Как отражается в бухгалтерском и налоговом учете организации возмещение расходов по найму жилого помещения в командировках? Облагается ли компенсация расходов на жилье в командировке НДФЛ и страховыми взносами?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список